RMK_BAB_9_KELOMPOK_2

SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI
PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN
SISTEM OPERASIONAL
Oleh :
OLEH KELOMPOK 2 :
1. SYILVI WAHYUNI (048/PPAk-XVII/2013)
2. ANGGUN ANGREANY .S (054/PPAk-XVII/2013)
3. YANA WULANDARI NATSIR (056/PPAk-XVII/2013)
PROGRAM PROFESI AKUNTANSI
UNIVERSITAS HASANUDDIN
MAKASSAR, FEBRUARI 2014
BAB 9
PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN
SISTEM OPERASIONAL
TINGKAT MANAJEMEN, FUNGSI, DAN SISTEM OPERASIONAL
Tiga tingkatan manajemen dan proses pembuatan keputusan dapat
digambarkan sebagai sebuah piramida untuk menunjukkan hierarkinya. Masing-masing
level tersebut membutuhkan kebutuhan akan data, pertanggung jawaban pembuatan
keputusan, dan rentang waktunya masing-masing.
1.
Tingkat strategis, manajer senior atau yang berada di top level, merencanakan
dan membuat keputusan yang diatur dan berdampak pada arah perusahaan
pada jangka panjajng. Keputusan ini bersifat visionary (pandangan jauh
kedepan) dan berorientasi masa depan, dan mampu menjelaskan misi, tujuan
dan strategi perusahaan.
2.
Tingkat manajerial/administratif, manajer level menengah membuat keputusan
taktis yang focus pada masalah jangka menengah untuk mencapai misi, tujuan,
dan strategi perusaaan. Pengendalian merupakan hal yang penting pada level
ini. Manajer level menengah menentukan sasaran dari tiap departemen atau unit
bisnisnya yang konsisten dengan sasaran perusahaan yang telah ditetapkan
oleh manajer senior.
3.
Tingkat operasional, manajemen level bawah, supervisor, dan karyawan
membutuhkan data yang lengkap, dan bersifat real time ataupun yang
mendekati. Juga membutuhkan kemampuan untuk merespon apa saja yang
mereka peroleh dari sistem informasi (ISs) fungsional.
Sistem Operasional dan Kualitas Data
Berbagai fungsi operasional berinteraksi, mengantarkan data dari satu tempat ke
tempat lainnya. Contohnya, ketika barang diproduksi dan dikirim, kemudian departemen
produksi dan pengiriman menginfrmasikan ke departemen akuntansi untuk memproses
dan mengenakan biaya (charge) pada kartu kredit pembeli atau mengisi sebuah
rekening hutang. Data pada TPS memiliki signifikansi yang berbeda terhadap system
lainnya. Jika data hilang, maka hal tersebut akan memiliki implikasi financial.
Merupakan hal yang penting bagi perusahaan untuk memiliki prosedur untuk
memastikan bahwa data-datanya aman dan akurat dan integritas data tersebut
terjamin. Karakteristik kunci dari sebuah Transaction Processing System (TPS)
1.
Data dengan jumlah besar dapat diproses.
2.
Sumber data kebanyakan dari internal perusahaan, dan outputnya cenderung
lebih banyak digunakan oleh pengguna internal dan partner dagang.
3.
Pemrosesan data dengan jadwal yang teratur: tiap jam, tiap hari, tiap minggu,
tiap dua minggu dan seterusnya.
4.
Cepatnya pemrosesan bergantung pada tinggi/jumlah volume.
5.
Input dan output data terstruktur.
6.
7.
8.
9.
10.
Data mentah, tingkatan kelengkapannya tinggi.
Kompleksitas komputasi yang rendah.
Akurasi, integritas data, dan keamanan bersifat sangat penting.
Keandalan tingkat tinggi diperlukan.
Pencarian cepat dan kapasitas pemrosesan pertanyaan/permintaan merupakan
sebuah keharusan, sering kali dalam real time.
Sub Sistem Operasional
Sistem-sistem fungsional terdiri dari subsistem atau modul-modul yang
mendukung aktivitas-aktivitas spesifik yang terjadi di area fungsional. Subsistem
tersebut antara lain:
1.
