strategi komunikasi organisasi di smp muhammadiyah 17 rempoa
advertisement
STRATEGI KOMUNIKASI ORGANISASI DI SMP MUHAMMADIYAH 17 REMPOA CIPUTAT SKRIPSI Diajukan Kepada Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Untuk Memenuhi Persyaratan Mencapai Gelar Sarjana Pendidikan (S.Pd) Oleh: RAHMAT HIDAYAT NIM. 105018200731 PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN JURUSAN KEPENDIDIKAN ISLAM FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2010 DEPARTEMEN AGAMA UIN JAKARTA FITK FORM (FR) Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia No. Dokumen Tgl. Terbit No. Revisi: Hal : : : : FITK-FR-AKD-089 5 Januari 2009 00 1/1 SURAT PERNYATAAN KARYA SENDIRI Saya yang bertanda tangan di bawah ini, Nama : Rahmat Hidayat Tempat/Tgl. Lahir : Tangerang, 16 Juli 1987 NIM : 105018200731 Jurusan/Prodi : KI-Manajemen Pendidikan Fakultas : Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Judul Skripsi : STRATEGI KOMUNIKASI ORGANISASI DI SMP MUHAMMADIYAH 17 REMPOA CIPUTAT Dosen Pembimbing : 1. Akbar Zainudin, MM 2. Nurdelima Waruwu, M.Pd dengan ini menyatakan bahwa skripsi yang saya buat benar-benar hasil karya sendiri dan saya bertanggung jawab secara akademis atas apa yang saya tulis. Pernyataan ini dibuat sebagai salah satu syarat menempuh Ujian Munaqasah. Jakarta, 24 Juli 2010 Mengetahui Ketua Program Studi, Mahasiswa Ybs. Materai 6000 Drs. Mu’arif SAM, M.Pd Rahmat Hidayat NIP. 19650717 199403 1 005 NIM. 105018200731 LEMBAR PENGESAHAN PEMBIMBING SKRIPSI Skripsi berjudul “Strategi Komunikasi Organisasi di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat” disusun oleh Rahmat Hidayat dengan nomor induk mahasiswa 105018200731. Jurusan Kependidikan Islam-Manajemen Pendidikan. Telah melalui bimbingan dan dinyatakan sah sebagai karya ilmiah yang berhak untuk diujikan pada sidang munaqasyah sesuai ketentuan yang ditetapkan Fakultas. Jakarta, 14 Juli 2010 Yang Mengesahkan, Pembimbing Akbar Zainudin, MM NIP. Dra. Nurdelima Waruwu, M.pd NIP. 19671020 200112 2 001 LEMBAR PENGESAHAN PEMBIMBING SKRIPSI STRATEGI KOMUNIKASI ORGANISASI DI SMP MUHAMMADYAH 17 REMPOA CIPUTAT SKRIPSI Diajukan Kepada Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Untuk Memenuhi Persyaratan Mencapai Gelar Sarjana Pendidikan (S.Pd) Oleh : RAHMAT HIDAYAT 105018200731 Di bawah bimbingan : NIP. Dosen Pembimbing I Dosen Pembimbing II Akbar Zainudin, MM Dra. Nurdelima Waruwu, M.pd NIP. 1967 1020 200112 2001 PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN JURUSAN KEPENDIDIKAN ISLAM FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2010 LEMBAR PENGESAHAN Skripsi berjudul “Strategi Komunikasi Organisasi di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat” diajukan kepada Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, dan telah dinyatakan lulus dalam ujian munaqasyah pada, 20 Agustus 2010 dihadapan dewan penguji. Karena itu, penulis berhak memperoleh gelar sarjana S1 (S.Pd). pada jurusan/prodi KI-Manajemen Pendidikan. Jakarta, September 2010 Panitia Ujian Munaqasyah Ketua Panitia (Ketua Jurusan/Program Studi) Drs. Rusydy Zakaria, M.Ed. M.Phil NIP : 19560530 198503 1 002 Tanggal Tanda Tangan ..................... ........................ ..................... ........................ .................... ........................ ..................... ........................... Sekretaris (Sekretaris Jurusan/Prodi) Drs. Mu’arif SAM, M.Pd NIP : 19650717 199403 1 005 Penguji I Mudjahid AK. M.Sc NIP : 19470714 196510 1 001 Penguji II Drs. Rusydy Zakaria, M.Ed. M.Phil NIP : 19560530 198503 1 002 Mengetahui: Dekan, Prof. Dr. Dede Rosyada NIP : 19571005 198703 1 003 ABSTRAKSI Nama : Rahmat Hidayat NIM : 105018200731 Judul Skripsi : Strategi Komunikasi Organisasi diSMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat. Penelitian yang dilakukan bertujuan untuk mengetahui strategi komunikasi oganisasi (vertikal, horizontal, dan diagonal) di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat. Masalah penelitian ini adalah bagaimana strategi komunikasi organisasi di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat? Penelitian ini dilakukan di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat selama 8 bulan dari bulan November 2009 sampai bulan Juli 2010. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif yang bertujuan untuk mendeskripsikan secara sistematis setiap data yang diperoleh, kemudian dilaporkan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Adapun yang menjadi sumber data dalam penelitian ini adalah kepala sekolah, kelompok guru yang berjumlah 25 orang sebagai responden dan dokumentasi/arsip sekolah. Instrumen yang digunakan dalam pengumpulan data adalah wawancara dan menyebarkan angket tentang strategi komunikasi organisasi, angket terdiri dari 30 butir pernyataan yang disebarkan kepada guru-guru, sedangkan wawancara dilakukan kepada kepala sekolah. Dari hasil penelitian tentang strategi komunikasi organisasi di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat belum menunjukkan adanya penetapan strategi komunikasi organisasi yang jelas dan sesuai dengan kebutuhan anggota organisasi dan pelaksanaannya mayoritas anggota masih berdasarkan kemampuan individualis. Contohnya, setiap komunikasi terkait kebijakan pimpinan, wakil kepala sekolah dapat memutuskan dan menyampaikannya kepada anggota lainnya. Kebijakan pimpinan sebagai sebagai keputusan pimpinan seharusnya pimpinan langsung yang menyampaikan dan bawahan yang melaksanakan serta merealisasikan keputusan pimpinan. i KATA PENGANTAR Bismillahirrohmanirrohim. Dengan mengucapkan puji syukur kepada Allah AWT, dan syalawat serta salam kepada Nabi Muhammad SAW atas rahmat dan hidayah-Nya, sehingga skripsi ini dapat selesai sebagaimana mestinya. Penulis menyadari bahwa tanpa dukungan dari berbagai pihak, skripsi ini tidak akan selesai dengan baik pada waktu yang telah direncanakan. Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih atas dukungan yang diberikan selama penyusunan skripsi ini, yaitu ucapan terima kasih kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, selaku Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Bapak Rusdy Zakaria, M.Ed. M.Phil dan Bapak Drs. Muarif SAM M.Pd, selaku ketua jurusan Kependidikan Islam dan ketua program studi Manajemen Pendidikan. 3. Dosen pembimbing yang selalu memberikan motivasi dan arahannya dalam menyusun skripsi ini, yaitu Bapak Akbar Zainudin, MM dan Ibu Dra. Nurdelima W, M.Pd. 4. Dosen Pembimbing Akademik Drs. Syauki, dan Kepada seluruh dosendosen jurusan KI-Manajemen Pendidikan yang telah banyak membantu dalam pemberian ilmu pengetahuan dan motivasinya selama proses perkuliahan sampai akhir studi saya. 5. Kedua orang tua saya, Bapak H. Selih dan Ibu Hj. Nafsiah yang tidak pernah berhenti memberikan Do’a, kasih sayang, dukungan dan motivasi dalam perjalanan hidup saya serta kepada kakak-kakak saya, yaitu Drs. Munafis, Aliyati, Nafsin, Nasori, Sariya Erni Widiawati dan Nahiful Khodir serta seluruh kakak ipar saya tanpa terkecuali yang selalu memberikan Do’a dan dukungannya. 6. Kawan-kawan satu perjalanan sebagai mahasiswa KI-Manajemen pendidikan, yaitu Ujang Syahid. Rizki Mubarok, Kairul Soleh, Alimudin, Mardany, Dadang Riva’i, Nasirudin Muadz, Iyas Sulastri, Siti Musyaropah, Siti Eva Syafiyah, Nia Fauziah, Damayanti, Afifah, Umi Syaroh Salamah, ii iii Uni Zahra, Ridwan Afandi dkk. yang secara langsung maupun tidak langsung telah ikut serta membantu dan memberikan dorongan kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. 7. Tidak lupa juga ucapan terima kasih kepada kawan-kawan di dalam dan luar UIN Syahid, yaitu Malik Jamaludin, Anisa, Hilda Rizqiani, Ismi Lutfiah, seluruh kader HMI Komisariat Tarbiyah serta Dewi Nurzakiah dan keluarga, Ismatullah, Ahmad Fahrudin, Tedy, Veni Marthia Desi, Nurwita Permana, dkk. 8. Terima kasih kepada seluruh stakeholder SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat, khususnya kepada Bapak Mahrudin, SE selaku kepala sekolah dan guru-guru yang sudah meluangkan waktu untuk peneliti dalam mengumpulkan data serta kepada Bapak Drs. Sobari dan Drs. Sayuti S yang selalu setia memberikan informasi terbaru selama proses penelitian. Tak lupa penulis juga mohon dibukakan pintu maaf yang sebesar-besarnya jika dalam penulisan skripsi ini ada yang kurang berkenan. Penulis hanya dapat mendo’akan kepada semua pihak yang turut berpartisipasi dengan tulus dalam penyusunan skripsi ini semoga menjadi amal shalih yang akan dibalas oleh Allah SWT dengan balasan yang berlipat ganda. Penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat, khususnya bagi penulis dan umumnya bagi para pembaca sekalian. Jakarta, 20 Agustus 2010 Penulis, Rahmat Hidayat DAFTAR ISI Abstraksi …………………………………………………………………… i Kata pengantar …………………………………………………….……… ii Daftar isi ……………………………………………………….………….. iv Daftar tabel ……………………………………………………..…………. vii BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah .…………………………………... 1 B. Identifikasi Masalah ..………………………………………. 4 C. Pembatasan Masalah ……………………………………….. 5 D. Perumusan Masalah ……………..…………………………. 5 E. Manfaat Penelitian …………………………………………. 5 BAB II : KAJIAN TEORI A. Pengertian Strategi Komunikasi Organisasi ……………….... 6 1. Pengertian Strategi ………………………………………. 6 2. Pengertian Komunikasi ………………………………….. 8 3. Pengertian Organisasi ..……………………...…………... 10 B. Jaringan Komunikasi Organisasi ……………………………. 13 1. Komunikasi Vertikal ……………………………………. 13 a. Pengertian komunikasi vertikal ……….…………...... 13 b. Bentuk komunikasi vertikal ...……….…………….... 16 c. Fungsi komunikasi vertikal ……..………………….. 19 d. Tujuan komunikasi vertikal ………..……………….. 21 2. Komunikasi Horizontal ……………………...…………. 22 a. Pengertian komunikasi horizontal ……….……...….. 22 b. Bentuk komunikasi horizontal ………..……………... 24 c. Fungsi komunikasi horizontal ……….….…………… 25 d. Tujuan komunikasi horizonal ………………............... 27 iv v 3. Komunikasi Diagonal …………………………………… 28 a. Pengertian komunikasi diagonal ..……….………....... 28 b. Bentuk komunikasi diagonal …………..….………… 30 c. Fungsi komunikasi diagonal ………………………… 31 d. Tujuan komunikasi diagonal ………………………… 32 C. Implementasi Strategi Komunikasi Organisasi ……………... 33 1. Mengenal lingkungan organisasi ………………..………. 34 2. Pesan ..……………….……………………………….….. 34 3. Media …………….……………………….………….….. 35 4. Jaringan …………………………………….………..…... 36 5. Umpan Balik …………………………………………….. 36 6. Evaluasi ………………………………………………….. 37 7. Pedoman komunikasi yang baik ………………………… 37 BAB III : METODOLOGI PENELITIAN A. Tujuan Penelitian ...................................................................... 42 B. Tempat dan Waktu Penelitian …………………..…………… 42 C. Metode Penelitian …………………………………………… 42 D. Sumber Data. ……………………………………………..….. 43 E. Teknik Pengumpulan Data …………………….…………….. 44 F. Instrumen Penelitian ….…………………………..………….. 44 G. Teknik Analisis Data ….…………………...………………… 47 BAB IV : HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum SMP Muhammadiyah 17 ............................ 49 1. Sejarah ................................................................................ 49 2. Visi dan misi ....................................................................... 50 3. Tujuan ................................................................................. 50 4. Struktur organisasi .............................................................. 51 vi B. Deskripsi Data .......................................................................... 51 1. Deskripsi wawancara ......................................................... 51 2. Deskripsi angket ................................................................. 52 C. Interpretasi Data ....................................................................... 72 1. Strategi komunikasi vertikal ………………..……..…….. 72 2. Strategi komunikasi horizontal ………………………..… 73 3. Strategi komunikasi diagonal ……………..…………..…. 73 4. Efektivitas komunikasi Organisasi diSMP Muhammadiyah 17 ………………………………… 74 BAB V : PENUTUP A. Kesimpulan ………………………………………………….. 75 B. Saran …………………………………………………............ 76 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN Daftar Tabel Tabel 1 : Komunikasi ke atas. ………………...……………………………… 18 Tabel 2 : Komunikasi ke bawah. …………………………………………….. 18 Tabel 3 : Tujuan komunikasi vertikal dan mekanisme. ……………………… 22 Tabel 4 : Komunikasi Mendatar. …………………………………………….. 25 Tabel 5 : Kisi-kisi Instrumen Wawancara dengan Kepala Sekolah. ………… 45 Tabel 6 : Kisi-kisi instrumen Strategi Komunikasi Organisasi.……………… 45 Tabel 7 : Struktur Organisasi SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat. ….. 51 Tabel 8 : Kepala sekolah melakukan komunikasi kepadabawahannya dengan intensif. ……………………………………… 53 Tabel 9 : Kepala sekolah menginstruksikan tugas secara langsungkepada yang bersangkutan. ………………………………………... 54 Tabel 10 : Kepala sekolah melakukan monitoring saat pelaksanaan program. .. 54 Tabel 11 : Kepala sekolah melakukan komunikasi ke bawahjika terdapat perubahan kebijakan. ………………………………… 55 Tabel 12 : Kepala sekolah menyampaikan informasi kepada bawahannyajelas dan mudah dipahami. ………………………………………… 56 Tabel 13 : Kepala sekolah dalam mengambil keputusanmelakukan musyawarah. …………………………………………... 56 Tabel 14 : Saya mengkomunikasikan masalah pekerjaan yang belum dipecahkandengan atasan. …………………………………………………..…. 57 Tabel 15 : Saya suka memberikan opini/solusi kepada atasan untukkemajuan organisasi. ………………………………………….…… 58 Tabel 16 : Saya melaporkan hasil tugas, langsung menghadapkepala sekolah. ................................................................................. 58 Tabel 17 : Saya memperhatikan intonasi dan gerak tubuh dalam berberbicara. 59 Tabel 18 : Saya melakukan komunikasi dengan sesama guru. ………………. 60 Tabel 19 : Saya memperoleh informasi setiap komunikasi dengansesama guru. ………………………………………………………. 60 Tabel 20 : Saya menyeleksi setiap pesan yang masuk. ………………………. 61 vii viii Tabel 21 : Saya melihat koordinasi terjalin antara pimpinan/anggotadepartemen. …………………………………………….………….. 62 Tabel 22 : Saya melihat kerja sama terjalin antar departemen dalamorganisasi. …………………………………………………………. 62 Tabel 23 : Saya suka melakukan komunikasi dengan teman yangberbeda tingkat kedudukannya. ………………………….…..……. 63 Tabel 24 : Saya suka meminta bantuan pekerjaan dengan teman yangberbeda tingkat kedudukan. …………………………………….…. 64 Tabel 25 : Dalam rapat, saya menghargai perbedaan pendapat orang lain. …... 64 Tabel 26 : Saya menemukan persamaan persepsi saat komunikasi dengan staf. 65 Tabel 27 : Kepala sekolah dalam menyampaikan informasiumum, menggunakan media rapat. ……………………..…………. 66 Tabel 28 : Saya melakukan komunikasi ke atas menggunakan media tertulis. . 66 Tabel 29 : Saya medapatkan informasi menyamping melaluimedia konferensi. …………………………………………………. 67 Tabel 30 : Saya medapatkan informasi menyamping melaluipapan pengumuman. ……………………………………………… 68 Tabel 31 : Saya menjadikan struktur organisasi sebagai strategi dalamkomunikasi internal. …………………………..…………………… 68 Tabel 32 : Saya malaksanakan komunikasi sesuai struktur organisasi. .……… 69 Tabel 33 : Kepala sekolah menyampaikan informasi umumsesuai struktur organsasi. ………………………………………….. 70 Tabel 34 : Saya memberikan umpan balik saat melakukan komunikasi. ….….. 70 Tabel 35 : Saya mendapatkan gagasan baru saat terjadi umpan balik. …….….. 71 Tabel 36 : Saya melakukan tindak lanjut pesan yang dianggap penting. …..…. 72 Tabel 37 : Kepala sekolah melakukan evaluasi setelah program disampaikan dan direalisasikan. …………………..……………….. 72 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Dalam kehidupan manusia terdapat berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi visual, verbal dan non verbal, formal dan non formal, komunikasi langsung dan tidak langsung, gambar atau sandi pun yang diinterpretasikan memiliki maksud dalam menyampaikan pesan dapat disebut komunikasi. Dari berbagai macam komunikasi yang digunakan, dimaksudkan agar setiap orang yang menjadi lawan interaksi dapat memahami maksud dari komunikasi yang disampaikan sehingga sampai pada tujuan yang diharapkan. Dalam lembaga Pemerintah maupun lembaga swasta memerlukan komunikasi secara baik dan terus menerus, karena salah satu alat ukur efektivitas dan efisiensi suatu lembaga atau organisasi adalah seberapa baiknya komunikasi dilakukan. Komunikasi ini dapat memberikan informasi secara baik dan diterima oleh personal maupun kelompok menghasilkan suatu perubahan sikap dan tindakan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, dalam pelaksanaan rapat anggota organisasi, komunikasi sangat dibutuhkan, dalam mencapai suatu titik kemufakatan bersama untuk pengambilan keputusan dengan mempertimbangkan kebutuhan untuk mencapai tujuan lembaga atau organisasi. A. B. Susanto, dalam bukunya Manajemen Aktual, komunikasi merupakan sarana untuk memberikan informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu 1 2 permasalahan dan untuk pengambilan keputusan. Komunikasi juga berfungsi untuk menyatakan ekspresi emosional.1 Komunikasi sebagai salah satu aspek penting bagi anggota organisasi memerlukan perhatian dan perencanaan yang tepat dari manajemen puncak. Oleh sebab itu, perlu adanya pegelolaan infomasi yang baik dengan strategi komunikasi yang tepat sebagai langkah mencapai tujuan organisasi. Pentingnya strategi untuk organisasi khususnya pada aspek komunikasi membentuk eksistensi baik organisasi dimata anggota organisasi dan masyarakat, karena semua rencana atau program dilakukan dengan baik mengacu pada langkah-langkah yang ditetapkan pimpinan untuk kemajuan organisasi atau lembaga. Kebutuhan untuk mencapai tujuan yang baik biasanya dimiliki organisasi yang ingin terus berkembang. Oleh sebab itu, perlu adanya perencanaan yang matang dan siap mengendalikan tantangan. Terdapat beberapa jaringan komunikasi baik yang satu arah maupun banyak arah yang dapat digunakan organisasi sebagai strategi untuk membantu proses komunikasi yang terkendali tergantung kebutuhan yang dibutuhkan individu, organisasi maupun lembaga untuk mencapai tujuan. Ketercapaian tujuan organisasi adalah tanggung jawab seluruh stakeholder yang terlibat di dalam organisasi dan yang bertanggung jawab memimpin pun harus memperhatikan kesejahteraan anggotanya sebagai pelaku strategi komunikasi. Melihat pentingnya strategi komunikasi untuk membantu perkembangan organisasi yang melibatkan seluruh stakeholder dalam mencapai visi dan misi dari lembaga tersebut. Maka komunikasi yang baik harus terjalin antara seluruh aspek yang terlibat dalam organisasi untuk menjalin kerjasama. Komunikasi yang baik bukan ajang untuk menjatuhkan antara anggota satu dengan yang anggota lainnya, bukan ajang untuk menindas atau mendiskriminasikan antara anggota yang satu dengan yang lainnya. Banyak yang salah mengartikan komunikasi dalam organisasi, misalnya penyampaian pesan untuk menjatuhkan lawan bicara atau 1 A.B. Susanto, Manajemen Aktual Topik-topik Aktual Manajemen dalam Riak Perubahan, (Jakarta: PT. Grasindo, 1997), h. 73. 