MODUL PERKULIAHAN Etik UMB KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Fakultas Program Studi Ekonomi Bisnis Manajemen Tatap Muka 05 Kode MK Disusun Oleh Kode MK Ari Sulistyanto Abstract Kompetensi Komunikasi efektif, komunikasi ruang Mampu menjelaskan proses dan unsurunsur komunikasi dan mampu menjalankan komunikasi yang efektif. Pembahasan A. Pengertian Komunikasi Istilah komunikasi berasal dari perkataan Latin “communicatio” yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran(Cangara:2013:77). . Istilah communicatio tersebut bersumber dari kata “communis” yang berarti sama, yang dimaksud dengan sama di sini ialah sama makna atau pendapat. Dalam perkembangan selanjutnya komunikasi diartikan sebagai sebagai proses mentransfer fakta, data atau informasi yang dikemas sebagai pesan dari satu pihak, yang biasa disebut pengirim, kepada pihak lain sebagai penerima. Dengan diterimanya pesan tersebut diharapkan oleh pengirim, agar penerima dapat memahami, dapat menerima atau menyetujui pesan yang ditransfer dan terjadi persamaan pendapat antara “pengirim” dan “penerima”. Murphy mengatakan: komunikasi adalah seluruh proses yang diperlukan untuk mencapai pikiran-pikiran yang dimaksud oleh orang lain( 1957: 5). Sedangkan Stoner, Freeman, dan Gilbert (dalam Sule & Trisnawati 1995: 295) mendefinisikan “komunikasi sebagai the process by which people attempt to share meaning via the transmission of symbolic messages”. (Komunikasi adalah proses dimana seseorang berusaha untuk memberikan pengertian atau pesan kepada orang lain melalui pesan simbolis. Komunikasi bisa dilakukan secara langsung maupun tidak langsung, dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang tersedia) Hovland, Janis dan Kolley seperti dikutip Forsdale (1981) Komunikasi adalah proses individu mengirim stimulus yang biasanya dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah laku orang lain. Pendapat ini memandang komunikasi sebagai suatu proses. Proses komunikasi terdiri dari tujuh unsur utama, yaitu: 1. Pengirim Pengirim adalah orang yang memiliki informasi dan kehendak untuk menyampaikannya kepada orang lain. Pengirim atau komunikator dalam organisasi bisa karyawan dan bisa juga pimpinan 2. Penyandian (encording) Penyandian merupakan proses mengubah informasi ke dalam isyarat-isyarat atau symbol-simbol tertentu untuk ditransmisikan. Proses penyandian ini dilakukan oleh pengirim 3. Pesan 2015 2 Etik UMB Ari Sulistyanto, S.Sos. M.i Kom Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Pesan adalah informasi yang hendak disampaikan pengirim kepada penerima. Sebagian besar pesan dalam bentuk kata, baik berupa ucapan maupun tulisan. Akan tetapi beraneka ragam perilaku non-verbal dapat juga digunakan untuk menyampaikan pesan, seperti gerakan tubuh, raut muka dan lain sebagainya 4. Saluran Saluran atau sering juga disebut dengan media adalah alat dengan mana pesan berpindah dari pengirim ke penerima. Saluran merupakan jalan yang dilalui informasi secara fisik. 