3.1 Sejarah Perusahaan
advertisement
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Tripola Interindo berdiri pada tanggal 15 Januari 2009 dengan akte notaris No. 4 di hadapan notaris Risna Muvida, S.H., M.Kn. (SIUP No. 510/112BBPT/PK/II/2009 tanggal 27 Februari 2009) untuk dapat melakukan kegiatan usaha jasa konstruksi di seluruh wilayah Indonesia. Kantor, gudang dan workshopperusahaan berlokasi di Jalan Gendul 10, Mustikasari Pengasinan – Bekasi dengan total luas sebesar 1.080 m2. PT. Tripola Interindo telah terdaftar sebagai badan usaha jasa pelaksana konstruksi dengan klasifikasi sub bidang yang dikerjakan antara lain adalah pekerjaan pemasangan instalasi asesoris bangunan, pekerjaan dinding dan jendela kaca, pekerjaan interior, serta pekerjaan kayu.Pekerjaan – pekerjaan tersebut dilakukan dalam bentuk satu proyek renovasi pada kliennya. PT. Tripola Interindo telah menjalin hubungan baik dengan klien – klien perusahaan pembiaya penjualan (kredit) kendaraan bermotor sehingga renovasikantor – kantor cabang klien yang tersebar di seluruh Indonesiadapat dijalankan oleh Tripola Interindo.Pekerjaan renovasi tersebut dapat dijalankan melalui tender dan juga non tender. Pada awalnya pekerjaan renovasi dilakukan hanya di daerah Pulau Jawa, namun seiring berkembangnya perusahaan dan pertambahan jumlah karyawan, maka pekerjaan renovasi di luar Pulau Jawa dapat dilaksanakan seperti di Pulau Sumatera, Kalimantan, Sulawesi, Bali hingga proyek yang pernah dilaksanakan paling jauh berada di Banda Aceh dan Poso. Karena bergerak di bidang jasa konstruksi, maka kegiatan usaha PT. Tripola Interindo memiliki kaitan erat dengan barang – barang material dan perlengkapan tukang yang menjadi persediaan utama perusahaan. Adapun jumlah karyawan yang dimiliki Tripola Interindo adalah sebanyak 53 orang, dengan 13 orang karyawan tetap dan 40 orang karyawan tidak tetap. 41 42 Tripola Interindo memiliki harapan agar kegiatan perusahaan dapat berkembang tidak hanya di bagian renovasi dan pemeliharaan saja melainkan melakukan kegiatan pembangunan di Indonesiadan juga memperbesar lingkup klien. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Adapun visi dan misi PT. Tripola Interindo adalah sebagai berikut. Visi Menjadi penyedia jasa konstruksi dan interior di seluruh Indonesia dengan harga yang bersaingdan tetap menjaga kualitas jasasehingga dapatmengutamakan kepuasan pelanggan. Misi Menyediakan jasa menyelesaikannya konstruksi dengan tepat kepada waktu pelanggan dengan dan kegiatan pemeliharaan yang terjamin. Menjaga reputasi dan kualitas pekerjaan kepada pelanggan dengan melakukan standar pengawasan pekerjaan lapangan. Memberikan pelatihan pekerjaan kepada karyawansehingga dapat memperkaya pengetahuan karyawan. 3.3 Struktur Organisasi Gambar 3. 1 Struktur Organsiasi PT Tripola Interindo (Sumber : PT. Tripola Interindo) 43 3.4 Pembagian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Adapun pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berada dalam PT. Tripola Interindo adalah sebagai berikut. 1. Komisaris a) Menetapkan kebijakan – kebijakan dan tata kelola perusahaan agar keberlangsungan hidup perusahaan tetap terjaga. b) Menetapkan tujuan luas perusahaan. c) Menentukan, mengawasi, dan menilai kinerja direksi / direktur. d) Membantu direksi dengan cara memberikan saran dan nasihat kepada direktur dalam melaksanakan kepengurusan perusahaan. 2. Direktur a) Memimpin perusahaan dengan menetapkan strategi dan keputusan eksektutif yang akan dipakai perusahaan untuk mencapai tujuan. b) Memilih, menetapkan, dan mengawasi kinerja karyawan dan kepala bagian di bawahnya (Manager umum, Teknik sipil & Teknik Arsitektur) c) Mengawasi dan mengurus sumber daya kekayaan perusahaan secara keseluruhan. d) Melakukan evaluasi kinerja perusahaan, program kerja dan tujuan perusahaan secara keseluruhan. 