Audit internal……?!! - Lembaga Penjaminan Mutu

… PEMAHAMAN
Audit internal……?!!
Sistem Penjaminan Mutu Internal
Kaizen
Terhadap SPM-PT
Garis Besar Proses Penyusunan SPMI
Dokumen/
Buku
Kebijakan
Mutu
Tindakan
Penjaminan
Mutu
Dokumen/
Buku
Manual
Mutu
Dokumen/
Buku
Standar
Mutu
Audit
Pelaksanan
Penjaminan
Mutu
Dokumen/
Buku
Formulir
Mutu
Pelaksanaan
Penjaminan
Mutu
Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi
SPM-PT
Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi
Sistem Penjaminan
Mutu Internal
(SPMI)
Sistem Penjaminan
Mutu Eksternal
(SPME)
Pangkalan Data Perguruan Tinggi
(PDPT)
Pengertian MUTU
•
•
•
•
•
sesuai dengan ‘standar’
sesuai dengan harapan ‘pelanggan’
sesuai dengan harapan ‘pihak-pihak terkait’
sesuai dengan yang ‘dijanjikan’
semua karakteristik produk & pelayanan
yang memenuhi persyaratan dan harapan
Karakteristik Mutu (berkaitan dengan):
a)
Fisik
b)
Fungsi
c)
Waktu/Umur
d)
Purnalayan
" The Auditor "
(Elbert Hubbard - The Buyer – 1922)
• The Typical Auditor Is A Man Past Middle Age, Spare and
Wrinkled, Intellegent, Cold , Passive,
• Noncommittal, With Eyes Like Codfish, Polite In Contact, But At
The Same Time Unresponsive,
• Calm and As Damnably Composed As A Concrete Post Or
Plaster Of Paris Cast; A Human Petrification
• With Heart Of Feldspar And Without Charm, Minus Bowels ,
Passion Or Sense Of Humor. Happily,
• They Never Reproduce , And All Of Them Finally Go To Hell.
"THE AUDITORS"
(William G Phillips-IIA - June 70)
• The Typical Auditor is a beautiful man, Intellegent, Warm and
considerate with an ability to put himself in other man's
• shoes and understand his problem, Polite in contact and helpful.
• But at the same time objective. Calm and as composed in crisis as
Stravinsky on opening night. A human person with a heart
• Of gold and with the charm of a friendly Poodle, plus brain, business
foresight and a sense of humor.
• Happily they train others in their image and all of them finally go to
heaven
How do you know that you are good?
ARE WE GOING
WORLD CLASS?
Quality is on the eyes
of beholder
Unsur Mutu PT
Masukan
- Silabus/RPKPS
- Mahasiswa
- Pengajar
- Piranti dan
Peralatan
- Lingkungan
- Anggaran
- Dokumen
- Peraturan
- dll.
Proses
- Proses instruksi,
- Kegiatan
pendukung: riset,
administrasi
akademik,
- Layanan
akademik,
- dll.
Keluaran
- Lulusan
- Pencapaian lain
OutCome
Terkait / Pelanggan
(Stakeholders)
- Institusi Pendidikan
Tinggi
- Pasar Tenaga Kerja
- Orang Tua
Mahasiswa
- Pemerintah
- Mahasiswa,
- dll.
Bisnis Proses Perguruan Tinggi
Mahasiswa Baru
Interaksi di kelas
Perpustakaan
dan Informasi
Program pendukung
pembelajaran
Tutorial dan
latihan-latihan
Proses
Pembelajaran
Praktikum dan
Tugas Akhir
Hubungan Luas
Mendunia
Kerjasama
kepakaran yang luas
Pembelajaran
Berbasis ICT
Sistem Evaluasi
Lulusan
Berkualitas Tinggi
Laboratorium
Keterkaitan AUDIT INTERNAL/EVALUASI DIRI dengan
SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL PT
Evaluasi-Diri/
Audit Internal
Perbaikan Internal
dan Pembinaan
Keputusan Akreditasi/
Opini Lap Keuangan/
Temuan Audit
Perbaikan Internal
Audit Eksternal/
Akreditasi/KAP/BPK
Standar Dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal
