Sistem Informasi Pembelian PT Sentosa Swalayan Tujuan : Tujuan

Sistem Informasi Pembelian PT Sentosa Swalayan
Tujuan :
Tujuan dari sistem informasi ini adalah untuk menjelaskan tata cara proses yang terkait
dengan sistem pembelian PT Sentosa Swalayan.
Ruang Lingkup
Ruang Lingkup dari siklus ini meliputi :
1. Prosedur permintaan pembelian Barang
2. prosedur penerimaan barang
Bagian yang terkait
1. Gudang
2. Bagian penerimaan
3. Bagian Pembelian
4. Manajer divisi pembelian dan Gudang
5. Akuntansi
6. Kasir
Kebijakan umum
1. PT Sentosa Swalayan beroperasi mulai pukul 07.30 – 21.15
2. Pembagian Shift :
 Shift 1 (Pagi) = 07.30 – 14.30
 Shift 2 (Siang) = 14.15 – 21.15
3. Metode Arus Biaya Persediaan menggunakan Average Method.
4. Metode Pencatatan Persediaan menggunakan Perpetual Inventory System.
5. Biaya angkut pembelian menggunakan FOB destination, dimana PT Sentosa Swalayan mengakui
barang pada saat bahan baku diterima dan telah sesuai dengan Surat Order Pembelian (SOP) dan
surat permintaan pembelian barang dagang (SPPB).
6. Semua formulir yang digunakan bernomor urut tercetak. Dan dilakukan pengecekan sewaktu –
waktu terhadap formulir/dokumen yang ada pada perusahaan yang dilakukan oleh pihak yang
telah ditunjuk oleh manajemen
1. Standar Operasional Prosedur Permintaan Pembelian Barang Dagangan
a. Tujuan
Tujuan Standar opersaionalprosedur permintaan pembelian adalah untuk menjelaskan tata cara
proses permintaan barang dagangan
b. Bagian yang terkait (Carilah)
c. Narasi
1) Bagian gudang melakukan pengecekan stok barang. Apabila jumlah barang mencapai stok
minimum, maka ia akan membuat surat permintaan pembelian barang dagang (SPPB)
sebanyak 4 rangkap. Surat permintaan pembelian diserahkan ke manajer divisi pembelian
dan gudang untuk diperiksa dan diotorisasi.
2) Apabila manajer divisi pembelian menyetujui SPPB, maka manajer mengotorisasi SPPB dan
menentukan vendor dan menentukan jenis pembelian dilakukan secara tunai atau kredit.
SPPB yang telah diotorisasi, rangkap pertama diarsip oleh ke bagian gudang, rangkap ke dua
diserahkan ke bagian pembelian, dan rangkap ke tiga diserahkan ke bagian akuntansi,
rangkap 4 diserahkan ke bagian penerimaan.
3) Apabila manajer divisi pembelian dan gudang tidak menyetujui SPPB, maka prosedur
dihentikan.
4) Bila pembelian dilakukan secara tunai, bagian pembelian menanyakan harga barang ke
vendor dan membuat Surat Order Pembelian (SOP) sebanyak 3 rangkap. SOP akan diotorisasi
oleh manajer keuangan. Selanjutnya, Rangkap Pertama akan disimpan sebagai arsip, rangkap
kedua diserahkan ke manajer keuangan dan akuntansi, dan rangkap ketiga diserahkan ke
bagian akuntansi.
5) Manajer keuangan akan membuatkan Bukti kas keluar berdasarkan SOP sebanyak 2 rangkap.
Rangkap pertama akan diserahkan ke kasir. Rangkap kedua akan diserahkan ke bagian
akuntansi.
6) Kasir menyerahkan uang ke bagian pembelian. Kemudian bagian pembelian melakukan
pembelian ke vendor.
7) Apabila pembelian dilakukan secara kredit, maka bagian pembelian segera menuju vendor
yang telah ditunjuk untuk melakukan pembelian secara kredit
d. Flowchart (Gambarlah !!!)
e. Kebijakan Manajemen
Tidak ada
f.
