Manajer proyek
advertisement
MANAJEMEN PROYEK Dwi Ibnu Baskoro 0806366895 Pengenalan Tujuan Utama dari mengidentifikasikan mengenali secara petunjuk subset umum PMBOK dari latihan adalah PMBOK yang yang bagus mengidentifikasi yang berati menyediakan wawasan umum sebagai perlawanan untuk penyelidikan yang mendalam. “Mengenali secara umum” berarti bahwa pengetahuan dan praktek dapat dipakai pada hampir semua project sepanjang waktu Team Manajemen Proyek bertanggung jawab dalam menentukan mana yang lebih penting untuk proyek apapun yang diberikan. Project Management Institute menggunakan dokumen ini (PMBOK) sebagai dasar tetapi bukan satu-satunya. Yang diantaranya : 1. Project Management Professional (PMP) certification 2. Edukasi dan pelatihan manajemen proyek yang ditawarkan oleh PMI Registered Education Providers (REPs) 3. Akreditasi dari program edukasi dalam manajemen proyek Para pengguna dari PMBOK : 1. Senior Executive 2. Manajer program dan Manajer dari Manajemen Proyek 3. Manajer proyek dan anggota kelompok proyek yang lain 4. Anggota dari kantor manajemen proyek 5. Pelanggan dan para pemegang saham 6. Manajer fungsional dengan pegawai yang bekerja di kelompok proyek 7. Para pengajar manajemen proyek dan subyek yang berhubungan 8. Konsultan dan ahli yang lain dalam bidang manajemen proyek dan bidang yang berkaitan 9. Pelatih pengembangan program project management educational 10. Peneliti di bidang manajemen proyek Apa itu Proyek? Karakteristik proyek: Suatu usaha temporary untuk menciptakan produk yang unik, servis, atau hasil 1. Temporary temporary berarti bahwa setiap proyek memiliki suatu awalan dan akhiran yang pasti. akhiran dicapai jika obyektif proyek telah dicapai atau ini akan menjadi jelas jika obyektif proyek tidak akan atau tidak dapat ditemukan atau kebutuhan dari proyek tidak lagi ada dan proyek telah diakhiri. 2. Produk unik, servis atau hasil Sebuah proyek menciptakan hasil yang unik yaitu produk, servis , dan hasil. Proyek dapat menciptakan Produk atau artifak yang dibuat dapat diukur dan dapat juga bagian akhir itu sendiri Sebuah kemampuan untuk menunjukkan servis, seperti fungsi bisnis pendukung produksi atau distribusi Sebuah hasil seperti keluaran atau dokumen, sebagai contoh penelitian proyek mengembangkan pengetahuan yang dapat digunalkan menetntukan iya atau tidak dilakukan di masa sekarang atau apakah proses yang baru menguntungkan orang banyak. 3.Perluasan yang cepat. Perluasan adalah karakter proyek yang menemani konsep dari temporary dan unik. Perluasan berarti tahap pengembangan dan kelanjutan. Contoh : lingkup proyek akan diilebarkan seperti dijelaskan di awal proyek dan dibuat lebih eksplisit dan detail oleh tim proyek dikembangkan lebih baik dan pemahaman komplit dari obyektif (tujuan proyek). PROJECT OPERATIONAL Project vs. Operational work WORK Operations Purpose Unique Attain its obectives terminate Repetitive Sustain the bussines durations temporary continoue Conclude when Adopt new set specific objective objective have been attained Proyek dan Perencanaan strategis Proyek berarti pengelolaan aktifitas yang tidak dapat di alamatkan dengan pengelolaan normal batas operasional. Proyek dapat di tipe kan sebagai hasil satu atu lebih dari pemahaman strategis permintaan pasar kebutuhan organisasi permintaan pelanggan teknologi maju persyaratan yang legal Apa itu Manajemen Proyek? Manajemen Proyek adalah penerapan dari pengetahuan, kemampuan, peralatan dan teknik kepada aktifitas proyek untuk memenuhi persyaratan proyek. Manajemen proyek termasuk di dalamnya: 1. persyaratan pengidentifikasian 2. menyusun dan mencapai tujuan yang bersih 3. penyeimbang persaingan permintaan kualitas, ruang lingkup, waktu, dan biaya. 