MAKALAH_STI_9 - Universitas Hasanuddin

Tugas: Makalah Sistem Informasi Teknologi
OPERATIONAL PLANNING AND CONTROL
SYSTEM
OLEH:
KELOMPOK 1
WA ODE RAYYANI
038/PPAk-XVII/2013
YULIANA ADITYANINGSIH
031/ PPAk-XVII/2013
RIA REZKI AMALIA
039/ PPAk-XVII/2013
PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI
UNIVERSITAS HASANUDDIN
MAKASSAR
2014
BAB I
PENDAHULUAN
Tingkat sistem informasi operasional membuat dan merekam semua data
perusahaan dari operasi dan pelaksanaan transaksi rutin yang dibutuhkan untuk
menghasilkan basis bisnis. Ini merupakan sistem perencanaan dan kontrol. Sistem
informasi operasional mengambil informasi yang benar pada waktu yang tepat,
dan berkemampuan untuk menanggapi konsumen dan pemasok, memecahkan
masalah produksi, dan bereaksi untuk mengubah kondisi. Terdapat beberapa
dukungan yang diberikan oleh sistem informasi operasional menjadi dua
komponen:
1. Kesadaran operasional: kemampuan untuk melihat kejadian dalam suatu
departemen atau area fungsional.
2. Tanggungjawab operasional: kemampuan untuk menanggapi perubahan
yang tidak diharapkan dalam kondisi dan permintaan konsumen,
memungkinkan unit bisnis untuk mengambil keuntungan dari peluang,
menjaga dari ancaman, dan memperbaiki efisiensinya.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Management Levels, Functions, and Operational Systems
Terdapat tiga tingkatan manajemen dan pengambilan keputusan yang
dimodelkan sebagai piramida untuk menunjukkan hirarki mereka. Setiap
tingkatan manajemen memiliki kebutuhan data sendiri, tanggung jawab
pengambilan keputusan, dan horizon waktu.
1. Pada level strategis, rencana dan pembuatan keputusan manajemen senior
atau manajemen tingkat atas yang mengatur atau berdampak jangka panjang
pada seluruh organisasi. Keputusan yang visioner dan berorientasi masa
depan, mendefinisikan misi, tujuan, dan strategi. Data eksternal tentang
ekonomi, pesaing, dan tren bisnis adalah penting untuk analisis SWOT
manajemen (kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman), perencanaan,
dan keputusan.
2. Pada level manajerial atau administrasi, manajer tingkat menengah
membuat keputusan taktis yang fokus pada isu-isu jangka menengah untuk
memenuhi misi, tujuan, dan strategi organisasi. Pengendalian penting pada
tingkat ini. Manajer tingkat menengah menetapkan tujuan untuk departemen
atau unit bisnis yang konsisten dengan tujuan organisasi yang ditetapkan
oleh manajemen senior. Data Eksternal dan internal penting untuk
pengambilan keputusan, yang sering memiliki satu sampai tiga tahun
horizon waktu.
3. Pada level operasional, manajer tingkat bawah, supervisor, dan pekerja
membutuhkan data rinci, secara real time, dan kemampuan untuk
menanggapi apa yang mereka pelajari dari fungsional SI. Pengambilan
keputusan untuk jangka waktu dekat atau jangka pendek karena keputusan
dibuat untuk mengontrol kegiatan atau operasi sehari-hari. Tujuan
pengendalian adalah untuk mengidentifikasi penyimpangan dari tujuan dan
rencana sesegera mungkin sehubungan pengambilan tindakan korektif.
Pengecekan penjualan, tingkat persediaan, order dan dukungan pelanggan
adalah contoh kegiatan pengendalian pada manajer level bawah.
Traditional functional is designs
Secara tradisional, SI dirancang dalam setiap area fungsional untuk
mendukung dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Namun, struktur
fungsional tradisional tidak mungkin menjadi struktur terbaik untuk beberapa
organisasi, karena proses bisnis tertentu melibatkan kegiatan yang dilakukan di
beberapa daerah fungsional.
Sistem operasional dan kualitas data
Persyaratan data pada unit level operasional bersifat ekstensif dan rutin,
jarang berubah karena mereka tergantung pada sumber-sumber tetap
masukan dan prosedur standar operasi (standard operating procedures_SOP)
adalah prosedur jelas dan wajib yang harus diikuti tanpa deviasi untuk
menyelesaikan proses atau fungsi, seperti proses atau fungsi kontrol
kualitas. SOP mendokumentasikan langkah demi langkah cara dari kegiatan
yang akan dilakukan.
