Materi Perubahan dan Pengembangan Organisasi.

Perubahan dan Pengembangan Organisasi
Dosen: Muh Rosyid, S.Pd.,M.M.
(Manajemen Konflik Prof. DR. WINARDI, SE)
Era modern dicirikan oleh apa yang dinamakan munculya spirit
rasional, yaitu keyakinan bahwa ilmu pengetahuan dapat membantu kita
dalam hal memperhatikan sistem-sistem hidup.
Hal tersebut menunjukkan betapa pentingnya peranan bidang
hubungan-hubungan antar manusia dan perilaku organisasi yang muncul,
dalam hal mencapai perbaikan-perbaikan pada organisasi-organisasi
manusia.
Secara historikal, pengembangan perubahan yang direncanakan
dapat dianggap sebagai produk dua macam kekuatan yaitu:
 Problem-problem kompleks, yang memerlukan nasihat eksper;
 Pertumbuhan dan kekuatan dari ilmu-ilmu tentang perilaku.
Proses perubahan yang direncanakan mencakup:
 Sebuah agen perubahan
 Sebuah sistem klien
 Upaya kerja sama untuk memanfaatkan pengetahuan yang
tepat, terhadap problem-problem klien yang bersangkutan.
Perubahan yang direncanakan mencakup:
 Penetapan tujuan secara bersama;
 Rasio kekuatan yang sama;
 Pertimbangan-pertimbangan pada kedua belah pihak.
Perbedaan dalam upaya perubahan meliputi:
1. Tipe-tipe
tersebut
berbeda
sehubungan
dengan
pengidentivikasian
variabel-variabel
strategis
yang
menyebabkan timbulnya perbedaan dalam hasil pekerjaan
sistem yang bersangkutan;
2. Perubahan yang direncanakan berbeda, dibandingkan dengan
Operation Research sehubungan dengan pentingnya
hubungan dengan pihak klien;
3. Operation Research sebagai perubahan yang direncanakan
memusatkan perhatian pada pengimplementasian melalui
aktivitas,
konseling,
pelatihan,
rencana-rencana
pengembangan manajemen;
4. Perubahan yang direncanakan kurang mementingkan ide
sistem dalam hal pendekatan dibandingkan dengan Operation
Research;
5. Ide sebuah tim interdisipliner, yang merupakan intisasri dari
Operation Research, kiranya tidak merupakan bagian dari
program-program perubahan yang direncanakan.
Persamaan dalam upaya perubahan meliputi:
1. Kedua-duanya merupakan produk dari perang dunia ke 2;
2. Kedua-duanya dipusatkan pada problem;
3. Perbaikan ketegangan hingga mencakup aspek normaf;
4. Mereka amat bergantung pada ilmu empirikal dan adanya
suatu hubungan kepercayaan dan komunikasi yang valid
dengan para klien;
5. Mereka menekannkan pendekatan sistem;
6.
Mereka paling efektif ketika mereka bekerja dengan sistemsistem yang berlandaskan ilmu yang kompleks dan yang cepat
berubah.
Tujuan Perubahan Organisasi:
Perubahan organisasi mempunyai sejumlah tujuan, baik yang
bersifat eksplisit maupun yang bersifat implisit namun pada umumnya
memiliki tujuan-tujuan secara umum adalah:
1.
Hasil pekerjaan yang lebih baik;
2.
Penerimaan teknik-teknik baru;
3.
Motivasi yang meningkat;
4.
Inovasi yang lebih banyak;
5.
Kerjasama yang lebih meningkat;
6.
Absensi pekerja dalam jumlah yang semakin sedikit.
Tujuan-tujuan normatif pengembangan organisasi meliputi:
1. Perbaikan dalam kompetensi antar pribadi;
2. Perubahan dalam sistem-sistem nilai demikian rupa, hingga
faktor-faktor manusia dan perasaan-perasaan dapat dianggap
sah;
3. Pengembangan pemahaman antar kelompok dan intra
kelompok guna mengurangi ketegangan-ketegangan;
4. Pengembangan metode-metode lebih baik dalam hal
penyelesaian konflik dibandingkan dengan metode-metode
birokratik yang biasanya dilaksanakan;
5. Pengembangan sebuah sistem organik dan bukan sistem
mekanikal.
Program-program pengembangan organisasi bertujuan untuk
mengembangkan sistem yang menilai diri sendiri, yang dapat melaksanakan
pengorganisasian dengan aneka macam cara yang bergantung meliputi:
1. Sifat tugas-tugas;
2. Meningkatnya tingkat kepercayaan dan bantu membantu antara
para anggota organisasi yang bersangkutan;
3. Diciptakannya suatu lingkungan yang memperlihatkan bahwa
peranan otoritas makin meluas, berkat adanya landasan
pengetahuan dan ketrampilan;
4. Makin tebukannnya komunikasi;
5. Makin meningkatnya tanggung jawab sendiri dan kelompok dalam
hal perencanaan dan implementasi;
6. Optimasi efektivitas sistem-sistem permanen maupun sistemsistem temporer, melalui mekanisme-mekanisme yang bertambah
baik secara terus-menerus;
7. Kerja sama yang semakin baik dan persaingan yang semakin
berkurang antara unit-unit yang saling bergantung satu sama lain;
8. Timbulnya kondisi-kondisi di mana konflik manajer secara efektif;
9. Penciptaan kondisi-kondisi di mana keputusan-keputusan diambil
berdasarkan informasi dan bukan berdasarkan peranan
organisatoris;
10. Makin tebalnya identifikasi para anggota dan kelompok-kelompok
dengan organisasi total;
11. Bantuan bagi para manajer dalam hal menggariskan tjuan-tujuan
realistik tetapi yang bersifat menantang bagi diri mereka sendiri
dan sebagainya.
