dasar-dasar pengawasan - E

TEMU-14
DASAR-DASAR PENGAWASAN
Pengertian
• Pengawasan didefinisikan sebagai proses untuk
menjamin bahwa tujuan organisasi dan manajemen
tercapai.
• Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik
untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan
perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang
telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan
mengukur penyimpangan, serta mengambil tindakan
koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua
SD perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif
dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.
• Pengawasan membantu penilaian apakah perencanaan,
pengorganisasian, penyusuan personalia dan
pengarahan telah dilaksanakan secara efektif.
Pengertian
• Pengawasan didefinisikan sebagai proses untuk
menjamin bahwa tujuan organisasi dan manajemen
tercapai.
• Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik
untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan
perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang
telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan
mengukur penyimpangan, serta mengambil tindakan
koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua
SD perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif
dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.
• Pengawasan membantu penilaian apakah perencanaan,
pengorganisasian, penyusuan personalia dan
pengarahan telah dilaksanakan secara efektif.
Hubungan Pengawasan dengan Fungsi Manajemen lainnya
Perencanaan
Pengorganisasian
Penyusunan
Personalia
Pengawasan
Pengarahan
Pengawasan
Tipe-Tipe Pengawasan
Ada 3 tipe pengawasan:
1. Pengawasan pendahuluan (Feedforward)
2. Pengawasan concurrent
3. Pengawasan umpan balik (Feedback control)
1. Pengawawsan pendahuluan
• Sering disebut steering controls
• Dirancang untuk mengantisifasi masalah atau
penyimpangan dari standar atau tujuan dan
memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu
tahap kegiatan tertentu diselesaikan
• Pendekatan pengawasan lebih aktif dan agresif,
dengan mendeteksi masalah dan mengambil
tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah
terjadi
• Efektif digunakan jika manajer mendapatkan
informasi yang akurat dan tepat waktu atas
perubahan
2. Pengawasan Concurrent Control
• Pengawasan dilakukan bersamaan dengan
pelaksanaan kegiatan
• Sering disebut pengawasan “Ya-Tidak”,
screening control atau “berhenti-terus”,
dilakukan selama kegiatan berlangsung
• Merupakan proses yang mempersyaratkan
suatu prosedur harus disetujui dulu atau
syarat tertentu harus dipenuhu dulu sebelum
kegiatan bisa dilanjutkan
3.Pengawasan Umpan Balik
• Dikenal sebagai past-action controls
• Mengukur hasil dari suatu kegiatan yang telah
diselesaikan
• Sebab2 penyimpangan dari rencana atau
standar ditentukan
• Penemuan2 diterapkan untuk kegiatan serupa
di masa yang akan datang
• Pengawasan berisfat historis, pengukuran
dilakukan setelah kegiatan tejadi
Tipe-Tipe Pengawasan
Kegiatan
belum
dilaksanakan
Kegiatan
sedang
dilaksanakan
Kegiatan
telah
dilaksanakan
Feedforward
control
Concurrent
control
Feedback
control
Kelemahan Pengawasan Pendahuluan
dan Pengawasan Concurrent
• Biaya keduanya mahal
• Banyak kegiatan tidak memungkinkan dirinya
dimonoitor secara terus menerus
• Pengawasan yang berlebihan akan menjadikan
peroduktivitas berkurang
Tahap2 Proses Pengawasan
1. Penetapan standar pelaksanaan
(perencanaan)
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
4. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan
standar dan penganalisaan penyimpangan
5. Pengambilan tndakan koreksi bila perlu
Proses Pengawasan
Penetapan
standar
pelaksanaan
Penentuan
pengukuran
pelaksanaan kegiatan
Pengukuran
pelaksanaan
kegiatan
Pengambilan
tindakan koreksi
bila perlu
Pembandingan
dengan standar;
evaluasi
Proses Pengawasan-Tahap Penetapan Standar
• Standar berarti sebagai suatu satuan pengukuran yang
dapat digunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil.
• Contoh: tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan
• Tiga bentuk standar yang umum:
 Standar-standar phisik, meliputi kuantitas
barang/jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk
 Standar-standar moneter, berbentuk rupiah (biaya
tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor,
pendapatan dll)
 Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi
atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan
Proses Pengawasan-Tahap Penentuan
Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
• Menggunakan pertanyaan2 a.l.:
berapa kali (how opten) pelaksanaan
seharusnya diukur (setiap jam, harian,
mingguan, bulanan?)
dalam bentuk apa (what form) pengukuran
akan dilakukan (laporan tertulis, inspeksi
visual, melalui telepon?)
siapa (who) yang akan terlibat (manajer, staf?)