3 untuk mendiskriminasikan relasi yang dianggap berbahaya dalam satu naungan organisasi. Kesalahan dalam penyampaian pesan dapat menghancurkan citra setiap organisasi, konflik yang disebabkan karena kesalahan komunikasi dapat menyebabkan seluruh anggota organisasi menghadapi tekanan dan terjadi ketidak seimbangan proses perjalanan roda organisasi dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Sikap ingin menang sendiri yang disebabkan oleh egoisme seorang anggota organisasi sangat mempengaruhi komunikasi yang disampaikan sehingga berdampak pada menurunya kinerja anggota yang terlibat dalamnya. Untuk mencapai komunikasi yang efektif dan terarah, pemimpin organisasi harus mampu menetapkan arah dan tujuan organisasi khususnya dalam komunikasi. Semakin intensif komunikasi di dalam organisasi akan membentuk budaya organisasi dan kerjasama yang baik, dan untuk mencapai itu semua memerlukan seorang pemimpin yang professional sebagai pemilik otoritas tertinggi di dalam organisasi. Permasalahan ini terjadi di banyak organisasi, termasuk di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat. Lembaga ini adalah lembaga pendidikan swasta di bawah naungan yayasan. Banyak yang perlu diperbaiki dalam lembaga pendidikan ini, seperti pemimpin yang kurang konsisten, perlunya efisiensi struktur organisasi, transparansi anggaran, strategi komunikasi antar satkeholder yang terlihat masih belum jelas, dan lain-lain. Dari hasil pengamatan, terdapat beberapa permasalahan yang dapat mengganggu tercapainya tujuan organisasi di lembaga pendidikan tersebut, diantaranya: Pertama, komunikasi yang dilakukan kepala sekolah kepada para bawahannya atau sebaliknya sering terhambat karena kurangnya waktu kehadiran pimpinan pada proses kegiatan belajar mengajar, selayaknya pimpinan sekolah-sekolah lain. Ke dua, komunikasi yang dilakukan untuk pengambilan keputusan, setelah disepakati bersama, ternyata dalam praktek tidak sesuai seperti yang telah diputuskan dan etika menghormati sesama anggota organisasi masih minim. 4 Ke tiga, egoisme dalam pelaksanaan rapat untuk mencapai kemufakatan sering berujung dengan perbedaan persepsi yang terbawa sampai keluar rapat, sehingga dalam menjalankan strategi dan sistem organisasi bersifat individualis dan perlu proses yang agak lama untuk menstabilkannya kembali. Ke empat, struktur organisasi sebagai suatu media komunikasi yang masih belum jelas terlihat garis koordinasi antara pimpinan sampai anggota paling bawah. Apabila garis koordinasi sudah cukup jelas, seorang pemimpin dapat mengendalikan komunikasi sebagai proses organisasi dengan menggunakan strategi dan alat yang tepat untuk mencapai komunikasi yang baik. Ke lima, komunikasi dari salah satu ketua bidang pembantu kepala sekolah dalam melapokan hasil audit atau laporan terkait efisiensi organisasi yang telah terlaksana sering mendelegasikan dengan bawahan, yang seharusnya kewenangan ketua bidang menghadap pimpinan sekolah untuk melaporkannya. Ke enam transparansi anggaran yang terdapat dalam sekolah tersebut masih sentralistik yang dikelola oleh seorang bendahara sekolah dengan kendali pimpinan. Tidak semua orang dalam organisasi dapat tahu data riil anggaran sekolah serta ketua bidang pembantu kepala sekolah yang mengeluh karena sikap pimpinan yang sulit mengalokasikan anggaran untuk bidang-bidang yang lebih kecil, seperti angaran untuk kegiatan OSIS (IPM dalam sebutan siswa/i Muhammadiyah) yang butuh proses lama. Berdasarkan latar belakang di atas, untuk mengetahui bagaimana strategi komunikasi organisasi yang ada dan bagaimana pelaksanaannya di sekolah tersebut. Hal ini yang mendasari penulis untuk melakukan penelitian tentang “Strategi Komunikasi Organisasi di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat”. B. Identifikasi Masalah Dari latar bekalang di atas dapat diidentifikasi masalah sebagai berikut: 1. Komunikasi organisasi yang dilakukan kepala sekolah masih belum intensif. 5 2. Terdapat inkonsistensi anggota organisasi dalam hasil putusan rapat pimpinan sekolah. 3. Struktur organisasi yang terdapat di sekolah masih belum menunjukkan wewenang dan tanggung jawab yang jelas. 4. Keengganan anggota organisasi dalam penyampaian pesan kepada kepala sekolah. 5. Komunikasi dalam pengalokasian anggaran sekolah sering tidak sampai kepada guru dan karyawan. 6. Penetapan strategi komunikasi vertikal, horizontal dan diagonal masih masih belum terlaksana secara maksimal. C. Pembatasan Masalah Agar pembahasan tidak terlalu luas, maka perlu adanya pembatasan masalah. Untuk itu, peneliti membatasi masalah pada strategi komunikasi organisasi, yaitu pada jaringan komunikasi vertikal, horizontal dan diagonal pada aspek guru di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat. D. Perumusan Masalah Dari identifikasi dan pembatasan masalah yang telah dikemukakan di atas, maka penulis memberikan rumusan masalah pada penelitian ini adalah bagaimana penetapan dan pelaksanaan strategi komunikasi organisasi di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat? E. Manfaat Penelitian Dari hasil penelitian ini, semoga bermanfaat bagi penulis sendiri untuk menambah pengetahuan tentang strategi komunikasi organisasi di lembaga pendidikan, dan untuk lembaga pendidikan (sekolah) diharapkan penelitian ini dapat memberikan kontribusi positif untuk membangun strategi komunikasi organisasi yang tepat dan baik. Serta bagi ilmu pengetahuan, sebagai sumbangan data ilmiah dalam mengadakan penelitian selanjutnya. BAB II KAJIAN TEORI A. PENGERTIAN STRATEGI KOMUNIKASI ORGANISASI Langkah setiap lembaga maupun perubahan individu atau kelompok untuk mencapai organisasi yang terus berkembang lebih baik membutuhkan komunikasi yang intensif dari pimpinan puncak samapi anggota paling bawah di dalam organisasi. Komunikasi yang dilakukan dengan baik dan tepat sebagai landasan dalam melakukan inovasi untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi untuk mencapai tujuan yang terarah, salah satunya adalah organisasi memiliki strategi dan melakukan pengelolaan informasi yang terdapat di dalam organisasi agar lebih terarah dan bermanfaat untuk individu, kelompok dan organisasi. 1. Pengertian Strategi Strategi adalah prioritas atau arah keseluruhan yang luas yang diambil oleh organisasi.1 Dari pengertian strategi di atas dapat penulis pahami, strategi sebagai suatu prioritas dan cara untuk mencapai tujuan dari organisasi, cara yang digunakan mengacu pada misi untuk mencapai visi organisasi. Dalam melaksanakan 1 Michael Allison dan Jude Kaye, Perencanaan Strategi Bagi Organisasi Nirlaba, (Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2004), Edisi 1, h. 3. 6 7 strategi perlu melibatkan seluruh stakeholder organisasi sehingga terjadi kebersamaan dan konsistensi bagi para anggota organisasi untuk menjalankan strategi yang telah ditetapkan untuk mencapai visi dan misi organisasi. Sebelum strategi ditetapkan, para pelaku strategi harus mengetahui arah tujuan yang ingin dicapai sebagai landasan awal dalam perencanaan strategi yang tepat dan relevan dengan visi misi dan tujuan organisasi. Keseluruhan proses perencanaan strategis dapat disarikan dengan menjawab tiga pertanyaan berikut: 1. Di mana posisi organisasi saat ini? 2. Arah mana yang ingin ditempuh organisasi? 3. Bagaimana organisasi akan ke sana?2 Pimpinan organisasi sebagai seorang yang memiliki otoritas tertinggi, juga seorang arsitektur organisasi. Semua kendali, wewenang, kebijakan dan keputusan dimiliki oleh pemimpin. Pofesionalisme dalam menempatkan sumber daya yang tepat untuk mencapai tujuan dengan strategi, sistem, dan struktur yang jelas dapat membantu untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu, anggota organisasi yang ada dibekali beberapa elemen yang dibutuhkan dan dijalin bersama. Dari kelima elemen arsitektur dalam organisasi yang perlu dijalin bersama, dapat membantu proses organisasi sebagai suatu instansi yang memiliki tujuan jangka panjang maupun tujuan jangka menengah atau pendek. Jadi, seluruh yang terlibat dalam kegiatan organisasi harus memiliki strategi yang tepat dan terarah untuk mencapai tujuan bersama. Pentingnya strategi bagi organisasi sebagai poses pencapaian tujuan memerlukan perhatian dari seluruh aspek individu yang memiliki kedudukan sebagai pelaku startegi. Menurut Fred R. David. Dalam buku Manajemen Strategis terdapat beberapa pendapat dari para ahli terkait strategi: Jika kita ketahui di mana kita berada dan bagaimana kita akan mencapai tujuan kita, kita mungkin dapat melihat arah kita berjalan-dan jika hasil 2 Nevizond Chatab, Diagnostic Management Metode Teruji Meningkatkan Keunggulan Organisasi, (Jakarta: Serambi, 2007), h. 185-186. 8 yang terlihat tidak sesuai, maka buatlah perubahan segera. (Abraham Lincoln). Tanpa strategi, perusahaan seperti kapal tanpa kendali, berputar-putar dalam lingkaran. Seperti pengemis, tidak memiliki tempat yang ingin dituju. (Joel Ross dan Michael Kami).3 Pelaksanaan perencanaan strategi sebagai pedoman arah individu, kelompok maupun organisasi dapat membantu efesiensi visi, misi dan tujuan yang ingin dicapai. Lebih berfariasi strategi yang direncanakan, maka semakin mempermudah organisasi dalam mecapai tujuan. Oleh sebab itu, walaupun banyaknya fariasi strategi yang digunakan perlu adanya penetapan konkrit yang menjadi ciri khas strategi setiap organisasi, kelompok maupun individu. 2. Pengertian Komunikasi Komunikasi komunikasi mengandung atau makna communication bersama-sama berasal dari (common). bahasa latin, Istilah yaitu communication yang berarti pemberitahuan atau pertukaran.4 Apabila kita lihat dari segi istilah komunikasi berasal dari bahasa latin yang berarti bersama-sama. jika kita akan mengadakan interaksi dengan orang lain, maka kita harus menentukan terlebih dahulu suatu sasaran sebagai dasar untuk memperoleh pengertian yang sama, baik dalam bentuk pemberitahuan atau pertukaran informasi antara dua orang atau lebih. Usaha komunikasi untuk memproleh informasi dari interaksi antara dua orang atau lebih sehingga terdapat umpan balik yang efektif, memerlukan proses komunikasi yang tepat, Raymond S. Ross (1983 : 8) mengungkapkan, komunikasi sebagai suatu proses menyortir, memilih, dan mengirimkan simbol-simbol sedemikian rupa sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respon dari fikirannya yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator.5 3 Fred R. David, Strategic Management -Manajemen Strategis Konsep-, (Jakarta: Salemba Empat, 2006), edisi 10, h. 3. 4 Wiryanto, Pengantar Ilmu Komunikasi, (Jakarta: PT. Grasindo, 2004), h. 5. 5 Wiryanto. Pengantar Ilmu Komunikasi..., h. 6 9 Proses penyampaian pesan yang berawal dari rencana yang difikirkan, pemilihan simbol sampai pengiriman pesan yang disampaikan oleh pengirim baik langsung atau tidak langsung dengan media yang tepat untuk memudahkan penerima dalam menginterpretsikan interpretasi sehingga terjadi umpan balik, membuat komunikasi berjalan dengan baik. dan komunikasi juga dapat disebut suatu bentuk penyampaian pesan baik secara lisan maupun tertulis dengan maksud agar lawan bicara dapat mengerti dari komunikasi yang ditransmisikan sehingga dapat mempengaruhi prilaku lawan bicaranya dan terjadi timbal balik. Setiap pesan yang disampaikan secara verbal maupun non verbal harus jelas, beretika dan mampu menyesuaikan tempat serta melihat siapa lawan interaksi. Seperti yang diugkapkan Onong Uchjana Efendy. Komunikasi adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang bermakna sama bagi kedua pihak.6 Terdapat berbagai bentuk komunikasi yang dapat digunakan dalam menyampaikan buah fikiran komunikator dengan bantuan berbagai media yang semakin lama semakin berkembang mengikuti perubahan zaman. Semakin modern perubahan zaman maka semakin mudah manusia menjalin komunikasi sebagai suatu hubungan untuk membangun kebersamaan dan sangat membantu organisasi dalam menjaga koordinasi dan kerjasama untuk mengawasi proses organisasi dari jarak yang jauh. Shannon dan Weaver (1949) berpendapat bahwa komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yang selalu mempengaruhi satu sama lain, sengaja atau tidak disengaja dan tidak terbatas pada bentuk komunikasi verbal tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi.7 Ketidak sadaran dan bentuk komunikasi yang di lakukan dalam interaksi sesama manusia tidak hanya terbatas komunikasi verbal. seperti yang di 6 Onong Uchjana Efendy, Human Relations dan Public relations, (Bandung: Mandar Maju, 1993), h. 13. 7 Wiryanto. Pengantar Ilmu Komunikasi..., h. 7 10 ungkapkan Shannon dan Weaver di atas memang sangat membantu untuk efektifnya komunikasi. Semakin banyak pesan yang masuk, maka semakin besar pemenuhan kekurangan yang terdapat pada individu, kelompok atau organisasi. Pemimpin dapat membangun kebersamaan seluruh bawahannya dengan menjalin dan menjaga arus komunikasi antara seluruh anggota, Komunikasi yang membangun kebersamaan dapat dilakukan dalam lingkup perorangan maupun kelompok dalam rapat-rapat atau komunikasi non formal. Komunikasi seperti ini juga dapat mempererat tali silaturrahmi antar anggota organisasi dan adanya rasa saling menghargai antara sesama anggota. Gode (1959 : 5) memberi pengertian sebagai berikut: “It is a process that makes common to or several what was the monopoly of ane or some”. (komunikasi adalah suatu proses yang membuat kebersamaan bagi dua atau lebih yang semula monopoli oleh satu atau beberapa orang)8. Dari beberapa definisi yang diungkapkan di atas, pemahaman penulis terkait komunikasi, yaitu komunikasi yang direncanakan dan dilakukan berawal dari ide yang difikirkan atau suatu perasaan yang dirasakan lalu diteruskan dengan menggunakan media dan simbol-simbol yang tepat dengan maksud untuk mempermudah pengirim pesan (komunikator/sender) dalam menyampaikan pesan kepada objek penerima pesan (komunikan/reseiver), dan penerima dapat memahami maksud dari fikiran dan simbol-simbol yang di terimanya untuk di terjemahkan dan di jadikan umpan balik. 3. Pengertian Organisasi Untuk melihat lebih jelas terkait organisasi dan menilik lebih jauh apa sebenarnya organisasi itu. Trewatha dan Newport, menyajikan definisi berikut tentang sebuah organisasi. “sebuah organisasi dapat kita nyatakan sebagai sebuah struktur sosial, yang didesain guna mengkoordinasi kegiatan dua orang 8 Wiryanto. Pengantar Ilmu Komunikasi..., h. 6. 11 atau lebih, melalui suatu pembagian kerja, dan hirarki otoritas, guna melaksanakan pencapaian tujuan umum tertentu.9 Definisi yang dikemukakan menekankan dua macam pertimbangan. Hal pertama adalah adanya suatu kelompok yang terdiri lebih dari satu orang yang bekerja sama secara terkoordinasi untuk melaksanakan pencapaian sasaransasaran organisasi. Adapun yang kedua bertumpu pada tujuan dalam hal pengkombinasian kekuatan-kekuatan yang ada untuk mencapai tujuan-tujuan yang tidak mungkin dicapai oleh individu-individu yang bekerja secara terpisah. Dengan adanya kebersamaan antara lebih dari dua orang yang memiliki tujuan yang sama, maka akan terjadi pengorganisasian dan pembagian kerja untuk mencapai tujuan yang menjadi tumpuan harapan organisasi. Tanpa tujuan, organisasi tidak ada alasan sama sekali bagi eksistensi suatu organisasi untuk maju dan berkembang. Dari kedua Aspek dalam suatu organisasi, berkaitan dengan kerangka kerja atau strukturnya. Salah satu elemen penting dari struktur adalah koordinasi dan pembagian kerja kepada para anggota organisasi, maksudnya adalah suatu spesialisasi kerja di mana kegiatan-kegiatan yang serupa atau memiliki kesamaan dalam proses pada umumnya dikelompokan ke dalam kesatuankesatuan fungsional atau kesatuan-kesatuan kegiatan. Masing-masing kesatuan atau fungsinya diserahkan kepada seorang manajer atau seorang supervisor yang bertanggung jawab sebagai pemimpin pada bidangnya yang menciptakan dan mengendalikan arus komunikasi di dalam organisasi. Pengertian lain terkait organisasi, di ungkapkan oleh Arni Muhammad, ada bermacam-macam pendapat mengenai apa yang dimaksud dengan organisasi. Schein (1982) mengatakan bahwa organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pambagian kerja dan fungsi hierarki otoritas dan tanggung jawab. Schein juga mengatakan bahwa organisasi mempunyai karakteristik tertentu, yaitu mempunyai struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan bagian lain dan tergantung kepada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam organisasi tersebut. Sifat tergantung antara satu bagian dengan bagian lain 9 53. J. Winardi, Manajemen Prilaku Organisasi, (Jakarta: Kencana, 2004), edisi revisi, cet. 2, h. 12 menandakan bahwa organisasi yang dimaksudkan Schein ini adalah merupakan suatu sistem.10 Koordinasi dalam organisasi adalah salah satu aspek yang terdapat dalam organisasi, koordinasi antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan dapat dikendalikan dengan strategi komunikasi melalui jenjang atau wewenang yang telah ditentukan dan struktur organisasi sebagai salah satu bagian yang menghubungkan komunikasi kerja antara departemen dan anggota organisasi. Selain terdapat bagian-bagian yang disebutkan di atas, dalam organisasi juga terdapat beberapa bagian lain yang mendukung proses berjalannya organisasi yang efektif, seperti adanya administrasi yang terdiri dari beberapa bagian yang mendukung jalannya roda organisasi. misalnya administarsi yang terdapat di sekolah, banyak bidang yang mendukung proses pendidikan seperti bidang keuangan, bidang kesiswaan, bidang kurikulum, bidang administrasi umum, dan lain-lain. Semua bidang tersebut saling terkait antara satu bidang dengan bidang yang lain. Maka dari itu, Schein dapat mengatakan organisasi sebagai suatu sistem yang utuh dan saling terkait satu sama lain. Selanjutnya Kochler (1976) mengatakan bahwa organisasi adalah sistem hubungan yang terstruktur yang mengkoordinasi usaha suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Lain lagi pendapat Wright (1977); dia mengatakan bahwa organisasi adalah suatu sistem terbuka dari aktivitas yang dikoordinasi oleh dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan bersama.11 Dari ketiga pengertian yang diungkapkan Arni Muhammad lebih bersifat pada organisasi sebagai suatu sistem yang terencana antara sesama anggota organisasi serta orang yang terlibat di dalamnya masing-masing memiliki tujuan dan di satukan ide-ide para anggota untuk mencapai misi organisasi. Bagi yang terlibat dalam organisasi diberikan hierarki dan tanggung jawab masing-masing sebagai tanggung jawab kerja untuk perkembangan organisasi, agar organisasi lebih terarah, maka dibentuk struktur sebagai pengendali koordinasi antara sesama anggota organisasi maupun koordinasi keluar. 