9 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Teori Umum 2.1.1 Pengertian dan

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
2.1.1 Pengertian dan Definisi Komunikasi Organisasi
Organisasi tidak mungkin beridiri tanpa adanya komunikasi. Apabila
tidak ada komunikasi, para pegawai tidak akan dapat mengetahui apa yang
dilakukan oleh rekan sekerjanya, pimpinan tidak dapat menerima masukan
informasi, dan para penyedia tidak dapat memberikan instruksi, koordinasi
kerja tidak mungkin dilakukan, dan organisasi akan runtuh karena ketiadaan
komunikasi (Davis & Newstrom, 2000:151). Komunikasi dalam organisasi
memiliki peranan yang sangat penting dalam mencapai tujuan organisasi.
Komunikasi organisasi menurut Goldhaber didefinisikan organisasi akan
runtuh karena ketiadaan komunikasi (Davis & Newstrom, 2000:151). Oleh
karena itu, komunikasi dalam organisasi memiliki peranan yang sangat
penting dalam mencapai tujuan organisasi.
Menurut Stoner (Stoner,2006:59), organisasi adalah suatu pola
hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan
manajer mengejar tujuan bersama. Sebuah organisasi dapat terbentuk karena
dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan
yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut
terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang
dapat
diakui
keberadaannya
oleh
masyarakat
disekitarnya,
karena
memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam
9
10
masyarakat
sebagai
anggota-anggotanya
sehingga
menekan
angka
pengangguran.
Komunikasi organisasi dapat didefinisikan juga sebagai pertunjukan
dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian
dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit
komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan
yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan (Pace & Faules,
2010:32).
Dalam komunikasi organisasi tindakan yang perlu dipahami
didalamnya seperti apa instruksi pimpinan sudah dilaksanakan dengan benar
oleh karyawan atau bagaimana cara karyawan menyampaikan keluhan atau
saran kepada pimpinan dan kemungkinan tujuan organisasi agar tercapai
sesuai hasil yang diharapkan.
2.1.2 Fungsi Komunikasi Organisasi
Sendjaja (Sendjaja,2004:136) menyatakan fungsi komunikasi dalam
organisasi adalah sebagai berikut:
1.
Fungsi informatif: Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem
pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu
organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak,
lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap
anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti.
Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk
membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik
yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan)
11
membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu
juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan,
izin cuti, dan sebagainya.
2.
Fungsi regulatif: Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang
berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat empat hal yang berpengaruh
terhadap fungsi regulatif, yaitu:
a. Berkaitan
dengan
orang-orang
yang
berada
dalam
tataran
manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk
mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi
perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan
sebagaimana semestinya.
b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya
berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian
peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk
dilaksanakan.
c. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam
organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan
organisasi.
d. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi
selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan
darmawisata.
Pelaksanaan
aktivitas
ini
akan
menumbuhkan
keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan
terhadap organisasi.
3.
Fungsi persuasif: Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan
kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang
12
diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih
suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab
pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan
menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan
sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
4.
Fungsi integratif: Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran
yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan
dengan baik. (Sendjaja, 2004:136)
2.1.3 Pola Komunikasi Organisasi
Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan
berbagai pihak untuk mencapai tujuannya, pendekatan yang dipakai antara
satu organisasi dengan organisasi yang lain bervariasi atau berbeda-beda.
Untuk organisasi berskala kecil mungkin pengaturannya tidak terlalu sulit
sedangkan untu perusahaan besar yang memiliki ribuan karyawan maka
penyampaian informasi kepada mereka merupakan pekerjaan yang cukup
rumit. Untuk itu, menentukan suatu pola komunikasi yang tepat dalam suatu
organisasi merupakan suatu keharusan. Terdapat dua macam jaringan
komunikasi organisasi yaitu: 1). Jaringan Komunikasi Formal, 2). Jaringan
Komunikasi Informal (Muhammad, 2009:107).
