Komunikasi Efektif - Universitas Mercu Buana

ETIK UMB
KOMUNIKASI
EFEKTIF
Fakultas
Program Studi
EKONOMI dan BISNIS
Manajemen – S1
Tatap Muka
05
Kode MK
Disusun Oleh
90004
Yusman, SE., MM.
Abstract
Kompetensi
Pada materi ini dipelajari unsur-unsur
komunikasi, proses komunikasi, dan
pengertian komunikasi yang efektif.
Selanjutnya mengetahui cara
melakukan komunikasi, baik dengan
bahasa lisan, tulisan, maupun bahasa
tubuh.
Mahasiswa diharapkan mampu:
 Menjelaskan pengertian
komunikasi dan unsur komunikasi
 Mengetahui cara-cara
berkomunikasi
 Memahami bahasa tubuh
 Mampu melakukan komunikasi
yang efektif
Komunikasi Efektif
1. Mengapa Kita Berkomunikasi?
2. Macam-Macam Komunikasi
3. Cara Berkomunikasi
4. Komunikasi Efektif
1. Mengapa Kita Berkomunikasi?
Manusia adalah mahluk sosial. Sebagai mahluk sosial, manusia akan berinteraksi dengan
orang lain. Dalam berinteraksi tersebut terjadi komunikasi. Komunikasi yang baik (efektif)
akan menghasilkan saling pengertian dan terjadilah hubungan sosial sebagaimana
diharapkan.
M. Scheidel mengemukakan bahwa kita berkomunikasi terutama untuk menyatakan dan
mendukung identitas diri, untuk membangun kontak sosial dengan orang disekitar kita, dan
untuk mempengaruhi orang lain untuk merasa, berpikir, atau berperilaku seperti yang kita
inginkan. Namun menurut Scheidel tujuan dasar kita berkomunikasi adalah untuk
mengendalikan lingkungan fisik dan psikologis kita.
Fungsi Komunikasi di antaranya adalah:
1. Fungsi Informasi.
Untuk memberitahukan sesuatu (pesan) kepada pihak tertentu, dengan maksud agar
komunikan dapat memahaminya.
2. Fungsi Ekspresi.
Sebagai wujud ungkapan perasaan/pikiran komunikator atas apa yang dia pahami
terhadap sesuatu hal atau permasalahan.
3. Fungsi Kontrol.
Menghindari terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan, dengan memberi pesan
berupa perintah, peringatan, penilaian, dan lain sebagainya.
4. Fungsi Sosial.
Untuk keperluan rekreatif dan keakraban hubungan di antarakomunikator dan
komunikan.
2
ETIK UMB
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
5. Fungsi Ekonomi.
Untuk keperluan transaksi usaha (bisnis) yang berkaitan dengan finasila, barang dan
jasa.
Komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk
memberitahu, mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara lisan (langsung)
ataupun (melalui media). Menurut Srijanti, dkk (2006) komunikasi adalah proses berbagi
melalui perilaku verbal (kata-kata) dan non-verbal.
Komunikasi yang terjadi antara dua orang disebut sebagai komunikasi interpersona.
Sementara komunikasi yang terjadi di dalam diri seseorang komunikasi intrapersona.
Contoh Komunikasi Interpersona :
Ketika seorang mahasiswa akan menyampaikan pesan kepada dosennya, dia berbicara
dengan dirinya sendiri ketika akan memilih media untuk menyampaikan pesannya kepada
dosennya (apakah pesan akan disampaikan melalui sms atau bicara lisan). Kalaupun via
sms, bagaimana sebaiknya pesan tersebut ditulis? Si mahasiswa menyadari bahwa tata
kalimat maupun gaya bahasa yang ia gunakan dalam berkomunikasi dengan sang dosen
akan menentukan interaksinya dengan sang dosen. Jika salah memilih kata, bisa-bisa
hubungan antara mahasiswa dengan dosennya menjadi kurang baik.