10 11 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Jakarta: Bumi Aksara, 2009), h. 23. Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi…, h. 23-24. 13 B. JARINGAN KOMUNIKASI ORGANISASI Di dalam organisasi pemerintah maupun swasta terdapat jenjang-jenjang jabatan yang menyebabkan adanya anggota organisasi yang memimpin dan yang dipimpin, maka di dalam organisasi tidak saja terjadi komunikasi antara anggota organisasi yang sama status atau jabatannya, tetapi juga antara anggota organisasi yang memimpin dan yang dipimpin, dan berbeda fungsi dan kedudukannya. Komunikasi internal terbagi menjadi tiga kegiatan, yaitu komunikasi vertikal (vertical communication), komunikasi horizontal (horizontal communication), dan komunikasi diagonal (diagonal communication).12 Komunikasi internal ini yang akan disajikan selanjutnya. 1. Komunikasi Vertikal a. Pengertian Komunikasi Vertikal Komunikasi vertikal, yakni komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication) adalah komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan secara timbal balik (two way trafic communication).13 Komunikasi vertikal dalam organisasi sangat memiliki kontribusi yang cukup besar dalam perjalanan organisasi. Komunikasi dari puncak pimpinan kepada bawahan sangat diperlukan dalam merelevansikan apa yang menjadi tujuan organisasi yang akan dilakukan oleh bawahan. Semakin jelas dan intens komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan maka semakin kecil kemungkinan terjadinya kesalah pahaman pesan pada pelaksanaan tugas yang disampaikan oleh pimpinan. Biasanya komunikasi vertikal dilaksanakan sesuai pada rantai perintah atau pelaksanaan komunikasi ini dilakukan sesuai tingkat struktur, dari tingkat lebih tinggi ke tingkat bawah, maksud dari komunikasi ini untuk 12 13 Onong Uchjana Efendy. Human Relations…, h. 18. Onong Uchjana Efendy. Human Relations…, h 18. 14 memberi informasi, instruksi, penilaian dan nasehat. Seperti yang diungkapkan T. Hani Handiko, Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas dan ke bawah sesuai rantai perintah. Komunikasi kebawah (downward communication) dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah. Maksud utama komunikasi ke bawah adalah untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi, nasehat/saran dan penilaian kepada bawahan serta memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.14 Definisi lain yang memiliki kesamaan maksud diungkapkan oleh Husain Umar dalam bukunya “Desain Penelitian MSDM dan Prilaku Karyawan”. Komunikasi vertikal atau dapat disebut juga komunikasi ke atas maupun ke bawah. Komunikasi ke bawah yaitu komunikasi dari atasan ke bawahan. Ia dapat berupa pengarahan, perintah, indroktrinasi, inspirasi, dan evaluasi.15 Maksud utama yang diungkapkan T. Hani Handoko yang penulis pahami hanya sebagai informasi untuk disampaikan dan dilaksanakan sesuai instruksi yang diberikan oleh atasan, tetapi pengertian komunikasi yang diungkapkan Husain Umar lebih kepada penyampaian informasi atau perintah yang mengharuskan adanya pengaruh yang besar dari hasil komunikasi yang dilaksanakan. Doktrin yang diungkapkan sebagai suatu penekanan keharusan terjadinya feed back yang efektif dan monitoring serta evaluasi adalah salah satu bentuk perhatian yang sangat besar dalam komunikasi, efektif atau tidak efektifnya komunikasi dari atasan kepada bawahan dapat ditentukan dari evaluasi. Komunikasi ke bawah biasanya tidak selalu berjalan lancar, karena dipengaruhi dari berbagai faktor, antara lain sebagai berikut : 1. Keterbukaan Misalnya, seorang pimpinan akan mengirimkan pesan untuk memotivasi karyawan guna penyempurnaan produksi tetapi tidak 14 T. Hani Handoko, Manajemen, (Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta, 1984), Edisi 2, h. 280. Husain Umar, Desain Penelitian MSDM dan Prilaku Karyawan, (Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada, 2008), h. 43. 15 15 mau mendiskusikan kebijaksanaan baru dalam mengatasi masalahmasalah organisasi. 2. Kepercayaan pada pesan Kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan dan metode difusi yang menggunakan alat-alat elektronik dari pada pesan yang disampaikan secara lisan dan tatap muka. 3. Pesan yang berlebihan Banyaknya pesan yang dikirim secara tertulis maka sulit bagi karyawan untuk mereaksi pesan tulisan tersebut dan bisa jadi pesan yang dianggap penting saja yang dibaca dan yang lain dibiarkan. 4. Timing Timing atau ketepatan waktu pengirim pesan mempengaruhi komunikasi ke bawah. Pengiriman pesan dilakukan pada waktu yang tepat dan disesuaikan dengan keadaan yang tepat agar saling menguntungkan. 5. Penyaringan Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semuanya diterima, tetapi mereka saring mana yang mereka perlukan.16 Hendaknya faktor-faktor diatas sebagai bahan pertimbangan dalam penyampaian informasi yang dilakukan oleh manajemen puncak kepada bawahan agar terjadi umpan balik yang tepat sehingga tercapai maksud yang diinginkan dari informasi yang disampaikan. Manajemen dalam organisasi juga tidak seharusnya memfokuskan perhatiannya pada usaha komunikasi ke bawah saja, tetapi juga komunikasi antara bawahan dengan atasan (komunikasi ke atas/upward communication). Komunikasi ini juga penting bagi puncak pimpinan sebagai pusat informasi. Yang dimaksud komunikasi ke atas adalah pesan yang mengaliar dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi.17 Komunikasi yang dilakukan dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi dilakukan sebagai bentuk perhatian bawahan terhadap manajemen organisasi dalam proses peaksanaan pekerjaan. Dalam proses pelaksanaan program apabila tidak adanya komunikasi dari bawahan kepada atasan, maka sulit bagi atasan untuk 16 17 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi…, h. 110-112 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi…, h. 116. 16 mengetahui keadaan yang sedang terjadi atau sulit bagi bawahan dalam mengambil keputusan, karena kekurangan informasi. Definisi komunikasi ke atas yang memiliki kesamaan diungkapkan juga oleh R. Wayne Pace dan Don F. Faules: komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Semua pegawai dalam sebuah organisasi, kecuali mungkin mereka yang menduduki posisi puncak, mungkin berkomunikasi ke atas, yaitu setiap bawahan dapat mempunyai alasan yang baik atau meminta informasi dari atau memberi informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih tinggi dari pada dia.18 Walaupun komunikasi ke atas jarang terjadi antara bawahan dengan atasan, biasanya organisasi menyediakan kotak saran dan panitia penampung keluhan para bawahan maupun penyampaian ide atau kritik yang dilakukan oleh bawahan kepada atasan. Komunikasi ke atas penting dilakukan untuk membantu organisasi dalam melaksanakan program untuk mencapai visi dan misi dari organisasi. Komunikasi ini sangat berkontribusi tinggi selain sebagai penyampai informasi, komunikasi ini juga dapat dilakukan sebagai evaluasi kinerja pimpinan tentang keluhan maupun kepuasan yang dirasakan oleh bawahan sebagai anggota organisasi yang memiliki tanggung jawab membangun organisasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan. b. Bentuk komunikasi Vertikal Organisasi yang memiliki betuk komunikasi yang jelas dan terarah membuat seluruh stakeholder merasa memiliki pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya dan ini akan membuat anggota organisasi merasakan kedekatan antara manajemen puncak dengan bawahan maupun sebaliknya. Dalam komunikasi vertikal, bentuk komunikasi yang biasanya dilakukan adalah seperti kebijaksanaan “pintu terbuka”, sistem komunikasi informal, survey sikap, dewan manajemen karyawan, atau dewan inspektur 18 R. Wayne Pace dan Don F. Faules, Komunikasi Organisasi (strategi meningkatkan kinerja perusahaan), (Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 1998), cet. 1 h. 189. 17 jendral dirancang untuk memudahkan komunikasi ke atas ke manajemen puncak.19 Kebijaksanaan atasan dalam membuka jaringan komunikasi yang disampaikan bawahan, semakin efisien bagi atasan dalam mengambil keputusan dari komunikasi yang didapatkannya dan seluruh kekurangan dalam proses pengorganisasian pun akan terkendali. Keterbukaan pimpinan dalam komunikasi juga akan membantu dalam membangun hubungan vertikal antara atasan dengan bawahan, saran, kritik, opini, keluhan, dan sebagainya yang disampaikan bawahan kepada atasan sebagai salah satu tanda perhatian bawahan kepada organisasi dan apabila terjadi umpan balik dari atasan, akan menjadi keputusan dan strategi baru yang harus dijalankan. Moekijat mengklasifikasikan komunikasi vertikal kedalam dua bentuk, lisan dan tertulis dengan media yang terkait dengan tugas. (Lihat tabel. 1 dan 2). Terkait bentuk komunikasi vertikal, Arni Muhammad mengklasifikasikannya ke dalam beberapa tipe, Secara umum komunikasi ke bawah dapat dikalsifikasikan atas lima tipe, yaitu : 1. Instruksi Tugas Instruksi tugas/pekerjaan, yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya. 2. Rasional Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan dan tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objek organisasi. 3. Ideologi Pesan mengenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan rasional. 4. Informasi Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktik-praktik organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan instruksi dan rasional. 19 T. Hani Handoko, Manajemen..., h. 280 18 5. Balikan Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaan. Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap melakukan pekerjaannya atau apabila tidak ada informasi dari atasan yang mengeritik pekerjaanya, berarti pekerjaanya sudah memuaskan. Tetapi jika pekerjaanya kurang baik, balikannya mungkin berupa kritikan atau peringatan.20 Tabel 1. Komunikasi Ke Atas21 Lisan Tertulis 1. Laporan berhadapan langsung dan 1. Laporan. percakapan. 2. Wawancara. 2. Surat perseorangan. 3. Telepon. 3. Keberatan. 4. Konferensi pertemuan. 4. Sistem saran. 5. Urusan sosial. 5. Penyelidikan sikap dan keterangan. 6. Saluran serikat sekerja. 6. Publikasi serikat sekerja. Semua bentuk komunikasi ke bawah tersebut dipengaruhi oleh struktur hierarki dalam organisasi. Pesan kebawah cenderung bertambah karena pesan itu bergerak melalui tingkatan hierarki secara berturut-turut.22 Tabel 2. Komunikasi Ke Bawah23 Lisan Tertulis 1. Instruksi pribadi. 1. Instruksi dan perintah. 2. Pelajaran, konpensasi, pertemuan 2. Surat dan memo. panitia. 3. Wawancara, pembimbingan 20 3. Papan bulletin. Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi …, h. 108-109. Moekijat, Manajemen Tenaga Kerja dan hubungan Kerja, (Bandung: Pionir Jaya, 1991), cet 3, h. 156. 22 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi…, h. 110. 23 Moekijat, Manajemen Tenaga Kerja…, h. 156. 21 19 4. Telepon, bioskop, slide. 4. Poster. 5. Urusan social, termasuk kegiatan 5. Buku pegangan dan buku serikat sekerja. pedoman. 6. Bunyi peluit, bel dan sebagainya. 6. Laporan tahunan. 7. Obrolan, kabar angin. 7. publikasi serikat kerja. Semakin besar kebijakan manajemen puncak dalam membuka komunikasi vertikal, maka semakin merasakan kepuasan bagi bawahan berada dalam organisasi yang mengikatnya karena dapat menyampaikan pesan dan mendapatkan umpan balik secara langsung dari atasan, walaupun ada dampak yang perlu disikapi manajemen karena sistem keterbukaan pesan yang sampai pun akan banyak, kebijaksanaan dan kecerdasan pimpinan akan membentuk komunikasi yang efektif. c. Fungsi Komunikasi Vertikal Komunikasi vertikal dalam organisasi, bagi atasan sangat berfungsi dalam mengendalikan kinerja bawahan dan bagi bawahan sangat berguna dalam menyampaikan aspirasi dan solusi yang dimiliki dalam membangun hubungan untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut Katz dan Khan, 1966 yang dikutip oleh R. Wayne Pace dan Don F. Paules, ada lima jenis informasi yang biasanya dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan : (1) informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan, (2) informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan, (3) informasi mengenai praktik-praktik organisasi, (4) informasi mengenai kinerja pegawai, dan (5) informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).24 Informasi yang disampaikan kepada bawahan dari atasan sangat berfungsi bagi organisasi dan bagaimana bawahan melakukan pekerjaan sesuai instruksi tugas dan cara kerja yang diberikan atasan, bawahan pun akan mengetahui sistem, kebijakan-kebijakan dan praktik-praktik dalam organisasi. Pengetahuan ini sangat penting bagi bawahan sebagai anggota organisasi dan sebagai pelaksana untuk tercapainya tujuan organisasi. 24 R. Wayne Pace dan Don F. Faules, Komunikasi Organisasi Strategi..., h. 185. 20 Selain bawahan perlu tahu apa yang terdapat dalam organisasi, informasi yang disampaikan oleh atasan dapat membantu bawahan mengetahui sejauh mana kinerja yang dilakukannya dan informasi yang dikomunikasikan secara intensif oleh atasan sangat mempengaruhi pasikologis bawahan dan mereka pun merasa dihargai serta merasa memiliki organisasi yang mengikatnya. Selain komunikasi dari atasan kepada bawahan, komunikasi dari bawahan kepada atasan pun suatu hal yang penting di dalam organisasi. Fungsi utama komunikasi ke atas (upward communication) adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan, dan permintaan untuk diberikan keputusan. Hal ini dapat dipandang sebagai data atau informasi umpan balik bagi manajemen atas.25 Informasi yang dilakukan ke tingkat atas dibutuhkan organisasi setiap proses pecapaian tujuan berjalan, setiap komunikasi yang dilakukan ke atas secara bertahap akan membawa manajemen ke dalam suatu hubungan kerja yang erat dan setiap informasi yang disuplai ke atas pimpinan organisasi harus secepatnya memberikan keputusan apa yang dikomunikasikan bawahan sebagai bentuk umpan balik untuk ditindak lanjuti. Fungsi komunikasi pun dikemukakan oleh Merhaeni Fajar, beliau mengemukakan beberapa fungsi dari komunikasi antara bawahan mengirim pesan kepada atasan. Fungsi arus komunikasi dari bawahan ke atas ini adalah: a. Menyampaikan informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan. b. Menyampaikan informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan. c. Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan. d. Menyampaikan keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaan.26 25 T. Hani Handoko, Manajemen..., h. 280. Marhaeni Fajar, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktik, (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2009), h. 122-123. 26 21 Biasanya yang dikomunikasikan bawahan adalah terkait pekerjaannya yang sudah di kerjakan atau kesulitan-kesulitan yang dihadapi bawahan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Saran dan kritik biasanya disampaikan bawahan kepada atasan untuk perbaikan-perbaikan manajerial kemudian menjadi keputusan bagi pimpinan. d. Tujuan Komunikasi Vertikal Tujuan dari komunikasi vertikal ini sangat berpengaruh pada proses berjalannya roda organisasi untuk mencapai tujuan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Atasan maupun bawahan sama-sama membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan masing-masing, tanpa adanya komunikasi antara atasan dengan bawahan, maka sulit bagi keduanya dalam menjalankan proses organisasi. Tujuan komunikasi ke bawah dilakukan untuk memberikan informasi berhubungan dengan pekerjaan. Sering yang di komunikasikan ialah informasi rutin tentang apa yang diharapkan dari pekerjaan, dan kemudahan-kemudahan apa yang tersedia.27 Dengan adanya komunikasi yang dilakukan secara rutin dari atasan kepada bawahan yang terkait dengan pekerjaan, maka akan membantu dan mempermudah bawahan dalam melaksanakan pekerjaan dan akan meminimalisir terjadinya kesalahpahaman dalam melaksanakan tugas yang harus mereka kerjakan. Untuk mencapai tujuan komunikasi vertikal yang efektif, Udai Pareek mengklasifikasikan tujuan komunikasi dengan mekanismenya. (lihat tabel 3) Intensitas komunikasi yang dilakukan antara atasan dengan bawahan sebagai bentuk tolok ukur komunikasi vertikal untuk melihat hasil seberapa efektif komunikasi yang dilakukan selama proses dan seberapa cepat efektifitas umpan balik yang dilakukan oleh penerima pesan. 27 Uday Pareek, Prilaku Organisasi (Pedoman ke arah pemahaman proses komunikasi antar pribadi dan motivasi kerja), (Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo, 1994), h. 104. 22 Tabel 3. Tujuan komunikasi vertikal dan mekanisme28 Tujuan Mekanisme Komunikasi Ke bawah 1. Penyebaran informasi rutin Surat edaran, papan pengumuman, majalah dinding. 2. Penyebaran informasi prosedural Surat edaran, buku penuntun, pedoman. 3. Sosialisasi Penerbitan khusus, ceramah, rapat. 4. Memberikan informasi Percakapan. berhubungan dengan pekerjaan 5. Umpan balik Percakapan, memo. 6. Pembinaan karyawan Percakapan, rapat-rapat kelompok. Komunikasi Ke Atas 1. Pengendalian Informasi berkala, laporan khusus. 2. Umpan Balik Daftar pertanyaan, wawancara. 3. Pemecahan Persoalan Rapat-rapat berkala, prosedur keluhan. 4. Ide-ide untuk perbaikan Kotak usul, wawancara. 5. Katarsis dan pembangunan Rapat-rapat tinjauan. kelompok 2. Komunikasi Horizontal a. Pengertian Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar, misalnya antara anggota staf dengan anggota staf, pegawai tingkat menengah 28 Uday Pareek, Prilaku Organisasi…, h. 103. 