2.2.3.2 Strategi Public Relations
advertisement
BAB 2 KAJIAN PUSTAKA 2.1 Penelitian Sebelumnya (State of the Art) Penelitian ini menggunakan jurnal penelitian yang ada sebelumnya sebagai acuan penelitian. Hal ini dilakukan untuk memperkaya teori dalam mengkaji penelitian ini. Pada penelitian sebelumnya tidak ditemukannya penelitian dengan judul yang sama dengan penelitian ini. Berikut jurnal yang terkait dengan penelitian ini: Tabel 2.1 Penelitian Pendahuluan (State Of The Art) Nama Peneliti Judul Penelitian Hasil Penelitian Kirana Ambarwati Peran dan Strategi Peran (2009) Public dan fungsi Relations signifikan humas dalam sangat mendukung dalam Membangun manajemen mencapai tujuan perusahan Citra (Studi melalui manajemen komunikasinya. Deskriptif Pada PT Persamaannya dengan penelitian ini (Persero) Pura Angkasa adalah membahas mengenai strategi I Cabang Kantor public relations. Bandar Perbedaannya dengan penelitian adalah, Udara Internasional dalam penelitian sebelumnya strategi Adisucipto) public relations di terapkan disaat perusahaan mengalami masalah yang dapat menurunkan nama baik perusahaan Sedangkan, dalam penelitian ini strategi public relations digunakan untuk membangun citra perusahaan melalui special event . Siti (2011) Khadijah STRATEGI public relations dikaitkan PUBLIC perannya RELATIONS media. Media merupakan penghubung DALAM komunikasi dan informasi antara public MEMBANGUN Relations CITRA internal dan eksternal perusahaan. 5 dalam sering kepada hubungan dengan stakeholders baik 6 Nama Peneliti Judul Penelitian PERUSAHAAN (Studi Hasil Penelitian Keberhasilan pekerjaan public relations Deskriptif dalam Membangun Hubungan memperoleh publisitas dapat diperoleh dari hubungan yang harmonis Baik dengan media. Tidak dapat dipungkiri, Dengan Media bahwa peran media sangat vital dalam Dalam Upaya publisitas dan pencitraan dimata publik. Meningkatkan Citra Hubungan Perusahaan) yang sifatnya simbiosis mutualisme kepada media perlu dibangun. Media memanfaatkan relasinya dengan public relations untuk memperoleh informasi perusahaan yang up to date, original, dan akurat serta dapat dipertanggung jawabkan. Hubungan yang saling menguntungkan akan memiliki dampak positif bagi public relations dan media. Melalui media relations citra positif perusahaan dapat dibangun. Persamaannya dengan penelitian ini adalah membahas mengenai strategi public relations. Perbedaannya adalah dalam penelitian sebelumnya lebih memfokuskan pada media relation, sedangkan dalam penelitian ini lebih memfokuskan pada strategi public relations -nya. Gita (2014) Aprinta Strategi Public Cyber Konsep dari cyber public relations Relations adalah sentuhan kedinamisan dalam dalam Pembentukan berkomunikasi dengan menggunakan Citra yang memungkinkan Pendidikan Swasta Institusi media online Tinggi praktisi merancang public relations pengalaman untuk dengan 7 Nama Peneliti Judul Penelitian Hasil Penelitian publiknya secara lebih personal dan interaktif, sehingga dengan demikian akan memunculkan intepretif individu dari publik yang terlibat. Beberapa kelebihan dari cyber public relations adalah, kemudahan untuk mendesain dan mengirimkan menantang pesan, untuk jauh dapat lebih membina hubungan dengan orang- orang yang terkoneksi dengan teknologi, sekaligur mengintensifkan dan mempercepat pencarian makna (Naisbitt J., Naisbitt, N. & Philips, 2001, p.9). Pencarian makna secara personal inilah yang kemudian akan membantu publik untuk dapat mempersepsikan citra positif institusi pendidinkan swasta. Sebagaimana disebutkan di atas bahwa strategi cyber merupakan public strategi mengedepankan relations PR yang penggunaan media online dalam publikasinya dan untuk menjalin sebuah hubungan dengan publik perusahaan. Publik sebuah perguruan tinggi terkait erat dengan masyarakat, mahasiswa, orang tua, pemerintah, dan stakeholders lainnya. Mahasiswa merupakan salah satu aset bagi perguruan keberlangsungan tinggi hidup untuk institusinya. Strategi selanjutnya yang bisa digunakan adalah pemanfaatan social media. 8 Nama Peneliti Judul Penelitian Hasil Penelitian Persamaannya dengan penelitian ini adalah membahas mengenai strategi public relations Perbedaannya adalah dalam penelitian sebelumnya lebih memfokuskan pada media relation, sedangkan dalam penelitian ini lebih memfokuskan pada strategi public relations -nya. Dustin W. Supa The (2014), Global Inquiry Media Journal Academic Dalam jurnal ini dijelaskan bahwa media of Media relations Relations as both a public Tactical Strategic merupakan relations¸ fungsi setiap strategi organisasi and memiliki tujuan yang berbeda dalam Function media relations, namun media relations of Public Relations menjadi kunci yang efektif dan media relations menjadi alat untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Avnish Sharma, Sustaining Peran public relations dalam sebuah Aneesya Sharma, Corporate Identity perusahaan harus dapat menghantarkan Vishnupriya Through Better pesan tentang perusahaan baik itu Sharma Institute Public Relations produk maupun service brand. of Business Persamaan dengan penelitian ini, public Management, relations sama-sama berfungsi sebagai GLA, University, komunikator Mathura, perusahaan. (2013) INDIA Perbedaannya Dalam (penyampai dengan penelitian pesan) penelitian ini, ini lebih memfokuskan pada Corporate Identity nya sementara dalam penelitian, lebih fokus kepada Strategi public relations membangun citra secara keseluruhan. 9 2.2 Landasan Konseptual 2.2.1 Komunikasi Komunikasi atau Communication berasal dari bahasa latin “Communis”. Communis dalam bahasa inggrisnya “Common” berarti sama. Jadi, apabila kita berkomunikasi, berarti bahwa kita berada dalam keadaan berusaha untuk menimbulkan suatu persamaan (commonness) dalam hal sikap dengan seseorang. Jadi, pengertian komunikasi adalah sebagai proses menghubungi atau mengadakan perhubungan (Rosmawati, 2010) Lain lagi Menurut Harold Laswell, definisi komunikasi dapat diturunkan menjadi lima unsur yang saling bergantungan satu sama lain, unsur-unsur komunikasi tersebut yaitu : sumber (sources) adalah pihak yang berinisiatif atau mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi, pesan (message) adalah apa yang dikomunikasikan oleh sumber kepada penerima, saluran (media) adalah alat atau wahana yang digunakan sumber untuk menyampaikan pesannya kepada penerima, penerima (receiver) adalah orang yang menerima pesan dari sumber dan yang terakhir adalah umpan balik (feedback) adalah apa yang terjadi pada penerima setelah ia menerima pesan tersebut, misalnya penambahan pengetahuan, terhibur, perubahan sikap, perubahan keyakinan, perubahan perilaku dan sebagainya. (Mulyana, 2009) Salah satu definisi komunikasi lainnya Menurut Robert D. Ross, beliau mengungkapkan bahwa: “Communication is an important tool of the public relations function. Public recognition and acknowledgment of performance require communication to effectively bring the good performance to attention of the public, which is another very important purpose of the public relations functions” Pengertian dari diatas adalah bahwa komunikasi merupakan alat yang penting dalam fungsi public relations. Publik mengakui dan menghargai suatu kinerja yang baik dalam kegiatan komunikasi secara efektif, dan sekaligus kinerja yang baik tersebut untuk menarik perhatian publik serta tujuan penting yang lainnya dari fungsi public relations. (Ruslan, 2012) Berdasarkan komponen tersebut, di dalam penelitian ini dapat di simpulkan bahwa komunikasi adalah sebagai sebuah proses penyampaian suatu pesan sehingga pesan yang disampaikan oleh sender atau pengirim 10 pesan dapat diterima dengan baik oleh receiver atau penerima pesan. Bila dikaitkan oleh penelitian ini adalah pentingnya suatu komunikasi yang dilakukan oleh public relations PT IT Group Indonesia kepada customer, karena dengan adanya komunikasi yang baik maka hubungan antara perusahaan dengan customer pun juga akan berjalan dengan baik. 2.2.2 Komponen Komunikasi Komponen komunikasi adalah hal-hal yang diperlukan agar komunikasi dapat berjalan dengan baik dan efektif. Setiap komponen komunikasi ini mempunyai peranannya masing-masing. Komponen komunikasi menurut Joseph Dominick (Morrisan, 2013) adalah: 1. Sumber (komunikan) Kegiatan komunikasi berawal dari komunikator sebagai sumber informasi yang dapat berupa individu, kelompok atau organisasi. Komunikator menyampaikan gagasan, ide dan pikirannya kemudian disampaikan kepada yang menerima pesan. 