8 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Manajemen Manusia
advertisement
8 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Manajemen Manusia merupakan makhluk sosial yang paling memerlukan satu sama lain untuk memenuhi segala kebutuhannya baik secara langsung maupun tidak langsung. Dapat dikatakan bahwa perusahaan meletakan perwujudan usaha kerjasama yang terdiri dari berbagai individu yang memiliki berbagai macam tingkatan, harapan, motivasi dan pandangan yang berbeda dalam usaha yang ditetapkan bersama. Untuk itu dibutuhkan manajemen yang dapat mengatur dan mengarahkan tujuan yang berbeda bagi setiap individu agar tidak bertentangan dengan tujuan perusahaan tersebut. Manajemen merupakan suatu rangkaian berbagai aktivitas yang saling berkaitan dan saling mengorganisir kemampuan individu dalam suatu orgainsasi untuk mendayagunakan dan mengolah sumber daya yang ada sehingga berguna bagi individu itu sendiri dan juga perusahaan itu sendiri. Hal ini sejalan dengan apa yang diungkapkan oleh GR. Terry yang dikutip oleh Suharyanto dan Hadna (2005:11) adalah: “Manajemen adalah melakukan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan melalui atau bersama orang lain” Sedangkan menurut Hasibuan (2006:9) adalah: “Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan terentu.” 2.2 Manajemen Sumber Daya Manusia 2.2.1 Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia Peran individu dalam setiap aktivitas perusahaan akan sangat menentukan keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. Hal ini karena manusia dalam suatu perusahaan mengelola faktor-faktor produksi lainnya. Oleh karena itu perusahaan tersebut harus memberikan perhatian khusus 9 baik mengenai pekerjaan, imbalan, kesehatan, keselamatan kerja, lingkungan kerja atau yang lainnya. Manusia merupakan sumber daya yang penting dalam menentukan sukses atau tidaknya dalam suatu sistem organsasi. Tetapi sumber daya manusia merupakan sumber daya yang paling sulit ditangani karena memiliki sifat dan kemampuan yang berbeda. Untuk lebih jelasnya dalam hal ini penulis akan mengemukakan beberapa definisi sebagai berikut: Menurut T. Handoko (2000:4) pengertian manajemen sumber daya manusia adalah: “Penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan dan penggunaan sumber daya manusia untuk mencapai baik tujuan-tujuan individu maupun perusahaan.” Sedangkan menurut S.P hasibuan (2006:10) mengemukakan bahwa: “Manajemen sumber daya manusia adalah seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat.” Dari beberapa para ahli yang telah mengemukakan pendapatnya menunjukan bahwa Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu dan seni mengatur proses pendayagunaan Sumber Daya Manusia dan sumber daya lainnya secara efisien, efektif, dan produktif. 2.2.2 Peranan Manajemen Sumber Daya Manusia Peranan individu-individu dalam setiap aktivitas perusahaan akan sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hal ini adalah karena manusia dalam perusahaan suatu perusahaan mengelola faktor produksi lain dengan baik. Oleh karena itu perusahaan harus memberikan perhatian khusus baik mengenai pekerjaan, imbalan yang diberikan, kesehatan, keselamatan kerja, lingkungan kerja dan sebagainya. Disamping itu manajemen sumber daya manusia juga berperan dalam melaksanakan fungsi perencanaan, organisasi perussahaan, pengarahan, pengandalian dalam segala bidang yang menyangkut peranan tenaga kerja dan ketentuan dalam setiap 10 aktivitas perusahaan agar dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan individu, perusahaan dan masyarakat. 