Faktor-faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan dan Kegagalan

DAFTAR ISI
BAB I .............................................................................................................................................................. 2
PENDAHULUAN ............................................................................................................................................. 2
A.
Latar Belakang................................................................................................................................... 2
B.
Tujuan Penulisan ............................................................................................................................... 3
BAB II ............................................................................................................................................................. 4
TINJAUAN PUSTAKA ...................................................................................................................................... 4
A.
Sistem Informasi (Information System) ............................................................................................ 4
B.
Sistem Pendukung Operasional (Operation Support System)........................................................... 4
C.
Sistem Pendukung Manajemen (Management Support System) ..................................................... 5
D.
Kategori lain dari sistem Informasi ................................................................................................... 6
BAB III ............................................................................................................................................................ 8
PEMBAHASAN ............................................................................................................................................... 8
A. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan dan Kegagalan Implementasi Sistem Informasi di
Perusahaan ................................................................................................................................................... 8
1. Faktor Lingkungan ............................................................................................................................. 8
2. Struktur organisasi internal............................................................................................................... 9
3. Faktor mengenai struktur tim proyek ............................................................................................... 9
4. Teknologi dan metode proyek yang sesuai..................................................................................... 10
5. Dukungan setelah proyek ............................................................................................................... 11
B. Study Kasus Implementasi Sistem Informasi di Salah Satu Perusahaan Farmasi Indonesia yang
Berbasis di Eropa......................................................................................................................................... 11
BAB IV.......................................................................................................................................................... 13
KESIMPULAN ............................................................................................................................................... 13
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................................................... 14
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Teknologi informasi dan komunikasi memainkan peranan yang penting dalam
kehidupan kita dan dalam cara kita bereaksi dengan lingkungan eksternal. Sistem
informasi adalah bagian dari teknologi informasi dan komunikasi yang memberi
bentuk pada pekerjaan sehari-hari kita dengan memperkenalkan nilai-nilai dan
kualitas untuk aktifitas kita sehari-hari. Teknologi adalah lahan yang kemunculannya
dan perubahannya cepat. Perubahan teknologi ini bergerak ke seluruh dunia di
negara maju dan negara berkembang.
Sistem informasi adalah pusat dari bisnis-bisnis yang bermunculan saat ini.
Milyaran rupiah diputar setiap harinya dengan difasilitasi sistem yang otomatis dan
teknologi informasi. Penting bahwa cakupan sistem informasi ditentukan dengan
tepat dan diimplementasikan dengan sukses. Survey menunjukkan bahwa sekitar
70-80% dari semua teknologi informasi dan sistem mengalami kegagalan. Diluar
praktek yang baik serta prosedur dan metode yang tepat yang diimplementasikan
dalam
manajemen
proyek,
dunia
masih
mengalami
kegagalan
dalam
mengimplementasikan sistem informasi dasar dari proyek-proyek, khususnya di
negara berkembang. Sistem informasi terus berkembang diseluruh dunia, namun
pada waktu yang sama rata-rata kegagalan sistem informasi juga masih tinggi.
Sedangkan saat ini banyak perusahaan yang dihadapkan pada banyak
tantangan dalam dunia industri. Karena itu, perusahaan harus membuat bisnis
mereka sejalan dengan sistem informasi. SIstem informasi dapat memberi
keuntungan yang kompetitif bagi perusahaan. Pengimplementasian teknologi
informasi yang tepat adalah salah satu faktor sukses dalam area. Dengan demikian,
perusahaan harus dapat mengidentifikasi faktor-faktor kegagalan dan kesuksesan
2
dalam implementasi sistem informasi ini, sehingga sedikitnya dapat mengantisipasi
segala resiko di depannya.
B. Tujuan Penulisan
Makalah ini dibuat sebagai studi literatur untuk mengetahui faktor-faktor
yang dapat mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan dalam implementasi sistem
informasi dalam suatu perusahaan.