2. Encoding Encoding merupakan kegiatan yang dilakukan oleh pengirim pesan untuk menerjemahkan ide dan pikirannya ke dalam bentuk yang lebih mudah diterima oleh penerima pesan. 3. Pesan Pesan merupakan informasi yang disampaikan oleh komunikator ke komunikan dengan harapan terjadi perubahan sikap dan perilaku. Pesan adalah hasil dari encoding yang dapat diterima oleh panca indra. 4. Saluran (media) Saluran yang digunakan dalam menyampaikan pesan, bisa melalui panca indra maupun menggunakan media massa. Saluran terbagi menjadi dua yaitu saluran formal yang bersifat resmi dan saluran informal yang bersifat tidak resmi. 5. Decoding Decoding merupakan awal dari pernerimaan pesan dan merupakan kegiatan untuk menerjemahkan pesan ke dalam bentuk yang memiliki arti bagi penerima. 11 6. Penerima (komunikan) Penerima pesan adalah target sasaran yang menerima pesan atau informasi yang disampaikan. Penerima pesan dapat berupa individu, kelompok atau organisasi. 7. Umpan balik (efek) Efek merupakan hasil tanggapan atau respon dari penerima terhadap pesan yang disampaikan. Respon ini bisa berupa sikap atau tingkah laku seseorang. Apakah sudah sesuai dengan tujuan dilakukannya komunikasi tersebut atau belum. 8. Gangguan Gangguan dapat diartikan sebagai sesuatu yang mengintervensi proses pengiriman pesan. Berdasarkan definisi di atas penulis mengambil kesimpulan yang apabila dikaitkan dengan penelitian ini adalah pentingnya suatu komunikasi yang dilakukan oleh public relations PT IT Group Indonesia kepada customer dengan memperhatikan komponen komunikasi yang terdiri dari : sumber, encoding , pesan, media, decoding, penerima, umpan balik, dan juga gangguan. Ke empat komponen tersebut merupakan point yang sangat penting ketika perusahaan melakukan sebuah kegiatan komunikasi agar apa yang ingin disampaikan oleh perusahaan kepada customer dapat tersampaikan dengan sempurna. 2.2.3 Public relations Pada zaman ini tentu setiap orang menginginkan hubungan komunikasi yang terjalin baik yang terus ingin dibina. Dalam membina hubungan baik tentu ada hal yang akan saling mempengaruhi dan hal tersebut sudah termasuk ke dalam kegiatan Public relation. Sedangkan menurut (Scott M Cutlip, Allen H.Center dan Glen M.Broom 2011) mendefinisikan Public Relations sebagai berikut, Public Relations is the management function which evaluate public attitudes, identifies the policies and procedures of an individual or an organization with the public interest, and plans an excutes a program of action to earn public understanding an acceptances. 12 Pengertian public relations menurut Dr. Rex F. Harlow (Nova, 2009) adalah fungsi manajemen yang khas yang membantu pembentukan dan pemeliharaan garis komunikasi dua arah, saling pengertian, penerimaan, dan kerja sama antara organisasi dan masyarakatnya membantu manajemen untuk selalu mendapatkan informasi dan merespon pendapat umum, mendeifinisikan dan menekankan tanggung jawab manajemen dalam melayani kepentingan masyarakat, membantu manajemen mengikuti dan memanfaatkan perubahan dengan efektif, berfungsi sebagai sistem peringatan awal untuk membantu mengantisipasi krisis, dan menggunakan riset serta komunikasi yang logis dan etis sebagai sarana utamanya. Scott M. Cutlip, Allen H. Center dan Glen M. Broom yang dikutip oleh (Kustadi Suhandang, 2012) mendefinisikan public relations adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut. Seperti yang dikutip dalam jurnal Davis pengertian public relations adalah salah satu bentuk komunikasi yang bertujuan menciptakan kerja sama dan hubungan yang harmonis antara suatu lembaga/perusahaan dengan publik, baik publik internal maupun eksternal. PR didefinisikan sebagai manajemen komunikasi antara suatu organisasi dan publiknya. Secara detail, PR didefinisikan sebagai komunikasi yang dilakukan oleh suatu organisasi dengan orang-orang yang berkepentingan guna mendapatkan perhatian mereka dengan menggunakan cara-cara yang menguntungkan. Dengan demikian, kedudukan PR dalam suatu lembaga atau perusahaan adalah sebagai suatu organisasi yang berfungsi sebagai metode untuk membangun kepercayaan publik. Berdasarkan definisi di atas penulis mengambil kesimpulan yang apabila dikaitkan dengan penelitian ini bahwa public relations adalah fungsi manajemen yang mempengaruhi masyarakat agar perusahaan memiliki citra yang positif selain itu juga public relations itu sendiri merupakan bentuk komunikasi yang bertujuan untuk menciptakan kerja sama yang baik serta hubungan yang harmonis antara perusahaan dengan public. 13 2.2.3.1 Proses Public Relations Menurut Cutlip-Center-Broom (Morissan, 2010), praktisi public relations professional dalam melaksanakan program humas harus terdiri dari empat langkah kegiatan pemecahan masalah. Keempat langkah itu adalah : 1. Menentukan masalah (defining the problem): merupakan langkah awal kegiatan pemecahan masalah, misalnya kegiatan untuk mengawasi pengetahuan/pendapat dan tingkah laku dari masyarakat atau pihak-pihak yang akan dipengaruhi oleh perusahaan. Langkah awal ini termasuk mengumpulkan informasi/data yang nantinya digunakan oleh Public Relations untuk menjadi acuan selanjutnya. 2. Perencanaan dan penyusunan program (planning and programming). Adalah ketika praktisi Public Relations mulai menentukan penyusunan program, tujuan, tindakan, dan strategi komunikasi yang digunakan. 3. Melakukan tindakan dan berkomunikasi (taking action and communicating). Adalah ketika penyusunan program pada sebelumnya direalisasikan/dikomunikasikan sesuai arah tujuan yang diinginkan. 4. Evaluasi program (evaluating the program). Yaitu ketika praktisi Public Relations melakukan perbandingan apakah hasil yang diraih sudah sesuai dengan tujuan yang diharapkan saat pembuatan program. Berdasarkan definisi di atas penulis mengambil kesimpulan yang apabila dikaitkan dengan penelitian ini bahwa praktisi public relations professional dalam melaksanakan program humas harus terdiri dari empat langkah kegiatan pemecahan masalah yaitu defining the problem, planning and programming, taking action and communicating, dan yang terakhir evaluating the program. Yang dimana keempat langkah tersebut merupakah faktor penunjang penting yang dilakukan oleh seorang public relations sebuah perusahaan agar dapat mengetahui apa sajakah kekurangan dari setiap 14 program yang telag dilaksanakan sebagai acuan juga pembelajaran terhadap penerapannya di program selanjutnya. 2.2.3.2 Strategi Public Relations Strategi public relations menurut Ahmad S. Adnanputra, presiden Institut Bisnis dan Manajemen Jayakarta, seperti dikutip oleh (Rosady Ruslan, 2010) mengatakan pengertian strategi public relations adalah alternatif yang optimal yang dipilih untuk ditempuh guna mencapai tujuan public relations dalam kerangka suatu rencana public relations. Kesimpulan dari strategi public relations adalah langkahlangkah yang dilakukan public relations pada program yang bertujuan untuk kemajuan perusahaan. Karena kemajuan perusahaan adalah tujuan dari setiap perusahaan.Strategi Public Relation atau yang lebih dikenal dengan bauran Public Relation, adalah sebagai berikut (Rosady Ruslan, 2008) 1. Publications, setiap fungsi dan tugas public relations adalah menyelengarakan publikasi atau menyebarluaskan informasi melalui berbagai media tentang aktivitas atau kegiatan perusahaan atau organisasi yang pantas untuk diketahui oleh publik. Dalam hal ini, tugas public relations adalah menciptakan berita untuk mencari publisitas melalui kerjasama dengan pihak pers/wartawan dengan tujuan menguntukan citra lembaga atau organisasi yang diwakilinya. 