2.3 Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia Seorang manajer adalah orang yang mempergunakan wewenang dan kepemimpinan atas personalia lainnya dalam mengetahui fungsi-fungsi manajemen sebagai berikut: a. Perencanaan (Planning) Merupakan fungsi manajemen yang fundamental, karena fungsi ini dijadikan sebagai landasan atau dasar bagi fungsi-fungsi manajemen lainnya. Perencanaan meliputi tindakan pendahuluan mengenai apa yang harus dikerjakan dan bagaimana hal tersebut akan dikerjakan agar tujuan yang dikehendaki tercapai. b. Pengelompokan (Organizing) Merupakan proses penyusunan kelompok yang terdiri dari beberapa aktivitas dan personalitas menjadi satu kesatuan yang harmonis guna ditujukan kearah pencapaian tujuan. c. Menggerakkan (Actuating) Merupakan suatu tindakan menggerakkan semua anggota kelompok agar mereka mau berusaha untuk mecapai tujuan yang telah direncanakan. d. Pengawasan (Controlling) Merupakan usaha mencegah terjadinya atau timbulnya penyimpanganpenyimpangan aktivitas yang telah dilakukan dari sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Maka dapat disimpulkan bahwa Manajemen adalah suatu proses dimana didalam proses tersebut dilakukan melalui fungsi-fungi manajerial, dikoordinasikan dengan sumber daya, yaitu Sumber Daya Manusia dan sumber daya lainnya seperti mesin dan modal untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang diperukan untuk mencapai tujuan perusahaan. 11 2.4 Seleksi Pegawai 2.4.1 Pengertian Seleksi Pegawai Pegawai adalah kekayaan atau aset utama dari setiap perusahaan. Peran pegawai sangat menentukan berhasil tidaknya perusahaan tersebut mencapai tujuan dan sasarannya. Perusahaan harus selalu berusaha untuk memperoleh dan menempatkan pegawai yang qualified pada setiap jabatan dan pekerjaan supaya pelaksanaan pekerjaan lebih berdaya guna serta berhasil guna. Seleksi merupakan bagian materi dari operasional Manajemen Sumber Daya Manusia yaitu pengadaan (procurement), sedangkan pengadaan itu sendiri dari : perencanaan, perekrutan, seleksi, penempatan, dan produksi. Proses seleksi merupakan tahap-tahap khusus yamg digunakan untuk memutuskan pelamar mana yang akan diterima. Proses tersebut dimulai ketika pada saat melamar kerja dan diakhiri dengan keputusan penerimaan. Proses seleksi merupakan proses pengambilan keputusan bagi calon pelamar untuk diterima atau ditolak. Banyak pertimbangan yang diperlukan untuk memilih orang yang tepat. Pedoman pokok dalam mengadakan seleksi adalah spesifikasi jabatan, karena dari situlah diketahui kualitas SDM yang dibutuhkan. Proses seleksi melibatkan pilihan dari berbagai objek dengan mengutamakan beberapa objek saja yang dipilih. Dalam kepegawaian, seleksi lebih secara khusus mengambil keputusan dengan membatasi jumlah pegawai yang dapat dikontrak kerjakan dari pilihan sekelompok para calon pegawai yang berpotensi. Untuk memperoleh gambaran yang lebih jelas mengenai pengertian seleksi, berikut dikemukakan beberapa keterangan dan definisi daripara ahli tentang seleksi pegawai pada perusahaan atau organisasi, antara lain: a. Pengertian seleksi menurut Henri Simamora (2004:202) yaitu: “Seleksi adalah proses pemilihan dari sekelompok pelamar, orang yang paling memenuhi kriteria dalam seleksi untuk posisi yang tersedia berdasarkan kondisi yang ada pada saat ini pada perusahaan.” 12 b. Sedangkan menurut Sondang P. Siagian (2006:131) seleksi adalah: “Proses yang terdiri dari beberapa langkah spesifik, yang diambil untuk memutuskan pelamar mana yang akan diterima dan palamar mana yang akan ditolak.” c. Sedangkan pengertian seleksi menurut Casio (1992) yang dialih bahasakan oleh Marwansyah dan Muharam (2000:53) adalah: “Proses identifikasi dan pemilihan orang-orang dari sejumlah pelamar yang paling sesuai dan memenuhi syarat untuk jabatan dan posisi tertentu.” d. Menurut Handoko (1989:85) adalah: “Seleksi adalah serangkaian langkah kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah diterima atau tidak” e. Dan Menurut Pangabean (2002:33) bahwa: “Seleksi adalah merupakan sebuah proses yang ditujukan untuk memutuskan pelamar/calon karyawan mana yang seharusnya diterima/dipekerjakan” Seleksi merupakan titik tolak diterimanya pegawai, seleksi yang baik akan menentukan kualitas pegawai secara keseluruhan. Mengacu pada hal tersebut, berdasarkan pengertian-pengertian yang dikemukakan diatas, maka penulis sendiri dapat menarik kesimpulan bahwa pengertian seleksi adalah suatu proses memilih seseorang yang sesuai untuk menempati suatu jabatan atau posisi tertentu. Pada dasarnya pendapat-pendapat itu tidak ada bedanya, yang membedakan mungkin mengenai dimulainya proses seleksi itu sendiri. Seleksi sumber daya manusia itu sangat penting karena merupakan tahap akhir dari proses rekrutmen. 