Menurut David K. Berlo, setiap proses komunikasi minimal terdapat empat unsur utama,
yaitu: pengirim pesan atau komunikator (source), pesan (message), saluran komunikasi
(channel), dan penerima pesan atau komunikan (receiver).
Menurut Lasswell (1984) cara yang baik untuk menjelaskan komunikasi ialah dengan
menjawab pertanyaan sebagai berikut: Who Says What In Which Channel To Whom With
What Effect?
Paradigma Lasswell di atas menunjukkan bahwa komunikasi meliputi lima unsur
sebagai jawaban dari pertanyaan yang diajukan itu, yaitu:
1. Komunikator (siapa yang mengatakan?)
2. Pesan (mengatakan apa?)
3. Media (melalui saluran/channel/media apa?)
4. Komunikan (kepada siapa?)
5. Efek (dengan dampak/efek apa?)
Jadi berdasarkan paradigma Lasswell tersebut, secara sederhana proses komunikasi
adalah suatu proses dimana pihak komunikator membentuk (encode) pesan dan
menyampaikannya melalui suatu saluran tertentu kepada pihak penerima yang
menimbulkan efek tertentu.
3
ETIK UMB
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
2. Macam-Macam Komunikasi
Adaberbagai macam bentuk komunikasi.Menurut kelangsungannya, komunikasi dapat
dibedakan menjadi:
1. Komunikasi Langsung
Proses komunikasi dilaksanakan secara langsung tanpa bantuan perantara orang
ketiga ataupun media komunikasi yang ada dan tidak dibatasi oleh jarak.
2. Komunikasi Tidak Langsung
Proses komunikasinya dilaksanakan dengan bantuan pihak ketiga atau bantuan alatalat atau media komunikasi.
Sedangkan menurut sifatnya, komunikasi dapat dibedakan menjadi:
1. Komunikasi Formal
Komunikasi yang terajadi di antara organisasi/perusahaan yang tata caranya telah
diatur dalam struktur organisasinya, misalnya rapat kerja perusahaan, konferensi,
seminar dan sebagainya.
2. Komunikasi Informal
Komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak
ditentukan dalam struktur organisasi dan tidak mendapat pengakuan resmi yang
mungkin tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi atau perusahaan,
misalmnya kabar burung, desas-desus, dan sebagainya.
3. Komunikasi Nonformal
Komunikasi non-formal adalah komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang
bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang berhubungan dengan
pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang
bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut, misalnya rapat tentang
ulang tahun perusahaan, dan sebagainya.
Menurut maksud komunikasi, komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut:
1. Berpidato
2. Memberi ceramah
3. Memberi Prasaran
4. Wawancara, dan
5. Memberi perintah atau tugas.
Menurut ruang lingkup, komunikasi dapat dibedakanmenjadi dua yaitu:
1. Komunikasi Internal
4
ETIK UMB
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Komunikasi internal adalah komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau
lingkunagan organisasi atau perusahaan, atau yang terjadi di antara anggota
organisasi atau perusahaan tersebut saja.
Komunikasi internal dapat dibedakan menjadi 3 macam yaitu:
a. Komunikasi vertikal yang terjadi dalam bentuk komunikasi dari atasan kepada
bawahan, misalnya perintah, teguran, pujian, dan sebagainya.
b. Komunikasi horizontal yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi/kantor
yang berlangsung di antara orang-orang yang mempunyai kedudukan sejajar.
c. Komunikasi diagonal yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau
kantor dan terjadi di antara orang-orang yang mempunyai kedudukan tidak
sama atau pada posisi tidak sejalur vewrtikal.
2. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang berlangsung di antara organisasi atau
perusahaan dengan pihak masyarakat yang ada di luar organisasi atau perusahaan
tersebut.
Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk:
a. Eksposisi, pameran, promosi, dan sebagainya
b. Konferensi pers
c. Siaran televisi, radio dan sebagainya
d. Bakti sosial, pengabdian pada masyarakat dan sebagainya.
