teori dasar internal audit

TEORI DASAR INTERNAL AUDIT
Oleh:
Hisar Sirait
(TIM SPMI KOPERTIS WILAYAH III)
DISAMPAIKAN PADA
PELATIHAN CALON AUDITOR MUTU INTERNAL
UNIVERSITAS ATMAJAYA
JAKARTA, 24 JANUARI 2017
PENGERTIAN AUDIT
• Audit Mutu adalah pengujian sistematik dan
mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan mutu
dan
hasilnya
sesuai
dengan
standar
/prosedur/peraturan
institusi
yang
telah
ditetapkan dan diterapkan secara efektif untuk
mencapai tujuan institusi.
KETERKAITAN AUDIT MUTU DENGAN SIKLUS SPMI
P
PENETAPAN
STANDAR
P
P
PENINGKATAN
STANDANDAR
PELAKSANAAN
STANDAR
P
PENGENDALIAN
STANDAR
E
EVALUASI
PELAKSANAAN
STANDAR
AUDIT MUTU
INTERNAL
• AUDIT MUTU bukanlah asesmen/penilaian melainkan
pencocokan KESESUAIAN antara pelaksanaan dengan
perencanaan suatu kegiatan/program.
• JADI AMI DIJALANKAN BUKAN UNTUK MENCARI
KESALAHAN TETAPI MENDORONG TAAT AZAS DAN
TERTIB PROSEDUR (kepatuhan terhadap STANDAR
SPMI yang telah ditetapkan).
• AUDIT MUTU INTERNAL DILAKSANAKAN UNTUK
MENGETAHUI APAKAH SETIAP PELAKSANA STANDAR
TELAH MENJALANKAN STANDAR SPMI YANG MENJADI
TANGGUNGJAWABNYA.
• AUDIT MUTU INTERNAL AKAN DILAKSANAKAN UNTUK
MENGETAHUI APAKAH PELAKSANA STANDAR TELAH
MELAKSANAKAN RENCANA KERJA SEMESTERAN DAN
ATAU RENCANA KERJA TAHUNAN
• Audit Mutu Internal (AMI) adalah audit penjaminan dan konsultasi
yang independen dan objektif terhadap kegiatan operasional/proses
akademik atau non akademik.
• Hal yang diharapkan:
• APAKAH KITA SUDAH MENGETAHUI PEKERJAAN KITA MASING??
• APAKAH YANG SUDAH DITULIS SUDAH DIKERJAKAN DAN YANG TELAH
DIKERJAKAN TELAH DITULISKAN.
• JENIS AUDIT: AUDIT INTERNAL DAN EKSTERNAL
• Audit internal: audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat
kesesuaian terhadap standar mutu organisasi sendiri ( standar
Internal).
• Audit eksternal: audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat
kesesuaian terhadap standar eksternal
• TUJUAN AUDIT INTERNAL
1. Mengetahui kesesuaian atau ketidaksesuaian dari persyaratan sistem
manajemen mutu dan peraturan yang berlaku
2. Mengevaluasi kapabilitas dari sistem manajemen mutu
3. Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu
4. Mengidentifikasi peluang perbaikan sistem manajemen mutu
• AMI, akan membantu menjawab pertanyaan pokok berikut :
• Apa yang anda dapat mencapai sasaran/target dari pekerjaan yang menjadi
tanggungjawab anda?
• Apakah yang anda dapat mengerjakan pekerjaan untuk memenuhi
sasaran/target kerja?
• Apakah anda dapat membuktikan hal yang anda kerjakan?
TERMINOLOGI AUDIT
• Klien (Client): organisasi/perorangan yang mempunyai
hak untuk mengatur atau hak kontrak untuk meminta
audit
• Teraudit (Auditee): Organisasi/ unit kerja/ orang yang
diaudit. Teraudit bisa sekaligus sebagai klien.
• Auditor: orang yang memiliki kemampuan untuk
melakukan audit
TERMINOLOGI AUDIT
• Ketua Tim Auditor adalah orang yang ditunjuk untuk
mengelola audit dan memimpin pelaksanaan audit dengan
dibantu beberapa auditor
• Kriteria Audit (Audit Criteria): Kebijakan, prosedur atau
persyaratan yang digunakan sebagai referensi.
