Ujian Tengah Triwulan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS) 12 Juli 2011 E-BUSINESS HOTEL SALAK THE HERITAGE Disusun oleh Agus Prihanto - P056100042.35E PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011 DAFTAR ISI Halaman I. PENDAHULUAN ......................................................................................... 1 II. INTERNET WORKING E-BUSINES .......................................................... 2 II.1. Collaboration System ....................................................................................... 2 II.2. Enterprise Resource Planning (ERP) ................................................................. 2 II.3. Customer Relationship Management (CRM) ................................................... 4 II.4. Supply Chain Management (SCM) ................................................................... 9 II.5. Human Resource Management (HRM)............................................................ 11 II.6. Finance & Accounting ...................................................................................... 11 III. E-BUSIENSS di HOTEL SALAK THE HERITAGE................................... 12 III.1. Enterprise Resource Planning di Hotel Salak The Heritage. .............. 19 III.2. Customer Relation Management di Hotel Salak The Heritage ............. 22 III.3. Supply Chain Management di Hotel Salak The Heritage ..................... 23 III.4. Aplikasi HRM di Hotel Salak The Heritage ......................................... 25 III.5. Aplikasi Sistem Informasi Akutansi di Hotel Salak The Heritage ....... 26 IV. KESIMPULAN .............................................................................................. 31 V. DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 32 1 I. PENDAHULUAN E-Business adalah kegiatan bisnis yang dilakukan secara otomatis dan semiotomatis dijalankan dengan menggunakan teknologi elektronik. E-business memungkinkan suatu perusahaan untuk berhubungan dengan sistem pemrosesan data internal dan eksternal secara lebih efisien dan fleksibel. E-business juga banyak dipakai untuk berhubungan dengan suplier dan mitra bisnis perusahaan, serta memenuhi permintaan dan melayani kepuasan pelanggan secara lebih baik. Penggunaan sehari-hari meliputi segala macam fungsi dan kegiatan bisnis menggunakan data elektronik, termasuk pemasaran Internet. E-business berkaitan secara menyeluruh dengan proses bisnis termasuk value chain: pembelian secara elektronik (electronic purchasing), manajemen rantai suplai (supply chain management), pemrosesan order elektronik, penanganan dan pelayanan kepada pelanggan, dan kerja sama dengan mitra bisnis. E-business memberi kemungkinan untuk pertukaran data di antara satu perusahaan dengan perusahaan lain baik lewat web, Internet, intranet, extranet atau kombinasi di antaranya. E-business merupakan suatu implementasi pertukaran barang dan jasa melalui medium elektronis. Dengan e-business, suatu perusahaan dapat menurunkan total biaya pengeluaran operasional tetap. Banyak potensi sumber pendapatan baru ditawarkan oleh konsep e-business. Hal lain yang membuat e-business menjadi primadona dalam kerangka bisnis modern adalah adanya berbagai data statistik yang menunjukkan kian tingginya nilai bisnis yang terjadi di dunia maya, yang perlahan-lahan tumbuh menyaingi apa yang terjadi dalam dunia nyata. Fenomena e-business tidak dapat disangkal telah menjadi trend yang mewarnai aktivitas bisnis di negara-negara maju maupun berkembang. Konsep baru yang berkembang karena kemajuan teknologi informasi dan berbagai paradigma bisnis baru ini dianggap sebagai kunci sukses perusahaan-perusahaan di era informasi dan di masa-masa akan datang. E-business merupakan salah satu jalan untuk menuju kepada “the creation of wealth” bagi sebuah perusahaan. Dengan kata lain, cakupan e-Business dapat sangat luas wilayahnya tergantung dari masing-masing orang melihat definisi kata “bisnis” itu sendiri. 2 II. INTERNET WORKING E-BUSINESS Cross functional enterprice application 2.1. Collaboration System Collaboration System adalah jenis sistem informasi, merupakan kombinasi dari groupware, peralatan, Internet, extranet dan jaringan lain yang dibutuhkan untuk mendukung komunikasi perusahaan dengan luas, seperti dokumen dan berbagi pengetahuan untuk tim tertentu dan individu dalam perusahaan. Beberapa contoh alat komunikasi perusahaan termasuk e-mail, videoconferencing, berbagi dokumen kolaboratif, alat-alat manajemen proyek dan lain-lain. Tujuan dari ECS adalah untuk memberikan setiap pengguna dengan alat untuk mengelola komunikasi, dokumen dan informasi lainnya yang diperlukan individu untuk mengelola tugas-tugas mereka sendiri secara efisien di departemen mereka. 2.2. Enterprise Resource Planning (ERP) ERP merupakan suatu sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan produksi maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. Dengan diterapkannya ERP diharapkan dapat mempermudah dan meringankan pekerjaan yang harus dilakukan oleh para karyawan. Selain itu, pertukaran informasi akan menjadi lebih lancar, dan tujuan paling utama adalah untuk menaikan keuntungan. Dengan adanya penyediaan jasa e-business di internet dapat 3 mempermudah transaksi dengan pelanggan serta dapat dijadikan sebagai sarana promosi dan memperkenalkan barang dengan harga yang sama kepada seluruh pelanggan. Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses setiap line dalam manajemen perusahaan secara transparansi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. ERP masih cukup baru dalam penerapan di industri perhotelan. Perencanaan kegiatan jasa perhotelan diintegrasikan kedalam software yang sering disebut dengan Hotel Management System (HMS). Dengan bantuan ERP perusahaan industri jasa perhotelan di Indonesia dapat terintegrasi pada setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Manfaat lain dari ERP ini adalah integrasi bisnis secara keseluruhan, fleksibilitas dalam organisasi untuk bertransformasi dan meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru. Integrasi Informasi melalui Sistem ERP Peranan informasi sangat diperlukan, beberapa karakteristik fundamental informasi adalah akurasi (ketepatan), relevansi (kebenaran), dan avalabilitas (ketersediaan). Namun, beberapa penelitian mencatat beberapa permasalahan dengan sistem informasi manajemen konvensional, yaitu hanya menyediakan source data yang sudah ditentukan sehingga kerapkali terjadi miss-information antar departemen dan keterbatasan analisa data. Implementasi ERP ini sendiri memiliki beberapa resiko yang berkaitan dengan ukuran proyeknya, aplikasi teknologinya, struktur, stabilitas, strategi maupun penggunanya. Adapun beberapa biaya yang mungkin termasuk adalah biaya 4 replacement yang lama ke sistem yang baru, biaya training dan peningkatan fasilitas, biaya konsultan maupun biaya tak terlihat seperti biaya depresi akibat pergantian sistem. Namun secara keseluruhan ERP memberikan manfaat yang pasti bila dalam penerapannya di dukung oleh komitmen yang tinggi dari perusahaan dan meningkatkan sumberdaya manusia yang memiliki kemampuan untuk mengoperasikannya. 2.3. Customer Relationship Management (CRM) Menurut James A O’Brien CRM adalah mengelola berbagai hubungan pelanggan dengan organisasi dan semua pelanggan pada setiap titik sentuh. Menurut Plasmedia CRM adalah Sebuah strategi bisnis yang berhubungan dengan teknik dan metode untuk menarik dan mempertahankan pelanggan dengan tiga komponen.Dalam gunadarma.ac.id, CRM adalah sebuah istilah industri TI untuk metodologi, strategi, perangkat lunak (software) dan aplikasi berbasis web lainnya yang mampu membantu sebuah perusahaan (enterprise, kalau besar ukurannya) untuk mengelola hubungannya dengan para pelanggan, CRM adalah usaha sebuah perusahaan untuk berkonsentrasi menjaga pelanggan (supaya tidak lari ke pesaing) dengan mengumpulkan segala bentuk interaksi pelanggan baik itu lewat telepon, email, masukan di situs atau hasil pembicaraan dengan staf sales dan marketing, CRM menggunakan teknologi untuk membuat sistem lintas fungsional perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses dalam penjualan, pemasaran dan layanan pelanggan yang berinteraksi dengan pelanggan dan membuat kerangka web-enabled software dan database yang mengintegrasikan proses-proses dengan sisa proses perusahaan. CRM Applications Clusters 5 Aplikasi Customer Relation Management (CRM) : 1. Contract and Account Managements Membantu secara profesional dalam bidang penjualan, pemasaran dan pelayanan Melacak data tentang masa lalu dan merencanakan kontak dengan pelanggan serta menangkap prospeknya 2. Sales Menyediakan tenaga penjualan dengan perangkat lunak dan data yang mereka butuhkan untuk mendukung dan mengelola kegiatan penjualan Cross-selling yaitu mencoba untuk menjual kepada pelanggan dari satu produk dengan produk terkait Up-selling yaitu mencoba untuk menjual kepada pelanggan untuk produk yang lebih baik 3. Marketing and Fulfillment Membantu pemasaran profesional menyelesaikan pemasaran langsung dengan tugastugas seperti kualifikasi penjualan untuk target pemasaran, penjadwalan dan pelacakan langsung surat pemasaran. 4. Customer Service and Support Menyediakan tenaga penjualan dengan perangkat lunak dan akses database untuk database pelanggan yang berhubungan langsung dengan sales dan marketing profesional. Membantu membuat, menetapkan dan mengelola permintaan untuk layanan pelanggan Call center, panggilan pelanggan ke agen melalui perangkat lunak berdasarkan keterampilan dan jenis panggilan Membantu menyediakan layanan data yang relevan dan saran-saran untuk menyelesaikan masalah bagi pelanggan dan membantu permasalahan pelanggan. 5. Retention and Loyalty Programs Membantu perusahaan mengidentifikasi dan memberi penghargaan serta memasarkan kepada pelanggan yang paling setia dan menguntungkan Aktivitas CRM bertujuan agar perusahaan dapat mengenali pelanggan secara lebih detail dan dan melayani sesuai kebutuhan pelanggan. Beberapa aktivitas dari 6 konsep CRM adalah: 1. Membangun database pelanggan yang kuat, tujuannya Database pelanggan adalah salah satu aset utama perusahaan, yang juga dapat dihitung performanya sebagaimana performa finansial yang lain. Database pelanggan dapat dijadikan ukuran tentang “nilai perusahaan sekarang” dan kemungkinan performa dimasa yang akan datang 2. Membuat profil dari setiap pelanggan Profil pelanggan menyangkut segala aktivitas yang dilakukan oleh pelanggan mengenai penggunaan produk ataupun layanan perusahaan. Profil perusahaan akan memberikan gambaran tentang kebutuhan, keinginan dan juga concern mereka tentang produk atau layanan perusahaan. yaitu: Usage, menyangkut seberapa banyak mereka menggunakan produk atau layanan perusahaan, kapan menggunakannya dan produk atau layanan apa saja yang digunakan. Uses, menyangkut bagaimana pelanggan memakai produk atau jasa perusahaan. 