1.1 pengertian manajemen proyek
advertisement
BAB I : OVERVIEW Dwi Ibnu Baskoro 0806366895 PENGENALAN Tantangan para eksekutif di dekade mendatang yang akan dijumpai berupa kendala pada gaji dan material, permintaan yang meningkat, tekanan dari para pemegang saham, adanya kemungkinan inflasi yang tinggi dalam jangka waktu yang lama, dan kekurangan kekuatan finansial untuk mendukung institusinya. 2. kendala-kendala tersebut pada akhirnya mengakibatkan pengunduran diri, pemutusan hubungan kerja, kekurangan SDM. Sehingga para eksekutif terpaksa menekan para manager untuk memaksimalkan SDM yang ada, dituntut untuk menghasilkan jumlah dan kualitas pekerjaan dengan menggunakan SDM yang lebih sedikt, bekerja lebih efektif dan efisien. 3. Untuk mengatasi masalah ini sebaiknya melihat secara internal daripada secara eksternal untuk mencari sebuah solusi. Dan Manajemen Proyek merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk menyelesaikan suatu problem seperti yang disebutkan diatas. 1. 1.1 PENGERTIAN MANAJEMEN PROYEK Proyek adalah aktivitas yang mempunyai ciri-ciri seperti dibawah ini: Mempunyai obyektif yang spesifik yang harus diselesaikan Terdefinisi jelas waktu awal dan akhir Mempunyai batas dana Menggunakan sumber daya-sumber daya(manusia, uang, peralatan, dsb) Multifungsional, anggota proyek bisa berasal dari departemen yang berbeda 1.1 PENGERTIAN MANAJEMEN PROYEK Manajemen Proyek meliputi juga perencanaan dan pengawasan proyek, beberapa itemnya seperti: Perencanaan Proyek: Definisi kebutuhan kerja Definisi jumlah dan kualitas kerja Definisi kebutuhan sumber daya Pengawasan Proyek: Penelusuran status proyek Membandingkan hasil aktual dan hasil yang diprekdisikan Membuat penyesuaian 1.1 PENGERTIAN MANAJEMEN PROYEK Kesuksesan sebuah proyek dapat teridentifikasi bila tercapai objectivenya seperti: Waktu yang dikonsumsi tepat waktu Biaya yang dikeluarkan sesuai budget Pencapaiannya sesuai dengan keinginan Menggunakan sumberdaya secara efektif dan efisien Diterima oleh pelanggan/konsumen 1.1 PENGERTIAN MANAJEMEN PROYEK Manfaat potensial yang dari Manajemen Proyek: Identifikasi dari tanggungjawab fungsional untuk memastikan semua aktifitas diperhitungkan Mengurangi kebutuhan laporan yang terus menerus Identifikasi batas waktu dalam perencanaan Identifikasi dari methodologi untuk analisa trade-off Penggukuran pencapaian dibandingkan dengan perencanaan Identifikasi yang cepat dari masalah-masalah sehingga penanggulannya dapat diperkirakan Perkiraan peningkatan kemampuan untuk perencanaan ke depan Mengetahui kapan objektif tidak dapat tercapai atau bahkan melebihi 1.1 PENGERTIAN MANAJEMEN PROYEK Rintangan proyek: Kompleksitas sebuah proyek Kebutuhan khusus konsumen/pelanggan dan ruang lingkup perubahan Restrukturisasi organisasi Resiko-resiko proyek Perubahan teknologi Perencanaan ke depan dan biaya 1.1 PENGERTIAN MANAJEMEN PROYEK Sehingga sebagai: Proyek Manajemen bisa didefinisikan “Merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengontrol sumber daya perusahaan untuk sasaran jangka pendek yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan dan objective yang spesifik.” 