Motivasi dan Pengelolaan Individu dan Kelompok dalam Organisasi

Motivasi dan Pengelolaan Individu dan Kelompok dalam
Organisasi Bisnis
I. Motivasi
Motivasi adalah proses yang menjelaskan intensitas, arah, dan ketekunan seorang
individu untuk mencapai tujuannya.
Berdasarkan teori hierarki kebutuhan Abraham Maslow, teori X dan Y Douglas
McGregor maupun teori motivasi kontemporer, arti motivasi adalah alasan yang mendasari
sebuah perbuatan yang dilakukan oleh seorang individu. Seseorang dikatakan memiliki motivasi
tinggi dapat diartikan orang tersebut memiliki alasan yang sangat kuat untuk mencapai apa yang
diinginkannya dengan mengerjakan pekerjaannya yang sekarang. Berbeda dengan motivasi
dalam pengertian yang berkembang di masyarakat yang seringkali disamakan dengan semangat,
seperti contoh dalam percakapan "saya ingin anak saya memiliki motivasi yang tinggi". Statemen
ini bisa diartikan orang tua tersebut menginginkan anaknya memiliki semangat belajar yang
tinggi. Maka, perlu dipahami bahwa ada perbedaan penggunaan istilah motivasi di masyarakat.
Ada yang mengartikan motivasi sebagai sebuah alasan, dan ada juga yang mengartikan motivasi
sama dengan semangat.
Sifat dan sumber motivasi kerja

Motivasi yang pertama disebut sebagai Motivasi Intrinsik.
Jenis motivasi ini timbul dari dalam diri individu sendiri tanpa ada paksaan dorongan orang lain,
tetapi atas dasar kemauan sendiri. Motivasi pada dasarnya memang sudah ada di dalam diri
setiap orang, seperti asal kata motivasi yaotu motif yang berarti daya penggerak untuk
melakukan sesuatu. Motivasi intrinsik timbul karena rasa ingin tau. Bersyukurlah Anda yang
memiliki motivasi intrinsik yang kuat sehingga Anda akan punya lebih banyak kreatifitas, ide
dan sebagainya untuk mewujudkan motivasi Anda itu.

Motivasi yang kedua disebut Motivasi Ekstrinsik:
Jenis motivasi ekstrinsik ini timbul sebagai akibat pengaruh dari luar individu, apakah karena
adanya ajakan, suruhan, atau paksaan dari orang lain sehingga dengan keadaan demikian
seseorang mau melakukan sesuatu tindakan, contohnya belajar. Bagi sesorang dengan motivasi
instrinsik yang lemah, misalnya kurang rasa ingin taunya, maka motivasi jenis kedua ini perlu
diberikan.
II. Lima Teori Motivasi Kerja
i. Teori Hiearki Kebutuhan
Teori motivasi yang paling terkenal adalah hierarki teori kebutuhan milik Abraham
Maslow. Ia membuat hipotesis bahwa dalam setiap diri manusia terdapat hierarki dari lima
kebutuhan, yaitu fisiologis (rasa lapar, haus, seksual, dan kebutuhan fisik lainnya), rasa aman
(rasa ingin dilindungi dari bahaya fisik dan emosional), sosial (rasa kasih sayang,
kepemilikan, penerimaan, dan persahabatan), penghargaan (faktor penghargaan internal dan
eksternal), dan aktualisasi diri (pertumbuhan, pencapaian potensi seseorang, dan pemenuhan
diri sendiri).
Maslow memisahkan lima kebutuhan ke dalam urutan-urutan. Kebutuhan fisiologis dan rasa
aman dideskripsikan sebagai kebutuhan tingkat bawah sedangkan kebutuhan sosial,
penghargaan, dan aktualisasi diri sebagai kebutuhan tingkat atas. Perbedaan antara kedua
tingkat tersebut adalah dasar pemikiran bahwa kebutuhan tingkat atas dipenuhi secara
internal sementara kebutuhan tingkat rendah secara dominan dipenuhi secara eksternal.
Teori kebutuhan Maslow telah menerima pengakuan luas di antara manajer pelaksana karena
teori ini logis secara intuitif..Namun, penelitian tidak memperkuat teori ini dan Maslow tidak
memberikan bukti empiris dan beberapa penelitian yang berusaha mengesahkan teori ini
tidak menemukan pendukung yang kuat.
ii.
Teori X dan Teori Y
Douglas McGregor menemukan teori X dan teori Y setelah mengkaji cara
para manajer berhubungan dengan para karyawan. Kesimpulan yang didapatkan adalah
pandangan manajer mengenai
sifat
manusia
didasarkan
atas
beberapa
kelompok asumsi tertentu dan bahwa mereka cenderung membentuk perilaku mereka
terhadap karyawan berdasarkan asumsi-asumsi tersebut.
Ada empat asumsi yang dimiliki manajer dalam teori X.