5. Penerima Penerima adalah orang yang menerima informasi dari pengirim. Penerima melakukan proses penafsiran atas informasi yang diterima dari pengirim 6. Penafsiran Penafsiran (decording) adalah proses menerjemahkan menguraikan sandi-sandi) pesan dari pengirim. Sebagian besar proses decording dilakukan dalam bentuk menafsirkan isi pesan oleh penerima 7. Umpan balik Umpan balik (feedback) pada dasarnya merupakan tanggapan penerima atas informasi yang disampaikan pengirim. Umpan balik hanya terjadi pada komunikasi dua arah. Umpan balik yang diterima komunikator dapat dijadikan sebagai tolak ukur dalam menentukan apakah pesan telah diterima dan menghasilkan tanggapan sesuai dengan yang diinginkan atau apakah meaning pesan yang diinterpretasi oleh komunikan sesuai dengan meaning pesan yang dimaksudkan oleh komunikator. Dalam proses komunikasi telah diutarakan bahwa pengiriman suatu pesan disampaikan melalui saluran media komunikasi. Media komunikasi merupakan sarana yang dipergunakan dalam proses pengiriman pesan. Media komunikasi sebagai sarana untuk menyampaikan atau menyalurkan pesan itu dapat berupa: 1. Media Tulisan; Berupa surat, telegram, papan pengumuman, majalah, surat kabar dan lain-lain. 2. Media Visual; berbentuk gambar, grafik, foto dan lain-lain 3. Media Audio; berupa suara seperti telepon, radio dan lain-lain 4. Media Audio Visual; berupa kombinasi gambar dan suara, contohnya televisi dan film. 2015 3 Etik UMB Ari Sulistyanto, S.Sos. M.i Kom Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id B. STRATEGI KOMUNIKASI EFEKTIF Ada empat tujuan dalam strategi komunikasi sebagai berikut (dalam Effendy , 2005:33) (1) To Secure Understanding yaitu untuk memastikan bahwa terjadi suatu pengertian dalam berkomunikasi. (2) To Establish Acceptance, yaitu bagaimana cara penerimaan itu terus dibina dengan baik. (3) To Motivate Action yaitu penggiatan untuk memotivasinya, dan (4) To Goals Which Communicator Sought To Achieve yaitu bagaimana mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh pihak komunikator dari proses komunikasi tersebut. Strategi juga memiliki fungsi ganda sebagaimana dijelaskan oleh Effendy (2005:32) yaitu: 1. Menyebarluaskan pesan komunikasi yang bersifat informatif, persuasif, dan instruktif secara sistematik kepada sasaran untuk memperoleh hasil yang optimal. 2. Menjembatani ”cultural gap”, yaitu kondisi yang terjadi akibat kemudahan diperolehnya dan kemudahan dioperasionalkannya media yang begitu ampuh, yang jika dibiarkan akan merusak nilai-nilai yang dibangun. C. KOMUNIKASI VERBAL DAN NON VERBAL DALAM BISNIS Ada dua bentuk komunikasi yang lazim digunakan, yakni komunikasi verbal dan komunikais non verbal. Komunikasi verbal ( verbal communication ) adalah bentuk komunikasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan dengan cara tertulis (written) atau lisan (oral). Sepasang kekasih ber sms- an tiap hari, seorang presenter membawakan acara musik di stasion televisi, seorang wartawan menulis berita atau opininya di surat kabar, atau seorang ayah menelpon anaknya, itu merupakan sebagian kecil contoh komunikasi verbal. 1. Komunikasi Verbal Dalam dunia bisnis, komunikasi verbal menempati porsi besar. Karena kenyataannya, ide-ide, pemikiran atau keputusan, lebih mudah disampaikan secara verbal ketimbang non verbal. Dengan harapan, komunikan (baik pendengar maun pembaca ) bisa lebih mudah memahami pesan-pesan yang disampaikan. 2015 4 Etik UMB Ari Sulistyanto, S.Sos. M.i Kom Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Prakteknya, komunikais verbal bisa dilakukan dengan cara : Berbicara dan menulis. Umumnya untuk menyampaikan bussines message,orang cenderung lebih menyukai speaking (berbicara) ketimbang (writing ). Selain karena alasan praktis, speaking dianggap lebih mudah “menyentuh” sasaran karena langsung didengar komunikan. Namun bukan berarti pesan tertulis tidak penting. Untuk menyampaikan pesan bisnis yang panjang dan memerlukan pemahaman dan pengkajian matang, diperlukan pula penyampaian