penggunaan database karyawan untuk sistem informasi

Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST)
Maret 2017, pp. 209~213
209
PENGGUNAAN DATABASE KARYAWAN UNTUK
SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
PERUSAHAAN
Firstianty Wahyuhening Fibriany
AMIK BSI Jakarta
[email protected]
Abstrak
Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) dalam organisasi harus dilakukan dengan baik.
Perusahaan yang melakukan pengeloaaan SDM secara baik, akan meningkatkan produktivitas
kerja dan meningkatkan profit perusahaan. Salah satu pengelolan SDM yang baik adalah
dengan mengelola data base karyawan yang dimiliki perusahaan tersebut. Semakin lengkap
dan akurat data base karyawan yang dimiliki, akan semakin meningkat kualitas informasi yang
diperoleh manajemen. Sebaliknya, pengelolaan database karyawan yang tidak akurat,
perusahaan akan sulit untuk meningkatkan produktivitas kerjanya. Metode yang dapat
digunakan untuk pengelolaan database ini salah satunya adalah dengan metode kualitatif
deskriptif dengan menggnakan media komputer dalam pengelolaan. Umumnya, penggunaan
database dengan menggunakan software microsoft access. Penggunaan database karyawan
pun harus selalu diperbaharui agar perusahaan mendapat data yang akurat untuk mengambil
keputusan strategis. Dengan adanya penggunaan database karyawan pada perusahaan secara
baik, diharapkan pihak manajemen dapat meningkatkan produktivitas kerjanya yang akan
meningkatkan profit perusahaan.
Keywords: Database karyawan, Sistem Informasi Manajemen, Sumber Daya Manusia,
Manajemen Sumber Daya Manusia
1. Pendahuluan
Peran sumber daya manusia (SDM)
semakin penting dalam mewujudkan
perusahaan yang semakin kompetitif.
Tanpa sumber daya manusia yang memiliki
kompetensi dan keterampilan yang tinggi
dalam bidang pekerjaan yang menjadi
tanggung jawabnya, perusahaan akan
gagal untuk mewujudkan eksistensinya.
Sumber daya manusia menurut
Sedarmayanti (2016) merupakan kekuatan
yang dimiliki manusia dalam berfikir dan
berkarya yang perlu digali, dibina,
dikembangkan, dan dimanfaatkan sebaikbaiknya untuk kesejahteraan kehidupan
manusia. Kekuatan inilah yang menjadi
harta/asset paling berharga yang dimiliki
perusahaan
untuk
menghasilkan
barang/jasa dan untuk mengembangkan
perusahaan menjadi perusahaan besar.
Untuk memanfaatkan sumber daya
manusia, maka diperlukan Manajemen
SDM
yang
baik
melalui
kegiatan
perencanaan, pergerakan, pengendalian,
dan pengelolaan secara efektif dan efisien.
Dalam kegiatan fungsi manajemen, yaitu
perencanaan, pengelolaan, pelaksanaan
dan pengendalian, perusahaan seharusnya
memiliki data karyawan nya secara akurat.
Perusahaan diharapkan selalu melakukan
pembaharuan data karyawannya, agar
tujuan perusahaan dapat tercapai.
Dengan data base karyawan yang
akurat, yang terdapat dalam sistem
informasi manajemen, kegiatan untuk
mengelola SDM secara tepat baik dari segi
kuantitas maupun kualitas dapat tercapai.
Data base karyawan ini akan terbantu
dengan adanya komputer. Komputer akan
menyederhanakan
tugas
untuk
menganalisis data karyawan dalam jumlah
besar
(Kamal,
F.
2016).
Dengan
menggunakan piranti keras, piranti lunak,
dan basis data komputer, organisasi tidak
hanya menyimpan catatan dan informasi,
tetapi dapat mengambil data tersebut
dengan mudah untuk berbagai keperluan
yang
ingin
digunakan
oleh
pihak
manajemen untuk berbagai kebutuhan
perusahaan.
2. Metode Penelitian
Penelitian ini akan membahas tentang
penggunaan database karyawan yang
dapat digunakan oleh departemen SDM
dalam meningkatkan sistem informasi
Diterima 26 Januari 2017; Revisi 16 Februari 2017; Disetujui 15 Maret, 2017
ISBN: 978-602-61242-0-3
manajemen, terutama untuk menyediakan
data bagi para manajer untuk membantu
pekerjaannya yang berkaitan dengan
karyawan.
Atas dasar tersebut, jenis penelitian ini
termasuk dalam penelitian studi kasus yang
tidak menggunakan hipotesis.
Jenis dan Sumber Data
a. Jenis Data
Jenis data yang digunakan dalam
penelitian ini adalah data kualitatif,
berupa data yang dinyatakan dalam
bentuk kata dan kalimat.
b. Sumber Data
Sedangkan
sumber
data
yang
digunakan adalah data sekunder yaitu
berupa data yang diperoleh peneliti
melalui media perantara yang berupa
buku dan jurnal.
Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan pada penelitian ini
adalah metode kualitatif deskriptif dengan
menggunakan studi pustaka.
3. Pembahasan
Sumber Daya Manusia (SDM) memiliki
peran yang sangat vital untuk menentukan
hidup
matinya
organisasi/perusahaan.
Manajemen harus memberikan perhatian
kepada praktik manajemen sumber daya
manusia berbasis kompetensi, agar bisa
mendapatkan sumber daya yang handal
yang mampu memberikan sumbangan
untuk menghasilkan nilai tambah dalam
pencapaian tujuan dan keberhasilan bisnis
perusahaan.
Manajemen SDM merupakan penerapan
pendekatan SDM dimana secara bersamasama
mencapai
tujuan
untuk
perkembangan perusahaan dan karyawan.
Dalam melakukan pendekatan sumber
daya manusia, terdapat beberapa aspek
yang harus dipenuhi, yaitu
1. Karyawan merupkan unsur investasi
efektif
yang
jika
dikeola
dan
dikembangkan akan berpengaruh pada
perusahaan dalam bentuk produktivitas
jangka panjang. Karyawan yang dimiliki
oleh
perusahaan
adalah
asset
terpenting. Peusahaan harus selalu
melalukan peningkatan keterampilan
karyawan dengan pelatihan yang
sesuai
dengan
tanggung
jawab
pekerjaannya.
2. Kebijakan, program, dan pelaksanaan
harus diciptakan dengan memuaskan
kedua belah pihak, yaitu perusahaan
dan karyawan.
Perusahaan harus
KNiST, 30 Maret 2017
memiliki basis data karyawan nya,
kemampuan, keterampilan, dan latar
belakang karyawan sebelumnya harus
terekam dengan baik. Kebijakan dan
program yang dikeluarkan disesuaikan
dengan
jabatan
dan
tanggung
jawabnya di perusahaan.
3. Lingkungan kerja harus diciptakan agar
karyawan
terdorong
untuk
mengembangkan dan memanfaatkan
keahliannya
semaksimal
mungkin.
Lingkungan kerja dibuat sesuai dengan
pekerjaan karyawan. Pekerjaan yang
menuntut konsentrasi tinggi harus
dibuat agar karyawan nyaman bekerja.
4. Program pelaksanaan MSDM harus
dilaksanakan
dalam
kebutuhan
seimbang antara pemenuhan tujuan
perusahaan dan karyawan. Program
pelaksanaan ini disesuaikan dengan
data base karyawan yang sesuai
dengan kemampuan dan keterampilan
yang dimilikinya.
Oleh karena itu,
perusahaan
harus
benar-benar
merekam dan mengelola dengan baik,
agar program yang akan dilaksanakan
oleh perusahaan sesuai dengan
tujuannya.
Dengan empat prinsip yang harus dipenuhi
di atas dalam rangka mengembangkan
organisasi dan karyawan, maka dibutuhkan
sistem informasi SDM yang baik untuk
meningkatkan efisiensi dimana data
karyawan dan aktivitas sumberdaya
manusia digabungkan menjadi satu, dan
agar lebih strategis dalam melakukan
perencanaan SDM di perusahaan. Sistem
informasi akan baik, bila data yang
dikumpulkan juga baik.
Bentuk data sangat bervariasi, tergantung
informasi apa yang ingin dihasilkan.
Pemilahan
data
yang
tepat,
akan
meringankan manajemen untuk mengambil
keputusan terbaik untuk karyawan maupun
kelangsungan usaha organisasi. Menurut
Raymon McLeod, Jr dalam Rusdiana dan
Irfan (2014:301), data adalah “sekumpulan
baris fakta yang mewakili peristiwa yang
terjadi pada
organisasi
yang
bisa
dimengerti dan digunakan manusia”.
Sedangkan database adalah kumpulan
informasi yang disimpan dalam komputer
secara sistematik untuk memperoleh
informasi yang saling berhubungan untuk
memenuhi berbagai kebutuhan (Rusdiana
dan Irfan, 214:302).
Database karyawan dapat dibuat dan
diolah dengan bantuan program komputer.
210
ISBN: 978-602-61242-0-3
Tujuan utama dari database adalah untuk
memelihara informasi dan membuat
informasi tersebut tersedia saat dibutuhkan.
Konsep dasar dari basis data adalah
kumpulan dari catatan atau warkat yang
saling
berhubungan
dan
perangkat
lunaknya
mengacu
sebagai
sistem
manajemen basis data. Salah satu software
yang dapat digunakan untuk pengelolaan
database karyawan adalah microsoft
access.