3. Analisais profitabilitas dari tiap-tiap pelanggan a. Penerimaan (revenue) yang dihasilkan dari pelanggan, ada beberapa hal: Penggunaan produk atau layanan yang mereka konsumsi Menghitung seberapa banyak kemungkinan penggunaan produk atau layanan tersebut pada tahun-tahun mendatang. Kemungkinan penggunaan produk atau layanan lain yang disediakan perusahaan. b. Biaya (cost) yang harus dikeluarkan untuk melayani pelanggan, yaitu: Biaya akuisisi hingga biaya untuk mempertahankan mereka (retention cost) Opportunity cost, biaya dari kesempatan yang hilang karena melayani pelanggan tersebut. c. Interaksi dengan pelanggan yang lebih targeted dan customized Siklus hidup dari CRM terdiri dari tiga fase - akuisisi pelanggan, peningkatan hubungan pelanggan dan retensi pelanggan. 7 a. Akuisisi Pelanggan Memungkinkan perusahaan untuk secara efektif mempromosikan dan memasarkan produk dan layanan mereka kepada prospek. Modul tersebut membantu mempercepat proses mendapatkan dan mengurangi biaya akuisisi pelanggan baru. b. Hubungan Pelanggan Tambahan CRM membantu perusahaan lebih memahami kebutuhan pelanggan yang ada dan perilaku dan meningkatkan profitabilitas dari pelanggan yang ada dengan crossselling. Mereka dapat menyesuaikan produk dan layanan dengan kebutuhan nasabah individu dan preferensi. c. Retensi Pelanggan Memberikan organisasi kelebihan dalam dukungan pelanggan dan pusat layanan panggilan sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan sekaligus mengurangi biaya dukungan. CRM supports customer life cycle Marketing Information System a. Interactive Marketing Adalah sebuah proses pemasaran yang berfokus pada pelanggan dengan menggunakan internet, intranet, dan ekstranet serta untuk membangun dua-transaksi antara perusahaan dan pelanggan atau pelanggan potensial. Tujuan dari interactive marketing adalah untuk menguntungkan, menarik dan mempertahankan pelanggan yang akan menjadi mitra dengan bisnis dalam menciptakan, proses pembelian dan peningkatkan produk dan jasa. 8 Marketing Information System b. Target Pemasaran Adalah manajemen konsep periklanan dan promosi yang meliputi lima komponen: Komunitas yang bertujuan menyesuaikan iklan untuk menarik orang-orang dari komunitas virtual yang spesifik. Content adalah iklan yang ditempatkan pada berbagai situs web yang dipilih dan ditujukan untuk khalayak yang spesifik Context adalah iklan yang ditempatkan pada halaman web yang relevan dengan konten dari suatu produk atau jasa. Demografi / psikografis adalah upaya pemasaran web yang ditujukan untuk orang yang khusus Perilaku online adalah upaya promosi disesuaikan dengan setiap kunjungan ke sebuah situs. 9 c. Sales Force Automation Sales Force Automation (SFA) adalah sebuah aplikasi berbasis web murni membutuhkan instalasi tunggal yang mendukung seluruh organisasi dan berinteraksi secara langsung dengan modul Pemasaran. Mengotomatisasi dan memantau di dalam Anda dan di luar tenaga penjualan dengan teknologi cerdas yang menggabungkan fitur terbaik dari banyak produk hari ini terkemuka. Format web yang user-friendly membutuhkan waktu pelatihan yang terbatas, membuat implementasi. User-defined customize mudah dicapai dengan menggunakan monitor yang mengontrol tampilan dan pengaturan keamanan. Membuat dan memperbarui kesempatan rinci yang melacak seluruh siklus penjualan. Sales Force Automation (SFA) juga tersedia sebagai solusi host untuk biaya produk-efektif yang siap dijalankan secepat Anda. Sales Force Automation (SFA) adalah aplikasi memberikan data penjualan yang komprehensif dan mudah untuk menyesuaikan, memberdayakan perusahaan untuk mengelola orang dan proses yang lebih efektif, sehingga dapat menutup transaksi repetisi lebih. Dengan Otomasi Tenaga Penjualan, repetisi menghabiskan menjual lebih banyak waktu dan lebih sedikit waktu pada administrasi. Memberikan agen penjualan akses cepat ke data, visibilitas manajer penjualan ke kegiatan perwakilan mereka, dan informasi yang akurat eksekutif sehingga mereka dapat mengevaluasi kinerja masa lalu perusahaan mereka sambil melihat ke masa depan. 2.4. Supply chain management (SCM) SCM adalah mengintegrasikan praktik manajemen dan teknologi informasi untuk mengoptimalkan informasi dan aliran produk di antara berbagai proses dan mitra bisnis dalam rantai pasokan. Aplikasi SCM yang dimiliki dipergunakan untuk mengatur dan menyediakan kerjasama untuk seluruh aplikasi/permintaan terhadap setiap kebutuhan-kebutuhan dasar pendukung berjalannya sistem, seperti trading Partners dan distribution partners. SCM di sini meliputi : Demand Management (perencanaan dan request untuk sumber daya segala operasi dalam web (sales, manufacturer, dan operation). 10 Supply Management (mengatur pemenuhan produk dan layanan untuk setiap pesanan transaksi). Inbound/Outbound Logistic (pengaturan dan perencanaan sesuatu yang keluar atau masuk ke perusahaan, seperti gudang/warehouse). Customer Relationship Management (CRM). Customer Interaction menyediakan layanan bantuan untuk semua pihak dalam komunitas web dalam hal layanan, penawaran, marketing, dan transaksi. Personalisasi, fokus pada mengenali setiap pengunjung, data customer, dan setiap kegiatannya akan dicatat, sehingga customer service bisa melakukan pendekatan yang lebih baik dan menjamin kepuasan customer. Rantai Suppy Chain Process SCM 11 2.5. Human Resource Management HRM adalah fungsi di dalam sebuah organisasi yang berfokus pada perekrutan, pengelolaan, dan arah menyediakan untuk orang-orang yang bekerja di organisasi. Sumber Daya Manusia manajemen juga dapat dilakukan oleh lini manajmen. HRM adalah fungsi organisasi yang berurusan dengan isu-isu yang berkaitan dengan orangorang seperti kompensasi, perekrutan, manajemen kinerja, pengembangan organisasi, keselamatan, kesehatan, manfaat, motivasi karyawan, komunikasi, administrasi,dan pelatihan. HRM juga merupakan pendekatan yang strategis dan komprehensif untuk orangorang yang mengelola dan budaya kerja dan lingkungan. Efektif HRM memungkinkan karyawan untuk berkontribusi secara efektif dan produktif ke arah perusahaan secara keseluruhan dan pencapaian tujuan organisasi dan tujuan. HRM bergerak menjauh dari personil tradisional, administrasi, dan peran transaksi, yang semakin outsourcing. HRM sekarang diharapkan dapat menambah nilai dengan pemanfaatan karyawan dan strategis yang berdampak karyawan program bisnis dengan cara yang terukur. Peran baru MSDM melibatkan arah strategis dan metrik HRM dan pengukuran untuk menunjukkan nilai. 