writing. Semisal penyampaian bussines report. Sangat tidak mungkin jika hanya disampaikan dengan berbicara. Mendengarkan dan membaca. Kenyataan menunjukkan, pelaku bisnis lebih sering mendapatkan informasi ketimbang menyampaikan informasi. Dan aktivitas penerimaan informasi.pesan bisnis ini dilakukan lewat proses (listening) mendengarkan dan membaca (reading). Sayangnya, kenyataan juga menunjukkan, masih banyak di antara kalangan bisnis yang tidak memiliki kemampuan dan kemauan memadai untuk melakukan proses reading dan listening ini. Sehingga pesan penting sering hanya berlalu begitu saja, dan hanya sebagian kecil yang tercerna dengan baik. 2. KOMUNIKASI NON VERBAL Meski jarang disadari diyakini manfaatnya, Komunikais non verbal ( non verbal communicarion) menempati porsi penting. Banyak komunikasi verbal tidak efektif hanya karena komunikatornya tidak menggunakan komunikasi non verbal dengan baik dalam waktu bersamaan.Melalui komunikasi non verbal, orang bisa mengambil suatu kesimpulan mengenainsuatu kesimpulan tentang berbagai macam persaan orang, baik rasa senang, benci, cinta, kangen dan berbagai macam perasaan lainnya. Kaitannya dengan dunia bisnis, komunikasi non verbal bisa membantu komunikator untuk lebih memperkuat pesan yang disampaikan sekaligus memahami reaksi komunikan saat menerima pesan. Bentuk komunikasi non verbal sendiri di antaranya adalah, bahasa isyarat, ekspresi wajah, sandi, symbol-simbol, pakaian sergam, warna dan intonasi suara. Tujuan komunikais non verbal ; - Menyediakan/memberikan informasi - Mengatur alur suatu percakapan - Mengekspresikan suatu emosi - Memberi sifat, melengkapi, menentang atau mengembangkankan pesan-pesan verbal. - Mengendalikan atau mempersuasi orang lain - Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam mengajar seseorang untuk melakukan serve badminton, belajar golf dan sejenisnya. 2015 5 Etik UMB Ari Sulistyanto, S.Sos. M.i Kom Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Lebih jauh, relevansi komunikasi non verbal dalam dunia bisnis, komunikasi non verbal yang disampaikan dengan baik akan mampu membantu seseorang meningkatkan kredibilitas dan potensi leadeship, selain tentunya akan mempermudah proses penyampaian pesan inti kepada komunikan. D. KOMUNIKASI RUANG Komunikasi ruang sering di namai prosemik (prosemic) sebuah istilah yang di perkenalkan oleh Edward T. Hall, membagi dalam bentuk ruang: a. Jarak Intim Dalam jarak intim mulai dari fase dekat (bersentuhan sampai ke fase jauh sekitar 15 sampai 45 cm, kehadiran seseorang sangat jelas. Masing-masing pihak dapat mendengar, mencium, dan merasakan napas yang lain. Kita menggunakan fasa dekat bila sedang bercumbu dan bergulat, untuk menenangkan dan melindungi. Dalam fasa dekat otot-otot dan kulit berkomunikasi, sedangkan verbalisasi aktual hanya sedikit saja perannya. Dalam fasa dekat ini bahkan suara bisikan mempunyai efek memperbesarjarak psikologis antara kedua orang yang terlibat. Fasa jauh memungkinkan kita untuk saling menyentuh dengan mengulurkan tangan. Jarak ini masih terlalu dekat sehingga dipandang tidak patut di muka umum. Karena perasaan ketidak-patutan dan ketidak-nyamanan (setidak-tidaknya bagi orang Amerika), mata jarang sekali saling menatap. Mata terpaku pada obyek lain yang berjarak cukup jauh. b. Jarak Pribadi (Personal Distance). Kita semua memiliki daerah yang kita sebuJt jarak pribadi Daerah ini melindungi kita dari sentuhan orang lain. Dalamfasa dekat jarak pribadi ini (antara 45 sampai 75 cm.), kita masih