Karyawan pada dasarnya tidak menyukai pekerjaan dan sebisa mungkin berusaha untuk
menghindarinya.
Karena karyawan tidak menyukai pekerjaan, mereka harus dipakai, dikendalikan, atau
diancam dengan hukuman untuk mencapai tujuan.
Karyawan akan mengindari tanggung jawab dan mencari perintah formal, di mana ini adalah
asumsi ketiga.
Sebagian karyawan menempatkan keamanan di atas semua faktor lain terkait pekerjaan dan
menunjukkan sedikit ambisi.
Bertentangan dengan pandangan-pandangan negatif mengenai sifat manusia dalam teori
X, ada pula empat asumsi positif yang disebutkan dalam teori Y.

Karyawan menganggap kerja sebagai hal yang menyenangkan, seperti halnya istirahat atau
bermain.
Karyawan akan berlatih mengendalikan diri dan emosi untuk mencapai berbagai tujuan.
Karyawan bersedia belajar untuk menerima, mencari, dan bertanggungjawab. *Karyawan
mampu membuat berbagai keputusan inovatif yang diedarkan ke seluruh populasi, dan bukan
hanya bagi mereka yang menduduki posisi manajemen.


iii.
Teori kebutuhan McClelland
Teori kebutuhan McClelland dikembangkan oleh David McClelland dan teman-temannya.
Teori kebutuhan McClelland berfokus pada tiga kebutuhan yang didefinisikan sebagai
berikut:



iv.
Kebutuhan berprestasi: dorongan untuk melebihi, mencapai standar-standar, berusaha keras
untuk berhasil.
Kebutuhan berkuasa: kebutuhan untuk membuat individu lain berperilaku sedemikian rupa
sehingga mereka tidak akan berperilaku sebaliknya.
Kebutuhan berafiliasi: keinginan untuk menjalin suatu hubungan antarpersonal yang ramah
dan akrab.
Teori evaluasi kognitif
Teori evaluasi kognitif adalah teori yang menyatakan bahwa pemberian penghargaanpenghargaan ekstrinsik untuk perilaku yang sebelumnya memuaskan secara intrinsik
cenderung mengurangi tingkat motivasi secara keseluruhan. Teori evaluasi kognitif telah
diteliti secara eksensif dan ada banyak studi yang mendukung.
v.
Teori penentuan tujuan
Teori penentuan tujuan adalah teori yang mengemukakan bahwa niat untuk mencapai
tujuan merupakan sumber motivasi kerja yang utama.Artinya, tujuan memberitahu seorang
karyawan apa yang harus dilakukan dan berapa banyak usaha yang harus dikeluarkan.
III. Sifat – sifat Kelompok dan Tim
i. Sifat – sifat Kelompok dalam Organisasi
Kelompok adalah kumpulan orang – orang yang bergaul / berinteraksi satu sama lain secara
teratur dalam suatu periode waktu serta menganggap diri mereka saling bergantung dalam
kaitannya dengan pencapaian satu tujuan bersama atau lebih. Kumpulan dari orang – orang
yang saling tidak mengenal satu sama lain dalam suatu bus bukanlah suatu kelompok,
namun jika kumpulan dari orang – orang yang tidak saling mengenal itu bergabung untuk
beberapa hari dalam situasi dimana mereka harus bekerja sama agar dapat hidup dan tolong
menolong, maka ikatan kelompok akan cepat berkembang.
Kelompok dibagi menjadi dua yaitu ;
1. Kelompok Formal dan Informal
Kelompok-kelompok di dalam organisasi secara sengaja direncanakan atau sengaja
dibiarkan terbentuk oleh manajemen selaku bagian dari struktur organisasi formal. Kendati
begitu, kelompok juga kerap muncul melalui proses sosial dan organisasi informal.
Organisasi informal muncul lewat interaksi antar pekerja di dalam organisasi dan
perkembangan kelompok jika interaksi tersebut berhubungan dengan norma perilaku
mereka sendiri, kendati tidak digariskan lewat struktur formal organisasi. Dengan
demikian, terdapat perbedaan antara kelompok formal dan informal.