2. Event, Merancang sebuah event yang bertujuan untuk memperkenalkan produk dan layanan perusahaan, mendekatkan diri ke publik dan lebih jauh lagi dapat mempengharui opini publik. Berikut beberapa jenis event; a. Calander Event, diselenggarakan meliputi pada kegiatan waktu rutin tertentu, yang seperti menyambut hari raya Idul Fitri, Natal dan Tahun baru serta hari ulang tahun dan sebagainya. b. Spesial Events, event atau acara ajang yang sifatnya khusus dana dilaksanakan pada moment tertentu diluar 15 acara rutin dari program kerja PR, seperti peluncuran produk baru, pembukaan kantor, pabrik baru, jalan baru, gedung baru, dan sebagainya. c. Momment Event, event atau acara yang bersifat momentum atau lebih khusus lagi, misalnya menyambut pesta perak, pesta emas, pesta berlian, hingga menghadapi millennium. 3. News (menciptakan berita), berupaya menciptakan berita melalui press release, news letter, bulletin dan lain-lain. Untuk itulah seorang PR harus mempunyai kemampuan menulis untuk menciptakan publisitas. 4. Community involvement (kepedulian pada komunitas), kerterlibatan tugas sehari-hari seorang PR adalah mengadakan kontak sosial dengan kelompok masyarakat tertentu guna menjaga hubungan baik dengan pihak organisasi atau lembaga yang diwakilinya. 5. Inform or image (memberitahukan atau meraih citra), ada dua fungsi utama dari PR, yaitu memberikan informasi kepada public atau menarik perhatian, sehingga diharapkan dapat memperoleh tanggapan berupa citra positif. 6. Lobbying and negotiation, keterampilan untuk melobi melalui pendekatan pribadi dan kemampuan bernegosiasi sangat diperlukan bagi seorang PR. Tujuan lobi adalah untuk mencapai kesepakatan atau memperoleh dukungan dari individu dan lembaga yang berpengaruh terhadapan kelangsungan bisnis perusahaan. 7. Social Responsibility, memiliki tanggung jawab social dalam aktifitas PR menunjukan bahwa perusahaan memiliki keperdulian terhdap masyarakat. Hal ini akan meningkatkan citra perusahaan di mata publik. Saat ini banyak perusahaan menjadikan kegiatan social sebagai aktifitas yang harus dilakukan. Bentukanya beragam seperti peduli banjir, memberikan beasiswa, santunan anak yatim, pengobatan gratis, dan masih banyak kegiatan lainnya. 16 Dari sekian banyak strategi public relations maka penulis akan fokus terhadap dua strategi public relations yaitu Event yang di khususkan pada special event karena event yang diadakan kali ini oleh PT IT group Indonesia khusus untuk customer PT IT Group Indonesia dan Image karena ke dua strategi tersebut sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh penulis. 2.2.3.3 Fungsi Public Relations Fungsi Humas Fungsi dalam Bahasa Inggris yang berarti functions, bersumber pada perkataan bahasa latin, functio, yang berarti penampilan, perbuatan pelaksanaan atau kegiatan. Fungsi public relations officer (PRO) dalam konsepnya ketika menjalankan tugas dan operasionalnya, baik sebagai komunikator dan mediator, maupun organisator, menurut Onong Uchjana Effendy dalam (Ruslan, 2012), adalah sebagai berikut: 1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi. 2. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik internal dan publik eksternal. 3. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari organisasinya kepada publiknya dan menyalurkan opini publik kepada organisasi. 4. Melayani publik dan menasihati pimpinan organisasi demi kepentingan umum. 5. Operasionalisasi dan organisasi public relations adalah bagaimana membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya, untuk mencegah terjadinya rintangan psikologis, baik yang menimbulkan dari pihak organisasi maupun dari pihak publiknya Berdasarkan ciri khas Humas, menurut pakar public relations International Cutlip, Center and Canfield dalam (Ruslan, 2010), fungsi public relations dapat dirumuskan sebagai berikut : 17 1. Menunjang aktifitas utama manajemen dlam mencapai tujuan bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga/organisasi) 2. Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan publiknya yang merupakan khalayak sasaran. 3. Mengindentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap badan/organisasi yang diwakilinya atau sebaliknya. 4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran kepada pimpinan manajemen demi tujuan dan manfaat bersama. 5. Menciptakan komunikasi dua arah timbak balik dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan / organisasi ke publiknya, demi tercapainya citra positif kedua belah pihak. Berikut adalah Fungsi Aktivitas PR yang dikemukakan oleh Rosady Ruslan (2005) dalam (Suparmo, 2011) : 1. Communicator Kemampuan sebagai communicator adalah segala kemampuan yang terkait secara langsung maupun tidak langsung dengan media cetak, elektronik, tatap muka, lisan dan lainnya. Selain itu juga kemampuan untuk bertindak sebagai mediator dan persuader. 2. Relationship Kemampuan di bidang relationship adalah kemampuan PR membangun hubungan yang positif antara organisasi/perusahaan/instansi yang diwakilinya dengan publik internal dan publik eksternal. PR juga berupaya menciptakan saling pengertian, kepercayaan, dukungan kerja sama dan toleransi di antara kedua belah pihak tersebut. 3. Back-up Management management adalah Kemampuan kemampuan sebagai untuk back-up melaksanakan dukungan manajemen atau menunjang kegiatan lain, seperti bagian manajemen promosi, pemasaran, operasional dan personalia. 4. Good Image Maker Kemampuan sebagai good image maker adalah kemampuan menciptakan citra atau publikasi yang 18 positif. Kemampuan ini merupakan prestasi, 7 reputasi dan sekaligus menjadi tujuan utama manajemen kehumasan organisasi/perusahaan/instansi. 5. Creator Kemampuan sebagai creator adalah kemampuan yang terkait dengan kewajiban PR menciptakan berbagai macam program organisasi/perusahaan/instansi sesuai dengan tujuan dan sasarannya. 6. Conceptor Kemampuan sebagai conceptor adalah kemampuan yang terkait dengan tugas PR menyusun dan menuliskan berbagai macam naskah yang diperlukan organisasi/perusahaan/instansi sesuai dengan writing skill-nya 7. Problem Solver Kemampuan sebagai problem solver adalah kemampuan PR sebagai bagian dari tatanan dan jajaran di dalam organisasi/perusahaan/instansi serta turut bertanggung jawab memecahkan berbagai masalah yang dihadapi. Berdasarkan definisi di atas penulis dapat di kaitkan dengan penelitian yaitu PT IT Group Indonesia telah menjalankan fungsi Public Relations berdasarkan oleh (Suparmo, 2011) yaitu communicator, relationship, backup management, good image maker,creator, conceptor, and problem solver. Dimana Divisi public relations perusahaan menjalankan ke empat hal tersebut dalam special event yang di adakan untuk mencapai tujuan utamanya yaitu membangun citra perusahaan. 2.2.3.4 Kegiatan Public Relations Menurut Fayol kegiatan dan sasaran PR adalah: (Ruslan, 2012) 1. Membangun identitas dan citra perusahaan Dengan menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif. Cara lain adalah dengan mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak. 19 2. Menghadapi krisis public relations akan berhadapan dengan krisis dan dituntut untuk menghadapinya dan memperbaikinya dengan membentuk manajemen krisis dan PR recovery of image. 3. Mempromosikan aspek kemasyarakatan Dengan cara mempromosikan hal-hal yang menyangkut kepentingan publik seperti kampanye anti kekerasan, obat-obat terlarang dan sebagainya. Berdasarkan definisi di atas penulis dapat di kaitkan dengan penelitian yaitu kegiatan public relations yang dilakukan oleh peneliti ada membangun identitas dan citra perusahaan. Bagaimana dengan adanya penerapan strategi public relations yang diterapkan oleh divisi public relations PT IT Group Indonesia tersebut dapat membangun identitas serta citra perusahaan di mata customer yang memang kerjasamanya sedang terjalin. Kegiatan public relations oleh PRSA diuraikan sebagai berikut: 1. Programming PR sebagai programming berarti menganalisa masalah dan kesempatan, mendefinisikan merekomendasikan serta tujuan kegiatan dan perencanaan. publik, Dalam programming PR juga dapat bertugas dalam merencanakan dan menghitung anggaran. 