1. Jaringan Komunikasi Formal
Dalam struktur garis, fungsional maupun matriks, nampak berbagai
macam posisi atau kedudukan yang masing-masing sesuai batas dan
tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses
penyampaian informasi dari pimpinan kepada bawahan ataupun dari para
13
manajer kepada karyawannya,pola transformasinya dapat berbentuk
downward
communication,
upward
communication,
horizontal
communication dan diagonal communication. Komunikasi dari atas ke
bawah merupakan aliran komunikasi dari atasan ke bawahan, dimana
umumnya terkait dengan tanggung jawab dan wewenang seseorang dalam
suatu organisasi. Ada lima tujuan pokok dalam jaringan komunikasi
formal yaitu: (Muhammad, 2009:107)
a.
b.
c.
d.
e.
Memberi pengarahan atau instruksi kerja.
Memberi informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan.
Memberi informasi tentang prosedur dan praktik organizational.
Memberi umpan balik pelaksanaan kerja kepada karyawan.
Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi yang dapat
membantu Organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan
yang ingin dicapai
Salah satu kelemahan jaringan komunikasi ini adalah kemungkinan
terjadinya penyaringan informasi atau sensor informasi penting sebelum
disampaikan kepada para bawahan. Untuk komunikasi dari bawah ke atas
menunjukkan partisipasi bawahan dalam proses pengambilan keputusan
akan sangat mebantu pencapaian tujuan organisasi. Sementara untuk
mencapai keberhasilan komunikasi ke atas ini, para manajer harus memiliki
rasa percaya kepada para bawahannya.
Untuk komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara
bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu
organisasi. Tujuan jaringan komunikasi ini adalah untuk melakukan
persuasi, mempengaruhi dan memberi informasi kepada bagian atau
departemen yang memiliki kedudukan sejajar. Kebanyakan manajer suka
melakukan tukar menukar informasi pada departemen berbeda terutama
apabila muncul masalah-masalah khusus dalam organisasi perusahaan.
14
2.
Jaringan Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal orang-orang yang ada dalam
suatu organisasi dapat berkomunikasi secara leluasa. Namun jenis
komunikasi ini karena sifatnya yang umum, informasi yang diperoleh
seringkali kurang akurat dan tidak dapat dipertanggung jawabkan
kebenarannya, karena biasanya lebih bersifat pribadi atau bahkan sekadar
desas-desus.
Di dalam jaringan komunikasi informal ini, tentunya ada berbagai
macam informasi yang mengalir. Namun ada dua tipe informasi yang
paling utama atau paling sering menjadi pembicaraan utama dalam
komunikasi informal dalam suatu organisasi, yakni: gosip dan rumor.
Pola jaringan komunikasi informal sangat penting bagi organisasi
namun bila proses pelaksanaannya tidak efektif bisa memberikan kerugian
seperti dari sisi individual sering membuat frustasi atau menjengkelkan
pihak tertentu khususnya tentang keterbatasan untuk masuk ke dalam
proses pengambilan keputusan. Dimana banyak jalur yang harus dimasuki/
dilewati sebelum langsung ke pengambilan keputusan. Dari sisi
perusahaan kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian
informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan jaringan
(link) dalam jalur komunikasi dapat mengambarkan suatu kemungkinan
munculnya kesalahpahaman (Muhammad, 2009:107)
15
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Pengertian dan Definisi Public Relations
Public relations terus menjadi salah satu bidang yang sangat dinamis
dalam kehidupan berorganisasi di seluruh dunia. Salah satu alasannya adalah
karena praktisi public relations membutuhkan keterampilan dan kapabilitas
yang beragam untuk keberhasilan pekerjaan mereka. Kerja public relations
semuanya terkait dengan membangun hubungan yang efektif antara
organisasi dengan pihak-pihak yang dianggap penting oleh organisasi
tersebut, seperti media, pelanggan, pekerja, investor, pemimpin masyarakat,
kelompok aktivis dan badan pemerintahan. Hubungan ini harus saling
menguntungkan bagi kedua belah pihak. Untuk menciptakan win-win
situation seperti itu, diperlukan proses memberi dan menerima yang banyak
didasari oleh saling memahami terhadap kepentingan masing-masing.