3. Teknik Sipil a) Bertanggung jawab sebagai konsultan atas perhitungan dan perancangan struktur bangunan yang dipesan kepada klien. b) Memahami spesifikasi teknis rancangan bangunan dan ruangan sebagai pedoman melaksanakan pekerjaan proyek di lapangan. c) Pada proyek tertentu teknik sipil menentukan material, struktur dan rancangan untuk pembangunan atau renovasi proyek yang dijalankan. 44 4. Teknik Arsitektur a) Bertanggung jawab sebagai konsultan atas penataan tata letak bangunan yang memiliki kaitan fungsi satu sama lain dalam pemesanan kepada klien. b) Memahami rancangan tata kelola bangunan dan interior sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan proyek di lapangan. c) Pada proyek tertentu teknik arsitektur melakukan perancangan bangunan dan ruangan sesuai dengan keinginan dan pesanan klien. 5. Manager Umum a) Bertanggung jawab secara keseluruhan atas kegiatan operasi perusahaan sehari – hari b) Mengawasi kinerja semua bagian dalam perusahaan. c) Melaksanakan kebijakan – kebijakan yang telah ditentukan komisaris. d) Mengotorisasi kegiatan pembelian dan pembayaran barang. e) Mengadakan rapat internal untuk mengevaluasi kinerja perusahaan. 6. Bagian Pemasaran a) Mencari dan membuka pasar baru mengenai klien yang berpotensi. b) Menjaga hubungan baik dengan klien. c) Mengikuti kegiatan penjelasan tender (aanwijzing) dan tender bersama kepala konstruksi. d) Melakukan penawaran jasa kepada klien. e) Melakukan negosiasi dengan klien mengenai penentuan waktu pengerjaan, produk dan sketsa pekerjaan lapangan. f) Menangani acara serah terima pekerjaan dan penagihan kepada klien. 7. Bagian Administrasi & Personalia a) Mengurus masalah dan prosedur mengenai legalitas perusahaan. b) Mengadakan pengurusan surat izin konstruksi di lapangan. c) Merekap data karyawan tetap dan tidak tetap perusahaan. d) Bertanggung jawab menerima dan menempatkan karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan e) Mengawasi kegiatan karyawan dan absensi. 45 f) Menghitung biaya gaji, lembur, dan tunjangan karyawan. iii. Membuat laporan utang pembelian. g) Kasir i. Melakukan pembayaran gaji karyawan tetap dan tidak tetap. ii. Melakukan pembayaran utang terhadap vendor. iii. Melakukan pembayaran atas gaji karyawan. iv. Melakukan pembayaran atas pajak penghasilan. 8. Bagian Konstruksi a) Mengikuti kegiatan penjelasan tender (aanwijzing) dan tender bersama Bagian Pemasaran. b) Memahami kondisi lapangan klien dan pekerjaan yang akan dilakukan. c) Bertanggung jawab mengawasi kegiatan konstruksi lapangan. d) Melakukan pemeriksaan terhadap volume pekerjaan lapangan yang sudah dilaksanakan. e) Membuat laporan biaya – biaya tambahan yang terjadi dalam proyek. 9. Bagian Workshop a) Bertanggung jawab mengawasi kegiatan fabrikasi di workshop. b) Memeriksa hasil produksi workshop. c) Melaporkan hasil produksi workshop. 10. Bagian Pembelian a) Melakukan Order pembelian barang kepada vendor. b) Menentukan vendor yang dipilih untuk mengadakan pembelian barang. c) Melakukan proses pembelian mulai dari menentukan vendor, membuat order pembelian, penerimaan hingga tagihan dari vendor. d) Bertanggung jawab dalam proses pengeluaran barang dari gudang untuk dikirim ke lapangan atau keworkshop. 46 11. Bagian Gudang a) Menyimpan barang perusahaan seperti material, perlengkapan konstruksi, perlengkapan tukang dan alat konstruksi lainnya. b) Menyimpan kembali barang sisa proyek. c) Mempersiapkan barang yang diminta untuk dikirim ke lapangan. 3.5 Jasa Perusahaan Jasa yang ditawarkan perusahaan merupakan jasa konstruksi arsitektural dengan sub bidang : 1. Pekerjaan pemasangan instalasi asesori bangunan, instalasi listrik, termasuk perawatannya. 2. Pekerjaan dinding dan jendela kaca, termasuk perawatannya. 3. Pekerjaan interior, termasuk perawatannya. 