2. Relationships Seorang PR juga harus mampu membina hubungan baik dengan pihak manajemen maupun kolega internal dan eksternal. Hubungan baik dengan pihak eksternal juga termasuk di antaranya hubungan dengan media, investor, pemimpin komunitas, pemerintah, institusi pendidikan dan lainnya. 3. Writing dan editing Dalam praktiknya, PR akan banyak berkomunikasi dengan massa yang lebih besar, oleh sebab itu diperlukannya kata-kata 20 tertulis sebagai alat penting dalam membuat laporan, news release, booklets, pidato dan alat komunikasi lainnya. 4. Information Tugas PR lainnya adalah menyebarkan informasi melalui berbagai media. Oleh sebab itu PR juga harus mengerti bagaimana cara bekerja masing-masing media yang akan ia gunakan, spesialisasi area dan ketertarikan editor dari media tersebut. 5. Production Berbagai publikasi, special reports, film dan program multimedia adalah cara yang penting dalam berkomunikasi. Praktisi PR dalam kegiatannya hendaknya dapat mengerti beberapa teknik-teknik penting yang nantinya akan membantu dalam perencanaan dan tugasnya. 6. Special Events Goldblatt mendefinisikan special events adalah situasi istimewa yang dirayakan dengan rangkaian upacara atau perayaaan dan ritual untuk mendapatkan kepuasan atas kebutuhan tertentu. (Pudjiastuti, 2010). Yaverbaum mengemukakan special events adalah media publisitas yang efektif karena dapat membantu memasarkan perusahaan dan produk jasa kepada publik, sangat bersifat promosi, serta mampu mendapatkan publisitas banyak dari pihak media massa. Pengertian special events menurut Macnamara adalah sebuah ajang yang biasanya dilaksanakan untuk mendapatkan perhatian dari media, klien, perusahaan atau produk. (Pudjiastuti, 2010) Jadi special events adalah sebuah ajang yang dilaksanakan secara khusus dan terencana dengan tujuan mendapatkan perhatian baik dari media maupun publik. news conference, convention exhibits dan special showing, fasilitas baru dan anniversary celebration, kontes dan program award, tour dan special meeting adalah beberapa aktivitas yang termasuk dalam special events yang bertujuan untuk menarik perhatian dan penerimaan publik. 21 Berikut adalah elemen-elemen dari special events menurut Lesly adalah pertanyaan- pertanyaan dasar yang dikembangkan yakni: 1. What? Nama special events, jangkauan acara, budget, dan elemen program 2. Why? Tujuan dan objektif diadakan special events 3. When? Jadwal kegiatan atau special events lengkap dengan perhitungan waktu disertai dengan deadline untuk setiap detil kegiatan (tanggal dan jam). 4. Where? Lokasi geografis acara, fasilitas, termasuk fasilitas dengan setiap detil-detil yang terhubung 5. Who? Siapa yang akan terlibat dalam special events, baik target audiens, pengisi acara dan panitia 6. How? Bagaimana pelaksanaan acara sampai selesai. Special events dibuat untuk menyampaikan cerita public relations dan mempengaruhi opini publik. Cerita inilah yang nantinya akan disebarluaskan melalui media dan akan diketahui oleh publik luas. Menurut Ruslan tujuan pelaksanaan special events tidak hanya untuk menghibur masyarakat tetapi mencapai tujuan perusahaan yaitu: (Pudjiastuti, 2010) 1. Awareness, meningkatkan pengetahuan khalayak terhadap perusahaan atau produk yang ditampilkan. 2. Memperoleh publikasi yang positif melalui komunikasi timbal balik. 3. Menunjukkan niat baik dari perusahaan atau produk yang diwakili sekaligus memberikan citra positif kepada masyarakat sebagai publik sasaran. 4. Mempertahankan penerimaan masyarakat. 5. Speaking PR seringkali bekerja dengan komunikasi face to face. Menyampaikan pidato adalah salah satu kegiatan yang memerlukan kepintaran berbicara. 22 6. Research and Evaluation PR harus mampu melakukan riset dan evaluasi karena seluruh pekerjaan PR berdasarkan kepada penelitian. Riset terhadap isu, organisasi, publik, kesempatan, ancaman dan sebagainya. Hasil riset ini nantinya mempengaruhi tujuan program PR dan strateginya. Menurut jurnal karya Eka Putra Tarsih yang berjudul public relations strategi dan taktik , kegiatan public relations adalah kegiatan yang ditujukan untuk publiknya, berdasarkan jenis publiknya kegiatan Public Relations terbagi menjadi dua yaitu : 1. Eksternal public relations Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan keharusan yang mutlak, karena perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan yang lain. Salah satunya dengan melakukan komunikasi dengan publik eksternal secara informative dan persuasif, informasi yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan sempurna berdasarkan fakta yang sebenarnya. Masalah yang perlu dipecahkan dalam dalam kegiatan eksternal public relations meliputi produksinya, bagaimana memperkenalkan memperluas pasar produksinya bagi kepada masyarakat, mendapatkan penghargaan dan penerimaan dari publik maupun masyarakat, memelihara hubungan baik dengan pemerintah, mengetahui sikap dan pendapat publik. Tindakan-tindakan eksternal public relations yaitu: a. Menganalisis dan menilai sikap dan opini publik yang menanggapi kebijaksanaan pimpinan perusahaan dalam menggerakan pegawainya. b. Mengadakan koreksi dan saran kepada pimpinan perusahaa, terutama kegiatan yang mendapat sorotan dari publik. c. Mempersiapkan bahan-bahan penjelasan yang jujur dan objektif. penerangan dan 23 d. Mengadakan penelitian tentang kebutuhan, kepentingan dan selere publik akan barang-barang yang dihasilkan perusahaan. Melalui kegiatan eksternal ini, dengan begitu maka akan tercipta hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publik eksternalnya, sehingga dapat menimbulkan citra baik dimata publiknya. 2. Internal public relations Kegiatan internal public relations merupakan kegiatan yang ditujukan untuk publik internal perusahaan. Publik internal adalah keseluruhan elemen yang berpengaruh secara langsung dalam keberhasilan perusahaan. Kegiatan hubungan internal yang dilakukan oleh public relations: a. Dapat berkomunikasi dengan segala lapisan karyawan baik secara formal maupun informal untuk mengetahui kritik dan saran mereka. b. Harus mampu membina hubungan baik dengan pemegang saham, serta mampu mengkomunikasikan apa yang terjadi dalam organisasi perusahaan. Karena sebagai penyandang dana, mereka harus selalu tahu perkembangan perusahaan secara transparan agar dapat meningkatkan kepercayaan mereka. Dalam kegiatan Publik Relation penulis lebih fokus meneliti kegiatan eksternal yang dilakukan oleh public relations PT IT Group Indonesia Bidang utama pekerjaan PR perusahaan menurut (Elvinaro, 2008) Ardianto dalam bukunya public relations Praktis di antaranya adalah: a. Reputasi-proteksi dan peningkatan, Meliputi usaha membina tanggapan dengan menggunakan variasi komunikasi untuk membangun, mempertahankan dan meningkatkan citra atau identitas positif perusahaan. 24 b. Layanan informasi, Memberikan informasi kepada masyarakat melalui media merupakan peran PR dan oleh sebab itu diperlukan kemampuan untuk membangun hubungan media yang baik, seperti pengiriman pernyataan pers kepada media, melakukan konferensi pers dengan mengundang media untuk hadir. c. Publisitas produk Dalam hal ini, praktisi public relations melakukan perannya bekerja sama dengan departemen pemasaran untuk mengembangkan publisitas produk agar dapat diterima oleh masyarakat. d. Hubungan investor PR memberikan informasi kepada para pemegang saham atau pihak yang mempunyai minat khusus terhadap perusahaan. Praktisi PR mengawasi dan meyakinkan para pemegang saham agar tetap menanamkan sahamnya kepada perusahaan atau malah sebaliknya sesuai dengan kepentingan dan kebutuhan perusahaan. e. Hubungan keuangan PR memberikan informasi yang luas kepada komunitas keuangan seperti menganalisa dan membuat penilaian prospek keuangan perusahaan untuk menjadi bahan masukan atau rekomendasi bagi perusahaan pialang dan investor. f. Hubungan komunitas Peran aktif perusahaan dalam mendukung karyawan organisasi untuk masyarakat, melakukan mendorong pekerjaan sukarela, memberikan sumbangan bagi konser musik lokal, meminjamkan tenaga kerja untuk menunjang program pemerintah, yang pada dasarnya untuk membina hubungan baik dengan masyarakat sekitar. g. Hubungan karyawan Menyediakan dan menyebarkan informasi dari manajemen kepada karyawan, dan sebaliknya. Untuk melakukan kegiatan ini, berkoordinasi dengan departemen personalia. PR 25 h. Penyelenggaraan acara istimewa Peran ini mengharuskan staf PR yang dapat melihat detail, organisasi, logistik, dan peluang publisitas untuk dapat menyelenggarakan sebuah acara istimewa (special event). i. Urusan pemerintah Berupaya untuk mempengaruhi pihak legislatif melalui kontak dengan legislator dan instansi pemerintah dan memiliki kemampuan melobi mewakili pihak perusahaan terkait dengan hubungan dan kepentingan perusahaan dengan kebijakan yang ada. j. Manajemen Isu Menentukan bagaimana berbagai isu publik akan mempengaruhi melakukan proses identifikasi perusahaan isu, dengan analisis isu, memastikan pilihan terbuka bagi perusahaan, memulai rencana tindakan, dan mengevaluasi hasil. Dari semua bidang public relations yang ada, peneliti akan fokus terhadap dua bidang public relations yaitu reputasiproteksi dan Special Event, peneliti memilih dua bidang ini karena dinilai sangat relevan di dalam penelitian yang akan diteliti. 