Manajer proyek

MANAJEMEN
PROYEK
Dwi Ibnu Baskoro
0806366895
Pengenalan
Tujuan
Utama
dari
mengidentifikasikan
mengenali
secara
petunjuk
subset
umum
PMBOK
dari
latihan
adalah
PMBOK
yang
yang
bagus
mengidentifikasi yang berati menyediakan wawasan
umum sebagai perlawanan untuk penyelidikan yang
mendalam. “Mengenali secara umum” berarti bahwa
pengetahuan dan praktek dapat dipakai pada hampir
semua project sepanjang waktu
Team Manajemen Proyek bertanggung jawab dalam menentukan
mana yang lebih penting untuk proyek apapun yang diberikan.
Project Management Institute menggunakan dokumen ini
(PMBOK) sebagai dasar tetapi bukan satu-satunya. Yang
diantaranya :
1. Project Management Professional (PMP) certification
2. Edukasi dan pelatihan manajemen proyek yang ditawarkan
oleh PMI Registered Education Providers (REPs)
3. Akreditasi dari program edukasi dalam manajemen proyek
Para pengguna dari PMBOK :
1. Senior Executive
2. Manajer program dan Manajer dari Manajemen Proyek
3. Manajer proyek dan anggota kelompok proyek yang lain
4. Anggota dari kantor manajemen proyek
5. Pelanggan dan para pemegang saham
6. Manajer fungsional dengan pegawai yang bekerja di kelompok
proyek
7. Para pengajar manajemen proyek dan subyek yang
berhubungan
8. Konsultan dan ahli yang lain dalam bidang manajemen proyek
dan bidang yang berkaitan
9. Pelatih pengembangan program project management
educational
10. Peneliti di bidang manajemen proyek
Apa itu Proyek?
Karakteristik proyek:
Suatu usaha temporary untuk menciptakan produk yang
unik, servis, atau hasil
1.
Temporary
temporary berarti bahwa setiap proyek memiliki suatu
awalan dan akhiran yang pasti.
akhiran dicapai jika obyektif proyek telah dicapai atau ini
akan menjadi jelas jika obyektif proyek tidak akan atau
tidak dapat ditemukan atau kebutuhan dari proyek tidak
lagi ada dan proyek telah diakhiri.
2. Produk unik, servis atau hasil
Sebuah proyek menciptakan hasil yang unik yaitu produk,
servis , dan hasil. Proyek dapat menciptakan

Produk atau artifak yang dibuat dapat diukur dan
dapat juga bagian akhir itu sendiri

Sebuah kemampuan untuk menunjukkan servis,
seperti fungsi bisnis pendukung produksi
atau
distribusi

Sebuah hasil seperti keluaran atau dokumen, sebagai
contoh penelitian proyek mengembangkan
pengetahuan yang dapat digunalkan menetntukan iya
atau tidak
dilakukan di masa sekarang atau apakah
proses yang baru menguntungkan orang banyak.
3.Perluasan yang cepat.
Perluasan adalah karakter proyek yang menemani
konsep dari temporary dan unik. Perluasan berarti
tahap pengembangan dan kelanjutan. Contoh :
lingkup proyek akan diilebarkan seperti dijelaskan di
awal proyek dan dibuat lebih eksplisit dan detail oleh
tim proyek dikembangkan lebih baik dan pemahaman
komplit dari obyektif (tujuan proyek).
PROJECT
OPERATIONAL
Project vs. Operational
work
WORK
Operations
Purpose
Unique
Attain its
obectives
terminate
Repetitive
Sustain the
bussines
durations
temporary
continoue
Conclude when
Adopt new set
specific objective objective
have been
attained
Proyek dan Perencanaan strategis





Proyek berarti pengelolaan aktifitas yang tidak dapat
di alamatkan dengan pengelolaan normal batas
operasional.
Proyek dapat di tipe kan sebagai hasil satu atu lebih
dari pemahaman strategis
permintaan pasar
kebutuhan organisasi
permintaan pelanggan
teknologi maju
persyaratan yang legal
Apa itu Manajemen Proyek?
Manajemen Proyek adalah penerapan dari pengetahuan,
kemampuan, peralatan dan teknik kepada aktifitas proyek
untuk memenuhi persyaratan proyek.
Manajemen proyek termasuk di dalamnya:
1.
persyaratan pengidentifikasian
2.
menyusun dan mencapai tujuan yang bersih
3.
penyeimbang persaingan permintaan kualitas,
ruang lingkup, waktu, dan biaya.