Data pada TPS memiliki arti yang berbeda untuk banyak sistem lain. Jika
data hilang, memiliki implikasi keuangan. Dengan demikian, sangat penting
bahwa bisnis memiliki prosedur untuk memastikan data yang aman dan akurat
dan bahwa integritas data tetap terjaga.
1. Keamanan data: Data harus dilindungi dari kejahatan atau kesalahan yang
tidak disengaja, modifikasi yang tidak sah, pencurian, atau bencana alam
seperti kebakaran.
2. Akurasi data: Setiap usaha diperlukan untuk memastikan data yang akurat
dan dalam bentuk yang standar. Validasi data yang digunakan untuk
mendeteksi dan memperbaiki kesalahan entri data dan standarisasi alamat
data, nama, dan jenis data lainnya.
3. Integritas data: keseluruhan keandalan data harus dipastikan. Integritas
data dengan sistem real-time melibatkan tes ACID (atomicity, consistency,
isolation, and durability),
Karakteristik kunci dari sebuah Transaction Processing System (TPS)
1. Data dengan jumlah besar dapat diproses.
2. Sumber data kebanyakan dari internal perusahaan, dan outputnya cenderung
lebih banyak digunakan oleh pengguna internal dan partner dagang.
3. Pemrosesan data dengan jadwal yang teratur: tiap jam, tiap hari, tiap
minggu, tiap dua minggu dan seterusnya.
4. Cepatnya pemrosesan bergantung pada tinggi/jumlah volume.
5. Input dan output data terstruktur.
6. Data mentah, tingkatan kelengkapannya tinggi.
7. Kompleksitas komputasi yang rendah.
8. Akurasi, integritas data, dan keamanan bersifat sangat penting.
9. Keandalan tingkat tinggi diperlukan.
10. Pencarian
cepat
dan
kapasitas
pemrosesan
pertanyaan/permintaan
merupakan sebuah keharusan, sering kali dalam real time.
Sistem fungsional terdiri dari subsistem, atau modul, yang mendukung
kegiatan spesifik yang dilakukan di daerah fungsional. Contoh subsistem dari
daerah utama fungsional adalah:
1. Produksi dan Manufaktur: pembelian, pengendalian kualitas, penjadwalan,
pengiriman, penerimaan.
2. Akuntansi: piutang, hutang, buku besar umum, penganggaran.
3. Keuangan: manajemen kas, manajemen aset, manajemen kredit, pelaporan.
4. Penjualan dan pemasaran: pelacakan pesanan, harga, komisi penjualan, riset
pasar.
5. HR: gaji,
imbalan
kerja,
pelatihan,
kompensasi,
hubungan
karyawan, kepegawaian, penilaian kinerja.
Transaction Processing Systems And Core Operations
Operasi inti didukung oleh TPS yang memantau, mengumpulkan,
menyimpan, mengolah, dan menyebarkan Informasi untuk semua transaksi
finansial dan transaksi nonfinansial. Transaksi terjadi ketika sebuah perusahaan
menghasilkan produk atau menyediakan layanan.
Sistem pemrosesan data dalam satu dari dua cara dasar, meliputi :
1.
Batch: data dikumpulkan dari transaksi dan disimpan. Sistem ini kemudian
menyiapkan dan memproses data yang dikumpulkan secara berkala, seperti
pada akhir hari kerja. Misalnya, gaji, penagihan.
2.
Online [pemrosesan transaksi online (OLTP)]: data diproses segera saat
terjadinya transaksi, secara real time. Data dapat diakses langsung dari
database operasional.
B. Manufacturing and Production Systems
Manajemen logistik sepakat dengan kegiatan penawaran, pemesanan,
pembelian,
logistik
masuk
(menerima), dan logistik
keluar
(pengiriman). Kegiatan logistik di-rumah adalah proses yang melintasi
beberapa departemen fungsional. Scanner, RFID, dan teknologi suara
mendukung inspeksi, dan robot dapat melakukan distribusi dan penanganan
material.
Inventory control. Fungsi pengendalian persediaan (juga disebut kontrol
stok atau manajemen persediaan) adalah untuk meminimalkan total biaya
persediaan. Tujuannya adalah untuk mempertahankan tingkat persediaan yang
optimal dengan penataan kembali jumlah yang benar pada waktu yang
tepat waktu.