2.4.2 Tujuan Seleksi Pegawai Proses seleksi merupakan fungsi yang penting, karena berbagai macam keahlian yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mencapai tujuannya diperoleh melalui proses seleksi. Proses seleksi melibatkan proses menduga yang terbaik (best guest) dari penentuan bahwa seseorang kemungkinan besar dapat melaksanakan dan akan berhasil dengan pekerjaan yang ditentukan. Proses seleksi mempengaruhi dan dipengaruhi oleh fungsi sumber daya manusia lainnya. 13 Tujuan proses seleksi adalah untuk menyesuaikan pegawai dengan pekerjaan yang akan diembannya, sedangkan tujuan utamanya adalah untuk membuat prediksi yang akurat tentang pelamar. Seleksi penerimaan pegawai baru bertujuan untuk mendapatkan hal-hal sebagai berikut: 1. Pegawai yang Qualified dan Potensial. 2. Pegawai yang jujur dan disiplin. 3. Pegawai yang cakap dengan penempatannya yang tepat. 4. Pegawai yang terampil dan bersemangat dalam bekerja. 5. Pegawai yang dapat menjalin kerja sama baik vertical maupun horizontal. 6. Pegawai yang dinamis dan kreatif. 7. Pegawai yang loyal dan berdedikasi tinggi. 8. Pegawai yang mudah dikembangkan di masa depan. 9. Pegawai yang inovatif dan bertanggung jawab sepenuhnya. 10. Pegawai yang mempunyai perilaku baik. Setelah mengetahui tujuan seleksi secara jelas seperti yang telah diuraikan diatas, maka kita juga harus mengetahui alasan perusahaan mengadakan seleksi pegawai. Untuk mendapatkan pegawai yang diharapkan perusahaan, maka perlu diadakan proses seleksi terhadap calon pegawai. Perusahaan membutuhkan calon pegawai untuk mengsi kekosongan jabatan. Menurut Rachmawati (2008:84) kebutuhan ini disebabkan oleh beberapa hal, yaitu: 1. Pengunduran diri pegawai Adalah pegawai yang berhenti bekerja atas kehendaknya sendiri, dengan mengajukan permohonan pengunduran diri dengan menyebutkan alasanalasan penguduran dirinya. 2. Pegawai yang meninggal dunia Kematian adalah suatu hal yang tidak bisa dapat dihindari. Hal ini harus menjadi pemikiran perusahaan untuk mencari pegawai pengganti. 3. Pemutusan hubungan kerja Adalah pegawai yang berhenti kerja dikarenakan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) oleh pihak perusahaan yang disebabkan karena pegawai 14 tersebut telah lanjut usia ataupun pegawai tersebut tidak mampu dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan baik. 4. Pengembangan Perusahaan Dengan adanya pengembangan perusahaan, maka perusahaan akan lebih banyak lagi membutuhkan pegawai baru. Setelah kita mengetahui secara jelas tujuan dari pelaksanaan seleksi dan kebutuhan akan seleksi pegawai maka kegiatan selanjutnya adalah menetapkan cara atau teknik seleksi pegawai. 2.4.3 Cara dan Metode Seleksi Pegawai Dalam hal ini perlu memperhatikan metode-metode yang harus ditempuh dalam seleksi dan penempatan pegawai, yaitu meliputi: 1. Menentukan kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia; 2. Mengupayakan persetujuan anggaran untuk mengadakan dan mengisi jabatan-jabatan; 3. Mengembangkan kriteria seleksi yang valid; 4. Pengadaan (recruitment); 5. Mengadakan test atau sebaliknya me-screening para pelamar; 6. Menyiapkan daftar dari para pelamar yang berkualitas; 7. Mengadakan wawancara terhadap para pelamar yang paling berkualitas; 8. Mengadakan seleksi pelamar yang paling berkualitas. Dalam praktik setiap instansi menerapkan metode-metode tersebut secara berbeda-beda. Namun yang penting diperhatikan adalah menetapkan kualifikasi minimal untuk seorang pegawai atau jabatan tertentu, hal ini akan menyangkut pemberian standar perekrutan pegawai yang diinginkan. Didalam menetapkan kualifikasi minimal tersebut diharapkan dapat memperhatikan langkah-langkah sebagai berikut: a. Tinjauan data biografis b. Tes bakat atau ketangkasan c. Tes kemampuan d. Ujian penampilan 15 e. Referensi f. Evaluasi kinerja g. Wawancara h. Pusat penilaian i. Masa percobaan Hukum serta aturan-aturan seleksi mensyaratkan bahwa setiap bentuk tes atau ujian harus dikaitkan dengan jabatan yang akan diduduki. Berbagai macam metode mempunyai keuntungan-keuntungan