sistem pendukung keputusan (spk)

MENINGKATKAN MUTU PENGAMBILAN
KEPUTUSAN MANAJEMEN UNTUK
PERUSAHAAN DIGITAL
PENDAHULUAN
Salah satu kegiatan manajemen yang penting adalah memahami sistem
sepenuhnya untuk mengambil keputusan-keputusan yang tepat yang
akan dapat memperbaiki hasil sistem keseluruhan dalam batas-batas
tertentu.
Pengambilan keputusan adalah suatu proses pemilihan dari berbagai
alternatif baik kualitatif maupun kuantitatif untuk mendapat suatu
alternatif terbaik guna menjawab masalah atau penyelesaikan konflik
atau kesenjangan.
Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah dan
manajemen bertanggung jawab dalam menentukan bagaimana sistem
pendukung manajemen bisa memberi kontribusi besar bagi kinerja
organisasi serta mengalokasikan sumberdaya untuk mengadakannya.
Kurangnya pemahaman proses pengambilan keputusan membuat
sistem pendukung manajemen menjadi tidak efektif jika ternyata sistem
tidak mendukung pengambilan keputusan.
Sistem diciptakan untuk membangkitkan informasi yang dapat
digunakan bagi manajer untuk mengendalikan operasi, startegi,
perencanaan jangka panjang, perencanaan jangka pendek,
pengendalian manajemen dan pemecahan masalah khusus.
Dalam sistem yang komputerisasi, program secara terus-menerus
memantau transaksi yang diproses atau yang baru digunakan untuk
pengidentifikasian dan secara otomatis melaporkan lingkungan
manajemen yang perlu mendapat perhatian manajer.
Dengan bantuan sistem yang komputerisasi ini, manajer dapat dengan
mudah mengendalikan operasional perusahaan/organisasi dan manajer
dapat mengambil keputusan bisnis dengan cepat dan tepat karena
manajer tersebut memperoleh informasi yang aktual. Keputusan yang
akan diambil membutuhkan pemahaman tersendiri dan manajemen
guna mengarahkan pengambilan keputusan yang terkait dengan
pertimbangan policy organisasi.
TUJUAN
1.
Bagaimana sistem informasi bisa membantu manajer mengambil keputusan
secara lebih baik sewaktu masalah-masalah yang dihadapi berubah terus
menerus dan bukan merupakan masalah rutin?
2.
Bagaimana sistem informasi membantu orang-orang yang bekerja di dalam
kelompok mengambil keputusan secara lebih efisien?
3.
Apakah ada sistem khusus yang bisa mempermudah pengambilan keputusan
untuk para senior manajer? Tepatnya, apa yang bisa dilakukan sistem-sistem ini
untuk membantu manajemen tingkat-tinggi?
4.
Keuntungan-keuntungan apa yang bisa diberikan oleh sistem pendukung
pengambilan keputusan manajemen bagi organisasi secara keseluruhan?
5.
Manajemen bertanggung jawab dalam menentukan bagaimana sistem
pendukung manajemen bisa memberi kontribusi terbesar bagi kinerja organisasi
dan untuk mengalokasikan sumber-sumber guna pembuatannya namun juga
membawa beberapa pada tantangan manajemen.
TANTANGAN MANAJEMEN
1.
Pembangunan sistem informasi yang bisa secara nyata memenuhi
persyaratan informasi eksekutif.
2.
Menciptakan pelaporan dan proses pengambilan keputusan
manajemen secara lebih baik.
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (SPK)
/ DESIGN SUPPORT SYSTEMS (DSS)
SPK memberikan penggunanya serangkaian piranti yang fleksibel dan
kemampuan untuk menganalisis blok blok data yang penting.
Pengertian SPK: Sistem komputer pada level manajemen dalam suatu
organisasi dengan mengkombinasikan data, model-model analitik
canggih dan piranti. Sistim ini mendukung pengambilan keputusan
semiterstruktur dan tidak terstruktur
SIM DAN SPK
1.