3
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Informasi (Information System)
Sistem informasi dapat berupa kombinasi yang terorganisir dari orang,
perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, sumber data, dan peraturan
serta prosedur yang menyimpan, mengembalikan, mentransformasikan dan
mendistribusikan informasi dalam suatu organisasi. Orang-orang bergantung pada
sistem informasi untuk berkomunikasi dengan satu sama lain menggunakan
perangkat keras, perangkat lunak, saluran komunikasi dan sumber data.
Terdapat tiga alasan fundamental bagi semua aplikasi bisnis teknologi
informasi. Alasan tersebut ditemukan dalam tiga peranan penting di mana sistem
informasi dapat melakukan aktifitas bisnis, yaitu:

Mendukung proses bisnis dan operasi

Membantu pembuatan keputusan bagi pegawai dan manajer.

Membantu strategi-strategi untuk keuntungan kompetitif.
B. Sistem Pendukung Operasional (Operation Support System)
Beberapa tipe sistem informasi dapat diklasifikasikan pada operasional
maupun sistem informasi manajemen. Pertama adalah Operation support system.
Sistem ini menghasilkan informasi yang bervariasi untuk penggunaan internal dan
external. Namun, sistem ini tidak menekankan pada produk informasi spesifik yang
dapat digunakan oleh manajer. Proses lebih jauh oleh sistem informasi manajemen
biasanya dibutuhkan. Peranan bagi operation support sistem di perusahaan adalah
untuk memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industri, mendukung
komunikasi dan kolaborasi bisnis, dan memperbarui data base perusahaan secara
efektif.
4
Yang kedua adalah transaction processing system. Sistem ini adalah contoh
penting bagi operation support system yang merekam dan memproses data yang
dihasilkan dari transaksi bisnis. Sistem ini memproses transaksi dalam dua cara dasar
yaitu dalam batch prosessing, data transaksi di akumulasi dan diproses secara
periodik, dan dalam real time, data transaksi diproses langsung setelah transaksi.
Contohnya Point-of-sale (POS) sistem pada banyak toko retail menggunakan
electronic chash terminal yang mentransfer data transaksi secara elektronik melalui
jaringan telekomunikasi.
Selanjutnya adalah process control system. Sistem ini memonitor dan
mengontrol proses fisik. Selanjutnya adalah enterprise collaboration systems, sistem
yang memperkuat komunikasi dan produktifitas tim dan kelompok kerja, termasuk
aplikasi yang kadang disebut office automation system.
C. Sistem Pendukung Manajemen (Management Support System)
Selain operation support system, sistem informasi juga dimanfaatkan untuk
membantu manajemen dalam pembuatan keputusan. Sistem ini disebut
management support system. Sistem ini membantu dalam pembuatan keputusan
oleh semua tipe manajer dan profesional bisnis. Berdasarkan konsepnya, beberapa
tipe sistem informasi mendukung berbagai tugas-tugas pembuatan keputusan, yaitu:
management information system, decision support system dan exceutive information
system.
Management Information System (MIS) atau sistem informasi manajemen,
menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan display kepada manajer dan para
profesional bisnis lainnya. Contohnya manajer penjualan dapat menggunakan
komputer mereka yang memiliki jaringan dan web browser untuk menerima
tampilan instan tentang hasil penjualan produk mereka dan mengakses intranet
perusahaan mereka untuk pelaporan analisa penjualan harian yang mengevaluasi
penjualan tiap-tiap penjual.
Decision support system (DSS) memberi dukungan langsung pada manajer
selama proses pembuatan keputusan. Contohnya, seorang manajer periklanan dapat
5
menggunakan DSS untuk melakukan suatu analisa “what-if” sebagai bagian dari
keputusan untuk menentukan bagaimana membelanjakan biaya periklanan. Seorang
manajer produksi dapat enggunakan DSS untuk memutuskan berapa banyak produk
yang akan diproduksi, berdasarkan penjualan yang diharapkan.
Executive information system (EIS), menyediakan informasi penting dari
variasi sumber daya internal dan eksternal dalam tampilan yang mudah digunakan
para eksekutif dan manajer.
