Dinoel Maniz - Simponi MDP

B ertemuan 8
Surat, Memo, dan E-Mail
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
1 of 47
B agian I
Penulisan Permintaan
Pesan-pesan Rutin dan
Positif
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
2 of 47
Pesan Rutin
• Beberapa Hal yang Harus Diperhatikan dalam
Menulis Permintaan Rutin dan Pesan Positif
– Nyatakan permintaan atau gagasan
• Apabila anda meminta sesuatu nyatakan apa yang
anda inginkan dalam kalimat pertama atau kedua
dan penjelasan diletakkan sesudahnya.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
3 of 47
Pesan Rutin
• Beberapa Hal yang Harus Diperhatikan dalam
Menulis Permintaan Rutin dan Pesan Positif
– Berikan rincian yang perlu
• Gunakan bagian tengah dari teks anda untuk menjelaskan
permintaan semula disamping menunjukkan manfaat yang
akan dinikmatinya jika mengabulkan permintaan itu.
– Tutup dengan permintaan yang tulus untuk
melakukan tindakan spesifik.
• Tutup permintaan anda dengan dua elemen penting: (1)
permintaan akan jawaban yang spesifik (lengkap dengan
batas waktu jika berlaku) dan (2) nyatakan penghargaan dan
niat baik. Bantu penerima surat anda dengan menyertakan
nomor telepon, jam kantor, dan informasi kontak lainnya.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
4 of 47
Pesan Rutin
• Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melakukan
pesanan rutin
– Sediakan uraian umum dari pesanan dalam pembukaan yaitu
mengikuti format yang sama seperti yang anda kerjakan pada
pesanan kosong.
– Sertakan semua spesifikasi pesanan dalam badan surat seperti
jumlah, harga (termasuk diskon), ukuran, nomor katalog/produk,
keterangan produk, instruksi pengiriman, pengaturan
pembayaran (metoda, waktu, deposit) dan total biaya untuk:
• Memberitahukan bagaimana dan kemana mengirimkan barang
pesanan (kadang-kadang alamat penagihan dan pengiriman
berbeda). Gunakan format yang menyajikan informasi dengan jelas
dan mempermudah penjumlahan total.
• Memeriksa ulang kelengkapan pesanan anda dan total biaya yang
sesuai.
– Nyatakan kapan anda mengharapkan pengiriman dan tentukan
batas waktu dalam penutup pemesanan anda.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
5 of 47
Pesan Rutin
• Menerima pesanan dari pelanggan
– Dalam pembukaan nyatakan penghargaan atas pesanan dan
sambut pelanggan baru, yaitu dengan cara:
• menguraikan barang yang dipesan secara umum
• memberitahukan dalam kalimat pertama bahwa anda sedang
memenuhi permintaan pembaca.
– Dalam badan surat, sebutkan semua rincian yang penting
mengenai pesanan, yaitu:
• Informasikan produk tersebut
• Rincian pengiriman, termasuk perkiraan waktu tiba
• Tagihan (ongkos kirim, asuransi, biaya tambahan untuk kredit atau
diskon karena cepat membayar)
• Informasi mengenai produk terkait dan aplikasi kredit bila berlaku
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
6 of 47
Pesan Rutin
• Menerima pesanan klaim dan penyesuaian
– Menjelaskan masalah yang dihadapi secara
rinci, misalnya produk yang dibeli cacat/rusak.
– Lampirkan informasi pendukung, seperti
faktur pembelian, kwitansi, kartu garansi dan
lain-lain.
– Mintalah tindakan yang spesifik, misalnya
pergantian atau perbaikan.
– Nada surat tidak marah, emosional,
mengancam ataupun menyindir.
– Surat harus sopan dan adil.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
7 of 47
Pesan Rutin
• Tanggapan positif atas klaim dan tuntutan
penyesuaian dari pelanggan
– Apabila perusahaan yang salah:
• Jangan melakukan penyelesaian yang tidak ramah, karena
akan meningkatkan rasa tidak puas pelanggan. Sebaiknya
perusahaan menanggapi secara positif dengan niat untuk
membantu memecahkan masalah.
