Audit Sumber Daya Manusia - SPI UIN Alauddin Makassar
advertisement
Muh Amrih, S.E. Audit SDM adalah pemeriksaan dan penilaian secara sistematis, obyektif, dan terdokumentasi terhadap fungsifungsi organisasi yang terpengaruh oleh manajeman SDM, untuk memastikan dipenuhinya azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi dalam pengeloalaan SDM untuk mendukung tercapainya sasaran-sasaran fungsional maupun tujuan organisasi secara keseluruhan. 2 Memperoleh keyakinan bahwa prosedur dan pengadaan tenaga kerja dilakukan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Menilai dan memperoleh keyakinan bahwa sistem personalia yang ada dan pelaksanaannya berjalan sesuai dengan tujuan organisasi tanpa mengabaikan kepentingan karyawan. Menilai sistem penggajian untuk mendapatkan keyakinan terdapatnya keseimbangan antara prestasi dan kompensasi bagi karyawan. Memberikan saran perbaikan atas berbagai kelemahan yang ditemukan 3 Bagi Pucuk Pimpinan: menjadi masukkan berharga untuk referensi dalam membuat keputusan atau merubah kebijakan tentang SDM sehingga pengelolaan SDM dapat lebih sesuai dengan perencanaan organisasi jangka panjang, Misalnya: • Perubahant srategi perencanaan tenaga kerja. • Perubahan mekanisme rekrutment, • Penilaian Karyawan, • Sistem mutasi dan promosi, • Pelatihan, • Sistem penggajian, • Dan lain-lain. 4 Bagi Pimpinan Unit Kerja Non-SDM: membantu pimpinan unit operasi untuk mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan secara keseluruhan maupun secara spesifik yang dihadapi oleh unit operasi dilihat dari perspektif SDM. Misalnya: • Ditemukan ketidak seimbangan dalam pembagian tugas, tanggungjawab dan kewenangan yang tergambar dalam dalam struktur organisasi dan berdampak pada hambatan atau ketidak lancaran penyelesaian tpekerjaan sehari-hari, 5 Bagi Pimpinan Unit Kerja Pengelola SDM: bermanfaat untuk membantu dalam menetapkan prioritas permasalahan dan perbaikan manajemen fungsional yang berada dalam wilayah tanggungjawab unit pengelola SDM. Misalnya: • Permasalahan pada kegiatan pelatihan, • Program orientasi kaeyawan baru, • Pembuatan peraturan ketenagakerjaan, • Sistem informasi ketenagakerjaan, • Dsb. 6 1. Audit SDM dapat dilakukan oleh Auditor Internal yang telah dibentuk dalam organisasi atau perusahaan untuk melakukan Audit SDM secara terrencana pada seluruh fungsi organisasi. 2. Audit SDM dapat dilakukan oleh Manajer SDM atau spesialis SDM untuk melakukan audit di unit SDM dengan cara self Assessment, atau di unit non-SDM. 3. Audit SDM dapat dilakukan oleh tenaga ahli manajemen SDM dari luar perusahaan atas persetujuan pimpinan perusahaan. 7 Lingkup audit SDM sama luasnya dengan manajemen SDM, artinya semua aspek manajemesn SDM, mulai dari strategi, kebijakan, filosofi, prinsip-prinsip sampai fungsi-fungsi spesifik manajeman SDM bisa menjadi target audit. Auditor harus memahami manajemen SDM beserta aturan dan kebijakan yang berlaku dalam organisasi atau perusahaan. 8 9 Apa yang dinilai? Mengapa dinilai? Di mana dinilainya? Kapan dinilai? Siapa yang menilai? Bagaimana menilainya? 10 Sistem Audit SDM Kebijakan Manajemen Puncak Prosedur Audit SDM Perencanaan Audit SDM 11 Sistem Audit SDM Rancangan sistem audit yang akan dikembangkan Perencanaan operasional audit SDM berupa program dan penjadwalan audit SDM, Persiapan kerja auditor pada tahap pelaksanaan audit 12 Kebijakan Manajemen Puncak, adalah pernyataan formal pucuk pimpinan perusahaan yang esensinya adalah memberikan pengarahan umum dan ringkas tentang hal-hal penting berkenaan dengan audit SDM dan meminta semua pihak terkait, terutama para pimpinan unit operasional untuk mendukung auditor dalam audit SDM Dapat berupa surat keputusan, atau dimasukkan dalam manual sistem manajemen perusahaan/organisasi. 13 Prosedur Audit SDM berisi penjelasan mengenai mekanisme atau tata cara audit SDM, termasuk pengaturan perangkat audit seperti format-format standar yang akan digunakan. Prosedur Audit dan kebijakan manajemen puncak hendaknya dikomunikasikan ke seluruh pimpinan unit untuk diketahui dan dipahami. 14 Perencanaan Audit SDM Audit SDM dapat dilakukan secara terprogram ataupun secara insidentil. Audit SDM yang terencana semua unit yang akan diausit dan jadwal audit disusun dalam program minimal setahun, Audit SDM di luar program dapat dilakukan atas permintaan khusus manjemen puncak, atau karena adanya kasus yang memrlukan perhatian khusus. 