Sesi 2 - eLisa UGM

SOP Kebijakan IT Universitas
SESI 2
Kebijakan dan Pengelolaan
Sistem Informasi Manajemen
1
SOP Kebijakan IT Universitas
Bisnis Proses
2
SOP Kebijakan IT Universitas
Kerangka Pengembangan
3
SOP Kebijakan IT Universitas
4
Pengelompokkan
• Aplikasi Manajemen Proses Akademik; bertujuan untuk
mengurangi, kompleksitas pengelolaan dan operasional
proses akademik, meningkatkan efisiensi sumber daya
manusia, finansial dan waktu serta kualitas informasi
yang dihasilkan. Termasuk dalam kelompok aplikasi ini
adalah :
• Sistem Informasi Ujian Masuk
mengelola proses pendaftaran calon mahasiswa secara online, termasuk
didalamnya adalah verifikasi pembayaran.
• Sistem Informasi Registrasi
mengelola kegiatan registrasi calon mahasiswa dan heregistrasi
mahasiswa aktif, mulai dari pendataan hingga administrasi pembayaran.
• Sistem Informasi Akademik
mengelola administrasi dan data akademik pada unit kerja akademik
(fakultas/program studi) meliputi data kurikulum, matakuliah, rencana dan
hasil studi, transkrip, penjadwalan, prasyarat, dan sebagainya.
SOP Kebijakan IT Universitas
5
• Aplikasi Manajemen Ilmu Pengetahuan; bertujuan
untuk mengelola aset pengetahuan, meningkatkan nilai
(value) seluruh civitas akademika dengan fitur-fitur
pembelajaran dan pengelolaan data aset ilmiah secara
elektronis (seperti: jurnal, buku, penelitian). Termasuk
dalam kelompok aplikasi ini adalah :
• Sistem ELearning
mengelola proses dan konten pembelajaran secara elektronis.
• Sistem Informasi Riset
mengelola proses penelitian beserta hasil-hasilnya.
• Sistem Informasi Perpustakaan
mengelola keanggotaan, koleksi fisik maupun digital, aktivitas sirkulasi
pustaka, serta menyediakan layanan akses koleksi secara online.
SOP Kebijakan IT Universitas
6
• Aplikasi Manajemen Sumber Daya; merupakan aplikasi-
aplikasi yang berfungsi untuk mengelola aset-aset dalam
sebuah organisasi perguruan tinggi, baik aset fisik, aset
finansial, aset SDM, hingga perencanaan, pengelolaan, dan
menghasilkan informasi-informasi eksekutif (laporan, statistik
dsb). Termasuk dalam kelompok aplikasi ini adalah :
• Sistem Informasi Kepegawaian
mengelola data induk pegawai akademik maupun non-akademik beserta
seluruh rekaman kepangkatan.
• Sistem Informasi Aset
mengelola pendataan atas aset fisik seperti: bangunan, ruang, inventarisir
ruangan.
• Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi
mengelola penerimaan dan pengeluaran keuangan serta pemantauan
penyerapan anggaran.
SOP Kebijakan IT Universitas
7
• Aplikasi Kolaborasi dan Manajemen Komunitas; merupakan
media komunikasi yang dapat dijadikan sebagai media
pertukaran maupun penyajian informasi antar civitas
akademika kampus (mahasiswa, dosen, alumni, karyawan,
dsb). Termasuk dalam kelompok aplikasi ini adalah:
• Portal Web Universitas
media resmi profil universitas serta publikasi informasi, juga berperan sebagai
gerbang akses utama atas layanan akademik.
• Sistem Informasi Alumni dan Karir
media pertukaran informasi antar alumni sekaligus memfasilitasi potensi
pengembangan karir (rekruitmen kerja) di berbagai industri.
• Paperless Office
media kolaborasi informasi antar karyawan dalam suatu unit kerja maupun
lintas unit kerja, termasuk didalamnya adalah pengelolaan arsip surat masuk,
keluar dan disposisi
• Sistem Informasi Eksekutif; merupakan sistem yang digunakan oleh
level eksekutif universitas untuk mendukung proses pengambilan
keputusan.