2.6. Finance & Accounting Adalah pencatatan transaksi keuangan, penyusunan dan menginterpretasikan laporan keuangan dan menyediakan manajer dari departemen lain dengan laporan tepat waktu hasil operasi (fungsi line). Tanggung jawab lain,dilakukan oleh asisten controller pembiayaan, termasuk persiapan penggajian,rekening piutang, dan hutang (fungsi staf). Dimensi lain tanggung jawab divisi akuntansi berkaitan dengan berbagai aspek operasional, akuntansi biaya, dan pengendalian biaya. 12 III. E-BUSINESS PERHOTELAN INDONESIA Usaha Perhotelan di Indonesia telah banyak yang menggunakan e-business untuk mendukung operasionalnya sehari-hari, sehingga memberikan kemudahan dan efisiensi serta efektifitas kerja dari seluruh stakeholder. Namun masih ada juga yang menjalankan operasinya secara konvensional. Kebanyakan hotel berbintang telah menerapkan system e-business dengan baik. Hal ini terkait dengan kepedulian pemilik dan operator hotel serta profesionalisme perusahaan tersebut. Ada hotel yang menerapkan hanya untuk keperluan pengelolaan tamu mulai reservasi hingga tamu tersebut check out, ada yang diintegrasikan dengan seluruh point of sales seperti penggunaan telepon, laundry, room service ataupun restoran sehingga lebih memudahkan untuk pengecekan dan pelayanan pembayaran, ada juga yang hingga terintergrasi dengan pembelian bahan baku hotel, sehingga dapat dilihat aliran barang dan stock yang ada serta juga terhubung dengan system akunting yang memudahkan shareholder untuk melihat performance dari hotel. Makin tinggi bintang suatu hotel biasanya makin peduli menerapkan e-business, karena makin tinggi tingkat kesulitannya atau kompleksitasnya dan makin besar ekspektasi tamu akan kemudahan dan pelayanan yang baik. Hal ini dapat diselesaikan dengan solusi system e-busienss. Melalui system e-busienss maka seluruh kegiatan hotel akan dapat berjalan dengan efisien dan mudah, seperti proses reservasi tamu, proses penerimaan tamu, pembayaran tamu, fasilitas yang digunakan oleh tamu, hingga system pelaporan yang bersifat sesuai pekerjaan, laporan closing keuangan, laporan penggunaan material hingga evaluasi hasil kerja sehingga dapat menjadi dasar manajemen untuk melakukan perencanaan dan strategi usaha kedepannya. Solusi TI untuk memperbesar pangsa pasar Dengan diperankannya TI pendukung strategis pada kegiatan bisnis Hotel, maka hal itu secara signifikan akan berbeda dengan sistem operasional bisnis hotel yang konvensional. Secara fundamental pemberdayaan teknologi informasi pada kegiatan perusahaan akan mengakibatkan usaha mengalami pergeseran paradigma struktur pasar, lokasi pasar, organisasi bisnis, dan proses bisnis, yaitu : 13 Bergesernya paradigma yang semula menganut konsep Marketplace menjadi Marketspace, yaitu proses bisnis yang mengandalkan teknologi informasi sebagai media untuk mempertemukan antara penjual dan pembeli dalam melakukan transaksi bisnisnya secara on-line. Sekarang ini banyak komunikasi pemasaran dan promosi yang dilakukan melalui internet seperti email, skypee maupun SMS yang menggunakan software internet. Bergesernya paradigma yang semula menganut model Geografic Business model atau Location Base, menjadi Global Business Model atau Virtual Based, yaitu proses bisnis yang mengandalkan teknologi informasi sebagi media tranformasi informasi produk dan jasa secara on-line, sementara penjual dan pembeli berada di lokasi yang berlainan. Bergesernya paradigma proses bisnis perusahaan mengarah pada: o Akselerasi direct marketing, di mana promosi dilakukan secara interaktif, online dan real time. Dengan demikian pihak hotel dapat lebih mendekatkan diri lagi dengan pelanggannya. o Perluasan saluran distribusi produk dan jasa, baik melalui transfer digital secara on-line, maupun pengiriman informasi layanan secara fisik melalui mitra kerja antar perusahaan. Dengan demikian hotel secara otomatis berpeluang untuk memperluas pangsa pasarnya. o Efisiensi dalam proses transaksi dan efektif dalam pelayanan. Hal ini sangat mungkin terjadi karena pemanfaatan TI dalam transaksi bisnis akan mampu mereduksi berbagai biaya, di antaranya biaya promosi dan biaya koordinasi (manajemen) melalui pola paperless (distribusi data dan informasi dilakukan secara elektronik). o Inovasi dalam produk dan jasa, karena dengan bantuan TI produk dan jasa dapat disampaikan kepada pelanggan dengan lebih komunikatif, variatif, dan eksklusif. Solusi TI untuk meraih kesetiaan pelanggan (customer loyalty) Dengan mengembangkan sistem informasi, kualitas pelayanan yang efektif maka perusahaan dapat memperoleh beberapa manfaat, yaitu mendorong dan memungkinkan manajemen untuk menyatukan suara-suara konsumen dalam membuat keputusan; 14 menemukan prioritas pelayanan konsumen, mengidentifikasikan prioritas perbaikan pelayanan, dan memberikan pedoman dalam mengambil keputusan alokasi sumber daya, memperhatikan pengaruh dari langkah awal kualitas pelayanan dan investasi, serta menawarkan pekerjaan berdasarkan data untuk pelayanan yang baik. Data pelanggan yang tersimpan baik dalam sistem HMS memungkinkan manajemen memelihara hubungan dengan konsumen yang sudah