Menurut alir informasi, komunikasi dapat dibedakan menjadi:
1. Komunikasi satu arah (simplex)
Komunikasi yang berlangsung satu pihak saja (one way communication).
2. Komunikasi dua arah
Komunikasi yang bersifat timbal balik (two ways communication).
3. Komunikasi ke atas
Komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan.
4. Komunikasi ke bawah
komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan.
5. Komunikasi ke samping
Komunikasi yang terjadi di antara orang yang memiliki kedudukan sejajar.
Adapun menurut cara penyampaian informasi, komunikasi dapat dibedakan menjadi:
1. Komunikasi tertulis
2. Komunikasi lisan
5
ETIK UMB
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
3. komunikasi menggunakan bahasa tubuh
3. Cara Berkomunikasi
Ada tiga cara berkomunikasi yaitu tertulis, lisan, dan melalui bahasa tubuh. Masing-masing
bentuk komunikasi tersebut diperlukan dalam kehidupan kita sehari-hari. Kemampuan
melakukan bentuk-bentuk komunikasi tersebut akan mendukung kesuksesan seseorang
baik dalam belajar, bergaul, maupun bekerja.
1. Komunikasi Tertulis
Komunikasi secara tertulis dapat dilakukan dengan menggunakan naskah (tulisan),
gambar, atau foto.Naskah (tulisan) biasanya dipergunakan untuk menyampaikan
berita yang bersifat kompleks.Sedangkan gambar dan foto digunakan media
komunikasi jika pesan tidak dapat atau sulit dituliskan dengan kata-kata atau
kalimat.
2. Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan dapat terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak,
dimana dua belah pihak dapat bertatap muka, misalnya dialog dua orang.Dapat
juga komunikasi terjadi secara tidak langsung karena dibatasi oleh jarak, misalnya
komunikasi lewat telepon, internet, dan sebagainya.
Kemampuan berbicara sangat penting dalam kegiatan sehari-hari. Selain kualitas
pesan yang disampaikan, cara berbicara atau berkomunikasi dengan orang lain
akan memperlihatkan bagaimana pribadi kita sebenarnya. Oleh karena itu
kesuksesan pergaulan, juga karir seringkali ditentukan pula oleh kemampuan
berbicara.
Langkah berbicara dengan efektif (Uno, 2005):
1. Rangkai kata-kata dengan baik. Gunakan tutur bahasa yang pantas dan berbasabasi seperlunya.
2. Sesuaikan volume suara saat berbicara. Jika duduk berdekatan dengan lawan
berbicara, tentunya tidak perlu bicara keras-keras.
3. Perhatikan nada suara. nada yang monoton akan membuat perhatian lawan bicara
teralih dari pembicaraan dan mungkin sekali membosankan.
4. Sesuaikan kecepatan dan gaya berbicara. jangan berbicara terlalu cepat di depan
umum.
5. Perhatikan siapa yang diajak bicara, dalam suasana apa, mengenai materi/masalah
apa.Hal-hal tersebut perlu diketahui terutama bila berkaitan dengan tugas kuliah
(bagi mahasiswa) atau pekerjaan.
6
ETIK UMB
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
6. Sikap duduk, berdiri, ataupun pandangan mata perlu diperhatikan. Meskipun sepele,
efeknya besar. Misalnya sungguh tak sopan jika pandangan mata Anda terarah ke
tempat lain saat Anda berbicara dengan orang lain.
7. Gerakan tangan, tubuh, dan ekspresi wajah yang tepat akan membantu
penyampaian pesan/maksud Anda.
Poin
ke
tujuh
di
atas
menunjukkan
pentingnya
bahasa
tubuh
dalam
berkomunikasi.sementara upaya kita adalah menghasilkan komunikasi yang efektif.
