Konsep Informasi

KONSEP INFORMASI
1
DATA dan INFORMASI
z
DATA
benda, kejadian,aktivitas, dan transaksi, yg tidak
mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara
langsung kepada pemakai
z
INFORMASI
data yg telah diproses sedemikian rupa sehingga
meningkatkan pengetahuan seseorang yg menggunakana
data tersebut (Mc Fadden,dkk)
z
Data bagi suatu tingkat organisasi mungkin berupa informasi
bagi tingkat lainnya
z
Nilai informasi berhubungan dgn keputusan. Bila tidak ada
pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan
2
Ciri – Ciri INFORMASI
BENAR ATAU SALAH
Informasi berhubungan dgn kebenaran terhadap
kenyataan
BARU
Informasi benar-benar baru bagi si penerima
TAMBAHAN
Informasi dapat memperbaharui / memberikan perubahan
terhadap informasi yg telah ada
KOREKTIF
Informasi dapat digunakan utk melakukan koreksi terhadap
informasi sebelumnya yg salah /kurang benar
PENEGAS
Informasi dapat mempertegas informasi yg telah ada
sehingga keyakinan thd informasi semakin meningkat
3
Model Sistem Komunikasi
MODEL SHANNON & WEAVER
4
Model Sistem Komunikasi
Model ini terdiri dari lima elemen :
z
INFORMATION SOURCE
: adalah yang memproduksi pesan
z
TRANSMITTER
: yg menyandikan pesan dalam bentuk sinyal
z
CHANNEL
: adalah saluran pesan
z
RECEIVER
: adalah pihak yang menguraikan atau
mengkonstruksikan pesan dari sinyal
z
DESTINATION
: adalah dimana pesan sampai
z
DISTORSI
: disebabkan oleh suatu operasi yg diketahui
dan dapat dikoreksi oleh operasi lain
z
BISING
: adalah gangguan tidak menentu dan tidak
terduga
5
Redudansi
z
sesuatu yang bisa diramalkan atau diprediksikan (predictable)
dalam suatu pesan. Apabila prediktabilitasnya tinggi (high
predictable), maka informasinya rendah (low information).
contoh :
Jika saya berjumpa dgn seorang teman di jalan dan berkata
“Helo”, maka saya memiliki pesan yang sangat bisa
diramalkan atau redundan (Highly predictable, highly
redundant).
z
Redundansi membantu mengatasi kekurangan-kekurangan
dari saluran yang mengalami gangguan. (jalur komunikasi yang
noise)
contoh :
ejakata: copy Æc o p y, gift Æg i f t, dll.
6
Entropi
z
konsep acak (randomness), di mana terdapat keadaan
yang kemungkinannya tidak pasti. Entropi timbul jika
prediktabilitas / kemungkinannya rendah (low
predictable) dan informasi yang ada tinggi (high
information).
z
Berbeda dengan redudansi yang dipandang sebagai
sarana untuk memperbaiki komunikasi, entropi
dipandang sebagai suatu masalah dalam komunikasi.
Biasanya dikaitkan dgn khalayak yg mempunyai
tingkat homogenitas tinggi/spesifik.
7
Reduksi Data
•
Mengurangi data (banyaknya data) yang disimpan /disajikan
untuk dipakai manusia.
Reduksi data terdiri dari :
z
Klasifikasi data dan Kompresi
z
Peringkasan & Penyaringan Keorganisasian
z
Inferensi (Pengambilan Keputusan )
Klasifikasi data dan Kompresi
Sistem dapat menggolongkan data utk mengurangi volume
data. Klasifikasi secara keseluruhan yg berbeda-beda
menyatakan pemampatan / kompresi data.
8
Reduksi Data
Klasifikasi data
z
Data Kualitatif : Berupa kategori yang tidak berbentuk angka
z
Nominal : perlu sub bagian utk mengelompokkan dan
mendeskripsikan data
z
Ordinal : perlu urutan peringkat
Data Kuantitatif : dinyatakan dengan angka
z
Diskrit : data dalam bilangan pasti (bulat), diperoleh dgn cara
mencacah
z
Kontinyu (continue) : data dalam bilangan decimal, diperoleh
dengan cara menghitung
Peringkasan & Penyaringan Keorganisasian
ada banyak transaksi & peristiwa-peristiwa yg merupakan informasi
dalam pengambilan keputusan.