4. Pekerjaan kayu. Secara mendetail, pada satu pekerjaan lapangan, pekerjaan diawali dengan melakukan persiapan pekerjaan seperti melakukan marking / penandaan untuk melakukan pekerjaan, membersihkan lokasi (misalkan membuang puing), dan pengadaan steger. Setelah persiapan selesai dilakukan, pekerjaan akan dilanjutkan pada pekerjaan sipil seperti pemasangan keramik, batu bata, tembok, beton, fondasi, dan lain – lain. Kemudian pekerjaan interior dan pekerjaan listrik dapat dikerjakan secara bersama. Contoh dari bentuk pekerjaan interior adalah pengecatan, pemasangan partisi, pembuatan pintu, dan lain – lain, sedangkan contoh dari bentuk pekerjaan listrik adalah instalasi lampu, sub panel listrik tiap lantai, UPS, line AC, dan lain – lain. Pada proyek tertentu pekerjaan interior juga dapat dilakukan di workshop terdahulu, misalkan seperti pembuatan meja teller, meja kantor, dan pintu. Setelah fabrikasi selesai dilakukan maka barang jadi tersebut kemudian dapat dikirim ke lapangan. 47 3.6 Sistem dan Prosedur Perusahaan yang Berjalan 1. Sistem dan Prosedur Pembelian untuk Pekerjaan Lapangan 1. Setelah menerima dan menandatangani kontrak pekerjaan, bagian pemasaran akan melengkapi Daftar Volume Pekerjaan (DVP) yang akan di lakukan dalam pekerjaan lapangan. 2. Bagian Pemasaran akan membuat Daftar Volume Material dan perlengkapan (DVM) berdasarkan pada DVP. DVM dicetak sebanyak 2 rangkap : A. Rangkap 1 diberikan kepada Bagian Pembelian sebagai referensi pembelian. B. Rangkap 2 disimpan Bagian Pemasaran sebagai arsip. 3. Berdasarkan DVM Bagian Pembelian dan Bagian Gudang melakukan pengecekan barang telah tersedia atau tidak di gudang. 4. Bagian Pembelian kemudian menghitung jumlah barang yang tersedia untuk dikirim ke lapangan dan mencatat jumlah barang yang tidak tersedia atau kurang sehingga perlu melakukan pembelian. Hasil perhitungan ditulis di samping Daftar Volume Material. 5. Untuk barang yang tersedia, maka barang dapat dikirim ke lapangan. Sedangkan untuk barang yang tidak tersedia atau kurang, Bagian Pembelian bertanya kepada berbagai Vendor melalui telepon apakah barang tersebut tersedia dan berapa harga yang diminta oleh vendor. Bagian Pembelian kemudian memilih Vendor yang memiliki harga terendah lalu membuat Order Pembelian (PO) untuk barang tersebut. 6. PO kemudian akan diotorisasi oleh Manager umum. Jika Manager Umum menyetujui maka PO dapat dilayangkan kepada Vendor. 7. PO yang telah diotorisasi dapat diinformasikan kepada Vendor melalui telepon atau email oleh Bagian Pembelian. PO akan dicetak sebanyak dua rangkap : a. Rangkap 1 akan diberikan kepada Vendor. b. Rangkap 2 disimpan Bagian Pembelian sebagai arsip. 8. Jika vendor yang dipilih adalah vendor yang bersedia menyediakan barang tanpa perusahaan perlu terlebih dahulu, maka proses pembelian dapat berlanjut ke prosedur penerimaan barang. Namun jika Vendor yang dipilih merupakan vendor yang membutuhkan 48 pelunasan pembayaran terlebih dahulu, maka proses pembelian berlanjut ke prosedur pembayaran uang muka terdahulu. B. Sistem dan Prosedur Pembelian untuk Penambahan Stok Barang 1. Bagian Gudang melakukan pengecekan jumlah stok barang yang tersedia di gudang. Jika jumlah stok barang tidak tersedia atau kurang dari jumlah cadangan persediaan maka Bagian Gudang akan memberitahukan ke Bagian Pembelian untuk melakukan order pembelian (PO). Pemberitahuan dilakukan secara lisan. 2. Bagian Pembelian kemudian bertanya kepada berbagai Vendor melalui telepon apakah barang yang diperlukan telah tersedia dan berapa harga yang diminta oleh Vendor. Bagian Pembelian kemudian memilih Vendor yang memiliki harga terendah lalu membuat Order Pembelian / Purchase Order (PO). 3. PO akan diotorisasi oleh Manager Umum. Jika Manager Umum menyetujui maka PO dapat dilayangkan kepada Vendor. 