Nama : Melvern Tamara NRP : 2181810438 Chapter 2: Project Management for Information System Sebuah proyek lebih ideal dilakukan dalam kondisi yang bersifat kelompok bukan yang individual, maka dari itu dalam sebuah proyek diperlukan sebuah ketua atau orang yang bisa memimpin dalam proyek, dimana orang yang memimpin proyek tersebut harus memiliki pola piker yang bersifat holistic dimana seorang pemimpin project harus berpikir secara umum dan mempertimbangkan segala aspek baik secara Psikologi ataupun yang lainnya dalam pengerjaan proyeknya. pembuatannya sudah bersifat agile atau bisa berubah sesuai dengan situasi. Ada 5 jenis predictive life cycle models, yaitu : Dalam sebuah proyek ada sisi pandang dalam proyek managemen, terdapat 3 sisi pandang dalam proyek tersebut, yang pertama adalah Systems philosophy adalah cara melihat proyeknya berdasarkan sistemnya, yang kedua adalah Systems analysis dimana cara melihatnya sudah lebih detail dengan mempertimbangkan solusi dan mulai mengaturkan sebuah rencana dan sisi pandang yang terakhir ialah systems managemen bagaimana cara system tersebut tetap berjalan Dalam sebuah pengembangan system tentunya ada siklus hidup dimana, sebuah perkembangan sitem informasi memiliki fase fase dalam perkembangkannya. Dimana pada fase pertama ada prediksi sikluk hidup dimana ruang lingkup dalam proyeknya bisa diatur secara jelas dan untuk pengaturan jadwal dan biaya masih diprediksi. Selanjutnya ada fase Adaptive Software development(ASD) dimana proyek sudah berkembang dan hanya bergantung pada misi dan komponen yang ingin dikembangkan dengan tanggal sasaran(DeadLine) yang bisa dibuat untuk mencapai tujuan tertentu dimana Page 1 of 3 A. Waterfall Model, dimana perencanaan proyek masih linear B. Spiral model, dimana perancaan proyek lebih flexible dibandingkan dari waterfallmodel C. Incremental Build model, dimana perencaannya dilakukan bersamaan dengan proses testingnya jadi dengan perjalanan perkembangkan fiturnya bisa ditambah tambah juga D. Prototyping model, dimana perencanaanya dimulai dari prototyping dan bisa menerima feedback dari user melalui testing E. Rapid Application Development(RAD) model, dimana perencaaannya dibuat dengan waktu yang minimalis tanpa mengurangi hasil kualitas dari system yang dibuat Agile software development sudah menjadi trend jaman sekarang dimana project sekarang project sudah lebih focus kepada kolaborasi antara programmer dengan orang bisnis, dimana penggunaan agile software development, bersifat lebih flexible dan lebih cepat selesai dibandingankan dengan teknik waterfall model, dimana stakeholder dari awal perkembangkan aplikasi yang memiliki fitur yang minimalis dapat perkembangan dengan cepat karena sudah melakukan research apa yang diminati oleh umum / user. Nama : Melvern Tamara NRP : 2181810438 Dalam sebuah proyek tentu saja ada kepentingan untuk melihat apakah proyek tersebut sudah mencapai fase tertentu untuk lanjut ke fase selanjutnya jika belum maka akan diadakan management review dimana, dalam fase ini akan ada proses pemikiran dan perencanaan kedepannya lagi, dimana bisa dilihat apakah proyek yang dikerjakan ini bisa berhasil ataupun gagal ataupun masih cocok dengan tujuan pertama proyek ini atau tidak. Untuk memahami apa itu sebuah organisasi ada 4 frame yang perlu diketahui, yaitu : A. Organization Structural Frame, dimana orang yang bekerja didalam frame ini bertanggung jawab, mengkoordinasi dan mengentrol jalannya organisasi B. Human resources frame, orang yang kerja dalam frame ini bekerja untuk mengurus antara kebutuhan organisasi dan user C. Political Frame, dimana orang yang ada dalam frame ini bekerja untuk menyatukan semua orang dalam organisasinya untuk saling bekerja sama dan berurusan untuk mengurangi konflik dalam organisasinyanya D. Symbolic frame, dimana sebuah organisasi