sistem informasi rekrutmen 8 - Blog Sivitas STIKOM Surabaya

PROPOSAL
PROYEK SISTEM INFORMASI
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
REKRUTMEN PEGAWAI PADA PT. MITRA JAYA ABADI
Nama
: Ahmad Rizal
NIM
: 09.39010.0015
Program
: DIII (Diploma Tiga)
Jurusan
: Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2012
1
KATA PENGANTAR
Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas terselesaikannya
Proposal Proyek Sistem Informasi Rekrutmen Pegawai pada PT. Mitra Jaya
Abadi. Sistem ini diharapkan memberikan kemudahan bagi perusahaan PT. Mitra
Jaya Abadi dalam hal melakukan perekrutan pegawai yang sesuai harapan.
Sistem Informasi Rekrutmen Pegawai Proyek Sistem Informasi yang
akan kami terbitkan berikutnya. Kami menyadari bahwa Sistem Informasi
Rekrutmen Pegawai
ini masih belum sempurna. Oleh karena itu, saya akan
menerima dengan senang hati saran dan kritik untuk penyempurnaan isi proposal
ini.
Akhir kata saya sampaikan terima kasih kepada Ibu Titik Lusiani selaku
Ketua program studi DIII Manajemen Informatika dan Dosen pembimbing Proyek
Sistem Informasi.
Surabaya, 12 September 2012
Penulis,
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................. i
KERANGKA ISI PROPOSAL ............................................................................... 1
HALAMAN PENESAHAN……………………………………………………… 2
A. Judul ................................................................................................................. 3
B. Latar Belakang Masalah .................................................................................. 3
C. Perumusan Masalah ......................................................................................... 4
D. Batasan Masalah .............................................................................................. 5
E. Tujuan .............................................................................................................. 5
F.
Manfaat ............................................................................................................ 6
G. Landasan Teori ................................................................................................ 6
H. Metode Penelitian .......................................................................................... 10
I.
Jadwal Kerja .................................................................................................. 11
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 12
ii
KERANGKA ISI PROPOSAL
BAGIAN AWAL
A. Halaman Judul
B. Halaman Pengesahan
BAGIAN INTI
A. Judul
B. Latar Belakang Masalah
C. Perumusan Masalah
D. Pembatasan Masalah
E. Tujuan
F. Manfaat/Kontribusi
G. Landasan Teori/Kajian Pustaka
H. Metode Penelitian
I. Jadwal Kerja
BAGIAN AKHIR
A. Daftar Pustaka
B. Lampiran
1
RANCANG BANGUNSISTEM INFORMASI
REKRUTMEN PEGAWAI PADA PT. MITRA JAYA ABADI
PROPOSAL
Diajukan sebagai syarat untuk mengerjakan Proyek Sistem Informasi
Oleh :
Nama
: Ahmad Rizal
NIM
: 09.39010.0015
Program : DIII (Diploma)
Jurusan
: Manajemen Informatika
Surabaya, 14 September 2012
Disetujui:
Pembimbing
Titik Lusiani, M.Kom., OCA.
NIDN. 0714077401
2
A. Judul
Rancang Bangun Sistem Informasi Rekrutmen Pegawai pada PT. Mitra
Jaya Abadi
B. Latar Belakang Masalah
PT. Mitra Jaya Abadi merupakan salah satu perusahaan yang bergerak
dalam bidang pengadaan barang. Jumlah pegawai yang dimiliki saat ini kurang
lebih 75 personel dan dapat bertambah sesuai kebutuhan perusahaan. Semakin
besar perusahaan, semakin banyak sumber daya manusia (SDM) yang dibutuhkan.
Berdasarkan hal itu maka suatu perusahaan dituntut untuk melakukan manajemen
SDM yaitu suatu upaya untuk mengelola SDM semakin kompeten sesuai keahlian
yang dimiliki sehingga kinerja perusahaan semakin efektif dan efisien.