4. PO yang telah diotorisasi dapat diinformasikan kepada Vendor melalui telepon atau email oleh Bagian Pembelian. PO akan dicetak sebanyak dua rangkap : 1. Rangkap 1 diberikan kepada Vendor . 2. Rangkap 2 disimpan Bagian Pembelian sebagai arsip. 5. Jika vendor yang dipilih adalah vendor yang bersedia menyediakan barang tanpa dilunasi terlebih dahulu, maka proses pembelian dapat berlanjut ke prosedur penerimaan barang. Jika Vendor yang dipilih merupakan vendor yang membutuhkan pelunasan pembayaran terlebih dahulu, maka proses pembelian berlanjut ke prosedur pembayaran uang muka terdahulu. C. Sistem dan Prosedur Penerimaan Barang 1) Vendor akan mengirim barang pesanan beserta dengan Surat Jalan Vendor (SJ Vendor) dan Faktur Pembelian (FP). 2) Bagian pembelian menerima barang dan mencocokkan PO dengan SJ Vendor dan FP. 49 3) Setelah selesai diperiksa, Bagian pembelian membuat Checklist Faktur (FP yang dicek jumlah barang yang kemudian diberi tanda centang ()) lalu menandatangi SJ Vendor untuk diberikan kembali ke Vendor beserta dengan PO. 4) Bagian Pembelian kemudian menyerahkan barang ke bagian gudang untuk disimpan dan menyerahkan Checklist Faktur kepada bagian keuangan. 5) Bagian gudang kemudian mencatat pemasukan stok barang dalam Kartu Stok Barang. 6) Jika barang langsung dibayar setelah menerima Faktur, maka proses dapat berlanjut ke prosedur pembayaran langsung. Jika barang tidak dibayar secara langsung, maka proses berlanjut ke prosedur pencatatan utang dagang. D. Sistem dan Prosedur Pembayaran Langsung 1) Setelah bagian pembelian memberikan Checklist Faktur kepada Bagian Keuangan, maka bagian keuangan kemudian melakukan pembayaran secara langsung kepada Vendor. 2) Bagian Keuangan melakukan pembayaran dengan membuat Slip Pembayaran (SP). SP dibuat dua rangkap : a. Rangkap 1 (asli) sebagai arsip. b. Rangkap 2 (copy) diberikan kepada Vendor beserta dengan uang. E. Sistem dan Prosedur Pencatatan Utang Dagang 1) Setelah beberapa transaksi pembelian dilakukan dalam satu vendor, Vendor kemudian mengirimkan tagihan atas beberapa faktur lalu Bagian Keuangan membuat Tanda Terima Tagihan (TG). TG dibuat sebanyak 2 rangkap : a. Rangkap 1 (asli) diberikan kepada Vendor (Vendor diberikan Tanda Terima Tagihan copy jika pembayaran sudah dilunasi). b. Rangkap 2 (copy) disimpan Bagian Keuangan sebagai arsip sementara. 2) Bagian keuangan kemudian mencatat jumlah utang yang dimiliki dengan menambahkan informasi dalam file utang perusahaan. 50 3) Setiap akhir bulan, Bagian Keuangan mencetak laporan utang Perusahaan untuk diberikan kepada Manager Umum. F. Sistem dan Prosedur Pembayaran Utang 1) Setelah menerima tagihan dari Vendor, Manager Umum melakukan pembayaran utang dengan menerbitkan cek atau giro, atau melakukan transfer atas sejumlah uang untuk diberikan kepada Vendor sesuai dengan tagihan yang telah diterima. Bukti Pembayaran dari Manager kemudian diserahkan kepada Bagian Keuangan untuk dibuatkan Slip Pembayaran (SP). SP dibuat sebanyak dua rangkap : a. Rangkap 1 (asli) sebagai arsip Bagian Keuangan. b. Rangkap 2 (copy) diberikan kepada vendor (beserta dengan Bukti Pembayaran). 2) Tanda Terima Tagihan yang asli diminta kembali dan akan diberikan Tanda Terima copy sebagai bukti bahwa tagihan telah dibayar. G. Sistem dan Prosedur Pembayaran Uang Muka 1) Jika pembelian yang dilakukan dtujukan kepada vendor yang mengharuskan pelunasan terlebih dahulu, maka PO yang telah diotorisasi dikirimkan kepada Vendor melalui email. 2) Vendor akan mengirimkan informasi bahwa Vendor telah menyetujui PO tersebut dan memberikan nomor rekening. 3) disetujui maka Manager Umum akan melakukan transfer atas sejumlah uang muka lalu memberikan Bukti Pembayaran kepada Bagian Keuangan untuk dibuatkan Slip Pembayaran (SP). SP terdapat dua rangkap : a. Rangkap 1 (asli) disimpan Bagian Keuangan sebagai arsip. b. Rangkap 2 (copy) diberikan kepada vendor beserta bukti pembayaran. 