1.1 PENGERTIAN MANAJEMEN PROYEK Gambar di atas menjelaskan bahwa Manajemen Proyek didesain untuk mengatur dan mengontrol sumber daya perusahaan pada aktifitasnya, efisiensi waktu, efisiensi biaya, dan performance yang baik. Jika proyek ditujukan untuk memuaskan pihak luar, maka proyek mempunyai 4 faktor, 1 faktor tambahannya adalah relasi ke pelanggan/konsumen yang baik. 1.2 DEFINISI KESUKSESAN PROYEK Definisi sebuah proyek dikatakan sukses jika memenuhi hal berikut ini: Alokasi waktu yang dibutuhkan efisien(sesuai perencanaan) Biaya yang dikeluarkan efisien(sesuai dengan perencanaan) Mencapai performa yang tepat atau level yang spesifik Diterima oleh pelanggan/konsumen Perubahan rencana yang telah disetujui dilakukan seminimal mungkin Tidak mengganggu aktifitas utama dalam perusahaan Tanpa mengganti kebudayaan perusahaan organisasi 1.3 HUBUNGAN MANAGER PROYEK-MANAGER LINI Perusahaan mempunyai 6 suber daya: Uang Manusia(SDM) Peralatan Fasilitas tempat Material Informasi/teknologi Aktualnya, manager proyek tidak dapat mengontrol beberapa dari sumber daya yang ada ini, kecuali uang(karena sudah dibudgetkan). Sumberdaya dikontrol oleh manager lini/manager fungsional, atau mereka yang disebut menager sumber daya. Manager proyek harus bernegosiasi dengan manager lini untuk semua sumber daya proyek. 1.3 HUBUNGAN MANAGER PROYEK-MANAGER LINI Ini kenyataannya bahwa kesuksesan manajemen proyek tergantung pada: Hubungan bekerja harian yang bagus antara manager proyek dan manager lini yang secara langsung menyediakan sumber daya untuk proyek Kemampuan karyawan fungsional untuk melaporkan secara vertikal kepada manager lini pada waktu yang sama bahwa mereka juga melaporkan secara horizontal kepada satu atau lebih manager proyek. 1.4 DEFINISI TUGAS MANAGER PROYEK Manager proyek bertanggungjawab untuk mengkoordinasikan dan mengintregasikan berbagai aktifitas, fungsi lini. Aktifitas interegasi yang dilakukan manager proyek termasuk: Menginteregasikan aktifitas-aktifitas penting untuk membangun perencanaan proyek Menginteregasikan aktifitas-aktifitas penting untuk mengeksekusi perencanaan Menginteregasikan aktifitas-aktifitas penting untuk membuat perubahaan dari perencanaan 1.4 DEFINISI TUGAS MANAGER PROYEK Seorang manager proyek harus merubah input(cumber daya) menjadi output yang berupa produk, pelayanan, dan akhirnya keuntungan. Untuk itu seorang manager proyek membutuhkan komunikasi yang bagus dan interpersonal skill, harus menjadi familiar dengan bagian operations di semua lini organisasi, mempunyai pengetahuan tentang teknologi yang digunakan. 1.5 DEFINISI TUGAS MANAGER LINI Ada tiga elemen tugas manager lini: Manager lini mempunyai tanggung jawab untuk mendefiniskan bagaimana tugas-tugas akan dilaksanakan dan dimana tugas-tugas akan dilakukan Manager fungisonal mempunyai tanggung jawab untuk memberikan sumber daya yang cukup untuk mencapai objective yang dilakukan dalam proyek Manager fungsional mempunyai tanggung jawab untuk pengiriman 1.5 DEFINISI TUGAS MANAGER LINI Perlu dipahami beberapa permasalahan yang akan dijumpai manager lini, sebagai berikut: Permintaan pekerjaan yang tidak terbatas Mempunyai batas waktu yang ditentukan Semua permintaan mempunyai prioritas yang tinggi Jumlah sumber daya yang terbatas Keterbatasan ketersediaan sumber daya Tidak terjadwalnya perubahan pada perencanaan proyek Tidak diprediksi kekurangan progress Tidak terencananya kehadiran sumber daya Tidak terencananya kerusakan sumber daya Tidak terencananya kehilangansumber daya Tidak terencananya pergantian personel 1.6 DEFINISI TUGAS PEKERJA FUNGSIONAL Karyawan fungsional diharapkan menyelesaikan aktifitasaktifitas berikut ketika diputuskan untuk mengikuti proyek: Menerima tanggung jawab untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan di dalam proyek Melengkapi pekerjaan secepat mungkin Secara periodik melaporkan progress status proyek kepada manajemen proyek dan manager lini Membawa permasalahan ke permukaan untuk mencari solusi yang cepat Membagi informasi kepada sesama