(Dimas,2011:2)
Public relations banyak dipraktekkan di berbagai organisasi dalam
rangka menunjang manajemen untuk mencapai tujuannya secara efektif dan
efisien. Berhasil atau tidaknya peranan public relations dalam menunjang
fungsi-fungsi manajemen perusahaan untuk mencapai tujuan bersama itu
adalah tidak terlepas dari kemampuan untuk memanfaatkan unsur-unsur
sumber daya yang dimiliki pada sebuah organisasi atau lembaga. Unsur-unsur
sumber daya tersebut, yaitu :sumber daya manusia, sumber material atau
barang yang dikuasai, alat atau perkakas mesin produksi yang dimiliki,
kemampuan keuangan, metode yang dipergunakan dan perluasan atau
pemasaran yang hendak dicapai. (Sitepu&Faulina,2011:18)
16
Jefkins (Jefkins,2004:10) mengemukakan bahwa:
“PR adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam
maupun ke luar antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya
dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada
saling pengertian.”
Sebagai fungsi manajemen, Public Relations bertanggung jawab
mengelola dan mengembangkan reputasi perusahaan. Sebagai fungsi
komunikasi,
Public
Relations
mengembangkan
komunikasi
antara
perusahaan dan public yang dianggap penting untuk menciptakan dan
mempertahankan goodwill dan mutual understanding public terhadap tujuan,
kebijakan, dan kegiatan perusahaan. Idealnya Public Relations adalah
perpaduan dari kedua fungsi tersebut. Public Relations yang efektif
merupakan bagian mendasar bagi suatu perusahaan, bukan sekedar alat
manajemen yang dapat ditiadakan atau dipindahkan.
Menurut Jefkins & Yadin (Aryanti,2011:206), Public Relations
didefinisikan sebagai semua bentuk komunikasi yang terencana, antara satu
organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan
spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.
Menurut Soo-Yeon dan Bryan H Reber (Soo-Yeon&Bryan,2009:157):
“Professional standards of public relations should be viewed in the
context of maintaining an organization ‘s longrange stability and
harmony with a changing social environment. Bivins noted that public
relations “clarification of its ethical obligation to serve the public
interest is vital if it is to accomplish its goal and if it is to be accepted
as a legitimate profession by society.” He also emphasized the
importance of “public interest” in defining professionalism, stating.
“although serving the public interest is not necessarily a criterion used
to define professionalism, it is the most often cited of the values of
professionalism.” Therefore, attaining professionalism in public
relations depends largely on acting in a socially responsible manner.”
“Standar professional dari seorang public relations harus dilihat dari
konteks dalam menjaga stabilitas jangka panjang organisasi dan
harmonis dengan lingkungan sosial yang berubah- ubah. Bivins
mencatat bahwa public relations “klarifikasi kewajiban etis untuk
17
melayani kepentingan publik sangat penting untuk mencapai tujuan dan
jika itu harus diterima sebagai profesi yang sah oleh masyarakat.” Dia
juga menekankan pentingnya “keinginan publik” dalam mendefinisikan
profesionalisme, ”meskipun melayani kepentingan umum tidak selalu
merupakan kriteria yang digunakan untuk mendefinisikan
profesionalisme, ini adalah yang paling sering dikutip dari nilai-nilai
profesionalisme. Oleh karena itu, mencapai profesionalisme dalam
public relatios tergantung pada bertindak dalam secara sosial
bertanggung jawab.”
Menurut Sriramesh (Sriramesh,2009:168):
“Public relations is the strategic communication that different types of
organizations use for establishing and maintaining symbiotic
relationships with relevant publics many of whom are increasingly
becoming culturally diverse.”
“Public relations adalah komunikasi strategis yang digunakan berbagai
jenis organisasi untuk membangun dan memelihara hubungan simbiotik
dengan publik relevan dimana banyak dari mereka yang semakin
menjadi budaya beragam.”
Definisi diatas dapat dilihat bahwa seorang public relations dalam
perusahaan atau organisasi memiliki peran yang sangat penting dan menjadi
tombak perusahaan atau organisasi dalam penyampaian komunikasi atau
menjalin hubungan.