Prosedur perekrutan pegawai baru pada PT. Mitra Jaya Abadi Surabaya
masih menggunakan proses manual, yaitu dalam hal usulan perekrutan pegawai
baru yang belum terintegrasi sehingga apabila terdapat pegawai yang keluar dari
perusahan bagian personalia akan mencari data-data pegawai tersebut yang
nantinya membutuhkan waktu yang lama karena data-data pegawai belum
terintegrasi dengan baik. dan dalam hal penilaian hasil tes wawancara pegawai
baru sehingga dalam pengambilan keputusan berdasarkan penilaian dari tes
wawancara tersebut memerlukan waktu yang cukup lama. dan dalam hal penilaian
masa percobaan kerja yang belum di terapkan pada perusahaan ini sehingga
perusahaan tidak mengetahui kinerja pegawai baru selama proses masa percobaan
kerja.
Rekrutmen pegawai merupakan proses untuk mendapatkan sumber daya
manusia (SDM) yang berkualitas, yang digunakan untuk menunjang kinerja suatu
perusahaan. Baik buruknya kinerja perusahaan dipengaruhi oleh SDM. Karena
3
SDM merupakan penggerak sumber daya – sumber daya lainnya yang dimiliki
oleh perusahaan. PT. Mitra Jaya Abadi Surabaya merupakan salah satu
perusahaan yang bergerak dalam bidang pengadaan barang. Oleh karena itu,
kebutuhan SDM harus didukung dengan proses rekrutmen yang sesuai dengan job
description dan job specification yang telah ditetapkan supaya SDM yang
didapatkan sesuai dengan yang diharapkan oleh PT. Mitra Jaya Abadi Surabaya.
Dengan berdasar pada kekurangan yang ada, maka dengan dibuatnya
Sistem Informasi Rekrutmen Pegawai ini diharapkan dapat membantu kinerja
departemen dalam mencapai tujuan perusahaan. Dalam implementasinya, program
yang dibuat memiliki hak akses, sehingga setiap department memiliki hak akses
yang berbeda dan disesuaikan dengan fungsi departemen. Laporan dari Informasi
Rekrutmen Pegawai ini adalah data pegawai yang keluar dari perusahaan yang
nantinya akan digunakan sebagai usulan penambahan pegawai baru, data pelamar
yang lulus dari tahap tes wawancara sesuai dengan prosedur yang ada dan data
penilaian pegawai yang melakukan tahap tes masa percobaan dari perusahaan
sesuai dengan standar kriteria perusahaan PT. Mitra Jaya Abadi.
C. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka dapat dirumuskan
permasalahan yang ada, yaitu:
1.
Bagaimana membuat Sistem Informasi Usulan Pegawai Baru pada PT.
Mitra Jaya Abadi?.
2.
Bagaimana membuat Sistem Informasi Rekrutmen Pegawai pada PT. Mitra
Jaya Abadi untuk memudahkan bagian HRD mengelola data pelamar?.
4
3.
Bagaimana membuat Sistem Informasi Seleksi Pegawai pada PT. Mitra Jaya
Abadi untuk memudahkan bagian HRD mendapatkan pegawai yang
berkualitas dan sesuai dengan kriteria perusahaan?.
4.
Bagaimana membuat Sistem Informasi Penialain masa percobaan pegawai
baru pada PT. Mitra Jaya Abadi?.
D. Batasan Masalah
Batasan masalah pada Sistem Informasi Rekrutmen pada PT. Mitra Jaya
Abad adalah sebagai berikut :
1.
Sistem yang dibahas meliputi proses usulan pegawai baru, seleksi, penilaian
masa percobaan dan rekrutmen pegawai.
2.
Rekrutmen yang dilakukan hanya untuk jabatan pegawai tingkat staf dan
tidak untuk jabatan tingkat Manajer.
3.
Data pelamar merupakan data yang valid yang diinputkan oleh bagian HRD
pada saat pelamar memberikan surat lamarannya ke PT. Mitra Jaya Abadi
Surabaya.
4.
Usulan pegawai baru berdasarkan pegawai tetap pada PT. Mitra Jaya Abadi
yang keluar dari perusahaan.
E. Tujuan
Tujuan pada Sistem Informasi Rekrutmen pada PT. Mitra Jaya Abadi
adalah sebagai berikut :
1.