• Hindari alasan yang mengada-ada seperti mengatakan,
“Tidak ada orang yang sempurna.” atau “Kesalahan adalah
hal yang biasa terjadi.”
• Jangan memberikan janji misalnya, “Masalah ini pasti tidak
akan terjadi lagi.” atau “Produk ini bisa tahan sampai sepuluh
tahun.”
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
8 of 47
Pesan Rutin
• Tanggapan positif atas klaim dan tuntutan
penyesuaian dari pelanggan
– Apabila pelanggan yang salah:
• Perusahaan tetap harus memenuhi klaim yang
tidak beralasan tersebut dengan memberitahu
pelanggan bahwa produk tersebut telah salah
penanganannya.
• Dalam menanggapi pelanggan gunakan kata-kata
yang sopan dan positif, karena untuk keberhasilan
bisnis di masa depan. Jadi, bantulah pelanggan
sebisa mungkin.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
9 of 47
Pesan Rutin
• Tanggapan positif atas klaim dan tuntutan
penyesuaian dari pelanggan
– Apabila pihak ketiga yang salah:
• Penuhi klaim pelanggan dengan surat keterangan yang
standar, tidak perlu penjelasan tambahan.
• Penuhi klaim tetapi jelaskan apa yang salah.
• Tidak melakukan tindakan pada klaim dan menyarankan
pelanggan menuntut perusahaan yang memberikan barang
cacat atau rusak.
– Ketiga pilihan tersebut sangat bergantung kepada
kebijakan perusahaan, dengan mempertimbangkan
hubungan bisnis kedepan dan tingkat pelayanan yang
dapat diberikan.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
10 of 47
Pesan Positif
• Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif
– Pendekatan langsung (direct approach) sering
disebut dengan istilah pendekatan deduktif.
• Ide pokok muncul paling awal atau kesimpulan kemudian
diikuti dengan alasan atau bukti-bukti pendukungnya.
– Contohnya, dalam menyusun surat undangan, surat pesanan /
order barang atau jasa dan reservasi,.
• Surat pesanan paling tidak sudah memenuhi tiga komponen
penting dalam pendekatan langsung yaitu:
– Ide pokok, penjelasan rinci, dan penutup.
– Hal ini menunjukkan bahwa pembaca pada umumnya hanya
tertarik yang anda perlu katakan atau sasaran anda karena dari
hal tersebut dapat menimbulkan kesan baik atau positif.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
11 of 47
Pesan Positif
•
Langkah-langkah menyusun pesan positif
– Mulai dengan gagasan utama.
• Cobalah membuat pembukaan secara jelas dan ringkas, nada yang tulus,
semangat dan berorientasi pada penerima, juga hindari pernyataan yang
basi dan jelas seperti, “Saya senang untuk…” atau, “Kami telah
menerima…”
– Sediakan perincian dan penjelasan yang perlu.
• Apabila pesan rutin harus menyampaikan informasi yang agak
mengecewakan satukan informasi negatif ke dalam kontek positif. Misalnya
toko baju sweater sudah tidak menjual lagi produk bermerk Nicegirl akan
tetapi diganti menjadi merk Hello dengan kualitas yang tidak kalah dengan
merk terdahulu yang menyediakan ukuran dan warna yang lebih bervariasi
dengan model yang up to date.
– Akhiri dengan penutupan yang tulus.
• Pesan akan dikatakan sukses bila penerima merasa bahwa audiens anda
memperoleh kesa-kesan yang menyenangkan atau menerima pesan-pesan
yang disampaikan.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
12 of 47
Pesan-pesan Good News & Good Will
• Pengertian
– Pesan good news dan good will adalah
pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan
positif dan menyenangkan kepada pihak lain.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
13 of 47
Pesan-pesan Good News & Good Will
• Beberapa Contoh
– Good News tentang pekerjaan
• Finansial
–
–
–
–
–
Kenaikan gaji
Bonus lembur kerja
Insentif
THR
Asuransi jiwa dan kesehatan
• Nonfinansial
– Promosi jabatan
– Tanda penghargaan
– Fasilitas kendaraan dan perumahan
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
14 of 47
Pesan-pesan Good News & Good Will
• Beberapa Contoh
– Good News tentang produk
• Pemberian diskon
• Buy 3 get 1 free
• Membeli produk dalam jumlah tertentu
memperoleh hadiah langsung tanpa diundi
• Produk rusak uang kembali
• Layanan garansi
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
15 of 47
Pesan-pesan Good News & Good Will
• Beberapa Contoh
– Pesan-pesan Goodwill
• Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat
mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis.