Definisi public relations menurut Dr. Rex F. Harlow (Sitepu &
Faulina,2011:44) adalah :
“Public Relations adalah fungsi manajemen yang khas yang
membantu pembentukan dan pemeliharaan garis komunikasi dua arah,
saling pengertian, penerimaan, dan kerja sama antara organisasi dan
masyarakatnya yang melibatkan dalam manajemen problem atau
masalah, membantu manajemen untuk selalu mendapatkan informasi
dan merespon pendapat umum, mendefinisikan dan menekankan
tanggung jawab manajemen dalam melayani kepentingan masyarakat,
membantu manajemen mengikuti dan memanfaatkan perubahan
dengan efektif, berfungsi sebagai sistem peringatan awal untuk
membantu antisipasi kecenderungan, dan menggunakan riset serta
komunikasi yang masuk akal dan etis sebagai sarana utamanya.”
Makna Public Relations tergantung bagaimana kita menafsirkannya.
Public Relations adalah suatu bentuk komunikasi yang berlaku untuk semua
18
jenis organisasi, baik itu yang bersifat komersial maupun non-komersial, di
sektor publik (pemerintah) maupun privat (pihak swasta). Terdapat begitu
banyak definisi PR. Namun pada intinya, PR senantiasa berkenaan dengan
kegiatan penciptaan pemahaman melalui pengetahuan, dan melalui kegiatankegiatan tersebut diharapkan akan muncul perubahan yang berdampak positif.
2.2.2 Peran dan Fungsi Public Relations
Secara umum peran Public Relations adalah menjalankan fungsi
manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan baik dan
bermanfaat antara organisasi dengan public yang mempengaruhi kesuksesan
atau kegagalan organisasi tersebut (Cutlip, 2009:88)
Peranan public relations yang luas menyangkut hubungan dengan
berbagai pihak dan tidak hanya sekedar berbentuk relations dalam arti
sempit, karena personal relations mempunyai peranan yang cukup besar
dalam melakukan kampanye public relations. Bagaimana meningkatkan
kesadaran, pengertian dan pemahaman tentang aktivitas perusahaan atau
lembaga, termasuk membentuk sikap yang menyenangkan (favorable),
iktikad baik (good will), toleransi (tolenrace), saling pengertian (mutual
understand), saling mempercayai (mutual confidence), saling menghargai
(mutualappreciation), dan pada akhirnya akan menciptakan citra baik (good
image) (Soemirat & Ardianto, 2010:28)
Adapun peran Public Relations menurut Dozier & Broom
(Ruslan,2010:55) antara lain :
1. Pakar yang berpengaruh ( Expert Prescriber )
Seorang praktisi Public Relations yang berpengalaman dan
19
memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi
dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya. Peran
pakar perumus ini menarik perhatian praktisi karena menjalani
peran ini akan membuat orang dilihat sebagai pihak yang punya
otoritas ketika ada sesuatu hal yang harus dibereskan atau pihak
yang punya otoritas didalam menentukan bagaimana cara
mengerjakan sesuatu. Artinya public relations memainkan peran
utama dalam membantu keputusan manajemen organisasi dan apa
yang harus di lakukan oleh pihak perusahaan demi meningkatkan
kinerja karyawan.
2. Fasilitator Komunikasi (Communication Fasilitator)
Dalam hal ini, praktisi Public Relations bertindak sebagai
komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen
dalam hal mendengar apa yang diinginnkan dan diharapkan oleh
publiknya. Sebagai komunikator yang baik harus memandang
bahwa bidang Public Relations sangatlah luas, dan menyangkut
hubungan dengan berbagai pihak. Peran fasilitator bertindak
sebagai
penjaga
komunikasi
dua
arah
dan
menfasilitasi
percakapan dengan menyingkirkan rintangan dalam hubungan dan
menjaga agar saluran komunikasi tetap terbuka.
3. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah ( Problem Solving Process
Fasilitator)
Peranan praktisi Public Relations dalam pemecahan masalah,
berkolaborasi dengan manajer lain untuk mendefinisikan dan
memecahkan masalah..Hal ini dimaksudkan untuk membantu
20
pimpinan organisasi baik sebagai penasihat (adviser) hingga
mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi
persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan
profesional. Manajer ini memainkan peran penting dalam
menganalisis situasi problem, karena mereka adalah pihak yang
paling tahu dan paling dekat dengan kebijakan, produk, prosedur,
dan tindakan organisasi.
