Daur Pengeluaran - Firdaus Indrajaya Tuharea

Daur Pengeluaran
Buku Nugroho Widjajanto
Bab XVI
DAUR PENGELUARAN

Proses pengadaan barang ataupun jasa oleh
perusahaan yang menimbulkan pengeluaran
sumberdaya, khususnya kas, bagi
perusahaan.


Pengadaan barang persediaan dan aktiva tetap
yang ditujukan untuk diolah ataupun dijual
Pembayaran gaji dan upah karyawan.
Manajemen Pembelian

Fungsi pembelian barang sebenarnya
berada dibawah atap fungsi logistik.

Fungsi Logistik :
Fungsi perencanaan dan pengendalian
aliran fisik barang yang mengalir ke
segenap bagian organisasi.
Tanggung Jawab Fungsi
Pembelian
1.
2.
3.
Menentukan kuantitas barang yang
akan dibeli secara tepat.
Menentukan waktu penerimaan barang
yang tepat
Menentukan rekanan pemasok barang
tepat.

Penentuan kuantitas pembelian dan titik pemesanan
kembali dilakukan untuk mencapai keseimbangan
yang optimal antara tiga faktor berikut:




Jumlah barang yang dipesan
Biaya pengelolaan barang, dan
Risiko kelangkaan barang
Untuk menghitung keseimbangan yang optimal,
diperlukan:



Penetapan tiga faktor diatas secara kuantitatif
Adanya estimasi kebutuhan barang untuk periode mendatang,
dan
Penetapan jangka waktu mulai saat barang dipesan sampai
barang diterima
Tujuan Proses Pembelian

Menyediakan sumberdaya yang diperlukan
organisasi perusahaan dengan cara yang
efisien dan efektif.



Melaksanakan pembelian dari rekanan yang andal
Membeli barang dengan kualitas yang baik sesuai
dengan yang diinginkan
Memperoleh barang dengan harga yang pantas




Hanya membeli barang yang disetujui dan sesuai
dengan tujuan perusahaan
Mengelola barang secara sehat sehingga selalu
tersedia manakala dibutuhkan perusahaan
Hanya menerima barang yang dipesan, dan harus
menerima semua barang yang dipesan.
Menerapkan pengendalian barang yang disimpan
dan diterima secara sehat untuk menghindari
berbagai kemungkinan yang merugikan.
Informasi untuk bagian pembelian

Pembelian memerlukan berbagai informasi
yang diperlukan untuk mengestimasi
kebutuhan barang untuk periode mendatang
dan leadtime dapat diperoleh dari sistem
informasi formal perusahaan.
 Pada perusahaan dagang, kebutuhan periode
mendatang dapat diestimasi dengan
menggunakan teknik prakiraan.
 Teknik prakiraan adalah teknik untuk
memprakiraan kuantitatif penjualan dimasa
yang akan datang berdasrkan data historis
penjualan dimasa lalu.

Biaya Pengolahan Persediaan.
semua biaya yang terpengaruh oleh kuantitas
barang persediaan.



Biaya peluang atas dana yang tertanam dalam
persediaan
Biaya incremental atas kerusakan,
kehilangan,susut, aus, dan usung atas barang
Biaya asuransi, pajak dan sewa atau penggunaan
gudang.
Penentuan Rekanan
Harga yang ditawarkan
 Keandalan rekanan tersebut dalam
memenuhi kesepakatan pengadaan
barang
 Tampilan dan citra produk yang
ditawarkan, dan
 Kualitas barang.

Transaksi akuntansi dan pencatatan
pembelian

Transaksi pembelian jika perusahaan
menggunakan perpectual
Persediaan bahan baku
Hutang dagang

xxx
xxx
Transaksi pembelian jika perusahaan
menggunakan sistem periodik
Pembelian
Utang dagang
xxx
xxx

Retur dan potongan pembelian
Utang dagang
xxx
Retur dan potongan

xxx
Dari hasil perhitungan fisik setiap periode
Persediaan (akhir)
Harga pokok penjualan
Pembelian
Persediaan (awal)
xxx
xxx
xxx
xxx
Master File Proses Pembelian
1.
2.
3.
4.
Master file persediaan
Master file utang dagang
Master file pembelian yang masih
terbuka, dan
Master file riwayat rekanan
Master File Persediaan
Dalam sistem akuntansi manual,
tanggung jawab master file persediaan
ada dibawah bagian akuntansi.
 Sedangkan berbasis data elektronik
master file persediaan berada dibawah
bagian pengolahan data.
 Dalam sistem manual, catatan
persediaan disenggarakan dalam kartukartu barang seperti nampak digambar.