Perguruan Tinggi
Contoh:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Kurikulum
Proses pembelajaran
Kompetensi lulusan
Pendidik dan tenaga kependidikan (SDM)
= SNP
Sarana dan prasarana
Pengelolaan
Pembiayaan
Penilaian Pendidikan
Penelitian dan publikasi
UU PT
Pengabdian kepada masyarakat
Manajemen lembaga (institutional management)
Sistem informasi
Kerjasama dalam dan luar negeri
dsb
dsb
Dasar Hukum SPM-PT
PP.No.4 Tahun 2014 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan
Pendidikan
Tata Kelola Perguruan Tinggi
Pasal 28
Organisasi PTN dan PTS paling sedikit terdiri atas unsur:
a. penyusun kebijakan;
b. pelaksana akademik;
c. pengawas dan penjaminan mutu;  ?
d. penunjang akademik atau sumber belajar; dan
e. pelaksana administrasi atau tata usaha.
15
Dasar Hukum SPM-PT
Tata Kelola Perguruan Tinggi
Pasal 29
a. senat Universitas/Institut/Sekolah Tinggi/ Politeknik/Akademi/Akademi
Komunitas sebagai unsur penyusun kebijakan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 28 huruf a, yang menjalankan fungsi
penetapan dan pertimbangan pelaksanaan kebijakan akademik;
c. satuan pengawas internal yang dibentuk oleh Pemimpin
Perguruan Tinggi sebagai unsur pengawas sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 28 huruf c, yang menjalankan fungsi
pengawasan nonakademik untuk dan atas nama Pemimpin
Perguruan Tinggi; dan
16
(Akademik dan Non Akademik)
Higher Education Value Chain
AKADEMIK
PENDIDIKAN
PENELITIAN
1. Reputasi
PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
Organisasi
Keuan
gan
SDM
Sarana Kemaha
siswaan
Pra
Sarana
NON
AKADEMIK
2. Keunggulan
Tri Dharma
Kondisi Yang Direncanakan
Perguruan Tinggi
Penjaminan Mutu
Internal
(PMI)
Penjaminan Mutu
Eksternal
(PME)
Pangkalan Data
Perguruan Tinggi
(PDPT)
PP. No. 19 Thn 2005
UU. No. 12 Thn 2012
Standar Lain
(Melampaui SNP)
8 Jenis SNP + 2
(Standar Minimal)
Ditetapkan sendiri oleh PT :
a. Sistem informasi;
b. Kerjasama institusional dalam dan
luar negeri;
c. Kemahasiswaan;
d. Suasana akademik;
e. Sumber pendanaan (revenue
generating);
f. Bidang lain sesuai ciri khas
perguruan tinggi yang bersangkutan.
Internally
driven
Wajib
Psl 2 ayat (1) PP No 19/2005
1. Standar Isi
2. Sandar Proses
3. Standar Kompetensi Lulusan
4. Stndr Pendidik dan Tenaga Kependidikan
5. Standar Sarana dan Prasarana
6. Standar Pengelolaan
7. Standar Pembiayaan
8. Standar Penilaian Pendidikan
a. Penelitian
b. Pengabdian kepada masyarakat;
UU no 12 Tahun 2012
Standar Pengawal Mutu
PP 19/2005
Standar
Pendidikan
Nasional
UU No 12
thn 2012
Renstra
Kemdikbud
Renstra
Dikti
Visi Misi +
Renstra
UI
Stake
Holders
BAN PT
Kompetitor
Siapa yang melakukan ?
AUDIT MUTU INTERNAL
Perguruan Tinggi !
PERCEPTIONS
OF INTERNAL AUDITORS
PERCEPTIONS
Auditor
OF INTERNAL AUDITORS
Auditee
 W a t c h d o g (1940s)
 C o n s u l t a n t (1970s)
 C a t a l y s t (1990s)
 Quality Improvement (2000s)
Evolution & Roles of
Masa lalu
 Fault finding
 Watchdog
 Arrogant
 Process
 Cost center
 Underqualified person
 Financial & operational
IA
Masa kini
 Prevention
 Business Partner
 Humble
 Risk Based Audit
 Add Value
 High Caliber Person
 Strategic
 Culture
Evolution & Roles of
Dulu
IA
Sekarang
• Konsentrasi
Tugas