4.
penyelarasan spesifikasi, rencana dan pendekatan
pada pemusatan yang berbeda dan pengharapan dari
macam-macam stakeholder
Panduan struktur PMBOK
Panduan struktur PMBOK dibagi menjadi 3 bagian:
1.
Kerangka manjemen proyek
1.
2.
Standar manajemen proyek dari suatu proyek
2.
proses manajemen proyek untuk suatu proyek
1.
3.
pengenalan
umur proyek dan organisasi
Area pengetahuan proyek manjemen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
penyatuan manajemen proyek
ruang lingkup manajemen
waktu manajemen proyek
biaya manajemen proyek
kualitas manajemen proyek
sumber daya manajemen proyek
komunikasi manajemen proyek
resiko manajemen proyek
usaha mendapatkan manajemen proyek
Area dari kehlian
Manajemen proyek yang efektif mengharuskan team
manajemen proyek memahami dan menggunakan
pengetahuan dan kemampuan minimal 5 dari area
keahlian:
 Project Management Body of Knowledge
 Area penerapan pengetahuan, standard, dan peraturan
 Pemahaman lingkungan proyek
 Pengetahuan dan kemampuan manajemen secara
keseluruhan
 Kemampuan interpersonal
Keahlian yang dibutuhkan oleh tim proyek
Gambar 1-2 Area
PMBOK
Pengetahuan dari manajemen proyek terdiri dari:
1. Definisi umur proyek
2. Kelompok pelaksanaan 5 manajemen proyek
3. Area 9 pengetahuan
Penggunaan area pengetahuan,
standard, dan peraturan
Penggunaan area adalah kategori proyek yang memliki elemen
penting dalam beberapa proyek, tetapi tidak diharuskan ada
pada semua proyek. Penggunaan area biasanya didefinisikan
pada beberapa masa:
 Departemen fungsional dan disiplin pendukung seperti legal,
produksi, dan manajemen penyediaan, pemasaran, logistik, dan
personel
 Element teknis seperti pengembangan software atau engineering
dan kadang yang lebih spesifik seperti sanitasi dan konstruksi
 Keahlian manajemen seperti kontrak pemerintah,
pengembangan komunitas dan pengembangan produk baru
 Kelompok industri seperti automotif, kimia, agrikultur dan
keuangan
Pemahaman ligkungan proyek
Sebenarnya semua proyek direncanakan dan
diimplementasikan pada sosial, ekonomi, dan konteks
lingkungan
 Lingkungan sosial dan budaya
 Lingkungan internasional dan politik
 Lingkungan fisik
Manajemen umum pengetahuan
dan kemampuan
Dalam hal ini yang termasuk:
 Manajemen keuangan dan akunting
 Pembelian dan perbekalan
 Penjualan dan pemasaran
 Kontrak dan hukum komersial
 Manufacture dan distribusi
 Logistik dan supply chain
 Perencanaan strategis, perencanaan taktis, dan
perencanaan operesional
Kemampuan
interpersonal
Yang didalamnya termasuk:
 Komunikasi efektif
 Pengaruh organisasi
 Kepemimpinan
 Motivasi
 Negosiasi dan manajemen konflik
 Pemecahan masalah
Konteks manajemen proyek
 Program dan manajemen program
 Program adalah kelompok manajemen proyek terkait
dalam koordinasi untuk memperoleh keuntungan dan
kontrol tidak tersedia dari manjemen
 Portofolio dan manajemen portofolio
 Portofoloio adalah koleksi dari proyek atau program dan
kerja yang lain yang dikelompokkan bersama untuk
memfasilitasi manajemen efektif dari kerja yang
memenuhin tujuan bisnis stategi
Subproyek
Proyek kerap dibagi kedalam komponen terkendali atau
biasa dsb subproyek, walau individu subproyek dapat
diarahkan kepada proyek dan diatur sebagaimana
mestinya.
Dapat dicontohkan:
 Subproyek berdasar proses proyek
 Subproyek berdasar sumberdaya syarat kemampuan
 Subproyek teknologi khusus
Project Mangement Office (PMO)
PMO adalah unit organisasional untuk pemusatan dan
koordinasi manajemen proyek di bidangnya, PMO
dapat juga disebut “Project Office” atao “Program
Office”
PMO PMO dapat beroperasi pada sebuah rangkaian dari
menyediakan fungsi pendukung manajemen proyek
pada kerangka pelatihan, software, kebijakan standard
dan prosedur untuk acuan manajemen dan tanggung
jawab dalam pencapaian tujuan proyek.
