1-pengelolaan-mutasi

Kementerian Pendidikan Nasional
Biro Kepegawaian
Reformasi
Pengelolaan Mutasi Dosen
Suhadi Lili
Sosialisasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Batam, 3-5 Nov 2010
Reformasi Birokrasi
Penguatan
Kelembagaan
Pembenahan
Ketatalaksanaan
Penguatan SDM
Teknologi Informasi dan Komunikasi
 Perbaikan-perbaikan mendasar dan komperehensif terhadap sistem
penyelenggaraan layanan pendidikan nasional melalui penguatan
kelembagaan, pembenahan ketatalaksanaan dan penguatan SDM.
 Memanfaatkan sebesar-besarnya Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)
sebagai pemungkin (enabler) untuk melakukan business process reengineering
Pendekatan Reformasi Birokrasi
Fokus
Orientasi
Basis
Sifat
Institusi
Dokumen
Ekslusif
Publik
Fungsi
Informasi
Flow & Share
TIK
SDM
Layanan Prima
Layanan
Konvensional
Birokrasi
PENDEKATAN REFORMASI BIROKRASI
1
2
Proses
3
4
5
Setiap proses dirancang untuk memudahkan penerima layanan bukan
yang memberikan layanan (public centric)
Setiap proses mengacu pada informasi yang dibutuhkan bukan pada
dokumen fisik (information based)
Setiap proses dimungkinkan untuk dipantau oleh pemangku
kepentingan (transparency)
Setiap layanan didukung oleh pemanfaatan teknologi informasi untuk
merekayasa ulang proses (Process Reenginering)
Setiap layanan memiliki standar yang terukur (standardized process )
Setiap informasi yang dihasilkan dari suatu proses harus dapat dipakai
bersama oleh semua pemangku kepentingan terkait (non-exclusivity)
Setiap sistem dirancang mengacu pada fungsi organisasi bukan pada
7
struktur organisasi (functional based)
Birokrasi dan
organisasi
Setiap unit organisasi mempunyai kinerja terukur (organization
8
performance)
Dalam rangka efisiensi setiap layanan dirancang untuk mewajibkan
9
partisipasi aktif semua pihak terkait (participative)
SDM
Setiap pegawai mempunyai kinerja terukur (employee performance)
10
Data/Infomasi 6
Kode Program
Reformasi
Nama Program Reformasi
R1
Reformasi Proses Layanan
Perizinan, Pengakreditasian,
dan Pemberian Hibah
R2
R3
Nama Rencana Aksi
R1.1.1. Reformasi
Proses Layanan
Perizinan / BHP
Sekolah
R1.1.2. Reformasi
proses layanan
perizinan program
studi
R1.1.3. Reformasi
proses layanan
perizinan BHP PT
R1.1.4.Reformasi
sistem
pengakreditasian
sekolah
R1.1.5. Reformasi
sistem
pengakreditasian
program studi
R1.1.6. Reformasi
sistem
pengakreditasian
kursus
2010-1 s.d. 2010-12
2010-1 s.d. 2010-12 2010-1 s.d. 2010-12 2010-1 s.d. 2010-12 2010-1 s.d. 2010-12 2010-1 s.d. 2010-12 2010-1 s.d. 2010- 2010-1 s.d. 201012
12
R2.2.2.
Reformasi
R2.2.3.
Reformasi
R2.2.4.
Reformasi
R2.2.5.
Reformasi
R2.2.6.
Reformasi
R2.2.1. Reformasi
sistem pengelolaan sistem pengelolaan sistem pengelolaan sistem peningkatan sistem peningkatan
Reformasi Sistem
sistem
mutasi guru
mutasi tenaga
mutasi tenaga
kualifikasi dan
kualifikasi dan
Pengelolaan Kepegawaian pengelolaan
kependidikan
administrasi
pensertifikasian guru pensertifikasian
dan Pensertifikasian Pendidik mutasi dosen
dosen
2010-1 s.d. 2010-12 2010-1 s.d. 2010-12 2010-1 s.d. 2010-12 2010-1 s.d. 2010-12 2010-1 s.d. 2010-12 2010-1 s.d. 2010-12
R3.3.1.