– Menuliskan memo kepada karyawan untuk
membangkitkan motivasi, kedisiplinan dan prestasi
karyawan.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
16 of 47
B agian II
Penulisan Bad News
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
17 of 47
Bad News
• Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan
Bad News
– Terdapat tiga sasaran utama ketika
menyampaikan berita buruk;
• (1) menyampaikan berita buruk,
• (2) memperoleh penerimaan mengenai berita
buruk,
• (3) mempertahankan niat baik sejauh mungkin
dengan penerima.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
18 of 47
Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan
Bad News
•Menciptakan Audience-Centered Tone
– Membantu penerima memahami bahwa berita buruk anda
mewakili keputusan perusahaan
– Membantu penerima memahami bahwa, dengan keadaan
tertentu, keputusan anda adil dan beralasan
– Membantu penerima tetap bersikap baik terhadap bisnis anda
dan mengendalikan ego penerima.
– Oleh karena itu dalam menyampaikan pesan berita buruk anda
harus berusaha melakukan hal-hal berikut ini:
• Menekankan pada sasaran penerima dan bukan sasaran anda
sendiri
• Mencari sisi terbaik dalam diri penerima
• Menggunakan ungkapan positif bukan yang negatif
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
19 of 47
Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan
Bad News
•Memilih Pendekatan Organisasional (Pendekatan
Tidak Langsung)
Pembuka
Alasan
Bad News
Penutup
Pernyataan Netral
Penjelasan yang Logis
nyatakan bed news
Positif, bersahabat, dan
menyenangkan
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
20 of 47
Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan
Bad News
•Memilih Pendekatan Organisasional
– Pendekatan Tidak Langsung
• Gunakan penyangga atau kalimat pembuka
– Penyangga adalah kalimat pembuka yang netral untuk
berita buruk, bersifat memberikan apresiasi,
penghargaan dan hal-hal positif lainnya. Penyangga
digunakan dalam menyampaikan berita buruk secara
tidak langsung. Misalnya: “Kami menghargai upayaupaya anda selama ini…”
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
21 of 47
Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan
Bad News
•Memilih Pendekatan Organisasional
– Pendekatan Tidak Langsung
• Kemukakan alasan
– Dalam memberikan alasan, bersikaplah bijaksana
dengan menonjolkan bagaimana keputusan akan
menguntungkan penerima (bukan menfokuskan pada
mengapa keputusan itu baik bagi anda dan perusahaan).
– Misalnya, jika menolak permintaan kredit, tunjukkan
bahwa keputusan anda akan menghindarkannya dari
hutang yang terlalu banyak.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
22 of 47
Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan
Bad News
•Memilih Pendekatan Organisasional
– Pendekatan Tidak Langsung
• Bad News
– Pertama, tidak menekankan berita buruk:
» Meminimalkan ruang dan waktu yang dikhususkan untuk itu
» Jadikan dalam anak kalimat dari kalimat majemuk
» Sisipkan berita buruk ditengah paragraf atau gunakan ekspresi
dalam tanda kurung.
– Kedua, gunakan pernyataan yang berbentuk pengandaian (bila atau
kalau) untuk mengatakan bahwa penerima sebenarnya dapat
menerima, atau mungkin suatu hari akan menerima jawaban yang
menyenangkan.