anggota tim proyek 1.7 DEFINISI TUGAS EKSEKUTIF Para eksekutif diharapkan bisa menghubungkan proyek sebagai berikut: Antara perencanaan proyek dan objektif yang ditetapkan Dalam memecahkan konflik Dalam menetapkan prioritas Sebagai sponsor proyek 1.8 BEKERJA DENGAN EKSEKUTIF Kesuksesan manajemen proyek sangat tergantung dari3 komponen(3 kaki), yaitu manager proyek, manager lini, dan eksekutif. Hubungan antar manager proyek dan manager lini diharapkan dapat berbagi otoritas, tanggung jawab , dan mampu bertanggung jawab dalam menyediakan sumber daya yang dibutuhkan. Sedangkan para eksekutif diharapkan dapat menjadi sponsor untuk kegiatan proyek. Bekerja di belakang layar untuk mendukung kegiatan proyek baik internal maupun eksternal. Proyek masih dapat sukses tanpa adanya sponsor, akan tetapi bila dalam proyek ada sebuah masalah besar dukungan dari sponsor akan sangat membantu. Sehingga terkadang untuk sebuah proyek ditentukan pula komite sponsor. 1.9 MANAGER PROYEK SEBAGAI AGEN PERENCANAAN Mayoritas tanggung jawab dari manager proyek adalah merencanakan. Dalam merencanakan harus memiliki: Definisi pekerjaan yang lengkap Definisi kebutuhan sumber daya Memiliki jadwal utama Definisi dari kebutuhan akan kualitas dan reliabilitas Dasar-dasar untuk mengukur performa 1.9 MANAGER PROYEK SEBAGAI AGEN PERENCANAAN Faktor-faktor ini sangat berkaitan untuk menghasilkan hal-hal berikut ini: Memastikan bahwa unit-unit fungsional akan mengerti tanggung jawab mereka untuk keberhasilan proyek Memastikan bahwa masalah-masalah yang ada dari perencanaan dan pelaksanaan dari sumber daya kritikal sudah diperkirakan sebelumnya Identifikasi secepatnya tentang masalah-masalah yang mungkin membahayakan keperhasilan proyek, sehingga dapat secara efektif disiapkan penanggulangannya dan perencanaan ulang yang dapat diambil untuk mencegah atau mengatasi masalahmasalah tersebut 1.9 MANAGER PROYEK SEBAGAI AGEN PERENCANAAN Dalam merencanakan , seorang manager proyek tidak dapat menjanjikan beberapa hal yang seharusnya menjadi tanggung jawab manager lini, sebagai berikut: Promosi Kenaikan grade Gaji Bonus Lembur Tanggung jawab Penetapan kerja di masa depan 1.10 PROJECT CHAMPION Project champion merupakan seseorang pemimpin yang menangani sebuah proyek. Terkadang seorang project champion juga berfungsi sebagai manager proyek. Akan tetapi Poject champion lebih menangani hal-hal yang teknikal, berikut perbedaannya: Project Managers Project Champions - Bekerja dalam kelompok - Bekerja individual - Berkomitmen dengan manager mereka dan - Berkomitmen pada teknologi - Berkomitmen dengan perusahaan - Berkomitmen pada profesi - Ditugaskan untuk mencapai objektif - Mencoba untuk melebihi objective - Diharapkan berani mengambil resiko - Tidak diharapkan mengambil langkah beresiko, tanggung jawab teknikal mencoba untuk melakukan segala hal) - Mencari kemungkinan - Melihat kesempurnaan - Memikirkan dalam jangka waktu yang pendek - Memikirkan dalam jangka waktu yang lama 1.11 SISI DALAM MANAJEMEN PROYEK Manajemen proyek biasanya menghasilkan gaji yang tinggi, jabatan yang baik. Untuk itu seorang manager proyek dibekali dengan training-training terbaik. Akan tetapi banyak sekali rintangan yang tidak dapat diprediksi. Untuk itu seorang manager proyek membutuhkan waktu yang lebih dalam bekerja dibandingkan dengan karyawan yang lain, terkadang bekerja diluar jam kerja. Sehingga seorang manager proyek akan lebih menyukai pekerjaannya dibandingkan dengan keluarga. Sehingga waktu untuk keluarga menjadi sedikit, untuk hal yang satu ini terpikirkan bahwa seorang manager proyek