atau kelebihan masing-masing. Biasanya perusahaan publik menggunakan metode secara kombinasi sehingga dapat mengevaluasi kekurangan metode tertentu. Metode tersebut juga dapat membantu menyeimbangkan nilai-nilai yang lebih tinggi sebagai alat untuk mengurangi bias dalam memberikan penilaian terhadap pelamar. Menurut Siagian P. Hasibuan (2001:52) cara seleksi yang digunakan oleh perusahaan maupun perusahaan dalam penerimaan pegawai dewasa ini dikenal dengan dua cara dengan metode ilmiah dan metode non ilmiah, berikut ini adalah uraian dari cara tersebut: a. Metode Ilmiah Seleksi dengan metode ilmiah adalah seleksi yang didasarkan kepada job spesification dan kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi, serta berpedoman kepada kriteria dan standar-standar tertentu. job spesification adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi tentang keterampilan, kemampuan dan kualifikasi yang harus dimiliki oleh seseorang yang akan melaksanakan jabatan/pekerjaan tertentu secara efektif. job description adalah surat pernyataan tertulis yang berisi tentang berbagai tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh seseorang yang mengaku jabatan/pekerjaan tertentu, kondisi kerja, peralatan dan material serta informasi yang akan digunakan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Seleksi metode ilmiah merupakan pengembangan seleksi non ilmiah dengan mengadakan analisis cermat tentang unsur-unsur yang akan diseleksi supaya diperoleh pegawai yang kompeten dengan penempatan yang tepat. Seleksi ilmiah hendaknya dilaksanakan dengan cara-cara yang mengacu kepada hal-hal antara lain: 16 1. Metode kerja yang jelas dan sistematis berorientasi kepada prestasi kerja. 2. Berorientasi kepada kebutuhan riil pegawai. 3. Berdasarkan kepada job analysis dan ilmu sosial lainnya. 4. Berpedoman kepada undang-undang perburuhan. b. Metode Non Ilmiah Seleksi dengan cara non ilmiah adalah seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan kepada kriteria, standar, atau spesifikasi kebutuhan nyata, pekerjaan atau jabatan. Akan tetapi hanya didasarkan pada perkiraan dan pengalaman saja. Seleksi dalam hal ini tidak berpedoman pada uraian pekerjaan dan job specification dari jabatan yang akan diisi. Unsur-unsur yang diseleksi biasanya meliputi hal-hal sebagai berikut: 1. Surat lamaran bermaterai atau tidak. 2. Ijazah sekolah dan daftar nilainya. 3. Surat keterangan pekerjaan dan pengalaman. 4. Referensi dan rekomendasi dari pihak yang dapat dipercaya. 5. Wawancara langsung dengan yang bersangkutan. 6. Penampilan dan keadaan fisik pelamar. 7. Keturunan dari pelamar yang bersangkutan. 8. Tulisan pelamar. Seleksi non ilmiah (observation method) jawabkan karena menyelesaikan sering pekerjaanya, kurang memperoleh pegawai bahkan menimbulkan dapat baru yang dipertanggung tidak kesulitan-kesulitan cakap bagi perusahaan. Karena tulisan yang baik, tampang cakap, bicara yang lancar belum tentu terampil dan bergairah kerja. Sebaliknya seseorang yang mempunyai tampang yang kurang cakap, tulisan yang tidak baik, bicara yang kurang lancar, bisa jadi lebih terampil, bergairah, kreatif, dan loyal terhadap pekerjaanya. 17 2.4.4 Kualifikasi Seleksi Pegawai Tujuan seleksi adalah untuk mendapatkan pelamar yang memenuhi syarat dan mempunyai kualifikasi sebagaimana tercantum dalam uraian pekerjaan. Penyeleksi harus mengetahui secara jelas kualifikasi yang akan diseleksi dari pelamar. Hal ini sangat penting supaya sasaran dicapai dengan baik. Tanpa mengetahui secara jelas kualifikasi seleksi akan mengakibatkan sasaran yang dicapai menyimpang. Manajer perlu memutuskan kriteria seleksi untuk mengevaluasi pelamar untuk posisi yang kosong. Kriteria seleksi adalah karakteristik yang berasal dari deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Kriteria seleksi biasanya dapat dirangkum dalam beberapa kategori; pendidikan, pengalaman kerja kondisi fisik dan karakteristik kepribadian. Pada dasarnya kriteria seleksi haruslah mendaftarkan karakteristik pegawai yang dinilai berpotensi . Yang dimaksud dengan klasifikasi pegawai menurut Ambar Teguh Sulistiyati dan Rosdiah (2003:1) adalah: “ Sebagai pengkategorian pegawai, kedudukan, sesuai dengan jenis pegawai dan jenis kecakapan, pengetahuan dan kemampuan yang diperlukan.” Dalam klasifikasi kerja yang mengelompokkan tugas, pegawai, standar kualifikasi yang dirumuskan untuk sekumpulan posisi. Terdapat dua macam klasifikasi yang biasanya dipergunakan, yaitu: 1. Pegawai dibagi dalam klasifikasi dalam cakupan yang umum. 2. Dalam setiap klasifikasi dalam cakupan yang umum pegawai dibedakan menurut tingkat tanggung jawabnya. Adapun sistem klasifikasi yang sering dipergunakan baik oleh perusahaan publik maupun perusahaan swasta, berikut ini diantaranya: 1. Masukan informasi, yaitu bagaimana pegawai memperoleh informasi yang diperlukan untuk pelaksanaan kerja. 18 2. Proses-proses mental, yaitu pertimbangan apa yang ditekankan dalam pembuatan keputusan, perencanaan dan aktivitas-aktivitas proses informasi yang dilibatkan dalam pelaksanaan pegawai. 3. Output pegawai, yakni meliputi aktivitas-aktivitas fisik apa yang dilakukan oleh pegawai serta alat-alat apa yang diperlukan. 4. Relasi dengan orang, yaitu kebutuhan relasi seperti apa yang diperlukan oleh pegawai. 5. Konteks pegawai, yang meliputi konteks fisik dan sosial mengenai apa yang diperlukan pegawai. Menurut Hasibuan (2001:54) kualifikasi seleksi meliputi umur, keahlian, kesehatan, fisik, pendidikan, jenis kelamin, tampang, bakat, temperamen, karakter, pengalaman kerja, kerjas sama, kejujuran, kedisiplinan, inisiatif, dan kretifitas. 1. Umur Umur harus mendapatkan perhatian karena akan memepengaruhi kondisi fisik, mental, kemampuan kerja, dan tanggung jawab seseorang. Umur pekerja juga diatur oleh undang-undang perburuhan. Pegawai muda umumnya memiliki fisik yang lebih kuat, dinamis dan kreatif, tetapi cepat bosan, kurang bertanggung jawab, cenderung absensi, dan turnover-nya tinggi. Pegawai yang umumnya lebih tua kondisi fisiknya kurang, tetapi bekerja ulet, tanggung jawab besar, serta absensi dan turnover-nya rendah. 2. Keahlian Keahlian harus mendapatkan perhatian utama kualifikasi seleksi. Hal ini yang akan menentukan mampu tidaknya seseorang menyelesaikan pekerjaan yang akan ditugaskan kepadanya. Keahlian ini mencakup technical skill, human skill, conceptual skill, kecakapan untuk memanfaatkan kesempatan, serta kecermatan menggunakan peralatan yang dimiliki perusahaan dalam mencapai tujuan. 19 3. Kesehatan fisik Kesehatan fisik sangat penting untuk dapat menduduki suatu jabatan. Tidak mungkin seseorang dapat menyelesaikan tugas-tugasnya dengan baik jika sering sakit. Bahkan, perusahaan akan dibebani pengeluaran biaya perawatan yang cukup besar. 4. Pendidikan Pendidikan merupakan suatu indikator yang mencerminkan kemampuan seseorang untuk dapat menyelesaikan suatu pekerjaan. Dengan latar belakang pendidikan pula seseorang dianggap akan mampu menduduki suatu jabatan tertentu. 5. Jenis kelamin Jenis kelamin harus diperhatikan berdasarkan sifat pekerjaan, waktu, mengerjakan, dan peraturan perburuhan. Dimisalkan, untuk pekerjaan berat atau jaga malam kurang pantas dijabat oleh kaum wanita. Demikian pula untuk pekerjaan merawat bayi kurang cocok dilakukan oleh kaum pria. 6. Tampang Tampang (physical appearance) adalah keseluruhan penampilan dan kerapian diri seseorang yang tampak dari luar. Tampang hanyalah merupakan kualifikasi tambahan. Artinya, untuk jabatan tertentu tampang akan turut membantu keberhasilan sesorang dalam melaksanakan tugasnya. 7. Bakat Bakat (mental aptitude) perlu mendapatkan suatu perhatian, karena orang yang berbakat lebih cepat berkembang dan mudah menangkap pengarahan yang diberikan. Biasanya orang mengembangkan kemampuan dirinya. yang berbakat lebih kreatij 20 8. Temperamen Temperamen adalah pembawaan seseorang yang sulit dipengaruhi oleh lingkungan dan melekat pada dirinya. Penilaian temperamen calon pegawai agak sulit. Untuk penilaian biasanya diserahkan kepada seorang psikolog. 9. Karakter Karakter atau kepribadian berbeda dengan temperamen walaupun ada hubungan erat antar kedua kualifikasi. pembawaan seseorang yang pendidikan, sedangkan temperamen tidak Karakter merupakan sifat dapat diubah dengan lingkungan atau dapat diubah oleh suatu lingkungan tertentu. 