judul makalah – title - Seminar

Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST)
Maret 2013, pp. 445~449
445
PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DAN
TEKNOLOGI INFORMASI (SI/TI)
PADA PT. COME INDONUSA
Ibnu Dwi Lesmono1, Fahlepi Roma Doni2, Sumarna3
1
AMIK BSI Purwokerto
[email protected]
2
AMIK BSI Purwokerto
[email protected]
3
AMIK BSI Purwokerto
[email protected]
Abstrak
PT. COME Indonusa adalah perusahaan yang bergerak pada bidang pendidikan. Saat
ini perusahaan memerlukan perencanaan strategis di bidang Teknologi Informasi dengan tujuan
untuk menentukan kebutuhan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI / TI) perusahaan.
Dalam menentukan kebutuhan SI / TI perusahaan, penulis menggunakan metode yang
dikembangkan dari konsep John Ward & Peppard Scott Bernard. Penelitian ini dimulai dengan
menganalisis perusahaan Internal Korporasi Bisnis Analisis Lingkungan. Eksternal Bisnis
Lingkungan Analisis Perusahaan, analisis SI / TI perusahaan internal analisis lingkungan dan SI
/ TI perusahaan eksternal. Analisis perusahaan, bertujuan untuk mendapatkan gambaran
kelemahan, kekuatan, peluang dan ancaman bagi perusahaan. Dengan mengetahui kondisi ini,
perusahaan dapat memetakan faktor-faktor penting yang perlu ditingkatkan, dalam rangka
mencapai visi dan misinya. proses strategis lanjut yang bertujuan untuk menentukan strategi SI
/ perusahaan IT di masa depan. Setelah analisis perusahaan dapat diketahui dan proses
strategi ditentukan tahap akhir, yaitu menentukan portofolio perusahaan dalam rangka untuk
menentukan rekomendasi portofolio aplikasi SI / TI harus dipegang oleh PT. COME Indonusa.
Keywords: Perencanaan Strategis, Sistem Informasi, Teknologi Informasi
1. Pendahuluan
Institusi membutuhkan sistem yang dapat
berjalan dengan baik tetapi sistemnya
seringkali tidak mendukung hal ini.
Pembangunan sistem yang tidak berintegrasi
menyebabkan banyaknya proses manual
yang harus dilakukan oleh pengguna sistem.
Saat kebutuhan institusi berkembang,
sistempun
harus
fleksibel
terhadap
perubahan tersebut. Penggunaan sistem
informasi menjadi tidak optimal karena hanya
mampu memenuhi kebutuhan
jangka
pendek, untuk kemudian digantikan oleh
sistem baru yang mampu memenuhi
kebutuhan yang terus berkembang tadi.
Untuk mengatasi hal ini, diperlukan kajian
sistem informasi menuju tahap implementasi
yang
terintegrasi
dengan
melakukan
identifikasi dan analisis terhadapa setiap
komponen-komponen dasar dari sistem
informasi. PT. Come Indonusa merupakan
perusahaan yang menyelenggarakan jasa
pendidikan mulai dari kursus komputer,
bahasa inggris hingga bimbingan belajar
yang tersebar di Indonesia. Dalam masa
Perencanaan strategis SI/TI merupakan
proses identifikasi portofolio aplikasi SI
berbasis komputer yang akan mendukung
organisasi dalam pelaksanaan rencana
bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya
dan memberikan kontribusi yang nyata bagi
portofolio aplikasi yang ada sekarang.
Perencanaan strategis SI/TI mempelajari
pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan
kontribusi bagi organisasi dalam memilih
langkah-langkah
strategis.
Selain
itu,
perencanaan
strategis
SI/TI
juga
menjelaskan berbagai tools, teknik dan
kerangka kerja bagi manajemen untuk
menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi
bisnis, bahkan mencari kesempatan baru
Diterima 12 Januari 2013; Revisi 10 Februari 2013; Disetujui 15 Maret 2013
ISBN: 978-602-61242-1-0
melalui penerapan teknologi yang inovatif
(Ward&Peppard,2003).
Berikut ini adalah skema dari perencanaan
strategis SI/TI Ward dan Peppard
mengantisipasi
ancaman
(Rangkuti,2006).