Gambar 1. Klasifikasi operasi dan manajemen dari sistem informasi
D. Kategori lain dari sistem Informasi
Selain sistem pendukung operasional dan manajemen, terdapat kategori lain
dalam sistem informasi. Yang pertama adalah expert system, yaitu sistem dengan
basis pengetahuan yang menyediakan nasehat dari para ahli dan bertindak sebagai
konsultan ahli. Knowledge based system, yang membantu kreasi, organisasi dan
diseminasi pengetahuan bisnis dalam perusahaan. Yang ketiga, strategic information
system mendukung proses operasi dan manajemen yang menyediakan produk
strategik, jasa, dan kegunaan untuk kegunaan yang kompetitif. Yang terakhir adalah
functional business system, sistem ini mendukung berbagai aplikasi operasional dan
6
manajerial dari fungsi bisnis dasar dalam suatu perusahaan. Misalkan sistem operasi
yang mendukung aplikasi dalam akunting, keuangan, pemasaran, manajemen
operasi dan HRD.
7
BAB III
PEMBAHASAN
A. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan dan Kegagalan Implementasi Sistem
Informasi di Perusahaan
Teknologi informasi yang terus berkembang pesat membawa banyak
keuntungan bagi dunia bisnis. Namun, perkembangannya yang pesat tersebut juga
membawa kompleksitas dalam hal penerapannya. Survey menunjukkan bahwa
hanya sekitar 20 % dari implementasi sistem informasi berhasil dengan memuaskan.
Artinya sekitar 70% kegagalan implementasi. Besarnya angka kegagalan ini membuat
semua pihak yang ingin memanfaatkan sistem informasi lebih mempertimbangkan
dengan matang dalam perencanaan implementasinya. Beberapa faktor berpengaruh
terhadap kesuksesan dan kegagalan dalam implementasi sistem informasi di
perusahaan. Semua faktor biasanya umum terjadi dalam tiap perusahaan namun
prioritas dan bobotnya berbeda antara perusahaan satu dengan lainnya. Berikut ini
akan dipaparkan faktor-faktor yang mempengaruhi kegagalan dan keberhasilan
implementasi sistem informasi di perusahaan.
Mengamati beberapa hasil survey yang telah dilakukan, faktor-faktor yang
dapat mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan implemantasi sistem informasi di
perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Faktor Lingkungan
a)
Globalisasi
b)
Dinamisme Lingkungan
c)
Kompetisi
Terdapat keterkaitan antara kesuksesan sistem informasi dengan faktor
lingkungan, karena lingkungan eksternal sering mendorong atau mengharuskan
8
suatu perusahaan untuk menggunakan aplikasi sistem informasi untuk dapat survive.
Dinamisme lingkungan adalah suatu faktor yang cukup mempengaruhi karena
ketidakpastian lingkungan mempengaruhi aplikasi sistem informasi di perusahaan.
Dengan demikian, untuk memastikan kesuksesan implemetasi sistem informasi,
perusahaan harus dapat mengenali dan menyesuaikan strateginya dengan
lingkungannya.
2. Struktur organisasi internal
a)
Kerjasama stratejik antara struktur dan infra struktur organisasi dengan
struktur dan infra struktur IT.
b)
Dukungan dan komitmen top management terhadap sistem informasi
c)
Partisipasi user dalam proyek sistem informasi.
d)
Penyesuaian kapabilitas IT dengan tujuan dan kebutuhan organisasi.
e)
Konteks struktur organisasi.
f)
Skill yang mumpuni dalam teknis dan manajemen.
Struktur organisasi internal juga mampengaruhi kesuksesan proyek sistem informasi.
Harus ada keharmonisasian yang tinggi antara struktur dan infrastruktur perusahaan
dengan struktur dan infra struktur sistem informasi. Kapabilitas IT harus sesuai
dengan tujuan dan kebutuhan organisasinya. Jika proyek sistem informasi di bawah
level kebutuhan perusahaan, maka proyek akan sia-sia, begitu juga sebaliknya.