Pengujian
keakuratan
• Pengujian & penilaian efisiensi
dan efektivitas operasional
• Risk & control management
• Cakupan audit
Keuangan &
akuntansi
Seluruh aspek organisasi &
manajemen (Proses Bisnis)
• Sikap terhadap
auditee
Berseberangan
Sebagai mitra auditee
• Ukuran sukses
Temuan audit
• Improvements
• to assure accomplishment of the
entity’s goals and objectives
• Customer satisfaction
“We’re here to help”
(Auditor)
VS
“We’re glad to see you” (auditee)
IA Evolution
Internal control
procedure
Procedure
compliance
??
Business activity
Strategic
business partner
PELAYANAN INTERNAL AUDIT
Pelayanan
Penjaminan atas
penilaian yg obyektif dari
auditor internal dengan
bukti yg cukup untuk
memberikan pendapat yang
independen atau
kesimpulan tentang suatu
entitas, operasi, fungsi,
proses, sistem, mutu, atau
subjek lainnya.
Konsultasi
Secara umum
memberikan
arahan kepada
semua pihak, dan
bisa juga dilakukan
atas permintaan
tertentu dari unit
atau pimpinan
Aktivitas audit internal…
Membantu organisasi dalam mencapai tujuannya
dengan cara mengevaluasi dan mendorong
adanya peningkatan melalui proses:
a. Pengkomunikasian atas tujuan dan nilai-nilai yang
telah ditetapkan  termasuk standar 2
b. Pemantauan atas pencapaian tujuan,  visi misi ?
c. Mengukur akuntabilitas dari pelaksanaan,
d. Mengukur nilai nilai yang telah disepakati  0, 1, 2,
3, 4, 5 dst
Audit Internal
Proses yang sistematis, mandiri, dan terdokumentasi
untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya
secara objektif untuk menentukan sejauhmana kriteria
audit telah dipenuhi
IA adalah sebuah penilaian yang sistematis dan
objektif yang dilakukan auditor internal terhadap
operasi dan kontrol yang berbeda-beda dalam
organisasi
Tujuan Audit Internal
– Informasi keuangan dan operasi telah akurat dan dapat
diandalkan
– Resiko yang dihadapi perguruan tinggi telah
diidentifikasi dan diminimalisasi
– Peraturan eksternal serta kebijakan dan prosedur
internal yang bisa diterima telah dipenuhi
– Kriteria operasi (kegiatan) yang memuaskan telah
dipenuhi
– Sumberdaya telah digunakan secara efisiendan
ekonomis
– Tujuan organisasi telah dicapai secara efektif --- semua
dilakukan dengan tujuan untuk dikonsultasikan dengan
manajemen dan membantu anggota organisasi dalam
menjalankan tanggungjawabnya secara efektif.
Tujuan Audit Internal
Menilai kesesuaian sistim manajemen mutu (SPMI)
terhadap standar Mutu yang telah ditetapkan
Menilai kesesuaian terhadap persyaratan akademik/non
akademik dan peraturan yang berlaku.
Menilai efektivitas penerapan, pemeliharaan dan
penyempuranaan SPMI.
Menilai pencapaian sasaran-sasaran mutu.
Masukan untuk penyempurnaan SPMI.
33
Jenis Risiko
SASARAN AUDIT
Audit Keuangan
Audit Ketaatan
/Mutu
Audit Operasional
Audit Forensic
1. Kewajaran/Kepatuhan
2. Kesesuaian dengan Standar Akuntansi
1.Simpulan/Kepatuhan
2.Kesesuaian dengan peraturan/Standar
1.
2.
3.
4.
Efisien
Ekonomis
Efektif
Kepatuhan
1.Terbuki terjadi fraud
Internal auditors are….
To helps an organization accomplish its objectives
by bringing a systematic, disciplined approach to
evaluate and improve the effectiveness of risk
management, control, and governance process.
Audit Internal