pernah menggunakan jasa hotel, seperti mengirimkan email greeting, ulang tahun, dan informasi produk atau layanan baru. Serta komunikasi lain yang diperlukan dapat dilakukan dengan mudah. Solusi TI untuk memenangkan kompetisi TI di usaha perhotelan dapat memberikan dukungan penuh bagi perusahaan dalam hal evaluasi dan data pelanggan yang lengkap agar menjadi dasar pengembangan berbagai strategi kompetitif guna melawan kelima competitive force itu. yaitu : a) Memberikan dukungan terhadap operasional bisnis secara internal. b) Memberikan dukungan terhadap manajerial pembuatan keputusan. c) Memberikan dukungan terhadap pencapaian objektif organisasi serta pencapaian keuntungan kompetitif strategis. Dengan demikian usaha perhotelan siap dalam menghadapi lima competitive force yang dapat menajamkan struktur kompetisi dalam lingkungan industrinya, yaitu : a) Rivalitas kompetitor dalam industri dan pasarnya. b) Ancaman pendatang baru dalam industri dan pasarnya. c) Ancaman yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang dapat merebut pangsa pasar. d) Daya tawar pelanggan. e) Daya tawar pemasok. Strategi teknologi informasi Hotel dalam implementasinya pada operasional tentunya tidak terlepas dari kepuasan pelanggan dan efektifitas serta efisiensi, yaitu : Strategi kepemimpinan dalam biaya Strategi untuk mengondisikan agar memiliki biaya yang rendah dalam operasional bisnisnya. TI secara substansial mereduksi biaya yang digunakan dalam proses bisnis perusahaan dan mereduksi biaya produksi Sebagai contoh, pemesanan layanan 15 dilakukan secara on-line di internet, penawaran penjualan dilakukan secara on-line di internet. Serta semua operasional terekam dalam sistim TI Strategi diferensiasi Strategi untuk mengembangkan cara melakukan diferensiasi (perbedaan) produk dan jasa dari para pesaing. Dukungan startegis TI dalam stratregi ini adalah TI membantu memberikan fitur yang dapat membedakan produk dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Hotel secara umum selalu menjaga fasilitas promosinya untuk memberikan informasi yang selalu up to date dan kemudahan komunikasi. Strategi Inovasi Strategi untuk menemukan cara baru melakukan bisnis. Hal ini dapat melibatkan proses pengembangan berbagai produk dan jasa yang unik, atau memasuki ceruk pasar yang unik. TI mampu menciptakan perubahan yang inovatif dan radikal dalam proses bisnis yang secara dramatis dapat berdampak pada pemangkasan biaya, meningkatkan kualitas, efisiensi layanan terhadap pelanggan, serta mempersingkat penyampaian produk dan jasa ke pelanggan. Contoh, pemesanan kamar hotel secara on-line, sistem layanan total untuk pelanggan secara on-line. Strategi Pertumbuhan Strategi untuk menstimulan perusahaan agar secara signifikan memperluas kemampuan perusahaan dalam memproduksi barang dan jasa, mengembangkan ke pasar global, maupun melakukan diversifikasi produk dan jasa yang baru. Contoh, pemesanan melalui jaringan satelit global, mengembangkan pemasaran on-line di internet, dan membangun jaringan satelit canggih yang dapat menghubungkan terminal titik penjualan (point of sale) di sejumlah partner kerjasama. ERP di Perhotelan Dalam hal ini, peranan informasi sangat diperlukan, beberapa karakteristik fundamental informasi adalah akurasi (ketepatan), relevansi (kebenaran), dan avalabilitas (ketersediaan). Dengan implementasi ERP yang berupa HMS ini maka beberapa resiko yang berkaitan dengan kesalahan dapat dikurangi. Secara keseluruhan HMS memberikan manfaat yang pasti karena dalam penerapannya di dukung oleh komitmen yang tinggi dari manajemen hotel dan meningkatkan sumberdaya manusia yang memiliki kemampuan. Setiap karyawan dapat mengakses program ini melalui sebuah account yang 16 dimiliki oleh karyawan. Account tersebut dapat disesuaikan dengan job-desc, departemen, ataupun tanggungjawab karyawan dalam perusahaan. Dengan adanya penerapan ERP pada perusahaan jasa perhotelan, maka perusahaan tersebut akan memperoleh keutungan berupa perencanaan kegiatan, pemrosesan reservasi kamar, manajemen persediaan, maupun keuangan sehingga mendukung pencapaian keberhasilan perusahaan. Pengambilan keputusan dalam penggunaan ERP sebagai solusi IT dan Internetworking mamiliki beberapa alasan yaitu: ERP dapat meningkatkan kualitas dan efisiensi perusahaan karena dapat mengintegrasikan seluruh kegiatan bisnis Dengan ERP menurunkan biaya pemrosesan transaksi dan hardware, software, serta karyawan pendukung IT ERP menyediakan informasi kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat cepat sehungga mempermudah dalam pengambilan keputusan Mengimplementasikan ERP memberikan manfaat ntuk lebih mudah dalam memanfaatkan berbagai peluang baru Disamping hal-hal yang telah disebutkan diatas, kesuksesan dalam ERP tergantung pada faktor-faktor sebagai berikut : Management/organisasi; meliputi komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan tim, pelatihan, serta peran dan tanggung jawab. Proses; meliputi alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses. Teknologi; meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface. Data; meliputi file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi data. Personel; meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan pengetahuan. 