lebih tidak cocok untuk keluarga muda. 1.12 ORGANISASI PROYEK TERKENDALI VERSUS ORGANISASI PROYEK TAK TERKENDALI Pada level mikro organisasi dibedakan seperti pemasaran, engineering, produksi dan lain-lain. Tetapi di level makro dibedakan menjadi organisasi proyek terkendali dan organisasi proyek tak terkendali Pada organisasi proyek terkendali(seperti konstruksi dan penerbangan) keuntungan didapatkan dari setiap proyek yang telah dipisahkan cost centrenya. Sedangkan pada organisasi proyek tak terkendali keuntungan didapatkan dari penambahan keuntungan masing-masing fungsional(departemen) 1.12 ORGANISASI PROYEK TERKENDALI VERSUS ORGANISASI PROYEK TAK TERKENDALI Manajemen proyek pada organisasi proyek tak terkendali biasanya lebih sulit, dengan alasan-alasan sebagai berikut: Proyek yang dimiliki kemungkinan sedikit dan tenggang waktunya sangat jauh Tidak semua proyek membutuhkan manajemen proyek yang sama, sehingga tidak dapat diperlakukan sama.Kesulitan ini dihasilkan dari pengertian yang buruk tentang manajemen proyek dan keengganan dari perusahaan untuk berinvestasi tentang training. Para eksekutif tidak mempunyai cukup waktu untuk mengatur proyek mereka, dan menolak untuk mendelegasikan otoritasnya Proyek cenderung tertunda karena approval seringkali mengikuti perintah atasan. Hasilnya, proyek terlalu lama berada pada departemen fungsional. Karena staff proyek ada di basis lokal, hanya sebagian dari organisasi mengerti tentang proyek manajemen dan melihat tindakan pada sistemnya Adanya ketergantungan yang besar pada kontraktor dan agensi luar untuk ahli manajemen proyek 1.12 ORGANISASI PROYEK TERKENDALI VERSUS ORGANISASI PROYEK TAK TERKENDALI Beberapa proyek pada organisasi proyek tak terkendali kemungkinan timbul dari permintaan konsumen: Pengenalan konsep statistik untuk meningkatkan pengawasan proses Pengenalan perubahan proses untuk meningkatkan produk akhir Pengenalan konsep perubahan proses untuk meningkatkan reliabilitas produk Jika perubahan ini tidak teridentifikasi sebagai proyek yang spesifik, hasilnya dapat menjadi: Buruknya tanggung jawab area dalam organisasi Buruknya komunikasi, baik internal maupun eksternal organisasi Implementasi yang lambat Kekurangan sistem pengecekan biaya untuk implementasi Buruknya kriteria performa 1.13 PEMASARAN DALAM ORGANISASI PROYEK TERKENDALI Proyek-proyek pemasaran membutuhkan kemampuan untuk mengidentifikasikan dan menangani satu dari tanggung jawab bisnis, dan karakteristiknya adalah: Usaha sistematis dalam melibatkan konsumen dan personil perusahaan Kebiasaan mendesain Perputaran proyek, bisnis harus diartikan dalam basis proyek ke proyek daripada menciptakan permintaan untuk standarisasi produk atau pelayanan Fase memasarkan Resiko-resiko, banyak sekali resiko yang harus dihadapi dari mencari, mendesain dan menciptakan program-program Kemampuan teknik untuk melakukannya 1.14 KLASIFIKASI PROYEK Proyek dapat diklasifikasikan seperti pada tabel di bawah ini: In house Small Large Aerospace/ MIS Engineering R&D Construction Construction Defense rendah rendah tinggi tinggi tinggi rendah rendah rendah rendah rendah tinggi rendah rendah rendah tinggi tinggi tinggi rendah Sering rendah Sering Sering tinggi rendah atas atas atas menengah menengah yes no yes yes no no Intensitas konflik rendah rendah tinggi tinggi tinggi rendah Level control biaya rendah rendah tinggi tinggi rendah rendah milestones milestones detail detail milestones milestones Membutuhkan keterampilan Pentingnya struktur organisasi Kesulitan manajemen waktu Jumlah pertemuan Supervisor manajer proyek menengah Sponsor proyek sekarang Level rencana/jadwal 1.15 LOKASI MANAGER PROYEK Idealnya manager proyek berada pada grade yang sama dengan individu yang harus bernegosiasi sehari-hari. Berdasarkan kriteria ini dan asumsi bahwa posisi manager proyek berada pada level yang sama dengan manager departemen, manager proyek seharusnya menerima gaji yang sama dengan grade 20-25. 