Membuat Sistem Informasi Usulan Pegawai Baru pada PT. Mitra Jaya
Abadi secara terintegrasi.
2.
Membuat Sistem Informasi Rekrutmen Pegawai pada PT. Mitra Jaya Abadi
secara efektif dan efisien.
5
3.
Membuat Sistem Informasi Seleksi Pegawai pada PT. Mitra Jaya Abadi
secara efektif dan efisien.
4.
Membuat Sistem Informasi Penialain masa percobaan pegawai baru pada
PT. Mitra Jaya Abadi berdasarkan kriteria perusahaan secara efektif.
F. Manfaat
Manfaat pada Sistem Informasi Rekrutmen pada PT. Mitra Jaya Abadi
adalah sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Rekrutmen dan seleksi pegawai dapat mempersingkat
waktu dari awal hingga akhir proses perekrutan dan seleksi.
2. Dapat mengetahui standar yang pasti calon pegawai yang akan diterima
sesuai dengan yang ditentukan.
3. Memudahkan mendokumentasikan data calon pegawai untuk melakukan
pencarian, menyeleksi serta menyediakan informasi yang akurat mengenai
calon pegawai.
4. Memudahkan
dalam
melakukan
pencarian
department
yang
masih
membutuhkan pegawai baru sehingga bagian HRD dapat mengusulkan
pegawai baru pada manajer.
G. Landasan Teori
1. Sistem Informasi
Dalam kehidupan sehari-hari orang sering menyamakan makna
istilah sistem dengan cara. Istilah sistem dari bahasa Yunani yaitu Systema
yang berarti penempatan atau mengatur.
6
Pengertian sistem menurut Mulyadi (2008 : 2) adalah “sekelompok
unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi
bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
Sedangkan menurut Agus Mulyanto (2009:29) “Sistem informasi
merupakan suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi
informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis,
dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan”.
2. Desain Sistem
Setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan, maka analis sistem
telah mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan.
Kemudian memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut
Jogiyanto (2004:197) desain sistem dapat diartikan sebagai berikut :
1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.
2. Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional.
3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.
4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
5. Berupa gambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari
beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan
berfungsi.
6. Menyangkut konfigurasi dari komponen – komponen perangkat lunak dan
perangkat keras dari suatu sistem.
7
3. Rekrutmen
Menurut Simamora (2006 : 177), rekrutmen adalah serangkaian
aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi,
kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan guna menutup
kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian.
Sumber rekrutmen eksternal meliputi individu-individu yang saat
ini bukan merupakan anggota organisasi. Manfaat terbesar rekrutmen
eksternal adalah bahwa jumlah pelamar yang lebih banyak dapat direkrut.
Hal ini tentunya mengarah kepada kelompok pelamar yang lebih besar dan
kompeten daripada yang normalnya dapat direkrut secara internal. Pelamar
dari luar tentu membawa ide, teknik kerja, metode produksi, atau pelatihan
yang baru ke dalam organisasi yang nantinya akan menghasilkan wawasan
baru kedalam profitabilitas. Setiap organisasi atau perusahaan secara
periodik memerlukan tenaga kerja dari pasar tenaga kerja diluar organisasi
atau perusahaan. Pasar tenaga kerja merupakan sumber tenaga kerja yang
sangat berpariasi.
Proses rekrutmen dapat dilakukan dengan menggunakan dua
pendekatan, yaitu:
1. Teori rekrutmen “pencarian” (prospecting theory of recruitment)
Menurut teori ini rekrutmen dapat dilakukan sebagai sebuah proses
satu arah (one-way process) yang dilakukan oleh perusahaan untuk
mencari calon karyawan.
8
2. Teori rekrutmen “pasangan” (mating theory of recruitment)
Teori ini mengemukakan bahwa calon karyawan maupun menejer
sama-sama mencari organisasi, sebagaimana organisasi mencari mereka.