dapat saling menyentuh atau memegang tetapi hanya dengan mengulurkan tangan kita. Kemudian kita dapat melindungi orang-orang tertentu - misalnya, kekasih. Dalam fasa jauh (dari 75 sampai 120 cm.), dua orang dapat saling menyentuh hanya jika merekakeduarrya mengulurkan tangan Fasa jauh ini menggambarkan sejauh mana kita dapat secara fisik menjangkaukan tangan kita untuk meraih sesuatu. Jadi, fasa ini menentukan, dalam artian tertentu, batas kendali fisik kita atas orang lain. Dalam jarak ini kita masih dapat melihat banyak detil dari seseorang - rambut yang beruban, gigi yang kuning, pakaian yang kusut, dan sebagainya. Tetapi, kita tidak lagi dapat mendeteksi hangat tubuh. Kadang-kadang kitamasih dapat mencium bau napas, tetapi pada jarak ini etiket mengharuskan kita untuk mengarahkan napas ke bagian netral 2015 6 Etik UMB Ari Sulistyanto, S.Sos. M.i Kom Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id sehingga tidak mengganggu lawan bicara (seperti yang sering kita lihat dalam iklan televisi). Bila ruang pribadi diganggu, kita sering merasa tidak nyaman dan tegang. Bila orang berdiri terlalu dekat, pembicaraan kita dapat terganggu, tidak mantap, terguncang, dan terputus-putus. Kita mungkin sukar memelihara kontak mata dan mungkin sering menghindari tatapan langsung. Ketidak-nyamanan ini mungkin juga terungkap dalam bentuk gerakan tubuh yang berlebihan. Pada saat yang lain kita tidak berkeberatan dengan invasi ke dalam ruang pribadi. Sebagai contoh, bila orang lain memasuki daerah pribadi dalam pesta yang ramai, tidak ada perasaan tegang atau tidak nyaman. Begitu pula, bila orang yang kita sukai memasuki daerah pribadi kita. Kita tidak akan merasakan ketidak-nyamanan. c. Jarak Sosial. Dalam jarak social kita kehilangan detil visual yang kitaperoleh dalam jarak pribadi. Fasa dekat (dari 120 sampai 210 cm) adalah jarak yang kita gunakan bila melakukan pertemuan bisnis dan interaksi pada pertemuan-pertemuanyang bersifat sosial. Fasa jauh (dari 2 l0 sampai 360 cm) adalah jarak yang kita pelihara bila seseorang berkata, "Menjauhlah agar saya dapat memandangmu." Pada jarak ini transaksi bisnis mempunyai nada yang lebih resmi. Di kantor pejabat- pejabat tinggi meja-meja ditempatkan sedemikian hingga sipejabat memastikan jarak ini bila sedang berunding dengan klien. Tidak seperti jarak intim, di mana kontak mata terasa janggal, fasa jauh dari jarak sosial membuat kontak mata sangat penting; jika tidak, komunikasi akan hilang. Suara pada umumnya lebih keras dari biasa pada jarak ini. Tetapi berteriak atau menaikkan suara, akan mempunyai efek mengurangi jarak sosial ini ke arah pribadi. d. Jarak Publik. Pada fasa dekat dari jarak publik (dari 360 sampai 450 cm.) orang terlindung oleh jarak. Pada jarak ini seseorang dapat mengambil tindakan defensif bila terancam. Dalam bis kota atau kereta, misalnya, kita mungkin mengambil jarak ini dari orang yang sedang mabuk. Walaupun pada jarak ini kita tidak dapat mengamati secara detil wajah dan mata orang itu, kita masih cukup dekat untuk melihat apa yang sedang berlangsung. Pada fasa (lebih dari 750 cm.), kita melihat orang-orang tidak sebagai individu yang terpisah, melainkan sebagai bagian dari suatu kesatuan yang lengkap. Kita secara otomatis mengambil jarak sekitar 9 meter dari seorang tokoh penting. Dan, tampaknya kita melakukan ini terlepas dari apakah tokoh itu. Fasa jauh atau tidak. Fasa jauh ini merupakan jarak yang diambil seorang aktor untuk beraksi di panggung. Pada jarak ini, gerak-gerik maupun suara harus sedikit berlebihan agar tertangkap secara detil. 