1.15 LOKASI MANAGER PROYEK Manager proyek bisa menginstruksikan bahwa semua pekerjaan, termasuk estimasi, mengikuti instruksi dari jalur eksekutif sampai ke bagian supervisor. Manager proyek melakukan laporan ke atas(kepada level eksekutif) dan juga ke bawah sampai bagian supervisor) 1.16 PERBEDAAN PANDANGAN TENTANG MANAJEMEN PROYEK Pada organisasi proyek terkendali, ada tiga jalur karir untuk bisa menjadi manajemen eksekutif: Melalui jalur manajemen proyek Melalui proyek engineering Melalui manamemen lini Pada organisasi proyek terkendali, jalur tercepat melalui manajemen proyek, sebaliknya pada organisasi proyek tak terkendali melalui manajemen lini. 1.17 REKAYASA BERSAMAAN: PENANGANAN MANAJEMEN PROYEK Pada saat ini, perusahaan-perusahaan menengah menekan untuk mempercepat pengenalan produkproduk baru karena umur produk menjadi singkat. Sebagai imbasnya perusahaan tidak memiliki keistimewaan secara performa. Rekayasa bersamaan digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan secara paralel daripada secara seri, kebutuhan ini bahwa pemasaran, R&D, engineering dan produksi, dan aktifitas di dalamnya, pada proyek yang cepat dalam membuat perencanaan, walaupun desain produk belum selesai. 1.17 REKAYASA BERSAMAAN: PENANGANAN MANAJEMEN PROYEK Konsep rekayasa ini akan mempercepat pertumbuhan produk, tetapi melakukan hal ini akan berpotensi serius untuk mengeluarkan biaya yang besar akibat pengerjaan ulang Kebanyakan orang setuju bahwa jalan terbaik untuk mengurangi resiko adalah dengan perencanaan yang baik. Manajemen proyek adalah salah satu metodologi terbaik untuk mempercepat perencanaan, banyak perusahaan setuju bahwa manajemen proyek sebagai cara untuk hidup. 1.18 TIPS MEMPELAJARI LATIHAN SERTIFIKASI MANAJEMEN PROYEK Berikut beberapa prinsip yang menguntungkan kita semua untuk mempelajari latihan sertifikasi: Definisi proyek Definisi tiga hal yang mendesak Definisi kesuksesan sebuah proyek Keuntungan menggunakan proyek manajemen Tanggung jawab seorang manager proyek dalam bersepakat dengan pemegang saham dan bagaimana pemegang saham dapat mempengaruhi hasil dari proyek Tanggung jawab manager proyek dalam rapat Fakta bahwa manager proyek pada akhirnya mempengaruhi kesuksesan sebuah proyek Tanggung jawab manager lini selama manajemen proyek direncanakan dan dijalankan Tugas sponsor eksekutif dan seorang champion Perbedaan antara organisasi proyek terkendali dan organisasi proyek tidak terkendali PROBLEM 1-1 Di lingkungan proyek, hubungan sebab dan akibat selalu ada. Manajemen proyek yang baik akan menguji efek untuk memahami penyebabnya dan mencegah terjadi kembali efek tersebut. Dibawah ini ada sebab dan akibat. Pada setiap efek, pilih kemungkinan penyebab yang memunculkan situasi ini: EFEK 1. Keterlambatan penyelesaian beberapa aktiftas Penyebab Komitmen jadwal yang tidak memungkinkan Tidak ada orang yang bertanggungjawab terhadap keseluruhan proyek Tidak ada interegasi antaraperencanaan dan penjadwalan Perencanaan dan penjadwalan yang tidak masuk akal Biaya yang berlebih Penyebab Tidak adanya kemampuan untuk membatasi biaya 3. Performa yang dibawah standard Penyebab Pengawasan yang buruk dalam perubahan desain Pengawasan yang buruk terhadap