Proses Pengawasan-Tahap
Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa cara dapat dilakukan:
• Pengamatan (observasi)
• Laporan2, baik lisan maupun tertulis
• Metode-metode otomatis
• Inspeksi, pengujian, atau dengan pengambilan
sampel
Proses Pengawasan-Tahap Pembandingan
Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
• Merupakan tahap kritis dari proses
pengawasan
• Tahap paling mudah dilakukan tetapi
kompleksitas dapat terjadi pada saat
menginterpretasikan adanya penyimpangan
(deviasi)
• Penyimpangan harus dianalisis untuk
menetukan mengapa standar tidak dapat
dicapai
Proses Pengawasan-Tahap Pengambilan
Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Tindakan koreksi mungkin berupa:
• Mengubah standar mula-mula (barangkali
terlalu tinggi atau rendah)
• Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi
terlalu sering frekuensinya atau kurang atau
bahkan mengganti sistem pengukurannya)
• Mengubah cara dalam menganalisis dan
menginterpretasikan penyimpangan2
Faktor-Faktor Penyebab Pentingnya
Pengawasan
•
•
•
•
Perubahan lingkungan organisasi
Peningkatan kompleksitas organisasi
Kesalahan-kesalahan
Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan
wewenang
Lima Langkah Prosedur Penetapan Sistem
Pengawasan (William H. Newman)
1.Merumuskan hasil yang diinginkan
2.Menetapkan petunjuk (predictors) hasil. Menggunakan
beberapa “early warning predictors” a.l.:
 pengukuran masukan
 hasil-hasil pada tahap permulaan
 gejala-gejala (symptoms)
 perubahan dalam kondisi yang diasumsikan
3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Unsur-Unsur dalam Siklus Pengawasan
Hasil yang
diinginkan
Standar untuk
hasil yang
diinginkan dan
untuk penunjuk
Penilai
Peramalan faktor2 ekstern
dan masukan yang akan
mempengaruhi hasil akhir
Peramalan
hasil akhir
Hasil2 intern
yang dicapai
Kegiatan-kegiatan
Tindakan
koreksi
Alat Bantu Pengawasan Manajerial
Menggunakan 2 teknik (yang paling terkenal):
• Manajemen dengan pengecualian
(management by exception)
• Sistem informasi manajemen (management
information system)
Management By Exception (MBE)
Menetapkan
standar
Mengkur
pelaksanaan
kegiatan
Apakah ada
penyimpangan
?
Ya
Tidak
memerlukan
tindakan koreksi
Tidak
Tidak
Apakah penyimpangan
bersifat pengecualian?
Mengambil tindakan
koreksi
Ya
Menganalisis dan
mengevaluasi
penyimpangan
Management Information System (MIS)
• MIS adalah suatu metoda formal pengadaan dan
penyediaan bagi manajemen, informasi yang
diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk
membantu proses pembuatan keputusan dan
memungkinkan fungsi2 perencanaan, pengawasan dan
operasional organisasi dilaksnakan secara efektif.
• MIS adalah sistem pengadaan, pemrosesan,
penyimpanan dan penyebaran informasi yang
direncanakan agar keputusan manajemen efektif dapat
dibuat
• MIS menyediakan informasi waktu lalu, sekarang dan
y.a.d. dan kejadian di dalam dan di luar organisasi
• MIS berhubungan erat dengan teknologi komputer
Tahap Perancangan MIS
• Tahap survei pendahuluan dan perumusan
masalah
• Tahap disain konseptual
• Tahap disain terperinci
• Tahap implementasi akhir
Yang perlu diperhatikan Manajemen
(Pedoman) agar Perancangan MIS efektif
• Mengikutsertakan pemakai ke dalam tim
perancang
• Mempertimbangkan secara hati2 biaya sistem
• Memperlakukan informasi yang relevan dan
terseleksi lebih daripada perimbangan kuantitas
belaka
• Pengujian pendahuluan sebelum diterapkan
• Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis
yang mencukupi bagi operator dan pemakai
sistem
Karakteristik Pengawasan Efektif
1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Obyektif dan menyeluruh
4. Terpusat pada titik2 pengawasan strategik
5. Realistik secara ekonomis
6. Realistik secara organisasional
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
8. Fleksibel
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
10. Diterima para anggota organisasi
THANK U