10. Pengalaman kerja Pengalaman kerja seorang pelamar hendaknya mendapat pertimbangan utama dalam proses seleksi. Orang yang berpengalaman merupakan calon pegawai yang telah siap pakai. 11. Kerja sama Kerja sama harus diperhatikan dalam proses seleksi, karena kesediaan kerja sama, baik vertikal maupun horisontal merupakan kunci keberhasilan perusahaan, asalkan kerja sama itu sifatnya selalu positif serta berdasarkan kemampuan. 12. Kejujuran Kejujuran merupakan kualifikasi seleksi yang sangat penting karena kejujuran merupakan kunci untuk mendelegasikan tugas kepada seseorang. Perusahaan tidak akan mendelegasikan wewenang kepada seseorang yang tidak jujur dan tidak bertanggung jawab. 13. Kedisiplinan Kedisiplinan perlu diperhatikan dalam prosres seleksi karena untuk dapat menyelesaikan tugas dengan baik seseorang harus disiplin, baik pada dirinya sendiri maupun pada perusahaan. Pegawai yang kurang disiplin sulit untuk diharapkan mendapatkan hasil kerja yang baik. 21 14. Inisatif dan Kreatif Inisiatif dan kreatif merupakan kualifikasi seleksi yang penting karena inisiatif dan kreatifitas dapat membuat sesorang mandiri dalam menyelesaikan setiap pekerjaannya. Kualifikasi-kualifikasi seleksi diatas tidak mungkin terdapat semuanya dalam diri seorang pelamar. Oleh karena itu, penyeleksi harus memberikan bobot nilai secaera selektif sesuai dengan kebutuhan prioritas kebutuhan perusahaan. Tanpa memberikan bobot nilai kualifikasi seleksi, penyeleksi tidak akan dapat memperoleh calon pegawai dari pelamar yang tersedia. 2.4.5 Proses Seleksi Pegawai Banyak tahapan dalam proses seleksi dan urutannya bervariasi tidak hanya pada perusahaan, tetapi juga pada tipe dan tingkatan pekerjaan yang akan diisi, biaya pelaksanaan fungsi tertentu disetiap tahap, dan efektifitas dalam tahap menyaring kandidat yang tidak memenuhi syarat. Proses pelaksanaan seleksi perlu ditetapkan dengan cermat dan berdasarkan atas efisiensi untuk memperoleh pegawai yang qualified dengan penempatan yang tepat. Dan menurut Hasibuan (2001:57) tahap-tahap dalam proses seleksi yang biasanya dipergunakan terdiri atas: 1. Seleksi surat lamaran Menyeleksi surat-surat lamaran artinya memilih surat-surat lamaran dan mengelompokan atas surat lamaran yang mengetahui syarat dan surat lamaran yang tidak mengetahui syarat. Lamaran yang tidak mengetahui syarat berarti gugur, sedangkan lamaran yang mengetahui syarat dipanggil untuk mengikuti seleksi berikutnya. Dalam surat panggilan harus dicantumkan waktu, tempat, dan alat-alat yang diperlukan untuk mengikuti seleksi tersebut. 2. Pengisian blangko lamaran Pelamar yang dipanggil diharuskan mengisi blangko (formulir) lamaran yang telah disediakan. Formulir ini memuat rincian data yang komplet dari pelamar, seperti nama orang tuanya, pengalaman kerjanya, dan gaji yang 22 dimintakan. Formulir lamaran akan digunakan sebagai salah satu alat referensi pelamar bersangkutan. 3. Pemeriksaan referensi Memeriksa referensi adalah meneliti siapa referensi pelamar, dipercaya atau tidak untuk memberikan informasi mengenai sifat, perilaku, pengalaman kerja, dan hal-hal yang dianggap penting dari pelamar. Referensi pada dasarnya adalah seseorang yang dapat memberikan informasi dan jaminan mengenai sifat, perilaku, dan hal lain dari pelamar bersangkutan. Pemeriksaan referensi itu harus hati-hati karena informasi yang diberikan pada umumnya adalah informasi yang baik-baik saja. Referensi yang digunakan adalah personal referenses dan employement reference. a. personal referenses Adalah referensi yang dapat memberikan informasi mengenai karakter, kesehatan atau penyakit yang pernah dialami pelamar. b. employement reference Adalah referensi yang dapat memberikan informasi atau semacam jaminan mengenal latar belakang maupun pengalaman kerja pelamar. 