Beberapa kunci kantor manajemen proyek
meliputi :
-
Membagi dan mengkoordinasikan sumber daya ke semua admisnistrasi
proyek.
-
Identifikasi dan pengembangan metodologi, praktek, dan standar
manajemen proyek.
-
Manajemen untuk kebijakan, prosedur, template, dan dokumentasi proyek
lainnya.
-
Memusatkan manajemen konfigurasi untuk semua administrasi proyek
-
Memusatkan penyimpanan dan manajemen resiko dan pembagian unik
untuk semua proyek
-
Kantor pusat untuk operasi dan peralatan manajemen proyek
-
Koordinasi pusat manajemen komunikasi antar proyek
-
Penasehat platform untuk manajer proyek
-
Pengawasan pusat dari semua anggaran dan timeline proyek PMO
-
Koordinasi semua standar kualitas proyek antara proyek dan personel
kualitas baik internal maupun eksternal
Perbedaan manajer proyek dan kantor
manajemen proyek :
CHAPTER 2
Topik
yang
disertakan di sini adalah:
 Siklus
Hidup Proyek
 Pemilik proyek
 Pengaruh organisasi
Siklus hidup proyek
Manajer proyek atau organisasi
dapat membagi proyek ke dalam
fase untuk menyediakan kendali
manajemen yang lebih baik dengan
link yang sesuai untuk operasi
proyek. Fase yang menghubungkan
awal hingga akhir proses pekerjaan
proyek.
Tahapan dalam Siklus Hidup Proyek
Hubungan Siklus Hidup Proyek dan Siklus Hidup
Produk
Siklus hidup proyek berjalan melalui serangkaian tahapan
untuk menciptakan produk. Proyek-proyek tambahan
dapat termasuk kinerja upgrade ke produk. Aplikasi di
beberapa bagian, seperti pengembangan produk baru atau
pengembangan perangkat lunak, organisasi
mempertimbangkan siklus hidup proyek sebagai bagian
dari siklus hidup produk.
Hubungan Antara Produk dan Siklus Hidup Proyek
Pemilik Proyek
Pemilik proyek adalah individu dan organisasi yang secara
aktif terlibat dalam proyek, atau kepentingan yang dapat
dipengaruhi sebagai hasil dari pelaksanaan proyek atau
proyek selesai.
Stakeholder atau pemilik kunci pada setiap proyek mencakup:
 Manajer proyek.
 Pelanggan / pengguna.
 Penunjukan organisasi.
 Anggota tim proyek
 Tim manajemen proyek
 Sponsor.
 PMO.
Pengaruh Organisasi
Proyek biasanya bagian dari sebuah organisasi yang lebih besar dari
proyek.
Kematangan organisasi sehubungan dengan proyek sistem
manajemen, budaya, gaya, struktur organisasi dan manajemen
proyek kantor juga dapat mempengaruhi proyek.
Bagian berikut menjelaskan aspek-aspek kunci dari struktur
organisasi yang lebih besar yang mungkin mempengaruhi proyek.
Sistem Organisasi
Kategori Organisasi berbasis proyek :
Organisasi yang pendapatan utama mereka berasal dari
melaksanakan proyek-proyek untuk orang lain di bawah kontrak perusahaan arsitektur, teknik perusahaan, konsultan, kontraktor
konstruksi, kontraktor dan pemerintah.
Organisasi yang telah mengadopsi manajemen dengan proyekproyek. Organisasi-organisasi ini cenderung memiliki sistem
manajemen di tempat untuk memfasilitasi manajemen proyek.
Sebagai contoh, sistem keuangan mereka sering khusus dirancang
untuk akuntansi, pelacakan, dan pelaporan di beberapa, proyekproyek secara simultan
Budaya Organisasi dan Gaya
Sebagian besar perusahaan telah mengembangkan budaya
yang unik dan tergambarkan. Budaya ini tercermin dalam
berbagai faktor, termasuk, namun tidak terbatas pada:
Persamaan nilai, norma-norma, keyakinan, dan harapan
Kebijakan dan prosedur.
Pengelihatan dari otoritas hubungan.
Etos kerja dan jam kerja.