Konteks struktural organisasi juga berpengaruh terhadap proyek sistem informasi
karena organisasi dengan hirarki tradisional akan bermasalah jika perusahaan
tersebut tidak dilengkapi dengan baik untuk merespon bisnis baru. Perusahaan harus
memiliki skill teknis dan manajerial yang baik untuk menangani proyek sistem
informasi. Kurangnya skill manajerial dari pimpinan akan menghasil tujuan proyek,
defenisi cakupan dan kontrol serta pengawasan proyek yang tidak tepat.
3. Faktor mengenai struktur tim proyek
a) Feedback dari pimpinan proyek kepada tim
b) Pengalaman pimpinan proyek
c) Kontrol dan monitoring proyek
9
d) Pelatihan yang cukup untuk anggota tim
e) Peer review untuk progres proyek
f) Pengalaman anggota tim
g) Komitmen anggota tim
h) Kontrol diri anggota tim
Struktur tim proyek juga penting dalam pengaruhnya terhadap kesuksesan
penerapan sistem informasi. Karakteristik dan pengalaman pimpinan dan anggota
proyek cukup krusial dalam keberhasilan proyek. Selanjutnya, pemberian training
yang cukup bagi anggota tim adalah faktor penting lainnya. Anggota tim harus
mendapatkan feedback yang cukup secara periodik dari pimpinan mengenai kondisi
proyek. Selain itu adanya peer review juga akan membantu pengawasan dan kontrol
secara periodik. Namun semu itu tidak akan berjalan dengan baik tanpa adanya
komitmen yang kuat dari anggota tim.
4. Teknologi dan metode proyek yang sesuai
a)
Objektif yang jelas
b)
Perencanaan proyek yang detil
c)
Cakupan proyek yang tepat
d)
Penggunaan metode yang efektif
e)
Penggunaan teknologi yang tepat
f)
Sistem implementasi yang efektif
Terdapat hubungan yang kuat antara keberhasilan proyek dan teknologi serta
metodelogi yang dipilih dalam pengembangan dan impelementasi proyek IT yang
dibutuhkan. Jika perusahaan gagal menentukan teknologi dan metodelogi yang tepat
maka proyek akan berujung pada kegagalan. Agar berhasil, perusahaan juga harus
mulai mendefenisikan dengan jelas objektif dari proyek yang akan juga menolong
mereka untuk menentukan cakupan proyek yang tepat. Dengan objectif dan cakupan
proyek yang terdefenisi dengan baik, perusahaan akan dapat memilih teknologi dan
metodelogi yang selaras dengan objektif dan cakupan proyek. Namun, jika semua itu
10
tidak didukung oleh perencanaan proyek yang detil, keberhasilan mungkin tidak
dapat terjadi.
5. Dukungan setelah proyek
a)
Pelatihan user
b)
Dukungan solfware
c)
Pelatihan staff IT perusahaan
d)
Pertolongan tepat waktu untuk user.
Siklus hidup dari sistem informasi tidak hanya sampai tahap implementasi
saja. Setelah implementasi sistem informasi di perusahaan, trainging dan dukungan
proyek adalah tahap selanjutnya. Training bagi users sangat penting, karena jika
users tidak ditraining dengan baik dan mengerti keuntungan dari proyek tersebut,
akan ada penolakan terhadap sistem tersebut. Sehingga sistem baru tersebut
menjadi tidak terpakai walaupun telah berhasil diselesaikan. Pertolongan yang tepat
waktu harus dilaksanakan oleh anggota proyek sistem informasi sampai users dapat
menggunakan sistem tersebut. Dan proyek sistem informasi membutuhkan
pembaruan secara periodik sesuai dengan kebutuhan dan teknologi users. Staff IT di
perusahaan juga harus diberi pelatihan mengenai sistem sehingga dapat
memberikan pertolongan yang dibutuhkan users.