Gambar 1. Model strategis SI/TI
2. Metodologi Penelitian
A. Metode dan Teori Analisis
1. Analisis PEST
P.E.S.T adalah singkatan dari Politik,
Ekonomi, Sosial dan Teknologi. Analisis ini
digunakan untuk mengidentifikasi kondisi
lingkungan umum atau lingkungan makro
organisasi/perusahaan
yang
tidak
berhubungan langsung dengan manjemen
organisasi/perusahaan.
Identifikasi
ini
berdasarkan aspek politik dan hukum, aspek
ekonomi, aspek sosial dan budaya, aspek
teknologi.
2. Value Chain
Menurut Ward and Peppard, aktifitas bisnis
pada value chain analysis dapat dibedakan
menjadi 2, yaitu:
a. Aktifitas Utama
Merupakan proses bisnis utama
yang ada pada perusahaan
b. Aktifitas Pendukung
Merupakan aktifitas pendukung pada bisnis
perusahaan yang memegang peranan pada
operasional perusahaan
Analisa SWOT merupakan metode yang
digunakan
untuk
menganalisa
situasi
kekuatan
(strength)
dan
kelemahan
(weakness) organisasi dari faktor internal
serta situasi ancaman (threat) dan peluang
(oportunity) dari faktor eksternal organisasi.
Analisis ini didasarkan
yang
timbul
3. Pembahasan
Dari hasil analisa terhadap situasi lingkungan
internal dan eksternal yang ada maka
perencanaan strategis SI/TI dan strategis
bisnis PT. Come Indonusa untuk beberapa
tahun
yang
akan
datang
dalam
mempertahankan keunggulan kompetitif
A. Analisa SWOT PT. Come Indonusa
Analisa SWOT digunakan untuk mengukur
kekuatan, kelemahan, kesempatan serta
ancaman bagi perusahaan. Sehingga
perusahaan dapat segera mengetahui faktor
apa saja yang menghambat keberhasilan
sebuah perusahaan.
Berikut ini, adalah analisa SWOT untuk
PT.Come Indonusa:
1. Kekuatan
a. Memiliki Visi, Misi, Tujuan dan
Sasaran yang jelas.
b. Memiliki lokasi dan gedung yang
strategis dan reputasi baik di mata
masyarakat.
c. Adanya etos kerja yang tinggi di
lingkungan pimpinan dan staf PT.
Come Indonusa.
d. Adanya iklim kerja yang kondusif di
lingkungan PT. Come Indonusa.
e. Adanya keinginan kuat PT. Come
Indonusa.untuk
mengembangkan
kegiatan pendidikan non formal
f. Adanya kerja sama (MOU) dengan
berbagai
perguruan tinggi dan
sekolah negeri maupun swasta
mengenai peningkatan kerja sama
dalam
pengembangan
kualitas
sumber daya manusia.
Gambar 2. Diagram Value Chain
atas pemahaman tentang bagaimana
membantu organisasi dalam memaksimalkan
kekuatan yang dimilki dan memanfaatkan
peluang yang ada.
Serta sekaligus
meminimalkan kelemahan internal dan turut
2. Kelemahan
KNiST, 30 Maret 2013
446
ISBN: 978-602-61242-1-0
a.
a.
Perusahaan masih berskala kecil
dengan usia yang masih baru
b. Kesadaran akan visi, misi, pencapaian
tujuan dan sasaran yang masih
rendah.
c. Kurangnya pembelajaran mengenai
soft skill (komunikasi, kerja sama, dll.)
d. Belum
memanfaatkan
teknologi
informasi secara optimal.
e. Pemutakhiran
dan
perawatan
peralatan pendidikan dan penelitian
belum memadai.
3. Kesempatan
PT. Come Indonusa mengelola 10
cabang kursus dimana saat ini Satusatunya lembaga pendidikan yang
membuka tiga kegiatan kursus dalam
satu atap dengan kurikulum yang
saling mendukung dengan cabang
yang tesebar Di Indonesia sehingga
mempunyai peluang sangat besar
untuk mendapatkan banyak siswa.
b. PT. Come Indonusa Bekerja sama
dengan Perguruan tinggi swasta
dengan jumlah siswa terbanyak Di
Indonesia yaitu AMIK BSI dan
Universitas BSI sehingga peluang
untuk
bisa
diarahkan
untuk
mendapatkan siswa kursus dari
kalangan siswa BSI sangat besar dan
dari kerjasama tersebut PT.Come
Indonusa tidak mengalami kesulitan di
dalam mendapatkan pengajar karena
banyak pengajar di BSI diberikan
kesempatan untuk mengajar Di PT.