2.2.4 Event Pengertian event, menurut Jim Macnamara yang dikutip (Rosady Ruslan, 2010) dalam bukunya Manajemen public relations dan Media Komunikasi: Konsep dan Aplikasi, adalah : “sebuah kegiatan yang biasanya dilaksanakan untuk mendapatkan perhatian dari media, klien, perusahaan, atau produk. Ajang tersebut dapat didesain untuk menunjukkan fakta bahwa perusahaan adalah tempat yang tepat untuk bekerja dan bertanggung jawab terhadap lingkungan social.” Event didefinisikan sebagai suatu kegiatan yang diselenggrakan untuk memperingati hal-hal penting sepanjang hidup manusia baik secara individu maupun kelompok yang terikat secara adat, budaya, tradisi, dan 26 agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggrakan pada waktu tertentu. (Noor, 2009) Definisi event menurut ahli di antaranya Shone dan Parry, seperti yang dikutip oleh Any Noor dalam bukunya Management Event, mengatakan: “Special events are that phenomenon arising from those nonroutine occasion which have leisure, cultural, personal or organizational objectives set apart thenormal activity of daily life, whose purpose is to enlighten, celebrate, entertain or challenge the exprerience of a group of people.” (Noor, 2009) Dari definisi di atas yang dipaparkan oleh para ahli maka penulis menyimpulkan yang apabila dikaitkan dengan penelitian ini bahwa definisi event adalah suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati/merayakan suatu hal yang penting dan memiliki tujuan tertentu untuk dicapai sesuai keinginan dan juga untuk menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan customer atau client. Yang dimana PT IT Group Indonesia menggunakan event “ Seminar And Training IT Solutions by Red Hat ” untuk membangun citra perusahaan di mata customer. 2.2.4.1 Event sebagai Media Komunikasi (Noor, 2009) mendefinisikan event sebagai suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting, baik secara individu atau kelompok. Berpijak pada kedua definisi di atas, peneliti mengartikan bahwa event merupakan sebuah kegiatan bisa berwujud atraksi ritual keagamaan, tradisi, budaya, olahraga, dan lain sebagainya yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu dengan mendatangkan orang-orang ke suatu tempat agar mereka memperoleh informasi atau pengalaman penting serta tujuan lain yang diharapkan oleh penyelenggara. Banyak ahli yang menempatkan event sebagai media komunikasi. Pendapat ini misalnya merujuk pada (Schmitt, 2010) yang menempatkan event sebagai media komunikasi pemasaran yang fokus pada pengalaman konsumen yang memberikan kesempatan 27 kepada konsumen untuk berinteraksi secara langsung dengan perusahaan, merek, dan komunitas. (Sulaksana, 2007) yang menjelaskan bahwa event merupakan salah satu instrumen komunikasi below the line yang banyak digunakan perusahaan untuk memperkenalkan produk kepada khalayaknya. (Ruslan, 2007) menjelaskan bahwa events merupakan pengembangan aktivitas public relations sebagai salah satu media komunikasi untuk menarik perhatian dan liputan media pers dan umum terhadap lembaga atau produk tertentu yang ditampilkan. Event sebagai media komunikasi bagi sebuah kota dijelaskan oleh (Getz, 2008). Menurut Getz, melalui penyelenggaraan suatu event sebuah kota dapat mengkomunikasikan keunikan atau kekhasan yang dimiliki. Getz menjelaskan sebagai berikut: 1. Event sebagai atraksi (attraction), sangat jelas dapat diungkapkan dimana kegiatan eventmerupakan atraksi/daya tarik tersendiri bagi sebuah destinasi. Atraksi adalah sesuatu yang menarik untuk dilihat/dinikmati. 2. Event sebagai pemberi citra destinasi (image maker); melalui kegiatan eventsebuah destinasi dapat memasarkan dirinya untuk memberikan kesan dan pandangan terhadap destinasi yang ditawarkan. 3. Event sebagai pendorong tumbuhnya atraksi wisata (animators of static attractions). Melalui kegiatan event dapat ditunjukkan segala bentuk atraksi yang merupakan ajang aktivitas dan kreativitas pelaku event. 4. Event sebagai penggerak tumbuhnya pembangunan sektor lain (catalyst for other development). Melalui event, pertumbuhan sektor lain secara tidak langsung tumbuh untuk melengkapi kegiatan eventyang dilaksanakan. Dari teori- teori di atas yang dipaparkan oleh para ahli maka penulis menyimpulkan yang apabila dikaitkan dengan penelitian ini bahwa penulis memfokuskan pada event sebagai pemberi citra destinasi (image maker) yang dimana PT IT Group Indonesia memang menggunakan event untuk membangun citra perusahaan. 28 2.2.4.2 Perencanaan Event Event sebagai media ataupun kegiatan komunikasi tentu juga memerlukan sebuah perencanaan yang nantinya akan mengarahkan demi tercapainya tujuan. Sebuah teori terkemuka tentang perencanaan dalam bidang komunikasi dikemukakan oleh Charles Berger. Berger menyebutkan bahwa, “Rencana-rencana dari perilaku komunikasi adalah representasi kognitif yang memberikan panduan untuk mencapai tujuan” (Littlejohn & Foss, 2008).Perencanaan sebuah kegiatan hendaknya perlu diketahui terlebih dahulu tujuan yang ingin dicapai. Ada beragam tipe perencanaan, (Cangara, 2013) membagi tipe perencanaan kegiatan komunikasi ke dalam dua tipe, yakni perencanaan strategis dan perencanaan operasional. Perencanaan strategis merupakan sebuah alat manajemen sebagai sebuah petunjuk yang dapat digunakan oleh organisasi dari kondisi saat ini untuk bekerja menuju limasampai sepuluh tahun ke depan. Adapun perencanaan operasional ialah perencanaan yang memerlukan tindakan dalam bentuk aktivitas yang dirancang untuk mencapai tujuan. (Abdullah, 2009) menyatakan bahwa dalam perencanaan event, hal yang penting dan paling mendasar adalah harus mengandung unsur “5W+1H” (What, When, Where, Why, Who dan How) yakni apa nama dan maksud diadakan event, kapan dan dimana akan diadakan, mengapa diadakan, siapa yang terlibat dan dituju, dan bagaimana menyelenggarakannya. Terkait dengan perencanaan penyelenggaraan event, (Noor, 2009) menyatakan bahwa langkah paling awal dalam perencanaan adalah membuat draft rencana event, yaitu mengumpulkan sebanyak mungkin ide yang masuk dan mengidentifikasi isu utamanya. Selanjutnya ide ini didiskusikan dan disusun secara sistematis oleh panitia penyelenggara event untuk mendapat masukan dari beberapa penasihat. 