“Internal Audit" is an independent examination of a
quality system
It measures the effectiveness of an organisation's
quality management system.
It is a documented and systematic tool
It should be done periodically by independent and
qualified people
“Audit" itself is a checking system, NOT a quality
assessment
As a communication tool of management policies.
All personnel have to understand and do their jobs
well
MANFAAT AUDIT INTERNAL

Tells you the health of a quality system

Identify the root of a problem and plan for
corrective and preventive actions with timeline

Achieve better allocation of resources

Able to avoid potentially big problem

Learn what an auditors look for

Continuous improvement
KEY PRINCIPLES OF Internal Audit
Approaches towards IA:
• Independent
• Evidence-based approach
All activities related to IA should:
• be reviewed by an independent party
• be a self-appraisal system
• have a sampling plan and tracking system
• be open, constructive and effective
Strategies in conducting audit:
• Ask with the basic audit questions about the quality
system in place
• Start with what, why, how, who, where, when
AUDITOR SEBAGAI SUBJEK AUDIT
KOMPETEN
•
•
•
•
Keterampilan
Keahlian
Kewenangan
Kecermatan
AUDITOR
INDEPENDEN
• Tidak memihak
• Tidak merugikan
pihak manapun
STANDAR AUDIT
UMUM
Pemeriksa
yang
memenuhi
syarat
AHLI
INDEPENDEN
CERMAT
RAHASIA
PELAKSANAAN
PKA
Prosedur
KKA
Audit
TERENCANA
PAHAMI
SPI
WASPADA
PEMBUKTIAN
DOKUMENTASI
PELAPORAN
LHA
TERTULIS
SESUAI
TUGAS
SESUAI STANDAR
INFORMATIF
KONSTRUKTIF
TL
Definisi & Istilah
KRITERIA AUDIT (AUDIT CRITERIA)
Kebijakan, prosedur, dan persyaratan yang dipakai sebagai
rujukan (referensi).
BUKTI AUDIT (AUDIT EVIDENCE)
Rekaman (records), dan pernyataan fakta/informasi yang relevan
dengan kriteria audit yang dapat diverifikasi.
Condition/Kondisi  TEMUAN AUDIT (AUDIT FINDINGS)
Hasil evaluasi terhadap bukti audit yang diverifikasi terhadap
kriteria audit.
Wewenang AI
AI mempunyai wewenang PENUH, BEBAS, dan
TIDAK TERBATAS untuk melakukan akses terhadap
semua bentuk dokumen, personalia dari aparat atau
penyelenggara perguruan tinggi maupun objek
penyelenggaraan perguruan tinggi , dan fasilitas fisik
milik perguruan tinggi guna mendapatkan data dan
informasi yang diperlukan dan berkaitan dengan
pelaksanaan tugas auditnya.
Kewenangan AI
1.
Melakukan review dan evaluasi terhadap sistem pengendalian intern
pada semua unit kegiatan di lingkungan perguruan tinggi
2.
Menentukan strategi, ruang lingkup, metode, dan frekuensi audit intern
secara independen;
3.
Memperoleh informasi antara lain namun tidak terbatas pada laporan
keuangan, laporan kegiatan operasional, rencana strategi bisnis dari
semua unit dilingkungan perguruan tinggi
4.
Memperoleh penjelasan dari semua level manajemen berkenaan
dengan pelaksanaan tugas AI ;
5.
Memperoleh ijin untuk mengakses seluruh informasi dan atau
melakukan peninjauan fisik atas seluruh aset milik perguruan tinggi ;
6.
Menyampaikan laporan hasil audit, termasuk hambatan dan tindak
lanjut yang telah, sedang, dan atau belum dilakukan manajemen
kepada Rektor perguruan tinggi
Jenis Audit
 audit internal  SPI, SPM,
 audit eksternal  KAP, BPKP, BPK
Sasaran/Tipe Audit Audit