SOP Kebijakan IT Universitas
8
Sifat Pengelolaan
• Tertutup – aplikasi dikelola secara eksklusif oleh suatu unit kerja.
Aplikasi yang termasuk dalam kelompok ini adalah:
• Sistem Informasi Ujian Masuk.
• Sistem Informasi Registrasi
• Portal Web Universitas
• Terpusat – aplikasi dikelola oleh suatu unit kerja, dan data
didalamnya diperbaharui secara kolaboratif oleh berbagai unit kerja
Aplikasi yang termasuk dalam kelompok ini adalah:
•
•
•
•
•
Sistem Informasi Kepegawaian
Sistem Informasi Aset
Sistem Informasi Keuangan
Sistem Informasi Penelitian
Sistem Informasi Alumni dan Karir
• Terdistribusi – aplikasi dikelola secara eksklusif oleh masing-masing
unit kerja. Aplikasi akan secara rutin mengirimkan data terbaru ke
pengelola data primer. Aplikasi yang termasuk dalam kelompok ini
adalah:
• Sistem Informasi Akademik
• Paperless Office
SOP Kebijakan IT Universitas
Data Primer - Kunci
9
SOP Kebijakan IT Universitas
Integration
10
SOP Kebijakan IT Universitas
11
Point Penting
Pengadaan Data
• Titik krusial dalam pengelolaan dan operasional sistem
informasi manajemen universitas adalah pengadaan dan
pengkoleksian data. Hal ini menjadi salah satu
konsentrasi dokumen ini agar pada akhirnya tidak terjadi
garbage in garabage out.
• Untuk itu harus ada fokus untuk ;
• record,
• frekuensi,
• perioda
• dan wilayah.
SOP Kebijakan IT Universitas
12
Record
Record dalam data yang akan dikoleksi mengandung maksud bahwa
pihak departemen/unit TI harus memiliki mekanisme kelengkapan data dan
kebenaran sumber data. Untuk itu pola pengkoleksian data, pemasukan
data ke sistem harus mengikuti pola recored yang fixed dan tidak tertentu.
• Fixed
Pola record data yang fixed adalah record data yang memiliki pola data ketika
dimasukkan kedalam sistem baik sumber dan bentuk data relatif sama. Sebagai
contoh nilai ujian mata kuliah, identitas mahasiswa dan lainnya. Pola record yang
fixed memudahkan bagi desainer database untuk mengimplementasikan ke dalam
sistem database managementnya. Pola ini juga mengakibatkan tidak akan terlalu
dinamis peruabahan-perubahan dari struktur data dan content data didalamnya.
• Tidak Tertentu
Pola record data yang tidak tertentu adalah record data yang memiliki pola data yang
masing sangat dinamis dan berubah-ubah struktur dan sumber data. Sebagai contoh
pola data seperti ini dapat ditemui dalam data-data penelitian. Pola manajemen bagi
record tidak tertentu ini direkomendasikan membuat dan mengidentifikasi field-field
data primer selain data variabel yang bisa berubah-ubah.
SOP Kebijakan IT Universitas
13
Frekuensi
• Penangganan data di database management system dan
aksesibilitas dari sistem sangat direkomendasikan untuk
memperhatikan pola frekuensinya. Pada beberapa kasus, tidak
memungkinkan hanya mengandalkan pola on-line penuh ketika
terjadi transaksi data. Untuk itu, disarankan untuk melakukan
analisa pola yang tepat untuk menangani transaksi-transaksi
data berdasarkan kebutuhan sistem informasi masing-masing.