Pengaruh struktur organisasi dalam
proyek
Matriks organisasi yang seimbang
 Matriks yang lemah mempertahankan banyak dari
ciri-ciri organisasi fungsional dan peran manajer
proyek lebih bahwa dari seorang koordinator atau
ekspeditur daripada seorang manajer.
Sementara organisasi matriks seimbang mengakui
kebutuhan manajer proyek, ini tidak memberikan
manajer proyek dengan otoritas penuh atas proyek
dan pendanaan proyek
Sistem Manajemen Proyek
 Sistem manajemen proyek adalah seperangkat alat, teknik,
metodologi, sumber daya, dan prosedur yang digunakan
untuk mengelola proyek. Hal ini dapat formal atau informal
dan membantu manajer proyek dalam membimbing secara
efektif untuk penyelesaian proyek.
 Sistem adalah serangkaian proses dan fungsi kontrol
terkait yang dikonsolidasikan dan digabungkan ke dalam
yang berfungsi, kesatuan yang utuh.
CHAPTER 3
Proses manajemen proyek untuk sebuah proyek
Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan,
keterampilan, peralatan, dan teknik untuk kegiatan
proyek untuk memenuhi persyaratan proyek.
Manajemen proyek dicapai melalui proses,
manajemen proyek dengan menggunakan
pengetahuan, keterampilan, peralatan, dan teknik
yang menerima input dan menghasilkan output.
Agar proyek untuk menjadi sukses,
tim proyek harus:
 Pilih proses yang sesuai dalam Grup Proses
Manajemen Proyek (juga dikenal sebagai Proses Grup)
yang diperlukan untuk memenuhi tujuan proyek
 Gunakan pendekatan yang ditetapkan untuk
menyesuaikan spesifikasi produk dan rencana untuk
memenuhi persyaratan proyek dan produk
 Sesuai dengan stakeholder persyaratan untuk
memenuhi kebutuhan, keinginan dan harapan
 Saldo tuntutan yang bersaing lingkup, waktu, biaya,
kualitas, sumber daya, dan resiko untuk menghasilkan
produk yang berkualitas.
Manajemen proyek adalah usaha integratif.
Manajemen proyek proyek integrasi
mewajibkan setiap produk dan proses yang
harus tepat sejajar dan dihubungkan dengan
proses lain untuk memudahkan koordinasi.
PROSES
MANAJEMEN
PROYEK
Interaksi dalam manajemen proyek menggunakan
konsep PLAN-DO-CHECK-ACTION
Pemetaan group dalam proses manajemen proyek
Grup proses manajemen proyek
1.
Pemrakarsa
Mendefinisikan dan kewenangan proyek atau fase proyek.
Grup ini mencakup proses:
a. Mengembangkan perjanjian dalam proyek
Proses yang diperlukan untuk mendokumentasikan kebutuhan
bisnis dan produk baru, jasa, atau hasil lainnya yang
dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan tersebut
b.
Mengembangkan Pernyataan awal Ruang Lingkup Proyek
Meliputi penyampaian persyaratan, persyaratan produk, batasbatas proyek, metode penerimaan, dan tingkat tinggi lingkup
kontrol.
2. Perencana proses
Mendefinisikan dan menyempurnakan tujuan,
rencana tindakan, dan ruang lingkup yang sesuai
dengan tujuan.
Kelompok Proses Perencanaan meliputi proses:
a. Pengembangan rencana pengelolaan proyek
mendefinisikan, mempersiapkan, mengintegrasikan
dan mengkoordinasikan semua rencana anak
perusahaan ke dalam rencana pengelolaan proyek.
b. Perencana ruang lingkup proyek
proses yang diperlukan untuk membuat rencana
manajemen ruang lingkup proyek
c. Pendefinisian ruang lingkup proyek
Perincian ruang lingkup proyek sebagai dasar untuk
keputusan proyek masa depan.
d. Pembuatan Work Breakdown Structure
Membagi pekerjaan proyek menjadi lebih kecil agar
lebih mudah ditangani
e. Pengidentifikasian kegiatan
Proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi
kegiatan-kegiatan khusus yang perlu dilakukan
untuk menghasilkan berbagai proyek
f. Pengurutan aktivitas
Proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi dan
mendokumentasikan jadwal dependensi antara
kegiatan.
g. Perkiraan aktivitas sumber daya
Proses yang diperlukan untuk memperkirakan jenis
dan jumlah sumber daya yang diperlukan untuk
melakukan setiap jadwal kegiatan.
h. Perkiraan durasi kerja
Proses yang diperlukan untuk memperkirakan
jumlah waktu kerja yang akan diperlukan untuk
menyelesaikan jadwal masing-masing kegiatan.
i.
j.