Pengembangan organisasi menurut pandangan sejumlah ahli dan
pemraktek menggunakan:
1. Pembentukan tim (Team Building);
2. Konsultasi proses (Process Consultation);
3. Pemerkayaan pekerjaan (Job Enrichment);
4. Modifikasi perilaku organisatoris (Organizational Behavior
Modivication);
5. Desain pekerjaan (Job Design);
6. Manajemen ketegangan (Stress Management);
7. Perencanaan karir dan kehidupan (Career And Life Planning);
8. Manajemen berdasarkan sasaran (Management By Objectives)
sebagai bagian dari pendekatan mereka.
Proses organisasi mencakup hal-hal seperti misalnya:
Frekuensi penilaian hasil pekerjaan;
Perhatian yang diberikan kepada penilaian hasil pekerjaan dan
imbalan;
3. Tingkat otonomi profesional;
4. Tugas-tugas umum dan tugas-tugas spesifik;
5. Bantuan (Support) yang diberikan oleh pihak manajemen kepada
personil.
1.
2.
Langkah-langkah yang ditetapkan dalam sebuah program tahunan
mencakup:
1. Para eksekutif dibagi dalam sejumlah kelompok;
2. Masing-masing kelompok akan mengeksplorasi seluruh program
evaluasi personalia.
Mereka akan mengajukan peranyaan-pertanyaan yang dianggap
mereka penting.
Mereka akan mengajukan pula rekomendasi-rekomendasi untuk
desain final dan pengimplementasiannya;
3. Konsultan yang besangutan akan mengamati dinamika pertemuanpertemuan kelompok-kelompok kecil maupun isu-isu penting yang
dimunculkan dalam pertemuan-pertemuan.
Proses-proses tahunan yang berlangsung dalam bentuk yang
dipersingkat dapat disajikan sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi kekuatan kekuatan yang membatasi. Selama
pertemuan ini diajukan suatu seri pertanyaan yang bertujuan
untuk menjelaskan pengemangan organisasi dan merumuskan
kelemahan-kelemahan dalam dalam hal pemahaman para eksekutif
puncak. Proses ini terutama didesain untuk menemukan para
eksekutif puncak yang menolak dan untuk membantu proses
pencairan;
2. Mengeksplorasi ketidakkonsistenan. Pada pertemuan ini konsultan
yang bersangkutan akan membantu untuk menjelaskan
ketidakkonsistenan antara pandangan-pandangan yang ada, dan
sikap para eksekutif puncak.
Pendekatan
terhadap
pengembangan
organisasi
yang
berlandaskan manajemen Jepang:
1. Strategi (Strategy)
Rencana atau arah tindakan-tindakan yang menuju ke arah
pengalokasian sumber-sumber daya langka suatu perusahaan,
dengan berlangsunnya waktu untuk mencapai tujuan yang
diidentifikasi.
2.
Struktur (Structure)
Pencairan peta organisasi (maksudnya: fungsional, didesentralisasi
dan sebagainya).
3.
Sistem-sistem (Systems)
Laporan-laporan yang diproseduralkan dan proses-proses yang
dirutinkan seperti misalnya format-format pertemuan-pertemuan.
4.
Staf (Staff)
Deskripsi demografis tentang katagori-katagori personil yang
penting di dalam perusahaan yang bersangkutan.
5.
Gaya (Style)
Karakterisasi tentang bagaimana para manajer kunci berperilaku
dalam hal mencapai sasaran-sasaran organisasi yang bersangkutan
dan begitu pula gaya kultural organisasi tersebut.
6.
Ketrampilan-ketrampilan (Skills)
Kemampuan-kemempuan khas dari personalia utama, perusahaan
yang bersangkutan secara keseluruhan.
7.
Tujuan-tujuan superordinat (Superordinate goals)
Arti signifikan atau konsep-konsep yang memberikan pengarahan
yang ditimbulkan oleh organisasi yang bersangkutan kepada para
anggotanya.
Langkah-langkah untuk menjaga keseimbangan ketika dilaksanaka
perubahan di dalam organisasi:
1. Pelajarilah sejarah perusahaan yang besangkutan, secara
mendalam melalui wawancara-wawancara dan survei sebelum
dilaksanakan pengimplementasian perubahan. Jangan mengasumsi
bahwa manajemen pada semua perusahaan merupakan suatu
kelompok yang homogin. Pelajarilah kebutuhan-kebutuhan serta
motiv-motiv manajemen pada setiap subkelompok penting
perusahaan yang bersangkutan;
2.
Apabila perlu dilaksanakan perubahan, maka laksanakan
implementasi secara gradual, tetapi secara simultan pada wilayah
kepemimpinan dan proses-proses manajemen. Upayakan untuk
mengembangkan suatu pendekatan yang memungkinkan orangorang merasa diri kompeten, terlepas dari tingkat-tingkat
kebutuhan mereka.
3.
Gariskan dengan pihak manajemen, perubahan-perubahan yang
perlu dilaksanakan dengan menekankan interdependensi antara
teknik-teknik behavioral dan yang didasarkan atas fungi-fungsi lain
dari proses manajemen. Kembangkan sebuah strategi yang
memodifikasi organisasi yang bersangkutan demikian rupa, hingga
ia selaras dengan tugas-tugas pokok yang harus dilaksanakan.
4.
Mulailah dengan sebuah sistem yang berorientasi pada tujuan, atau
sebuah sistem yang berorientasi pada falsafah.
5.
Laksanakan ekspansi ke muka, menjadi suatu pengembangan
organisatoris, dan desain pekerjaan, dan laksanakan ekspansi ke
belakan ke dalam proses manajemen.