29 Setelah mendapatkan sebuah ide untuk dikembangkan dan dilaksanakan, tahap awal perencanaan adalah melakukan riset, yaitu pendekatan terhadap lingkungan penyelenggaraan kegiatan dan pencarian informasi. Dalam penyelenggaraan sebuah eventperlu dipertimbangkan tentang kelayakan dari penyelenggaraan event tersebut. Sehingga untuk menghindari kerugian sekecil mungkin bagi pihak yang terkait. Jika memang terdapat kerugian atau pun kesalahan, itu akan menjadi bahan evaluasi dalam penyelenggaraan event berikutnya. Perencanaan operasional umumnya “Di sederhanakan” ke dalam beberapa model perencanaan. Model menggambarkan proses langkah-langkah pelaksanaan suatu program dengan berusaha mengspesifikasi tugas dan hubungan antar komponen pendukung, serta membuat proyeksi terhadap kemungkinan yang bisa mempengaruhi proses pelaksanaan (Cangara, 2013). Model perencanaan event yang lain adalah model event management “Event-E” yang diajukan oleh (Oliver Thomas, 2008). Model Event-E ini terdiri dari 4 tahap, yakni: 1. Event Strategy, Beberapa kegiatan dalam fase ini antara lain: evaluasi event sebelumnya analisa situasi, penentuan tujuan dan sasaran. Tujuan dan sasaran yang telah disepakati selanjutnya menjadi dasar menetukan strategi dan target audience-nya. 2. Event Planning, Fase ini berhubungan dengan penyusunan konsep event, periode kegiatan, mengecek budget yang tersedia, aktivitas pembentukan tim, di mana lokasi diselenggarakan, siapa yang akan menjadi pengisi acara, monitoring kinerja, dan sebagainya. 3. Event Realization, Melaksanakan rencana-rencana yang sudah dibuat dalam praktik penyelenggaraan event. Koordinasi dengan partisipan dan menyelesaikan segala permasalah yang terjadi di lapangan. 4. Event Controlling, Kontrol dilakukan di setiap fase dan setiap saat, dari saat perencaanaan hingga saat berlangsungnya event. 30 Termasuk dalam hal ini adalah monitoring perkembangan di setiap progres yang dilakukan.Selain itu, juga kontrol terhadap pemakaian keuangan. Mengacu pada kedua model perencanaan event management tersebut, peneliti melihat bahwa secara substansial kedua model event management tersebut tidak begitu berbeda. Berpijak pada kondisi tersebut dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa setiap penyelenggaraan event sebagai kegiatan komunikasi umumnya melalui proses riset dan analisa situasi, merumuskan desain acara, perumusan rencana strategi dan operasional, pelaksanaan, dan diakhiri dengan proses evaluasi. Oleh karena itu, dalam penelitian ini peneliti menggunakan model perencanaan event Goldbatt sebagai pisau analisis utama untuk membedah bagaimana perencanaan penyelenggaraan event “Seminar and Training IT Solution by Red Hat” yang diadakan oleh PT IT Group Indonesia untuk membangun citra perusahaan. 2.2.4.3 Jenis Event Jenis event berdasarkan ukuran dan skala event Acara atau event dapat dikelompokkan ke dalam beberapa kategori. Menurut (Any Noor, 2009) dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Event”, event dikategorikan berdasarkan ukuran dan skala yaitu Mega event, medium event, dan mini event. 1. Mega event merujuk pada kriteria diikuti pengunjun internasional, regional setidaknya lima negara, pengunjung dalam jumlah total keseluruhan berdasarkan total durasi (lama) kegiatan lebih dari satu juta orang pengunjung, investasi yang lebih besar, keuntungan lebih besar, berdampak besar pada ekonomi masyarakat dan diliput oleh media secara luas.Event yang masuk dalam kategori sangat besar ini seperti Olimpiade, Piala Dunia, MTQ internasional. 2. Medium Event merujuk pada kegiatan event menengah yang dikunjungi antara seratus ribu orang sampai dengan satu juta orang pengunjung, berdampak secara nasional. 31 3. Mini Event merujuk pada kegiatan yang diikuti oleh kurang dari seratus ribu orang pengunjung dan bersifat lokal. Dari beberapa jenis event yang ada, maka mini event dipilih peneliti dalam penelitian ini karena dari event yang di adakan oleh PT IT Group Indonesia memiliki peserta kurang dari seratus ribu orang. 2.2.4.4 Karakteristik event Event memiliki beberapa karakteristik karena setiap penyelenggaraan event harus memiliki ciri tersendiri. Bagaimanapun karakteristik event hampir sama dengan pelayanan yang diberikan oleh industri pelayanan lainnya. Karakteristik tersebut adalah keunikan, perishability, intangibility, suasana, pelayanan, dan interaksi personal (Noor, 2009). 1. Keunikan Kunci utama suksesnya sebuah event adalah pengembangan ide. Jika organizer dapat merealisasikan ide sesuai dengan harapannya, maka event yang diselenggarakan akan memiliki keunikan tersendiri. Hal ini dikarenakan inti dari penyelenggaraan event adalah harus unik dan muncul dari ide. Setiap event harus memiliki sesuatu yang berbeda dengan event lain. Event yang pernah diselenggarakan tentunya masih dapat diulangi pada kesempatan lain. Misalnya event yang bisa diselenggarakan secara regular. Namun keunikan harus muncul pada setiap penyelenggaraan event meskipun memiliki tema yang sama. Keunikan dapat berasal dari peserta yang ikut serta, lingkungan sekitar, pengunjung pada event tersebut serta beberapa hal lainnya sehingga membuat event menjadi unik dan berbeda dari sebelumnya. Contohnya personal event seperti pesta pernikahan yang sering diselenggarakan di banyak tempat, tentunya akan berbeda dan unik karenya penyelenggaranya adalah orang yang berbeda, lokasi penyelenggaraan yang berbeda, tamu yang diundang dan waktu penyelenggaraan yang berbeda. 32 Sebagai penyelenggara hal yang harus diingat adalah tidak pernah menyelenggarakan satu kegiatan yang sama berulangkali. Tata cara penyelenggaraan pesta pernikahan selalu memiliki struktur yang sama tetapi setiap penyelenggaraan pesta pernikahan tentunya harus berbeda. Perbedaan ini membuat pesta pernikahan menjadi unik dan sukses. 2. Perishability Setiap event yang diselenggarakan tidak akan pernah sama. Apabila event yang diselenggarakan memiliki keunikan yang khas, tentunya event tersebut tidak dapat diulangi lagi sama persis seperti event yang sebelumnya. Dua event yang sama diselenggarakan pada waktu dan tempat yang sama pastinya tidak akan menghasilkan event yang sama persis. Meskipun penetapan standar pelayaan yang digunakan sama, dilakukan oleh penyelenggara yang sama, tetapi tetap saja event yang diselenggarakan akan sangat berbeda hasilnya. Perishability juga berhubungan dengan penggunaan fasilitas untuk penyelenggaraan event. Misalnya fasilitas penyewaan ruang untuk kegiatan seminar dan pelatihan. Apabila penggunaan ruang tersebut penuh pada hari kerja dari hari senin sampai jumat, maka pada hari Sabtu dan Minggu ruangan tersebut seharusnya dapat digunakan untuk kegiatan lainnya, tetapi kenyataannya tidak, ruangan tersebut kosong dan tidak ada kegiatan seminar dan pelatihan pada hari Sabtu dan Minggu. Hal inilah yang dikatakan hilangnya kesempatan untuk menggunakan ruang pada hari Sabtu dan Minggu. Sebaliknya, apabila penggunaan ruangan di fokuskan untuk kegiatan pada akhir minggu, misalnya pesta pernikahan, maka pada hari kerja ruang tersebut jarang sekali atau tidak pernah digunakan untuk penyelenggaraan pesta pernikahan. 33 Tetapi tidak jarang banyak ruang pertemuan di hotel saat ini dapat digunakan sepanjang minggu. Hotel membagi ruang pertemuan besar ke dalam ruangan kecil yang digunakan untuk kegiatan meeting perusahaan pada hari kerja dan membuka seluruh sekat pada akhir minggu untuk pesta pernikahan, eksibisi dan sejenisnya. Ini merupakan salah satu cara untuk untuk menghindari perishability, meskipun pada kenyataannya banyak hotel yang melakukan cara seperti ini tidak dapat menggunakan fasilitas tersebut sepanjang tahun. 3. Intangibility Setelah menghindari event, yang tertinggal di benak pengunjung adalah pengalaman yang mereka dapatkan dari penyelenggaraan event. Bagi penyelenggaraan hal ini merupakan tantangan untuk merubah bentuk pelayanan intangible menjadi suatu yang berwujud, sehingga sekecil apapun wujud yang digunakan dalam event mampu mengubah persepsi pengunjung. Misalnya desain dan warna pada kartu undangan, cindera mata yang menawan, penggunaan alat makan dan minum yang baik, penggunaan dekorasi ruangan yang menarik, kesesuaian warna yang digunakan, pengaturan tata ruangan yang diterapkan, penggunaan audio visual yang baik dan lainnya yang digunakan dalam event. Semua hal tersebut merupakan proses perubahan intangible menjadi tangible dan itulah yang akan diingat oleh pengunjung event. 