pelaksanaan audit dan pelaporan hasil audit

PELAKSANAAN AUDIT
DAN
PELAPORAN HASIL AUDIT
OLEH:
HISAR SIRAIT
(TIM SPMI KOPERTIS WILAYAH III)
DISAMPAIKAN PADA
PELATIHAN CALON AUDITOR MUTU INTERNAL
UNIVERSITAS ATMAJAYA
JAKARTA, 24 JANUARI 2017
TAHAPAN PELAKSANAAN AUDIT terdiri dari
1. PERSIAPAN
2. PELAKSANAAN AUDIT DOKUMEN
3. PELAKSANAAN AUDIT KEPATUHAN / LAPANGAN
4. PENYUSUNAN LAPORAN HASIL AUDIT
5. PEMANTAUAN TINDAK LANJUT
TAHAPAN PERSIAPAN PELAKSANAAN AUDIT
TAHAPAN Persiapan
1. Mempelajari Kebijakan SPMI.
2. Mempelajari Standar SPMI.
3. Mempelajari Penangungjawab dan Pelaksana Standar.
4. Mempelajari Manual/Prosedur SPMI.
5. Mempelajari Rencana Kerja Semesteran (RKS) dan atau Rencana Kerja
Tahunan (RKT).
6. Mempelajari Laporan Realisasi RKS/RKT sebagai hasil pelaksanaan internal
control.
TAHAP PELAKSANAAN AUDIT DOKUMEN
• Audit dokumen adalah tahapan penyusunan/perumusan checklist
atau daftar tilik yang digunakan sebagai panduan/pedoman
pelaksanaan audit kepatuhan/lapangan.
• CHECKLIST (DAFTAR TILIK) = PROGRAM KERJA AUDIT, terdiri dari:
•
•
•
•
Sasaran standar
Hal/aspek yang akan ditanyakan
Dokumen terkait dengan sasaran standar
Catatan lain yang dianggap perlu diklarifikasi pada saat audit kepatuhan
• Setiap auditor membuat checklist berupa daftar pertanyaan yang
disusun berdasar hasil audit dokumen untuk diverifikasi lebih
lanjut dalam audit lapangan/visitasi/kepatuhan.
• Setiap auditor harus menyusun checklist yang didasarkan atas:
• RKS/RKT
• Realisasi RKS/RKT
• Bukti Kinerja/Dokumen Terkait
MANFAAT CHECKLIST/DAFTAR PENGECEKAN
1. Membantu auditor melakukan audit kepatuhan.
2. Membantu auditor untuk menyusun catatan-catatan selama audit.
3. Memastikan kelancaran audit.
4. Sebagai alat bantu utama pada saat penyusunan laporan audit.
TAHAPAN PELAKSANAAN AUDIT KEPATUHAN
• AUDIT KEPATUHAN adalah audit lapangan yang dilakukan oleh
auditor untuk memverifikasi/memvalidasi.
• Auditor melakukan audit dengan berpedoman pada checklist yang
telah dibuat pada saat audit dokumen/desk evaluasi/audit sistem.
• HASIL AUDIT KEPATUHAN = RINGKASAN TEMUAN AUDIT =
KERTAS KERJA AUDIT
• Proses Pelaksanaan Audit Kepatuhan
• Ketua tim auditor memperkenalkan seluruh anggota tim kepada
auditee
• Ketua tim auditor menyampaikan tujuan audit dan lingkup audit.
• Ketua tim auditor menyampaikan jadwal audit untuk kemudian
disetujui oleh teraudit dan dijadikan sebagai patokan pelaksanaan
audit.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan audit
kepatuhan
1.
Setiap Auditor harus melaksanakan audit sesuai rencana yang
telah disepakati sesuai dengan program audit.
2.
Setiap Auditor harus menggunakan daftar pertanyaan /check list
untuk menemukan fakta.
3.
Setiap auditor harus menyampaikan pertanyaan secara
sistematik dan jelas untuk menemukan fakta.
4.
Setiap auditor harus selalu mencocokkan temuan audit dengan
bukti-bukti di lokasi.
5.