R3.3.2.
R3.3.3.
R3.3.4.
Reformasi Sistem
Pengembangan
Pengembangan
Pengembangan
Perencanaan
Perencanaan Pembangunan standar pelayanan sistem pemetaan sistem pemetaan pembukaan
Pendidikan Untuk
minimum pendidikan, daya tampung
kondisi sekolah
program studi atau
standar nasional,
sekolah
Meningkatkan Efisiensi
berdasarkan
Pembangunan Sarana dan maupun internasional
kebutuhan tenaga
Prasarana Pendidikan dan
kerja.
Sistem Informasi
Kepegawaian
Mendukung Keselarasan
2010-1 s.d. 2010-12 2010-7 s.d. 2011-6 2011-1 s.d. 2011-12 2011-7 s.d. 2011-12
Pendidikan dan Dunia Kerja
R4
R5
R6
R7
R1.1.7. Reformasi R1.1.8. Reformasi
proses layanan proses layanan
penyetaraan
penyaluran Hibah
ijazah luar negeri
Reformasi Mekanisme
Penjaminan Kepastian
Memperoleh Layanan
Pendidikan
Pengembangan Sistem
Berbasis TIK Untuk Berbagi
Materi, Metode, dan
Manajemen Lembaga
Persekolahan dan PT
Penataan Struktur, Prosedur,
dan Sumber Daya Manusia
yang Dapat Melaksanakan
Misi dan Mencapai Tujuan
Organisasi secara Efektif dan
Efisien
Pengembangan Sistem yang
mengacu pada Beban Kerja
dan Kinerja
R4.4.1.
Pengembangan
sistem pendataan
peserta didik dan
penduduk usia
sekolah
R4.4.2.
Pengembangan
mekanisme untuk
meningkatkan
kepastian
memperoleh
layanan pendidikan
R4.4.3.
Pengembangan
mekanisme untuk
menjamin
ketepatan
penyaluran
beasiswa
2010-1 s.d. 2010-12 2010-7 s.d. 2011-12 2011-1 s.d. 2011-12
R5.5.1.
R5.5.2.
Pengembangan
Pengembangan
Sistem Pengelolaan Modul Materi
Materi, Metode, dan Pembelajaran
Manajemen Lembaga berbasis TIK
Persekolahan dan PT
2010-1 s.d. 2010-12 2010-1 s.d. 2010-12
R6.6.1. Penataan
R6.6.2. Penataan
Tugas dan Fungsi Unit Keterpaduan Sistem
Kerja Sesuai dengan dan Tatakerja antar
Misi dan Tujuan
unit organisasi
Organisasi
2010-1 s.d. 2011-12 2010-1 s.d. 2011-12
R7.7.1. Penguatan
Sistem Pengukuran
Kinerja Organisasi
dan Individual yang
selaras dengan misi
dan tujuan organisasi
R7.7.2.
Pengembangan
Sistem Perencanaan
dan Penganggaran
berbasis kinerja.
R6.6.3. Penerapan R6.6.4. Analisis dan
Budaya Kerja sesuai Evaluasi Jabatan
dengan Tata Nilai
Kemendiknas
R6.6.5. Penataan
SDM aparatur sesuai
dengan Kualifikasi
Jabatan
2011-1 s.d. 2011-12 2010-1 s.d. 2011-12 2010-1 s.d. 2011-12
R7.7.3.
Pengembangan
Sistem
Pengendalian
Manajemen
R7.7.4.
Pengembangan
Sistem Remunerasi
berbasis beban
kerja dan kinerja
R7.7.5.
Pengembangan
Sistem Pengelolaan
Kepegawaian
berbasis Kinerja
R7.7.6.
