Sistem Informasi Manajemen

Konsep Dasar Sistem Informasi
Manajemen
EVY SOPHIA, S.Pd.,MMSI
Konsep Dasar Manajemen
• Definisi Manajemen
– Pengelolaan kegiatan untuk menjalankan
tugas dan fungsi serta tujuan suatu organisasi
– Proses memanfaatkan sumberdaya yang
tersedia untuk mencapai tujuan
• Kegiatan dalam manajemen
– Perencanaan, pengendalian, pengawasan,
pengambilan keputusan
• Sumberdaya
– Manusia, material, modal
– Informasi
Sistem Informasi Manajemen (1/3)
Definisi SIM
Sistem Informasi Manajemen (SIM) didefinisikan sebagai suatu
sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi
beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Informasi
tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus,
dan output dari simulasi matematika.
Model SIM
Isi database digunakan oleh perangkat lunak yang menghasilkan
laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika
yang mensimulasikan beragam aspek operasi perusahaan.
Sistem Informasi Manajemen (2/3)
Sistem informasi pada tiap organisasi berisikan informasi yang berhubungan dengan tiga
tipe dasar operasi, yaitu proses transaksi, kontrol dan perencanaan strategis. ketiga tipe
dasar operasi ini dapat dikelompokan ke dalam dua bagian, yaitu:
• kegiatan pada tingkat manajemen dan
• kegiatan pada tingkat pengoperasian
Kegiatan tingkat manajemen dan tingkat pengoperasian
Tipe Kegiatan Manajemen
• Tipe Kegiatan
Manajemen
Manajemen
Tingkat Atas
Manajemen
Tingkat Menengah
Manajemen
Tingkat Bawah
Perencanaan
Strategis
Pengendalian
Manajemen/Taktis
Pengendalian
Operasi
Tipe Kegiatan Manajemen
• PERENCANAAN STRATEGIS
Pada dasarnya perencanaan strategis meliputi halhal sbb :
– Proses evaluasi lingkungan luar organisasi
– Penetapan tujuan
– Penentuan Strategi
• PENGENDALIAN MANAJEMEN
– Merupakan tingkatan taktis yaitu bagaimana Manager
Tingkat Menengah menjalankan taktik supaya perencanaan
strategis dapat dilakukan dengan berhasil
• PENGENDALIAN OPERASI
– Proses penerapan program yang telah ditetapkan di
Pengendalian Manajemen & difokuskan pada tugas-tugas
manajemen tingkat bawah
Tipe Keputusan
Manajemen
a. Keputusan Terstruktur (Terprogram)
Keputusan terstruktur adalah keputusan
yang berulang-ulang dan rutin, sehingga
dapat diprogram. Keputusan terstruktur
terjadi dan dilakukan terutama pada
manajemen tingkat bawah.
Contoh dari keputusan, tipe ini
misalnya adalah keputusan pemesanan
barang, keputusan penagihan piutang dan
lain sebagainya.
b. Keputusan Setengah Terstruktur (Semi
Terprogram )
Keputusan yang masih membutuhkan pertimbanganpertimbangan dari pengambil keputusan. Keputusan
tipe ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan
perhitungan-perhitungan serta analisis yang
terperinci.
Contoh dari keputusan
tipe ini misalnya adalah keputusan membeli sistem
komputer yang iebih canggih. Contoh yang lainnya
misalnya adalah keputusan alokasi dana promosi.
c. Keputusan Tidak Terstruktur (Tidak Terprogram)
Sifat keputusan ini adalah tidak terjadi berulang-ulang dan
tidak selalu terjadi. Keputusan ini dilakukan oleh Manager
Tingkat Atas. Informasi untuk pengambilan keputusan ini tidak
mudah tersedia untuk didapat & biasanya berasal dari
lingkungan luar.
Tipe-Tipe pengawasan
• Dalam pengawasan terdapat beberapa tipe pengawasan seperti
yang diungkapkan Winardi (2000, hal. 589). Fungsi
pengawasan dapat dibagi dalam tiga macam tipe, atas dasar
fokus aktivitas pengawasan, antara lain:
a. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control)
b. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent
control)
c. Pengawasan Feed Back (feed back control)
a. Pengawasan Pendahuluan (preliminary contro)
•
•
Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan mencakup semua upaya
manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual
akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang
direncanakan.
Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka
kebijaksanaan¬kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman untuk
tindakan masa mendatang. Tetapi, walaupun demikian penting untuk
membedakan tindakan menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan dan
tindakan mengimplementasikannya.
Merumuskan kebijakan-kebijakan termasuk dalam fungsi perencanaan
sedangkan tndakan mengimplementasi kebijaksanaan merupakan
bagian dari fungsi pengawasan.
Pengawasan pendahuluan meliputi:
1. Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia.
2. Pengawasan pendahuluan bahan-bahan.
3. Pengawasan pendahuluan modal
4. Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya
finansial
b. Pengawasan Pada Waktu Kerja Berlangsung (concurrent control)
Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para
supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.
Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer
sewaktu mereka berupaya untuk:
1. Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan
metode¬-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.
2. Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan
sebagaimana mestinya.
Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan
apa petunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap
orang-orang yang memberikan penyerahan.
c. Pengawasan Feed Back (feed back control)
Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik)
adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai
landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.
Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak
dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:
1. Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
2. Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).
3. Pengawasan Kualitas (Quality Control)
4. Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance
Evaluation)
Karakteristik Pengawasan yang efektif
Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan
terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para
operator dan pemakai system
Sedangakan kriteria utama MIS efektif yaitu :
• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
• Tepat waktu dalam pemakainya
• Menekan biaya secara efektif
• System yang digunakan harus tepat dan
akurat
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan
Tahap tahap proses
pengawasan
1. Tahap Penetapan Standar
– Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target
pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai
patokan dalam pengambilan keputusan. -standar
waktu
2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
– Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan
yang dilakukan secara tepat.
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
– Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue,
yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode,
pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar
dan Analisa Penyimpangan
– Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya
penyimpangan dan menganalisanya mengapa
bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat
pengambilan keputusan bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
– Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi
penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan
dalam pelaksanaan.
Pentingnya Pengawasan
• Perubahan lingkungan organisasi
• Peningkatan kompleksitas organisasi
• Meminimalisasikan tingginya kesalahan –
kesalahan
• Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan
wewenang
• Komunikasi
• Menilai informasi dan mengambil tindakan
koreksi
Thank you for listening