Kepatuhan  taat aturan, taat pada pernyataan mutu
Investigasi  adanya kecurigaan  penyelidikan
Kinerja  pencapaian tujuan
Mutu  ISO, Akreditasi, SPMI
Jika terjadi penyidikan oleh pihak external, atau akreditasi tidak meningkat
atau turun maka dapat dikatakan fungsi audit internal sebagai early warning
system manajemen telah gagal bekerja  di IPB tanggung jawab KAI dan KMM
STANDAR PERILAKU
INTERNAL AUDITOR





Melakukan jasa-jasa sesuai kompetensi.
Memenuhi Standar Profesi Audit Internal.
Bersikap hati-hati & bijaksana.
Mengungkapkan semua fakta penting.
Meningkatkan kompetensi serta efektivitas dan
kualitas tugas.
Audit Process Model
•
•
•
•
Phase I - Client Acceptance
Phase II - Planning
Phase III - Testing and Evidence
Phase IV - Evaluation and Judgment
Audit Process
1
Seleksi
auditan
9
2
Evaluasi
Persiapan
penugasan
Risk Assessment
8
Monitoring
tindak
lanjut
Survei
Pendahuluan
PROSES
AUDIT
Pelaporan
hasil audit
4
5
6
7
Pengembangan
temuan
Pengujian
lapangan
Deskripsi
& evaluasi
Dokumen
3
PRINSIP PENGUJIAN SUBSTANTIF
• PENGUJIAN SUBSTANTIF ADALAH PEMBUKTIAN
ATAU PENGUJIAN TERHADAP TERJADI TIDAKNYA
PERMASALAHAN
• SKEMA:
EFEKTIFITAS
EFISIENSI
KEHEMATAN
MASALAH
BUKTI
FISIK
DOKUMEN
KETERANGAN
ANALISIS
INDIKATOR
KEBERHASILAN AUDIT
•Follow-up (corrective action)
•Implementasi rekomendasi
•Repeat order
Contoh Audit Terhadap SDM
Standar 4. SDM (Pendidik dan Tenaga
Kependidikan)
• Rekrutasi
• Masa Observasi
• Pengangkatan Pegawai Tetap
Visi PT
• Penilaian Prestasi Kerja (BKD, kecocokan
dan
GBPP/SAP dgn perkuliahan )
SNP
• Mutasi, Promosi, Demosi
Standar
Pendidik dan
Tenaga
Kependidikan
Kebutuhan
Stakeholders
• Waktu Kerja (kehadiran kuliah, praktikum)
• Kerja Lembur & Cuti
• Penghasilan & Penghargaan
• Jaminan Sosial & Kesejahteraan
• Pengembangan & Pembinaan
• Keselamatan & Kesehatan Kerja
• Disiplin
• Perjalanan Dinas
SIPKD ?  PDPT
• Pengakhiran Hubungan Kerja
Jenis Dokumen Obyek Audit
Tingkat
Dokumen
Perguruan Tinggi
•
•
•
•
Kebijakan Mutu PT/Kebijakan SPMI
Standar Mutu PT/ Standar SPMI
Peraturan Akademik dan non Akademik
Manual /Prosedur Mutu/ Prosedur SPMI
Fakultas
•
•
•
•
Kebijakan Akademik /Kebijakan SPMI
Standar Akademik/ Standar SPMI
Peraturan Akademik
Manual /Prosedur Mutu/ Prosedur SPMI
Jurusan/
Bagian/
Program Studi
•
•
•
•
•
Spesifikasi Prodi
Kompetensi Lulusan
Program Pembelajaran (GBPP-SAP)
Instruksi Kerja (praktikum, alat2 lab dsb)
Dokumen Pendukung
Standar Akreditasi Prodi dan Institusi
(BAN PT)
Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian
Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu
Mahasiswa dan lulusan
Sumber daya manusia
Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik
Pembiayaan, sarana dan srasarana, serta sistem informasi
Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama
Obyek audit
54
TERIMA KASIH....