4. penyelarasan spesifikasi, rencana dan pendekatan pada pemusatan yang berbeda dan pengharapan dari macam-macam stakeholder Panduan struktur PMBOK Panduan struktur PMBOK dibagi menjadi 3 bagian: 1. Kerangka manjemen proyek 1. 2. Standar manajemen proyek dari suatu proyek 2. proses manajemen proyek untuk suatu proyek 1. 3. pengenalan umur proyek dan organisasi Area pengetahuan proyek manjemen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. penyatuan manajemen proyek ruang lingkup manajemen waktu manajemen proyek biaya manajemen proyek kualitas manajemen proyek sumber daya manajemen proyek komunikasi manajemen proyek resiko manajemen proyek usaha mendapatkan manajemen proyek Area dari kehlian Manajemen proyek yang efektif mengharuskan team manajemen proyek memahami dan menggunakan pengetahuan dan kemampuan minimal 5 dari area keahlian: Project Management Body of Knowledge Area penerapan pengetahuan, standard, dan peraturan Pemahaman lingkungan proyek Pengetahuan dan kemampuan manajemen secara keseluruhan Kemampuan interpersonal Keahlian yang dibutuhkan oleh tim proyek Gambar 1-2 Area PMBOK Pengetahuan dari manajemen proyek terdiri dari: 1. Definisi umur proyek 2. Kelompok pelaksanaan 5 manajemen proyek 3. Area 9 pengetahuan Penggunaan area pengetahuan, standard, dan peraturan Penggunaan area adalah kategori proyek yang memliki elemen penting dalam beberapa proyek, tetapi tidak diharuskan ada pada semua proyek. Penggunaan area biasanya didefinisikan pada beberapa masa: Departemen fungsional dan disiplin pendukung seperti legal, produksi, dan manajemen penyediaan, pemasaran, logistik, dan personel Element teknis seperti pengembangan software atau engineering dan kadang yang lebih spesifik seperti sanitasi dan konstruksi Keahlian manajemen seperti kontrak pemerintah, pengembangan komunitas dan pengembangan produk baru Kelompok industri seperti automotif, kimia, agrikultur dan keuangan Pemahaman ligkungan proyek Sebenarnya semua proyek direncanakan dan diimplementasikan pada sosial, ekonomi, dan konteks lingkungan Lingkungan sosial dan budaya Lingkungan internasional dan politik Lingkungan fisik Manajemen umum pengetahuan dan kemampuan Dalam hal ini yang termasuk: Manajemen keuangan dan akunting Pembelian dan perbekalan Penjualan dan pemasaran Kontrak dan hukum komersial Manufacture dan distribusi Logistik dan supply chain Perencanaan strategis, perencanaan taktis, dan perencanaan operesional Kemampuan interpersonal Yang didalamnya termasuk: Komunikasi efektif Pengaruh organisasi Kepemimpinan Motivasi Negosiasi dan manajemen konflik Pemecahan masalah Konteks manajemen proyek Program dan manajemen program Program adalah kelompok manajemen proyek terkait dalam koordinasi untuk memperoleh keuntungan dan kontrol tidak tersedia dari manjemen Portofolio dan manajemen portofolio Portofoloio adalah koleksi dari proyek atau program dan kerja yang lain yang dikelompokkan bersama untuk memfasilitasi manajemen efektif dari kerja yang memenuhin tujuan bisnis stategi Subproyek Proyek kerap dibagi kedalam komponen terkendali atau biasa dsb subproyek, walau individu subproyek dapat diarahkan kepada proyek dan diatur sebagaimana mestinya. Dapat dicontohkan: Subproyek berdasar proses proyek Subproyek berdasar sumberdaya syarat kemampuan Subproyek teknologi khusus Project Mangement Office (PMO) PMO adalah unit organisasional untuk pemusatan dan koordinasi manajemen proyek di bidangnya, PMO dapat juga disebut “Project Office” atao “Program Office” PMO PMO dapat beroperasi pada sebuah rangkaian dari menyediakan