4. Teknisi Komunikasi ( Communication Technician )
Peranan teknisi komunikasi ini menjadikan praktisi Public
Relations sebagai journalist in recident yang hanya menyediakan
layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan of communication
in organization. Pada intinya para praktisi PR ini memberikan
pelayanan secara teknis atau sebagai “jurnalis di dalam rumah
sendiri”. Manajemen memutuskan apa yang harus dilakukan dan
mengontrol teknisi komunikasi yang telah di beri kewenangan.
Menurut Bernay dalam (Ruslan,2010:11) terdapat 3 jenis fungsi PR,
antara yakni:
1. Memberikan penerangan kepada masyarakat
2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan
masyarakat secara langsung
3. Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu
badan / lembaga sesuai dengan sikap perbuatan masyarakat atau
sebaliknya.
Berdasarkan ciri khas kegiatan Public Relations, pakar PR
internasional, Cutlip & Centrevanf Canfield (Sitepu & Faulina,2011:40)
merumuskan fungsi PR sebagai berikut:
21
1. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan
bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga / organisasi).
2. Membina hubungan yang harmonus antara organisasi dengan
publiknya yang merupakan khalayak sasaran.
3. Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini,
presepsi dan tanggapan masyarakat terhadap organisasi yang
diwakilinya atau sebaliknya.
4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran
kepada pimpinan manajemen demi tercapainya tujuan dan manfaat
bersama.
5. Menciptakan komunikasi dua arah dan timbal balik, dan mengatur
arus informasi, publikasi serta person dari organisasi ke publiknya
atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif bagi kedua belah
pihak.
Kegiatan public relations harus benar-benar dicurahkan untuk
kepentingan umum, harus mampu menciptakan, membina serta memelihara
hubungan kedalam dan keluar. Public relations adalah perantara antara
pimpinan organisasi atau perusahaan dengan publik. Untuk menjalankan
tugasnya sebagai perantara, maka public relations harus memiliki moral dan
tingkah laku yang baik agar ia dapat memperoleh kredibilitas. Dalam
pelaksanaannya public relations banyak melakukan banyak komunikasi, baik
komunikasi langsung secara personal contact, maupun komunikasi melalui
media massa.
Sedangkan fungsi public relations menurut Effendy (Ruslan,2010:32)
adalah:
1.
2.
3.
4.
5.
Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan
organisasi.
Membina hubungan harmonis antara organisi dengan publik
internal dan publik eksternal.
Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan
informasi dari organisasi kepada publiknya dan menyalurkan
opini publik kepada organisasi.
Melayani publik dan menasihati pimpinan organisasi dengan
kepentingan umum.
Operasional dan organisasi public relations adalah bagaimana
membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya,
untuk mencegah terjadi rintangan psikologis, baik yang
ditimbulkan dari pihak organisasi maupun dari pihak publiknya.
22
2.2.3 Internal Public Relations
Prasyarat penting dalam membangun hubungan dan komunikasi yang
baik dengan karyawan adalah bagaimana seorang public relations dapat
membantu manajemen dalam membentuk iklim organisasi yang positif.
Untuk ini public relations dapat melakukan:
1. Memberikan masukan atau saran dan pertimbangan bagi
keputusan – keputusan organisasi
2. PR berperan sebagai konsultan komunikasi internal organisasi
3. Membuat kebijakan komunikasi perusahaan
4. Membantu
manajemen
dalam
merancang
dan
mengimplementasikan program – program pembaharuan. (Sitepu
& Faulina,2011:28)
Menurut
Effendy
(Effendy,2009:45)
kegiatan
internal
Public
Relations merupakan kegiatan yang ditujukan untuk publik internal organisasi
atau perusahaan. Publik internal adalah keseluruhan elemen yang
berpengaruh secara langsung dalam keberhasilan perusahaan, seperti
karyawan, manajer, supervisor, pemegang saham, dewan direksi perusahaan
dan sebagainya. Melalui kegiatan Internal Public Relations diharapkan dapat
memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik internal dari organisasi atau
perusahaan. Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak yang terkait
dalam perusahaan maka akan tercipta iklim kerja yang baik. Dengan begitu
kegiatan operasional perusahaan akan berjalan dengan lancar.