15 Riset Terapan (Applied research): Riset ini dugunakan untuk mengevaluasi aktifitas-aktifitas SDM. Keakuratan hasil riset sangat bergantung pada desain dan metode statistik yang digunakan. Melalui riset ini dapat memperbaiki kinerja departemen. 16 Pendekatan Komparatif (comparative approach): ini adalah bentuk riset yang sederhana. Pendekatan ini menggunakan perusahaan lain sebagai model, setelah itu membandingkan hasil atau prosedur dengan yang dari perusahaan lain tersebut. Tim audit SDM dapat juga membandingkan perusahan (divisi) dengan perusahaan atau divisi lainnya guna menyingkap bidang-bidang yang bekerja buruk. 17 Pendekatan Otoritas Pihak Luar (outside authority approach): Auditor dapat menggunakan pendekatan keahlian yang standarnya ditentukan oleh konsultan atau dari temuan penelitian yang telah dipublikasikan, kemudian dijadikan sebagai standar atas kegiatan dan kemudian dievaluasi. Konsultan dapat membantu mendiagnosis penyebab timbulnya masalah. Tim audit SDM bergantung pada keahlian-keahlian konsultan dari luar atau temuan-temuan riset yang dipublikasikan sebagai suatu standar terhadapnya aktifitas-aktifitas atau program SDM yang dievaluasi 18 Pendekatan Statistik (stastistical approach): Melalui pendekatan ini dapat dikembangkan ukuran statistikal kinerja berdasarkan sistem informasi perusahaan yang ada. Misalnya, dari catatan yang ada dalam perusahaan mengungkapkan tingkat ketidak hadiran dan perputaran karyawan. Data ini menunjukkan seberapa baik aktifitas SDM dan manajer operasi dalam mengendalikan permasalahan ini. Pendekatan ini biasanya dilengkapi perbandingan terhadap informasi eksternal yang dapat dikumpulkan dari perusahaan lain. Informasi ini sering juga dinyatakan sebagai rasio yang mudah dihitung dan digunakan 19 Pendekatan Kepatuhan (compliance approach) : Pendekatan ini meninjau praktek-praktek dimasa lalu untuk menetukan apakah tindakan-tidakan tersebut telah sesuai atau tidak mengikuti kebijakan dan prosedur perusahaan, atau bahkan terjadi penyimpangan hukum. Cara kerjanya adalah dengan mengambil sampel data/informasi dari formulir kerja, kompensasi, disiplin dan penilaian kerja. Tujuan pendekatan ini adalah untuk memastikan apakah para manajer patuh terhadap peraturan dan ketentuan yang berlaku di perusahaan. 20 Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran (Management by Objective approach): Pendekatan terakhir adalah meminta staf SDM dan manajer menetapkan tujuan sesuai dengan tanggung jawab mereka. Pendekatan manajemen berdasarkan sasaran ini menciptakan tujuan khusus terhadap kinerja sehingga dapat diukur. Selanjutnya diteliti kinerja aktual kemudian membandingkannya dengan tujuan yang ditetapkan sebelumnya. 21 Observasi, auditor dapat memulai tugasnya dengan mengamatai secara langsung atas aktivitas organisasi dalam perspektif manajemen SDM. Melalui pengamatan auditor dapat mengumpulkan data atau informasi serta mendeteksi apakah ada gejala penyimpangan atau kesenjangan yang bersifat kritis, signifikan sehingga memerlukan perhatian atau perubahan lebih jauh. 22 Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktifitas SDM. Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhkan perbaikan. Kritik dari karyawan menunjukkan tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Saran manajer mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka service yang lebih baik. 23 Kuesioner Kuesioner dapat memberikan jawaban yang lebih terbuka, dan memanfaatkan kuesioner untuk memperluas lingkup riset daripada wawancara tatap muka yang lebih menyita waktu, mahal dan sering hanya terbatas pada sedikit orang. 24 Analisis Dokumen Analisis dokumen SDM yang dapat dilakukan antara lain dengan meneliti berbagai dokumen terkait pengelolaan SDM perusahaan, seperti kebijakan umum tentang pengelolaan SDM, uraian dan spesifikasi jabatan, perhitungan kebutuhan tenaga kerja, SOP rekrutmen dan seleksi, evaluasi terhadap hasil pelatihan, formulir penilaian kerja,dan sebagainya. 25 Analisis Histori Analisis terhadap data histori dapat dilakukan dalam audit SDM,misalnya dengan membandingkan selection ratio untuk jabatan tertentu, tingkat kehadiran karyawan, atau jumlah jam pelatihan per-orang per-tahun selama beberapa tahun terakhir. 