Pertemuan 4_Perencanaan Program

1
Pertemuan 4
PERENCANAAN PROGRAM
Manajemen merupakan pihak yang paling kompeten memikirkan masa depan organisasi.
Hasil pemikiran manajemen dapat berupa pemahaman informal mengenari arah masa depan
organisasi, atau berupa pernyataan formal yang berisi rencana spesifik mengenai bagaimana
untuk sampai ke masa depan tersebut. Pernyataan formal dari rencana spesifik mengenai
bagaimana sampai ke masa depan organisasi disebut sebagai rencana program.
PERENCANAAN PROGRAM
Perencanaan
program
adalah
proses
memutuskan
program-program
yang
akan
dilaksananan oleh organisasi dan perkiraan jumlah sumber daya yang akan dialokasikan ke
setiap program selama beberapa tahun ke depan.
Karakteristik-karakteristik perencanaan program sebuah organisasi adalah sebagai
berikut:
1. Manajemen yakin bahwa perencanaan progam adalah penting. Jika manajemen tidak
yakin akan pentingnya perencanaan program, maka perencanaan program hanya akan
menjadi latihan para staf dan akan memiliki dampak yang kecil terhadap pengambilan
keputusan aktual.
2. Organisasi relatif besar dan rumit. Dalam organisasi yang kecil, pemahaman informal
mengenai arah masa depan organisasi sudah mencukupi untuk mengambil keputusan
mengenai alokasi sumber daya, yang merupakan tujuan utama dari perencanaan program.
3. Ada ketidakpastian di masa depan yang cukup besar, tetapi organisasi memiliki
fleksibilitas untuk menyesuaikan dengan situasi yang berubah. Dalam organisasi
yang relatif stabil, perencanaan program tidaklah perlu. Pada umumnya, masa depan
cukup sama dengan masa lalu. Jika organisasi yang relatif stabil meramalkan akan ada
perubahan di masa depan (seperti: penurunan pasar atau perubahan biaya bahan baku),
maka organisasi tersebut membuat rencana kontinjensi yang menunjukkan tindakan yang
akan diambil untuk menghadapi kondisi-kondisi yang berubah tersebut.
Sistem Pengendalian Manajemen
Endang Sri Utami
2
Struktur dan isi dari perencanaan program organisasi adalah sebagai berikut:
1. Dalam organisasi industrial, program merupakan produk atau keluaran produk, ditambah
riset dan pengembangan, aktivitas-aktivitas umum dan administratif, akuisisi yang
direncanakan, atau aktivitas-aktivitas penting lainnya yang tidak sesuai dengan lini
produk yang ada saat ini.
Dalam organisasi jasa, program cenderung berkaitan dengan jenis jasa yang diberikan
oleh organisasi tersebut.
2. Pada umumnya, rencana program mencakup periode lima tahun ke depan. Lima tahun
merupakan periode yang cukup panjang untuk mengestimasikan konsekuensi dari
keputusan program yang dibuat saat ini. Misalnya, konsekuensi dari keputusan untuk
mengembangkan dan memasarkan produk baru atau konsekuensi dari keputusan untuk
memperoleh aktiva baru, mungkin tidak akan dapat dirasakan dalam periode yang jangka
pendek. Jangka waktu lebih dari lima tahun dianggap begitu kabur sehingga usaha-usaha
untuk membuat suatu program untuk periode yang lebih lama adalah tidak berguna untuk
dilakukan.
3. Jumlah moneter (rupiah) dari setiap program menunjukkan besaran kira-kira dari
pendapatan, beban, dan pengeluaran modal. Karena jangka waktunya relatif panjang,
maka estimasi kasar yang mungkin dapat dilakukan. Estimasi kasar tersebut dipakai
sebagai dasar untuk menunjukkan arah umum organisasi. Jika rencana program disusun
berdasarkan unit bisnis, maka “perjanjian” yang menspesifikasi batasan-batasan yang
mentukan sejauh mana unit bisnis diharapkan akan beroperasi harus dinyatakan.
Manfaat proses perencanaan program bagi organisasi adalah sebagai berikut:
1. Memberikan kerangka kerja untuk mengembangkan anggaran tahunan. Suatu
anggaran operasi membutuhkan sumber daya pada tahun-tahun mendatang. Oleh karena
itu, manajemen harus membuat perencanaan kebutuhan sumber daya dengan ide yang