Beberapa bentuk hubungan internal dalam perusahaan :
1. Employee Relations (hubungan dengan para pekerja/para
karyawan)
2. Stockholder Relations (hubungan dengan para pemegang saham)
3. Labour Relations (hubungan dengan pada buruh)
4. Manager Relations (hubungan dengan para manajer) (Effendy,
2009:47)
Tujuan dari internal Public Relations bisa terealisasikan jika pimpinan
memperhatikan kepentingan-kepentingan karyawan dengan mengadakan
23
komunikasi teratur dan tepat guna dalam perusahaan, mempertinggi
kecakapan dan pengetahuan SDM perusahaan, memberikan hiburan dan
kesempatan bersantai bagi pegawai, meningkatkan kebersihan, ketertiban,
serta keindahan perusahaan dan lingkungannya, mengintegrasikan keluarga
pegawai ke dalam kehidupan perusahaan, memelihara kesejahteraan
pegawai atas usaha sendiri. Dalam hal ini tugas seorang Public Relations
bertujuan untuk menyelenggarakan komunikasi yang persuasive dan
informative yang dapat dilaksanakan dengan secara:
1. Tertulis yaitu menggunakan surat-surat, majalah, bulletin, brosur
2. Lisan, yaitu dengan mengadakan briefing, rapat-rapat, diskusi,
ceramah
3. Conselling, yaitu dengan menyediakan beberapa anggota staf yang
telah mendapatkan latihan atau pendidikan untuk memberikan
nasehat-nasehat kepada karyawan, turut memecahkan masalahmasalah pribadi mereka atau mendiskusikannya bersama-sama
(Effendy,2003:58)
2.2.4 Employee Relations
Employee relations (hubungan dengan karyawan) atau disebut public
internal atau juga hubungan dengan masyarakat internal adalah sekelompok
orang – organ yang sedang bekerja di suatu perusahaan yang jelas baik secara
fungsional organisasi ataupun teknis dan jenis pekerjaan atua tugas yang
dihadapinya. (Ruslan, 2010:44)
Ekeftifitas hubungan internal tersebut akan memerlukan suatu
kombinasi antara lain:
1. Sistem manajemen yang sifatnya terbuka (open management)
2. Kesadaran pihak manajemen terhadap nilai dan pentingnya
memelihara komunikasi timbal balik dengan para karyawannya.
24
3. Kemampuan manajer humas yang meiliki keterampila manajerial
serta berpengalaman atau mendapatkan dukungan kualitas sumber
daya manusianya, pengetahuan, media dan teknis komunikasi
yang dipergunakan (Ruslan,2010:48)
Kegiatan employee relations dalam suatu perusahaan atau organisasi
dapat dilaksanakan dalam bentuk: (Ruslan, 2010:52)
1. Program Pendidikan dan Pelatihan
Program pendidikan dan pelatihan yang dilaksanakan oleh
perusahaan yakni dalam upaya meningkatkan kinerja dan
keterampilan (skill) karyawan dan kualitas mamupun kuantitas
pemberian jasa pelayanan dan sebagainya.
2. Program Motivasi Kerja Berprestasi
Program ini diharapkan dapat mempertemukan antara motivasi
dan prestasi serta disiplin karyawan untuk mencapai tujuan
organisasi atau perusahaan.
3. Program Penghargaan
Upaya perusahaan untuk memberikan suatu penghargaan kepada
para karyawan, baik yang berprestasi kerja maupun cukup lama
masa
pengabdiannya.
Dalam
hal
ini,
penghargaan
akan
menimbulkan loyalitas terhadap perusahaan
4. Program Acara Khusus
Merupakan program khusus yang sengaja dirancang di luar bidang
pekerjaan sehari – hari, misalnya dengan berpiknik bersama yang
dihadiri oleh pimpinan dan semua karyawannya dengan maksud
untuk menumbuhkan rasa keakraban diantara sesama karyawan
25
dan pimpinan.