fungsi pendukung manajemen proyek pada kerangka pelatihan, software, kebijakan standard dan prosedur untuk acuan manajemen dan tanggung jawab dalam pencapaian tujuan proyek. Beberapa kunci kantor manajemen proyek meliputi : - Membagi dan mengkoordinasikan sumber daya ke semua admisnistrasi proyek. - Identifikasi dan pengembangan metodologi, praktek, dan standar manajemen proyek. - Manajemen untuk kebijakan, prosedur, template, dan dokumentasi proyek lainnya. - Memusatkan manajemen konfigurasi untuk semua administrasi proyek - Memusatkan penyimpanan dan manajemen resiko dan pembagian unik untuk semua proyek - Kantor pusat untuk operasi dan peralatan manajemen proyek - Koordinasi pusat manajemen komunikasi antar proyek - Penasehat platform untuk manajer proyek - Pengawasan pusat dari semua anggaran dan timeline proyek PMO - Koordinasi semua standar kualitas proyek antara proyek dan personel kualitas baik internal maupun eksternal Perbedaan manajer proyek dan kantor manajemen proyek : CHAPTER 2 Topik yang disertakan di sini adalah: Siklus Hidup Proyek Pemilik proyek Pengaruh organisasi Siklus hidup proyek Manajer proyek atau organisasi dapat membagi proyek ke dalam fase untuk menyediakan kendali manajemen yang lebih baik dengan link yang sesuai untuk operasi proyek. Fase yang menghubungkan awal hingga akhir proses pekerjaan proyek. Tahapan dalam Siklus Hidup Proyek Hubungan Siklus Hidup Proyek dan Siklus Hidup Produk Siklus hidup proyek berjalan melalui serangkaian tahapan untuk menciptakan produk. Proyek-proyek tambahan dapat termasuk kinerja upgrade ke produk. Aplikasi di beberapa bagian, seperti pengembangan produk baru atau pengembangan perangkat lunak, organisasi mempertimbangkan siklus hidup proyek sebagai bagian dari siklus hidup produk. Hubungan Antara Produk dan Siklus Hidup Proyek Pemilik Proyek Pemilik proyek adalah individu dan organisasi yang secara aktif terlibat dalam proyek, atau kepentingan yang dapat dipengaruhi sebagai hasil dari pelaksanaan proyek atau proyek selesai. Stakeholder atau pemilik kunci pada setiap proyek mencakup: Manajer proyek. Pelanggan / pengguna. Penunjukan organisasi. Anggota tim proyek Tim manajemen proyek Sponsor. PMO. Pengaruh Organisasi Proyek biasanya bagian dari sebuah organisasi yang lebih besar dari proyek. Kematangan organisasi sehubungan dengan proyek sistem manajemen, budaya, gaya, struktur organisasi dan manajemen proyek kantor juga dapat mempengaruhi proyek. Bagian berikut menjelaskan aspek-aspek kunci dari struktur organisasi yang lebih besar yang mungkin mempengaruhi proyek. Sistem Organisasi Kategori Organisasi berbasis proyek : Organisasi yang pendapatan utama mereka berasal dari melaksanakan proyek-proyek untuk orang lain di bawah kontrak perusahaan arsitektur, teknik perusahaan, konsultan, kontraktor konstruksi, kontraktor dan pemerintah. Organisasi yang telah mengadopsi manajemen dengan proyekproyek. Organisasi-organisasi ini cenderung memiliki sistem manajemen di tempat untuk memfasilitasi manajemen proyek. Sebagai contoh, sistem keuangan mereka sering khusus dirancang untuk akuntansi, pelacakan, dan pelaporan di beberapa, proyekproyek secara simultan Budaya Organisasi dan Gaya Sebagian besar perusahaan telah mengembangkan budaya yang unik dan tergambarkan. Budaya ini tercermin dalam berbagai faktor, termasuk, namun tidak terbatas pada: Persamaan nilai, norma-norma, keyakinan, dan harapan Kebijakan dan prosedur. Pengelihatan dari otoritas hubungan. Etos kerja dan jam kerja. Pengaruh struktur organisasi dalam proyek Matriks organisasi yang seimbang Matriks yang lemah mempertahankan banyak dari ciri-ciri organisasi