• Bukti Audit (Audit Evidence): Catatan, pernyataan, fakta atau
informasi lainnya yang relevan dengan kriteria audit dan dapat
diperiksa. Bukti audit dapat bersifat kualitas atau kuantitas
TERMINOLOGI AUDIT
• Check list (Daftar Tilik): daftar pertanyaan yang disusun
berdasar hasil audit dokumen untuk diverifikasi lebih
lanjut dalam audit lapangan/visitasi/kepatuhan.
• Temuan Audit (Audit Findings): hasil dari evaluasi bukti
audit yang dikumpulkan yang berlawanan dengan kriteria
audit.
Temuan Audit:
• Observasi (OB): Ketaksesuaian yang dapat diselesaikan dengan
cepat dan mudah, misalnya tidak memenuhi ketentuan.
• Ketaksesuaian (KTS) MINOR: Ketidaksesuaian yang memiliki
dampak terbatas terhadap sistem mutu, Misalnya dokumen tidak
ada/tidak lengkap
• Ketaksesuaian (KTS) MAJOR: Ketidaksesuaian yang memiliki
dampak luas terhadap sistem mutu, misalnya tidak ada prosedur.
Siklus AUDIT MUTU
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Menetapkan tujuan audit
Merencanakan audit semsteran/tahunan
Menetapkan sasaran dan lingkup audit
Membentuk tim audit
Melakukan pelatihan auditor (jika perlu)
Mengkaji ulang dokumen dan menyiapkan check list
Menyelenggarakan rapat tim audit
Menetapkan jadwal audit
Melaksanakan audit lapangan/kepatuhan
Menyusun laporan audit
Melakukan kajiulang oleh manajemen
Peran dan Tanggungjawab Auditor
1. Melakukan audit sesuai lingkup audit yang menjadi
tanggungjawabnya.
2. Melaksanakan audit secara obyektif sesuai dengan kode etik
auditor.
3. Mengumpulkan dan menganalisis bukti.
4. Menjelaskan hasil temuan audit.
5. Menyusun laporan hasil audit
Sikap Auditor yang baik dan harus diperhatikan
1. Bicara seperlunya jangan banyak bicara selama
pelaksanaan audit.
2. Banyak mendengarkan jangan berdebat/adu argument
dengan teraduit.
3. Melaksanakan audit secara bersahabat/kolegial.
4. Selalu Kritis dan teliti terhadap setiap aspek yang diaudit
Etika Auditor
1. Tidak bias.
2. Profesional.
3. Tidak mengungkapkan rahasia organisasi kepada
pihak ketiga.
4. Melaksanakan audit secara bersahabat/kolegial.
5. Berpikiran terbuka dan objektif.
6. Realistik.
7. Bersikap dewasa.
Lingkup (cakupan) audit
• Lingkup audit meliputi semua persyaratan sistem yang
berpengaruh terhadap mutu layanan, di antaranya:
1. Dokumen sistem mutu
2. Organisasi
3. Komitmen (tanggung jawab) manajemen
4. Sumber daya, meliputi:
a. Sumber daya manusia
b. Infrastruktur
PRINSIP DASAR AUDIT (POTIB)
P : Memiliki sifat dasar profesional
O : Wajib memberikan laporan yang objektif
T : Teliti dan cermat dalam menggali informasi sehingga
menghasilkan kesimpulan audit yang valid
I : mempunyai sikap netral dan obyektif (Independen) saat
membuat kesimpulan audit.
B: penjelasan yang rasional dalam menghasilkan kesimpulan
yang dapat dipercaya berdasarkan bukti
• Hal–hal yang perlu diingat Auditor
• Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya
sendiri.
• Tidak bias.
• Harus memiliki pengetahuan cukup atas topic topik yang ditugaskan, jika
tidak libatkan pakar.
• Tidak ada conflict of interest dengan teraudit .
Tindakan yang harus dikuasai auditor dalam Pelaksanaan Audit
lapangan:
1. Bertanya kepada auditi berdasarkan check list yang telah dipersiapkan
2. Mencatat Hasil audit dengan memperhatikan lingkup/cakupan audit
3. Mecatat Temuan
4. Melakukan Rapat Penutupan dengan auditi
5. Membuat Laporan Audit bersama tim Auditor