KELOMPOK FORMAL
Kelompok ini dibangun selaku akibat dari pola struktur organisasi dan pembagian kerja.
Contohnya, pengelompokan kegiatan-kegiatan pekerjaan yang relatif serupa ke dalam satu
kelompok. Kelompok ini merupakan hasil dari sifat teknologi yang diterapkan perusahaan
dan berhubungan dengan cara bagaimana suatu pekerjaan dilakukan. Kelompok juga terjadi
tatkala sejumlah orang pada tingkat atau status yang sama dalam organisasi memandang
diri mereka sebagai satu kelompok. Contoh, kepala-kepala departemen suatu perusahaan
industri baja, atau kepala-kepala dinas suatu kabupaten, atau guru-guru.
Kelompok formal tercipta untuk mencapai tujuan organisasi. Kelompok ini sangat
memperhatikan aspek kegiatan kerja yang terkoordinasi. Orang-orang disatukan bersama
berdasar peran yang telah ditentukan di dalam struktur organisasi. Sifat pekerjaan adalah
aspek dominan dari kelompok formal. Sasaran pekerjaan kelompok tersebut diidentifikasi
oleh manajemen. Setelah sasaran ini dibentuk, segera menyusul pembentuk aturan-aturan,
hubungan, dan norma perilaku di kelompok tersebut.
Kelompok formal cenderung permanen, kendati terdapat perubahan keanggotaan
aktualnya. Kendati demikian, kelompok formal temporer ini juga diciptakan oleh
manajemen, misalnya pembentukan tim-tim berorientasi proyek dalam organisasi yang
bercorak matriks. Kelompok kerja formal dapat dibedakan lewat sejumlah cara, semisal
berdasar keanggotaan, tugas yang dilakukan, sifat teknologi, atau posisi di dalam struktur
organisasi.