Pola-pola penanganan transaksi dapat mengikuti pola sebagai
berikut:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Menit
Jam
Harian
Mingguan
Bulanan
Triwulan
Caturwulan
Semester
Tahunan
SOP Kebijakan IT Universitas
14
Perioda
Salah satu faktor yang harus dipertimbangkan dalam men-capture data
terutama untuk kebutuhan kolaborasi data, adalah waktu pemotretan
data. Hal ini bisa menjadi masalah karena perbedaan point of view
pengambilan data, kepentinga pengambilan data misalnya untuk
memenuhi laporan tertentu. Untuk itu sebelum melakukan pengambilan
data tersebut, perlu memperhatikan pola historis data. Minimal ada 2
(dua) pola historis data yang harus menjadi pertimbangan, yaitu:
• Musiman
Pola musiman bermakna data tersebut dibutuhkan dalam kurun waktu, periode
tertentu yang terus berulang. Terdapat yang cut off yang jelas kapan data itu
dimulai dan berakhir ketika dilakukan pemotretan data. Hal ini akan
memudahkan pola pengambilan keputusan untuk situasi-situasi dan kejadian
dalam periode data tertentu. Akan lebih mudah, apabila setiap pemangku/pemilik
data memiliki persamaan dalam periode/masa data ini.
• Kontinyu
Pola historis adalah pola yang memang mengharuskan data diambil
mengikutkan historis data secara keseluruhan, Apabila tidak mengikutkan pola
historisnya, maka dianggap data yang diambil berkurang level kualitas dan
validitasnya.
SOP Kebijakan IT Universitas
15
Wilayah
Guna menegakkan konsistensi informasi pada skala universitas, serta untuk
mendukung dinamika perkembangan proses bisnis unit kerja, maka sifat
pengelolaan data dapat dikelompokkan berdasarkan wilayan sebagai berikut:
• Tertutup – data dikelola secara eksklusif oleh suatu unit kerja. Data-data yang
termasuk dalam kelompok ini bersumber dari aplikasi sebagai berikut:
• Sistem Informasi Ujian Masuk.
• Sistem Informasi Registrasi
• Portal Web Universitas
• Terpusat – Data dikelola oleh suatu unit kerja, dan data didalamnya diperbaharui
secara kolaboratif oleh berbagai unit kerja Data-data yang termasuk dalam
kelompok ini bersumber dari aplikasi sebagai berikut:
•
•
•
•
•
Sistem Informasi Kepegawaian
Sistem Informasi Aset
Sistem Informasi Keuangan
Sistem Informasi Penelitian
Sistem Informasi Alumni dan Karir
• Terdistribusi – Data dikelola secara eksklusif oleh masing-masing unit kerja dan
akan secara rutin mengirimkan data terbaru ke pengelola data primer. Data-data
yang termasuk dalam kelompok ini bersumber dari aplikasi sebagai berikut:
• Sistem Informasi Akademik
• Paperless Office
SOP Kebijakan IT Universitas
16
Reporting
Pelaporan yang sempurna dan dihasilkan dari sistem
informasi-sistem informasi manajemen universitas yang
baik menjadi dukungan yang ideal menuju world class
research university.
Pelaporan juga bukan hanya didasarkan pada informasi
yang disajikan. Perlu ada perangkat-perangkat pendukung
yang disebut border yang bisa mengiring penyaji-penyaji
laporan mengikuti pola standar tertentu dan desain proses
yang teruji sehingga dengan data yang minim-pun dapat
dihasilkan laporan yang berguna.
Elemen-elemen kamus data, penetapan perioda pelaporan
dan kewenangan harus didesain dengan baik diawal.
SOP Kebijakan IT Universitas
Penetapan …. !!!! *harus formal
No
Data Primer
Data dasar
1
Kepegawaian
Kode kepegawaian, Data kepegawaian
termasuk staf akademik maupun nonakademik, beserta data penunjang lainnya
(kepangkatan, gaji, dsb).
2
Kemahasiswaan
Kode mahasiswa, Data profil mahasiswa.
3
Akademik
Kode akademis, Data riwayat akademis
mahasiswa. Prasyarat: data kemahasiswaan
4
Aset
Kode aset, Data aset gedung, ruang dan
seluruh perangkat didalamnya.
5
Pengetahuan
Kode koleksi, Data koleksi pustaka dan hasil
karya akademik mahasiswa.
6
Penelitian
Kode, penelitian, Data penelitian.
17