fungsional dan peran manajer proyek lebih bahwa dari seorang koordinator atau ekspeditur daripada seorang manajer. Sementara organisasi matriks seimbang mengakui kebutuhan manajer proyek, ini tidak memberikan manajer proyek dengan otoritas penuh atas proyek dan pendanaan proyek Sistem Manajemen Proyek Sistem manajemen proyek adalah seperangkat alat, teknik, metodologi, sumber daya, dan prosedur yang digunakan untuk mengelola proyek. Hal ini dapat formal atau informal dan membantu manajer proyek dalam membimbing secara efektif untuk penyelesaian proyek. Sistem adalah serangkaian proses dan fungsi kontrol terkait yang dikonsolidasikan dan digabungkan ke dalam yang berfungsi, kesatuan yang utuh. CHAPTER 3 Proses manajemen proyek untuk sebuah proyek Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, peralatan, dan teknik untuk kegiatan proyek untuk memenuhi persyaratan proyek. Manajemen proyek dicapai melalui proses, manajemen proyek dengan menggunakan pengetahuan, keterampilan, peralatan, dan teknik yang menerima input dan menghasilkan output. Agar proyek untuk menjadi sukses, tim proyek harus: Pilih proses yang sesuai dalam Grup Proses Manajemen Proyek (juga dikenal sebagai Proses Grup) yang diperlukan untuk memenuhi tujuan proyek Gunakan pendekatan yang ditetapkan untuk menyesuaikan spesifikasi produk dan rencana untuk memenuhi persyaratan proyek dan produk Sesuai dengan stakeholder persyaratan untuk memenuhi kebutuhan, keinginan dan harapan Saldo tuntutan yang bersaing lingkup, waktu, biaya, kualitas, sumber daya, dan resiko untuk menghasilkan produk yang berkualitas. Manajemen proyek adalah usaha integratif. Manajemen proyek proyek integrasi mewajibkan setiap produk dan proses yang harus tepat sejajar dan dihubungkan dengan proses lain untuk memudahkan koordinasi. PROSES MANAJEMEN PROYEK Interaksi dalam manajemen proyek menggunakan konsep PLAN-DO-CHECK-ACTION Pemetaan group dalam proses manajemen proyek Grup proses manajemen proyek 1. Pemrakarsa Mendefinisikan dan kewenangan proyek atau fase proyek. Grup ini mencakup proses: a. Mengembangkan perjanjian dalam proyek Proses yang diperlukan untuk mendokumentasikan kebutuhan bisnis dan produk baru, jasa, atau hasil lainnya yang dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan tersebut b. Mengembangkan Pernyataan awal Ruang Lingkup Proyek Meliputi penyampaian persyaratan, persyaratan produk, batasbatas proyek, metode penerimaan, dan tingkat tinggi lingkup kontrol. 2. Perencana proses Mendefinisikan dan menyempurnakan tujuan, rencana tindakan, dan ruang lingkup yang sesuai dengan tujuan. Kelompok Proses Perencanaan meliputi proses: a. Pengembangan rencana pengelolaan proyek mendefinisikan, mempersiapkan, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua rencana anak perusahaan ke dalam rencana pengelolaan proyek. b. Perencana ruang lingkup proyek proses yang diperlukan untuk membuat rencana manajemen ruang lingkup proyek c. Pendefinisian ruang lingkup proyek Perincian ruang lingkup proyek sebagai dasar untuk keputusan proyek masa depan. d. Pembuatan Work Breakdown Structure Membagi pekerjaan proyek menjadi lebih kecil agar lebih mudah ditangani e. Pengidentifikasian kegiatan Proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi kegiatan-kegiatan khusus yang perlu dilakukan untuk menghasilkan berbagai proyek f. Pengurutan aktivitas Proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan jadwal dependensi antara kegiatan. g. Perkiraan aktivitas sumber daya Proses yang diperlukan untuk memperkirakan jenis dan jumlah sumber daya yang diperlukan untuk melakukan setiap jadwal kegiatan. h. Perkiraan durasi kerja