Kebijakan Akuntansi
Tidak ada, transaksi diakui pada saat penerimaan barang
g. Jurnal
Tidak ada
h. Formulir/Dokumen Inputan
Surat permintaan pembelian barang dagang (SPPB)
PT Sentosa Swalayan
Jalan Pucuk Daun 19 Malang
Surat Permintaan Pembelian Barang Dagang (SPPB)
No SPPB :
Tanggal :
No
Kode Barang
Nama Barang
Kuantitas
Dibuat oleh
Disetujui Oleh
Gudang
Manajer pembelian dan
gudang
Surat Order Pembelian (SOP)
PT Sentosa Swalayan
Jalan Pucuk Daun 19 Malang
Surat Order Pembelian (SOP)
No SOP :
Tanggal :
Nama Supplier :
No
Kode Barang
Nama Barang
Kuantitas
@ harga
Total
harga
Dibuat oleh
Disetujui Oleh
Pembelian
Manajer Akuntansi dan
Keuangan
Bukti Kas keluar
PT Sentosa Swalayan
Jalan Pucuk Daun 19 Malang
Bukti Kas Keluar (BKK)
No BKK
Tanggal
Keterangan
Jumlah
:
:
:
:
Disetujui Oleh
Kasir
Penerima
Manajer Akuntansi dan Keuangan
i.
Laporan
PT Sentosa Swalayan
Jalan Pucuk Daun 19 Malang
Laporan permintaan barang
Periode …/../.. s/d …/../…
No Tanggal
Dibuat oleh
No SPPB
Kode Barang
Nama Barang
Kuantitas
Disetujui Oleh
2. Standar Operasional Prosedur penerimaan barang
a. Tujuan
Tujuan dari prosedur ini adalah untuk menjelaskan tata cara proses penerimaan barang dari
vendor.
b. Ruang lingkup/Fungsi yang terkait
c. Narasi
1) Saat barang datang bersama dengan SPB (Surat Pengiriman Barang) dan faktur pembelian
dari vendor, maka bagian Penerimaan mengecek kesesuaiannya dengan SPPB. Bila barang
tidak sesuai dengan SPPB, maka barang akan dikembalikan ke vendor.
2) Apabila barang telah sesuai dengan SPPB, bagian Penerimaan membuat BPB (Bukti
Penerimaan Barang) sebanyak tiga rangkap untuk kemudian diotorisasi kepada Manajer
pembelian dan gudang. Kemudian BPB terotorisasi rangkap satu disimpan sebagai arsip, BPB
rangkap dua beserta barang ke bagian Gudang, dan BPB rangkap tiga diserahkan kepada
bagian akuntansi bersamaan dengan SPB dan faktur pembelian.
3) Setelah menerima BPB dan barang, bagian gudang mencatatnya ke dalam kartu gudang.
4) Bagian Akuntansi melakukan cross-check bukti-bukti (SPPB, SOP, BKK, BPB,SPB dan
faktur pembelian). Apabila telah sesuai maka bagian akuntansi mengupdate kartu stok dan
mengarsipnya. Apabila tidak sesuai, maka bagian akuntansi melakukan konfirmasi ke pihakpihak yang terkait.
d. Flowchart (Gambarlah !!!)
e. Kebijakan Manajemen
f.
Kebijakan Akuntansi
1) Pengakuan:
Barang diakui sebagai persediaan setelah di cek kesesuaiannya dengan SPPB yang diterima
oleh bagian penerimaan.
2) Titik penjurnalan:
Bagian akuntansi melakukan penjurnalan ketika menerima BPB.
3) Pengukuran:
Persediaan barang diakui sebesar harga perolehan dan dicatat dengan metode perpetual.
g. Jurnal
Persediaan Barang
PPN Masukan
Kas/Hutang
xxx
xxx
xxx
h. Formulir/Dokumen Inputan
BPB (Bukti Penerimaan Bahan Baku)
i.
Laporan