Manufaktur dan produksi
2.
Akuntansi
3.
Keuangan
4.
Penjualan dan pemasaran
5.
Sumber daya manusia
Sistem Proses Transaksi dan Operasi Inti
Operasi inti didukung oleh TPS yang memonitor, mengumpulkan, menyimpan,
memproses dan menyebarluaskan informasi untuk semua transaksi keuangan dan nonkeuangan. Setiap transaksi menghasilkan transaksi baru, namun karena komputasi
digunakan dalam sebagian besar transaksi, maka menjadi mudah untuk dihitung.
Aktivitas dan metode-metode TPS, Terlepas dari data tertentu yang diproses
oleh TPS, proses yang cukup standar terjadi, baik di perusahaan manufaktur,
perusahaan jasa, maupun dalam organisasi pemerintah. Pertama, data mentah
dikumpulkan, dan kemudian data dimasukkan ke dalam komputer melalui perangkat
input. Seperti yang telah diketahui bersama bahwa organisasi mencoba untuk
mengautomatisasi TPS semaksimal mungkin untuk mengurangi eror dan menghemat
waktu.
Selanjutnya, sistem memproses data melalui salah satu dari kedua cara sebagai
berikut, yakni batch processing atau online processing. Dalam batch processing,
perusahaan mengumpulkan data-data dari transaksi-transaksi dan menyimpannya.
Sistem lalu mempersiapkan dan memproses data yang tersimpan tadi secara periodik
(berkala). Sedangkan online processing, data diproses sesegera mungkin sesaat
setelah transaksi terjadi.
SISTEM MANUFAKTUR DAN PRODUKSI
Fungsi manajemen produksi dan operasi (POM) dalam sebuah organisasi adalah
bertanggung jawab dalam hal proses mentransformasikan input kedalam bentuk useful
output. Berbeda dengan area fungsional lainnya, POM menutupi aktivitas-aktivitas
yang berbeda, juga bergantung pada jenis perusahaannya.
Sistem Kontrol Persediaan
Kontrol persediaan (stock control atau inventory management), berfungsi untuk
meminimalisir total biaya inventoris (persediaan). Tujuan utamanya adalah untuk
memperoleh level inventoris yang optimal dengan memesan kembali persediaan
dengan jumlah yang pas pada waktu yang tepat. POM departemen akan membentuk
safety stock sebagai tindakan preventif bilamana terjadi kehabisan persediaan. Safety
stock sendiri merupakan persediaan ekstra untuk kasus-kasus yang tidak terduga,
seperti bila terjadi lonjakan permintaan atau waktu pengiriman yang lama. Sistem
kontrol persediaan meminimalisir tiga kategori biaya sebagai berikut:
1.
Biaya yang berkaitan dengan penyimpanan persediaan (holding inventory): biaya
gudang, biaya keamanan, asuransi, rugi karena kecurian.
2.
Biaya pemesanan dan pengiriman: upah pekerja untuk melakukan aktivitas
pemesanan, penerimaan barang, dan pengiriman
3.
Biaya kekurangan persediaan: penundaan produksi dan pendapatan yang
hilang.
SISTEM PEMASARAN DAN PENJUALAN
Pada umumnya, sistem penjualan dan pemasaran mendukung aktivitas seperti
penelitian pasar, distribusi barang dan jasa ke konsumen dan merespon kebutuhan
konsumen. Sistem informasi pemasaran (marketing ISs) memiliki banyak komponen
seperti: penjualan, penelitian, intelligence, pelaporan, pengadaan barang, logistik, dan
pengiriman. Adapun fungsi manajemen pemasaran:
1.
Data-Driven Marketing, Sistem informasi pemasaran merupakan lebih dari
sebuah sistem pengumpulan data dan sebuah seperangkat teknologi informasi.
2.
Saluran distribusi, perusahaan mendistribusikan produk dan jasa mereka melalui
kombinasi dari saluran elektronik, mobile, maupun secara fisik.
3.
Manajemen pemasaran, merupakan dua aktivitas contoh mengenai bagaimana
manajemen pemasaran dilakukan:
a.