Pengelolaan persediaan penting untuk keuntungan karena ada banyak
biaya terkait
dengan
persediaan. Sistem
pengendalian
persediaan
meminimalkan tiga kategori biaya berikut:
1. Biaya pemeliharaan inventaris: biaya pergudangan, biaya keamanan,
asuransi, kerugian karena pencurian atau usang, biaya pendanaan persediaan
berdasarkan tingkat suku bunga.
2. Biaya pemesanan dan pengiriman: menggunakan waktu pemesanan dan
penerimaan, biaya pengiriman.
3. Biaya persediaan: penundaan produksi dan pendapatan yang hilang karena
persediaan habis.
C. Sales and Marketing Systems
Data-Driven Marketing
SI Pemasaran lebih dari sebuah sistem pengumpulan data atau
seperangkat teknologi informasi. Sistem ini terdiri dari orang-orang, peralatan,
dan prosedur untuk mengumpulkan, menyortir, menganalisis, mengevaluasi,
dan mendistribusikan data yang relevan, tepat waktu, lengkap, dan akurat
untuk digunakan oleh pengambil keputusan pemasaran untuk meningkatkan
perencanaan pemasaran, pelaksanaan, dan pengendalian.
Distribution channels
Organisasi mendistribusikan produk dan jasanya melalui kombinasi
saluran elektronik, ponsel, dan fisik. Marketing Management. Berikut adalah
beberapa contoh yang menyajikan bagaimana manajemen pemasaran
sedang dilakukan.
1. Pricing of product or services. Volume penjualan sangat ditentukan
oleh harga produk atau jasa. Harga juga merupakan penentu utama dari
keuntungan.
2. Salesperson productivity. Tenaga penjual berbeda satu sama lain, beberapa
unggul dalam penjualan produk tertentu sementara yang lain unggul dalam
penjualan untuk jenis tertentu dari pelanggan atau di zona geografis
tertentu. Informasi ini, yang biasanya dikumpulkan dalam TPS pemasaran
dan
penjualan,
dapat
dianalisis
menggunakan
sistem
kinerja
komparatif yang dikategorikan oleh data penjualan oleh tenaga penjual,
produk, wilayah, dan bahkan waktu hari dievaluasi.
Profitability analysis
Dalam memutuskan untuk iklan dan upaya pemasaran lainnya,
manajer perlu
mengetahui
kontribusi
laba
dari
produk
dan
layanan
tertentu. Metrik profitabilitas untuk produk dan layanan dapat diturunkan dari
sistem
akuntansi
biaya.
New
Products,
Services,
and
Market
Planning. Pengenalan produk baru dan layanan yang lebih baik dapat menjadi
mahal dan berisiko.
D. Accountingand Finance Systems
Akuntansi dan pengendalian keuangan dan pengelolaan arus kas, aset,
kewajiban, dan pendapatan bersih atau keuntungan serta mengeluarkan laporan
keuangan badan pengatur. Tanggung jawab lain yang penting adalah
pencegahan, deteksi, dan penyelidikan kecurangan. Sistem Informasi Audit.
Kecurangan mudah untuk dilakukan dan sulit untuk dideteksi. Hanya auditor
yang bisa mendeteksinya. Ada banyak cara untuk menyembunyikan masalah
kejahatan jabatan. Kondisi fiskal dapat diperburuk dalam pemerintahan dan
entitas nirlaba, yang jarang memiliki akuntansi yang memadai dan
pengendalian internal sistem.
Financial and economic forecasting and budgeting.
Pengelolaan aset keuangan merupakan tugas utama dalam perencanaan
dan penganggaran keuangan, yang meliputi.
1. Peramalan keuangan dan Ekonomi dan penganggaran. Pengetahuan tentang
ketersediaan dan cost of money merupakan bahan utama untuk perencanaan
keuangan yang sukses.
2. Penganggaran Modal adalah proses mengidentifikasi pembiayaan aset,
termasuk perangkat lunak, yang perlu diperoleh atau dikembangkan. Hal ini
termasuk membandingkan alternatif atau mengevaluasi pilihan membeli
atau menyewa (buy-versus-lease).
E. Human Resource Systems
Sumber Daya Manusia (SDM) adalah bidang yang berkaitan dengan
kebijakan, prosedur, kepatuhan persyaratan, dan praktik terbaik. Perkembangan
sistem online meningkat pada penggunaan sistem informasi sumber daya
manusia (human resources information systems-HRISs) pada akhir tahun 1990an. HRISs memiliki telah dipindahkan ke intranet dan cloud, di mana aplikasi
HR disewakan dalam pengaturan software-as a-service (SaaS).