17 HOTEL SALAK THE HERITAGE Data Perusahaan Nama Perusahaan : Hotel Salak The Heritage Bidang Usaha : Hotel / Pariwisata Alamat Perusahaan : Jl. Ir. H. Juanda no. 8 Bogor - 16121 Telp./Fax. : (0251) 8373 111 ; (0251) 8374 111 Website : www.hotelsalak.co.id Email : [email protected] : Hotel Salak The Heritage : @HotelSalak 18 Hotel Salak The Heritage setelah beroperasi selama 13 tahun sejak dibuka kembali tahun 1998 sudah banyak dikenal luas. Menjadi salah satu icon kota Bogor dan sering menjadi tempat acara berskala nasional maupun internasional. Kepopuleran Hotel Salak The Heritage sebagai hotel non chains yang berarti tidak mempunyai jaringan seperti hotel berkelas internasional lainnya dikarenakan tiidak terlepas dari manajemen dan promosi yang efektif dan baik. Dengan segala keterbatasan yang ada tetapi ditunjang ilmu pengetahuan dan teknologi yang baik, maka keberadaan Hotel Salak The Heritage dapat terus eksis hingga sekarang. Penggunaan teknologi informasi yang tepat sangat membantu manajemen dan operasional hotel, mulai dari awal dibuka kembali hingga sekarang. Karena saat ini sarana TI masih terbilang murah untuk menjalankan operasional perusahaan dari pada teknologi lainnya. Semua dapat dilakukan worldwide tanpa harus secara fisik pergi, artinya sangat membantu dalam penghematan biaya. Software HMS sebagai business function HSTH sudah memanfaatkan penuh fasilitas TI untuk promosinya seperti website yang selalu update, email promotion, maupn komunikasi via internet dan fasilitas TI lainnya. 19 3.1. Enterprise Resource Planning (ERP) di Hotel Salak The Heritage Konsep ERP di HSTH adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses setiap line dalam manajemen Hotel Salak The Heritage secara transparansi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi. Perencanaan kegiatan jasa perhotelan diintegrasikan kedalam software yang sering disebut dengan Hotel Management System (HMS). Dengan bantuan ERP perusahaan industri jasa perhotelan dapat terintegrasi pada setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Hotel Management System di Hotel Salak tersebut dikenal dengan Hotel Soft, yaitu suatu perangkat lunak atau program yang diciptakan dengan tujuan untuk mengintegrasikan seluruh aktivitas operasioanl hotel kedalam suatu sistem yang dapat diakses oleh penggunanya. Skema proses sistem manajemen Hotel Soft ERP di Hotel Salak The Heritage juga didukung faktor-faktor : Managemen; yang mempunyai komitmen akan teknologi informasi sebagai system yang bermanfaat yang dibuktikan dengan selalu menjadi pioneer dalam hal TI di Bogor. Teknologi yang mendukung, meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface dikelola oleh SDM yang kompoeten dibidang TI . 20 Software HMS sebagai pusat data Sistem kerja Hotel Manajemen Sistem (HMS) Hotel Management System software dirancang untuk memberikan kemudahan dan kenyamanan bagi tamu sehingga dapat beraktivitas di hotel tanpa diganggu oleh sistem administrasi yang berbelit. Hanya dengan memasukkan data dan semua kebutuhan serta permintaan, maka seluruh petugas di hotel dapat mengetahui seluruh kebutuhan tamu tersebut. Alur proses tamu menginap di Hotel Salak The Heritage 21 a. Sistem pelayanan kepada tamu Reservasi, tamu dapat melakukan rreservasi secara online dengan mengisi data yang ada di website dengan lengkap, hotel akan memberikan konfirmasi melalui email untuk memberikan persetujuan pemesanan Proses C/I & C/O, tamu yang hendak menginap pada saat kedatangan harus melakukan proses C/I dimana semua data dan kebutuhannya diinput kedalam sitem HMS, sehingga menjadi referensi seluruh departemen untuk memberikan pelayanan Fasilitas hotel yang digunakan, tamu dapat mengakses seluruh fasilitas hotel dan otomatis tercatat dalam folder billing tamu tersebut di front office, seperti penggunaan telepon, laundry charge, pemesanan kamar, hingga makan di restoran. Semua kebutuhan tamu tersebut terintegrasi dalam HMS untuk didistribusikan kepada semua departemen yang kerkait dalam operasional. b. Sistem transaksi Pada saat tamu regristrasi maka petugas reception akan memasukkan semua data tamu termasuk jenis kamar dan harga pilihan yang sudah disetujui beserta lama waktu menginap. Setelah itu, akan ada juga pilihan untuk menentukan metode pembayaran cash, Credit Card atau credit facilities dari perusahaan yang sudah ada kerjasama. Apabila menggunakan credit card tamu kemudian menggesek kartunya di mesin EDC untuk meneruskan pemesanannya. Setelah itu, transaksi terekam dalam folder billing tamu yang akan diseslesaikan pada saat tamu tersebut check out dari hotel. Semua transaksi ini dapat dipantau melalui Hotel Soft dan dapat diakses oleh pengguna atau staff yang berwenang dalam hal tersebut. c. Sistem komunikasi dan informasi antar departemen Semua transaksi tamu di hotel selama menginap, seperti makan di restoran, jasa laundry, room service, telepon dll. akan otomatis terekam di dalam bill folder sang tamu. Sehingga pada saat tamu c/o otomatis dapat mengetahui semua tagihan pemakaian jasa selama dia menginap dengan cepat tanpa harus menunggu penghitungan lagi oleh petugas cashier atau tanpa menggunakan proses yang manual. d. Sistem evaluasi dan pelaporan 22 Semua informasi layanan dan tamu dapat menjadi bahan evaluasi dan pelaporan yang otomatis sudah terprogram dalam HMS. Manajemen dapat mengetahui tingkat hunian hotel maupun kompetitor, rata-rata harga jual, aktivitas tamu yang menginap ataupun asal tamu yang menginap, sehingga dapat menjadi pertimbangan dalam membuat program kerja kedepan dan dapat dijadikan acuan dalam pengambilan keputusan manajerial. 