Penjadwalan
Proses yang diperlukan untuk kegiatan menganalisis
urutan, durasi, kebutuhan sumber daya, dan jadwal
kendala untuk membuat jadwal proyek.
Perkiraan biaya
proses yang diperlukan untuk mengembangkan
perkiraan biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan kegiatan proyek.
k. Penganggaran biaya
Proses yang diperlukan untuk menggabungkan biaya
diperkirakan masing-masing kegiatan atau bekerja paket
untuk mendirikan dasar biaya
l.
Perencanaan standar kualitas
Proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi standar
kualitas yang relevan dengan proyek dan menentukan
bagaimana memuaskan mereka
m. Perencanaan sumber daya manusia
proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi dan
proyek mendokumentasikan peran, tanggung jawab dan
hubungan pelaporan, serta menciptakan rencana
pengelolaan.
n. Perencanaan komunikasi
Proses yang diperlukan untuk menentukan
kebutuhan informasi dan komunikasi dari
stakeholder proyek.
o. Perencanaan manajemen resiko
Proses yang diperlukan untuk menentukan cara
pendekatan, merencanakan dan melaksanakan
kegiatan pengelolaan risiko untuk sebuah proyek.
q. Identifikasi resiko
Proses yang diperlukan untuk menentukan risiko
yang mungkin mempengaruhi proyek dan
mendokumentasikan karakteristik mereka.
Analisa kualitatif resiko
Proses yang diperlukan untuk memprioritaskan
risiko untuk selanjutnya analisis lebih lanjut atau
tindakan dengan menilai dan menggabungkan
kemungkinan dan dampak.
s. Analisa kuantitatif resiko
Proses yang diperlukan untuk menganalisis secara
numerik efek pada tujuan proyek secara keseluruhan
risiko diidentifikasi.
t. Perencanaan tindakan terhadap resiko
Proses yang diperlukan untuk mengembangkan
pilihan dan tindakan untuk meningkatkan peluang
dan untuk mengurangi ancaman terhadap tujuan
proyek.
r.
u. Perencanaan belanja
proses untuk menentukan apa yang diperlukan
untuk membeli atau memperoleh, dan menentukan
kapan dan bagaimana.
v. Perencanaan kontrak
Proses yang diperlukan untuk mendokumentasikan
produk, layanan, dan hasil persyaratan dan
mengidentifikasi potensi penjual.
3. Pelaksana proses
Mengintegrasikan orang dan sumber daya lain untuk
melaksanakan rencana pengelolaan proyek
Kelompok pelaksana proses meliputi proses:
a. Mengarahkan dan mengatur pelaksanaan proyek
b. Penjaminan mutu
c. Mencari anggota organisasi proyek
d. Pengembangan organisasi proyek
e. Pendistribusian informasi
f. Mencri tanggapan penjual
g. Mrmbuat kontrak dengan penjual terplih
4. Pemantauan dan pengendalian
Mengukur dan memantau secara berkala kemajuan
proses untuk mengidentifikasi varians dari rencana
pengelolaan proyek sehingga tindakan perbaikan
dapat diambil bila diperlukan untuk memenuhi
tujuan proyek.
Pengawasan dan Pengendalian Proses Group mencakup proses
manajemen proyek berikut:
a. Memantau dan mengontrol pekerjaan proyek
b. Perubahan kontrol yang terintegrasi
c. Lingkup verifikasi
d. Pengendalian perubahan lingkup proyek
e. Pengendalian perubahan jadwal proyek
f.
Pengendalian perubahan anggaran proyek
g. Memantau kualitas
h. Mengatur organisasi proyek untuk peningkatan kinerja
i.
Koordinasi informasi
j.
Koordinasi stakeholder
k. Memantau dan mengontrol resiko
l.
Kontrak administrasi
4. Kelompok akhir proyek
Membawa sebuah proyek fase ke akhir fase yang tertib.
Kelompok ini mencakup proses manajemen proyek :
a. Mengakhiri proyek
b. Mengakhiri kontrak
Interaksi Proses
Output dari satu proses umumnya menjadi sebuah
input ke proses lain atau merupakan penyampaian
proyek
Interaksi proses
___________The end___________