3. Komunikasi menggunakan bahasa tubuh
Komunikasi menggunakan bahasa tubuh dapat dilakukan dengan menggunakan
mata, wajah, tangan, lengan, bahkan kaki dan seluruh anggota tubuh kita.
Bahasa tubuh (body language) adalah gerakan-gerakan yang Anda lakukan dan
posisi sikap ketika berkomunikasi dengan orang lain. Meskipun Anda tidak
bersuara, lawan bicara Anda mengetahui sikap Anda terhadapnya.
Bahasa tubuh yang mencakup: ekspresi wajah, cara berjalan, cara duduk, cara
berdiri, posisi tangan, kaki, kepala, dan lain-lain, adalah salah satu bentuk
komunikasi sehari-hari yang berperan besar dalam proses interaksi manusia
dengan lingkungan.
Bahasa tubuh yang baik dapat menunjukan bahwa Anda memiliki kecakapan, daya
pikat, dan suasana hati yang positif.sebagai contoh: jika Anda sering tersenyum,
Anda akan merasakan lebih bahagia. Jika Anda duduk dengan tegap, Anda akan
merasakan lebih energik. Jika Anda melambatkan gerakan Anda (tidak terburuburu), Anda akan merasakan lebih tenang.
Bahasa
tubuh
ternyata
bisa
mengungkapan
perasaan
Anda
yang
sesungguhnya.Oleh karena itu perlu dipastikan bahwa bahasa tubuh Anda sesuai
dengan kata-kata yang diucapkan.
Menurut Uno (2005), kunci untuk mengatasi mengasah bahasa tubuh adalah:
1. Kenali penampilan, perilaku, dan kebiasaan Anda sendiri.
Misalnya, Anda kerap menunduk saat berjalan di tengah-tengah orang yang
tidak dikenal.Kenali bahwa reaksi itu terjadi karena kegugupan Anda.Kalau
menurut Anda hal itu bukan suatu nilai plus bagi Anda dan Anda tidak ingin
masalah tersebut diketahui semua orang, tentunya Anda berupaya
mengurangi atau menghilangkan kebiasaan itu bukan? Anda perlu melatih
berjalan tegap dengan pandangan lurus ke depan.
2. Pelajari dan perbaiki sikap dan gerakan standar yang memberi nilai plus saat
Anda komunikasi.
7
ETIK UMB
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Misalnya, senyum di wajah, gerakan tangan, cara duduk,cara berjalan, dan
cara berjabat tangan.
3. Bersikaplah tenang dan logis, baik tutur kata maupun sikap.
Dengan demikian Anda akan berhati-hati dalam bertindak dan otomatis
berupaya sadar agar bahasa tubuh Anda menunjang isi pembicaraan. Pada
alhirnya lawan bicara Anda akan menangkap maksud pembicaraan dengan
tepat.
4. Cermati bahasa tubuh yang berkaitan dengan adat kebiasaan setempat.
Hal iniakan berguna melancarkan komunikasi yang Anda lakukan.
5. Komunikasi Efektif
Komunikasi dikatakan efektif, bila pesan yang disampaikan bisa dipahami dengan tepat
oleh penerima pesan. Menurut Tubb dan Moss, suatu proses komunikasi dikatakan efektif,
bila setidaknya menimbulkan lima hal:
1. Komunikan memperoleh pemahaman yang cermat atas pesan yang di sampaikan
komunikator
2. Terdapat perasaan senang di antara komunikator dengan komunikan
3. Komunikator mampu mempengaruhi sikap komunikan
4. terjadi hubungan sosial yang lebih baik antara kedua pihak yang berkomunikasi
5. Komunikan melakukan tindakan yang diingini komunikator
Agar komunikasi efektif, ada beberapa sikap yang perlu dicermati oleh seseorang dalam
berkomunikasi, khususnya ketika melakukan komunikasi verbal.sikap yang diperlukan
antara lain:
1. Berorientasi pada kebenaran (truth)
2. Tulus (sincerity)
3. Ramah (friendship)
4. Kesungguhan (seriousness)
5. Ketenangan (poise)
6. Percaya diri (self convidence)
7. Mau mendengarkan dengan baik (good listener)
Ada 5 hal yang perlu ditegakan,agar komunikasi efektif (Prijosaksono dan Hartono,
2002):
Hukum # 1: Respect
Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap
menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan.Rasa
8
ETIK UMB
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
hormat dan saling mengahargai merupakan hukum yang pertama dalam kita
berkomunikasi dengan orang lain. Jika kita perlu menyampaikan kritik atau menegur
seseorang, itupun perlu dilakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan
kebanggaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap
saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang
menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja, baik sebagai individu
maupun secara keseluruhan sebagai tim.