Proses yang diperlukan untuk memperkirakan jumlah waktu kerja yang akan diperlukan untuk menyelesaikan jadwal masing-masing kegiatan. i. j. Penjadwalan Proses yang diperlukan untuk kegiatan menganalisis urutan, durasi, kebutuhan sumber daya, dan jadwal kendala untuk membuat jadwal proyek. Perkiraan biaya proses yang diperlukan untuk mengembangkan perkiraan biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan proyek. k. Penganggaran biaya Proses yang diperlukan untuk menggabungkan biaya diperkirakan masing-masing kegiatan atau bekerja paket untuk mendirikan dasar biaya l. Perencanaan standar kualitas Proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek dan menentukan bagaimana memuaskan mereka m. Perencanaan sumber daya manusia proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi dan proyek mendokumentasikan peran, tanggung jawab dan hubungan pelaporan, serta menciptakan rencana pengelolaan. n. Perencanaan komunikasi Proses yang diperlukan untuk menentukan kebutuhan informasi dan komunikasi dari stakeholder proyek. o. Perencanaan manajemen resiko Proses yang diperlukan untuk menentukan cara pendekatan, merencanakan dan melaksanakan kegiatan pengelolaan risiko untuk sebuah proyek. q. Identifikasi resiko Proses yang diperlukan untuk menentukan risiko yang mungkin mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan karakteristik mereka. Analisa kualitatif resiko Proses yang diperlukan untuk memprioritaskan risiko untuk selanjutnya analisis lebih lanjut atau tindakan dengan menilai dan menggabungkan kemungkinan dan dampak. s. Analisa kuantitatif resiko Proses yang diperlukan untuk menganalisis secara numerik efek pada tujuan proyek secara keseluruhan risiko diidentifikasi. t. Perencanaan tindakan terhadap resiko Proses yang diperlukan untuk mengembangkan pilihan dan tindakan untuk meningkatkan peluang dan untuk mengurangi ancaman terhadap tujuan proyek. r. u. Perencanaan belanja proses untuk menentukan apa yang diperlukan untuk membeli atau memperoleh, dan menentukan kapan dan bagaimana. v. Perencanaan kontrak Proses yang diperlukan untuk mendokumentasikan produk, layanan, dan hasil persyaratan dan mengidentifikasi potensi penjual. 3. Pelaksana proses Mengintegrasikan orang dan sumber daya lain untuk melaksanakan rencana pengelolaan proyek Kelompok pelaksana proses meliputi proses: a. Mengarahkan dan mengatur pelaksanaan proyek b. Penjaminan mutu c. Mencari anggota organisasi proyek d. Pengembangan organisasi proyek e. Pendistribusian informasi f. Mencri tanggapan penjual g. Mrmbuat kontrak dengan penjual terplih 4. Pemantauan dan pengendalian Mengukur dan memantau secara berkala kemajuan proses untuk mengidentifikasi varians dari rencana pengelolaan proyek sehingga tindakan perbaikan dapat diambil bila diperlukan untuk memenuhi tujuan proyek. Pengawasan dan Pengendalian Proses Group mencakup proses manajemen proyek berikut: a. Memantau dan mengontrol pekerjaan proyek b. Perubahan kontrol yang terintegrasi c. Lingkup verifikasi d. Pengendalian perubahan lingkup proyek e. Pengendalian perubahan jadwal proyek f. Pengendalian perubahan anggaran proyek g. Memantau kualitas h. Mengatur organisasi proyek untuk peningkatan kinerja i. Koordinasi informasi j. Koordinasi stakeholder k. Memantau dan mengontrol resiko l. Kontrak administrasi 4. Kelompok akhir proyek Membawa sebuah proyek fase ke akhir fase yang tertib. Kelompok ini mencakup proses manajemen proyek : a. Mengakhiri proyek b. Mengakhiri kontrak Interaksi Proses Output dari satu proses umumnya menjadi sebuah input ke proses lain atau merupakan penyampaian proyek Interaksi proses ___________The end___________