Setiap Auditor harus selalu menjaga hubungan baik dengan
teraudit.
HAL-HAL YANG PERLU DICHECK PADA SAAT MELAKSANAKAN
AUDIT KEPATUHAN/LAPANGAN.
1.
Memastikan tanggungjawab teraudit selaku pelaksana standar.
2.
Memastikan pengetahuan dan pemahaman teraudit tentang
Kelengkapan Dokumen SPMI, termasuk RKS/RKT yang menjadi
tanggungjawab teraudit.
3.
Memastikan Efisiensi dan efektivitas operasi yang dijalankan
teraudit.
4.
Memastikan kemampuan auditi melakukan tindakan koreksi.
Yang Harus Dicatat saat visitasi
1. Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap standar
2. Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap dokumentasi.
3. Aspek dari operasi yang menyimpang /cenderung mengarah kepada
ketidaksesuaian
Pernyataan temuan mengikuti kaidah PLOR
• Problem (masalah yang ditemukan)
• Location (lokasi ditemukan problem)
• Objective (bukti temuan)
• Reference (dokumen yang mendasari)
• CARA MELAKUKAN AUDIT
• Mintalah pelaksana menjelaskan tahap-tahap operasional atau instruksi kerja dan
lakukan pengecekan apakah pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan instruksi kerja.
• Amati pekerjaan yang sesungguhnya dilakukan dan bandingkan dengan buku
manual/prosedur SPMI dan Instruksi kerja.
• Pilihlah salah satu kegiatan, kemudian ikutilah semua tahap untuk melihat apakah
pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan prosedur/instruksi kerja.
• Pilihlah salah satu dokumen, pelajari proses dan hasil yang diharapkan, kemudian
bandingkan dengan pekerjaan sesungguhnya.
• SETELAH MENYELESAIAKAN AUDIT KEPATUHAN DILAKUKANRAPAT
PENUTUPAN KEGIATAN AUDIT
1. Ketua bersama anggota tim auditor mengadakan rapat penutupan audit bersama
teraudit membahas temuan audit untuk disepakati
2. Ketua tim auditor dan teraudit bersama-sama menandatangani daftar temuan
audit.
3. Ketua tim auditor menutup acara audit
4. Tim auditor membuat laporan audit
5. Ketua tim auditor menyerahkan laporan audit kepada Client
PENYUSUNAN LAPORAN HASIL AUDIT
• Sebelum membuat laporan audit dilakukan pertemuan tim auditor
tanpa teraudit.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Dipimpin oleh Ketua Tim Auditor
Melengkapi formulir ketidaksesuaian
Meninjau semua ketidaksesuaian
Tinjauan secara kolektif terhadap ketidaksesuaian untuk mengidentifikasi
temuan major
Mempersiapkan kesimpulan audit
Mempersiapkan agenda (closing) meeting
• LAPORAN AUDIT:
1. Harus berdasarkan fakta
2. Harus ringkas dan jelas
3. Tidak memasukkan opini
4. Tidak memasukkan sebab-sebab ketidaksesuaian
ISI LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL
1.
2.
3.
4.
Latar Belakang
Maksud, tujuan dan ruang lingkup audit
Rincian program audit, auditor, tanggal dan area audit
Identifikasi dokumen referensi (KEBIJAKAN SPMI, MANUAL SPMI,
STANDAR SPMI, RKS/RKT)
5. Ringkasan temuan
6. Pengamatan ketidaksesuaian dan bukti pendukung
7. Rekomendasi Rencana tindak lanjut perbaikan.
• RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN DAN TINDAKAN KOREKSI
OLEH PIHAK TERAUDIT/MANAJEMEN
• Kajiulang Manajemen adalah suatu rapat dengan periode waktu
tertentu yang bertujuan untuk membahas tindak lanjut temuan,
dipimpin langsung oleh pimpinan, dan dihadiri oleh seluruh
jajaran manajemen.
• Tindakan koreksi adalah tindakan untuk meniadakan sebabsebab ketidaksesuaian terhadap standar/rencana
dan
mencegah pengulangan ketidak sesuaian dikemudian hari dalam
rangka peningkatan mutu secara berkelanjutan.