Dalam sistem pengolahan data
elektronik, file persediaan dapat
disimpan dalam electronic media.
 Input yang digunakan untuk mengupdate
master file persediaan




Penerimaan barang dari rekanan
Pengeluaran bahan baku ke bagian produksi
atau pabrik
Order pembelian, sepanjang master file itu juga
memuat catatan pengadaan barang dalam
perjalanan

Output master file persediaan




Laporan posisi persediaan
Laporan penyimpangan mengenai unsur-unsur
barang yang memiliki aktivitas tertinggi dan
terendah
Dokumen permintaan pembelian untuk barangbarang yang bersaldo rendah
Dokumen pesanan pembelian sebagai output hasil
samping pada saat file persediaan dimutakhirkan.
Master File Hutang Dagang

Isi master file hutang dagang pada
umumnya adalah sebagai berikut :
Nomor kode rekanan atau kreditur
 Nama dan alamat rekanan
 Jumlah utang dagang
 Total diskon


Dalam sistem manual, file utang dagang terdiri
dari kartu-kartu buku pembantu utang dagang,
dimana masing-masing kartu itu memuat
catatan(record) dari voucher-voucher yang
harus dibayar.
 Input untuk master file utang dagang


Voucher pengeluaran dan
Memo debet

Output yang dihasilkan master file utang
dagang
Cek untuk pembayaran faktur dari rekanan
 Ikhtisar kebutuhan dana dalam jangka
pendek

Master File Pembelian Yang
Masih Terbuka
Pesanan pembelian yang barangnya
belum diterima seluruhnya oleh
perusahaan.
 Input utama

Pesanan-pesanan pembelian yang baru
dikirimkan kepada pelanggan,dan
 Laporan penerimaan barang yang dipesan.


Output utama yang dihasilkan
Jadwal kebutuhan pengeluaran kas jangka
pendek dan
 Daftar pesanan yang penyerahannya telah
lewat waktu.

Master File Riwayat Rekanan


Catatan mengenai rekanan termasuk kinerjanya
dalam memenuhi kebutuhan pasokan barang dan jasa
keperusahaan.
Master file ini memuat data :









Nama dan alamat
Syarat-syarat pengiriman barang yang disepakati dengan rekanan
termasuk jenis angkutan yang digunakan
Catatan mengenai hasil-hasil kesepakatan dan realisasinya dengan
rekanan
Penawaran harga yang diminta
Pesanan yang diserahkan kepada rekanan dalam tahun berjalan
Pengiriman barang yang terlambat diterima
Pengiriman barang yang cepat diterima
Pengiriman barang yang ditolak karena kualitasnya tidak memenuhi
syarat dan
Pengiriman barang yang kulitasnya tidak sesuai dengan pesanan
PERMINTAAN PEMBELIAN
Sistem pengolahan data pembelian
berbasis manual
Sistem pengolahan data pembelian
berbasis komputer

Pengolahan data dilaksanakan oleh suatu unit organisasi khusus,
yaitu bagian pengolahan data elektronik.

Proses tersebut berawal dari pengumpulan berbagai dokumen
transaksi persediaan dan perhitungan total kelompok. Dalam hal
ini semua transaksi persediaan diintegrasikan dan proses
bersama-sama. Angka-angka kontrol untuk setiap kelompok
meliputi angaka-angka :






Record counts dari jumlah transaksi
Record counts dari jumlah transaksi penerimaan
Record counts dari jumlah transaksi pengeluaran,
Hash total dari kode angka persediaan dari seluruh transaksi
Jumlah unit persediaan yang dikeluarkan
Jumlah unit persediaan yang diterima.
Sistem pengolahan data pembelian
berbasis komputer