KELOMPOK INFORMAL
Di dalam struktur organisasi formal, selalu terdapat struktur informal. Setiap struktur
organisasi formal, khususnya seputar sistem hubungan peran, peraturan, dan prosedur di
antara para anggotanya, akan ditanggapi oleh penafsiran dan pengembangan para pekerja di
tingkat informal.
Kelompok informal pembentukannya lebih didasarkan pada hubungan dan persetujuan
informal di antara para anggota kelompok ketimbang hubungan peran yang telah
ditentukan manajemen. Hubungan informal tersebut dibentuk untuk memuaskan kebutuhan
sosial dan psikologis para anggota kelompok, sehingga tidak mesti berhubungan dengan
tugas-tugas organisasi yang harus mereka laksanakan. Kelompok mungkin saja
menggunakan aneka cara demi memuaskan afiliasi anggota dan motivasi sosial lainnya
yang dianggap kurang tersedia di dalam situasi kerja organisatoris. Kelompok informal ini
utamanya banyak terentuk dalam organisasi industri. Keanggotaan dalam kelompok
informal dapat bersifat lintas struktur formal. Mereka terdiri atas individu yang berasal
bagian organisasi yang berbeda ataupun tingkatan yang berbeda pula, baik vertikal,
diagonal, maupun horizontal.
Kelompok informal dapat bercorak serupa dengan kelompok formal, ataupun bisa pula
terdiri atas sebagian kelompok formal. Anggota kelompok informal mengangkat pemimpin
informalnya sendiri yang nantinya menjalankan otoritas dengan persetujuan dari para
anggota. Pemimpin informal biasanya dipilih berdasarkan kriteria kemampuan seseorang
dalam mewakili nilai dan sikap para anggota, membantu menyelesaikan konflik.
Tim Kerja adalah kelompok yang upaya-upaya individunya menghasilkan suatu kinerja
yang lebih besar daripada jumlah dari masukan-masukan individual. Tanggung Jawab individual
dan timbal balik, Keterampilan saling melengkapi.
Fase pembentukan kelompok dan tim
Pembentukan kelompok pada dasarnya merupakan suatu rangkaian proses yang dinamis, terdiri
dari beberapa fase yaitu :
b)
Forming (Pembentukan)
Fase ini merupakan fase awal dimana keadaan ketidakpastian akan tujuan, struktur dan
kepemimpinan kelompok harus dihadapi. Fase ini berakhir pada saat para anggota mulai
berfikir bahwa diri mereka adalah bagian dari sebuah kelompok
c)
Storming (Merebut Hati)
Fase ini dicirikan oleh adanya konflik intra kelompok. Anggota menerima keberatan
kelompok tetapi menolak pengendalian kelompok oleh individu tertentu. Fase ini selesai
manakala didapatkan hierarki kepemimpinan yang relatif jelas di dalam kelompok.
d)
Norming (Pengaturan Norma)
Fase ini menggambarkan adanya perkembangan hubungan dan kelompok menunjukkan
adanya kohesi (kepaduan). Fase ini berakhir dengan adanya struktur kelompok yang
semakin solid dan terjadi perumusan ayang benar dan diterima atas berbagai harapan serta
perilaku kelompok.
e)
Performing (melaksanakan)
Fase ini memperlihatkan fungsi kelompok berjalan dengan baik dan diterima oleh anggota .
Jadi di sini energi kelompok sudah bergerak dari tahap saling mengenal dan saling
mengerti ke pelaksanaan tugas-tugas yang ada. Untuk kelompok yang relatif permanen,
fase ini merupakan fase terakhir dari fase perkembangan.
f)
Anjourning (pengakhiran)
Fase ini merupakan fase terakhir yang ada pada kelompok yang bersifat temporer, yang di
dalamnya tidak lagi berkenaan dengan pelaksanaan tugas-tugas tetapi dengan berakhirnya
rangkaian kegiatan.
Perbedaan Kelompok dan Tim dalam Konteks Pekerjaan
Stephen P. Robbins melakukan pembedaan antara Kelompok Kerja dengan Tim Kerja
berdasarkan 4 variabel yaitu: Sasaran, Sinergi, Akuntabilitas, dan Keahlian. Perbedaannya dapat