4. Wawancara pendahuluan Dalam wawancara pendahuluan, pimpinan atau tim penyeleksi perusahaan mengadakan wawancara formal dan mendalam dengan pelamar. Dengan demikian, akan didapatkan data yang lebih komplet dan lebih rinci. Dengan percakapan langsung, pewawancara yang berpengalaman dan jeli dapat menggali kemampuan (acceptability) seorang pelamar. Dengan wawancara akan diperoleh informasi dari setiap pelamar, kemudian dibandingkan satu persatu siapa yang paling tinggi kemampuannya untuk melakukan pekerjaan itu. Adapun macam-macam wawancara, yaitu: a. Unstructured interview Adalah secara dipertanyakan. bebas tanpa persiapan pertanyaan yang akan 23 b. Structured interview Adalah wawancara yang pertanyaan-pertanyaannya telah dipersiapkan sehingga wawancara itu akan lebih terarah dan cepat. c. Mixed interiew Adalah kombinasi antara unstructured interview dengan structured interview. Cara ini akan memperoleh data dan informasi yang lebih lengkap dan terisi dari pelamar. 5. Tes penerimaan Tes penerimaan adalah proses untuk mencari data calon pegawai yang disuaikan dengan spesifikasi jabatan atau pekerjaan yang akan dijabatnya. Jenis tes penerimaan calon pegawai ini adalah wawancara dan tertulis. Bentuk-bentuk tes penerimaaan adalah sebagai berikut: a. Tes fisik Yaitu suatu proses yang menguji kemampuan fisik pelamar, misalnya pendengaran dan penglihatan b. Tes akademik Yaitu proses menguji kecakapan yang dimiliki pelamar sesuai dengan kebutuhan jabatan yang akan diiisinya. c. Tes psikologi Yaitu proses menguji tentang kecerdasan, bakat, prestasi, minat, dan kepribadian dari pelamar. 6. Tes psikologi Tes psikologi adalah proses menguji atau mengetes kemampuan mental pelamar untuk mengukur apakah mentalnya sesuai dengan yang diinginkannya. Jenis-jenis tes psikologi adalah: a. Tes kecerdasan Yaitu menguji kepribadian mental pelamar dalam hal daya pikir secara menyeluruh dan logis. 24 b. Tes kepribadian Yaitu menguji kepribadian mental pelamar dalam hal kesediaan bekerja sama, sifat kepemimpinan, kejujuran, dan unsur-unsur kepribadian lainnya yang dibutuhkan perusahaan. c. Tes bakat Yaitu mengukur kemampuan mental potensial (IQ) pelamar apakah mempunyai kesanggupan untuk dikembangkan di kemudian hari. d. Tes minat Yaitu menguji jenis pekerjaan apa yang paling disenangi oleh pelamar dan mengukur apakah pelamar cocok serta antusias mengerjakan pekerjaan yang diberikan kepadanya. e. Tes prestasi Yaitu mengetes dan mengukur apakah pelamar akan mampu berprestasi mengerjakan pekerjaan yang diberikan kepandanya. Tes prestasi ini hendaknya dilakukan secara cermat dan mendalam untuk mengetahui apa pelamar mempunyai mental serta kemauan besar dalam mencapai prestasi-prestasi kerja optimal. 7. Tes kesehatan Tes kesehatan memenuhi yaitu spesifikasi pemeriksaan kesehatan yang ditentukan telah fisik untuk pelamar jabatan apakah yang bersangkutan. Misalnya, pendengaran, penglihatan (buta warna atau tidak), berpenyakit jantung atau tidak, bronhitis atau tidak, dan mempunyai cacat badan atau tidak. Tes kesehatan hendaknya diperhatikan dengan cermat karena sangat menentukan tingkat prestasi kerja pegawai. Tidak mungkin pegawai akan dapat berprestasi baik jika ia sering sakit dan tidak dapat hadir untuk melaksanakan tugas-tugasnya 25 8. Wawancara akhir atasan langsung Kepala bagian atau atasan langsung mewawancarai pelamar untuk memperoleh data yang lebih mendalam tentang kemampuan pelamar dalam melaksanakan tugas-tugas yang akan diberikan kepadanya. Wawancara ini bertujuan untuk mengetahui sejauh mana kemampuan praktis pelamar dalam mengerjakan pekerjaan dan juga untuk memperoleh gambaran apakah pelamar dapat diajak bekerja sama atau tidak. Wawancara akhir akan menentukan diterima atau tidaknya pelamar menjadi calon pegawai pada perusahaan tersebut. Wawancara dapat dilaksanakan dengan menggunakan berbagai format wawancara yang berbeda, antara lain: a. Tidak terstruktur Yaitu sedikit bila ada pertanyaan-pertanyaan yang disiapkan. Pertanyaan-pertanyaan dibuat selama wawancara. b. Terstruktur Yaitu suatu daftar pertanyaan ditentukan sebelumnya, biasanya diajukan kepada semua pelamar. c. Campuran Suatu kombinasi pertanyaan-pertanyaan terstruktur dan tidak terstruktur, yang biasanya dilakukan dalam praktek. d. Pemecahan masalah Yaitu pertanyaan dibatasi pada berbagai situasi hipotesis. Evaluasi dilakukan pada penyelesaian dan pendekatan yang digunakan pelamar. e. Stress interview Yaitu serangkaian gertak, pertanyaan-pertanyaan sengit dan cepat yang dimaksudkan untuk membuat gugup pelamar. 