23 dengan tingkat menengah atau pegawai rendahan dengan yang berpangkat rendah pula.29 Hubungan komunikasi horizontal yang sifatnya mendatar yang dilakukan anggota organisasi pada tingkatan kedudukan atau jabatan yang sama. Komunikasi ini tidak sama dengan komunikasi vertikal yang bersifat lebih formal. Komunikasi ini biasanya dilakukan oleh anggota organisasi lebih banyak pada situasi tidak formal, misalnya perbincangan pada jam istirahat membicarakan masalah pribadi, pekerjaan, dan komunikasi ini jarang dilakukan pada saat formal, dan biasanya pada saat formal dilakukan dalam pekerjaan yang membutuhkan koordinasi dengan bidang (departemen) lain. Departemen yang terdapat dalam organisasi butuh koordinasi yang terus menerus dan berkesinambungan, karena setiap departemen memiliki kaitan dan sangat mendukung berjalannya departemen lainnya yang berada di dalam internal organisasi. Misalnya dalam lembaga pendidikan, komite sekolah (dapat juga di sebut departemen ke humasan), dalam mempublikasikan lembaga harus tau arah tujuan lembaga dan melakukan koordinasi terlebih dahulu dengan bidang kesiswaan tentang perkembangan siswa di lembaga tersebut. T. Hani Handoko memberikan definisi yang cukup singkat dan memiliki maksud yang sama seperti definisi di atas, yaitu Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut: a) Komunikasi di antara dalam kelompok kerja yang sama. b) Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemendepartemen pada tingkatan organisasi yang sama30 Komunikasi antara sesama anggota organisasi yang memiliki otoritas jabatan yang sama tidak hanya terjadi antara departemen dan antara bawahan lain departemen, tetapi juga komunikasi horizontal terjadi antara satu kelompok di dalam satu departemen. Komunikasi horizontal dalam 29 30 Onong Uchjana Efendy, Human Relations…, h. 20. T. Hani Handoko, Manajemen..., h. 282. 24 departemen yang memiliki kedudukan yang sama biasanya terjadi dalam pelaksanaan kerja tim. Dalam kerja tim sangat membutuhkan komunikasi horizontal yang intensif, karena tercapainya tujuan tim dilakukan bersama-sama sesama anggota dan membangun inisiatif anggota untuk mencapai tujuan bersama. Tanpa adanya komunikasi sesama anggota tim, sulit bagi kelompok, bagi departemen ataupun bagi organisasi untuk mencapai tujuan. b. Bentuk Komunikasi horizontal Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat koordinatif, dan merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sehingga komunikasi ini dirancang guna mempermudah koordinasi dan penanganan masalah.31 Bentuk koordinatif pada dasarnya adalah berawal dari konsep struktur yang terdapat di dalam organisasi dan dilakukan pembagian kerja sebagai kebijakan pimpinan organisasi untuk mempermudah anggota organisasi dalam bekerja dan menyampaikan pesan yang ingin disampaikan dalam bentuk verbal, tetapi biasanya komunikasi ini lebih sering menggunakan bentuk komunikasi lisan dan jarang menggunakan komunikasi tertulis, karena setiap masalah atau kesulitan yang dikomunikasikan secara tertulis, sulit bagi reseiver dalam menginterpretsikan pesan yang diterima untuk dijadikan umpan balik. Seperti yang sudah dijelaskan pada bagian sebelumnya, terdapat beberapa komponen dasar yang penting di dalam komunikasi, yaitu terdapat pengirim pesan, isi pesan, penerima pesan sehingga terjadi umpan balik. Apabila dalam penyelesaian masalah dilakukan dengan tertulis, penerima sulit memahami maksud dan intonasi pesan yang disampaikan, dan bagi penerima dalam memberikan umpan balik bisa saja terjadi respon yang tidak relevan dengan yang dimaksudkan pengirim pesan. Pesan yang disampaikan dalam bentuk tertulis memang kurang efektif dilakukan dalam penyelesaian masalah, tetapi komunikasi tertulis dalam 31 T. Hani Handoko, Manajemen..., h. 282. 25 komunikasi horizontal dapat dilakukan, kecuali terkait tentang informasi dalam bentuk umum dan media komunikasi horizontal yang dapat digunakan seperti di bawah ini. Tabel 4. Komunikasi Mendatar32 Lisan 1. Kuliah, konferensi, pertemuan panitia. Tetulis 1. Surat, memo, laporan. 2. Papan pengumuman dan poster. 2. Telepon. 3. Buku pegangan dan buku 3. Urusan sosial, termasuk kegiatan serikat kerja. 4. Kabar angin. pedoman. 4. Laporan tahunan. 5. Publikasi serikat kerja. Menjalin komunikasi horizontal yang dapat dilaikukan sesama anggota organisasi maupun informasi yang didapatkan secara umum, semata-mata untuk memperlancar proses berjalannya organisasi untuk mencapai harapan bersama dan kepuasan individu. Dengan melaksanakan komunikasi yang intensif dan ketepatan dalam memilih media horizontal adalah salah satu bentuk kreatifnya seorang komunikator. c. Fungsi Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal dalam organisasi pemerintah, organisasi sosial maupun organisasi swasta sangat dibutuhkan, karena komunikasi ini sangat berfungsi bagi seluruh anggota organisasi, baik bagi manajemen puncak, anggota organisasi tingkat menengah, maupun anggota tingkat paling bawah. Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam organisasi diarahkan secara horizontal. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi.33 32 33 Moekijat, Manajemen Tenaga Kerja…, h. 156. Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi…, h. 121. 26 Pengarahan komunikasi yang sifatnya horizontal sangat mempermudah anggota organisasi dalam menyelesaikan masalah pekerjaan maupun masalah lain yang dimilikinya. Pembagian tugas maupun mempermudah pelaksanaan pekerjaan sesama tingkatan dalam satu departemen sangat membantu apabila dikomunikasikan secara intensif. Setiap masalah dapat terselesaikan apabila dikomunikasikan dengan cepat dengan sesama anggota setingkat sehingga tidak harus semua masalah pekerjaan sampai pada manajemen puncak. Selain mempermudah koordinasi dalam penyelesaian tugas-tugas, komunikasi horizontal juga berfungsi sebagai penambah ilmu pengetahuan yang didapat dari teman satu tingkatan. Informasi sesama anggota organisasi dalam satu tingkatan yang dilakukan sangat bermanfaat bagi anggota baru maupun anggota lama. Pertukaran pengetahuan atau pertukaran informasi akan membuat anggota organisasi semakin kreatif dalam melaksanakan tugas dan lebih dewasa dalam menyelesaikan permasalahan yang dihadapinya. Husain Umar dalam bukunya Desain Penelitian MSDM dan Prilaku Karyawan mengungkapkan fungsi utama komunikasi kesamping adalah untuk melakukan kerjasama dan proaktif pada tingkat mereka sendiri, di dalam bagian atau antar bagian lain yang bertujuan untuk memecahkan berbagai masalah maupun menceritakan pengalaman mereka dalam melaksanakan pekerjaannya. Sarana yang dapat dimanfaatkan, misalnya adalah gugus kendali.34 Komunikasi dalam menjalin hubungan sesama anggota organisasi memang tepat dilakukan dalam komunikasi horizontal, karena dalam komunikasi ini sesama anggota individu lebih terbuka dalam mengungkapkan apa yang dirasakannya. Sikap keterbukaan yang dilakukan sesama anggota organisasi sehingga terjadi kedekatan emosional membentuk kerjasama yang baik antara sesama anggota divisi dalam satu departemen atau kerjasama dengan divisi yang memiliki kesamaan 34 Husain Umar, Desain Penelitian MSDM..., h. 43-44. 27 tingkatan dalam departemen lain seingga membuat anggota organisasi lebih proaktif dalam melaksanakan pekerjaannya. Komunikasi horizontal, selain membantu koordinasi kegiatan-kegiatan horizontal, juga menghindarkan prosedur pemecahan masalah yang lambat.35 Banyak masalah dapat terselesaikan dengan adanya komunikasi horizontal, baik masalah pribadi yang dimiliki anggota organisasi terkait pribadi, pekerjaan atau yang terkait koordinasi, pekerjaan, kenyamanan, keamanan, dan sebagainya yang dubutuhkan anggota di dalam organisasi. Seluruh anggota yang setingkat atau departemen yang ada dalam organisasi akan berjalan dengan baik apabila orang-orang dalam departemen tersebut membangun komunikasi horizontal dengan baik dan layak dalam mencapai tujuan organisasi. d. Tujuan Komunikasi Horizontal Membangun komunikasi horizontal merupakan salah satu bentuk proses pencapaian misi dan visi organisasi serta mambentuk kerjasama yang erat antara sesama anggota dalam satu departemen atau departemen lain yang memiliki jabatan atau kedudukan yang sama dalam organisasi. Suatu pekerjaan yang dilakukan secara bersama-sama akan mempermudah departemen dalam menyelesaikan pekerjaan yang memiliki tujuan dan mendekatkan pada efektivitas untuk mencapai tujuan dari organisasi. Apabila komunikasi tidak berjalan secara berkesinambungan dan terus menerus, maka sulit bagi organisasi untuk mengetahui informasi yang dibutuhkan oleh para anggota organisasi dalam melaksanakan proses pencapaian visi dan misi. Tujuan dari komunikasi horizontal adalah untuk mengetahui tugastugas yang akan dilaksanakan, berbagi informasi antara sesama anggota, penyelesaian masalah anggota organisasi, dan lain sebagainya yang masih terkait hubungan komunikasi mendatar. 35 T. Hani Handiko, Manajemen..., h. 282. 28 Arni Muhammad dalam buku Komunikasi Organisasi mengungkapkan beberapa tujuan tertentu dari komunikasi horizontal, sebagai berikut: 1. Mengkoordinasikan tugas-tugas. 2. Saling membagi informasi untuk perencanaan dan aktivitasaktivitas. 3. Memecahkan masalah yang timbul di antara orang-orang yang berada dalam tingkat yang sama. 4. Menyelesaikan konflik di antara anggota yang ada dalam bagian organisasi dan juga antara bagian dengan bagian lainnya. 5. Menjamin pemahaman yang sama. 6. Mengembangkan sokongan interpersonal.36 Koordinasi dalam komunikasi horizontal ini dapat membantu anggota organisasi lebih terbuka kepada para anggota organisasi lainnya dan kedekatan antara departemen pun akan meminimalisir terjadinya kesalahan komunikasi, karena banyaknya waktu untuk tatap muka atau bahkan kedekatan emosional akan terjalin antara sesama anggota organisasi. Menghilangkan atau meminimalisir terjadinya masalah komunikasi anggota adalah sebuah tujuan tecapainya efektivitas organisasi. Komunikasi ini juga berfungsi untuk mempermudah para anggota yang setingkat untuk mendekatkan emosional pada anggota di satu bidang atau pada bidang lainnya yang memiliki tingkat kedudukan yang sama dan kedekatan yang sudah terjalin, pemimpin harus menjaga jalinan komunikasi yang baik para anggota dan meminimalisir konflik antar anggota organisasi untuk menyamakan visi dan misi demi mencapai tujuan yang diharapkan oleh organisasi. 3. Komunikasi Diagonal a. Pengertian Komunikasi Diagonal Hubungan antara seluruh individu yang terdapat di dalam internal organisasi selain menggunakan bentuk komunikasi vertikal dan horizontal, dapat pula menggunakan komunikasi diagonal. Komunikasi diagonal juga memiliki kontribusi yang cukup tinggi di dalam organisasi walaupun 36 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi…, h. 121-122. 29 terkadang komunikasi ini terjadi diluar dari perencanaan komunikasi organisasi. Komunikasi diagonal yang sering juga dinamakan komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi dalam organisasi antara seseorang dengan orang lain yang satu sama lain berbeda dalam kedudukan dan bagian.37 Sebagai contoh, komunikasi yang berlangsung antara guru mata pelajaran dengan staf tata usaha. Komunikasi silang antara anggota organisasi yang memiliki tingkatan bawah pada satu departemen dengan anggota organisasi pada departemen lain yang memiliki kedudukan lebih tinggi dan diatur dalam struktur formal. Walaupun fungsi dan tugas pelaku komunikasi ini berbeda, tetapi sangat membantu proses komunikasi organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. Definisi lain yang memiliki kesamaan diungkapkan juga oleh Warsanto. Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak yang lain.38 Setiap tugas yang didelegasikan oleh pimpinan puncak organisasi kepada setiap departemen memiliki sifat atau fungsi yang berbeda. Oleh sebab itu, setiap pimpinan departemen pun memberikan instruksi kepada bawahannya sesuai pada wewenang yang diberikan pimpinan puncak kepada masing-masing departemen. Setiap departemen memiliki tugas masing-masing untuk dikerjakan anggotanya dan untuk mengerjakan tugas itu perlu dikomunikasikan oleh pimpian departemen kepada bawahannya. Biasanya ada bawahan yang memiliki tugas dari atasannya dan bawahan juga mengetahui tugas pada departemen lain karena masih dalam satu sistem organisasi. Maka dari itu, tidak menutup kemungkinan dari jenjang yang berbeda antara bawahan depertemen dengan pimpinan 37 38 Onong Uchjana Efendy, Human Relations…, h. 21. Warsanto, Etika Komunikasi Kantor, (Yogyakarta: Kanisius, 1987), h. 53. 30 departemen lain akan terjadi komunikasi, biasanya komunikasi ini terjadi pada saat-saat tertentu dan dapat terjadi pada waktu yang tidak direncanakan. Komunikasi ini jarang terjadi atau bahkan tidak pernah berlangsung secara bersama-sama dalam bentuk formal antara seluruh bawahan departemen dengan pimpinan departemen lain. Komunikasi yang dilakukan perorangan biasanya banyak terjadi dalam komunikasi diagonal ini yang bersifat menyilang antara berbeda kedudukan dan departemen. Semua itu dapat teradi karena setiap departemen memiliki tujuan yang sama, mengacu pada visi dan misi dan diatur di dalam sistem organisasi. Jadi organisasi tidak hanya membutuhkan komunikasi secara vertikal maupun horizontal saja tetapi juga membutuhkan komunikasi diagonal juga untuk membantu departemen lain bagi anggota lain dalam menyampaikan opininya atau keluhannya untuk disampaikan kepada manajemen puncak. b. Bentuk Komunikasi Diagonal Berdasarkan definisi di atas, dapat penulis pahami mengenai bentuk komunikasi diagonal. Yaitu, memotong secara penyilang dan berbeda antara fungsi dan tugas yang dimiliki para pelaku komunikasi dagonal. T. Hani Handoko mengungkapkan, komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan-hubungan departemen lini dan staf.39 Hubungan komunikasi diagonal yang dilakukan secara memotong sebagai bentuk interaksi menyilang antara bawahan dengan atasan yang berbeda fungsi dan tugasnya. Komunikasi ini dilakukan untuk efisiensi pelaksanaan pekerjaan antara anggota yang berbeda tingkat dan kedudukan. Karena perbedaan fungsi dan tugas apa lagi dalam organisasi yang besar, yang memiliki struktur yang semakin banyak departemen dan bawahan, maka akan semakin sering terjadi komunikasi diagonal. 39 T. Hani Handoko, Manajemen..., h. 282. 31 Sering terjadinya komunikasi diagonal maka tidak menutup kemungkinan berpeluang konflik antara anggota dalam organisasi. Seperti yang diungkapakan T.Hani Handoko di atas, komunikasi diagonal sering terjadi sebagai hasil hubungan antara departemen lini dan staf, karena fungsi dan wewenang lini sebagai pelaksana teknis dan staf spesalis sebagai pemberi saran dan memberikan rekomendasi bukan memerintah lini. Pada hal ini sering terjadi konflik yang dikarenakan kurangnya pemahaman tentang fungsi yang di tempatinya, dan apabila konflik terjadi maka tidak menutup kemungkinan komunikasi diagonal berlangsung kepada pimpinan tidak melalui staf spesialis. Komunikasi diagonal juga dapat terjadi diluar perencanaan komunikasi organisasi, seperti yang diungkapkan Onong Uchjana Efendy. Beliau mengungkapkan interaksi yang terdapat dalam komunikasi ini tidak sekaku seperti pada komunikasi vertikal dan juga tidak terlalu menunjukkan keakraban seperti komunikasi horizontal. Oleh sebab itu, wajar apabila komunikasi diagonal berlangsung secara tidak formal dalam pesta perayaan, rekreasi atau pada waktu istirahat.40 Ketidak kakuan bisa saja terjadi pada komunikasi ini apabila terjadi di luar dari waktu formal, ungkapan di atas pun menyatakan komunikasi ini lebih pada bentuk bukan formal seperti pada acara-acara pesta perayaan, saat-saat istirahat, rekreasi, dan di luar kondisi formal, jadi wajar saja apabila masuk pada kategori tidak formal, karena interaksi pada acara atau pada kegiatan tersebut di luar dari perencanaan dan struktur formal organisasi. Apabila komunikasi ini dilakukan untuk mengkomunikasikan masalah pribadi terkait kebijakan manajemen puncak dan terdengar oleh manajemen puncak (grapevine), maka bisa terjadi masalah internal dan terdapat tekanan psikologis pada pengirim pesan (sender). c. Fungsi Komunikasi Diagonal Dari definisi dan bentuk di atas dari hasil analisis dapat penulis ambil pengertian fungsi dari komunikasi diagonal. Komunikasi diagonal 40 Onong Uchjana Efendy, Human Relations…, h. 21. 32 memiliki fungsi sebagai pembantu para anggota yang paling bawah dalam mengapresiasikan apa yang dirasakan dan dibutuhkan oleh manajemen dan dibutuhkan oleh anggota untuk kelancaran dan kenyamanannya dalam bekerja. Terkadang sulit bagi bawahan untuk berkomunikasi langsung dengan pimpinan departemen atau manajemen puncak, sehingga sebagai alternatif, komunikasi ini dilakukan dengan manajemen pengganti (pimpinan atau staf spesialis departemen lain) untuk disampaikan kepada pimpinan departemen atau manajemen puncak. Komunikasi ini juga berguna untuk mempermudah komunikasi antara staf dan lini dalam penyelesaian tugas yang didapat dari atasan staf untuk disampaikan ke lini dan lini menyampaikan pesan kepada staf untuk diteruskan kepada atasan staf baik pesan terhadap keluhan dan terkait kebutuhan produksi ataupun yang terkait pekerjaan yang dilakukan oleh lini. Komunikasi diagonal berfungsi juga sebagai media silaturrahmi dalam membangun kebersamaan antara bawahan dengan atasan pada departemen yang berlainan tugas dan fungsi. Semakin erat hubungan seluruh anggota organisasi maka semakin besar kemungkinan organisasi mengalami kemajuan yang signifikan. d. Tujuan Komunikasi Diagonal Setiap komunukasi yang dilakukan baik secara vertikal, horizontal maupun diagonal, masing-masng memiliki tujuan yang tidak jauh berbeda, yaitu untuk mendapatkan informasi yang terdapat dalam organisasi sebagai landasan seluruh anggota organisasi dari manajemen puncak samapai bawah dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab sebagai anggota organisasi. Adanya komunikasi diagonal untuk membantu seluruh anggota organisasi dalam melaksanakan tugas yang harus diselesaikan, dan kepuasan pengirim pesan bisa mendapatkan umpan balik yang tepat dari penerima pesan. Semua itu sebagai salah satu tujuan dari komunikasi. 