TM-14_Monitoring Proyek
advertisement
Monitoring Proyek Struktur Organisasi 1. Organisasi Fungsional 2. Organisasi Projectized 3. Organisasi Matriks Organisasi Fungsional anggota staf di kelompokkan berdasarkan spesialisasi atau fungsinya Organisasi Projectized Staf disusun berdasarkan adanya sebuah proyek Organisasi Matriks Weak matrix, mengelola beberapa dari karakteristik organisasi fungsional dan peran PM sebagai koordinator atau yang membelanjakan untuk proyek Balanced matrix, mengenal tentang kebutuhan PM, tetapi tidak ada wewenang penuh di seluruh proyek dan pembiayaan proyek Strong matrix, memiliki beberapa karakteristik dari organisasi projectized dan PM punya waktu tak terbatas dengan banyak wewenang dan staf administrasi proyek yang full-time Organisasi Weak Matrix (Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek) Organisasi Balanced Matrix (Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek) Organisasi Strong Matrix (Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek) Struktur Organisasi mempengaruhi proyek Tipe Organisasi Karakteristik Proyek Matrik Fungsional Weak matrix Balance Matrix Strong Matrix Projectized Wewenang Manajer Proyek Kecil atau Tidak ada Terbatas Sedikit s/d Moderat Moderat s/d Besar Besar s/d Hampir total Persentase personel yang ditunjuk organisasi untuk berkerja dalam proyek secara full-time Senyatanya tidak ada 0-25% 15-60% 50-95% 85-100% Peran Manajer Proyek Paruh waktu Paruh waktu Full-time Full-time Full-time Koordinator Proyek/Project Leader Koordinator Proyek/Project Leader Manajer Proyek/Project officer Paruh waktu Paruh waktu Paruh waktu Nama yang sesuai dengan Peran Manajer Proyek Staff Administrasi Manajemen Proyek Manajer Manajer Proyek/Manajer Proyek/Manajer Program Program Full-time Full-time Diskusi Sebutkan struktur organisasi yang diterapkan pada kasus-kasus berikut Fungsional Matriks Projectized Case 1 We’re looking for someone who can work with our development manager to deliver our products on time. We have a good programming team; they just need a little encouragement to meet their deadlines. You’ll be expected to keep really good status meeting notes. If you run into any trouble with the team, just kick it back to the Development Manager, and she’ll address the problem Fungsional Case 2 We need someone who can manage the whole effort, start to finish. You’ll need to work with the client to establish goals, choose the team, estimate time and cost, manage and track all of your decisions, and make sure you keep everybody in the loop on what’s going on. We expect the project to last six months Projectized Case 3 We have a project coming up that’s needed by our customer service team. The project is a real technical challenge for us, so we’ve assembled a team of topnotch programmers to come up with a good solution. We need a project manager to work with the programming manager on this one. You would be responsible for the schedule, the budget, and managing the deliverables. The programming manager would have the personnel responsibilities Matriks Case 4 Most of the work you’ll be doing is contract work. You’ll put together three different teams of software engineers, and you’ll need to make sure that they build everything our customer needs. And don’t forget: you’ve got to stay within budget, and it’s got to be done on time! It’s a big job, and it’s your neck on the line if things go wrong. Can you handle that? Projectized Project Management Office (PMO) Dalam struktur organisasi (fungsional, matrik, projectized), PMO seharusnya berada diantara tingkat projek manajer dan tingkat chief executive, atau kata lain “manajer dari manajer proyek” Fungsi PMO di organisasi berkisar tentang pemberian pertimbangan yang berpengaruh, pembatasan untuk rekomendasi kebijakan dan prosedur yang spesifik pada proyek tertentu, dan pemformalan wewenang manajer proyek tertentu Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle) Siklus hidup proyek didefinisikan sebagai tahapan yang hubungan dari awal sampai akhir proyek Perolehan dari setiap tahap di review kelengkapan dan kebenarannya serta mendapatkan persetujuan sebelum memulai pekerjaan tahap berikutnya Urutan Tahapan dalam Siklus Hidup Proyek Standar Manajemen Proyek PRINCE 2 StepWise PMBOK Microsoft Solution Framework (MSF) Kerangka Kerja Manajemen Proyek Stakeholder Proyek Stakeholder adalah individu atau organisasi yang aktif terlibat dalam proyek, atau siapa saja yang bisa dipengaruhi oleh hasil penyelesaian proyek atau eksekusi proyek Stakeholder meliputi: Manajer Proyek Pelanggan/pengguna Organisasi Pelaksana Anggota tim proyek Tim manajemen proyek Sponsor Influencer (orang-orang yang berpengaruh) Kantor manajemen proyek 9 Area Pengetahuan (9 Knowledge Area) Knowledge areas describe the key competencies that project managers must develop 4 core knowledge areas lead to specific project objectives (scope, time, cost, and quality) 4 facilitating knowledge areas are the means through which the project objectives are achieved (human resources, communication, risk, and procurement management) 1 knowledge area (project integration management) affects and is affected by all of the other knowledge areas Teknik dan sarana manajemen proyek Teknik