perubahan konsumen 4. Tingginya perputaran staff proyek Penyebab Pengertian yang buruk tentang tugas manager royek Salah menugaskan orang sebagai manager proyek Terjadi konflik terhadap prioritas-prioritas proyek 2. Perputaran yang tinggi pada staff fungsional Penyebab Tidak ada masukan fungsional pada fase perencanaan 6. Dua departemen fungsional mengerjakan aktifitas yang sama di satu proyek Penyebab Manajemen atas tidak menetapkan aktifitas ini sebagai sebuah proyek Terlalu banyak proyek yang bekerja di waktu yang bersamaan Sumber daya perusahaan terlalu berkomitmen Pengaturan yang buruk terhadap proyek 5. 1-2 Karena individualitas dari orang-orang, selalu ada perbedaan pandangan tentang manajemen. Di bawah ini daftar pandangan yang memungkinkan dan seleksi grup dari anggota organisasi. Masing-masing individu seleksi cara yang mungkin bahwa individu ini mungkin melihat sebagai manajemen proyek 1. Manager level atas Pandangan Adanya ancaman kestabilan otoritas Sumber untuk masa depan general manager Sumber dari perubahan yang tidak diinginkan di prosedur yang sedang berjalan Pentingnya “kejahatan” untuk manajemen tradisional Tugas untuk mengembangkan dan mempromosikan Jalan kehidupan Manager proyek Pandangan Mengartikan awal dan akhir Pasar yang signifikan untuk pelayanan mereka Tempat untuk membangun sebuah “kerajaan” Cara untuk memperkenalkan perubahan pengawasan Kendaraan untukmemperkenalkan kreatifitas 3. Manager fungsional Pandangan Cara terbaik untuk memotivasi orang mencapai tujuan Mengkoordinasikan unit-unit fungsional 4. Anggota tim proyek Pandangan Sumber frustasi otoritas Kepuasaan yang lebih dalam 5. Ahli dan konsultan Pandangan - Area pencarian 2. 1-3 Mempertimbangkan bahwa sebuah organisasi tersesusun dari manager level atas, menengah dan bawah, dan karyawan biasa/buruh. Grup manakah yang memiliki pengertian mendalam tentang manajemen proyek mungkin menjadi hal yang penting: Jawaban: Kelompok yang memiliki pengertian mendalam diperlukannya restrukturisasi organisasi kearah manajemen proyek adalah para manajer tingkat tengah dan tingkat rendah karena manajemen proyek menggunakan sistem pendekatan untuk mengatur personalia fungsional (hirarki vertikal) yang ditugaskan untuk proyek yang spesifik (hirarki horizontal) dimana antara kelompok manajer tingkat tengah dan rendah terdapat manajer proyek yang bertanggung jawab untuk berkomunikasi secara fungsional silang (vertikal dan horizontal ) sehingga mencapai tujuan dan sasaran. 1-4 Bagaimanakah anda mempertahankan pendapat bahwa seorang manajer proyek harus mampu menolong dirinya sendiri? Jawaban Menjadi manager proyek tidaklah mudah, dia mempunyai tanggung jawab yang besar akan tetapi otoritas yang dimiliki sedikit, sehingga diperlukan negosiasi dengan manager lini. Untuk itu seorang manager proyek membutuhkan komunikasi yang bagus dan interpersonal skill, harus menjadi familiar dengan bagian operations di semua lini organisasi, mempunyai pengetahuan tentang teknologi yang digunakan. 1-5 Dapatkah manajemen proyek bekerja pada semua perusahaan? Jika tidak, identifikasi perusahaan itu dimana manajemen proyek tidak mungkin bisa diterapkan dan pertahankan Jawaban Manajemen proyek dapat bekrrja di semua jenis perusahaan, karena saat ini pendekatannya sudah modern. Jika dahulu awalnya pada departemen pertahanan saja, akan tetapi pada saat ini bisa juga dilakukan di berbagai jenis perusahaan seperti konstruksi, farmasi, kimia, perbankan, rumah sakit, akunting, periklanan, hukum, bagian dan lokal pemerintahan, dan persatuan negara 1-6 Dalam organisasi proyek, apakah