Sistem basis data merupakan salah satu
komponen penting penyusun sistem
informasi manajemen terutama sistem
informasi SDM. Suatu sistem informasi
manajemen SDM tidak akan berfungsi
dengan baik tanpa melibatkan basis data.
Manfaat penggunaan database bagi
perusahaan adalah
1. Kecepatan dan Kemudahan
Database memiliki kemampuan dalam
menyeleksi data sehingga menjadi
suatu kelompok yang terurut dengan
cepat. Hal inilah yang ahirnya dapat
menghasilkan
informasi
yang
dibutuhkan
secara
cepat
pula.
Seberapa cepat pemrosesan data oleh
database
tergantung
pula
pada
perancangan databasenya.
2. Pemakaian Bersama-sama
Suatu database bisa digunakan oleh
siapa saja dalam suatu perusahaan.
Sebagai contoh database mahasiswa
dalam
suatu
perguruan
tinggi
dibutuhkan oleh beberapa bagian,
seperti
bagian
admin,
bagian
keuangan, bagian akademik. Kesemua
bidang
tersebut
membutuhkan
database mahasiswa namun tidak perlu
masing-masing
bagian
membuat
databasenya sendiri, cukup database
mahasiswa satu saja yang disimpan di
server pusat. Nanti aplikasi dari
masing-masing bagian bisa terhubung
ke database mahasiswa tersebut.
3. Kontrol data terpusat
Masih berkaitan dengan point ke dua,
meskipun pada suatu perusahaan
memiliki banyak bagian atau divisi tapi
database yang diperlukan tetap satu
saja.
Hal
ini
mempermudah
pengontrolan data seperti ketika ingin
mengupdate data mahasiswa, maka
kita perlu mengupdate semua data di
masing-masing bagian atau divisi,
tetapi cukup di satu database saja yang
ada di server pusat.
4. Menghemat biaya perangkat
KNiST, 30 Maret 2017
Dengan memiliki database secara
terpusat maka di masing-masing divisi
tidak memerlukan perangkat untuk
menyimpan
database
berhubung
database yang dibutuhkan hanya satu
yaitu yang disimpan di server pusat, ini
tentunya memangkas biaya pembelian
perangkat.
5. Keamanan Data
Hampir semua Aplikasi manajemen
database sekarang memiliki fasilitas
manajemen pengguna. Manajemen
pengguna ini mampu membuat hak
akses yang berbeda-beda disesuaikan
dengan kepentingan maupun posisi
pengguna. Selain itu data yang
tersimpan di database diperlukan
password untuk mengaksesnya.
6. Memudahkan
dalam
pembuatan
Aplikasi baru
Dalam poin ini database yang
dirancang
dengan
sangat
baik,
sehingga perusahaan memerlukan
aplikasi baru tidak perlu membuat
database yang baru juga, atau tidak
perlu mengubah kembali struktur
database yang sudah ada. Sehingga Si
pembuat aplikasi atau programmer
hanya cukup membuat atau pengatur
antarmuka aplikasinya saja.
Dengan segudang manfaat dan kegunaan
yang dimiliki oleh database maka sudah
seharusnya semua perusahaan baik itu
perusahaan skala kecil apalagi perusahaan
besar memilki database yang dibangun
dengan rancangan yang baik. Ditambah
dengan pemanfaatan teknologi jaringan
komputer maka manfaat database ini akan
semakin besar.
Untuk membuat database karyawan dalam
sistem informasi SDM yang efektif, ada
beberapa hal yang harus dimasukkan,
yaitu:
1. Informasi yang dibutuhkan terhadap
individual karyawan
Formulir-formulir khusus dan kuesionerkuesioner
dapat
dibuat
untuk
mengumpulkan informasi. Sumbersumber informasi ketika mengumpulkan
informasi bagi data base karyawan,
diantaranya: surat lamaran dan daftar
riwayat hidup karyawan, evaluasi
kinerja, perubahan status dan jabatan
karyawan,
tindakan
indisipliner
karyawan, dan daftar gaji. Data-data ini
dimasukkan sebagai data primer yang
harus dimasukkan dalam sistem
database.
211
ISBN: 978-602-61242-0-3
a. Surat lamaran pada saat karyawan
melamar pekerjaan hendaknya diisi
selengkap mungkin seperti data
pribadi,
tingkat
pendidikan,
keahlian, riwayat pekerjaan, dan
riwayat kesehatan. Begitu juga
daftar riwayat hidup yang diisi
sesuai
dengan
kebutuhan
perusahaan yang akan digunakan
sebagai data base karyawan.
b. Evaluasi
kinerja.
Perusahaan
memerlukan informasi yang shahih
untuk
membuat
keputusankeputusan perencanaan jangka
panjang menyangkut individu yang
memiliki potensi promosi. Informasi
penting
harus
diinformasikan
secara periodik meliputi keahlian
dan bakat karyawan, tingkat kinerja
saat
ini,
dan
potensi
pertumbuhannya.
c. Perubahan status dan jabatan
karyawan.