jelas mengenai arah organisasi untuk beberapa tahun mendatang. Suatu rencana program
menyediakan kerangka kerja yang lebih luas. Dengan demikian, manfaat dari pembuatan
rencana program adalah memfasilitasi penyusunan anggaran operasi yang efektif,
memfasilitasi keputusan alokasi sumber daya yang optimal yang mendukung opsi-opsi
strategi kunci, dan membantu organisasi untuk memahami implikasi dari keputusan
strategis untuk rencana tindakan dalam jangka pendek.
Sistem Pengendalian Manajemen
Endang Sri Utami
3
2. Alat pengembangan manajemen. Perencanaan program merupakan alat pendidikan
dan pelatihan manajemen yang unggul dalam melengkapi para manajer dengan suatu
pemikiran mengenai program dan implikasinya. Tidak berlebihan jika dikatakan bahwa
dalam perencanaan program, proses itu sendiri adalah jauh lebih penting dibandingkan
dengan output dari proses tersebut.
3. Mekanisme untuk memaksa manajemen agar memikirkan jangka panjang. Manajer
cenderung lebih khawatir mengenai masalah-masalah taktis dan pengelolaan bisnis yang
rutin saat ini, dibandingkan mengenai penciptaan masa depan. Proses perencanaan
program akan memaksa manajer untuk menyediakan waktu guna memikirkan masalahmasalah jangka panjang yang penting.
4. Alat untuk menyejajarkan manajer dengan strategi jangka panjang organisasi.
Debat, diskusi, dan negosiasi yang terjadi selama proses perencanaan program akan
beguna bagi manajer untuk mengklarifikasi strategi korporat, menyatukan dan
menyejajarkan manajer dengan strategi korporat, dan mengungkapkan implikasi dari
strategi korporat bagi manajer individual.
Keterbatasan dari proses perencanaan program bagi organisasi adalah sebagai berikut:
1. Adanya risiko bahwa perencanaan program berakhir menjadi “pengisian formulir”,
latihan birokrasi, tanpa pemikiran strategis. Guna meminimalkan risiko ini, organisasi
secara periodik sebaiknya mempertanyakan, “Apakah perusahaan memperoleh ide-ide
baru sebagai akibat dari proses perencanaan program?”.
2. Adanya risiko bahwa organisasi akan membentuk departemen perencanaan program dan
mendelegasikan pembuatan rencana program kepada para staf dari departemen tersebut,
sehingga mengabaikan masukan dari manajemen lini maupun mengabaikan manfaat
pendidikan dan latihan dari proses tersebut.
Perencanaan progam merupakan fungsi manajemen lini. Para staf departemen
perencanaan program sebaiknya dijaga seminimal mungkin perannya. Akan lebih baik,
para staf departemen perencanaan program berperan sebagai katalisator, pendidik, dan
fasilitator dari proses perencanaan.
3. Adanya risiko bahwa perencanaan program merupakan proses yang memakan waktu dan
mahal. Beban yang paling signifikan adalah waktu yang diberikan untuk perencanaan
strategis oleh manajemen senior dan para manajer pada tingkatan-tingkatan lain di
organisasi.
Sistem Pengendalian Manajemen
Endang Sri Utami
4
PROSES PERENCANAAN PROGRAM
Dalam suatu organisasi yang beroperasi sesuai tahun kalender, proses perencanaan program
melibatkan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Meninjau dan memperbarui rencana program tahun lalu
Pengalaman sesungguhnya untuk beberapa bulan pertama dari tahun berjalan tercermin
dalam laporan akuntansi, dan hasil tersebut diektrapolasikan untuk memperoleh estimasi
terbaik saat ini untuk tahun-tahun yang akan datang. Jika program komputer cukup
fleksibel, maka estimasi dapat diperluas ke dampak dari kekuatan-kekuatan saat ini
terhadap tahun-tahun yang akan datang; jika tidak, estimasi kasar dibuat secara manual.
Implikasi dari rencana program terhadap pendapatan, beban, pengeluaran modal, dan arus
kas dimasukkan. Pada umumnya, staf perencanaan yang melakukan pembaruan tersebut.
Manajemen dapat dilibatkan jika ada ketidakpastian atau ambiguitas dalam rencana
program yang harus diselesaikan.
2. Memutuskan asumsi dan pedoman penyusunan rencana program baru