– Ketiga, beritahu penerima apa yang telah anda lakukan, yang dapat
anda lakukan, atau akan anda lakukan daripada apa yang tidak akan
anda lakukan, yang tidak dapat anda lakukan atau tidak akan anda
lakukan.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
23 of 47
Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan
Bad News
•Memilih Pendekatan Organisasional
– Pendekatan Tidak Langsung
• Penutup
– Penutup yang positif dapat membangkitakan semangat
dan pesan akan nampak lebih positif
» Membina niat baik
» Menawarkan saran tindakan
» Memberi pandangan ke masa depan
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
24 of 47
Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan
Bad News
• Memilih Pendekatan Organisasional
– Pendekatan Langsung
• Diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya
diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan
diakhiri dengan penutup yang bersahabat.
• Alasan menggunakan pendekatan langsung
– Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke point yang
dituju
– Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si
penerima pesan
– Pesan disampaikan secara empati
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
25 of 47
Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan
Bad News
•Memilih Pendekatan Organisasional (Pendekatan
Tidak Langsung)
Bad News
Alasan
Penutup
Pernyataan Bad News
Jelaskan alasan bad
news
positif dan bersahabat
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
26 of 47
B agian III
Penulisan Pesan-pesan
Persuasif
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
27 of 47
Merencanakan Pesan Persuasif
• Pengertian
– Persuasi adalah suatu proses mengubah
sikap orang atau proses mempengaruhi
tidakan/perilaku mereka.
– Persuasi yang efektif adalah kemampuan
untuk menyajikan pesan dengan cara yang
membuat pembaca atau pendengar merasa
mempunyai pilihan dan mengarahkan mereka
untuk memilih setuju.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
28 of 47
Merencanakan Pesan Persuasif
• Perencanaan Pesan-pesan Persuasif
– Menentukan tujuan pesan persuasif harus jelas, yaitu bagaimana
meyakinkan pihak penerima atas apa yang kita sampaikan.
• Analisis Audiens
– Pesan persuasif yang baik berkaitan erat dengan keinginan dan minat
penerima. Pertanyaan yang harus diajukan sebelum menulis pesan
persuasif:
•
•
•
•
•
•
•
Dinnul Alfian Akbar
Siapa penerima pesan?
Apa yang ingin mereka lakukan?
Bagaimana kemungkinan mereka menolak
Posisi alternartif apa yang harus saya pelajari?
Bagaimana kredibilitas saya mempengaruhi pesan?
Apa yang dianggap paling penting oleh pengambil keputusan?
Bagaimana mungkin kebudayaan organisasi mempengaruhi strategi saya?
Komunikasi Bisnis
29 of 47
Merencanakan Pesan Persuasif
• Pertimbangan dalam Menyusun Pesan Persuasif
– Mempertimbangkan perbedaan budaya
• Pemahaman dan respek seseorang terhadap perbedaan
budaya tidak hanya akan membantu memuaskan kebutuhan
penerima pesan tapi juga akan membantu mereka
menghormati anda.
– Memilih pendekatan organisasional
• Pendekatan tak langsung: jika penerima bereaksi tidak
menguntungkan terhadap pesan yang disampaikan
• Pendekatan langsung: jika pesan panjang dan rumit; atau
jika pembaca lebih menyukai keterusterangan.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
30 of 47
Mengembangkan Pesan Persuasif
• Menetapkan Kredibilitas
– Kredibilitas merupakan kemampuan untuk dipercaya karena
anda dapat diandalkan dan percaya diri.
– Salah satu cara terbaik untuk memperoleh kredibilitas adalah
mendukung pesan anda dengan fakta, misalnya dengan:
kesaksian, dokumen, garansi, statistik, hasil riset, dan lain-lain.
– Cara lain untuk memperoleh kredibilitas termasuk:
•
•
•
•
•
•
•
Dinnul Alfian Akbar
menjadi seorang ahli
Bersikap antusias
Bersikap objektif
Bersikap jujur
Bersikap dapat dipercaya
Mempunyai niat baik
Menetapkan pijakan yang sama
Komunikasi Bisnis
31 of 47
Mengembangkan Pesan Persuasif
• Kerangka Argumentasi
– Attention
• Meyakinkan penerima sejak awal bahwa anda mempunyai
sesuatu yang bermanfaat atau menarik untuk dikatakan.