4. Suasana dan pelayanan Suasana merupakan salah satu karakteristik yang penting pada saat berlangsungnya event. Event yang diselenggarakan dengan suasana tepat akan menghasilkan sukses besar, tetapi sebaliknya kegagalan event dihasilkan karena suasana yang tidak tepat. Misalnya pada personal event 34 seperti pesta ulang tahun, suasana yang dibangun harus sesuai dengan tema ulang tahun tersebut, musik yang tepat dan permainan yang menarik, termasuk juga makanan dan minuman yang baik. Meskipun suasana yang dibangun sesuai dengan tema yang harapkan, acara telah disusun dan diselenggarakan sempurna, tetapi akan menjadi pengalaman yang tidak menarik karena undangan memiliki suasana hati yang tidak baik saat itu. Sehingga perlu bagi seorang Event Organizer memperhatikan setiap detil pada setiap penyelenggaraan acara sehingga acara yang dikemas menjadi sukses. 5. Interaksi Personal Interaksi personal dari pengunjung merupakan kunci sukses penyelengaraan event. Misalnya pada penyelenggaraan sport event, penonton tidak hanya duduk menonton pertandingan saja, tetapi juga menciptakan suasana menjadi lebih hidup. Penonton dapat berinteraksi dengan penonton lainnya atau dengan staf pengelola, sehingga penonton akan merasa sebagai bagian dari pengalaman tersebut. Misalnya dalam pertandingan bola tersebut sesi penonton ikut memandang bola dengan hadiah yang telah disiapkan. Begitu juga dengan keterlibatan aktif penonton pada event berupa konser musik, ketika penonton dilibatkan untuk ikut menyanyi walaupun hanya sesekali, tetapi suasana dapat dibangun dan mereka berkontribusi pada terselenggaranya event tersebut (Noor, 2009). Berdasarkan teori yang telah dipaparkan di atas, dapat ditarik kesimpulan yang apabila dikaitkan dengan penelitian ini bahwa PT IT Group Indonesia memiliki Karakteristik terhadap event yang diadakan yaitu keunikan, perishability, intangibility, suasana dan pelayanan, serta interaksi personal. Sehingga PT IT Group Indonesia yakin akan perbedaan event 35 yang diadakan tidak pasaran dengan event- event yang diadakan sebelumnya oleh perusahaan IT Solutions lainnya. 2.2.4.5 Elemen-elemen Event Philip Lesly, seperti dikutip oleh Any Noor (2010), menyebut elemen-elemen Ajang Khusus sebagai news question, yang terdiri dari 5W 1H, yaitu what, why, when, where, who, dan how. 1. What: berhubungan dengan bentuk acara, format acara, dan kesanyang ingin ditampilkan. 2. Why: meliputi tujuan dan maksud penyelenggaraan event. 3. When: meliputi hal-hal yang berhubungan dengan waktu penyelenggaraan, pemilihan waktu, serta alasannya. 4. Where: berhubungan dengan lokasi penyelenggaraan ajang khusu serta fasilitas pendukung. 5. Who: berhubungan dengan khalayak sasaran, pengisi acara, serta siapa saja yang terlibat dan bertanggung jawab. 6. How: berkaitan dengan perencanaan dan pelaksanaan acara. Berdasarkan teori yang telah dipaparkan di atas, dapat ditarik kesimpulan yang apabila dikaitkan dengan penelitian ini bahwa event merupakan kegiatan yang bukan semata – mata untuk mempromosikan produk atau perusahaan agar lebih dikenal melainkan ada banyak tujuan – tujuan yang lebih dalam yang ingin dicapai perusahaan yaitu seperti yang di utamakan oleh PT IT Group Indonesia itu sendiri adalah untuk membangun citra perusahaan di mata customer. Dalam merancang suatu event pun, banyak tahap yang perlu dilalui mulai dari perencanaan hingga evaluasi agar event berlangsung maksimal serta penjabaran 5W 1H untuk menganalisa publik dan alasan mengapa event ini perlu diadakan. 2.2.4.6 Tujuan dan Fungsi Event Tujuan utama diadakannya event adalah tidak semata-mata mempromosikan produk atau perusahaan agar lebih dikenal khalayak sasaran, tetapi juga mempunyai tujuan lain yang ingin dicapai. (Rosady Ruslan, 2010). 36 Menurut Rosadi Ruslan, tujuan dari diadakannya suatu event adalah: 1. Awareness, meningkatkan pengetahuan khalayak terhadap perusahaan atau produk yang ditampilkan. 2. Memperoleh publikasi yang positif melalui komunikasi timbal balik. 3. Menunjukkan niat baik dari perusahaan atau produk yang diwakilinya dan sekaligus memberikan citra positif pada masyarakat sebagai public sasarannya. 4. Mempertahankan penerimaan masyarakat. 5. Memperoleh rekanan baru melalui event yang dirancang secara menarik dan kreatif. Suatu event diadakan karena ada beberapa fungsi yang dapat dimanfaatkan perusahaan. Fungsi tersebut antara lain sebagai berikut: 1. Memberikan informasi secara langsung (tatap muka) dan mendapatkan timbal balik yang positif dari publiknya. 2. Menjadi media komunikasi sekaligus mendapatkan publikasi sehingga pada akhirnya publik sebagai target sasaran akan memperoleh pengenalan, pengetahuan, dan pengertian mendalam. Dari event tersebut juga diharapkan akan tercipta citra positif perusahaan atau produk yang diwakilinya.(Rosady Ruslan, 2010) 2.2.5 Citra Perusahaan Mengembangkan citra yang kuat membutuhkan kreatifitas dan kerja keras. Citra tidak dapat ditanamkan dalam pikiran manusia dalam semalam atau disebarkan melalui media masa. Sebaliknya, citra itu harus disampaikan melalui tiap sarana komunikasi yang tersedia dan disebarkan secara terusmenerus. Untuk berhasil memperoleh dan mempertahankan konsumennya maka perusahaan harus berusaha semaksimal mungkin untuk menampilkan produk dengan memiliki citra merek yang positif di mata konsumen. Dengan menampilkan produk yang memiliki citra merek yang positif dapat mempertinggi kepercayaan konsumen terhadap produknya dan mendorong konsumen untuk menentukan keputusan pembelian. 37 Definisi citra perusahaan menurut (Kotler dan Keller, 2012), yaitu: “Citra merupakan seperangkat keyakinan, ide, dan kesan yang dimiliki oleh seseorang terhadap suatu objek.” Sedangkan menurut (Gregory, 2011) dalam bukunya Marketing Corporate Image adalah sebagai berikut : “Citra perusahaan merupakan kombinasi dampak terhadap observer dari semua komponen-komponen verbal maupun visual perusahaan baik yang direncanakan ataupun tidak atau dari pengaruh eksternal lainnya”. Menurut Frank Jefkins dalam (Firsan Nova, 2011) ada 6 jenis Citra, diantaranya : 1. Citra Cermin (mirror image) Pengertian disini bahwa Citra cermin yang diyakini oleh perusahaan bersangkutan – terutama para pimpinannya – yang selalu merasa dalam posisi baik tanpa mengacuhkan kesan orang luar. 2. Citra Kini (current image) Citra merupakan kesan yang baik diperoleh dari orang lain tentang perusahaan atau hal yang lain berkaitan dengan produknya. 3. Citra Keinginan (wish image) Citra keinginan ini adalah seperti apa yang ingin dan dicapai oleh pihak manajemen terhadap lembaga atau perusahaan, atau produk yang ditampilkan tersebut lebih dikenal (good awareness), menyenangkan dan diterima dengan kesan yang selalu positif diberikan (take and give) oleh publiknya atau masyarakat umum. 4. Citra Perusahaan (corporate image) Jenis Citra ini adalah yang berkaitan dengan sosok perusahaan sebagai tujuan utamanya, bagaimana menciptakan citra perusahaan (corporate image) yang positif, lebih dikenal serta diterima oleh publiknya, mungkin tentang sejarahnya, kualitas pelayanan prima, keberhasilan dalam bidang marketing, dan hingga berkaitan dengan tanggung jawab (social care) sosialnya. 38 5. Citra Serba Aneka (multiple image) Citra ini merupakan pelengkap dari citra perusahaan diatas, misalnya bagaimana pihak Humas atau public relations nya akan menampilkan pengenalan (awareness) terhadap identitas perusahaan, atribut logo, brand’s name, seragam (uniform) para front liner, sosok gedung, dekorasi lobby kantor dan penampilan para professionalnya. 6. Citra Penampilan (performance image) Citra penampilan ini lebih ditujukan kepada subjeknya, bagaimana kinerja atau penampilan diri (Performance Image) para professional pada perusahaan bersangkutan. Berdasarkan teori yang telah dipaparkan di atas, dapat ditarik kesimpulan yang apabila dikaitkan dengan penelitian ini bahwa citra yang sedang dibangun oleh PT IT Group Indonesia adalah Corporate Image yang dimana PT IT Group Indonesia menginginkan agar masyrakat khususnya para customer perusahaan menciptakan Citra Perusahaan (corporate image) yang positif, lebih dikenal serta diterima oleh publiknya, mungkin tentang sejarahnya, kualitas pelayanan prima, keberhasilan dalam bidang marketing, dan hingga berkaitan dengan tanggung jawab (social care) sosialnya. 