SIM biasanya menghasilkan laporan reguler terjadwal dan baku
berdasarkan data yang diambil dan dirangkum dari sistem
pemrosesan transaksi (SPT) milik organisasi, sehingga SIM
menekankan pada kegiatan memberikan laporan berdasarkan aliran
rutin data dan membantu kendali umum organisasi
2.
Laporan SIM pada umumnya menunjukkan ringkasan penjualan per
bulan untuk masing-masing wilayah penjualan utama perusahaan.
Kadangkala laporan SIM merupakan laporan laporan pengecualian,
menggarisbawahi hanya kondisi-kondisi pengecualian, misalnya
kuota pejualan untuk wilayah tertentu yang jauh di bawah level
ambang, atau karyawan yang melebihi batas waktu cuti.
3.
SPK memberikan serangkaian kemampuan baru untuk keputusankeputusan non rutin dan kendali pengguna. Beda dengan SIM pada
inti penekanannya, sedangkan SPK menekankan perubahan,
fleksibilitas, dan respon cepat
4.
SIM terutama menyelesaikan pada masalah-masalah terstruktur,
sedangkan SPK menyelesaikan masalah-masalah yang
semiterstruktur dan menganalisa masalah tak terstruktur.
5.
Definisi SPK adalah sistem yang bisa mendukung pengambilan
keputusan dengan menganalisis sejumlah besar data, termasuk
data-data perusahaan dari sistem enterprise dan data dari transaksi
web.
Contoh : Dengan membuat pemesanan tempat penerbangan lebih efisien,
CargoProf dapat menghemat Continental sebesar U$ 9 juta selama periode
dua tahun (Songini, 2002) dapat dilihat pada gambar 1.
TPS : Transaction Processing System
DSS : Design Support Syst
OLAP (OnLine Analytical Processing)
Aplikasi SPK dan Perusahaan
Digital
Untuk mendukung pengambilan keputusan telah digunakan
banyak cara SPK. Contoh SPK dalam organisasi dapat dilihat
pada tabel 1.
SPK UNTUK MANAJEMEN RANTAI PERSEDIAAN
Keputusan-keputusan dalam lingkup rantai persediaan menyangkut
penentuan siapa, apa, bilamana dan di mana dari material-material
pemelian dan transportasi dan komponen-komponen melalui produk
produk pabrikasi dan distribusi dan pengiriman produk-produk kepada
pelanggan.
Sistem manajemen rantai persediaan mengandung data mengenai
inventori, kinerja pemasok, dan logistic material serta barang-barang
jadi.
SPK digunakan untuk data-data seperti tersebut di atas untuk
membantu manajer menguji rantai yang kompleks secara menyeluruh
dan mencari di antara sejumlah besar alternatif untuk kombinasi yang
paling efisien dan hemat biaya.
Tujuan dari SPK untuk manajemen rantai persediaan
dapat diilustrasikan sebagai berikut:
SPK UNTUK MANAJEMEN HUBUNGAN
PELANGGAN
SPK untuk Manajemen Hubungan Pelanggan menggunakan data mining
sebagai penuntun keputusan, penyimpanan data data pelanggan,
saham pasar, dan aturan pendapatan baru.
Sistem ini biasanya menggabungkan informasi pelanggan dari beragam
sistem ke dalam tempat penyimpanan data besar dan menggunakan
piranti data analitik untuk membagi-baginya ke dalam segmen-segmen
kecil untuk tujuan one-to-one-marketing. Lihat gambar 4
Gambar. SPK untuk Analisis &
Segmentasi Pelanggan
SPK ini memungkinkan perusahaan mensegmentasi basis pelanggannya
dengan akurasi yang lebih tinggi sehingga bisa digunakan untuk
menyusun promosi pemasaran. Berdasarkan hasil data mining
perusahaan bisa mengembangkan promosi pemasaran tertentu untuk
setiap segmen pelanggan.
Contoh : perusahaan bisa mentargetkan pelanggan yang tinggal dekat
dengan toko dengan memberi kupon pembelian yang bisa ditukar
dengan produk tertentu atau hadiah khusus untuk para pelanggan.