33 Seluruh anggota yang terlibat dalam pencapaian visi misi organisasi butuh masukan-masukan dan pengetahuan dari seluruh anggota organisasi dalam melaksanakan pekerjaannya. Oleh sebab itu, pentingnya komunikasi diagonal dalam organisasi dan tingginya intensitas pelaksanaan komunikasi diagonal sesuai perencanaan walaupun terkadang terjadi di luar perencanaan komunikasi, dapat membantu efektifnya pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan anggota organisasi. Adanya jaringan komunikasi diagonal di dalam organisasi dapat dijadikan sebagai landasan pembelajaran antara pelaksana komunikasi. Seperti anggota di dalam organisasi dapat mengetahui dan mengenal fungsi serta tugas yang dilakukan pada depertemen lain yang berbeda fungsi dan kedudukannya. Ini sebagai suatu pengetahuan bawahan untuk membangun inisiatif kerjasama antara satu kesatuan yang berlainan di dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu tujuan komunikasi diagonal pada khususnya, tujuan komunikasi organisasi dan tujuan institusi yang diharapkan pada umumnya. C. IMPLEMENTASI STRATEGI KOMUNIKASI ORGANISASI Mengenai pengertian startegi komunikasi organisasi dan bentuk komunikasi organisasi seperti yang telah dijelaskan di atas, perlu kiranya ada penerapan strategi komunikasi organisasi. Dalam dunia yang ketat dan penuh persaingan ini, setiap individu maupun organisasi harus memiliki prinsip dan strategi komunikasi untuk mencapai tujuan yang jelas, apalagi di dalam organisasi haruslah terdapat berbagai macam alternatif strategi di setiap bidang atau departemen. Dengan menggunakan strategi yang tepat, maka setidaknya dapat meminimalisir hambatan yang berdampak besar. Dalam melaksanakan strategi komunikasi organisasi, selain pelaksanaan bentuk komunikasi, perlu juga melaksanakan beberapa langkah untuk mencapai tujuan komunikasi yang dilakukan. 34 1. Mengenal Lingkungan Organisasi Pengenalan lingkungan sebagai langkah awal komunikasi, pengenalan ini terkait dengan pengenalan karakter lawan interaksi yang kita lakukan, karena tidak semua orang yang terdapat di dalam organisasi memiliki karakter yang sama. Oleh sebab itu, sebelum memasuki inti dari pesan yang akan disampakan sekiranya komunikator melakukan persamaan persepsi atau kepentingan, yang meliputi: a. Kondisi kepribadian dan kondis fisik lingkungan yang terdiri dari: 1) Pengetahuan mengenai pokok persoalan. 2) Kemampuan untuk menerima pesan-pesan lewat media uang digunakan. 3) Pengetahuan terhadp perbendaharan kata-kata yang digunakan. b. Pengaruh kelompok dan masyarakat serta nilai-nilai dan norma-norma kelompok dan masyarakat c. Situasi dimana kelompok itu berada.41 Pengenalan terhadap individu dan lingkungan sangat dibutuhkan, karena dengan pengenalan tersebut komunikator dapat mempermudah menyampaikan pesan dan penerima dapat memahami maksud pesan yang disampaikan komunikator. Jika tidak adanya pengenalan maka tidak menutup kemungkinan terjadi pengulangan penyampaian pesan atau akan terjadi kesalahan persepsi dari makna pesan yang dimaksudkan. 2. Pesan Komunikasi yang dilakukan setelah melakukan pengenalan lawan interaksi, yaitu pesan. Maksud pesan disini adalah penyusunan ide-ide atau simbol-simbol yang memiliki makna. Jadi bukan pesan yang keluar tetapi tidak memiliki makna dan tidak memiliki tujuan dari pesan tersebut. Yang dimaksud dengan pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang.42 Pesan disusun sesuai rencana dan memiliki maksud agar dapat mempengaruhi 41 42 Marhaeni Fajar, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktik…, h. 184 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi…, h. 68 35 lawan interaksi sehingga terjadi umpan balik yang relevan dengan pesan yang dimaksudkan. Apabila pesan tidak tersusun secara sistematis dan kurang atau banyaknya simbol yang mengaburkan maksud, maka dapat terjadi kesalahan dalam pemaknaan pesan, ini berdampak pada pelaksanaan umpan balik dan privasi komunikator sebagai pengirim pesan. Penyampaian pesan dibedakan antara setiap orang di dalam organsasi pada tingkat dan kedudukannya. Dari perbedaan tingkat dan kedudukan itu, maka dibutuhkan klasifikasi pesan yang disampaikan baik secara verbal maupun non verbal. 3. Media Media komunikasi dapat disebut juga sebagai alat untuk menyampaikan suatu pesan agar lebih mudah dipahami oleh komunikan. Oleh sebab itu, pemilihan media yang tepat dalam penyampaian pesan menentukan efektivias komunikasi yang dilakukan sehingga sampai pada umpan balik yang tepat. Penggunaan media di dalam organisasi dibedakan antara tingkat dan masing-masing kedudukan. Misalnya media komunikasi vertikal meliputi komunikasi ke bawah dengan mengunakan media surat edaran, papan pengumuman, buku penuntun, rapat, pertemuan, memo. Dan komunikasi ke atas menggunakan media surat, proposal, laporan dan pertemuan. Komunikasi horizontal dapat mengunaan media konferensi, rapat kelompok, petemuan panitia, telepon, dan surat. Dan untuk komunikasi diagonal menggunakan media pertemuan, percakapan dan kabar angina (grapevine). (terkait media baca bentuk pada jaringan komunikasi). Dari berbagai media dan penggunaannya sangat membantu dalam proses komunikasi di dalam organisasi. Jika media ini digunakan dengan tepat oleh para pelaku komunikasi, maka strategi komunikasi organisasi akan berjalan dengan baik dan setiap pesan yang masuk pun dapat dikendalikan oleh para komunikan untuk diberikan umpan balik. 36 4. Jaringan Melihat definisi organisasi yang terdapat unsur individu yang di pimpin sampai yang memimpin dan terdapat struktur, departementaisasi dan lain sebagainya yang melibatkan individu. Dari berbagai pengorganisasian di dalam organisasi maka terjadi komunikasi antara seluruh anggota organisasi dari anggota palng bawah sampai pimpinan puncak. Oleh sebab itu, pesan yang disampaikan komunikator selain pengenalan lingkungan atau individu dan penetapan simbol-simbol yang tepat dengan menggunakan media yang tepat, perlu penyampaian pesan atau informasi sesuai jaringan yang terdapat di dalam organisasi. Jaringan komunikasi internal organisasi terdapat tiga arah komunikasi, yaitu jarigan komunikasi vertikal (ke atas dan ke bawah), komunikasi horizontal, dan komunikasi diagonal. Jaringan komunikasi dapat dilihat pada sub bab sebelumnya. 5. Umpan Balik Penyampaian pesan yang melibatkan individu yang terdapat di dalam organisasi baik dalam komunikasi personal maupun kelompok organisasi perlu untuk mencapai efektivitas komunikasi, yaitu adanya umpan balik dari pesan yang disampaikan dan merespon umpan balik yang diberikan. Setiap individu maupun kelompok kerja di dalam organisasi, mereka pasti saling berkomunikasi tentang perasaan, pekerjaan maupun pandangannya dengan anggota lain yang berada di satu naungan organisasi, hal ini dapat disebut umpan balik. Sederhanya, umpan balik adalah komunikasi perasaan dan tanggapan dari seorang individu kepada individu lainnya tentang prilaku dan gaya kerja individu yang terakhir.43 Pemberian umpan balik selain dalam bentuk lisan, juga dapat berbentuk tindakan, yaitu berupa realisasi pesan yang diterima dalam bentuk tindakan. 43 Uday Pareek, Prilaku Organisasi…, h. 75 37 Semakin sering umpan balik terjadi maka semakin terbentuk budaya keterbukaan anggota organisasi. 6. Evaluasi Setelah malakukan persiapan komunikasi organisasi dari pengenalan sampai pelaksanaan komunikasi yang mengikuti arus jaringan, maka perlu adanya evaluasi. Selama komunikasi berlangsung dan sesudahnya, komunikator harus pula mengadakan evaluasi (evaluating). Evaluasi pada dasarnya memiliki dua hal, yaitu penilaian terhadap jalannya program komunikasi selama komunikasi berlangsng, yaitu dengan cara menilai engineering noise: gangguan akibat dari medium yang digunakan, baik oleh penerima maupun pengirim pesan dan semantic noice: gagguan yang timbul dari susunan kata-kata, lambang-lambang, isyarat, dan lain-lain, sehingga tidak dapat dipahami oleh penerima pesan atau audiens.44 Pelaksanaan evaluasi sesudah komunikasi selesai, seperti yang diungkapkan charles R. Wright (dalam Gultip M. Scoot dan Center H. Alien) yang dikutip Marhaeni Fajar, sebagai beriut: a. Audience Coverage, yaitu memperhatikan seberapa banyak dan macam komunikan yang mendengarkan agar dapat mencapai proporsi. b. Audience Response, yaitu apakah pesan yang di sampaikan menguntungkan untuk mereka dan bukan pesan pengulangan. c. Communication Impact, yaitu setelah terdapat reaksi dari pendengar, seberapa besar pengaruh pesan yang bertahan padanya. d. Process of Influence, yaitu suatu proses komunikasi yang seperti apa sehingga dapat mempengaruhi komunikan.45 7. Pedoman Komunikasi Yang Baik Setiap komunikasi yang dilakukan harus terlaksana dengan baik untuk membangun citra baik individu dan organisasi. Terdapat beberapa pedoman yang disusun American Management Assocations (AMA) dan dikutip oleh T. Hani Handoko untuk meningkatkan komunikasi organisasi, yang secara ringkas disebutkan: 44 45 Marhaeni Fajar, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktik…, h. 216 Marhaeni Fajar, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktik…, h. 216-217 38 a. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan. b. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi. c. Petimbangkan keadaan fisik manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan. d. Konsultasikan dengan pihak lain bila perlu dalam perencanaan komunikasi. e. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi. f. Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu terjadi umpan balik. g. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan. h. Perhatikan konsistensi komunikasi. i. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi. j. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi untuk mengerti.46 Dari berbagai definisi terkait strategi, komunikasi, dan organisasi maupun implementasinya, dapat penulis simpulkan bahwa pentingnya strategi komunikasi organisasi khususnya di lembaga pendidikan menunjukkan suatu langkah secara menyeluruh atau cara tepat yang diambil anggota, kelompok maupun organisasi yang disesuikan dengan kemampuan dan kebutuhan organisasi. Keseluruhan strategi komunikasi organisasi salah satunya mengendalikan komunikasi internal organisasi, yaitu jaringan vertikal, horizontal dan diagonal secara baik dan efektif agar seluruh anggota organisasi terkoordinir dan dapat mengkoordinasikan serta melaksanakan tugasnya untuk mencapai tujuan organisasi. Contohnya, kepala sekolah melakukan monitoring pada aspek yang memerlukan koordinasi dan kerjasama anggota organisasi. Selain dalam bentuk pengertian, dapat pula penulis pahami dan simpulkan dalam implementasi strategi komunikasi organisasi. Implementasi strategi komunikasi organisasi adalah suatu langkah atau cara yang diambil oleh komunikator dalam mengelola ide sehingga menjadi pesan yang disampaikan melalui berbagai metode dan ketepatan alat yang digunakan untuk mempermudah komunikan menerima pesan yang disampaikan. 46 T. Hani Handoko, Manajemen..., h. 290-291 39 Pesan yang disampaikan oleh komunikator secara personal apabila disampaikan secara efektif, maka mendapatkan umpan balik secara langsung atau tidak langsung dari komunikan sebagai penerima pesan. Apabila komunikasi personal maupun kelompok di dalam organisasi terlaksana dengan baik, maka akan membuka suatu proses terealisasinya jaringan komunikasi yang di tetapkan sebagai strategi untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam pelaksanaan pencapaian tujuan, khusunya komunikasi organisasi yang efektif perlu melibatkan seluruh individu maupun kelompok di organisasi, ketepatan pimpinan organisasi dalam pemilihan simbol pesan, media dan jaringan serta terdapatnya pengenalan lingkungan agar pesan sampai sesuai apa yang dimaksudkan pimpinan dapat membangun umpan balik sesuai dengan yang diharapkan dan mempermudah komunikator dalam melakukan evaluasi setelah komunikasi disampaikan. → Input Dari hasil penelitian (angket dan wawncara) dan observasi di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat, terdapat beberapa temuan yang terkait pada pokok bahasan, diantaranya: a. Tidak terdapatnya garis koordinasi pada struktur organisasi yang membentuk banyak persepsi dalam menginterpretasikan struktur dalam melakukan komunikasi kepada seluruh anggota organisasi. b. Lemahnya pelaksanaan rapat, baik dari pimpinan maupun para anggota departemen di lembaga tersebut. Pimpinan maupun hampir semua departemen tidak memiliki program pelaksanaan rapat secara konkrit. c. Setiap job description yang diberikan kepada departemen atau anggota organisasi, hanya bagi wakil kepala sekolah yang tertulis terdapat koordinasi dengan pimpinan dengan intensif, tetapi koordinasi antara wakil kepala sekolah atau guru-guru masih belum intensif, ditentukan masih tingginya egoisme beberapa anggota dan masih lemahnya komunikasi antara bawahan dengan pimpinan organisasi. 40 → Proses Dari masalah di atas seharusnyan pimpinan sebagai pemilik kebijakan tertinggi agar lebih tegas dan aktif dalam mengelola anggota, salah satunya penetapan garis koordinasi yang tepat agar koordinasi antara seluruh anggota dapat berjalan dengan baik dan pesan yang masuk dari anggota maupun dari luar dapat dikendalikan oleh pimpinan organisasi. Setiap seluruh anggota organisasi dari pimpinan sampai departemen atau kelompok seharuanya membuat program yang jelas agar setiap langkah proses berjalan dengan efektif, salah satunya penetapan program rapat setiap departemen. Seharusnya rapat pimpinan atau departemen dilakukan secara berkesinambungan dan ditetapkan sesuai program secara konkrit untuk mengendalikan atau mengantisipasi suatu tantangan yang tidak diperkirakan atau untuk mengetahui kelemahan-kelemahan untuk ditindak lanjuti. Setiap job description adalah suatu tanggung jawab atau proses yang harus dilaksanakan oleh setiap anggota dan departemen yang memiliki kedudukan di dalam organisasi tersebut. Setiap tugas yang diberikan harus sesuai dengan kemampuan dan kebutuhan organisasi sehingga anggota dapat melaksanakannya, dan untuk melihat apakan program atau job description berjalan dengan baik, maka pimpinan selalu dilakukan monitoring apakah seluruh anggota dalam melaksanakan tugas berjalan dengan baik atau terdapat hambatan-hambatan yang perlu ditanggulangai, sehingga apabila terdapat meonitoring sama dengan perhatian pimpinan kepada pekerjaan yang dilakukan bawahan dan para bawahan pun akan berusaha terbuka dengan realisasi program jika terdapat masalah atau hambatan. → Out Put Berdasarkan teori strategi komunikasi organisasi yang sudah dijelaskan diatas, maka perlu adanya realisasi dalam bentuk nyata, yaitu praktek di dalam lembaga pendidikan. Oleh sebab itu, dari masalah yang ada perlu kiranya lembaga pendidikan mengevaluasi strategi komunikasi organisasi agar harapan efektivitas 41 strategi komunikasi dapat terlaksana sesuai dengan harapan atau rencana yang ditetapkan. Tujuan strategi komunikasi organisasi yang dimaksud adalah terlaksananya komunikasi dengan baik dan efektif pada jaringan komunikasi vertikal, horizontal maupun diagonal serta dalam penetapan struktur maupun program atau intensitas pelaksanaan rapat setiap departemen sesuai dengan kebutuhan masing-masing, sehingga dalam pencapaian visi misi dapat terlaksana secara konkrit. BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Tujuan Penelitian Ditinjau dari sifatnya, penelitian ini bersifat kuantitatif dan kualitatif dalam bentuk analisis deskriptif. dengan tujuan untuk mengetahui relevansi teori strategi komunikasi organisasi (vertikal, horizontal dan diagonal) dengan kenyataan sebenarnya yang terdapat di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat. B. Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian ini akan dilaksanakan di SMP Muhammadiyah 17 yang berlokasi di Jl. Ir. H. Juanda 211 Rempoa Ciputat. Adapun waktu penelitian ini akan dilaksanakan mulai bulan November 2009 sampai bulan Juli 2010. C. Metode Penelitian Untuk memperoleh data, peneliti menggunakan jenis penelitian berdasarkan pada pendekatan kuantitatif dan kualitatif dalam bentuk analisis deskriptif, yaitu menganalisa keterkaitan antara variabel dalam suatu fenomena yang diteliti dengan teori yang ada dan menguraikan data-data untuk disimpulkan. Untuk memperoleh hasil penelitian yang refresentatif dan akurat, penulis menggunakan beberapa metode penelitian yang terdiri dari : 42 43 1. Library Research (penelitian kepustakaan) yaitu penelaahan buku-buku kepustakaan yang relevan pada pokok persoalan yang di angkat. 2. Field Research (penelitian lapangan), yaitu meneliti dan mempelajari langsung objek yang di teliti dengan waktu yang singkat dan terbatas sesuai dengan data yang dibutuhkan. D. Sumber Data 1. Populasi Populasi dalam penelitian ini terdapat 35 orang, terdiri dari kepala dikdasmen/komite, kepala sekolah sebagai seorang pimpinan puncak organisasi, 4 orang unsur pimpinan atau wakil kepala sekolah yang terdiri dari wakil kepala bidang tata usaha, wakil kepala bidang kurikulum, wakil kepala bidang kesiswaan, wakil kepala bidang ismuba (keislaman dan kemuhammadiyahan), serta 4 orang staf tata usaha, 25 orang guru (termasuk di dalamnya 2 orang merangkap sebagai wakil kepala sekolah dan 1 orang staf tata usaha), dan 3 orang office boy dan keamanan sekolah yang terlibat dalam komunikasi organisasi di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat. 2. Sampel Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan teknik stratified sampling (sampel berstrata atau bertingkat), karena di dalam populasi terdapat kelompok-kelompok subjek yang tampak adanya tingkatan. Seperti yang diugkapkan Suharsimi Arikunto, dalam buku Manajemen Penelitian, sampling berstrata atau bertingkat (stratified sampling), digunakan oleh peneliti apabila di dalam populasi terdapat kelompok-kelompok subjek dan antara satu kelompok dengan kelompok yang lain tampak adanya strata atau tingkatan. 1 Dari jumlah populasi sebanyak 35 orang yang terbagi ke dalam beberapa kelompok, penulis mengambil sampel pada kelompok guru, yaitu sebanyak 25 1 Suharsimi Arikunto, Manajemen Penelitian, (Jakarta: PT. Rineka Cipta, 2005), edisi revisi, cet. 7, h. 96 44 orang guru sebagai responden angket dan wawancara kepada kepala sekolah untuk mendapatkan informasi yang mendukung terhadap pokok bahasan. E. Teknik Pengumpulan Data Untuk memperoleh data yang dibutuhkan dalam penelitian ini digunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut : 1. Observasi: penulis melakukan pengamatan dan pencatatan terhadap objek yang dipandang dapat dijadikan sumber data, seperti melalui arsip sekolah atau agenda-agenda sekolah yang terkait strategi komunikasi organisasi. 2. Intervieu (interview) atau wawancara, untuk memperoleh data yang objektif, peneliti membutuhkan informasi melalui penelitian dengan melakukan wawancara (face to face relation) dengan Kepala Sekolah mengenai penetapan dan pelaksanaan strategi komunikasi organisasi di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat. 3. Angket yaitu pengumpulan data dengan memberikan beberapa pertanyaanpertanyaan yang akan dijawab oleh responden dalam bentuk tertulis. 