anda berfikir bahwa akan terjadinya kemungkinan konflik pendapat, apakah manager proyek atau manager lini yang lebih diuntungkan? Jawaban Ya tentunya akan terjadi konflik pendapat, hal ini disebabkan akan sedikitnya otoritas yang dimiliki seorang manager proyek tetapi mempunyai tanggung jawab yang besar. Hal ini dimungkinkan karena pekerjaan yang dilakukan berbarengan dengan pekerjaan fungsional, tetapi seorang manager proyek tidak dapat mengontrol sumber daya kecuali keuangan. Dalam hal ini manager lini lebih diuntungkan karena dia yang memiliki otoritas untuk mengontrol sumber daya yang ada di perusahaan. 1-7 Atribut apa yang harus dimiliki seorang manager proyek? Dapatkah seorang ditraining manjadi manager proyek? Jika perusahaan mengganti struktur manajemen proyek, apakah lebih baik mempromosikan dan mentraining orang dalam atau merekrut dari luar? Jawaban Atribut yang dimiliki manajer proyek selain perencana, mengawasi dan mengontrol proyek adalah general manager dan mengetahui semua operasi perusahaan. Ya, seseorang dapat dilatih menjadi manajer proyek Jika perusahaan mengubah struktur manajemen proyeknya maka sebaiknya mempromosikan dan melatih dari dalam. 1-8 Apakah anda berfikir bahwa manager lini dapat membuat pekerjaan manager proyek baik? Jawaban Tentunya bisa, hal ini bisa terjadi bila adanya kerjasama dan komunikasi yang terjalin dengan baik. Komunikasi, penyediaan sumber daya, dan konsultasi manager proyek kepada manager lini ketika terjadi konflik ataupun masalah pada proyek yang berjalan. 1-9 Proyek tipe apakah yang mungkin lebih tepat untuk manager fungsional daripada manajemen proyek, dan sebaliknya? Jawaban Tipe yang tepat untuk manager fungsional adalah organisasi proyek tak terkendali, dalam organisasi ini keuntungan didapat dari penjumlahan keuntungan masingmasing fungsionalnya. Karena sangat sedikit sekali adanya proyek dan jarak antar proyek rentang waktunya berjauhan. Sedangkan untuk manajemen proyek lebih cocok pada organisasi proyek terkendali, pada organisasi ini hampir di setiap aktifitasnya adalah proyek. Seperti pada perusahaan konstruksi dan penerbangan yang hampir semua aktifitasnya adalah pengembangan atau penciptaan hal-hal yang baru, sehingga dibutuhkan adanya manajemen proyek untuk mengelolanya. 1-10 Apakah kamu berpikir bahwa akan ada suatu pergeseran terminologi dibawah ini pada lingkungan manajemen proyek berlawanan dengan lingkungan manajemen tradisional ? a. Manajemen waktu b. Komunikasi c. Motivasi Jawab: ya, pada masing-masing pengertian mengalami pergerseran terminologi a. Pada manajemen proyek , manajemen waktu diartikan sebagai pengaturan waktu proyek dibuat jadwal dan rencana dengan waktu yang terbatas dan dilakukan secepat mungkin.bSedangkan pada manajemen tradisional diartikan sebagai pengaturan waktu dirancang sesuai proses yang ada dengan waktu penyelesaian sampai produk selesai. b. Pada manajemen proyek , komunikasi diartikan sebagai penghubung (timbal balik ) antara hirarki vertikal dan hirarki horisontal. Sedangkan pada manajemen tradisional hanya terbatas perintah atasan terhadap bawahan c. Pada manajemen proyek, motivasi diartikan sebagai segala sesuatu yang dapat meningkatkan performa dalam suatu organisasi dengan mengetahui kebutuhan anggota tim, menaksir faktorfaktor meningkatkan performa kerja (memberikan fasilitas terbaik). Sedangkan pada manajemen tradisional diartikan sebagai meningkatkan performa dalam suatu organisasi dengan meningkatkan penghasilan anggota timnya. 