Hukum # 2: Empathy
empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang
dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati
adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dahulu sebelum
didengarkan atau dimengerti oleh orang lain. Secara khusus Covey menaruh
kemampuan untuk mendengarkan sebagai salah satu dari 7 kebiasaan manusia yang
sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih dahulu, baru dimengerti (Seek
first to Understand-then be understood to build the skills of empathetic listening that
inspires openness and trust).Inilah yang disebutnya dengan Komunikasi
Empatik.
Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun
keterbukaan dan keprcayaan yang kita perlukan dalam membangun kerjasama atau
sinergi dengan orang lain.
Rasa empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan (message)
dengan
cara
dan
sikap
yang
akan
memudahkan
penerima
pesan
(receiver)menerimanya. Oleh karena itu dalam ilmu pemasaran (marketing) memahami
perilaku konsumen (consumer’s behavior) merupakan keharusan. Dengan memahami
konsumen, maka kita dapat empati dengan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan,
minat, harapan, dan kesenangan dari konsumen.
Jadi sebelum kita membangun komunikasi atau mengirim pesan, kita perlu mengerti
dan memahami dengan empati calon penerima pesan kita.dengan demikian pesan kita
akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima.
Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap
menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif.
Hukum # 3: Audible
Makna dari audible antara lain adalah dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik.
Audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan.Hukum
ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel
sedemikian rupa hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini
mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun
9
ETIK UMB
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu agar pesan yang kita
sampaikan dapat diterima dengan baik.
Hukum # 4: Clarity
Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang
terkait dengan komunikasi efektif adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak
menimbulkan multi interprestasi atau berbagai penafsiran yang berlainan.Dalam
berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau
disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan
atau anggota tim kita. Tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada
gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim.
Hukum # 5: Humble
Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah
hati.Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun
rasa menghargai orang lain, yaitu sikap rendah hati yang kita miliki. Sikap rendah hati
pada intinya adalah sikap yang penuh melayani, sikap menghargai, mau mendengar
dan menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani
mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri,
serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar.
Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada lima hukum pokok komunikasi yang
efektif tersebut, kita dapat menjadi seorang komunikator yang handal dan pada gilirannya
dapat membangun jaringan hubungan dengan orang lain penuh dengan penghargaan
(respect). Kondisi seperti inilah yang dapat membangun hubungan jangka panjang yang
saling menguntungkan dan saling menguatkan.Hubungan yang saling menguntungkan dan
saling menguatkan mendukung agar kesuksesan lebih mudah dicapai.
10
ETIK UMB
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Cohen, David. 2009. Body Language: Apa yang Perlu Anda ketahui. Karisma CiputatTangerang.
Srijanti, Purwanto SK, dan Primi Artiningrum. 2007.
profesionalisme Sarjana. Graha Ilmu. Yogyakarta.
Etika:
Membangun
Sikap
Uno, Mien R. 2005. Etiket: Sukses membnawa Diri di Segala Kesempatan. Gramedia
Pustaka Umum. jakarta.
hernawanation.files.wordpress.com/2011/04
11
ETIK UMB
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id