2 Sumber data melalui angket dimaksudkan untuk mengetahui efektivitas pelaksanaan strategi komunikasi organisasi, khusunya pada kelompok guru SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat. F. Instrumen Penelitian Instrumen penelitian yang digunakan oleh penulis adalah berbentuk wawancara dengan kepala sekolah yang berisi pertanyaan-pertanyaan dan angket untuk responden yang berisi pernyataan-pernyataan terkait dengan strategi komunikasi organisasi. Agar pengumpulan data lebih terarah pada tujuan yang hendak dicapai, maka penulis membuat kisi-kisi penelitian. Adapun kisi-kisi instrumen pengumpulan data yang dilakukan dengan metode wawancara sebagai berikut: 2 Suharsimi Arikunto, Manajemen Penelitian …, h. 101 45 Tabel 5. Kisi-kisi Instrumen Wawancara dengan Kepala Sekolah No 1 Aspek Indikator Sejarah, visi, misi, No. Item ï‚· Menceritakan sejarah, menyebutkan dan tujuan Sekolah. 1, 2 dan menjelaskan visi, misi serta tujuan sekolah. 2. Strategi komunikasi 3, 4, 5, 6 ï‚· Kepala sekolah mengelola dan internal organisasi. melakukan komunikasi secara berkesinambungan dengan menggunakan media. ï‚· Memilih dan merespon komunikasi 7, 8 untuk mendapat umpan balik atau memberikan umpan balik.. 9, 10, 11 ï‚· Efektivitas komunikasi vertikal, horizontal, dan diagonal. ï‚· Penerapan komunikasi verbal dan non 12 verbal. Penggunaan struktur 3 13, 14, ï‚· Jelasnya garis komunikasi dalam dan evaluasi struktur dan adanya evaluasi program komunikasi. dari hasil komunikasi. 15 Adapun kisi-kisi instrumen untuk angket yang akan disebarkan kepada responden dapat dilihat pada tabel di bawah ini: Tabel 6. Kisi-kisi instrumen Strategi Komunikasi Organisasi No 1 Aspek Komunikasi Indikator ï‚· Melakukan komunikasi ke bawah, Verikal memberikan tugas dan melakukan (ke bawah) monitoring. ï‚· Penyampaian perubahan No. Juml. Item Butir 1, 2, 3 3 4, 5 2 46 kebijakan dan kejelasan informasi. ï‚· Melibatkan bawahan dalam 6 1 7, 8, 9 3 10 1 11, 12 2 13 1 14, 15 2 16, 17 2 18, 19 2 musyawarah. (ke atas) ï‚· Menyelesaikan masalah, memberikan opini/solusi dan melaporkan hasil tugas langsung. ï‚· Penggunaan komunikasi non verbal. 2 Komunikasi horizontal. ï‚· Melakukan dan memperoleh informasi dari sesama tingkatan. ï‚· Menyeleksi pesan masuk. ï‚· Melaksanakan koordinasi dan kerjasama departemen. 3 Komunikasi Diagonal. ï‚· Melaksanakan komunikasi dan meminta bantuan. ï‚· Menghargai perbedaan pendapat dan menyamakan persepsi. 4 Media komunikasi. ï‚· Penggunaan media rapat, tertulis, konferensi dan papan 20, 21, 22, 23, 4 pengumuman. ï‚· Menjadikan dan melaksanakan komunikasi sesuai struktur 24, 25, 26 3 organisasi. 5 Umpan balik ï‚· Memberikan dan mendapatkan umpan balik pesan. 27, 28 2 47 ï‚· Melakukan tindak lanjut pesan 29, 30 2 dan evaluasi program. Bentuk yang digunakan dalam penyusunan angket ini adalah angket tertutup dengan alternatif jawabannya adalah: selalu, sering, kadang-kadang, jarang dan tidak pernah. Masing-masing dari alternatif jawaban tersebut diberi bobot nilai sebagai berikut: 1. Selalu =5 2. Sering =4 3. Kadang-kadang =3 4. Jarang =2 5. Tidak pernah =1 Setiap responden dapat memilih salah satu alternatif jawaban yang ada, sesuai dengan pendapat/keadaan yang sebenarnya. G. Teknis Analisis Data Teknik analisa data adalah proses penyederhanaan data ke dalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan diinterpretasikan agar data yang terkumpul dapat dianalisa kemudian diambil kesimpulan. Dalam proses penelitian ini penulis menggunakan analisa data secara deskriptif kualitatif untuk memaparkan hasil yang diperoleh. Menurut Nana Sudjana yang dikutif Hadeli, statistik deskriptif terutama digunakan untuk mengolah data dan mendeskripsikan data dalam bentuk tampilan data yang lebih bermakna dan mudah dipahami oleh orang lain.3 3 Hadeli, Metode Penelitian Kependidikan, (Ciputat: Quantum Teaching, 2006), h. 90 48 Dalam menghitung data angket, penulis menggunakan rumus persentase, sebagai berikut: P= F x 100% N Keterangan: 4 P : Persentase yang dicari. F : Frekuensi jawaban responden N : Jumlah responden4 Anas Sudjiono, Pengantar Statistik Pendidikan, (Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada, 2006), h. 43 BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum SMP Muhammadiyah 17 1. Sejarah Pada awal bedirinya SMP Muhammadiyah 17 belum memakai nama SMP Muhammadiyah 17, tetapi masih memakai nama SMPM. Hal ini disebabkan keadaan masyarakat Ciputat pada saat itu belum bersimpati penuh terhadap organisasi Muhammadiyah. Penerimaan murid baru di SMP Muhammadiyah 17 dimulai pada tanggal 15 Juli 1964 dengan jumlah siswa sebanyak 51 orang. Pada tanggal 10 Oktober 1964 secara resmi SMP Muhammadiyah 17 diresmikan di bekas balai desa Ciputat, dengan kepala sekolah Drs. Abd. Rahman Partosentono. Pada tahun 1965 nama SMPM berubah menjadi SMP Muhammadiyah I, dan pada tahun ini juga atas usul pimpinan Muhammadiyah ranting rempoa Adnan Thaher, SMP Muhammadiyah I berubah nama menjadi SMP Muhammadiyah 17 dan dipindahkan ke desa rempoa, hal ini disebabkan a. Gedung SMP Muhammadiyah 17 di ciputat masih menumpang. b. Di Ciputat sudah berdiri PGA Muhammadiyah I c. Tersedianya tanah untuk gedung SMP Muhammadiyah 17 di desa Rempoa. 49 50 Semenjak berdirinya SMP Muhammadiyah 17 dikelola langsung oleh Muhammadiyah cabang ciputat. 2. Visi dan Misi Visi dan Misi lembaga pendidikan SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat, adalah: Visi: Menjadikan lembaga pendidikan SMP Muhammadiyah 17 Ciputat sebagai pusat pengembangan pendidikan yang menghasilkan kader pemimpin dan membentuk intlektual muslim yang berwawasan luas, tanggap terhadap lingkungan dan siap bersaing dalam era globalisasi sehingga mampu memperbaiki kualitas hidup yang dibekali IMTAQ dan IPTEK, sebagai landasan bangsa Indonesia yang mandiri. Misi: a. Menyelenggarakan pendidikan yang bernafaskan Islam b. Menyelenggarakan pendidikan yang menumbuhkan potensi siswa untuk menjadi manusia Indonesia yang muslim seutuhnya. c. Menghasilkan lulusan yang kompeten, trampil dan bermutu. Menghaslkan sumber daya manusia yang berguna bagi diri sendiri, keluarga, agama, bangsa dan negara. d. Menjadikan SMP Muhammadiyah 17 Ciputat sebagai lembaga pendidikan unggul. 3. Tujuan Adapun tujuan dari lembaga pendidikan SMP Muhammadiyah 17 adalah sebagai berikut: a. Meningkatkan perilaku akhlak mulia bagi peserta didik. b. Meningkatan pengetahuan dan keterampilan yang sesuai dengan minat dan bakat peserta didik. c. Mengembangkan kepribadian manusia yang utuh bagi peserta didik. 51 d. Mempersiapkan peserta didik sebagai bagian dari anggota masyarakat yang mandiri dan berguna. 4. Struktur Organisasi Tabel 7. Struktur Organisasi SMP Muhammadiyah 17 DIKDASMEN H. M. MASIR KEPALA SEKOLAH MAHRUDIN, S.E. NO NAMA JABATAN 1 Aslih Rosi Kepala Tata Usaha 2 H. M. Musa N Sarana/Prasarana 3 Rosmaida T Bendahara 4 Moch. F. Farid Administrasi 5 Yulia Yasin Guru Piket Bid. Ismuba Bid. Kurikulum Bid. Kesiswaan Drs. H. A Mulyadi Drs. Sayuti S Drs. Sobari GURU-GURU B. Deskripsi Data 1. Deskripsi Wawancara Berdasarkan data dari hasil wawancara peneliti dengan kepala sekolah yang berbentuk pertanyaan-pertanyan yang terkait dengan strategi komunikasi organisasi untuk mendukung data hasil angket dan untuk mendapatkan informasi yang memang tidak terdapat pada angket tetapi masih terkait pada 52 pokok bahasan. Oleh karena itu, perlu kiranya penulis mendeskripsikan data hasil wawancara sebagai berikut: Strategi kepala sekolah dalam mengelola komunikasi vertikal, horizontal maupun diagonal menggunakan kewenangan kepala sekolah yang diberikan dari pimpinan cabang Muhammadiyah dan komunikasi dengan bawahan dilakukan setiap hari, baik itu komunikasi dengan wakil kepala sekolah atau dengan lini, komunikasi yang dilakukan berbentuk informasi penting atau umum dalam bentuk verbal maupun non verbal secara langsung atau mengunakan poster kepada wakil kepala sekolah (ketua bidang), kepada guru dan meminta bantuan atau memberikan pengarahan kepada anggota paling bawah. Setiap informasi semuanya diterima oleh kepala sekolah tetapi belum tentu diberikan umpan balik. Semua tergantung dari informasi yang masuk, jika memang informasi itu penting dan sifatnya kebersamaan maka akan ada umpan balik. Biasanya yang jarang ada umpan balik, terjadi pada informasi terkait acara yang tumpang tindih dan memerlukan dana cukup besar, karena terbatasnya anggaran sekolah dan umpan balik dari bawahan dapat berupa respon verbal, non vebal dan tindakan. Kepala sekolah beranggapan Komunikasi dan koordinasi anggota organisasi terlaksana sudah cukup baik, berjalan sesuai instruksi pimpinan dan didukung oleh inisiatif anggota. Semua anggota organisasi dapat melakukan komunikasi dengan siapapun termasuk dengan pimpinan dalam bentuk formal atau non formal mengikuti garis komunikasi (vertikal, horizonatal, diagonal), dan penggunaan sistem departemen. Monitoring dan evaluasi dilakukan kepala sekolah terhadap komunikasi program hanya pada kegiatan-kegiatan penting saja, misalnya terkait Ujian Nasional (UN). 2. Deskripsi Angket Berdasarkan data hasil angket yang disebarkan oleh peneliti, maka dapat dianalisis dan diketahui bahwa skor/penilaian terhadap pertanyaan berbentuk pernyataan yang terkait dengan strategi komunikasi organisasi tersebut. Untuk 53 menganalisis data angket, penulis menggunakan rumus prosentase. Dalam pembahasan ini penulis akan menganalisis setiap butir pertanyaan berbentuk pernyataan yang diberikan kepada responden untuk ditarik sebuah kesimpulan. Dalam pelaksanaan strategi komunikasi organisasi di SMP Muhamadiyah 17 Rempoa Ciputat terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi pelaksanaannya. Dari hasil penelitian penulis, dapat dijabarkan satu persatu dalam bentuk tabel sebagai berikut: Tabel 8. Kepala sekolah melakukan komunikasi kepada bawahannya dengan intensif. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 0 0 B Sering 2 8 C Kadang-kadang 11 44 D Jarang 7 28 E Tidak pernah 5 20 Jumlah 25 100 Hasil perhitungan data angket di atas sebanyak 11 orang (44%) yang menjawab kadang-kadang, 7 orang (28%) yang menjawab jarang, 5 orang (20%) yang menjawab tidak penah dan 2 orang (8%) yang menjawab seting serta tidak ada yang menjawab (0%) yang menjawab selalu. Data ini menunjukan masih lemahnya komunikasi antara atasan dengan bawahan. Ini disebabkan karena jarangnya kepala sekolah ada di tempat pada waktu proses belajar mengajar berlangsung. Kurang intensifnya kehadiran kepala sekolah di tempat berdampak pada kurangnya instruksi langsung yang disampaikan kepala sekolah. Data tersebut dapat di lihat pada tabel dibawah ini: 54 Tabel 9. Kepala sekolah menginstruksikan tugas secara langsung kepada yang bersangkutan. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 1 4 B Sering 5 20 C Kadang-kadang 9 36 D Jarang 6 24 E Tidak pernah 4 16 Jumlah 25 100 Dari tabel tersebut, terdapat sebanyak 9 orang (36%) yang menjawab kadang-kadang, 6 orang (24%) yang menjawab jarang, 5 orang (20%) yang menjawab sering, 4 orang (16%) yang menjawab tidak pernah dan 1 orang (4%) yang menjawab selalu. Dari data tersebut dapat disimpulkan, instruksi tugas yang diberikan kepala sekolah kepada bawahannya masih kurang intensif atau masih lemah, ditentukan oleh tingginya persentasi jarang dibandingkan sering dan tingginya persentase tidak pernah dibandingkan selalu. Tabel 10. Kepala sekolah melakukan monitoring saat pelaksanaan program. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 0 0 B Sering 1 4 C Kadang-kadang 9 36 D Jarang 7 28 E Tidak pernah 8 32 Jumlah 25 100 Dari hasil angket yang menjukkan tidak ada (0%) yang menjawab selalu, 1 orang (4%) yang menjawab sering, terbanyak 9 orang (36%) menjawab kadang-kadang, 7 orang (28%) menjawab jarang, dan 8 orang (32%) 55 menjawab tidak pernah. Dari data tersebut dapat disimpulkan bahwa kegiatan mnitoring yang dilakukan kepala sekolah belum benar-benar menjadi perhatiannya. Proses monitoring berpengaruh pada kinerja departemen yang belum maksimal (lihat tabel 23), dikarenakan kepala sekolah jarang ada di tempat sehingga kurangnya kontrol dari pimpinan. Tabel 11. Kepala sekolah melakukan komunikasi ke bawah jika terdapat perubahan kebijakan. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 2 8 B Sering 2 8 C Kadang-kadang 11 44 D Jarang 5 20 E Tidak pernah 5 20 Jumlah 25 100 Berdasarkan tabel di atas, terdapat 11 orang (44%) yang menjawab kadang kadang, 5 orang (20%) masing-masing menjawab jarang dan tidak pernah, dan masing-masing 2 orang (8%) menjawab selalu dan sering. Dari data tersebut dapat disimpulkan bahwa kepala sekolah dalam melakukan komunikasi dengan bawahannya jika terjadi perubahan kebijakan pimpinan, masih masuk persentase yang kecil sekali atau kurang baik. Ini ditentukan besarnya persentase jarang dan tidak pernah serta kadang-kadang dibandingkan dengan selalu dan sering. Tabel 12. Kepala sekolah menyampaikan informasi kepada bawahannya jelas dan mudah dipahami. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 3 12 B Sering 5 20 56 C Kadang-kadang 7 28 D Jarang 9 36 E Tidak pernah 1 4 Jumlah 25 100 Kepala sekolah dalam kejelasan penyampaian informasi yang disampaikan kepada bawahannya masih pariatif. Data ini dapat dilihat pada tabel di atas, terdapat 9 orang (36%) yang menjawab jarang, 7 orang (28%) yang menjawab kadang-kadang, 5 orang (20%) yang menjawab sering, 3 orang (12%) yang menjawab selalu dan 1 orang (4%) yang menjawab tidak pernah. Banyaknya yang menjawab jarang, dapat disimpulkan bahwa kepala sekolah dalam menyampaikan informasi kepada bawahannya, masih cukup sulit untuk dipahami oleh penerima pesan. Tindakan kepala sekolah dalam mengambil suatu keputusan dengan melakukan musyawarah terlebih dahulu dengan para bawahannya masih masuk kategori kurang intensif. Ini dapat ditentukan dari persentase jawaban responden, terdapat 11 orang (44%) menjawab kadang-kadang, 8 orang (32%) menjawab jarang, 4 orang (16%) menjawab sering, 2 orang (8%) menjawab tidak pernah, dan tidak ada yang menjawab selalu (0%). Untuk lebih jelasnya dapat lihat tabel dibawah ini: Tabel 13. Kepala sekolah dalam mengambil keputusan melakukan musyawarah. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 0 0 B Sering 4 16 C Kadang-kadang 11 44 D Jarang 8 32 E Tidak pernah 2 8 Jumlah 25 100 Berdasarkan data tersebut dapat diketahui bahwa lemahnya tingkat musyawarah dalam membangun organisasi antara kepala sekolah dengan para bawahan dan tidak melibatkan bawahan dalam mengambil keputusan 57 membentuk suatu pemahaman prilaku seorang pemimpin yang otoriter dan lemah dalam memberdayakan anggotanya. Tabel 14. Saya mengkomunikasikan masalah pekerjaan yang belum dipecahkan dengan atasan. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 3 12 B Sering 10 40 C Kadang-kadang 8 32 D Jarang 4 16 E Tidak pernah 0 0 Jumlah 25 100 Dari tabel tersebut dapat disimpulkan bahwa para responden cukup besar perhatiannya terhadap pekerjaan yang dilakukannya, dan apabila terdapat masalah dalam pekerjaan terdapat 10 orang (40%) menjawab sering, 8 orang (32%) menjawab kadang-kadang, 4 orang (16%) menjawab jarang, terdapat 3 orang (12%) menjawab selalu dan tidak ada yang menjawab tidak pernah (0%), yang mengkomunikasikan pekerjaannya dengan atasan untuk dipecahkan dan terdapat beberapa orang yang kadang-kadang bahkan jarang mengkomunikasikan dengan pimpinan, karena pimpinan melakukan manajemen konflik kepada beberapa anggota organisasi (hasil observasi). Tabel 15. Saya suka memberikan opini/solusi kepada atasan untuk kemajuan organisasi. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 4 16 B Sering 9 36 C Kadang-kadang 5 20 D Jarang 4 16 E Tidak pernah 3 12 Jumlah 25 100 58 Dari data tersebut dapat diketahui bahwa setiap anggota organisasi bisa memberikan opini atau solusi kepada atasan. Persentase sebanyak 4 orang (16%) menjawab selalu dan jarang, 9 orang (36%) menjawab sering, 5 orang (20%) menjawab kadang-kadang, dan hanya 3 orang yang menjawab tidak pernah. Dari data ini dapat disimpulkan bahwa tingginya perhatian anggota organisasi dalam memberikan opini/solusi untuk kemajuan organisasi, walaupun ada anggota organisasi yang terkadang, jarang atau tidak pernah meberikan solusi/opini, disebabkan karena setiap solusi/opini yang diberikan hanya sebagian kecil yang diberikan tindak lanjut oleh pimpinan. Tabel 16. Saya melaporkan hasil tugas, langsung menghadap kepala sekolah. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 3 12 B Sering 4 16 C Kadang-kadang 8 32 D Jarang 4 16 E Tidak pernah 6 24 Jumlah 25 100 Dari tabel di atas, responden dalam melaporkan hasil tugas yang sudah dilaksanakan masih belum menunjukkan kepercayaan diri dan egoisme yang tinggi pada tugas yang seharusnya dilaporkan secara langsung dengan kepala sekolah. Terdapat 3 orang (12%) menjawab selalu, 4 orang (16%) menjawab sering dan jarang, 8 orang (32%) menjawab kadang-kadang dan 6 orang (24%) menjawab tidak pernah. Kepala sekolah pun mengungkapkan, tidak semua anggota organisasi berkeinginan melaporkan hasil tugas langsung menghadap pimpinan, karena terdapat beberapa anggota organisasi yang merasa ingin di tuakan dan dalam melaporkan hasil tugas meminta bantuan orang lain yang tedapat di internal organisasi. 59 Tabel 17. Saya memperhatikan intonasi dan gerak tubuh dalam berberbicara. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 11 44 B Sering 8 32 C Kadang-kadang 6 24 D Jarang 0 0 E Tidak pernah 0 0 Jumlah 25 100 Setiap guru yang melakukan komunikasi di internal organisasi terdapat 11 orang (44%) yang menjawab selalu, 8 orang (32%) yang menjawab sering, 6 orang (24%) yang menjawab kadang-kadang, dan tidak ada yang menjawab jarang dan tidak pernah (0%). Dari perhitungan ini penulis dapat simpulkan, para guru dalam melakukan komunikasi sudah mendukung akan pentingnya komunikasi langsung dengan memperhatikan intonasi dan gerak tubuh untuk memudahkan penerima dalam memahami pesan yang disampakan dan umpan balik yang diberikan. Tabel 18. Saya melakukan komunikasi dengan sesama guru. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 8 32 B Sering 14 56 C Kadang-kadang 3 12 D Jarang 0 0 E Tidak pernah 0 0 Jumlah 25 100 Tabel di atas menjelaskan suatu hubungan komunikasi horizontal yang dilakukan oleh respoden sudah baik dan ditentukan tingginya jawaban responden yang menjawab selalu sebanyak 8 orang (32%), sering sebanyak 14 orang (56%), hanya 3 orang (12%) menjawab kadang-kadang, dan tidak ada yang menjawab jarang dan tidak pernah. Hasil data tersebut dapa disimpulkan 60 bahwa jalinan komunikasi horizontal berjalan sesuai strategi komunikasi sebagai perencanaan pimpinan dan penerapan strategi komunikasi horizonal benar terlaksana. Seringnya komunikasi horizontal yang dilakukan responden semakin besar informasi organisasi yang didapatkan anggota organisasi dan hanya sebagian kecil yang menjawab jarang. Pernyataan ini dapat dilihat pada tebel dibawah ini: Tabel 19. Saya memperoleh informasi setiap komunikasi dengan sesama guru. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 5 20 B Sering 10 40 C Kadang-kadang 9 36 D Jarang 1 4 E Tidak pernah 0 0 Jumlah 25 100 Dari tabel di atas, responden yang mendapatkan informasi setiap komunikasi sesama tingkatan sebanyak 5 orang (20%) menjawab selalu, 10 orang (40%) menawab sering, 9 orang (36%) menjawab kadang-kadang, 1 orang menjawab jarang, dan tidak ada yang menjawab tidak pernah (0%). Dapat disimpulkan, setiap komunikasi horizontal berlangsung anggota organisasi mendapatkan informasi organisasi cukup banyak yang dapat membatu untuk menunjang proses pengetahuan dan pengalaman untuk bertindak di dalam organisasi. Besarnya persentase kadang-kadang menunjukkan tidak semua komuniksi dilakukan terkait organisasi. 61 Tabel 20. Saya menyeleksi setiap pesan yang masuk. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 13 52 B Sering 6 24 C Kadang-kadang 6 24 D Jarang 0 0 E Tidak pernah 0 0 Jumlah 25 100 Dari tabel tersebut dapat diketahui bahwa guru yang menyeleksi setiap pesan yang diterimanya di dalam organisasi terdapat 13 orang (52%) yang menjawab selalu, 6 orang (24%) yang menjawab sering dan kadang-kadang, dan tidak ada responden yang menjawab jarang dan tidak pernah (0%). Berdasarkan data tersebut dapat disimpulkan bahwa pemahaman guru dalam menyeleksi pesan yang masuk untuk direspon cukup tinggi untuk dijadikan umpan balik. Terdapat kesamaan persentase jawaban pada alternatif sering dan kadang-kadang menurut analisa peneliti, terdapat perilaku individu yang terbuka dan tertutup pada pesan yang diterima. Tabel 21. Saya melihat koordinasi terjalin antara pimpinan/anggota departemen. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 0 0 B Sering 8 32 C Kadang-kadang 8 32 D Jarang 7 28 E Tidak pernah 2 8 Jumlah 25 100 Dari data di atas menunjukkan jalinan koordinasi antara pimpinan dengan pimpinan dan anggota dengan anggota departemen yang masih dalam satu tingkatan masih kurang baik. Responden yang melihat koordinasi terjalin 62 sebanyak 8 orang (32%) menjawab sering dan kadang-kadang, 7 orang (28%) menjawab jarang, 2 orang (8%) menjawab tidak penah, dan 0% tidak ada yang menjawab selalu. Besarnya pesentase jarang dibandingkan selalu dan masih ada yang menilai tidak pernah, ini sebabkan karena konflik internal antara pimpinan departemen yang terkadang terjadi. Tabel 22. Saya melihat kerja sama terjalin antar departemen dalam organisasi. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 1 4 B Sering 6 24 C Kadang-kadang 13 52 D Jarang 4 16 E Tidak pernah 1 4 Jumlah 25 100 Para anggota organisasi melihat kerjasama terjalin antar departemen dalam organisasi menunjukkan belum maksimal, karena terdapat 6 orang (24%) menjawab sering, 13 orang (52%) menjawab kadang-kadang dan 4 orang (16%) menjawab jarang, dan 1 orang (4%) menjawab selalu dan tidak pernah. Dari data tersebut dapat disimpulkan kerjasama terjalin antara departemen masih perlu peningkatan lagi dan tingginya jawaban kadang-kadang dibandingkan sering dan selalu dapat disebabkan kurangnya perhatian dan monitoring kegiatan dari pimpinan. Tabel 23. Saya suka melakukan komunikasi dengan teman yang berbeda tingkat kedudukannya. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 4 16 B Sering 17 68 C Kadang-kadang 4 16 D Jarang 0 0 63 E Tidak pernah 0 0 Jumlah 25 100 Jawaban responden dalam melakukan komunikasi pada teman yang berbeda tingkat kedudukan cukup tinggi, sebanyak 17 orang (68%) yang menjawab sering, 4 orang (16%) yang menjawab selalu dan kadang-kadang dan tidak ada (0%) yang menjawab jarang dan tidak pernah. Hasil ini menunjukkan tinggnya intensitas lomunikasi diagonal di lembaga pendidikan ini dan terlaksana sesuai strategi komunikasi diagonal sebagai salah satu kebijakan kepala sekolah. Tingginya intensitas komunikasi diagonal membetuk suatu kedekatan emosional para anggota organisasi yang berbeda tingkat kedudukan sehingga membuka peluang keterbukaan diri para pelaku komunikasi diagonal untuk meminta bantuan pada teman yang berbeda tingkat kedudukan. Frekuensi Meminta bantuan pada teman yang berbeda tingka kedudukan dapat dilihat pada tabel di bawah ini: Tabel 24. Saya suka meminta bantuan pekerjaan dengan teman yang berbeda tingkat kedudukan. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 1 4 B Sering 7 28 C Kadang-kadang 14 56 D Jarang 3 12 E Tidak pernah 0 0 Jumlah 25 100 Terdapat sebanyak 1 orang (4%) yang menjawab selalu, 7 orang (28%) yang menjawab sering, yang lebih tinggi jawaban responden sebanyak 14 orang (56%) yang menjawab kadang-kadang, 3 orang (12%) yang menjawab jarang, dan tidak ada yang menjawab tidak pernah (0%). Ini menunjukan besarnya peran komunikasi ini dalam proses menjalanan roda organisasi di sekolah tersebut. Hasil pengamatan peneliti pada komunikasi ini salah satunya 64 adalah terdapat guru atau ketua departemen yang meminta bantuan kepada staf administrasi tata usaha untuk membuat surat. Faktor yang mempengaruhi efektifnya proses komunikasi dan realisasii visi misi salah satunya adalah menghargai perbedaan pendapat dengan teman yang berbeda kedudukan. Untuk mengetahui sejauh mana para anggota organisasi dapat menghargai perbedaan pendapat, dapat dilihat pada tabel di bawah ini: Tabel 25. Dalam rapat, saya menghargai perbedaan pendapat orang lain. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 21 84 B Sering 2 8 C Kadang-kadang 2 8 D Jarang 0 0 E Tidak pernah 0 0 Jumlah 25 100 Dari data di atas tedapat jawaban responden yang cukup tinggi, yaitu pada jawaban selalu yang mencapai 21 orang (84%), 2 orang (8%) yang menjawab sering dan selalu, serta tidak ada yang menjawab jarang dan tidak pernah (0%). Dari hasil data tersebut dapat disimpulkan, cukup tingginya sikap saling menghargai perbedaan pendapat antara sesama anggota walaupun berbeda tingkat kedudukan. Tabel 26. Saya menemukan persamaan persepsi saat komunikasi dengan staf. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 0 0 B Sering 10 40 C Kadang-kadang 13 52 D Jarang 2 8 E Tidak pernah 0 0 Jumlah 25 100 65 Dari tabel di atas Saat melakukan komunikasi diagonal, para anggota organisasi cukup banyak yang menemukan persamaan pesepsi. Walapun tidak ada yang menjawab selalu (0%), tetapi cukup tinggi jawaban sering yang mencapai 10 orang (40%) dan kadang-kadang yang mencapai 13 orang (52%), hanya 2 orang (8%) yang menjawab jarang, serta tidak ada yang menjawab tidak pernah (0%). Data ini menunjukan cukup baik setiap pesan yang disampakan walaupun masih ada yang menjawab jarang, dan tingginya frukensi kadang-kadang ini dapat disebabkan karena bebeda tingkatan kewenangan, status pendidikan dan faktor umur. Tabel 27. Kepala sekolah dalam menyampaikan informasi umum, menggunakan media rapat. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 0 0 B Sering 6 24 C Kadang-kadang 11 44 D Jarang 7 28 E Tidak pernah 1 4 Jumlah 25 100 Bedasarkan persentase angket dari jawaban responden di atas, intensitas kepala sekolah menggunakan media rapat untuk menyampaikan informasi umum kepada bawahan masih kurang intensif, karena tidak ada yang menjawab selalu (0%), hanya 6 orang (24%) yang menjawab jarang dan 11 orang (44%) yang menjawab kadang-kadang, bahkan terdapat responden yang menjawaban jarang sebanyak 7 orang (28%), lebih banyak dari jawaban sering, serta masih ada 1 orang (4%) yang menjawab tidak pernah. Kurangnya kehadiran kepala sekolah berdampak pada intensitas rapat yang dilakukan pimpinan. Kurang intensif pelaksanaan media rapat, selain kurangnya kehadiran kepala sekolah di tempat, kepala sekolah pun lebih sering menggunakan media tertulis (pamflet/poster) dan meminta bantuan untuk mem back up tugasnya 66 baik secara lisan maupun tertulis yang diserahkan ke masing-masing pimpinan departemen (wakil kepala sekolah) sebagai pengambil kebijakan. Tabel 28. Saya melakukan komunikasi ke atas menggunakan media tertulis. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 0 0 B Sering 2 8 C Kadang-kadang 9 36 D Jarang 6 24 E Tidak pernah 8 32 Jumlah 25 100 Penggunaan media tertulis yang dilakukan responden untuk komunikasi ke atas menunjukkan persentase kurang baik, tidak ada (0%) yang menjawab selalu, 2 orang (8%) yang menjawab sering, 9 orang (36%) yang menjawab kadang-kadang, 6 orang (24%) yang menjawab jarang dan terdapat 8 orang (32%) yang menjawab tidak pernah melakukan media terulis untuk komunikasi keatas. Tingginya frekuensi tidak pernah dan jarang dibandingkan sering dan selalu menunjukkan lemahnya komunikasi dengan pimpinan dengan menggunakan media ini dan media ini digunakan oleh sebagian anggota saja, itu pun kadang-kadang. Tabel 29. Saya medapatkan informasi menyamping melalui media konferensi, No Alternatif Frekuensi % A Selalu 0 0 B Sering 4 16 C Kadang-kadang 10 40 D Jarang 8 32 E Tidak pernah 3 12 Jumlah 25 100 Dari tabel tesebut dapat diketahui intensitas penggunaan media konferensi sebagai alat untuk mendapatkan informasi menyamping masih belum intensif 67 digunakan. Data di atas menunjukkan, tidak ada yang menjawab selalu (0%), terdapat 4 orang (16%) yang menjawab sering, kadang-kadang sebagai alternatif jawaban paling tinggi, yaitu mencapai 10 orang (40%), pilihan jawaban terbanyak kedua terdapat pada alternatif jawaban jarang yang mencapai 8 orang (32%), dan 3 orang (12%) yang menjawab tidak pernah. Kurang konsisten dan belum intensifnya penggunaan media konferensi untuk mendapakan informasi disebabkan karena para anggota organisasi lebih sering mendapatkan onformasi melalui media pamflet/poster dan papan pengumuman. Seringnya tingkat penggunaan media papan pengumuman mengindikasikan cukup efektif informasi yang diterima oleh para anggota organisasi. Persentase indikasi ini dapat dilihat pada tabel di bawah ini: Tabel 30. Saya medapatkan informasi menyamping melalui papan pengumuman. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 3 12 B Sering 8 32 C Kadang-kadang 10 40 D Jarang 4 16 E Tidak pernah 0 0 Jumlah 25 100 Dalam tabel tersebut terdapat 3 orang (12%) yang menjawab selalu, 8 orang (32%) yang menjawab sering, 10 orang (40%) yang menjawab kadangkadang, 4 orang (16%) yang menjawab jarang, dan tidak ada yang menjawab tidak pernah. Data ini menunjukkan, para responden lebih sering mendapatkan informasi melalui papan pengumuman dan tingginya jawaban kadang-kadang, karena tidak semua anggota selalu ingin memperhatikan papan pengumuman. 68 Tabel 31. Saya menjadikan struktur organisasi sebagai strategi dalam komunikasi internal. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 6 24 B Sering 8 32 C Kadang-kadang 8 32 D Jarang 1 4 E Tidak pernah 2 8 Jumlah 25 100 Dari data tersebut bahwa sebanyak 6 orang (24%) yang menjawab selalu, 8 orang responden (32%) yang menjawab sering dan kadang-kadang, 1 orang (4%) yang menjawab jarang, 2 orang (8%) yang menjawab tidak penah. Anggota organisasi dalam mengunakan struktur sebagai strategi komunikasi formal menunjukkan masih belum sepenuhnya menjadikan struktur sebagai media komunikasi. Kecilnya ferekuensi selalu dan tingginya jawaban kadangkadang serta masih ada yang menjawab jarang dan tidak pernah, ini disebabkan karena tidak terdapat garis koordinasi yang terdapat dalam struktur organisasi. Walaupun tidak terdapat garis koordinasi dalam struktur organisasi, berdasarkan pemahaman peneliti, terdapat anggota organisasi yang melaksanakan komunikasi sesuai strukur, yaitu mengikuti garis komando. ini dapat di lihat pada tabel di bawah ini: Tabel 32. Saya malaksanakan komunikasi sesuai struktur organisasi. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 8 32 B Sering 8 32 C Kadang-kadang 7 28 D Jarang 0 0 69 E Tidak pernah 2 8 Jumlah 25 100 Dalam tabel di atas, 8 orang (32%) yang menjawab selalu dan sering, 7 orang (26%) yang menjawab kadang-kadang, 2 orang (8%) yang menjawab tidak pernah dan tidak ada yang menjawab jarang (0%). Dari tabel tersebut dapat disimpulkan bahwa tingkat penggunaan struktur organisasi sebagai arah komunikasi formal cukup baik walaupun dengan pemahaman sendiri atau dengan inisiatif yang dimiliki para anggota organisasi. Tabel 33. Kepala sekolah menyampaikan informasi umum sesuai struktur organsasi. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 3 12 B Sering 5 20 C Kadang-kadang 6 24 D Jarang 8 32 E Tidak pernah 3 12 Jumlah 25 100 Berdasarkan jawaban responden pada tabel di atas, terdapat 8 orang (32%) yang menjawab jarang, 6 orang (24%) yang menjawab sering, 5 orang (20%) yang menjawab sering, dan 3 orang (12%) yang menjawab selalu dan tidak pernah. Berdasarkan data tesebut, menunjukkan bahwa kepala sekolah dalam menyampaikan informasi umum tidak sepenuhnya sesuai dengan struktur organisasi, tinginya persentase jarang , karena kepala sekolah jarang terlihat di sekolah dan melakukan komunikasi dengan semua anggota organisasi. Tabel 34. Saya memberikan umpan balik saat melakukan komunikasi. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 3 12 B Sering 10 40 C Kadang-kadang 9 36 70 D Jarang 3 12 E Tidak pernah 0 0 Jumlah 25 100 Tabel di atas menggambarkan suatu komunikasi yang berjalan baik, ditentukan dengan 3 arang (12%) yang menjawab selalu, 10 orang (40%) yang menjawab sering, 9 orang (36%) yang menjawab kadang-kadang. 3 orang (12%) yang menjawab jarang, dan tidak ada yang menjawab tidak pernah (0%). Tingginya jawaban sering sebagai indikasi tingginya jalinan komunikasi antara sesama anggota organisasi dan biasanya yang diberikan umpan balik terjadi pada pesan tentang kebijakan organisasi dan membicarakan masalah yang dihadapi responden. Tabel 35. Saya mendapatkan gagasan baru saat terjadi umpan balik. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 0 0 B Sering 9 36 C Kadang-kadang 14 56 D Jarang 2 8 E Tidak pernah 0 0 Jumlah 25 100 Dari tabel di atas, dapat diketahui bahwa tidak ada responden (0%) yang menjawab selalu dan tidak pernah mendapatkan gagasan baru saat terjadi umpan balik, sering 9 orang (36%), kadang-kadang 14 orang (56%), jarang 2 orang (8%). Dari data tersebut dapat diketahui cukup banyak yang sering mendaptkan gagasan baru saat terjadi umpan balik, sedangkan banyaknya resonden yang menjawab kadang-kadang, menurut analisis penulis disebabkan karena faktor penyeleksian pesan dan atau ketidaktahuan reseiver pada pengetahuan apa yang dibicarakan, karena tidak semua anggota organisasi hadir setiap hari di sekolah sehingga setiap yang terjadi di lingkungan sekolah tidak mengetahuinya. 71 Tabel 36. Saya melakukan tindak lanjut pesan yang dianggap penting. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 13 52 B Sering 8 32 C Kadang-kadang 3 12 D Jarang 1 4 E Tidak pernah 0 0 Jumlah 25 100 Berdasarkan tabel di atas, dapat diketahui besarnya para guru yang melakukan tindak lanjut pesan yang dianggap penting. Sebanyak 13 orang (52%) yang menjawab selalu, dan sering 8 orang (32%), terdapat 3 orang (12%) yang menjawab kadang-kadang, 1 orang (4%) yang menjawab jarang, dan tidak ada yang menjawab tidak pernah (0%). Ini disebabkan terdapat beberapa guru yang memiliki kepentingan untuk menunjukkan eksistensi di dalam organisasi dan untuk memajukan organisasi. Tabel 37. Kepala sekolah melakukan evaluasi setelah program disampaikan dan direalisasikan. No Alternatif Frekuensi % A Selalu 0 0 B Sering 3 12 C Kadang-kadang 7 28 D Jarang 7 28 E Tidak pernah 8 32 Jumlah 25 100 Setelah program diasampakan dan direalisasikan oleh bawahan, kepala sekolah dalam melakukan evaluasi menunjukkan prsentase yang cukup kecil. Persentase jawaban atas evaluasi yang dilakukan kepala sekolah tidak ada yang menjawab selalu (0%), hanya 3 orang (12%) yang menjawab sering, 7 orang (28%) yang menjawab kadang-kadang dan jarang, persentase tertinggi 72 tertuju pada jawaban tidak pernah mencapai 8 orang (32%). Dari data ini dapat disimpulkan, kepala sekolah belum sepenuhnya menggunakan alat evaluasi untuk mengetahui efektivitas komunikasi yang disampaikan, baik dalam komunikasi mengambil suatu keputusan atau kebijakan organisasi. C. Interpretasi Data Berdasarkan hasil data yang diperoleh peneliti dari hasil wawancara dengan kepala sekolah dan penyebaran angket kepada sumber data kemudian dideskripsikan sehingga membentuk hasil data yang seutuhnya. Interpretasi data dari hasil penelitian melalui angket, wawancara dan observasi menunjukkan penetapan dan pelaksanaan strategi komunikasi organisasi pada masing-masing jaringan di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat sebagai berikut: 1. Strategi Komunikasi Vertikal (ke atas dan ke bawah) Berdasarkan sumber data hasil penelitian yang disimpulkan mengenai strategi komunikasi vertikal di sekolah tersebut belum terlaksana dengan baik, disebabkan karena semua bentuk kebijakan dapat diputuskan dan dikomunikasikan oleh wakil kepala sekolah (ketua bidang/departemen). Hasil angket ini berbeda dari hasil wawancara yang menunjukkan komunikasi organisasi antara atasan dengan bawahan berjalan dengan baik dan komunikasi di lakukan setiap hari antara pimpinan puncak sampai anggota paling bawah. Kurang intensifnya kehadiran berdampak pada pelaksanaan strategi Komunikasi vertikal, baik dalam penggunaan struktur atau media komunikasi vertikal (ke bawah) yang tepat dalam pengambilan kebijakan atau keputusan pimpinan secara langsung, dan menjadi hambatan bagi bawahan dalam melakukan komunikasi dengan pimpinan (ke atas), semua kebutuhan, saran dan keluhan tidak bisa langsung disampaikan kepada pimpinan pada waktu KBM, masih kurangnya penggunaan media 73 komunikasi ke atas disebabkan karena sulitnya mendapatkan umpan balik secara langsung dan cepat. 2. Strategi Komunikasi Horizontal Pelaksanaan strategi komunikasi horizontal di SMP Muhammadiyah 17 yang menujukkan persentase cukup baik dalam bentuk verbal, maupun non verbal. Frekuensi cukup baik ditentukan berdasarkan hasil angket dan dapat dibenarkan oleh kepala sekolah pada hasil wawancara, karena tidak semua anggota oganisasi ada di sekolah setiap hari. Berdasarkan analisa peneliti dari sumber data, tingginya intensitas komunikasi non formal dan sebagian kecil terjadi pada komunikasi formal antara sesama tingkat kedudukan serta rendahnya jalinan komunikasi formal menunjukkan masih kurang maksimalnya koordinasi dan kerjasama sesama anggota satu tingkat kedudukan. Peggunaan media komunikasi horizontal yang hanya bertumpu pada garis komando pada struktur dan media tertulis/pamflet sehingga sebagian besar umpan balik pada komunikasi formal dilakukan berbentuk tindakan dan jarang dilakukan umpan balik secara lisan, kecuali pada komunikasi non formal, lebih sering pemberian umpan balik secara langsung/lisan dan itu pun masih harus menyeleksi informasi yang pantas untuk diberikan umpan balik. 