2015 7 Etik UMB Ari Sulistyanto, S.Sos. M.i Kom Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id E. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI RUANG Beberapa factor mempunyai pengaruh atas cara kita memanfaatkan ruang dalam komunikasi. Beberapa generalisasi khususnya penting bagi komunikasi. a. Status. Orang dengan status yang setara menjaga jarak yang lebih dekat di antara mereka ketimbang orang dengan status yang berbeda. Bila status tidak sama, orang dengan status yang lebih tinggi mungkin mendekati orang yang berstatus lebih rendah Iebih rapat ketimbang orang dengan status lebih rendah mendekati orang yang berstatus lebih tinggi. b. Kultur . Orang Amerika berdiri cukup jauh bila sedang bercakap- cakap, setidak-tidaknya jika di bandingkan dengan orang Eropa tertentu dan orang Timur Tengah. Orang Arab, Misalnya, berdiri cukup dekat satu sama lain ketimbang orang Amerika. Orang Italia dan Spanyol mengambil jarak yang relative berdekatan bila berinteraksi ketimbang banyak orang Eropa Utara. c. Konteks Umumnya, makin besar ruang fisik tempat kita berada, makin kecil jarak antar pribadi. Misalnya , jarak antara dua orang yang berbincang-bincang di jalan akan lebih kecil ketimbang di rumah . Jarak ini akan lebih kecil di ruangan yang besar ketimbang di ruangan yang kecil. Makin besar ruangan, kelihatannya kita makin merasa perlu saling mendekatkan diri untuk membuat konteks komunikasi terkendali. d. Masalah Yang Di Bahas Jika kita membicarakan masalah pribadi atau sedang berbagi rahasia, kita mengambil jarak yang dekat. Bila kita membicarakan hal-hal umum yang tidak pribadi, jarak yang kita ambil biasanya lebih besar. Secara psikologis, tampaknya kita berusaha mencegah orang lain ikut mendengarkan meskipun secara fisik tidak seorang pun yang berada dalam jarak pendengaran. Kita ingin menjaga jangan sampai pujian itu jatuh ke orang lain jarak yang lebih dekat jika sedang dipuji ketimbang jika sedang ditegur - barangkali kita ingin menjaga jangan sampai pujian itu jatuh ke orang lain. Dan barangkali kita mencoba menjauhkan diri (secaa fisik) dari teguran. e. Usia Dan Jenis Kelamin Wanita berdiri lebih berdekatan satu sama lain ketimbang pria. Pasangan dari jenis kelamin yang berbeda berdiri berjauhan. Demikian pula, kultur Amerika lebih memungkinkan kaum wanita saling menyentuh satu sama lain ketimbang kaum pria dan 2015 8 Etik UMB Ari Sulistyanto, S.Sos. M.i Kom Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id pasangan pembicara-pendengar yang berlainan jenis. Anak-anak berdiri lebih berdekatan satu sama lain ketimbang kaum dewasa. Ini menunjukan bahwa menjaga jarak merupakan perilaku yang dipelajari. F. Penilaian Tentang Efektivitas Komunikasi Efektivitas komunikasi dapat di nilai dari :(Joseph A. DeVito, Komunikasi Antar Manusia:223:2005) a. Daya Persuasi dan Kredibilitas. Riset yang diselenggarakan untuk meneliti kecepatan menunjukkan bahwa pada komunikasi satu arah (bila satu orang memguasai pembicaraan dan orang lain hanya mendengarkan), mereka yang berbicara cepat lebih persuasive dan di nilai lebih tinggi daari pada mereka yang berbicara dengan kecepatan normal aiau di bawah normal. Temuan ini benar terrlepas dari apakah pembicaraan itu memang cepat atau dipercepat secara elektronika. Dalam sebuah eksperimen, misalnya, para responden (subyek) mendengarkan pesan rekaman dan kemudian memperlihatkan tingkat kesependapatan mereka dengan pesan itu serta