Pricing of product or services, harga memiliki pengaruh yang besar
(major) terhadap laba, oleh karenanya proses pemberian harga terhadap
produk perusahaan merupakan sebuah hal yang sulit dan memerlukan
adanya perubahan harga guna merespon perubahan harga yang dibuat
oleh pesaing.
b.
Salesperson productivity, tenaga penjual memiliki perbedaan satu sama
lain, ada yang ahli pada penjualan produk tertentu, ada juga yang ahli
pada tipe konsumen tertentu.
4.
Analisis profitabilitas, dalam memutuskan untuk membuat iklan dan upaya
pemasaran lainnya, manajer perlu mengetahui kontribusi laba dari produk dan
jasa yang mereka miliki. Ukuran profitabilitas untuk produk dan jasa dapat
diperoleh dari sistem akuntansi biaya.
5.
Perencanaan pasar, peramalan, dan analisis produk baru, yaitu pengenalan
produk baru atau produk yang ditingkatkan, bisa jadi merupakan sesuatu mahal
dan beresiko.
SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
Akuntansi dan keuangan mengendalikan dan mengelola aliran kas, aset,
kewajiban, dan laba bersih serta masalah laporan keuangan untuk peraturan
pemerintah. Tanggung jawab penting lainnya adalah untuk pencegahan, deteksi, dan
penyelidikan praktik-praktik penipuan. Dalam perusahaan dengan sistem akuntansi
yang tidak ketat, merupakan hal yang mudah bagi karyawan untuk melakukan tindakan
tindakan kecurangan seperti menyesatkan pesanan pembelian dan pembayaran,
menyuap pemasok, atau memanipulasi data akuntansi.
Sebuah akuntansi / keuangan sistem informasi juga bertanggung jawab untuk
mengumpulkan data mentah yang diperlukan untuk TPS akuntansi / keuangan,
mengubah data menjadi informasi, dan membuat informasi tersedia bagi pengguna,
apakah informasi keseluruhan mengenai gaji, organisasi internal laporan, atau laporan
eksternal kepada pemegang saham atau lembaga pemerintah.
Banyak paket software yang ada untuk melaksanakan kegiatan rutin
pemrosesan transaksi akuntansi. Beberapa tersedia gratis di Internet (coba
tucows.com). Banyak paket perangkat lunak terintegrasi. Dalam sistem yang
terintegrasi, akuntansi / kegiatan pembiayaan dikombinasikan dengan TPS lain seperti
pemasaran dan produksi dan manajemen operasi. Data dikumpulkan dan dikelola untuk
akuntansi / sistem transaksi keuangan memproses juga masukan untuk sistem
informasi berbagai fungsional.
Akuntansi / TPS keuangan juga menyediakan jalur, audit yang lengkap dapat
diandalkan dari seluruh transaksi rutin ditransmisikan melalui jaringan. Fitur ini sangat
penting untuk akuntan dan auditor.
XBRL: eXtensible Business Reporting Language. XBRL merupakan sebuah
program bahasa dan sebuah standar internasional untuk transmisi elektronik informasi
bisnis dan keuangan. Dengan program ini, semua data keuangan perusahaan
terkumpul, terkonsolidasi, dipublikasikan dan digunakan tanpa perlu menggunakan
spreadsheet Excel. XBRL membantu institusi keuangan dengan cara:
1.
Menghasilkan data lebih bersih, termasuk penjelasan tertulis dan catatan
pendukung.
2.
Menghasilkan data yang lebih akurat dengan lebih sedikit kesalahan yang
memerlukan tindak lanjut oleh regulator.
3.
Mengirimkan data lebih cepat untuk regulator dan memenuhi tenggat waktu yang
ditentukan.
4.
Meningkatkan jumlah kasus dan jumlah informasi yang dapat ditangani.
5.
Menyediakan informasi cepat kepada regulator dan masyarakat.
6.
Mengurangi waktu pelaporan
7.
