MANAJEMEN PROYEK DALAM PRAKTEK

MANAJEMEN PROYEK
DALAM PRAKTEK
PERTEMUAN KETIGA
BY : VISKA ARMALINA ST., M.ENG
Gambaran Klasik Kegagalan Manajemen
Proyek SI
Alokasi Proyek
Sumberdaya
AlokasiProyek
Waktu
Alokasi Sumberdaya dan Waktu
 Sumberdaya dalam proyek :
a. Sumber Daya Manusia/Anggota tim
b. Mesin/alat bantu  PC, Printer, dsb
c.
Biaya/Keuangan
Sifatnya
terbatas
/constraint
 Dalam melakukan rekrutmen anggota tim, harus
memperhatikan “ketersediaan waktu”.
Sub Proyek
Subproyek :
 Memudahkan dalam alokasi sumberdaya Tidak
menggunakan sumberdaya yang terlalu besar
 Waktu lebih singkat
 Bisa
mendapat pengalaman mengelola proyek,
khususnya bagi pemula.
 Contoh Subproyek :
Proyek Implementasi ERP dapat diurai menjadi
subproyek implementasi modul production planning,
material management, cost management yang
kemudian diintegrasikan satu sama lain.
Project Management Office (PMO)
 Pusat dari semua koordinasi dan komunikasi antara
semua program dan proyek yang berlangsung dalam
sebuah perusahaan yang mendukung manajer
proyek dalam mengimplementasikan fungsi-fungsi
yang mendukung agar proyek berhasil.
 Tidak semua perusahaan/organisasi membutuhkan
PMO.
 PMO bersifat kolaboratif lintas proyek sehingga
butuh alat bantu untuk memudahkan tugas dan
koordinasinya.
Pertimbangan Membentuk PMO
 Lingkup proyek yg terus berubah
 Perusahaan/organisasi sedang mengelola beberapa proyek






sekaligus yg memanfaatkan sumberdaya yang sama.
Melibatkan beberapa kontraktor dan vendor yg berbeda.
Perusahaan/organisasi memerlukan laporan dan metrics
secara konsolidasi dari berbagai proyek.
Perlunya satu sumber informasi untuk komunikasi dengan
klien.
Time to market sebagai faktor penting dalam penyelesaian
proyek.
Lokasi proyek yg terpisah secara geografis
Sumberdaya terbatas, tapi harus menyelesaikan beberapa
tugas sekaligus.
Alat Bantu PMO ( Software)
1. Lotus Notes dengan server Lotus Domino
2. projectmanager.com
3. Daptiv (daptiv.com)
MANAJER PROYEK/PROJECT
MANAGER
Manajer Proyek (1)
 Manajer proyek mengalokasikan sumberdaya dan
waktu
secara
efisien
agar
tidak
kekurangan/kelebihan
waktu
maupun
sumberdaya mempengaruhi penyelesaian proyek.
Harus punya kemampuan : Memimpin,
Mengkoordinasi,
Menyelesaikan
masalah,
Mengantisipasi resiko
Manajer Proyek (2)
 Memimpin tim
pelaksana proyek, berhubungan
langsung dengan stakeholder lain dan menerima
penugasan dari mereka.
-Harus memiliki pengetahuan dan kemampuan cukup
untuk memahami dan mengkaji semua bidang terkait,
teknologi maupun alat bantu.
-Menerima dan mengolah serta mendistribusikan
informasi ke semua pihak yang terlibat proyek.
Keahlian Manajer Proyek
 Keahlian Personal
 Keahlian Teknis
 Keahlian Manajemen
 Keahlian Penanganan Situasi
Keahlian Personal
 Kepemimpinan
 Komunikasi yang baik
 Negosiasi
 Mendengarkan
 Membangun tim
Keahlian Teknis (1)
 Manajemen konfigurasi
 Manajemen data
 Manajemen informasi
 Strategi dan perencanaan sumberdaya informasi
 Keamanan jaringan dan sistem informasi
 Arsitektur teknologi informasi
 Penilaian kinerja teknologi informasi
 Desain infrastruktur
 Integrasi sistem
 Siklus hidup sistem
 Pemahaman teknologi
Keahlian Teknis (2)
-
-
Ada beberapa keahlian yg tidak selalu berhubungan
dengan hal teknis, tp perlu dikuasai oleh manajer
proyek :
Pengetahuan outsourced operations dan offshored
operations
Kemampuan menangani personal yang baik
Kemampuan memberikan motivasi
Manajemen pemasok
Keahlian Manajemen
 Perencanaan, inisiasi, dan organisasi proyek
 Perekrutan staf dan mempertahankan staf yg terbaik
 Negosiasi yang efektif
 Estimasi dan kontrol biaya yang akurat
 Pelaksanaan dan pengendalian proyek
 Presentasi dan pelaporan yang komunikatif
 Kepemimpinan dalam proyek dan personalia
 Manajemen resiko dan pengambilan keputusan
 Manajemen penanganan masalah yg efektif
 Meningkatkan dan mempertahankan kinerja tim
 Manajemen
penting!!