26 Survey Auditor juga dapat melakukan survey, misalnya untuk mengetahui tingkat kepuasan kerja karyawan atau survey terhadap manajer lini terhadap efektivitas departemen SDM dalam menjalankan fungsinya terkait pengelolaan SDM. 27 Eksperimen Audit SDM dapat juga dilakukan melalui eksperimen, misalnya dengan menerima calon karyawan yang hasil psiko tes nya kurang disarankan untuk menilai reliabilitas dan validitas alat tes yang digunakan. 28 Audit Pendahuluan Riview dan Pengujian Audit Lanjutan Pelaporan Tindak Lanjut 29 1. Audit pendahuluan, auditor menekankan kegiatan auditnya pada pencarian informasi latar belakang dan gambaran umum terhadap program/aktivitas SDM yang di audit. Informasi yang diperoleh ini nantinya digunakan oleh auditor untuk mengindentifikasi tujuan sementara audit, pengembangan kriteria, penyebab, dan akibat dalam proses audit. 30 2. review dan pengujian pengendalian manajemen atas program- program SDM, 1) tujuan dari program/akitivitas SDM harus dinyatakan dengan jelas dan tegas, 2) kualitas dan kuantitas dari SDM yang melaksanakan program kualifikasi dari SDM yang terlibat, 3) anggaran program, 4) pedoman/metode kerja, 5) spesifikasi dan deskripsi pekerjaan, 6) standar kinerja program. 31 3. Audit lanjutan, • dalam tahap ini auditor sudah harus mencari bukti auditinformasi atau data melalui berbagai cara seperti penelitian dokumen, wawancara atau observasi , • dilakukan analisis dan evaluasi ataus semua informasi atau data yang dikumpulkan, sehingga mempunyai kekuatan sebagai bukti audit. 32 4. Pelaporan, laporan hasil audit harus memuat informasi yang lengkap atau cukup, bersifat faktual, signifikan dan relevan, Informasi faktual adalah informasi yang merupakan fakta atau kebenaran yang didukung oleh bukti obyektif, Bukti obyektif adalah data apa adanya, sesuai kenyataan yang bisa dikaji untuk membuktikan kebenarannya, Informasi signifikan adalah informasi yang mengandung bobot atau nilai penting untuk ditindaklanjuti, Informasi relevan adalah informasi yang terkait dengan konteks organisasi atau perspektif manajeman SDM 33 Secara umum sistimatika laporan hasil audit SDM mencakup tiga hal: 1. Pendahuluan 2. Laporan Inti Temuan Audit 3. Penutup 34 Laporan Hasil Audit SDM bentuk narasi: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Judul Daftar Isi Ringkasan eksekutif Masalah Pokok (Tujuan audit, analisis, evaluasi dll) Kesimpulan dan saran Batang Tubuh berisi data, fakta, pandangan, alasan yang menjadi dasar kesimpulan dan saran 7. Sumber Data 8. Lampiran yang dianggap penting 35 Laporan Hasil Audit SDM bentuk tabel: 1. Uraian temuan 2. Bukti-bukti 3. Referensi 4. Skala kekritisan 5. Rekomendasi 36 5. Tindak Lanjut Hasil Audit SDM. Audit SDM dikatakan efektif bila permasalahan yang sudah ditemukan dan disampaikan kepada auditi telah ditindaklanjuti secara tuntas dan efektif Permasalahan dikatakan tuntas dan efektif bila tindaklanjut yang direalisasikan menghasilkan perbaikan yang mengandung nilai manfaat dan permasalahan yang sama tidak terulang lagi di kemudian hari . 37 Monitoring Tindak Lanjut Hasil Audit SDM: 1. Surat untuk mengingatkan, 2. Disposisi Direksi, 3. Bantuan kepada auditi, 4. Verifikasi Hasil Perbaikan. 38 39 Tiga persoalan pokok yang harus ditangani oleh unit pengelola SDM dalam kaitan dengan pelaksanaan tugasnya adalah: 1.Memperoleh tenaga kerja yang tepat 2.Mengembangkan kemampuan tenaga kerja yang bersangkutan 3.Meningkatkan produktivitas para pegawai 40 Ada lima indikator keberhasilan pengelolaan SDM: 1. Tingkat produktivitas. Semakin tinggi tingkat produktivitas semakin baik tingkat keberhasilan pengelolaan SDM. 2. Tingkat perputaran karyawan. Semakin rendah perputaran karyawan (turnover) berarti pengelolaan SDM semakin baik. Perputaran karyawan yang tinggi mengindikasikan adanya komponen dalam kesepakatan transaksi tersebut tidak dapat terpenuhi. 3. Tingkat mangkir. Semakin tinggi tingkat mangkir (absentism) berarti semakin rendah kualitas pengelolaan SDM. 4. Tingkat kepuasan. Tingkat kepuasan juga menjadi ukuran yang penting dalam pengelolaan SDM. 5. Tingkat kewargaan karyawan. Kewargaan karyawan (employee citizenship) merupakan ukuran seberapa jauh seorang karyawan menunjukan sikap dan perilakunya sebagai warga perusahaan yang baik. 41 42