Mengarahkan pada pasar modal yang efisien
SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Sumber Daya Manusia (SDM) adalah bidang yang berkaitan dengan kebijakan,
prosedur, persyaratan kepatuhan, dan praktik terbaik. Perkembangan dalam sistem
online meningkatkan penggunaan sistem informasi sumber daya manusia (HRISs) pada
akhir 1990-an. HRISs telah dipindahkan ke intranet dan komputasi cloud, di mana
aplikasi HR disewakan di software-as a-service (SaaS) pengaturan. Hal ini
menguntungkan perusahaan dengan membebaskan staf HR dari tugas-tugas rutin
dengan menggeser mereka untuk karyawan (self-entry perubahan alamat) sehingga
mereka dapat fokus pada tanggung jawab mereka mengenai aturan dan kepatuhan,
pengembangan karyawan, perekrutan, dan perencanaan suksesi.
Oleh karena itu tahap awal yang dilaksanakan adalah Rekrutmen yang bertujuan
untuk mencari karyawan, menguji mereka, dan memutuskan mana yang harus disewa.
Beberapa perusahaan Hooded dengan pemohon yang layak, sementara yang lain
mengalami kesulitan menemukan orang yang tepat. Sistem Informasi dapat membantu
dalam kedua kasus. Berikut ini beberapa contoh.
Menggunakan Web untuk Rekrutmen. Dengan jutaan resume online yang
tersedia, maka tidak mengherankan bahwa perusahaan berusaha untuk menemukan
kandidat yang sesuai di Web, biasanya dengan bantuan mesin pencari khusus. Selain
itu, ratusan ribu pekerjaan yang diiklankan di Web. Banyak layanan yang cocok ada
(lihat Internet Latihan # 3). Merekrut Online mampu "melemparkan jaringan yang
luas"untuk mencapai kandidat lebih cepat (Field, 2006), yang dapat membawa pelamar
yang lebih baik. Selain itu, biaya rekrutmen online lebih rendah.
Online Rekrutmen ini bermanfaat bagi kandidat juga. Mereka terkena yang lebih
banyak penawaran pekerjaan, bisa mendapatkan rincian posisi dengan cepat, dan bisa
mulai mengevaluasi calon majikan. Untuk memeriksa daya saing penawaran gaji, atau
untuk melihat berapa banyak seseorang dapat membuat tempat lain di beberapa
negara, calon karyawan bisa pergi ke monster.com.
Semakin banyak perusahaan yang memperluas operasi ke luar negeri, merekrut
global menjadi masalah yang menjengkelkan. Perusahaan hanya memiliki masalah
menemukan orang yang berkualitas, khususnya insinyur dan penjual. Menggunakan
Internet untuk merekrut dari negara lain menjadi populer, namun membutuhkan
keahlian (lihat Shah, 2008).
Menggunakan Jaringan Sosial dan Software cerdas. Rekrutmen di dunia
maya dan situs jaringan sosial sangat populer. Hal ini dilakukan di lokasi utama
sebagian besar (misalnya Linkedln, MySpace, Facebook, Craigsiist. dan Second Life).
Online Rekrutmen sering didukung oleh agen perangkat lunak cerdas. Untuk analisis
lengkap dan panduan untuk e-rekrutmen, lihat Field (2006).
Setelah direkrut, karyawan menjadi bagian dari sumber daya perusahaan
manusia, yang perlu dipelihara dan dikembangkan. Beberapa kegiatan yang didukung
oleh TI adalah sebagai berikut.:
1.
Evaluasi Kinerja.
2.
Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia.
Etika
Aplikasi manajemen sumber daya manusia (HRM) sangat rentan terhadap
pertimbangan etika dan hukum. Misalnya, kegiatan pelatihan yang merupakan bagian
dari HRM mungkin melibatkan isu-isu etis dalam merekrut dan memilih karyawan dan
dalam mengevaluasi kinerja. Demikian juga, pengolahan data TPS dan penanganan
penyimpanan dengan informasi pribadi tentang orang, kinerja mereka, dan sebagainya.
Perawatan harus diambil untuk melindungi informasi ini dan privasi karyawan dan
pelanggan.