perubahan dalam organisasi  paling
Keahlian Penanganan Situasi
 Fleksibel
 Keras dan tegas (bila diperlukan)
 Kreatif
 Meyerap banyak data dr berbagai sumber
 Sabar dan mampu bertindak
 Mampu menangani banyak tekanan
Kualifikasi Manajer Proyek
 Selain dari CV, profesionalisme seorang manajer
proyek jg dapat disertifikasi melalui lembaga resmi
seperti Project Management Institute (PMI).
 Sertifikasi resmi dari PMI :
1. Project Management Professional (PMP)
2. Certified Associate in Project Management
(CAPM)
Syarat Memperoleh Sertifikat PMP (1)
Kandidat adalah lulusan S1 dari universitas yang diakui
2. Minimal berpengalaman selama 4500 jam dalam
manajemen proyek dengan pengalaman dalam 5
kelompok fase.
3. Masa proyek yg ditangani adalah selama 3 tahun dalam
kurun waktu 6 tahun sebelum pengajuan sertifikasi
4. Menunjukkan 36 bulan tersendiri (tidak overlapping)
pengalaman dalam manajemen proyek
5. Menunjukkan waktu hadir 35 jam dalam pendidikan di
bidang manajemen proyek yg berhubungan dengan
lingkup PMBOK.
1.
Syarat Memperoleh Sertifikat PMP (2)
6. Mengisi formulir verifikasi
7. Mengikuti ujian yang berhubungan dengan
pengetahuan, aplikasi, dan analisis dalam
manajemen proyek
 Syarat
untuk CAPM hampir sama, kecuali :
pengalaman dalam manajemen proyek selama
1500 jam dan pendidikan 23 jam.
 Ada
juga sertifikasi Computer Technology
Industry Association (CompTIA)  project++ yg
tidak butuh syarat, dan hanya ikut ujian saja.
Tugas Manajer Proyek (1)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Melakukan perencanaan segala aspek terkait proyek
Implementasi rencana proyek
Melakukan koordinasi dan integrasi aktivitas proyek
Mengelola, memimpin, dan mengatur sumberdaya
proyek
Memantau aktivitas dan sumberdaya proyek untuk
mitigasi resiko
Melakukan implementasi proses QA (quality
assurance).
Melakukan perbaikan, memecahkan masalah,
mengambil tindakan koreksi jika ada masalah.
Tugas Manajer Proyek (2)
8. Memberi presentasi dan penjelasan singkat ttg
segala aspek proyek
9. Berpartisipasi dalam fase, milestone, dan review
akhir proyek
10. Identifikasi kebutuhan dan prosedur
dokumentasi proyek
11. Menyusun dan melakukan implementasi rencana
peluncuran produk hasil proyek
Project Management Knowledge Areas
Tanggung Jawab Manajer Proyek (1)
Fungsional
- memahami requirements proyek
- membuat rencana dan mengontrol proyek
- implementasi proyek
- menyelesaikan proyek tepat waktu, anggaran,
sesuai spesifikasi yg ditentukan.
Tanggung Jawab Manajer Proyek (2)
Organisasi
- Memahami konteks organisasi
- Melaksanakan wewenangnya
- Memahami cara memberikan pengaruh kepada
orang lain
- Menyelesaikan konflik
- Memahami situasi politik internal organisasi
Tanggung Jawab Manajer Proyek (3)
Tim
- Memilih dan mengembangkan staf/anggota tim
- Mendelegasikan tugas pada anggota tim
- Menjadi penengah antara tim dengan pihak
perusahaan klien
- Komunikasi efektif dengan pihak lain
- Menunjukkan kepemimpinan
- Memotivasi anggota tim
- Membangun tim yang kuat, kompak, handal
Kesimpulan
 Seorang manajer proyek yang berkualitas :
a. Berbagi inspirasi visi
b. Komunikator yang baik
c. Memiliki Integritas
d. Antusias
e. Empati
f. Kompeten
g. Mampu mendelegasikan tugas
h. Mampu bekerja dibawah tekanan
i. Mampu membangun tim
j. Mampu menyelesaikan masalah