3. Strategi Komunikasi Diagonal Pada pelaksanaan strategi komunikasi diagonal di SMP Muhammadiyah 17 terlaksana dengan baik walaupun berbeda fungsi dan tingkat kedudukan. Dari perbedaan itu bukan halangan bagi anggota untuk melaksanakan komunikasi ini. Dari hasil angket dan wawancara serta obsevasi peneliti, pelaksanaan komunikasi ini cukup tinggi dan kepala sekolah pun mengungkapkan pelaksanaan komunikasi organisasi tidak hanya terjadi pada komunikasi vertikal dan horizontal saja, tetapi juga komunikasi diagonal. Komunikasi ini sangat membantu anggota organisasi yang memiliki tingkat lebih tinggi (guru) dalam melaksanakan tugasnya. Misalnya dalam pembuatan 74 surat atau bantuan lainya dan bagi anggota yang memiliki tingkat lebih rendah tidak merasa keberatan bahkan merasa dihargai, karena penting kehadiran dirinya pada posisi bawahan (staf Administrasi). Komunikasi diagonal lebih sering menggunakan media tatap muka dan secara struktural serta umpan balik dilakukan secara langsung. 4. Efektivitas Komunikasi Organisasi di SMP Muhammadiyah 17 Dari hasil penelitian wawancara maupun angket yang dilakukan peneliti tentang strategi komunikasi organisasi di SMP Muhammadiyah 17 baik komunikasi secara vertikal, horizontal maupun diagonal belum menunjukan efektivitas yang cukup baik pada pelaksanaan komunikasi organisasi, yang disebabkan karena kurangnya perhatian kepala sekolah terhadap komunikasi organisasi dan sumber daya yang ada. Kurangnya perhatian kepala sekolah berdampak pada lemahnya interaksi, koordinasi dan kerjasama formal antara anggota organisasi untuk mencapai tujuan, dan pelaksanaan komunikasi anggota lebih mengandalkan kedekatan dan kemampuan personal dalam menjalin kerjasama. BAB V PENUTUP A. Kesimpulan Dari uraian permasalahan yang penulis kemukakan pada BAB I, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa penetapan dan pelaksanaan strategi komunikasi organisasi (vertikal, horizontal, diagonal) yang terdapat di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat sebagai berikut: 1. Komunikasi vertikal yang terdapat di SMP Muhammadiyah 17 masih belum cukup baik, disebabkan karena kurangnya kehadiran kepala sekolah pada proses kegiatan belajar mengajar. 2. Komunikasi horizontal yang terdapat di SMP Muhammadiyah 17 sudah cukup baik. Tingginya interaksi antara sesama anggota setingkat dan masih lemahnya kerjasama organisasi menunjukkan interaksi yang dilakukan lebih kepada komunikasi non formal. 3. Komunikasi diagonal yang terdapat di SMP Muhammadiyah 17 terlaksana dengan baik, karena semua anggota organisasi yang berbeda tingkat kedudukan diberi kebebasan melakukan komunikasi, baik berbentuk formal maupun non formal. 4. Dari ke tiga komunikasi di atas membentuk sebuah pemahaman penulis yang menunjukkan bahwa penetapan strategi komunikasi orgaisasi belum sesuai struktur koordinasi, dan pelaksanaannya bersifat kebersamaan dan kebebasan komunikasi anggota organisasi. 75 76 B. Saran Berdasarkan kesimpulan yang telah dikemukakan di atas, maka penulis dapat memberikan saran-saran sebagai berikut: 1. Hendaknya kepala sekolah memperhatikan dan meningkatkan kehadirannya di sekolah pada proses kegiatan belajar mengajar, menetapkan strategi dan mengelola komunikasi organisasi untuk melakukan perbaikan. 2. Kepada para anggota organisasi yang memiliki tingkat dan kedudukan yang sama, hendaknya lebih meningkatkan komunikasi formal yang terarah dan melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan organisasi pada khususnya dan lembaga pada umumnya. 3. Kapada anggota organisasi yang berbeda tingkat kedudukan, hendaknya mempertahankan dan meningkatkan jalinan komunikasi serta kerjasama untuk membantu proses pencapaian tujuan organisasi dan untuk mendapatkan kepuasan personal. 4. Kepada kepala sekolah dan seluruh pelaku komunikasi organisasi agar strategi komunikasi organisasi terlaksana dengan baik, diperlukan adanya penetapan strategi komunikasi organisasi yang jelas dan terarah sesuai dengan kemampuan anggota dan kebutuhan organisasi. 5. Kepada kepala sekolah, hendaknya menetapkan secara jelas posisi komite sekolah pada struktur organisasi sesuai ketentuan yang berlaku, sebagai departemen penting untuk menampung dan mengendalikan kebutuhan masyarakat. DAFTAR PUSTAKA Allison, Michael dan Jude Kaye, Perencanaan Strategi Bagi Organisasi Nirlaba, Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, Edisi 1, 2004. Arikunto, Suharsimi, Manajemen Penelitian, Jakarta: PT. Rineka Cipta, edisi revisi, cet. 7, 2005. Chatab, Nevizond, Diagnostic Management: Metode Teruji Meningkatkan Keunggulan Organisasi, Jakarta: Serambi, 2007. David, Fred R, Strategic Management Manajemen Strategis Konsep, Jakarta: Salemba Empat, buku 1, edisi 10, 2006. Efendy, Onong Uchjana, Human Relations dan Public Relations, Bandung: Mandar Maju, 1993. Fajar, Marhaeni, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktik, Yogyakarta: Graha Ilmu, 2009. Hadeli, Metode Penelitian Kependidikan, Ciputat: Quantum Teaching, 2006. Handoko, T. Hani, Manajemen, Yogyakarta: BPFE, Edisi 2, 1984. Moekijat, Manajemen Tenaga Kerja dan hubungan Kerja, Bandung: Pionir Jaya, cet 3, 1991. Muhammad, Arni, Komunikas Organisasi, Jakarta: Bumi Aksara, 2009. Pace, R. Wayne dan Don F. Faules, Komunikasi Organisasi strategi meningkatkan kinerja perusahaan, Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, cet. 1, 1998. Pareek, Uday, Prilaku Organisasi: Pedoman ke arah pemahaman proses komunikasi antar pribadi dan motivasi kerja, Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo, 1994. Sudijono, Anas, Pengantar Statistik Pendidikan, Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada, 2006. Susanto, A. B, Manajemen Aktual: Topik-topik Aktual Manajemen dalam Riak Perubahan, Jakarta: PT. Grasindo, 1997. Umar, Husain, Desain Penelitian MSDM dan Prilaku Karyawan, Jakarta: PT. Raja Garfindo Persada, 2008. Warsanto, Etika komunikasi Kantor, Yogyakarta: Kanisius, 1987. Winardi, J, Manajemen Prilaku Organisasi, Jakarta: Kencana, edisi revisi, cet. 2, 2004. Wiryanto, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta: PT. Grasindo, 2004. Instrumen Pedoman Wawancara Nama Interviwee : Mahrudin, SE Jabatan : Kepala Sekolah SMP Mummadiyah 17 Rempoa Ciputat Hari/Tanggal : Senin, 24 Mei 2010 Waktu wawancara : Pukul 14.00-14.45 WIB. Tempat : Kantor Kepala Sekolah SMP Mummadiyah 17 Rempoa Ciputat Pertanyaan: 1. Bagaimana sejarah berdirinya SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat? 2. Apa visi, misi dan tujuan SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat? 3. Strategi seperti apa yang bapak terapkan dalam mengelola komunikasi vertikal, horizontal, maupun diagonal? 4. Seberapa sering komunikasi yang Bapak lakukan kepada para bawahan termasuk anggota terbawah (lini) dan berbentuk apa? 5. Setiap informasi yang menurut bapak penting, apakah bapak akan menyampaikan kepada bawahan secara langsung, dengan poster atau dengan bantuan orang lain? Alasannya! 6. Media komunikasi seperti apa yang Bapak gunakan dalam melakukan komunikasi organisasi? 7. Apakah setiap informasi yang masuk dari bawahan, semuanya bapak respon dan adanya umpan balik? 8. Umpan balik seperti apa yang diberikan reseiver setiap komunikasi yang bapak sampaikan? 9. Menurut bapak, apakah komunikasi internal di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat sudah berjalan sesuai dengan harapan bapak? 10. Apakah anggota organisasi lini dapat langsung berkomunikasi dengan staf yang memiliki fungsi dan kedudukan yang berbeda atau dengan bapak, baik memberikan solusi atau opini? 11. Apakah koordinasi antara seluruh stakeholder internal berjalan dengan baik? 12. Apakah bapak menerapkan strategi komunikasi verbal dan non verbal dalam komunikasi kepada bawahan? 13. Garis komunikasi organisasi apa saja yang terdapat di dalam struktur organisasi SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat? 14. Apakah seluruh anggota organisasi dalam melakukan komunikasi formal sudah sesuai dengan garis komunikasi yang terdapat di dalam struktur organisasi? 15. Apakah ada evaluasi program organisasi dari seluruh aspek komunikasi vertikal, horizontal dan diagonal? Dengan cara apa? Jawaban: 1. Sejarah berdirina SMP Muhammadiyah 17 Ciputat dapat dilihat pada buku sejarah sekolah atau arsip di bagian tata usaha sekolah. 2. Visi, misi dan tujuan dapat dilihat pada buku penghubung siswa dan arsip sekolah. visi misi dan tujuan sekolah tersebut tidak berubah selama beberapa tahun ini. 3. Strategi saya dalam mengelola komunikasi vertikal, horizontal maupun diagonal, saya menggunakan kemampuan kepemimpinan. Saya sebagai seorang pimpinan tertinggi di dalam organisasi, selalu melakukan pengelolaan berpegang pada jabatan yang saya pegang. 4. Saya melakukan komunikasi dengan bawahan setiap hari kepada anggota organisasi, baik itu komunikasi dengan wakil kepala sekolah atau dengan lini, komunikasi yang saya lakukan berbentuk pemberian pengarahan kepada wakil kepala sekolah (ketua bidang) dan meminta bantuan atau memberikan pengarahan kepada anggota paling bawah. 5. Semua informasi penting, saya selalu menyampaikannya kepada bawahan secara langsung baik lisan maupun tertulis atau dengan meminta bantuan wakil atau anggota lain, tetapi lebih sering saya memberikan informasi melalui poster atau pamflet. 6. Media komunikasi yang saya gunakan, semuanya saya gunakan, baik media elektronik, petemuan dan lainnya. Tetapi media yang lebih sering digunakan adalah pamflet atau poster. karena poster maupun pamflet mampu menarik anggota organisasi untuk membaca informasi tersebut yang ditempel di tempat-tempat strategis. Misalnya, di ruang guru dan ruang wakil kepala sekolah. 7. Setiap informasi yang masuk kepada saya, semuanya saya terima tetapi belum tentu saya respon dan saya berikan umpan balik. Semua tergantung dari informasi yang masuk, jika memang informasi itu penting dan sifatnya kebersamaan maka saya akan respon dan adanya umpan balik. Biasanya yang jarang saya respon dan tidak adanya umpan balik, terjadi pada informasi terkait acara yang tumpang tindih dan memerlukan dana cukup besar. Saya mempertimbangkan itu karena anggaran sekolah yang terbatas. 8. Umpan balik yang saya terima setiap komunikasi yang saya sampaikan dapat berupa respon verbal, non vebal dan tindakan. Bahkan terdapat beberapa anggota organisasi yang cekatan, tanpa saya instruksikan dia mengerjakannya dan pekerjaan itu bersifat positif. Seperti melakukan perbaikan pada gedung sekolah. 9. Komunikasi internal organisasi terlaksana sudah cukup baik dan berjalan sesuai instruksi pimpinan. Terkadang terjadi hambatan kepada beberapa anggota organisasi yang memang tidak semua selalu ada di sekolah setiap hari. Seperti komunikasi antara Guru Tetap Yayasan (GTY) dengan beberapa guru bantu atau guru honor. 10. Semua anggota organisasi yang terdapat di SMP Muhammadiyah 17 dapat melakukan komunikasi dengan siapapun termasuk dengan pimpinan.dan dalam bentuk apapun. Siapapun dalam memberikan solusi atau opini saya akan terima, seperti yang saya ucapkan sebelumnya. (poin 7) 11. Koordinasi antara seluruh stakeholder berjalan dengan cukup baik dan lancar sesuai kebutuhan. Anda juga selama berada di sekolah ini dapat melihat bagaimana koordinasi yang terjalin di sekolah ini. 12. Saya menerapkan semuanya, baik komunikasi verbal maupun non verbal karena komunikasi ini dapat membantu pemahaman penerima pada pesan yang saya sampaikan. 13. Semua garis komunikasi (vertikal, horizonatal, diagonal) ada di dalam organisasi sekolah ini, walaupun tidak secara nyata digambarkan dalam struktur tetapi pelaksanaannya menggunakan sistem departemen. 14. Karena di dalam struktur tidak terdapat garis komunikasi, maka para anggota organisasi melaksanakan komunikasi formal menggunakan sistem departemen. 15. Sebelum melakukan evaluasi biasanya saya melakukan monitoring kegiatan yang dilaksanakan walaupun memang kegiatan monitoring belum intensif, misalkan pada kegitan Ujuan Nasional (UN) dan saya melakukan evaluasi kegiatan setiap tahun satu sampai dua kali, kecuali para panitia pelaksana kegiatan, setiap selesai acara selalu ada evaluasi. Biasanya saya melakukan evaluasi program yang saya komunikasikan sebelumnya berada di luar sekolah bersama-sama dengan anggota organisasi. Jakarta, 24 Mei 2010 Interviewer Interviewee Rahmat Hidayat Mahrudin, SE ANGKET STRATEGI KOMUNIKASI ORGANISASI A. Keterangan 1. Angket ini dibuat hanya untuk keperluan karya ilmiah semata. 2. Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan memilih salah satu dan memberi tanda silang (X) pada jawaban yang sesuai dengan perasaan dan pengalaman Bapak/Ibu anggota organisasi sekolah. Alternatif jawaban: Selalu, Sering, Kadang-kadang atau Tidak Pernah. 3. Terima kasih atas partisipasi Bapak/Ibu sebagai anggota organisasi sekolah. B. Pernyataan-Pernyataan. 1. Kepala sekolah melakukan komunikasi kepada bawahannya dengan intensif. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 2. Kepala sekolah menginstruksikan tugas secara langsung kepada yang bersangkutan. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 3. Kepala sekolah melakukan monitoring saat pelaksanaan program. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 4. Kepala sekolah melakukan komunikasi ke bawah jika terdapat perubahan kebijakan. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 5. Kepala sekolah menyampaikan informasi kepada bawahannya jelas dan mudah dipahami. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 6. Kepala sekolah dalam mengambil keputusan melakukan musyawarah. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 7. Saya mengkomunikasikan masalah pekerjaan yang belum dipecahkan dengan atasan. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 8. Saya suka memberikan opini/solusi kepada atasan untuk kemajuan organisasi. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 9. Saya melaporkan hasil tugas, langsung menghadap kepala sekolah. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 10. Saya memperhatikan intonasi dan gerak tubuh dalam berberbicara. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 11. Saya melakukan komunikasi dengan sesama guru. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 12. Saya memperoleh informasi setiap komunikasi dengan sesama guru. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah d. Jarang e. Tidak Pernah 13. Saya menyeleksi setiap pesan yang masuk. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang 14. Saya melihat koordinasi terjalin antara pimpinan/anggota departemen. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 15. Saya melihat kerja sama terjalin antar departemen dalam organisasi. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 16. Saya suka melakukan komunikasi dengan teman yang berbeda tingkat kedudukannya. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 17. Saya suka meminta bantuan pekerjaan dengan teman yang berbeda tingkat kedudukan. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 18. Dalam rapat, saya menghargai perbedaan pendapat orang lain. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 19. Saya menemukan persamaan persepsi saat komunikasi dengan staf. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 20. Kepala sekolah dalam menyampaikan informasi umum, menggunakan media rapat. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 21. Saya melakukan komunikasi ke atas menggunakan media tertulis. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 22. Saya medapatkan informasi menyamping melalui media konferensi, a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 23. Saya medapatkan informasi menyamping melalui papan pengumuman. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 24. Saya menjadikan struktur organisasi sebagai strategi dalam komunikasi internal. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 25. Saya malaksanakan komunikasi sesuai struktur organisasi. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 26. Kepala sekolah menyampaikan informasi umum sesuai struktur organsasi. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 27. Saya memberikan umpan balik saat melakukan komunikasi. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 28. Saya mendapatkan gagasan baru saat terjadi umpan balik. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 29. Saya melakukan tindak lanjut pesan yang dianggap penting. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah 30. Kepala sekolah melakukan evaluasi setelah program disampaikan dan direalisasikan. a. Selalu b. Sering c. Kadang-kadang d. Jarang e. Tidak Pernah Data pimpinan, wakil dan staf/Pegawai di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat No Nama Jabatan 1 Drs. H. masir Dikdasmen/Komite 2 Mahrudin, S.E. Kepala Sekolah 3 Drs. Sayuti Sutrisna PKS Bid. Kurikulum 4 Drs. Sobari PKS Bid. Kesiswaan 5 Drs. H. Ahmad Mulyadi PKS Bid. Ismuba 6 Aslih Rosi Kepala Tata Usaha 7 H. M. Musa Noor Sarana-Prasarana 8 Rosmaida Tumanggor Bendahara 9 Moch Fachri Farid Administrasi 10 Yulia Yasin Piket 11 Saikin Kebersihan 12 Nur Edi Kebersihan 13 Rusli Saman Keamanan Data Guru-guru di SMP Muhammadiyah 17 Rempoa Ciputat No. Nama Bid. Study Keterangan 1 Drs. Sayuti Sutrisna IPS Honor/GTY 2 Drs. H. Ahmad Mulyadi IPS Honor/GTY 3 Amir Mahmud, S.Pd. PPKN Honor/GTY 4 Hj. Ina Sunarsih, S.Pd. B. Indonesia DPK 5 Hj. Latifah, S.Pd. Pend. Agama DPK 6 Kamaludin Rais Komputer Honor 7 Diana Dewi, S.Pd. B. inggris DPK 8 Drs. Bustomi B. Arab Honor/PNS 9 Didah Nuriyatin, S.Pd B. Inggris Honor 10 Nurdin Abdullah, BA. IPA Honor 11 Tatang Setiawan, S.Pd. Matematika Honor 12 H. Adam Suyatmo, S.T. IPA Honor 13 Noor Mu’zizah s.Pd. Conversation Honor 14 Rosmawati T, S.Pd. B. Indonesia Honor/PNS 15 Nurida Sihotang, S.Pd. Pend. Agama Honor 16 Syarifah S.Pd. B. Inggris Honor/PNS 17 Sohril Penjas Honor/PNS 18 Dra. Nur Syafa’ah B. Indonesia Honor/PNS 19 Hamdi Ramawi, S.Pd Matematika Honor 20 Maryadi, S.E. KKM Honor 21 Amran Syahid IPA Honor/PNS 22 Sholihin Kertakes Honor 23 Edy Setiawan IPS Honor 24 Elfardas Penjas Honor 25 H. M. Musa Noor Qiroati Honor