dilihat dalam skema-skema berikut :
Variabel
Ukuran
Tim
Terbatas
Kelompok
Medium dan
Besar
Seleksi
Krusial
Imaterial
Kepemimpinan
Berbagi atau Solo
dirotasi
Persepsi
Pemahaman Fokus pada
pengetahuan pemimpin
saling
melengkapi
Gaya
Peran
koordinasi
yang
tersebar
Interaksi
dinamis
Semangat
Konvergensi,
konformisme
Kebersamaan
mengalahkan
musuh
Menurut Robert L. Mathis dan John H. Jackson (2001 : 82) faktor-faktor yang memengaruhi
kinerja individu tenaga kerja, yaitu:
1.
2.
3.
4.
5.
Kemampuan mereka,
Motivasi,
Dukungan yang diterima,
Keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan, dan
Hubungan mereka dengan organisasi.
Berdasarkaan pengertian di atas, penulis menarik kesimpulan bahwa kinerja merupakan kualitas
dan kuantitas dari suatu hasil kerja (output) individu maupun kelompok dalam suatu aktivitas
tertentu yang diakibatkan oleh kemampuan alami atau kemampuan yang diperoleh dari proses
belajar serta keinginan untuk berprestasi.
Menurut Mangkunegara (2000) menyatakan bahwa faktor yang memengaruhi kinerja antara lain:
a. Faktor kemampuan Secara psikologis kemampuan (ability) pegawai terdiri dari kemampuan
potensi (IQ) dan kemampuan realita (pendidikan). Oleh karena itu pegawai perlu dtempatkan
pada pekerjaan yang sesuai dengan keahlihannya.
b. Faktor motivasi Motivasi terbentuk dari sikap (attiude) seorang pegawai dalam menghadapi
situasi (situasion) kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan diri pegawai terarah
untuk mencapai tujuan kerja. Sikap mental merupakan kondisi mental yang mendorong
seseorang untuk berusaha mencapai potensi kerja secara maksimal. David C. Mc Cleland
(1997) seperti dikutip Mangkunegara (2001 : 68), berpendapat bahwa “Ada hubungan yang
positif antara motif berprestasi dengan pencapaian kerja”. Motif berprestasi dengan
pencapaian kerja. Motif berprestasi adalah suatu dorongan dalam diri seseorang untuk
melakukan suatu kegiatan atau tugas dengan sebaik baiknya agar mampu mencapai prestasi
kerja (kinerja) dengan predikat terpuji.
Selanjutnya Mc. Clelland, mengemukakan 6 karakteristik dari seseorang yang memiliki motif
yang tinggi yaitu :
1) Memiliki tanggung jawab yang tinggi
2) Berani mengambil risiko
3) Memiliki tujuan yang realistis
4) Memiliki rencana kerja yang menyeluruh dan berjuang untuk merealisasi tujuan.
5) Memanfaatkan umpan balik yang kongkrit dalam seluruh kegiatan kerja yang dilakukan
6) Mencari kesempatan untuk merealisasikan rencana yang telah diprogamkan
Menurut Gibson (1987) ada 3 faktor yang berpengaruh terhadap kinerja :
1. Faktor individu: kemampuan, ketrampilan, latar belakang keluarga, pengalaman kerja,
tingkat sosial dan demografi seseorang.
2. Faktor psikologis: persepsi, peran, sikap, kepribadian, motivasi dan kepuasan kerja .
3. Faktor organisasi: struktur organisasi, desain pekerjaan, kepemimpinan, sistem penghargaan
(reward system).
Sumber konflik dalam organisasi dapat ditelusuri melalui Konflik dalam diri individu
(intrapersonal conflict), Konflik antar individu (Interpersonal conflict), Konflik antar kelompok
(Intergroup conflict), ataupun Konflik antar individu dengan kelompok.
1. Intrapersonal Conflict
Konflik ini bisa berasal dari dalam diri. Penyebab dari dalam bisa bersumber dari sifat-sifat
atau ciri-ciri kepribadian dari orang yang bersangkutan. Hal ini terjadi karena seseorang
diperhadapkan pada dua tujuan atau karena harus membuat keputusan untuk memilih
alternative yang terbaik.
Episode konflik yang berlaku, adalah :