Perubahan
data
karyawan terjadi sepanjang tahun.
Jenis
informasi
ini
harus
diperbaharui secara berkala.
d. Tindakan indisipliner.
Informasi
yang berkaitan dengan tindakan
indisipliner formal juga perlu
dimasukkan dalam sistem informasi
SDM. Dengan adanya data ini,
perusahaan dapat memberikan
pertimbangan untuk menetapkan
kebijakan bagi karyawan.
e. Data daftar gaji. Sistem informasi
SDM juga memasukkan daftar gaji
dasar, presentasi kenaikan setiap
tahun,
setiap
bonus
dan
penghargaan khusus yang telah
diberikan.
2. Kegunaan informasi
Sistem informasi SDM memberikan
tempat
untuk
mengumpulkan,
meringkas, dan menganalisa data yang
berhubungan erat dengan manajemen
SDM dan perencanaan SDM. Sistem
informasi
manajemen,
terutama
database karyawan dirancang untuk
membantu
manajer
membuat
keputusan-keputusan yang lebih efektif.
Oleh karena itu, jika informasi tidak
relevan, maka perusahaan akan salah
menempatkan karyawan sesuai dengan
kemampuan dan keahliannya.
3. Siapa yang membutuhkan informasi
Semua
jajaran
manajemen
membutuhkan
informasi
untuk
menunjang pekerjaannya. Database
KNiST, 30 Maret 2017
karyawan
yang
akurat
akan
memberikan informasi yang tepat
sesuai dengan tujuan organisasi.
Namun, database karyawan tidak boleh
digunakan apabila mengganggu privasi
dari karyawan tersebut. Pemanfaatan
data base karyawan harus sesuai
peruntukan. Bagi yang memanfaatkan,
harus menggunakan pasword atau ijin
dari administrator
yang memiliki
wewenang untuk mengolah dan
memperbaharui database karyawan.
4. Kesimpulan
Penggunaan database karyawan di dalam
perusahaan sangat penting dilakukan.
Dengan data base karyawan yang akurat
kegiatan untuk mengelola SDM secara
tepat baik dari segi kuantitas maupun
kualitas dapat tercapai. Database dasar
yang disimpan, yaitu: surat lamaran dan
daftar riwayat hidup karyawan, evaluasi
kinerja, perubahan status dan jabatan
karyawan, tindakan indisipliner karyawan,
dan daftar gaji. Database dasar inilah yang
nanti akan digunakan oleh manajemen
untuk mengambil keputusan, baik untuk
perusahaan ataupun karyawan.
Referensi
Kamal, F. (2016). Tinjauan Proses
Rekrutmen Dan Seleksi Calon
Karyawan (Studi Kasus Pada PT
Berkah
Makmur
Jakarta). ECODEMICA, 3(2),
438445.
Mangkuprawira,
Tb.
Sjafri.
2002.
Manajemen Sumber Daya Manusia
Strategik. Jakarta: Ghalia Indonesia
Rivai, Veitzal dan Ella Jauvani Sagala.
2009. Manajemen Sumber Daya
Manusia Untuk Perusahaan dari
Teori ke Praktek. Jakarta: PT.
Rajagrafindo Persada
Rusdiana, H.A dan Moch Irfan. 2014.
Sistem
Informasi
Manajemen.
Bnadung: Pustaka Setia.
Sedarmayanti. 2016. Manajemen Sumber
Daya Manusia, Reformasi Birokrasi
dan Manajemen Pegawai Negri Sipil.
Bandung: PT Refika Aditama
Scott, George M. 2003. Prinsip-Prinsip
Sistem
Informasi
Manajemen.
Jakarta: PT. Rajagrafindo Persada
212
ISBN: 978-602-61242-0-3
Siagian, Sondang P. 2003. Manajmen
Sumber Daya Manusia. Jakarta:
Bumi Aksara
Winarno, Wing Wahyu. 2004. Sistem
Informasi Manajemen. Yogyakarta:
UPP AMP YKPN
BIODATA
Firstianty Wahyuhening Fibriany, S. TP,
MM. Lahir di Jakarta pada tanggal 24
Februari 1978. Tamat pendidikan Strata
satu dari IPB Jurusan Teknik Industri
Pertanian tahun 2000 dengan menyandang
gelar Sarjana Teknologi Pertanian (S. TP)
dan tamat pendidikan Strata Dua dari MMA
IPB sekarang MB IPB dengan menyandang
gelar Magister Manajemen (MM) pada
tahun 2003. Sejak tahun 2010 menjadi
dosen tetap pada Akademi Bina Sarana
Informatika dengan homebase AMIK BSI
Jakarta.
KNiST, 30 Maret 2017
213