4) Vendor kemudian mengirimkan konfirmasi bahwa uang muka telah dilunasi dan menyetujui PO. 5) Satu minggu kemudian, vendor memberikan informasi bahwa barang telah siap dan sisa dari pembayaran harus dilunasi barang diambil. Bagian Keuangan akan membuat SP kedua dan meminta otorisasi dari 51 Manager Umum melakukan transfer atas sejumlah sisa dari uang muka lalu memberikan Bukti Pembayaran kepada Bagian Keuangan. Bagian keuangan kemudian membuat Slip Pembayaran (SP). SP dibuat dua rangkap : a. Rangkap 1 (asli) disimpan Bagian Keuangan sebagai arsip. b. Rangkap 2 (copy) diberikan kepada vendor(beserta bukti pembayaran pelunasan). 6) Vendor kemudian mengirimkan konfirmasi bahwa pembayaran telah dilunasi dan barang dapat diambil. H. Sistem dan Prosedur Pengambilan Barang 1) Vendor menyiapkan barang pesanan beserta dengan Faktur Pembelian (FP). 2) Kurir menuju tempat pengambilan barang, kemudian menerima barang dan mencocokkan jenis dan jumlah barang dalam PO dengan FP. 3) Kurir akan membuat Checklist Faktur dan kemudian menyerahkan PO kepada Vendor. 4) Kurir kemudian kembali mengantarkan barang ke Bagian Gudang dan menyerahkan Checklist Faktur kepada Bagian Keuangan. 5) Bagian Gudang kemudian mencatat pemasukan stok barang dan perlengkapan dalam Kartu Stok Barang. I. Sistem dan Prosedur Retur Pembelian 1) Apabila barang yang diterima ternyata tidak sesuai atau rusak, maka Bagian Pembelian membuat Memo Debit (MD) atas barang yang tidak sesuai dengan pemesanan. Memo Debit dibuat tiga rangkap : a. Rangkap 1 (asli) disimpan bagian pembelian. b. Rangkap 2 (copy) diberikan kepada bagian keuangan. c. Rangkap 3 (copy) diberikan kepada vendor. 2) Bagian pembelian kemudian menginformasikan bagian gudang agar barang yang tidak sesuai tersebut diambil dalam gudang untuk dikembalikan kepada vendor. Bagian Gudang mengurangi jumlah 52 stok dalam Kartu Stok Barang. Barang yang rusak atau tidak sesuai tersebut kemudian dikirim kembali ke vendor beserta dengan MD. 3) Melalui MD Bagian Keuangan mengurangi pencatatan utang perusahaan sebanyak jumlah barang yang diretur dengan melakukan update atas file utang perusahaan. J. Sistem dan Prosedur Pengeluaran Barang 1) Bagian pembelian membuat Form Pengeluaran Material dan Perlengkapan (FPM) untuk menyertakan informasi barang apa saja yang akan diambil untuk dikirim ke lapangan atau ke proyek. FPM dibuat tiga rangkap : a. Rangkap 1 (asli) disimpan Bagian Pembelian sebagai arsip. b. Rangkap 2 (copy) diberikan ke Bagian Gudang. 2) Bagian Pembelian akan memberikan FPM kepada Bagian Gudang. Bagian Gudang kemudian mengeluarkan barang yang diminta. 3) Bagian Gudang mencatat pengeluaran barang dalam Kartu Stok Barang. 4) Pengeluaran barang dapat ditujukan ke dua tempat, antara lain ke Workshop atau ke lapangan atau proyek, yaitu ke Bagian konstruksi. 5) Jika barang dikirim ke lapangan, maka Bagian pembelian perlu membuat Surat Jalan (SJ) berdasarkan pada FPM. Jika barang hanya ditujukan ke workshop, maka SJ tidak perlu dibuat. SJ dibuat sebanyak dua rangkap : a. Rangkap 1 disimpan Bagian pembelian sebagai arsip, b. Rangkap 2 diberikan kepada bagian konstruksi. 6) FPM akan diberikan kepada Bagian Workshop beserta barang, atau FPM akan diberikan kepada Bagian Konstruksi beserta material dan SJ. 53 3.7 Flowchart Diagram A. Flowchart Prosedur Pembelian untuk Pekerjaan Lapangan Bag. Gudang Bag. Pembelian Bag. Pemasaran 1 General Manager 3 Mulai DVM Menerima proyek dari klien Mengecek stok Mengecek stok Melengkapi Daftar Volume Pekerjaan Order Pembelian (PO) Disetujui ya 2 4 Diberikan ke klien pusat 3 2 Daftar vol 1 pekerjaan (DVP) Diberikan ke klien lapangan Stok? Tidak tersedia tersedia PO ACC1 PO ACC tidak J Meminta informasi barang dan harga vendor melalui telepon Selesai Membuat Daftar Volume Material Memilih vendor 2 Daftar Volume1 Material (DVM) Membuat Pemesanan Pembelian 1 Order Pembelian (PO) 2 1 2 Uang muka G PO ACC PO ACC jenis Pembayaran? Kredit menyeluruh / Tunai C Gambar 3. 