Agar pencarian organisasi dan pelamar dapat bertemu, terdapat tiga
kondisi yang harus terpenuhi yaitu:
1. Adanya sebuah media komunikasi
2. Adanya kecocokan dari pelamar antara karakteristik pribadinya dengan
persyaratan kerja organisasi
3. Adanya motovasi untuk melamar.
Menurut Simamora (2006:179) mengemukakan proses rekrutmen
terdiri dari:
1. Penyusunan strategi rekrutmen
2. Pencarian para pelamar pekerja
3. Penyisihan pelamar-pelamar yang tidak cocok
4. Pengumpulan para pelamar
4. Seleksi
Menurut Cascio (2003) dan Munandar (2001), proses seleksi adalah
proses pemilihan calon tenaga kerja yang paling memenuhi syarat untuk
mengisi lowongan pekerjaan. Dengan demikian, proses rekrutmen
merupakan proses awal yang dilakukan dalam pencarian tenaga kerja,
sedangkan proses seleksi terjadi setelah ada sejumlah calon karyawan
yang mendaftar atau terdaftar melalui proses rekrutmen.
9
Munandar (2001) menjelaskan bahwa sasaran seleksi adalah suatu
rekomendasi atau suatu keputusan untuk menerima atau menolak
seseorang calon untuk pekerjaan tertentu berdasarkan suatu dugaan
tentang kemungkinankemungkinan dari calon untuk menjadi tenaga kerja
yang berhasil pada pekerjaannya. Tugas seleksi adalah menilai sebanyak
mungkin calon untuk memilih seorang atau sejumlah orang (sesuai dengan
jumlah orang yang diperlukan) yang paling memenuhi persyaratan
pekerjaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Ini berarti, dalam proses
seleksi perusahaan atau organisasi akan memilih calon karyawan yang
‘diperkirakan atau diramalkan’ akan berhasil menjalankan pekerjaannya
dengan baik. Dengan kata lain, akan memilih calon karyawan yang paling
tepat untuk pekerjaan tertentu.
H. Metode Penelitian
1. Metode Observasi
Dalam merancang bangun sistem informasi dilakukan pendekatan
dengan survey untuk mengetahui masalah apa yang bisa dikerjakan sesuai
dengan materi ilmu yang dimiliki. Survey ini dilakukan untuk
mendapatkan informasi dan data yang berhubungan dengan penyelesaian
masalah, selain itu juga untuk mengetahui langkah-langkah apa yang
dilakukan dalam proses perekrutan pegawai pada PT. Mitra Jaya Abadi.
2. Metode Wawancara
Metodologi wawancara adalah penelitian yang dilakukan selama
melakukan merancang bangun sistem informasi rekrutmen pegawai pada
PT. Mitra Jaya Abadi. Dengan mencatat semua data-data yang kita
10
butuhkan, kemudian kita olah menjadi sebuah informasi yang lebih akurat
demi suksesnya program yang dibuat. Dimana dalam mendapatkan datadata diperoleh dari narasumber.
3.
Studi Kepustakaan
Dilakukan dengan cara mencari informasi dari berbagai literatur yang
berhubungan dengan pembuatan sistem informasi rekrutmen pegawai pada
PT. Mitra Jaya Abadi.
I. Jadwal Kerja
No.
Kegiatan
September
1
2
3
Oktober
4
1
1. Observasi
2. Wawancara
3. Penyusunan
Proposal
4. Analisa Sistem
5. Perancangan
Sistem
6. Pembuatan
Program
7. Uji Program
8. Implementasi
Program
9. Penyusunan
Laporan
10. Studi
Kepustakaan
11
2
3
November
4
1
2
3
Desember
4
1
2
3
4
DAFTAR PUSTAKA
Cascio, W.F., 2003, Managing human resources: Productivity, Quality of Work
Life, Profits (6th Ed.). Boston: McGraw-Hill Irwin.
Hartono, Jogiyanto., 1990, Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta :
Penerbit Andi.
Mulyadi., 2008, Sistem Akuntansi. Cetakan Keempat. Penerbit Salemba Empat,
Jakarta.
Mulyanto, Agus., 2009, Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Yogyakarta:
Pustaka Pelajar.
Munandar, A.S., 2001, Psikologi industri dan organisasi. Jakarta: Penerbit
Universitas Indonesia (UI-Press).
Simmamora, Henry., 2006, Manajemen sumber daya manusia. Yogyakarta : STIE
YKPN.
12