dan sarana manajemen proyek membantu manajer proyek dan timnya dalam berbagai aspek manajemen proyek Beberapa contoh yang spesifik seperti Project Charter dan template WBS (scope) Gantt chart, network diagram, critical path analysis, PERT (time) Cost estimates dan earned value management/analisis performance proyek (cost) Tahapan Manajemen Proyek Proses inisialisasi (Initiating process) Proses perencanaan (Planning process) Proses eksekusi (Executing process) Proses pengawasan dan pengontrolan (Monitoring and controlling process) Proses penutupan (Closing process) Interaksi Antar Kelompok Proses Overlapping kelompok proses Hubungan antara kelompok proses dengan area pengetahuan Proses Inisiasi (Project Initiation) Memberikan gambaran global suatu proyek Tujuan: Menunjuk atau menetapkan manajer proyek Menentukan tujuan proyek secara rinci Mengidentifikasi stakeholder Menentukan kriteria keberhasilan proyek Menentukan ruang lingkup, jadwal, kebutuhan sumber daya, asumsi, dan batasan proyek Output berupa project charter Proses Perencanaan (Project Planning) Deskripsi detail dari definisi proyek yang sudah dibuat pada proses inisiasi Tujuan: Mendefinisikan ruang lingkup proyek Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek Menentukan dana yang dibutuhkan proyek Menentukan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek Menentukan peran, kualisfikasi, tanggung jawab serta jumlah personil untuk pelaksanaan proyek Mengidentifikasi resiko dan tindakan penanggulangannya Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek Menentukakan dan menyetujui baseline yang akan menjadi acuan proyek Proses Eksekusi/Pelaksanaan (Project Execution) Tindak lanjut dari proses perencanaan yang sudah didokumetasikan Tujuan: Merealisasikan perencanaan proyek Mengkoordinasikan kinerja tim proyek dan juga mengoptimalkan sumber daya yang ada Merealisasikan perubahan perencanaan proyek Proses Pengontrolan (Project Controlling) Mengontrol setiap langkah pelaksanaan proyek apakah sudah sesuai dengan yang telah ditentukan Tujuan: Memastikan pencapaian tujuan proyek sesuai dengan target yang telah ditentukan Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi dan rencana awal Proses Penutupan (Project Closure) Memberikan laporan hasil yang diperoleh dari aktivitas-aktivitas proyek yang sudah dilaksanakan Tujuan: Mengakhiri proyek dengan semua yang terlibat secara formal Mengakhiri penugasan anggota tim proyek 15 Pekerjaan pada Manajemen Proyek 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Menentukan lingkup proyek Mendifinisikan stakeholder, pengambil keputusan, dan prosedur pengembangan Membangun daftar detail pekerjaan (Work Breakdown Structures – WBS) Mengestimasi kebutuhan waktu Membangun inisialisasi bagan alir manajemen proyek Mengidentifikasi kebutuhan sumberdaya dan anggaran Mengevaluasi kebutuhan proyek Mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko Menyiapkan rencana kontigensi Mengidentifikasi ketergantungan Mengidentifikasi dan menelusuri milestones yang critical Berpartisipasi dalam review tahapan proyek Mengamankan sumberdaya yang dibutuhkan Mengelola proses pengontrolan perubahan Melaporkan status proyek Skill Manajer Proyek yang Diusulkan Ketrampilan manajemen umum: planning, organizing, staffing, executing, controlling the project Ketrampilan interpersonal: mengatur atau mengelola hubungan antar personal, termasuk: – Komunikasi yang efektif: tukar-menukar informasi – Berpengaruh di organisasi: berkemampuan untuk “menyelesaikan segala sesuatu” – Kepemimpinan: pengembangan visi, strategi dan memotivasi orang-orang untuk mencapai visi dan strategis tersebut – Motivator: memberi energi kepada orang-orang agar kinerjanya mencapai tingkat tertinggi dan mengatasi berbagai penghalang untuk berubah. – Manajemen negosiasi dan konflik: bermusyawarah dengan yang lain untuk menyelesaikan masalah atau untuk mencapai kesepakatan – Problem solving: sebuah kombinasi dari pendefinisian masalah, pengidentifikasian dan analisis alternatif serta pengambilan keputusan Karakteristik Utama dari Manajer Proyek yang Efektif dan yang Tidak Efektif MP yang Efektif MP yang Tidak Efektif • Kepemimpinan berdasar contoh • Visionary • Secara teknis trampil • Bisa memutuskan pada saat yang tepat • Baik dalam berkomunikasi • Motivator yang ulung • Berani menghadapi manajemen yang lebih tinggi ketika diperlukan • Mendukung anggota tim • Mendorong idea baru • Mengambil contoh yang salah • Tidak yakin dengan dirinya sendiri • Kurang keahlian teknis • Jelek dalam berkomunikasi • Tidak mampu memotivasi *MP : Manajer Proyek Latihan Kelompokkan kegiatan-kegiatan berikut ini sesuai dengan masing-masing tahapan proyek 1. Penutupan proyek 7. Memonitor dan mengontrol pekerjaan proyek 2. Mengidentifikasi resiko 3. Mengidentifikasi stakeholder 8. Mendefinisikan kualitas proyek 4. Kontrol ruang lingkup 9. Mengontrol jadwal 5. Mendistribusikan informasi 10. Pembuatan project charter 6. Memperkirakan durasi aktivitas 11. Pembuatan dokumen project management plan 12. Mengarahkan dan mengatur pelaksanaan proyek Inisiasi Perencanaan Eksekusi Monitoring Penutupan Referensi Manajemen Proyek Sistem Informasi, Rudy Tantra, 2012 Konteks MANAJEMEN PROYEK - RIZKA HADIWIYANTI, SKom,MKom,MBA