2.2.5.1 Macam-macam Citra Frank Jefkins, seperti dikutip oleh (Rosady Ruslan, 2010), menyebutkan beberapa jenis citra (image). Berikut ini lima jenis citra yang dikemukakan, yakni: 1. Citra bayangan (mirror image). Citra ini melekat pada orang dalam atau anggota-anggota organisasi, biasanya adalah pemimpinnya mengenai anggapan pihak luar tentang organisasinya. 2. Citra yang berlaku (current image). Adalah suatu citra atau pandangan yang dianut oleh pihak-pihak luar mengenai suatu organisasi. 3. Citra yang diharapkan (wish image). Adalah suatu citra yang diinginkan oleh pihak manajemen. 4. Citra perusahaan (corporate image). Adalah citra dari suatu organisasi secara keseluruhan, jadi bukan sekedar citra atas produk dan pelayanannya. 39 5. Citra majemuk (multiple image). Banyaknya jumlah pegawai (individu), cabang, atau perwakilan dari sebuah perusahaan atau organisasi dapat memunculkan suatu citra yang belum tentu sama dengan organisasi atau perusahaan tersebut secara keseluruhan. Berdasarkan teori yang telah dipaparkan di atas, dapat ditarik kesimpulan yang apabila dikaitkan dengan penelitian ini bahwa citra yang sedang dibangun oleh PT IT Group Indonesia adalah termasuk dalam corporate image karena dari event yang dilaksanakan oleh PT IT Group Indonesia tersebut adalah bukan hanya sekedar citra produk dan pelayanan yang ingin dibangun melainkan citra perusahaan secara menyeluruh-lah yang ingin dibangun oleh PT IT Group Indonesia. 2.2.5.2 Unsur-unsur Citra Unsur – unsur Citra Perusahaan Menurut (Frank Jefkins, 2004), unsur – unsur citra perusahaan ada empat antara lain : 1. Personality, yakni keseluruhan karakteristik perusahaan yang dipahami oleh lingkungan di luar perusahaan. 2. Reputation, yakni keyakinan seseorang terhadap perusahaan berdasarkan pengalaman pribadi atau orang lain atas jasa atau produk perusahaan. 3. Values/Ethics, yakni nilai – nilai dan filosofi yang dianut perusahaan, keramahan pelayanan, gaya kerja, dan komunikasi baik internal perusahaan maupun interaksi dengan pihak luar. 4. Corporate identity, yakni identitas dalam nama, simbol, logo, warna dan ritual untuk memunculkan perusahaan, merek dan kepentingan perusahaan. Berdasarkan teori yang telah dipaparkan di atas, dapat ditarik kesimpulan yang apabila dikaitkan dengan penelitian ini bahwa PT IT Group Indonesia menonjolkan ke empat unsur-unsur citra tersebut yang terdiri dari personality, reputation, value/ethics, dan corporate identity dalam membangun citra nya melalui event yang diadakan oleh PT IT Group Indonesia. 40 2.2.5.3 Proses Terbentuknya Citra Proses pembentukan citra dalam struktur kognitif yang sesuai dengan pengertian sistem komunikasi Menurut John Nimpoeno pembentukan citra dapat digambarkan sebagai berikut yang dikutip (Ardianto, 2010) Gambar 2.1 Proses Terbentuknya Citra (Sumber gambar Ardianto, 2010) Proses terbentuknya citra : Stimulus : Rangsangan (kesan lebaga yang diterima dari luar untuk membentuk persepsi. Sensasi adalah fungsi alat indra dalam menerima informasi dari langganan). Persepsi : Pembentukan makna pada stimulus indrawi sensor stimulus Kognisi : Aspek pengetahuan yang berhubungan dengan kepercayaan ide dan konsep. Motivasi : Kecenderungan yang menetap untuk mungkin mencapai tujuan-tujuan tertentu, dan sedapat mungkin menjadi kondisi kepuasan maksimal bagi individu setiap saat. Sikap : Hasil Evaluasi negative atau positif terhadap organism terhad konsekensi-konsekuensi penggunan suatu objek. Tindakan : Akibat atau respons individub sebagai organism terhadap rangsangan-rangsangnnya yang berasal dari dalam dirinya maupun lingkungan. Respons : Tindakan – tindakan seseorang sebagai 4 reaksi terhadap rangsagan atau stimulus. 41 Citra terbentuk berdasarkan pengetahuan dan informasiinformasi yang diterima seseorang. Kesimpulan menurut penulis, citra terbentuk dari informasi yang diterima oleh individu tentang suatu hal, informasi dan pengetahuan itu menjadi stimulus seseorang dalam membentuk citra akan suatu hal. Uraian mengenai pentingnya citra perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Menceritakan harapan bersama kampanye pemasaran eksternal. Citra positif memberikan kemudahan perusahaan untuk berkomunikasi dan mempunyai tujuan secara efektif sedangkan citra negatif sebaliknya. 2. Sebagai penyaring yang mempengaruhi persepsi pada kegiatan perusahaan. citra positif menjadi pelindung terhadap kesalahan kecil, kualitas teknis atau fungsional sedangkan citra negatif dapat memperbesar kesalahan tersebut. 3. Sebagai fungsi dari pengalaman dan harapan konsumen atas kualitas pelayanan perusahaan. Jika kinerja pelayanan memenuhi atau melebihi citra yang dihasilkan, maka kinerja pelayanan tersebut berfungsi memperkuat citra itu atau bahkan mungkin memperbaikinya. Meskipun demikian, jika kinerja berada dibawah, maka citra akan memudar secara nyata. 4. Mempunyai pengaruh penting terhadap manajemen atau dampak internal.Citra perusahaan yang kurang jelas dan nyata mempengaruhi sikap karyawan terhadap perusahaan. Berdasarkan teori yang telah dipaparkan di atas, dapat ditarik kesimpulan yang apabila dikaitkan dengan penelitian ini bahwa PT IT Group Indonesia ingin melihat bagaimanakah hasil dari pembangunan citra yang dilakukan melalui event yang diadakan. 42 2.2.5.4 Manfaat Citra Untuk Perusahaan Para pemilik perusahaan tidak menyadari bahwa dalam jangka panjang citra baik membawa banyak mafaat. Manfaat itu sendiri dapat mereka nikmati baik pada saat perusahaannya mengalami masa jaya maupun pada saat menghadapi berbagai macam kritis. Menurut Seitel yang dikutip olen (soemirat dan Ardianto, 2012) dalam bukunya dasar-dasar Public Relation adalah Kebanyakan perusahaan juga meyakini bahwa citra perusahan yang bernilai positif sukses yang berkelanjutan jangka panjang. Menurut katz Citra perusahaan adalah bagaimana pihak lain memandang sebuah perusahaan, seseorang,suatu komite, atau suatu kegiatan, dan setiap perusahaan masing masing memiliki citra sebanyak orang memandangnya dan menilainnya. Citra perusahaan datang dari para pelanggan, pesaing, distributor, dll yang mempunyai pandangan terhadap citra perusahaan.( Ardianto dan Soemirat, 2012 ) Kesimpulan dalam hal ini adalah citra perusahaan sangat berpengaruh bukan hanya untuk jangka pendek namun juga untuk jangka panjang dan juga berpengaruh pada beberapa aspek yang berkaitan dengan citra tersebut, misalnya berpengaruh kepada pemasaran dan juga kepercayaan customer kepada perusahaan, serta aspek lainnya. Dengan demikian maka citra tersebut harus dijaga agar selalu baik sehingga dapat berdampak baik pada perusahaan. Citra sangat berpengaruh dalam jangka panjang maupun pendek bagi perusahaan, oleh sebab itu citra yang baik pada perusahaan akan meningkatkan kepercayaan customer sehingga tidak membawa dampak buruk pada perusahaan. 43 2.3 Kerangka Teori PT. IT Group Indonesia Komunikasi Komponen Komunikasi 1. 2. 3. 4. 5. 6. Event Event sebagai media komunikasi Perencanaan event Jenis event Karakteristik event Element-element event Tujuan dan fungsi event Special Event “Seminar and Training IT Solutions by Red Hat” Citra Perusahaan 1. Macam-macam citra 2. Unsur-unsur citra 3. Proses terbentuknya citra 4. Manfaat citra untuk perusahaan Gambar 2.2 Kerangka Teori Dari kerangka teori diatas bahwa dapat di simpulkan bahwa peneliti menggunakan teori umum komunikasi yang terdiri dari komponen komunikasi, kemudian dilanjutkan dengan teori event yaitu yang di mana dalam teori event tersebut peniliti mengkhususkan pada special event yaitu peneliti membahas event “Seminar and Training IT Solutions by Red Hat” yang diadakan oleh PT IT Group Indonesia. 44 Dari special event tersebut, peneliti kemudian menelaah kembali event yang di adakan oleh PT IT Group Indonesia terhadap teori citra. Karena tujuan dari special event tersebut adalah untuk membangun citra perusahaan, khususnya perusahaan menginginkan corporate image ( citra perusahaan) dibangun secara keseluruhan sehingga PT IT Group Indonesia dapat dikenal oleh customer yang sudah menjadi partner perusahaan sebagai perusahaan IT Solutions yang professional dan worth.