5. Program Media Komunikasi Internal
Membentuk program media komunikasi internal melalui bulletin,
news release, dan majalah perusahaan yang berisikan pesan,
informasi dan berita yang berkaitan dengan kegiatan antar
karyawan atau perusahaan dengan pimpinan (Ruslan, 2010:52)
Melalui
kegiatan
employee
relations
diharapkan
akan
menimbulkan hasil yang positif, yaitu karyawan akan merasa dihargai
dan diperhatikan oleh pihak pimpinan perusahaan, sehingga dapat
menciptakan rasa memiliki, motivasi, kreativitas yang tinggi dan ingin
mencapai
prestasi
semaksimal
mungkin.
Disamping
itu
akan
mengurangi timbulnya dampak negative terhadap manajemen suatu
perusahaan seperti akan timbulnya rasa kejenuhan, kebosanan, bagi
para pekerjanya yang nantinya akan berakibat pada rendahnya motivasi,
loyalitas dan produktivitas karyawan kepada perusahaan.
2.2.5 Media Internal Public Relations
Sarana alat bantu komunikasi sangatlah penting. Namun pada
umumnya, setiap organisasi hanya menggunakan sebagian kecil dari sekian
banyak metode yang ada. Tentu saja yang harus dipilih adalah yang paling
sesuai dengan kebudayaan setiap organisasi, jumlah dan strata personel, serta
lokasi tempat kerja. Maka di dalam penggunaan penyebaran informasi pun
pihak manajemen harus benar – benar mengetahui mana yang lebih baik dan
sesuai dengan kondisi ruang lingkup budaya oraganisasi kerja tersebut.
26
Bentuk komunikasi yang dapat di lakukan oleh para public relations
officer menurut Broom, Cutlip & Center (Cutlip,2009:67) adalah terdapat dua
hal yaitu:
1.
Informing Employees Using Nonmediated Commmunication
Pada umumnya komunikasi organisasi kedalam itu dapat
berupa komunikasi verbal. Namun kebanyakan dari karyawan
lebih
memilih
untuk
berkomunikasi
secara
langsung
dibandingkan melalui e-mail, telepon, atau bentuk yang lainnya.
Misalnya di dalam pesan nonverbal yang dapat dilakukan yaitu
dengan:
a. The Grapevine
Grapevine atau yang disebut dengan selentingan/sindiran.
Komunikasi ini salah satu bentuk komunikasi formal non
kontrol media tetapi komunikasi kekuatan mulut ke mulut
ini yang seringkali sebagai penyebaran informasi yang
paling cepat di lakukan dibandingkan dengan yang
lainnya. Karena melalui komunikasi berbicara ini praktisi
PR
akan mengurangi
kesenjangan
informasi yang
ditinggalkan oleh program komunikasi internal yang tidak
memadai.
b. Meetings & Teleconferences
Meeting (Rapat) yang membawa orang- orang untuk
berkumpul melalui sebuah kesempatan untuk berbicara
maupun mendengarkan, di dalam sebuah metode dua jalur
komunikasi. Rapat yang di adakan secara rutin ini yang
27
akan membawa sebuah organisasi kedalam sebuah jalur
komunikasi yang tidak menghabiskan banyak biaya,
karena meeting dapat dengan langsung melihat respon
yang di berikan oleh karyawan tersebut kepada pimpinan
atau pun kepada sesama rekan kerja di dalam menangani
sebuah permasalahan yang ada di dalam sebuah proyek.
2. Informing Employees Using Mediated Communication
Media komunikasi yang sering karyawan dengar mulai dari
koran sampai dengan bentuk media komunikasi yang digunakan
sebagai intrenet dan e-mail. Hal tersebut dapat dilihat dari: Employee
publications, Personal Calls, Published Speeches, White Boards, and
Intranets (Hotlines, E-mail, & New Media). Employee Publications
sangat diperlukan meskipun komunikasi baru publikasi teknologi
cetak tetap menjadi media utama untuk komunikasi internal di
kebanyakan organisasi. Tujuan dari publikasi karyawan adalah
termasuk:
a.
b.
c.
d.
e.