opini mereka tentang kecerdasan dan obyektivitas pembicara. Kecepatan bicara 111,l40 (kecepatan bicara rata-rata), dan 191 kata per menit digunakan. Responden paling sependapat dengan yang paling cepat dan paling tidak sependapat dengan pembicaraan yang paling lambat. Selanjutnya, mereka menilai pembicara tercepat sebagai paling cerdas dan obyektif. Mereka menilai pembicara paling lambat sebagai paling tidak cerdas dan paling tidak obyektif. Bahkan bila pembicara diperlihatkan memiliki sesuatu untuk diperoleh secara pribadi dari persuasi (seperti, misalnya, dealer mobil bekas), kecepatan bicara yang paling tinggi merupakan yang paling persuasif. b. Pemahaman. Bila kita melihat p'emahainan, pembicaraan cepat menunjukkan efek yang menarik. Responden yang mendengarkan pembicaraan dengan kecepatan berbedabeda diukur tingkat pemahamannya dengan tes pilihan berganda. Periset menggunakan kecepatan l4l kata per menit sebagai kecepatan rata-rata dan menetapkan pemahaman pada kdcepatan ini sebagai 100 %. Bila mereka meningkatkan kecepatan sampai 201 kata per menit pemahaman adalah 95 %. Bila mereka terus meningkatkan kecepatan sampai 282 kata per menit (artinya, dua kali lipat dari kecepatan normal), pemahaman adalah 90 %. Meskipun kecepatan ditingkatkan secara dramatis, tingkat pemahaman hanya turun sedikit. Penurunan 5 dan 10 persen ini teratasi dengan kecepatan yang lebih tinggi dan dengan demikian 2015 9 Etik UMB Ari Sulistyanto, S.Sos. M.i Kom Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id membuat kecepatan yang lebih tinggi jauh lebih efisien dalam mengkomunikasikan informasi. Tetapi jika kecepatan ditambah sampai lebih dari dua kali lipat kecepatan normal, pemahaman akan mulai turun secara dramatis. c. Preferensi. Kebanyakan pendengar lebih menyukai kecepatan yang sedikit lebih tinggi daripada kecepatan normal. Sebagai contoh, bila responden dapat mengatur kecepatan pesan yang mereka dengarkan, mereka menyetelnya sampai sekitar 25 % lebih cepat daripada kecepatan normal. Begitu juga, orang merasa bahwa iklan yang disajikan dengan kecepatan 25 % lebih cepat daripada kecepatan normal lebih menarik ketimbang iklan yang disajikan dengan kecepatan normal. Selanjutnya, tingkat perhatian (yang di indeks dengan jumlah aktivitas listrik yang diukur dengan elektroda yang dipasang pada dahi responden) lebih besar untuk kecepatan tinggi. Tetapi kita perlu hati-hati dalam menerapkan riset ini untuk komunikasi antarpribadi. Seperti dikatakan John MacLachlan (1979), selama waktu pembicara berbicara, pendengar memikirkan dan menyusun tanggapan. Jika pembicara berbicara terlalu cepat, mungkin tidak cukup waktu untuk menyusun tanggapan ini. Akibatnya, pendengar dapat menjadi marah. Apalagi, kecepatan yang bertambah mungkin terasa begitu tidak wajar sehingga pendengar mungkin lebih terpaku pada kecepatan bicara ketimbang pada pemikiran yang diutarakan" Tetapi, pada komunikasi satu arah, khususnya pada komunikasi masa, jelas bahwa pertambahan kecepatan bicara akan menjadi semakin populer. Daftar Pustaka Ardianto, Elvinaro &Bambang Q-Anees,( 2007) Filsafat Ilmu Komunikasi, Simbiosa Rekatama Media, Bandung, Berger,Peter L & Thomas Luchman, (1967)The Social Construction Of Reality, NY: A Double Day Anchor Book, De Vito, Joseph, (1997) Komunik,asi Antar Manusia, Profesional Book, Jakarta, a Fiske, John, (1990) Culural And Comunication, Jalasutera, Yogyakarta, 2015 10 Etik UMB Ari Sulistyanto, S.Sos. M.i Kom Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id