SPK SIMULASI SKENARIO BISNIS
•Data dari sistem informasi bisa dipermudah bagi penggunanya untuk
dicerna dan mengambil tindakan berdasarkan diagram, tabel, grafik,
peta, gambar digital, presentasi tiga dimensi, animasi dan teknologi
visualisasi data lainnya
Sistem Informasi Geografis (GIS) adalah perangkat lunak untuk
menganalisa data dan mempresentasikannya dalam format digital yang
menggunakan teknologi visualisasi data dengan tujuan untuk
meningkatkan proses perencanaan dan pengambilan keputusan
Sistem Pendukung Keputusan Pelanggan Berbasis-Web . Pertumbuhan
perdagangan elektronik semakin memberikan
semangat kepada
banyak perusahaan untuk mengembangkan SPK sehingga pelanggan
dan karyawan bisa menggunakan sumber-sumber informasi internet
dan kemampuan web secara interaktif.
Sistem Pendukung Keputusan Pelanggan (SPKP) adalah sistem untuk
membantu proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh
pelanggan atau konsumen potensial.
Orang yang tertarik melakukan pembelian sebuah produk atau layanan
bisa menggunakan mesin pencari (browser) dari internet, intelligent
agent, catalog online, direktori web, diskusi newsgroup, e-mail, dan
piranti lainnya untuk membantu mencari informasi yang dibutuhkan
dan diputuskannya.
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KELOMPOK (SPKK)
SPKK adalah Sistem interaktif berbasis-komputer yang mempermudah
solusi atas masalah yang tak terstruktur dengan menempatkan para
pengambil keputusan untuk bekerja secara bersama dalam satu
kelompok
SPKK terdiri dari tiga elemen dasar yaitu : Perangkat Keras: Fasilitas
Pertemuan, Perangkat Keras Elektronik ; Piranti Perangkat Lunak: Piranti
untuk mengorganisasi ide, mengumpulkan informasi, mengurutkan dan
menetapkan prioritas ; People: Para partisipan, para fasilitator, staf yang
mengurus perangkat keras dan perangkat lunak
PIRANTI PERANGKAT LUNAK SPKK
1)
Kuesioner elektronik
Membantu para pengorganisasi untuk menyusun rencana pra-pertemuan dengan cara mengidentifikasi
isu-isu yang terkait dan membantu memastikan bahwa informasi perencanaan inti tidak terlupakan.
2)
Piranti brainstrorming elektronik
Memungkinkan para individu, seara simultan dan anonym, menyumbangkan ide mengenai topic-topik
pertemuan
3)
Pengorganisasi ide
Mempermudah intgrasi secara terorganisasi dan mensintesakan ide-ide yang muncul selama
brainstorming
4)
Piranti kuesioner
Mendukung para fasilitator dan pemimpin kelompok sewaktu mereka mengumpulkan informasi
sebelum dan selama proses penetapan prioritas
5)
Piranti pengambilan suara terbanyak atau penetapan prioritas
Memberikan sejumlah metode mulai dari pengambilan keputusan sederhana, pengurutan suara, sampai
sejumlah teknik berbobot untuk menetapkan prioritas atau pengambilan suara.
6)
Piranti analisis dan identifikasi stakeholder
Menggunakan pendekatan pendekatan terstruktur untuk mengevaluasi dampak
proposal proyek terhadap organisasi dan mengidentifikasi stakeholder serta
mengevaluasi dampak potensial dari stakeholder tersebut terhadap proyek yang di
ajukan.
7)
Piranti formasi kebijakan
Memberi dukungan terstruktur untuk membuat perjanjian dan penyusunan kalimat
pernyataan kebijakan-kebijakan
8)
Diktionari kelompok
Yaitu dokumen perjanjian dan ketentuan-ketentuan mengenai proyek
9)
Orang
Yaitu ; orang mengacu tidak hanya pada partisipan namun juga para fasilitator dan
sering juga staf yang mengurus perangkat keras dan perangkat lunak.