Mempertahankan karyawan mengenai informasi strategi
dan tujuan organisasi
Menyediakan karyawan informasi yang mereka butuhkan
untuk melakukan tugas - tugas mereka dengan baik
Mendorong karyawan untuk mempertahankan dan
meningkatkan standar organisasi dan komitmen untuk
peningkatan kualitas
Mengakui prestasi karyawan dan keberhasilan
Menciptakan kesempatan untuk komunikasi dua arah
untuk menghasilkan umpan balik karyawan, pertanyaan,
dan kekhawatiran.
28
2.2.6 Motivasi Kerja Karyawan
Atmosoeprapto (Saepulloh, 2004:16) mengatakan, bahwa motivasi
merupakan kebutuhan, keinginan, dorongan, atau rangsangan dalam diri
pribadi untuk mencapai suatu tujuan, secara sadar (conscious) ataupun
setengah sadar (subconscious). Motivasi dapat menumbuhkan “sense of
belonging” yang pada akhirnya dapat meningkatkan partisipasi dan
komunikasi serta menumbuhkan empathy (kemampuan menempatkan diri
pada posisi orang lain). Davies (Agustiar,2012:32) mengemukakan bahwa
motivasi merupakan kekuatan yang tersembunyi di dalam diri seseorang yang
mendorong untuk melakukan suatu tindakan dengan cara tertentu. Sedangkan
Wayne berpendapat, “motivation is a force that result from an individual’s
desire to statisfy there needs.” Yang artinya adalah motivasi adalah kekuatan
yang dihasilkan seseorang untuk memuaskan kebutuhan.
Sejalan juga dengan Stoner (Saepulloh,2004:17) menyatakan bahwa
motivasilah yang menyebabkan, menyalurkan dan menunjang seseorang
berprilaku tertentu. Agar setiap karyawan berperilaku sesuai dengan yang
diharapkan organisasi maka ada tiga halpenting yang harus diperhatikan
untuk memotivasi karyawan yaitu peran, perlakuan, dan penghargaan.
Menurut Liang Gie (Martoyo,2002:22), motivasi kerja adalah suautu
dorongan yang menjadi pangkal seseorang melakukan sesuatu atau bekerja.
Jadi, motivasi kerja adalah kemauan kerja suatu karyawan yang timbulnya
karena adanya dorongan dari dalam pribadi karyawan yang bersangkutan
sebagai hasil integrasi keseluruhan daripada kebutuhan pribadi, pengaruh
lingkungan fisik dan pengaruh lingkungan sosial dimana kekuatannya
tergantung pada prosespengintegrasian tersebut.
29
Herzberg (Pace&Faules,2010:122) mengemukakan bahwa motivasi
dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal.
1. Faktor internal motivasi kerja meliputi :
a. Keberhasilan
b. Pengakuan
c. Tanggung jawab
d. Peluang untuk meraih prestasi
2. Faktor eksternal motivasi kerja meliputi :
a. Hubungan atasan bawahan
b. Hubungan antar karyawan
c. Kondisi kerja
d. Kebijakan perusahaan
e. Aspirasi Karyawan
f. Gaji
Berdasarkan uraian diatas, motivasi kerja karyawan dipengaruhi oleh
beberapa faktor yang mencakup faktor internal dan eksternal. Faktor internal
dapat ditingkatkan dengan memberikan reward atau hadiah kepada karyawan
yang berhasil tersebut sehingga ia merasa bangga dengan pekerjaannya.
Sedangkan faktor eksternal dapat ditingkatkan dengan cara menangani faktor
lingkungan yang mempunyai hubungan dengan motivasi kerja seperti
mendalami employee relations yang menjadi tugas dari internal public
relations.
30
2.3 Kerangka Berpikir
KOMUNIKASI
ORGANISASI
Sumber : Pace & Faules,
2010:32
- Internal Public Relations
Sumber: Sitepu&Faulina,2011:28
PUBLIC RELATIONS
- Employee Relations
Sumber: Ruslan,2010:55
Sumber: Ruslan, 2010:52
- Media Internal Public Reltions
Sumber: Cutlip,2009:67
MOTIVASI KERJA
KARYAWAN
Sumber:
Pace&Faules,2010:122
Gambar 2.3 Kerangka Berpikir