Awali setiap pesan persuasif anda dengan pernyataan yang
menyita perhatian yang:
–
–
–
–
Disesuaikan dengan orangnya
Berorientasi pada penerima
Langsung
Relevan
– Menarik
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
32 of 47
Mengembangkan Pesan Persuasif
• Kerangka Argumentasi
– Interest
• Menjelaskan hubungan pesan dengan penerima. Dalam
bagian minat ini meliputi:
– Lanjutkan tema pembuka dengan lebih rinci.
– Kaitkan manfaat secara spesifik pada kalimat-kalimat yang
merenggut perhatian.
– Desire
• Membuat penerima ingin berubah dengan menjelaskan
bagaimana perubahan akan menguntungkan mereka.
• Dalam bagian keinginan ini, meliputi:
– Berikan bukti pendukung pernyataan anda
– Tarik perhatian pada lampiran
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
33 of 47
Mengembangkan Pesan Persuasif
• Kerangka Argumentasi
– Action
• Menyarankan tindakan yang anda inginkan untuk
diambil penerima. Dalam bagian ini dapat diakhiri
dengan:
– Saran langkah spesifik yang dapat diambil penerima
– Ulangi pernyataan manfaat bagi penerima bila bertindak
seperti yang anda inginkan
– Buat tindakan semudah mungkin
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
34 of 47
Mengembangkan Pesan Persuasif
• Memilih Daya Pemikat
– Daya tarik emosiaonal dan logis diperlukan untuk
menulis pesan persuasif yang berhasil. Menemukan
keseimbangan yang tepat antara kedua jenis
imbauan tersebut tergantung pada 4 faktor, yaitu:
•
•
•
•
Dinnul Alfian Akbar
Tindakan yang ingin dicapai
Harapan pembaca
Tingkat penolakan yang harus diatasi
Sejauh mana anda merasa mendapat mandat untuk menjual
atau menyampaikan sudut pandang anda.
Komunikasi Bisnis
35 of 47
Mengembangkan Pesan Persuasif
• Memilih Daya Pikat
– Pemikat Emosional
• Untuk membujuk penerima anda dapat menyentuh
emosi manusia dengan mendasarkan argumen
anda pada kebutuhan atau simpati penerima,
asalkan imbauan emosional anda halus.
• Menggunakan kata-kata seperti: sukses, prestise,
catatan kredit, penghematan, gratis, nilai dan
kenyamanan; menempatkan penerima dalam
kerangka pikiran tertentu dan membantu mereka
menerima pesan anda juga.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
36 of 47
Mengembangkan Pesan Persuasif
• Memilih Daya Pemikat
– Pemikat Logika
• Pesan persuasif dapat disampaikan dengan menggunakan
logika dalam penyampaian pesan, antara lain:
– Nyatakan penyataan anda dengan jelas
– Dukung pernyataan anda dengan alasan yang jelas
– Bila penerima sudah menerima alasan anda, maka anda dapat
melanjutkan dengan simpulan.
– Bila penerima belum menerima alasan, anda harus mendukung
alasan ini dengan pernyataan lain yang jelas, dan seterusnya
sampai anda mencapai persamaan yang mendasar
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
37 of 47
Mengembangkan Pesan Persuasif
• Memilih Daya Pemikat
– Pemikat Logika
• Daya pikat logika memerlukan alasan manusia.
Imbauan ini dapat menggunakan:
– Analogi. Yaitu memberi alasan dari bukti spesifik untuk
bukti spesifik
– Induksi. Yaitu alasan dari bukti spesifik kepada simpulan
umum
– Deduksi. Adalah alasan dari generalisasi kepada
simpulan yang spesifik.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
38 of 47
Mengembangkan Pesan Persuasif
• Pertimbangan etika
– Untuk mempertahankan etika tertinggi
cobalah membujuk tanpa memanipulasi.