1-11 Manajemen klasik seringkali didefinisikan sebagai proses dimana manager tidak penting melakukan pekerjaannya sendiri, tetapi dapat mencapai sasaran yang dituju. Apakah definisi ini juga berlaku untuk manajemen proyek? Jawaban Ya hal ini juga dapat berlaku pada manajemen proyek karena hal tersebut merupakan pengertian dasar untuk menjadi seorang manager proyek. 1-12 Beikut ini, yang manakah yang merupakan karakteristik dasar dari manajemen proyek? Masalah konsumen Identifikasi tanggung jawab Penanganan sistem untuk membuat keputusan Adaptasi untuk perubahan lingkungan atau kondisi Aktivitas multidisiplin dalam durasi waktu tertentu Hubungan organisasi horizontal dan vertikal Jawaban Yang merupakan karakteristik dasar manajemen proyek adalah Identifikasi tanggung jawab(b) Aktivitas multidisiplin dalam durasi waktu tertentu Hubungan organisasi horizontal dan vertikal a) b) c) d) e) f) 1-13 Manager proyek biasanya berdedikasi dan berkomitmen untuk proyek ,siapa yang harus “melihat lebih dari keharusan” dari manager proyek untuk memastikan bahwa pekerjaan dan permintaan juga yang terbaik bagi perusahaan? Apakah jawaban anda bergantung pada prioritas dari proyek? Jawaban Para eksekutif dan manager level atas, karena mereka lah yang mampu melihat objective sesungguhnya dari sebuah perusahaan, sehingga diharapkan mampu mengarahkan ke objective general sebuah perusahaan. Ya karena eksekutif memang seharusnya menjadi sponsor proyek untuk mendukung kelangsungan proyek 1-14 Apakah managemen proyek didesain untuk memindahkan manager-manager lini ke menager proyek? Jawaban Tidak, manajemen proyek tidak dirancang untuk memindahkan fungsi manager lini ke manager proyek. Hal ini merupakan dua hal yang berbeda dan saling mendukung satu sama lain demi kelangsungan hidup perusahaan. Karena konsepnya managemen proyek didesain untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bersifat proyek. 1-15 Jelaskan bagaimana jenjang karir dan peningkatan karir dapat berbeda antara organisasi proyek terkendali dan organisasi proyek tak terkendali. Dan masing-masing organisasi, apakah jenjang jenjang karir tercepat di manajemen proyek, proyek engineering, atau manajemen lini? Jawaban Pada organisasi proyek terkendali, ada tiga jalur karir untuk bisa menjadi manajemen eksekutif: Melalui jalur manajemen proyek Melalui proyek engineering Melalui manamemen lini Pada organisasi proyek terkendali, jalur tercepat melalui manajemen proyek, sebaliknya pada organisasi proyek tak terkendali melalui manajemen lini. 1-16 Jelaskan bagaimana statemen berikut dapat berhubungan dimana akhirnya dipilih sebagai bagian tim proyek: “ Disini terdapat perputaran waktu di perputaran hidup dari semua proyek ketika harus membuat desain rekayasa dan memulai produksi ” Jawaban Sebelum melakukan proyek , hal yang penting dilakukan pertama kali adalah mendesain proyek, adanya koordinasi antara marketing, R&D, engineering dan produksi sebelum suatu produk di dirancang, agar pelaksanaan proyek dikerjakan secara sistematis dan terencana maka desain suatu proyek dilakukan oleh seorang design engineer. Setelah proses desain selesai maka proses produksi dimulai sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan 1-17 Bagaimana anda menangani situasi dimana manager proyek telah menjadi yang yang general, tetapi masih terpikirkan bahwa dia ahlinya? Jawaban Bila saya dalam situasi ini, saya harus berfikir untuk memulai suatu hal yang baru, memulai proyek-proyek baru yang sesuai dengan kebutuhan konsumen. Melakukan proyek terbau yang menghasilkan sesuatu yang berbeda dan memuaskan pelanggan. Seorang atasan dari manager proyek seharusnya memikirkan hal yang sama.