3.2. Customer Relation Management (CRM) di Hotel Salak The Heritage HMS juga mempunyai fungsi CRM sebagai fasilitas untuk Marketing atau Public Relation menjaga hubungan atau memberikan pelayanan yang optimal kepada seluruh tamu-tamunya. Seluruh data tamu tercatat dengan baik dan lengkap dalam HMS, seperti data pribadi, waktu dan lama menginap, sehingga departemen Marketing & public relation dapat melakukan program customer lolalty dan satisfaction dengan baik. Aplikasi Customer Relation Management (CRM) di HSTH adalah: 1. Contract and Account Managements Semua data aktivitas tamu dan biaya direkam dalam HMS lengkap dengan semua permintaan dan kebutuhannya untuk menjadi pegangan kerja operasional hotel dan semua data tersebut tersimpan untuk menjadi data base manajemen 2. Sales / Penjualan Tenaga penjualan mempunyai perangkat TI untuk mendukung dan mengelola kegiatan penjualan seperti SMS blaster, yang dapat mengirimkan pesan sms dengan software keseluruh client dengan cepat. Email blaster yang dapat mengirim email secara personal kepada banyak customer dengan hanya satu kali kirim email yang sama. Sales dapat menjual kepada pelanggan untuk produk yang lebih baik melalui data histori yang ada, sehingga pekanggan merasa diperhatikan, karena selalu diingat. 3. Marketing and Fulfillment Membantu pemasaran profesional menyelesaikan pemasaran langsung dengan tugastugas seperti kualifikasi penjualan untuk target pemasaran, penjadwalan dan pelacakan langsung surat pemasaran. 4. Retention and Loyalty Programs 23 HSTH dengan didukung HMS dapat mengidentifikasi pelanggan yang paling setia dan menguntungkan sehingga dapat memberikan input kepada manajemen untuk menjalankan program kepuasan pelanggan dengan baik. Home Page Website Hotel Salak The Heritage 3.3. Marketing Information System Marketing HSTH dalam operasionalnya berfokus pada pelanggan dengan menggunakan internet, intranet, dan ekstranet karena dengan keberadaan hoitel yang berlokasi di Bogor dapat dengan mudah berkomunikasi dengan seluruh pelanggannya dimana saja. Dengan demikian marketing dapat menarik dan mempertahankan pelanggan yang akan menjadi customer yang dijaga loyalitasnya juga proses pembelian dan peningkatkan produk dan jasa. Target Pemasaran Dengan teknologi informasi HSTH dapat melakukan promosi dan menyebarkan informasi seputar hotel dan fasilitasnya serta kegiatan-kegiatannya dengan mudah dan cepat. Fasilitas internet benar-benar menjadi tumpuan untuk berpromosi. Selain biaya yang murah, saat ini juga efektif serta cepat menyebar hingga kemanapun tanpa ada batas waktu dan tempat 24 Facebook HSTH Twitter HSTH Sales Force Automation (SFA) Hotel Salak The Heritage belum sepenuhnya menerapkan Sales Force Automation (SFA), dikarenakan jenis usaha yang masih memerlukan penangan secara manual dimana terdapat keterbatasan pola pemesanan kamar dan waktunya, sehingga akan berpengaruh pada pola pelayanan yang kurang optimal Tetapi sedang berupaya untuk memanfaatkan TI untuk memberikan kemudahan pada pelanggan untuk dapat melakukan pemasanan pribadi 25 3.4. Supply Chain Management (SCM) di Hotel Salak The Heritage Aplikasi SCM yang dimiliki Hotel Salak The Heritage dipergunakan untuk mengatur dan menyediakan kerja sama untuk seluruh aplikasi/request terhadap setiap kebutuhan-kebutuhan dasar pendukung berjalannya sistem Beberapa pemasok/ supplier dari Hotel Salak The Heritage adalah : 1. Supplier bahan baku, seperti supplier makanan dan minuman. 2. Supplier bahan-bahan kimia pembersih dan laundry. 3. Supplier alat-alat sebagai berikut : a. Peralatan mekanis dengan tenaga listrik yang digunakan antara lain adalah mesin cum cleaner dan brushing. b. Peralatan manual terdiri dari sapu, lobby duster, mop, squeeze. 4. Lembaga pembiayaan Peran lembaga pembiayaan pada Hotel Salak The Heritage mendukung ketersediaan bangunan, peralatan utama seperti kitchen equipment, laundry dan hotel equipment lainnya Penyaluran pembiayaan dilakukan dalam bentuk kredit investasi dan kredit modal kerja. Selama ini di Hotel Salak cara pemesanan item – item yang berasal dari pemasok barang melalui pemesanan lewat telepon, fax, dan email on line shopping. Kedepannya Hotel Salak The Heritage akan memanfaatkan dan memaksimalkan jaringan internet dalam meningkatkan komunikasi dengan pihak supplier/ pemasok sehingga dapat lebih efisien dan efektif dalam rantai pasok. Belanja online 26 Gambar diatas merupakan contoh pemanfaatan IT ( informasi teknologi) dalam bisnis pemesanan barang dalam bentuk website. Kedepannya di Hotel Salak akan diinstal sebuah software sebagai penghubung Hotel Salak dengan supplier langsung yang bertujuan untuk mempermudah pemesanan, efektif dan efisiensi biaya dan waktu. Segala kebutuhan yang dibutuhkan oleh Hotel Salak dalam kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan operasi, produksi dan logistik sudah secara langsung terhubung dengan website tersebut. Para supplier sebagai vendor Hotel Salak dapat secara mudah dan cepat untuk mengetahui dan memenuhi segala kebutuhan yang diperlukan oleh Hotel Salak. Dengan begitu komunikasi dapat lebih efektif dan efisien karena tidak memerlukan banyak waktu. 3.5. Aplikasi HRM di Hotel Salak The Heritage HRM yang telah diaplikasikan di hotel Salak telah menggunakan sistem HRM online yang menggunakan jaringan internet. Sebagai contoh, sistem HRM online hotel Salak dapat melibatkan perekrutan karyawan melalui bagian perekrutan di situs web perusahaan. Sistem perekrutan karyawan melalui jaringan internet(website) 27 Hotel salak juga menggunakan layanan perekrutan dan database komersial di World Wide Web, memasukkan pesan dalam kelompok berita pilihan di internet, serta berkomunikasi dengan dengan para pencari kerja melalui e-mail. Sistem perekrutan karyawan melalui layanan world wibe web Teknologi intranet yang dimiliki oleh perusahaan juga dapat digunakan memproses berbagai aplikasi sumber daya manusia. Intranet memungkinkan departemen SDM untuk memberikan layanan kepada para karyawannya secara online. Intranet juga dapat digunakan untuk menyebarkan informasi yang penting dengan lebih cepat dibandingkan apabila melalui jalur perusahaan sebelumnya (pengumuman melalui surat atau fax). Intranet juga dapat mengumpulkan informasi secara online dari para karyawan untuk diinput langsung ke file SDM. Intranet juga dapat dapat meminimalkan intervensi dari departemen SDM kepada para manajer dan karyawan dalam melakukan berbagai tugas mereka. Contoh, aplikasi intranet Hotel Salak memungkinkan para karyawan untuk melihat berbagai manfaat, masukan, laporan perjalanan dan biaya, memverifikasi informasi ketenagakerjaan dan gaji, mengakses dan memperbarui informasi personal mereka. Melalui intranet para karyawan juga dapat dengan mudah melakukan download berbagai informasi yang mereka butuhkan seperti pelatihan, kebijakan perusahaan dan lain sebagainya. 