itu memiliki symbol dan maka yang berkaitan dengan sebuah peristiwa dan budaya organisasi bisa menjadi sebuah symbol dari sebuah perusahaan yang bisa dinilai oleh public Ada 10 Charateristic budaya organisasi, yaitu : Page 2 of 3 1. Member Identity, dimana setiap orang memahami apa pekerjaan mereka 2. Group emphasis, dimana setiap orang dalam organisasi akan bekerja dalam sebuah group 3. People Focus, dimana hasil keputusan manajement berdampak pada setiap orang yang berdada dalam organisasi tersebut 4. Unit Integration, dimana setiap orang dan department dalam sebuah organisasi saling membantu 5. Control, dimana semua peraturan, kewajiban dan peritah digunakan untuk mengatur pegawai dalam organisasi tersebut 6. Risk tolerance, dimana organisasi diharap pegawai atau orang yang bekerja dalam organisasi tersebut dapat menjadi innovative ataupun memberi sebuah ide baru untuk organisasi tersebut dapat berkembangan 7. Reward Criteria, dimana organisasi akan memberikan sebuah reward kepada orang yang berhubungan dengan hasil dari kerja pegawai atau orang tersebut untuk perusahaan tersebut 8. Conflict Tolerance, dimana organisasi berharap orang yang bekerja dalam organisasinya bersifat open minded 9. Means-End orientated, dimana manajement organisasi focus kepada hasil yang dihasilkan bukan dari proses ataupun teknik untuk mendapatkan hasil tersebut 10. Open-systems focus, dimana organisasi belajar beradaptasi dengan hal yang berasal dari luar organisasi tersebut Nama : Melvern Tamara NRP : 2181810438 staf tambahan dalam proyek yang berjalan. Project Management Office(PMO) 4. PMO Tersentralisasi – Pada dasarnya, peran PMO ini adalah sebagai struktur manajemen portofolio dalam organisasi. PMO Tersentralisasi mengatur dan mengelola semua proyek di perusahaan dengan dukungan dari Project Manager yang profesional dan alokasi sumber daya yang dibutuhkan. PMO adalah sebuah perusahaan yang memiliki tujuan untuk mengatur manajemen proyek sebuah organisasi tertentu, tentunya dengan adanya perusahaan PMO ada juga fungsi PMO yaitu : 1. Pusat Pengetahuan Proyek – PMO memainkan peran sebagai “gudang penyimpanan sentral” dari pengetahuan mengenai proses, best practice, matriks-matriks korporat, matriks-matriks kinerja proyek, template, peraturan perusahaan, dan dokumentasi proyek yang pernah dijalankan. Penggunaan sumber informasi, best practice dan pengetahuan akan bergantung kepada masing-masing tim proyek. Dan sebuah PMO dapat memberikan beberapa pelayanan yaitu : 2. Penyedia Project Support, Pelatihan dan Pembimbingan – Satu level di atas peran sebagai “gudang penyimpanan”, fungsi peran ini termasuk pendampingan dan bimbingan untuk memberikan pengetahuan melalui pengalaman kepada tim proyek. Sebagai tambahan, struktur PMO ini juga memiliki peran aktif memberikan pelatihan kepada project manager dan anggota tim. 3. Penasihat bagi Project Management – peran sebagai “Project Advisor” ini berada dua tingkat diatas peran yang pertama. Disini PMO memberikan bimbingan dan sumbangan dari expert dalam bentuk Project Manager dan anggota tim, sebagai Page 3 of 3 Menetapkan dan “menstandardisasikan” proses pengelolaan proyek (project management), yang dapat memangkas waktu di muka dan biaya untuk menjalankan setiap proyek. Memberikan Quality Assurance untuk semua proyek – mulai dari memberikan penilaian kualitas proyek hingga mengaudit kemajuan dan kepatuhan setiap proyek kepada proses dan tujuan. Melengkapi sumber daya proyek untuk aktivitas proyek yang spesifik, seperti Project Planning di tahap awal; Project Monitoring dan pengukuran kinerja; dan meninjau penyampaian proyek. Memberikan pendidikan dan pelatihan bagi Project Manager dan anggota tim proyek. Memenuhi kebutuhan akan “pusat penyimpanan” bagi pengetahuan mengenai Project Management, best practice, dan sumber daya lainnya.