9. Keputusan penerimaan Ini merupakan tahap akhir dari proses seleksi. Dimana atasan langsung yang akan memutuskan diterima atau ditolaknya pelamar menjalani serangkaian proses seleksi untuk menjadi pegawai. setelah 26 Sedangkan untuk proses pengambilan keputusan pengangkatan, yang dimana akan berjalan dengan baik sangat tergantung pada dua prinsip dasar proses seleksi diantaranya: 1. Perilaku dimasa lalu merupakan prediktor terbaik atas perilaku dimasa yang akan datang. Pengetahuan tentang apa yang telah dikerjakan oleh seseorang dimasa silam merupakan indikator terbaik dari apa yang kemungkinan akan dilakukannya pada masa yang akan datang. 2. Perusahaan harus menghimpun data yang valid sebanyak mungkin, sepanjang masih layak secara ekonomis dan setelah itu memanfaatkannya untuk menyeleksi pelamar kerja. 2.4.6 Hambatan dan Kendala Seleksi Pegawai Pelaksanaan seleksi selalu ada hambatan atau kendala walaupun telah direncanakan secara cermat. Hal ini terjadi karena yang diseleksi adalah manusia yang mempunyai pikiran, dinamika, dan harga diri. Seleksi pelamar jauh lebih sulit daripada memilih mesin-mesin yang digunakan. Berikut ini faktor-faktor yang mempengaruhi proses seleksi: 1. Konsekuensi yang salah haruslah diperhitungkan, hal ini dipengaruhi oleh panjangnya periode pelatihan, dana yang diinvestasikan kepada pegawai baru. 2. Kebijakan perusahaan dan sikap manajemen puncak. Kebijakan yang dikeluarkan oleh manajemen puncak dapat mengahambat proses seleksi. 3. Menyangkut waktu yang tersedia untuk pengambilan keputusan seleksi. 4. Pendekatan seleksi yang berbeda umumnya digunakan untuk mengisi posisiposisi di jenjang yang berbeda didalam perusahaan. Dalam proses seleksi sering terdapat hambatan atau tantangan yang menjadi kendala seperti dikemukakan oleh Drs. T. Hani Handoko (2000:86-88) sebagai berikut: “Manajer personalia harus menghadapi paling tidak tiga tantangan, yaitu tantangan supply, etis dan perusahaan.” 27 Berikut ini adalah penjelasan dari uraian tersebut: 1. Tantangan Supply Semakin besar jumlah pelamar yang berkualitas maka akan semakin mudah bagi departemen personalia untuk memilih pegawai baru yang berkualitas. Dalam kenyataannya, banyak lowongan jabatan yang sangat sulit dipenuhi. Keterbatasan supply tersebut menyebabkan perusahaan tidak leluasa memilih pegawai terbaik. 2. Tantangan Etis Penerimaan pegawai baru karena hubungan keluarga, pemberian komisi dari kantor penempatan, tenaga kerja atau karena suap, semuanya merupakan tantangan bagi pengelola perusahaan bila standar-standar etis ini dilanggar pegawai baru dipilih secara tidak tepat. 3. Tantangan Perusahaan Perusahaan mengahadapi keterbatasan-keterbatasan, seperti anggaran/sumber daya lainnya yang mungkin akan mampu membatasi proses seleksi. Disamping itu berbagai strategi kebijaksanaan dan teknik perusahaan juga merupakan batasan-batasan. Menurut Pangabean (2004:33) yang menjadi hambatan-hambatan dalam proses seleksi itu, antara lain: 1. Tolak ukur Kendala tolak ukur adalah kesulitan untuk menentukan standar tolak ukur yang akan digunakan mengukur kualifikasi-kualifikasi seleksi secara objektif. Misalnya, mengukur kejujuran atau kesetiaan. Bobot nilai yang diberikan sering didasarkan pada pertimbangan subjektif saja. 2. Penyeleksi Kendala penyeleksi adalah kesulitan mendapatkan penyeleksi yang benarbenar qualified, jujur, objektif penilaiannya. 3. Pelamar Kendala perusahaan adalah kesulitan untuk mendapatkan jawaban yang jujur dari pelamar. Mereka selalu memberikan jawaban mengenai hal-hal yang baik saja tentang dirinya sedangkan hal-hal yang kurang baik disembunyikan. 28 Hal ini terjadi karena pelamar adalah manusia yang mempunyai pikiran, kepintaran dan keahlian untuk mengelabui penyeleksi. Maka oleh sebab itu, untuk mengurangi kendala-kendala tersebut, perlu dilakukan kebijaksanaan seleksi secara bertingkat, karena semakin banyak tingkat seleksi yang dilakukan semakin cermat dan teliti penerimaan pegawai yang dilaksanakan.