Sistem Pendukung Eksekutif (SPE): adalah
Sistem informasi bagi level manajemen strategi dalam suatu organisasi
yang dapat menciptakan suatu komputasi umum dan lingkungan
komunikasi yang bisa dipusatkan dan diterapkan pada banyak masalah
yang selalu berubah
Sistem Pendukung Eksekutif (SPE) juga membantu manajer yang
menghadapi masalah tidak terstruktur, fokusnya pada kebutuhan
informasi manajemen senior misalnya : membantu memonitor kinerja
organisasi, melacak aktivitas pesaing, mengidentifikasi masalah dan
peluang, dan memprediksi berbagai tren.
Peran Sistem Pendukung Eksekutif pada Organisasi yaitu :
1)
Mengumpulkan semua data dari beragam komponen pada organisasi
2) Memungkinkan manajer memilih, mengakses, dan menyatukannya
sesuai kebutuhan
3) Memungkinkan eksekutif perusahaan dan bawahan lainnya bisa
melihat data yang sama dengan cara yang sama pula
Sistem saat ini berusaha menghindari maslah data berlebih ada laporan di
atas kertas karena data bisa disaing atau ditampilkan dalam format grafis.
SPE mempunyai kemampuan untuk menggali lebih dalam artinya berpindah
dari satu keeping ringkasan data ke rincian data yang lebih rinci lagi. Hal ini
sangat berguna tidak hanya bagi pelaksana senior tapi pada level yang lebih
rendah yang perlu menganalisis data.
KESIMPULAN
Sistem informasi dapat membantu manajer dalam
mengambil keputusan secara lebih baik ketika masalah yang
dihadapi bersifat non rutin dan selalu berubah.
SPK mempunyai kemampuan mengkombinasi data, piranti
dan permodelan analitis canggih dan perangkat lunak yang
mudah digunakan dalam satu sistem untuk mendukung
pengambilan keputusan untuk manajemen rantai persediaan
dan analisis pelanggan termasuk skenario bisnis alternatif.
Sistem informasi dapat membantu orang-orang bekerja
dalam kelompok untuk mengambil keputusan secara efisien.
SPKK adalah sistem berbasis komputer interaktif yang memiliki
komponen perangkat lunak, keras, dan orang untuk mempermudah
solusi masalah tidak terstruktur berdasarkan sekumpulan para
pengambil keputusan yang bekerjasama sebagai satu kelompok
daripada individual.
Sistem pendukung eksekutif dapat digunakan untuk mempermudah
pengambilan keputusan bagi para manajer senior dalam mengatasi
masalah tak terstruktur yang terjadi pada level strategis organisasi. SPE
juga mampu membantu manajer senior dalam menganalisis,
membandingkan, dan menyoroti tren-tren sehigga mereka dapat lebih
mudah memonitor kinerja organisasi atau mengidentifikasi masalah2
strategis dan peluang-peluang.
KEUNTUNGAN SISTEM SPK, SPKK, DAN SPE
a) Menghasilkan data yang lebih akurat yang disediakan oleh sistem
enterprise dan infrastruktur baru teknologi informasi untuk mendukung
rincian keputusan yang memberi tuntunan bagi organisasi, mengkoordinir
aktivitas kerja di lintas perusahaan, dan merespon cepat perubahan pasar
dan pelangggan.
b) Dapat digunakan untuk menuntun pengambilan keputusan perusahaan
dalam menejemen rantai persediaan, manajemen hubungan pelanggan, dan
skenario perencanaan bisnis.
c) Dapat digunakan untuk memonitor kinerja perusahaan dengan
menggunakan metrik finansial tradisional dan model balanced scorecard.
d) Kemampuan untuk mengeksplorasi hasil skenario alternatif,
penggunaan informasi yang akurat, dan memberi piranti untuk
mempermudah proses pengambilan keputusan kelompok, bisa membantu
manajer mengambil keputusan dalam mencapai sasaran strategisnya.