9
Reduksi Data
Tingkat peringkasan tergantung pada tingkat pengambil keputusan
misalnya :
DIREKTUR
: meringkas penjualan dgn total penjualan per daerah
MANAGER PENJUALAN : meringkas penjualan berdasarkan masing –
masing wiraniaga dan berdasarkan produk
Contoh :
Sikap pelanggan yg diterima wiraniaga, perubahan kebijakan
agen-agen & kondisi keuangan para pensuplai. Pesan-pesan ini
diringkas dalam berbagai cara dalam perjalanannya menuju
puncak organisasi. Efisiensi komunikasi tergantung pada metode
keorganisasian utk mendapatkan data & saluran komunikasi yg
tersedia
10
Reduksi Data
Inferensi (Pengambilan Keputusan )
mereduksi data dgn cara mengambil keputusan dari seperangkat
data & inferens ( bukan data yg resmi) utk dikomunikasikan dalam
organisasi
Contoh pesan inferensi :
Dugaan peranan lembaga antirust dalam merger pada periode
mendatang. Data ini tidak memiliki kepastian, tetapi penerima
inferensi mengandalkan data ini.
11
Mutu INFORMASI
Mengukur kualitas dari informasi, bisa dilihat dari 3 pilar yang harus
diperhatikan:
z
Akurat
Informasi dikatakan akurat yaitu informasi harus jelas
mencerminkan maksud yang disampaikan dan harus bebas
dari kesalahan-kesalahan serta tidak bias atau menyesatkan.
z
Tepat Waktu
Informasi yang dikirimkan dan sampai kepada penerima
informasi haruslah tepat waktu dan tidak boleh terlambat.
z
Relevan
Informasi dikatakan relevan apabila informas itsb harus
bermanfaat bagi si penerima informasi. Relevansi informasi
yang diterima oleh masing-masing penerima sangatlah
berbeda-beda.
12
Mutu INFORMASI
z
Nilai dari suatu informasi ditentukan dari 2 hal, yaitu:
1. Manfaat Informasi
2. Biaya mendapatkan informasi
z
Dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dgn biaya mendapatkannya.
z
Informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dgn nilai
uang, akan tetapi dapat ditaksir dengan nilai efektivitasnya.
z
Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dgn
analisis Cost Effectiveness atau Cost Benefit.
13
Sumber – Sumber Kesalahan
•
Metode pengukuran & pengumpulan data yg salah
•
Tidak mengikuti prosedur pengolahan yg benar
•
Data hilang atau tidak terolah
•
Kesalahan batas atau mengkoreksi data
•
File historis / induk yg salah
•
Kesalahan dalam prosedur pengolahan (salah
program)
•
Kesalahan yg disengaja
14
Sumber – Sumber Kesalahan
Kesalahan-kesalahan tersebut dapat diatasi dgn :
•
Pengendalian intern utk mengatasi kesalahan
•
Audit intern dan ekstern
•
Menambahkan batas-batas kepercayaan pada data
•
Instruksi pemakai dalam prosedur pengukuran &
pengolahan agar pemakai dapat menilai kesalahan yg
mungkin terjadi
15
Usia INFORMASI
Menyatakan lama waktu sejak informasi dihasilkan
hingga saat sekarang.
2 (dua) Aspek yang mempengaruhi :
•
Interval
Informasi dihasilkan secara periodik
•
Keterlambatan (delay)
lamanya waktu berlalu setelah akhir suatu interval
sampai informasi tersebut berada di tangan penerima.
16
Usia INFORMASI
Dibedakan 2 jenis data :
1. Data kondisi
yg berhubungan dgn sebuah titik waktu
contoh :
persediaan barang pada 31/12/1999.
2. Data operasi
yg mencerminkan perubahan dalam satu periode
tertentu
contoh :
sediaan barang yg dipakai selama sebulan / penjualan
selama seminggu.
17
Usia INFORMASI
i = interval informasi Æ interval antara laporan-laporan
d = waktu penundaan pengolahan antara akhir interval informasi &
terbitnya laporan utk manajemen
Informasi kondisi
Usia maksimum
Informasi operasi
d+i
d + 1.5 i
Usia rata-rata
d + 0.5i
d+i
Usia minimum
d
d + 0.5 i
18
Fungsi INFORMASI
z
Menambah pengetahuan / mengurangi ketidakpastian
pemakai informasi
z
Memberikan suatu dasar kemungkinan untuk
menanggapi seleksi kepada pengambil keputusan
z
Memberikan standar-standar, aturan ukuran dan
aturan keputusan untuk penentuan & penyebaran
tanda-tanda kesalahan & umpan balik guna mencapai
tujuan.
19
Biaya INFORMASI
z
Biaya perangkat keras
z
Biaya Analisis, perancangan & pelaksanaan sistem
z
Biaya untuk tempat & faktor-faktor lingkungan
z
Biaya perubahan yang merupakan biaya perubahan
dari satu metode ke metode lain
z
Biaya operasi
20
Nilai INFORMASI
z
Mudah diperoleh
z
Luas & Lengkap
z
Ketelitiannya
z
Relevansinya
z
Tepat waktu
z
Kejelasan
z
Keluwesan
z
Dapat dibuktikan
z
Tidak ada prasangka
z
Dapat diukur
21