Come Indonusa
c.
Tingginya animo tamatan SLTA untuk
melanjutkan menambah kemampuan
dirinya dengan mengambil program
kursus.
d.
Pertumbuhan ekonomi yang relatif
membaik akan mempengaruhi daya
beli masyarakat akan pendidikan.
4. Ancaman
a. Persaingan
dengan
lembaga
pendidikan yang menjalankan bisnis
sejenis semakin sengit dengan
strategi promosi yang gencar .
b. Persepsi Masyarakat yang sangat
kuat tentang branding atau nama
besar suatu lembaga yang sudah
jauh lebih dulu ada menyebabkan
lembaga pendidikan baru seperti PT.
Come Indonusa harus berusaha
keras untuk mendapatkan
kepercayaan Masyarakat.
Untuk menjamin kemanan, pengembangan
SOP (Standard Operating Procedure)
khusus di bidang TI, dan dukungan terhadap
maintenance dan troubleshooting yang
terjadi di organisasi. Perlu adanya unit
bagian yang mengelola semua kegiatan
yang berhubungan dengan penyediaan
teknologi informasi, maka disarankan
membentuk Biro Teknologi Informasi (BTI).
Biro Teknologi Informasi ini terdiri dari
kepala
bagian,
staf
analisis
dan
pemrograman, staf database, dan staf
teknik.
B. Strategi TI
1. Redesign
infrastruktur
jaringan
komputer sesuai dengan yang sudah
direncanakan
sebelumnya
sebagai
KNiST, 30 Maret 2013
447
ISBN: 978-602-61242-1-0
2.
prioritas utama untuk menunjang
kebutuhan SI/TI pada masa yang akan
datang
Adanya standarisasi TI baik dari sistem
hardware maupun software dan sistem
aplikasi
untuk
memudahkan
pemeliharaan.
3.
4.
5.
Penambahan
koleksi
buku-buku
perpustakaan.
Penambahan
access
point
dan
bandwith untuk fasilitas Wifi.
Adanya seorang database administrator
yang bertindak untuk mengelola modul
aplikasi sistem informasi akademik yang
sekarang
sudah
dibangun.
Tabel 1. Future Portofolio PT.Come Indonusa




STRATEGIS
Redesign
infrastruktur jaringan
komputer dan Wifi
Standarisasi
hardware dan
software
Pendaftaran kursus
secara online
Website PT. Come
Indonusa dapat di
gunakan untuk
absen online dan
melakukan
pembayaran
HIGH POTENTIAL
Baru
Sistem
Informasi akademik Online
Baru
Ada
Pembayaran Uang kursus melalui
ATM
Baru
KEY OPERASIONAL
C.
SUPPORT
Rencana Implementasi
Tabel 2. Rencana Implementasi Strategi SI/TI pada PT. Come Indonusa
Bulan I
Bulan II
Bulan III
Bulan IV
Minggu ke -
Minggu ke -
Minggu ke -
Minggu ke -
1
1
2 3
4
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
Pembentukan
Divisi SI
Persiapan
Infrastruktur
Pembangunan
aplikasi
Pelatihan staf
Konversi
sistem baru
4.
Simpulan
Berdasarkan penelitian yang penulis
lakukan tentang IT Strategic Planning yang
ada di PT. Come Indonusa dengan mengacu
pada identifikasi masalah, maka dapat
diambil kesimpulan sebagai berikut berikut
Untuk mendukung kegiatan internalnya PT.
Come Indonusa sudah menggunakan sistem
informasi . Tetapi masih belum maksimal,
bahkan
beberapa
kebutuhan
yang
membutuhkan dukungan sistem informasi
belum dimiliki yaitu sistem absensi karyawan
secara online , sistem pendaftaran siswa
baru masih di lakukan secara manual, begitu
juga dengan sistem keuangan masih bersifat
KNiST, 30 Maret 2013
448
ISBN: 978-602-61242-1-0
manual, belum ada sebuah sistem informasi
keuangan berbasis komputer.