Rencana program yang telah diperbarui memasukkan asumsi-asumsi luas seperti
pertumbuhan dalam Produk Domestik Bruto (PDB), pergerakan musiman, tarif upah
tenaga kerja, harga-harga dari bahan baku penting, tingkat bunga, harga jual, kondisi
pasar (seperti: tindakan pesaing), dan dampak undang-undang pemerintah di setiap
negara dimana perusahaan beroperasi. Asumsi-asumsi ini diperiksa kembali dan jika
diperlukan, diubah untuk memasukkan informasi yang paling akhir.

Pembaruan rencana program yang dihasilkan tidak dilakukan secara terinci.
Pendekatan kasar sudah mencukupi sebagai dasar bagi keputusan manajemen senior
mengenai tujuan yang akan dicapai dalam tahun-tahun rencana dan pedoman kunci
yang akan digunakan dalam merencanakan pencapaian tujuan. Pada umumnya, tujuan
tersebut dinyatakan secara terpisah untuk setiap lini produk dan dinyatakan sebagai
pendapatan penjualan, persentase laba, atau tingkat pengembalian atas modal yang
digunakan. Pedoman kunci merupakan asumsi mengenai kenaikan upah dan gaji
(termasuk program imbalan baru yang mungkin mempengaruhi biaya gaji), lini
produk baru atau lini produk yang dihentikan, dan harga jual.
Sistem Pengendalian Manajemen
Endang Sri Utami
5
3. Rancangan pertama rencana program baru

Dengan menggunakan asumsi, tujuanyang akan dicapai, dan pedoman kunci, unit
bisnis dan unit operasi lainnya membuat “rancangan pertama” dari rencana program,
yang mungkin memasukkan rencana operasi yang berbeda dari yang dimasukkan
dalam rencana sekarang (seperti perubahan dalam taktik pemasaran dengan didukung
alasan).

Rencana program yang telah selesai berisikan laporan laba-rugi, persediaan, piutang,
dan pos-pos kunci neraca lainnya (seperti: jumlah karyawan, informasi kuantitatif
penjualan dan produksi, pengeluaran untuk pabrik dan akuisisi modal, arus kas yang
tidak biasa) disertai penjelasan dan justifikasi naratif. Angka-angka cukup terinci
untuk tahun pertama dan tahun kedua, dengan informasi ringkas untuk tahun-tahun
berikutnya.
4. Analisis rencana program baru

Ketika kantor pusat menerima rencana program unit bisnis, maka kantor pusat
menggabungkannya menjadi satu rencana program korporat secara keseluruhan. Staf
perencanaan, pemasaran, produksi dan eksekutif fungsional lainnya di kantor pusat
menganalisis rencana program tersebut secara mendalam. Orang-orang kantor pusat
memeriksa konsistensi dari rencana program unit bisnis.

Orang-orang kantor pusat dan orang-orang dari unit bisnis menyelesaikan beberapa
pertanyaan-pertanyaan yang muncul dengan cara berdiskusi dan melaporkan yang
lainnya ke manajemen korporat. Hal tersebut merupakan dasar diskusi antara manajer
korporat dengan manajer unit bisnis. Diskusi ini merupakan inti dari proses
perencanaan program.

Dari angka perencanaan program, staf kantor pusat dapat mengembangkan rencana
kebutuhan kas untuk seluruh organisasi. Hal ini dapat menunjukkan kebutuhan
pendanaan tambahan atau alternatifnya, dan kemungkinan untuk meningkatkan
dividen.
Sistem Pengendalian Manajemen
Endang Sri Utami
6
5. Rancangan kedua rencana program baru
Analisis dari rancangan pertama mungkin memerlukan revisi rencana dari beberapa unit
bisnis saja, tetapi dapat juga mengarah pada perubahan dalam asumsi dan pedoman yang
mempengaruhi semua unit bisnis. Secara teknis, revisi tersebut lebih sederhana untuk
dibuat dibandingkan dengan penyerahan awal, karena revisi tersebut hanya memerlukan
perubahan di beberapa angka saja. Akan tetapi, secara organisasi hal ini merupakan
bagian yang paling menyakitkan dari proses perencanaan program, karena memerlukan
keputusan yang sulit.
6. Meninjau dan menyetujui rencana program baru
Pada umumnya, suatu pertemuan dengan pejabat-pejabat senior korporat dilakukan untuk
mendiskusikan rencana yang direvisi. Rencana yang direvisi tersebut mungkin
dipresentasikan pada suatu pertemuan dengan Dewan Direksi. CEO memberikan
persetujuan akhir. Sebaiknya, persetujuan CEO dilakukan sebelum awal dari proses
pembuatan anggaran, karena rencana program merupakan masukkan yang penting bagi
proses pembuatan anggaran.
Sistem Pengendalian Manajemen
Endang Sri Utami