Approach-approach Conflict, dimana seseorang mengalami konflik karena
diperhadapkan pada dua tujuan yang sama-sama menguntungkan karena memiliki daya
tarik yang sama juga.
Avoidance-avoidance Conflict, seseorang menghadapi situasi yang mengharuskan ia
terpaksa memilih di antara dua alternatif yang sama-sama tidak disukai atau sama-sama
dianggap buruk.
Approach-avoidance conflict, seseorang harus menghadapi situasi dimana waktu ia
memilih, ia harus menghadapi konsekwensi yang saling bertolak belakang.
tiga penyebab intrapersonal conflict.
Inter-role Conflict, dimana seseorang mengalami konflik yang bertalian dengan peran
dalam hidupnya. Biasanya, pekerja / pegawai mengalami konflik, yang disebut work /
home conflict.


Intra-role Conflict, ini terjadi bila terdapat konflik yang bertalian dgn peran tunggal
(single role),
Person-role Conflict, sebagai Konflik yang muncul dalam melakukan sesuatu yang
bertentangan dengan nilai hidup yang dianut.
2. Konflik yang bersumber dari luar ( Interpersonal Conflict)
Konflik ini dapat terjadi karena perbedaan latar belakang individu (perbedaan pendidikan,
keahlian, keterampilan, pengalaman kerja, dan nilai hidup), kemudian di kategori ini, di
samping konflik yang bersumber dari latar belakang dan ciri kepribadian individu, terdapat
juga sumber-sumber lain seperti kekurangan informasi, persaingan dalam perebutan
pengaruh, persaingan dalam memperoleh jabatan, pertentangan kepentingan pribadi,
misalnya, tuntutan lingkungan kerja yang baru, kehilangan kebebasan pribadi, erosi kontak
wajah, terus-menerus dipaksa mempelajari keterampilan kerja baru karena tuntutan pekerjaan
Dalam organisasi, terdapat beberapa factor yang menyebabkan konflik yaitu:
1. Perbedaan dalam tujuan dan prioritas. Setiap sub unit dalam organisasi memiliki tujuan dan
prioritas khusus. Misalnya, dalam hubungan kerja, bagian pemasaran ingin agar produknya
cepat laku. Kalau perlu dijual murah dan dengan cara kredit.
2. Saling ketergantungan tugas. Ada yang disebut ketergantungan berurutan, dimana output dari
suatu unit merupakan input dari unit lain. Misalnya, untuk merespon suatu surat permohonan,
kepala bagian masih harus menunggu disposisi dari atasannya.
3. Konflik yang disebabkan oleh pembagian sumber daya (resource interdependence). Antarunit
kerja bersaing karena untuk mendapatkan sumber daya yang lebih (personil, dana, material,
peralatan, ruangan, fasilitas computer dan lainnya).
4. Deskripsi tugas yang tidak jelas. Ini akan mengakibatkan konflik karena tidak ada guide lines
dan policies yang jelas, akan membuat kelompok lainnya tersinggung karena dilangkahi.
5. Perbedaan kekuasaan dan status. Biasanya terjadi karena suatu departemen merasa lebih
penting atau memiliki rasa over value ketimbang departemen lainnya. Departemen yang
lainnya pasti akan merasa dilecehkan.
6. Perbedaan sistem imbalan dan intensif yang diatur per-unit, bukan berdasarkan tujuan
organisasi.
7. Faktor birokratik, dimana pegawai lini memiliki wewenang dalam proses pengambilan
keputusan sementara staf lebih pada memberikan rekomendasi atau saran. Sering pegawai
lini merasa lebih penting, sementara staf merasa lebih ahli. Ujung-ujungnya konflik.
8. Sistem komunikasi dan informasi yang terganggu. Kadang, terjadi misunderstanding di
kalangan pelaku organisasi karena informasi yang diterima kurang jelas atau bertentangan
dengan tujuan yang sebenarnya.
Negosiasi adalah sebuah bentuk interaksi sosial saat pihak - pihak yang terlibat berusaha
untuk saling menyelesaikan tujuan yang berbeda dan bertentangan. Negosiasi merupakan suatu
proses saat dua pihak mencapai perjanjian yang dapat memenuhi kepuasan semua pihak yang
berkepentingan dengan elemen-elemen kerjasama dan kompetisi.
Motivasi dan Pengelolaan Individu dan Kelompok dalam Organisasi Bisnis
Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah
“Pengantar Administrasi Bisnis”
Disusun oleh:
Kelompok 6
Anggota:
1. Aulia Nur Amalita
115030201111012
2. Charistantya Tegar Aganta
115030200111007
3. M Rahmat Muntazar Mahdi
115030207111074
4. Pepi Mulita Sari
115030207111014
KELAS A
JURUSAN ILMU ADMINISTRASI BISNIS
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2012