Berdasarkan analisa pada lingkungan
eksternal
bisnis
perusahaan
dengan
menggunakan analisa PEST, analisa Poter’s
Five Forces Model, Analisa CSF,dan analisa
BSC dapat disimpulkan bahwa tingkat
persaingan
sangat
kecil,
sehingga
perusahaan mempunyai peluang sangat
besar untuk menguasai pasar Di Indonesia.
Dengan memanfaatkan dukungan sistem
informasi yang lebih maksimal PT. Come
Indonusa siap bersaing dengan lembaga
sejenis Untuk mengantisipasi perkembangan
internal dan eksternal telah di susun suatu
rencana Strategi manajemen SI/TI pada PT.
Come Indonusa yang diturunkan dari hasil
penerapan perencanaan strategis sistem
informasi berupa kebijakan organisasi dalam
menerapkan strategi SI/TI sesuai kondisi
manajemen.
Strategi
manajemen
diantaranya
melakukan
pengembangan
sistem informasi pada bebrapa bidang, yaitu
sistam aplikasi, perangkat keras, infrastruktur
TI, staf/struktur organisasi, dan layanan
SI/TI. Dari hasil Penelitian penulis tentang IT
Strategic Plan ini,
Untuk
mendukung
kegiatan
internal
karyawan
Disarankan agar PT. Come
Indonusa
mengembangkan
sistem
informasinya dengan mengimplementasikan
IT Strategic Plan yang penulis usulkan ,
salah satunya adalah dengan menambahkan
fasilitas absensi online lewat website
perusahaan dan menggunakan program
aplikasi pendaftaran siswa baru yang
terhubung ke pusat. PT. Come Indonusa
perlu membuat sistem informasi berbasis
web yang dapat memberikan informasi
lengkap dan jelas tentang produk-produk
perusahaan. PT. Come Indonusa perlu
membuat sistem informasi absensi berbasis
web sehingga karyawan dapat melakuka
proses absensi di cabang-cabang COME.
Hal ini sangat membantu manajemen guna
mendapatkan data kehadiran sehingga dapat
di ketahui dan di evaluasi dalam hal
kedisiplinan
Terstruktur Teori dan Praktek
Bisnis.
Andi
Yogyakarta.
Yogyakarta.
Indrajit, Eko, dan R&R.Djokopranoto.(2006).
Manajemen
Perguruan
Tinggi
Modern.
Andi
Yogyakarta.
Yogyakarta.
Jr.Raymond
McLeod,
(1995).Sistem
Informasi
Manajemen,
PT
Prenhallindo. Jakarta.
Lestari, Jati..(2008).Pengembangan Strategi
TI/SI
Studi
Kasus
Fakultas
Teknologi Informasi Universitas
Budi Luhur. Tesis. Universitas Budi
Luhur. Jakarta. 2008.
Mardiana, “Pemodelan 4-Stages Untuk
Perencanaan Strategis Sistem
Informasi dan Teknologi Informasi
Jurusan Teknik Elektro Universitas
Lampung”, Vol.1,No.1.September
2007
diambil
dari
http://jurnal.ee.unila.ac.id
(18
Februari 2010)
Permatasari,
Dini
Sofian.
(2007).
Perancangan Arsitektur Data dan
Informasi
Untuk
Mndukung
Pengembangan Sistem Informasi di
Institusi
Pendidikan
Tinggi.
Tesis,Institut Teknologi Bandung,
Program
Studi
Magister
Informatika. Bandung.
Purwanto,
Iwan.(2008).
Perencanaan
Strategis Sistem Informasi Studi
Kasus Pada Rumah Sakit Advent
Bandar Lampung. Tesis. Fakultas
Ilmu
Komputer
Universitas
Indonesia.
Rangkuti,F.(2006). Analisa SWOT Teknik
Membedah
Kasus
Bisnis,
Gramedia Pustaka Umum. Jakarta.
2006.
Telaumbana,Kristian.(2008).
Perancangan
Rencana
Strategis
Sistem
Informasi dan Teknologi Informasi
(SI/TI)
Studi
Kasus
STMIK
Mikroskil Medan. Tesis, Institut
Teknologi Bandung. Bandung.
2008.
Ward, John, and Peppard.(2002).Strategic
Planning for Information System,
3rd Edition, John Willey&Sans.
Referensi
HM.Jogiyanto. (1989).Analisa&Disain Sistem
Informasi
Pendekatan
KNiST, 30 Maret 2013
449