2 Flowchart Prosedur Pembelian Barang untuk Pekerjaan Lapangan 54 B. Flowchart Prosedur Pembelian untuk Penambahan Stok Bag. Pembelian General Manager 2 3 Meminta informasi material dan harga melalui telepon Order Pembeliann (PO) Memilih vendor Disetujui Bag. Gudang Mulai Mengecek jumlah stok barang Stok? ada 1 ya 2 PO ACC1 PO ACC Membuat pemesanan pembelian Tidak tersedia Menginformasikan keperluan pembelian Order Pembelian (PO) 2 tidak 2 1 PO ACC PO ACC 1 Selesai 3 jenis Pembayaran? Uang muka G Kredit C Gambar 3. 3 Flowchart Prosedur Pembelian untuk Penambahan Stok C. Flowchart Prosedur Penerimaan Barang Bag. Pembelian Vendor Bag. Gudang 1 Beserta barang pesanan C 2 2 FP Faktur 1 PO ACC SJ Vendor Mengecek Penerimaan barang Menyimpan barang Mencatat pemasukan barang Mencatat penerimaan barang Bersama SJ Vendor ACC 2 1 Checklist Faktur Mengirim Faktur dan Barang 2 Kartu Stok Barang FakturFaktur Pem. 1 (FP) Jalan Surat Vendor (SJ Vendor) Diberikan ke vendor J 1 2 langsung D Jenis pembayaran? kredit E Gambar 3. 4 Flowchart Prosedur Penerimaan Barang Beserta Barang pesanan 55 D. Flowchart Prosedur Pembayaran Langsung Bag. Keuangan D FP Melakukan pembayaran Beserta uang 2 1 Slip Pembayaran (SP) Diberikan ke vendor Selesai Gambar 3. 5 Flowchart Prosedur Pembayaran Langsung E. Flowchart Prosedur Pencatatan Utang Dagang Bag. Keuangan (Kasir) E Checklist Faktur Membuat Tanda Terima Tagihan 2 Tanda 1 Terima Tagihan Mencatat utang perusahaan Laporan Utang Perusahaan F Gambar 3. 6 Flowchart Prosedur Pencatatan Utang Dagang 56 F. Flowchart Prosedur Pembayaran Utang Bag. Keuangan Vendor Manager Umum F 1 Beserta bukti pembayaran & copy tanda terima tagihan 2 Melakukan pembayaran 1 SP Bukti Pembayaran Membuat Slip Pembayaran Menerima Pembayaran Beserta tanda terima tagihan asli Disimpan Vendor dan Tanda Terima Tagihan copy 2 1 SP ACC Beserta bukti pembayaran & copy tanda terima tagihan Beserta tanda terima tagihan asli 2 1 Slip Pembayaran (SP) 1 SP ACC Mengupdate data utang Laporan Utang Bulanan Selesai Gambar 3. 7 Flowchart Prosedur Pembayaran Utang G. Flowchart Prosedur Pembayaran Uang Muka Manager Umum Bag. Keuangan 2 1 Bukti Pembayaran Membuat Slip Pembayaran Uang Muka 1 Beserta Bukti pembayaran uang muka 1 Vendor G Melakukan pembayaran uang muka pertama 2 1 PO ACC PO ACC Bukti Pembayaran uang muka 1 Meminta pembayaran uang muka 2 1 Slip Pembayaran (SP) 2 1 3 4 3 5 Bukti Pembayaran uang muka pelunasan Membuat Slip Pembayaran Pelunasan Melakukan pembayaran uang muka pelunasan Beserta pembayaran uang muka 1 2 SP Bukti Pembayaran uang muka pelunasan Meminta pelunasan 5 Beserta Bukti pembayaran uang muka pelunasan 2 1 4 SP Pelunasan H Gambar 3. 8 Flowchart Prosedur Pembayaran Uang Muka 57 H. Flowchart Prosedur Pengambilan Barang Kurir 1 Beserta material Vendor Bag. Gudang H I 2 Faktur 1 FP Mengecek Penerimaan material 2 2 Beserta Bukti pembayaran uang muka pelunasan 1 SP Pelunasan Menyiapkan faktur dan material Mencatat pemasukan barang 1 Mencatat penerimaan barang Menyimpan barang Checklist Faktur Diberikan ke vendor Kartu Stok Material 2 Beserta barang Faktur Faktur 1 Pembelian (FP) 2 7 1 Gambar 3. 9 Flowchart Prosedur Pengambilan Barang I. Flowchart Prosedur Retur Pembelian Bag. Pembelian Bag. Gudang Membuat Memo Debit 2 1 2 Vendor 1 Mulai Memo 1 Debit Bag. Keuangan Mengurangi jumlah Stok barang Memo Debit 2 2 Beserta barang rusak / tdk sesuai Memo Debit mengupdate utang perusahaan 3 Kartu Stok Barang Laporan Utang Perusahaan F Selesai Gambar 3. 