• Arti positif dari membujuk adalah mempengaruhi
penerima dengan memberikan informasi kepada
mereka untuk memilih.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
39 of 47
Menulis Pesan Persuasif
• Jenis-jenis Permintaan Persuasif
– Permintaan Persuasif untuk Tindakan
• Melakukan suatu tindakan atau penyesuaian
dalam mempertahankan permintaan anda tetap
dalam batas.
• Gunakanlah perencanaan organisasional AIDA.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
40 of 47
Menulis Pesan Persuasif
• Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk
Penyesuaian
– Disebut juga surat keluhan; sasarannya adalah
membujuk seseorang untuk melakukan penyesuaian
bagi kepentingan anda atau perusahaan anda.
– Buat klaim persuasif anda:
• Lengkap dan spesifik
• Bernada percaya diri dan positif
– Klaim seperti ini dapat terjadi dalam hubungan antara
perusahaan dengan pemasok. Kadang-kadang bisa
terjadi barang yang dipesan tidak sesuai dengan
spesifikasi yang diminta, baik volume, jenis, kualitas
ataupun karakteristik yang lain.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
41 of 47
Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan
Permohonan Dana
• Perbedaan antara pesan penjualan dan
pesan pengumpulan dana:
– Pesan penjualan biasanya dikirim oleh
organisasi yang mencari laba untuk
membujuk pembaca membelanjakan uangnya
bagi produk mereka sendiri
– Pesan pengumpulan dana biasanya
dikirimkan oleh organisasi nirlaba yang
membujuk pembaca untuk menyumbangkan
uang atau waktu kepada orang lain.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
42 of 47
Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan
Permohonan Dana
• Perencanaan Pesan-pesan Penjualan
– Ketika merencanakan pesan penjualan, hal
yang paling dasar yang harus dilakukan
adalah:
• Kenali produk anda
• Kenali penerima pesan anda
• Kenali sasaran penjualan
• Memutuskan tipe penjualan
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
43 of 47
Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan
Permohonan Dana
• Mengorganisasikan dan menyusun pesan penjualan
– Menarik perhatian
• Cara untuk menyiapkan surat penawaran supaya menarik
perhatian, antara lain:
–
–
–
–
Berita yang benar
Imbauan pribadi pada emosi dan nilai-nilai pembaca
Sifat yang paling menarik plus berkaitan dengan manfaat
Angka yang mencengangkan
– Membangun minat
• Dalam pesan untuk membangkitkan minat, anda menonjolkan sifat
utama dari produk. Untuk menetapkan sifat sentral dari produk yang
dijual, tanyakan pada diri sendiri:
– Apa yang ditawarkan pesaing?
– Apa yang khusus dari produk saya?
– Apa yang sebenarnya dicari oleh pembeli potensial?
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
44 of 47
Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan
Permohonan Dana
• Mengorganisasikan dan menyusun pesan
penjualan
– Meningkatkan Hasrat
• Untuk meningkatkan keinginan, surat terbaik
adalah surat pendek. Surat itu menyertakan
rincian yang cukup untuk membangkitkan minat
pembaca.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
45 of 47
Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan
Permohonan Dana
• Mengorganisasikan dan menyusun pesan
penjualan
– Memotivasi Tindakan
• Usahakan mendorong pembaca untuk mengambil tindakan
sesegera mungkin.
• Tujuan surat penawaran adalah membuat pembaca
melakukan sesuatu. Banyak produk konsumen yang dijual
lewat pos hanya meminta pembaca yang memberikan tanda
untuk pemesanan – dengan kata lain, meminta keputusan
segera untuk membeli.
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
46 of 47
Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan
Permohonan Dana
• Merencanakan Pesan Pengumpulan Dana
– Empat Hal yang Harus diperhatikan
• Anda harus mampu menjelaskan kebutuhan
secara spesifik
• Tunjukkan kepada pembaca betapa pentingnya
donasi yang anda sumbangkan kepada pihak lain
• Kemukakan secara jelas berapa jumlah donasi
yang dibutuhkan
• Jelaskan manfaat kegunaan donasi yang telah
diberikan pembaca
Dinnul Alfian Akbar
Komunikasi Bisnis
47 of 47