Pemeliharaan dan pengembangan sumber daya manusia
Setelah direkrut, karyawan menjadi bagian dari sumber daya manusia
perusahaan, yang perlu dipertahankan dan dikembangkan. Beberapa kegiatan
yang didukung oleh TI berikut.
1. Evaluasi Kinerja. Sebagian besar karyawan dievaluasi secara berkala oleh
supervisor mereka. Teman sebaya atau bawahan juga dapat mengevaluasi
yang lainnya. Evaluasi adalah biasanya direkam pada bentuk kertas atau
elektronik.
2. Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia. Pelatihan Karyawan
dan pelatihan merupakan kegiatan penting dari departemen sumber daya
manusia. Masalah utamanya adalah merencanakan dan melaksanakan
program pelatihan khusus untuk memenuhi kebutuhan organisasi dan
karyawan.
3. Perencanaan, Pengendalian, dan MSDM. Pada beberapa industry, negosiasi
tenaga kerja merupakan aspek penting perencanaan SDM dan dapat
difasilitasi oleh TI seperti berikut ini.
a. Perencanaan Personil dan Strategi SDM. Departemen SDM persyaratan
untuk orang-orang dan keterampilan. Di beberapa daerah geografis dan
untuk tugas di luar negeri, mungkin sulit untuk menemukan jenis
karyawan tertentu.
b. Manfaat Administrasi. Kontribusi pekerja untuk organisasi dihargai oleh
gaji/upah, bonus, dan tunjangan lainnya termasuk tunjangan kesehatan
dan perawatan gigi serta kontribusi untuk pensiun. Mengelola sistem
manfaat bisa menjadi tugas yang rumit, karena banyaknya komponen dan
kecenderungan organisasi untuk memungkinkan karyawan untuk
memilih dan trade off manfaat.
4. Manajemen Hubungan Karyawan. Dalam upaya mereka untuk mengelola
karyawan lebih baik, perusahaan sedang mengembangkan manajemen
modal manusia (human capital management), yang difasilitasi oleh Web,
untuk merampingkan proses SDM. Aplikasi Web ini lebih sering
disebut sebagai manajemen hubungan karyawan.
BAB III
KESIMPULAN
Tiga tingkatan manajemen dan proses pembuatan keputusan dapat
digambarkan sebagai sebuah piramida untuk menunjukkan hierarkinya. Masingmasing level tersebut membutuhkan kebutuhan akan data, pertanggung jawaban
pembuatan keputusan, dan rentang waktu nya masing-masing.
-
Level strategis, manajer senior atau yang berada di top level,
merencanakan dan membuat keputusan yang diatur dan berdampak pada
arah perusahaan pada jangka panjajng. Keputusan ini bersifat visionary
(pandangan jauh kedepan) dan berorientasi masa depan, dan mampu
menjelaskan misi, tujuan dan strategi perusahaan. Data-data eksternal
mengenai ekonomi, pesaing, dan tren bisnis sekarang merupakan hal yang
esensial untuk analisis SWOT, perencanaan, dan keputusan manajemen
-
Level manajerial/administrative, manajer level menengah membuat
keputusan taktis yang focus pada masalah jangka menengah untuk
mencapai misi, tujuan, dan strategi perusaaan. Pengendalian merupakan
hal yang penting pada level ini. Manajer level menengah menentukan
sasaran dari tiap departemen atau unit bisnisnya yang konsisten dengan
sasaran perusahaan yang telah ditetapkan oleh manajer senior. Data
eksternal maupun internal merupakan isu penting untuk pembuatan
keputusan yang mana seringkali memiliki rentang waktu satu sampai tiga
tahun.
-
Level operasional, manajemen level bawah, supervisor, dan karyawan
membutuhkan data yang lengkap, dan bersifat real time ataupun yang
mendekati. Juga membutuhkan kemampuan untuk merespon apa saja yang
mereka peroleh dari system informasi (ISs) fungsional. Pembuatan
keputusan untuk jangka waktu penddek sampai menengah karena
keputusan tersebut dibuat untuk mengendalikan aktivitas/operasi seharihari
perusahaan.
Tujuan
dari
pengendaliannya
adalah
untuk
mengidentifikasi penyimpangan tujuan dan rencana secepat mungkin
dalam upaya untuk mengambil tindakan korektif. Data internal merupakan
isu yang paling penting dalam manajemen level ini.
DAFTAR PUSTAKA
Turban, Efraim & Linda Volonino. 2012. Information Technology for
Management. International Student Version. Edition 8th. John Wiley & Sons
(Asia) Pte Ltd.