10 Flowchart Prosedur Retur Pembelian 3 58 J. Flowchart Prosedur Pengeluaran Barang Bag. Gudang Bag. Pembelian 2 J FPM Bag. Workshop Bag. Konstruksi 2 1 Beserta material 2 Membuat Form Pengeluaran Material & Perlengkapan Mencatat pengeluaran barang SJ Menerima Barang 2 Kartu Stok Material 1 FPM Selesai Mengeluarkan material tujuan barang workshop lapangan 1 Membuat surat jalan 2 1 SJ 2 Gambar 3. 11 Flowchart Prosedur Pengeluaran Barang 3.8 Identifikasi Masalah Berdasarkan analisis proses bisnis yang sedang berjalan, dapat disimpulkan akan adanya masalah di dalam perusahaan sebagai berikut. 1. Sistem tradisional berbasis file yang digunakan perusahaan masih belum memiliki laporan kegiatan pembelian dan persediaan secara konkret. 2. Sistem pengelolaan utang perusahaan belum dimiliki oleh perusahaan. Penagihan dan pembayaran utang kepada vendor yang menggunakan sistem kepercayaan menyebabkan utang yang jatuh tempo tidak diketahui tanggalnya dengan pasti sehingga pengaturan pengeluaran kas buruk. Hal ini juga dapat menyebabkan potensi terjadinya utang usaha yang lupa dibayar oleh perusahaan. 3. Terjadinya pembuatan dokumen yang sebenarnya tidak diperlukan yaitu Form Pengeluaran Material dan Perlengkapan (FPM) pada prosedur 59 pengeluaran barang. Form Pengeluaran Material dan Perlengkapan seharusnya tidak perlu dibuat ulang karena sumber pengeluaran barang untuk dibawa ke lapangan atau workshop berasal dari Daftar Volume Material dan Perlengkapan (DVM). Pembuatan dokumen yang berulang dapat menyebabkan inefisiensi alur proses bisnis dan dapat menghasilkan data yang tidak akurat karena berpotensi terjadinya ketidak sesuaian sumber dokumen awal yaitu dengan Daftar Volume Material. 4. Belum adanya pembuatan dokumen yang layak untuk mengecek stok barang yang perlu dilakukan pembelian berdasarkan pada Daftar Volume Material. Pengecekan stok saat ini hanya dilakukan dengan membuat tanda centang () dan penulisan manual pada Daftar Volume Material sehingga potensi kesalahan pencatatan dapat terjadi dan pada akhirnya dapat berujung pada kesalahan Order Pembelian material. 5. Belum adanya pembuatan dokumen yang layak untuk mengecek barang yang diterima dari vendor. Saat ini bagian pembelian yang bertanggung jawab menerima barang hanya membuat tanda centang () atas faktur yang diterima saja sehingga risiko atas kesalahan perhitungan besar yang pada akhirnya dapat berdampak pada kesalahan pencatatan utang. 6. Proses penerimaan barang dari vendor dan pengeluaran barang untuk dikirim ke workshop atau lapangan dilakukan oleh bagian pembelian sehingga bagian pembelian memiliki tugas dan tanggung jawab yang rangkap. Kegiatan penerimaan dan pengiriman barang yang dilakukan oleh bagian pembelian dapat menimbulkan potensi terjadinya penyalah gunaan wewenang dan pencurian terhadap material. 7. Pencatatan akuntansi perusahaan yang berbentuk single entry menyebabkan manager umum sulit mengecek keakuratan pencatatan pada transaksi yang terjadi. 8. Perusahaan belum memiliki sistem arus persediaan sehingga tidak dapat menghitung besarnya biaya persediaan dengan tepat dan berapa besar harga pokok yang digunakan di dalam proyek. Masalah ini dapat merambat kepada perhitungan keuntungan tiap proyek yang tidak tepat. 9. Perusahaan belum melakukan pengecekan perhitungan barang di gudang secara berkala sehingga perbedaan antara catatan Kartu Stok Barang dan kondisi fisik di gudang yang terjadi tidak dilakukan penyesuaian. Masalah 60 ini juga menunjukkan bahwa minimnya pengendalian internal atas barang dalam gudang sehingga bagian gudang dapat berpotensi melakukan tindakan kecurangan seperti pencurian barang. 10. Order Pembelian (PO) yang dibuat oleh Bagian Pembelian setelah dilakukan pengecekan barang sebenarnya adalah Permintaan Pembelian (Purchase Requisition) yang seharusnya tidak dilakukan oleh Bagian Pembelian. 