Pengembangan
sistem pengelolaan
barang milik negara
2010-7 s.d. 2011-12 2011-1 s.d. 2011-12 2011-1 s.d. 2011-12 2011-1 s.d. 2011-12 2010-1 s.d. 2010-12 2010-1 s.d. 2010-12
Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian (SIMPEG)
• Sistem Informasi yang mewadahi prosesproses kepegawaian secara elektronis
• Pusat informasi pegawai
Bertujuan untuk:
• Kemudahan layanan kepegawaian
• Memberikan dukungan informasi untuk
manajemen
Pengelolaan Mutasi Dosen melalui Simpeg
Pegawai /
Unit Kerja
Eksternal
Entititas
Permintaan
Persetujuan (di dalam dan
luar Kemdiknas)
Self-manage data &
Documents
Angka Kredit
Persetujuan
Berkas
Informasi, saran &
reminder
Ditjen
Dikti
SIMPEG
PAK
Delegasi, to-do list &
informasi
Biro
Kepegawaian
Informasi,
kinerja sistem
Administrasi,
verifikasi
Keputusan,
pengendalian sistem
Manajemen
Identifikasi sistem pengelolaan mutasi dosen saat ini
Beban Kerja dan Alokasi
Berkas usul masuk rata-rata 850 berkas/bulan
Pemroses di Bagian Mutasi Dosen terdiri dari :
•
•
•
•
Kepala bagian
3 kepala subbagian
36 orang pemroses
2 orang pengagenda.
Setiap pemroses mendapat 2-3 unit kerja.
Pembagian unit kerja berdasarkan kemampuan,
kecepatan dan kerajinan pemroses.
Waktu Penyelesaian rata-rata 4 bulan (termasuk
proses di DIKTI)
Permasalahan Mutasi Dosen








Volume pekerjaan yang tinggi
Banyak proses / kelengkapan dokumen yang berulang
Rework karena kesalahan ketik / rekap
Kesulitan dalam pemantauan kemajuan proses dan melakukan
penelusuran
Integrasi antar unit terkait : Ropeg dan Dikti  Perpindahan
dokumen fisik antar unit
Ketidakseimbangan Beban : Jumlah usul setiap unit kerja tidak sama
tergantung banyaknya jumlah dosen yang dimiliki unit kerja.
Masih lamanya proses pada Tim Penilai karena adanya berkas yang
belum lengkap dan harus menunggu kelengkapan dari unit kerja.
Berkas yang datang terlambat sampai batas akhir penerimaan (3
bulan menjelang bulan periode kenaikan pangkat April/Oktober)
sehingga menyebabkan penundaan sampai periode kenaikan
pangkat berikutnya.
Rekayasa Ulang Proses
Identifikasi Proses Eksisting dan Data
Pengelompokkan Proses
Simpilifikasi Proses
Penentuan Proses Manual - Komputerisasi
Proses Baru
Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses
Hasil Evaluasi
Simplifikasi Proses
Rekapitulasi Hasil BPR
Sebelum
Setelah
Jumlah Aktivitas
52
40
Jumlah Aktivitas Hilang
12
-
Aktivitas Terkomputerisasi
- (0%)
26 (60%)
Jumlah Integrasi antar Unit
0
1
Unit
Kerja
Ropeg
Dikti
Ropeg
SIMPEG
Unit
Kerja
Ropeg
Dikti
Ropeg
Pembangunan SIMPEG : Mutasi
Dosen
1. Public Centric
Setiap proses dirancang untuk memudahkan penerima
layanan bukan yang memberikan layanan
Pengguna sistem layanan dapat dengan
mudah dan cepat mencari pegawai/personil
serta mendapatkan status aktual dokumen
yang diajukan
2. Information Based
Setiap proses mengacu pada informasi yang
dibutuhkan bukan pada dokumen fisik
3. Transparency
• Setiap proses dimungkinkan untuk dipantau
oleh pemangku kepentingan (transparency)
Pegawai dapat memantau status
berkas usulan yang diajukan
4. Process Reengineering
• Setiap layanan didukung oleh pemanfaatan teknologi
informasi untuk merekayasa ulang proses
Proses Persetujuan SK (internal)
Bagian
