komunikasi bisnis materi aula ke 4

Aula ke 4
KOMUNIKASI BISNIS
9 Pebruari 2011
FAKTOR-FAKTOR YANG HARUS DIPERTIMBANGAKAN KETIKA MEMILIH
MEDIA
Ketika memilih sebuah medium untuk pesan, seimbangkan kebutuhan Anda dengan
kebutuhan pernerima pesan. Namun faktor terpenting yang harus diperhatikan adalah:
Kekayaan sebuah media. Kekayaan media adalah kemampuan suatu media untuk:
(1) menyampaikan suatu pesan melalui lebih dari satu alat informasi (visual, verbal, vocal),
(2) memfasilitasi umpan balik,
(3) membentuk fokus personal.
Medium yang paling kaya adalah komunikasi langsung dengan bertatap muka;
komunikasi tersebut bersifat personal, memberikan umpan balik segera (verbal dan nonverbal),
dan menyampaikan emosi di belakang sebuah pesan. Gunakan media ini untuk mengirimkan
pesan-pesan yang tidak rutin dan kompleks, untuk mengkomunikasikan perhatian Anda pada
karyawan, dan untuk mendapatkan komitmen karyawan pada pencapaian tujuan perusahaan.
Formalitas sebuah pesan. Pilihan Anda terhadap media mempengaruhi gaya dan nada pesan
Anda. Surat formal berbeda gayanya dengan sebuah e-mail.
Keterbatasan media. Setiap medium mempunyai keterbatasan. Walaupun tatap muka langsung
merupakan medium yang sempurna, ia merupakan medium yang paling terbatas karean anda dan
penerima pesan harus berada di tempat sama dan dalam waktu yang sama.
Maksud pengirim. Pilihan Anda pada suatu medium mempengaruhi persepsi penerima tentang
maksud yang ingin Anda sampaikan.
Urgensi dan biaya. Bila pesan Anda merupakan pesan yang mendesak, sebaiknya Anda
menggunakan telphone atau pesan instan. Tetapi jagan lupa memperhitungkan biaya untuk
kepentingan ini.
Preferensi penerima. Pastikan untuk mempertimbangkan media mana yang diharapkan atau
lebih disukai oleh penerima pesan.
MENGORGANISASI PESAN ANDA
Empat kesalahan pengorganisasian yang umum adalah:
Tidak fokus pada masalah sehingga terlalu berbelit-belit. Sebaiknya nyatakan tujuan dengan
jelas dan langsung sampaikan pokok masalah sehingga tidak menghabiskan waktu si penerima
surat.
Memasukkan materi yang tidak relevan. Sebaiknya masukkan informasi yang berhubungan
dengan subyek dan tujuan surat saja.
Menyampaikan ide secara simpang siur. Sebaiknya urutkan ide yang logis, jangan
sembarangan menuliskan ide. Satu ide mengarahkan ke ide berikutnya.
Meninggalkan informasi yang penting. Sebaiknya masukkan semua informasi yang diperlukan
oleh penerima untuk merespons sebagaimana yang diharapkan penulis surat tersebut.
PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK
Bila Anda mengorganisasikan ide Anda dengan buruk (sembarangan), maka penerima
pesan Anda akan menarik kesimpulan yang tidak akurat, memaksa mereka bertanya untuk
klarifikasi bahkan dapat menyebabkan mereka berhenti membaca atau mendengarkan.
Mengorganisasikan pesan Anda sebelum menuliskannya akan membantu Anda bekerja
lebih baik. Hal tersebut lebih menghemat waktu dan menghabiskan sedikit energi kreatif Anda.
Konsep dapat dikerjakan lebih cepat karena Anda tidak membuang waktu menempatkan ide-ide
di tempat yang salah atau menyusun bahan-bahan yang tidak Anda perlukan.
Pengorganisasian yang baik juga membantu penerima dalam memahami pesan Anda.
Dengan mengemukakan pokok masalah utama dengan jelas di awal pesan dan dengan
menyampaikan informasi secara logis, sebuah pesan yang diatur dengan baik akan memuaskan
kebutuhan penerima pesan terhadap informasi.
Mendefinisikan ide pokok Anda
Subyek yang luas atau topik dari setiap pesan bisnis dipadatkan menjadi satu ide
walaupun hal itu berarti meminta komite eksekutif untuk anggaran yang lebih besar atau meminta
maaf pada klien untuk insiden pelayanan pelanggan yang buruk. Seluruh pesan Anda
mendukung, menjelaskan atau mendemonstrasikan ide pokok Anda.
Dalam dokumen dan presentasi yang lebih panjang, kita sering kali perlu menyatukan
materi sehingga perlu mendefinisikan sebuah ide pokok yang mencakup semua point individual
yang ingin kita buat. Untuk itu kita mempertimbangkan berbagai teknik untuk menghasilkan ideide kreatif berikut ini:
Brainstorming (menggali ilham). Bekerja sendiri atau dengan orang lain, hasilkan sebanyak
mungkin ide dan pertanyaan, tanpa berhenti untuk mengkritik atau mengorganisasi. Setelah Anda
menangkap semua ide, carilah pola dan hubungan untuk membantu mengidentifikasi ide pokok
dan sekolompok ide pendukung.
Pendekatan jurnalistik. Pendekatan jurnalistik bertanya tentang what, who, when, where, why
dan how ( 5 W + 1 H).
Rangkaian pertanyaan dan jawaban. Dalam sebagian besar kasus, Anda akan menemukan
bahwa setiap jawaban menghasilkan pertanyaan-pertanyaan baru, sampai dengan Anda
mengidentifikasikan informasi yang perlu tersedia dalam pesan Anda.
Tur tukang cerita (storyteller’s tour). Berpura-puralah untuk menganggap Anda sedang
memberikan rekan sekerja suatu tur terkendali dari pesan Anda dan rekamlah dengan tape
recorder. Kemudian, dengarkan pembicaraan Anda, identifikasikan cara Anda untuk
mempersingkat dan memperjelas pesan tersebut, dan ulangi kembali proses tersebut.
Memperbaiki rekaman tersebut beberapa kali akan membantu Anda menyaring ide pokok
menjadi hanya satu pesan singkat.
Pemetaan pikiran (mind mapping). Anda juga dapat menghasilkan dan mengatur ide-ide
menggunakan metode grafis yang disebut pemetaan pikiran. Mulai dengan sebuah ide pokok,
kemudian membuat cabang-cabang untuk menghubungkan setiap ide yang saling berhubungan
yang muncul dalam pikiran Anda.
**** **** ****
Diambil dari:
Bovee, Courland L, John V. Thill.- Penterjemah: Doddi Prastuti (2007). Komunikasi Bisnis I,
Indeks, Jakarta Hal. 141-149.
Dili, 25 Oktober 2010
D. Dwikori Sitaresmi, M.A.