3.9. Usulan Penyelesaian Masalah Berikut adalah usulan atau rekomendasi untuk menyelesaikan masalah atas masalah yang disebutkan sebelumnya dan untuk mendukung sistem informasi yang akan dirancang. 1. Membuat aplikasi terintegrasi siklus pembelian, utang usaha, dan persediaan PT Tripola Interindo dengan menggunakan bahasa pemrograman C# sebagai bahasa pengembang yang dapat menghasilkan laporan kegiatan pembelian dan persediaan. 2. Membuat sistem yang dapat mengelola utang usaha sehingga sistem mampu memberi informasi mengenai status utang usaha dan memberikan notifikasi terhadap utang yang hampir jatuh tempo. Selain itu perusahaan juga membuat ketetapan tanggal pembayaran utang yang harus dilakukanya itu adalah 30 hari setelah penerimaan tagihan. 3. FPM tidak perlu dibuat ulang, melainkan dibuat sistem yang langsung dapat menggenerasikan FPM yang berasal dari DVM. Surat Jalan pengiriman barang ke proyek juga dapat dibuat secara otomatis berdasarkan FPM untuk barang yang ditujukan kepada Lapangan / Bagian Konstruksi. FPM hanya digunakan sebagai bukti bahwa bagian gudang telah mengeluarkan material tersebut. 4. Membuat sistem pengecekan Analisis stok dalam Daftar Volume Material dan Perlengkapan yang dapat secara langsung melihat jumlah stok material dan perlengkapan yang tersedia dan yang kurang sehingga harus dilakukan pembelian. Analisis stok DVM dapat menampilkan status. Status yang dibuat antara lain adalah : Stocked : material dan perlengkapan tersedia di gudang. 61 Out of stock : material dan perlengkapan tidak tersedia di gudang. Requested : material dan perlengkapan sudah dibuat Permintaan Pembelian (PR) On purchasing process : material dan perlengkapan sudah dalam proses pembelian Delivered : material dan perlengkapan sudah sampai tujuan (workshop atau proyek). 5. Membuat dokumen Penerimaan Barang / Goods Received (GR) dari vendor dengan format yang tetap sehingga dapat dijadikan bukti untuk mencatat barang yang masuk dalam gudang. GR dapat dijadikan salah satu bentuk pengendalian internal terhadap barang di gudang. GR dibuat berdasarkan Order Pembelian (PO). PO yang pada awalnya hanya memiliki 2 rangkap kini dibuat menjadi 3 rangkap, antara lain : a. Rangkap 1 diberikan kepada vendor untuk memesan material. b. Rangkap 2 disimpan bagian pembelian sebagai arsip. c. Rangkap 3 diberikan kepada gudang untuk dicocokkan dengan penerimaan material. Sedangkan GR dibuat sebanyak 3 rangkap, antara lain : a. Rangkap 1 diberikan kepada vendor setelah menerima material. b. Rangkap 2 diberikan kepada bagian keuangan untuk mencocokkan penerimaan material dengan tagihan. c. Rangkap 3 disimpan oleh bagian gudang sebagai arsip. 6. Kegiatan penerimaan dan pengeluaran material sebaiknya dilakukan oleh gudang dimana penerimaan dilakukan dengan mencocokkan barang yang sampai dengan PO dan pengeluaran barang dicocokkan dengan Daftar Volume Material dan Perlengkapan (DVM). Proses penerimaan dapat diotorisasi oleh bagian pembelian dan proses pengiriman material ke lapangan atau workshop harus diotorisasi oleh bagian pemasaran. 7. Membuat pencatatan akuntansi dengan teknik basis akrual dengan pembuatan jurnal yang memiliki sistem double entry / akun debit dan kredit sehingga setiap transaksi dapat dicatat dan dijadikan satu dalam data pembukuan. 62 8. Membuat perhitungan arus persediaan dengan moving average method sehingga dapat diketahui berapa saldo persediaan akhir dan harga pokok persediaan yang digunakan untuk proyek. 9. Membuat laporan stock opname secara berkala yang membandingkan jumlah barang antara data stok dan kondisi fisik yang ada di gudang sehingga jika terjadi perbedaan sistem akan membuat penyesuaian. 10. Membuat dokumen Permintaan Pembelian / Purchase Requisition (PR) yang dilakukan oleh Bagian Gudang sebelum dibuat Order Pembelian (PO).