Kasubbag & Kabag
Karopeg
Sesjen
DRH
Dr. Pandu Wibowo
Dr. Pandu Wibowo
V
Ir. Soebandi Wiryo
V
Dr. Pandu Wibowo
Ir. Soebandi Wiryo
Template
Draft SK
Dengan
barcode
V
Dr. Pandu Wibowo
V
Ir. Soebandi Wiryo
V
Ir. Soebandi Wiryo
Drg. Andi Budiman
Bagian
Drg. Andi Budiman
Unit Kerja
Agenda Kerja Terpadu
Bisa diurutkan berdasarkan
Klik untuk
melakukan
pekerjaan
Menampilkan daftar seluruh agenda
pekerjaan yang harus dikerjakan
Kemampuan Workflow
Agenda Kerja Kasubbag
Disposisi ke Staf Mutasi
Agenda Kerja Staf Mutasi
Process
Reengineering
Pencetakan Produk langsung
Dilengkapi dengan Watermark
sesuai dengan nomor produk
untuk tujuan pengamanan
5. Standardized Process
•Setiap layanan memiliki standar yang terukur
Kepala
bagian
Disposisi
v
SubBag I
SubBag II
SubBag III
Manajemen dapat melakukan
monitoring tentang workload
status dari jajaran dibawahnya
serta memantau terjadinya
bottleneck dalam proses
kepegawaian
Proses #1
Target Waktu Proses (5 hari)
Beban
Kerja
Aktual Proses (5 hari)
V
Proses #2
Workload status
SubBag I
Target Waktu Proses ( 4 hari)
Aktual Proses ( 4,8 hari)
SubBag II
SubBag III
X
Proses #3
Target Waktu Proses (4 hari)
Aktual Proses (3,8 hari)
Workflow Management System
V
Disposisi ke Kasubbag
Status Workload
Pemantauan Statistik
Kinerja Per
Sistem dapat digunakan untuk
memantau kinerja per proses/workflow
Proses
Kemampuan Workflow
Agenda Standar Surat Keluar
6. Non-Exclusivity
• Setiap informasi yang dihasilkan dari suatu proses harus dapat
dipakai bersama oleh semua pemangku kepentingan terkait
7. Functional Based
• Setiap sistem dirancang mengacu pada fungsi organisasi
bukan pada struktur organisasi
7. Functional Based: Menggunakan
Workflow Management System (WMS)
•
Otomasi prosedur dimana
dokumen, informasi atau
pekerjaan dilewatkan melalui
sejumlah orang menurut
Unit
aturan tertentu untuk
Kerja
mencapai suatu tujuan.
Unit
Kerja
Ropeg
Ropeg
Dikti
Dikti
Ropeg
Ropeg
SIMPEG
Tidak Terpengaruh dengan perubahan Organisasi
Memudahkan pengubahan Proses
Persetujuan Tim PAK : Integrasi
dengan DIKTI
8. Organization Performance
Setiap unit organisasi mempunyai kinerja terukur
Sistem dapat
digunakan untuk
memantau waktu
respon minimum
(WRM)
WR = WT + WRM
9. Participative
Reminder Email
Lapor
Kewajiban
dan Prestasi
Bukti Dokumen
internet
Pendidikan
& Pengajaran
Penelitian
Pengabdian
Masyarakat
Daftar Riwayat Hidup Pegawai
SIMPEG
Biro Peg
9. Participative
Dalam rangka efisiensi setiap layanan dirancang untuk mewajibkan
partsipasi aktif semua pihak terkait
Unit terkait memiliki kewajiban
untuk mengisi data/informasi yang
diperlukan dalam proses dosen
secara aktif.
10. Employee Performance
Setiap pegawai mempunyai kinerja terukur
Memantau Rekapitulasi Pekerjaan
per Bagian / pegawai
Implementasi Pengelolaan
Mutasi Dosen
Pembangunan
Aplikasi
Penyiapan
Data Awal
Uji Coba di
Pilot Project:
Unesa & UGM
Roll out ke
semua Unit
Kerja
Faktor Kesuksesan
Implementasi
Prosedur
SDM / Brainware
Data
Aplikasi
Infrastruktur
Manfaat sesuai Kebutuhan
Arsitektur & Teknologi
ITS,dan
2006 Kebijakan
Komitmen
41
Target Sosialisasi dan Training
• Mengenal SIMPEG
• Mampu mengoperasikan
• Mendelegasikan administrasi sistem untuk
lingkup unit kerja.
TERIMA KASIH