B. Study Kasus Implementasi Sistem Informasi di Salah Satu Perusahaan Farmasi
Indonesia yang Berbasis di Eropa
Suatu kasus pada satu perusahaan farmasi terkemuka dapat memberikan
gambaran mengenai keberhasilan sistem informasi. Perusahaan multi nasional yang
berbasis di Eropa tersebut telah mempersiapkan sistem informasi perusahaannya
yang digunakan secara global demi mempermudah pengendalian dan pengawasan
oleh kantor pusatnya. Salah satu sistem yang digunakan secara global adalah sistem
dokumentasi dokumen regulatory yang terkontrol dan confidential. Persiapan dan
implementasi proyek sistem informasi ini telah mencakup beberapa faktor di atas.
Namun, faktor terakhir yaitu dukungan setelah proyek, terutama pelatihan staff IT
perusahaan dan pertolongan tepat waktu untuk users dirasakan masih sangat
11
kurang. Sistem yang global dengan technical service yang berpusat di Eropa dan
Amerika ini, pelatihannya tidak mencakup staff IT di kantor cabang Indonesia.
Perhatian hanya dilakukan pada end user saja. Pelatihan hanya dilakukan online,
sehingga banyak hal yang tidak secara keseluruhan dimengerti end users.
Pertolongan yang tepat waktu pun tidak dapat dilakukan untuk sistem ini karena
staff IT di kantor cabang tersebut tidak memiliki skill mengenai sistem tersebut.
Pertanyaan mengenai trouble shooting diajukan langsung ke kantor pusat di Eropa
memalui email dan untuk penyelesaiannya membutuhkan waktu yang cukup lama,
kadang tidak terselesaikan karena jarak jauh. Dengan demikian, sistem yang telah
dirancang dan dibangun dengan baik menjadi tidak maksimal kegunaannya bagi
cabang di Indonesia, dan bahkan mempersulit users karena users diwajibkan
menggunakannya.
Demikianlah ulasan tentang faktor-faktor yang mendukung keberhasilan
implementasi sistem informasi di perusahaan. Keberhasilan implementasi proyek
sistem informasi di sauatu perusahaan harus dapat dirasakan baik oleh pimpinan dan
anggota proyek juga oleh semua stakeholder yang terkait dengan penggunaan dan
manfaat sistem tersebut.
12
BAB IV
KESIMPULAN
1. Sistem informasi adalah kombinasi yang terorganisir dari orang, perangkat keras,
perangkat lunak, jaringan komunikasi, sumber data, dan peraturan serta prosedur
yang menyimpan, mengembalikan, mentransformasikan dan mendistribusikan
informasi dalam suatu organisasi.
2. Tipe dari sistem informasi yang pertama adalah Sistem Pendukung Operasional
(Operation Support System) yang terdiri dari Operation support system, transaction
processing system, process control system.
3. Tipe yang kedua adalah Sistem Pendukung Manajemen (Management Support
System) yang terdiri dari management information system, decision support system
dan exceutive information system.
4. Berapa faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan dari implementasi
sistem informasi di perusahaan adalah: faktor lingkungan, struktur organisasi
internal, struktur tim proyek, teknologi dan metode proyek yang sesuai, dan
dukungan setelah proyek.
13
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, James A. & George M. Marakas. 2011. Management Information System. Tenth Edition.
New York: Mc.Graw-Hill Companies.
Qassim, Awatif Amin, 2011, Why information systems projects fail: Guidelines for Successful Projects
OMAN, Information Technology Department State Audit Institution – Oman.
Buruncuk, Gülçin and Gülser, Gonca, 2012, Factors Affecting Implementation of Information Systems
Success and Failure, Bo aziçi University Department of Management Information Systems Bebek
34342, Istanbul/Turkey.
Hossan, Chowdhury et al, 2010, Success and Failure Factors for e-Government projects
implementation in developing countries: A study on the perception of government officials of
Bangladesh. East West University 45, Mohakhali Dhaka 1203, Bangladesh.
Matthew K.O, Liang Zhang et al, 2001, Critical Success Factors of Enterprise Resource Planning
Systems Implementation Success in China, Department of Information Systems, City University of
Hong Kong, Hong Kong, China.
14