28 Employee data 3.6. Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi di Hotel Salak Secara umum kegiatan dalam sistem informasi akuntansi adalah mencatat dan melaporkan berbagai transaksi bisnis dan kegiatan ekonomi lainnya dalam sebuah perusahaan. Sistem akuntansi yang berbasis komputer mencatat dan melaporkan arus dana melalui pengaturan dan pembuatan laporan keuangan historis seperti neraca dan rugi laba. Melalui sistem ini juga dapat dibuat suatu prakiraan kondisi dimasa datang seperti prakiraan anggaran dan laporan keuangan berdasarkan trend yang terjadi selama ini. Perbedaan antara sistem akuntansi manajemen dan sistem akuntansi operasional adalah bahwa sistem akuntansi manajemen menekankan pada laporan akuntansi biaya dan laporan analitis yang membandingkan kinerja yang sesungguhnya dengan kinerja yang menjadi target perusahaan. Sedangkan sistem akuntansi operasional menekankan pemeliharaan catata historis dan pembuatan laporan keuangan yang akurat. Biasanya sistem ini meliputi sistem pemrosesan transaksiseperti pemrosesan pesanan, pengendalian persediaan, piutang, utang usaha, penggajian dan sistem buku besar. 29 Hubungan beberapa sistem informasi akuntansi penting yang umumnya dikomputerisasi oleh perusahaan dapat diilustrasikan sebagai berikut: Hubungan sistem informasi akuntansi Hubungan sistem informasi akuntansi seperti diatas telah diaplikasikan oleh Hotel Salak melalui teknologi internet dalam bentuk jurnal melalui program MYOB sehingga semua transaksi yang diinput kedalam jurnal dapat langsung diolah hingga neraca. Dengan menggunakan intranet memungkinkan hubungan antara data akunting perusahaan dengan shareholder secara online sehingga semua informasi akuntansi dapat dilihat langsung oleh shareholder. Laporan penjualan yang berasal dari program Hotel Soft Management Hotel Salak dalam bentuk daily sales belum secara otomatis diintegrasikan dengan aplikasi sistim informasi akuntansi MYOB yang dimiliknya. Input hasil laporan HMS dilakukan secara manual kedalam program jurnal akuntansi diatas. Begitu juga informasi mengenai pembelian masih belum terntegrasi dengan sistem akuntansi yang ada. Sistim MYOB untuk sistim akuntansi di HSTH 30 Tampilan report dari HSM yang akan dimasukkan secara manual kedalam aplikasi sistem akuntansi Hasil forecast yang belum terintegrasi dengan aplikasi sistem akuntansi 31 IV. KESIMPULAN Setiap perusahaan bertujuan untuk memberikan kepuasan yang paling tinggi kepada konsumenya, begitu juga halnya dengan Hotel Salak The Heritage yang berusaha sebaik mungkin untuk dapat memberikan layanan jasa penginapan yang memenuhi keinginan pelanggan. Oleh karena itu, HSTH menciptakan suatu sistem manajemen berbasis komputer atau teknologi informasi yang mampu mempermudah dan memperlancar jalannya aktivitas operasional hotel sehingga dapat secara cepat dan tepat memenuhi kebutuhan konsumen atau tamu yang menginap. Program ini sudah diterapkan dengan baik oleh manajemen HSTH dan telah mampu memberikan satu rangkaian aktivitas layanan yang terintegrasi dalam suatu sistem manajemen dinamakan Hotel Soft. Namun, untuk mengembangkan bisnis sejalan dengan perkembangan jaman, HSTH perlu juga untuk mengembangkan sistem ini ke dalam suatu rangkaian yang lebih terkoneksi baik dengan semua lini kerja atau departemen sehingga dapat lebih meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja hotel dan menjadi paperless yang sebenarnya. Suatu bentuk pengembangan sistem Hotel Soft dapat menjadi opsi yang perlu dipertimbangkan oleh manajemen. Pengembangan ini dapat berupa pengintegrasian seluruh sistem yang ada dan belum terkoneksi ke dalam Hotel Soft, untuk dapat dihubungkan melalui interface sistem manajemen, sehingga semua aktivitas dapat menjadi satu rangkaian utuh yang dapat diakses dengan mudah dan cepat, serta memberikan solusi manajemen dalam mengembangkan bisnisnya. Seperti halnya key management system, MYOB accounting system, HRM system dan SCM yang memungkinkan digabungkan dengan Hotelsoft,sehingga benar2 terintegrasi dan dapat langsung mengevaluasi data yang masuk secara real time E-bsiness di usaha hotel juga dapat memberikan keuntungan yang lebih besar bagi pemegang saham dengan system operasi yang lebih efisien dan efektif dan memberikan pelayanan yang optimal bagi konsumen atau tamu hotel. 32 V. DAFTAR PUSTAKA O’Brien, JA dan Marakas, GM. 2008. Management Information Systems. McGraw Hill Companies : New York, United States. http://www.hotelsalak.co.id/ (diakses 10 Juni 2011) http://emansetiawan.dosen.narotama.ac.id/files/2011/04/CRM-Plasmedia.pdf) Darimana Harus Mulai lulu.staff.gunadarma.ac.id/.../Customer+Relationship+Management.pdf Relationship Management CRM Customer http://www.hooverwebdesign.com/articles/crm-and-customer-life-cycle.html CRM dan Siklus Hidup Pelanggan 33