20. Prosiding Achmad Fadlil Chusni-OK-PRINT

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Juli 2011
SPESIFIKASI KEBUTUHAN PERANGKAT LUNAK
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
DI PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR
Achmad Fadlil Chusni, Achmad Holil Noor Ali
Manajemen Teknologi Informasi, Magister Manajemen Teknologi ITS Surabaya
Email: [email protected] dan [email protected]
ABSTRAK
Sistem Informasi Kepegawaian adalah bagian dari beberapa sistem informasi
yang dipakai oleh Pemerintah Propinsi Jawa Timur untuk pengambilan keputusan
pegawai, meliputi pengadaan pegawai, jumlah pegawai berdasarkan golongan,
berdasarkan pendidikan serta masih banyak lagi kebutuhan informasi yang akan di
kelola oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi sehingga perlu dilakukan pencatatan
mengenai pegawai atau yang disebut dengan Sistem Informasi Menejemen Kepegawian.
Dalam kaitannya dengan adanya Sistem Informasi yang dipunyai oleh Badan
Kepegawaian Daerah masih belum memenuhi kebutuhan yang diinginkan maka
diperlukan suatu analisa kebutuhan yang betul-betul memenuhi kebutuhan yang
diinginkan oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur.
Pengembangan Aplikasi yang sudah ada masih dibawah standard kebutuhan dan
belum dilaksanakannya analisa kebutuhan yang sesuai baik kebutuhan dari Badan
Kepegawaian Sendiri atau dari Satuan Kerja Perangkat Daerah sebagai pembinaan
Pegawai Negeri Sipil. Dengan adanya analisa kebutuhan yang diinginkan oleh Badan
Kepegawaian Daerah akan lebih mudah untuk mengembangkan suatu aplikasi dimana
akan disesuaikan dengan Kebutuhan yang diinginkan oleh sebab itu maka dibuatlah
Sutau Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Sistem Informasi Kepegawaian.
Dengan Menyusun Dokumentasi Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak
dengan format IEEE Std 830-1998 SRS maka dengan mudah untuk mengembangkan
suatu Sistem Informasi yang akan dibangun oleh Badan Kepegawaian Provinsi Jawa
Timur, juga memudahkan antara pengembang dengan stakeholder yang dipunyai oleh
Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur.
Kata kunci: Sistem Informasi Kepegawaian, SKPL, IEEE Std 830-1998
PENDAHULUAN
Latar Belakang Penelitian
Dalam penyelenggaraan pemerintahan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi
Jawa Timur Informasi sangat diperlukan untuk perencanaan serta pengambilan
keputusan, ketiadaaan analisa kebutuhan informasi maka sudah tentu sulit untuk
merencanakan dalam bidang kepegawaian serta tidak adanya informasi yang
mendukung keputusan pada tingkat pimpinan. Pada era sekarang ini diperlukan suatu
hasil keputusan yang transparan, objektif dan adil. Proses pembuatan keputusan dalam
setiap aktivitas dengan bentuk apapun perlu dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat.
Dengan demikian Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian berbasis user requiremen
dan didukung dengan tenaga ahli yang diyakini mampu memenuhi kebutuhan organisasi
tersebut.
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Juli 2011
Tujuan Penelitian
Dengan latar belakang yang dijelaskan diatas maka Badan Kepegawaian Daerah
Provinsi Jawa Timur membutuhkan suatu sistem yang baru untuk Sistem Informasi
Adminsitrasi Pegawai Daerah Provinsi Jawa Timur, maka rumusan penelitian adalah
sebagai berikut :
a. Meneliti kebutuhan informasi dalam implementasi Sistem Informasi
Administrasi Pegawai di Badan Kepegawaian Provinsi Jawa Timur.
b. Meneliti Proses Bisnis yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa
Timur.
Ruang Lingkup
a. Penelitian Dibatasi pada pembuatan Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak
dan tidak sampai pada desain sistem.
b. Bagian yang terkait dalam implemetasi Sistem Informasi Administrasi Pegawai
yaitu Bagian Pengembangan dan Formasi, Bagian Dokumentasi dan Informasi,
Bagian Mutasi serta Bagian Kesejahteraan Pegawai.
Manfaat Penelitian
Penelitian ini bermanfaat bagi :
a. Memberikan pedoman yang sistematis untuk membuat, mengorganisir serta
mendokumentasikan kebutuhan dari Sistem Informasi Adminsitrasi Pegawai.
b. Memudahkan meninjau ulang kebutuhan yang sesuai untuk merumuskan
kebutuhan juga memastikan ketelitian dan lingkup dari Sistem Informasi
Adminsitrasi Kepegawaian.
c. Memberikan rekomendasi suatu Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak
sehingga dapat ditindak lanjuti untuk pengembangan perangkat lunak.
METODOLOGI PENELITIAN
Tahap – tahap yang digunakan dalam penelitian ini dapat digambarkan sebagai berikut :
Identifiksi kondisi Existing
Mendeskripsikan Fungsional
Sistem
Pemetaan Fungsional Sistem
pada aplikasi existing
Mendeskripsikan Sistem yang
akan dikembangkan
Menyusun SKPL yang baru
Verifikasi Kebutuhan SKPL
Gambar 1 : Alur Penelitian
ISBN : 978-602-97491-3-7
C-20-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Juli 2011
HASIL DAN PEMBAHASAN
Identifikasi Kondisi Existing
Catatan Analisis Kesenjangan
Dalam catatan analisis kesenjangan ini peneliti menemukan beberapa faktor
yang mempengaruhinya antara lain :
- Aplikasi. Kondisi eksisting yang saat ini banyak kelemahan-kelemahan sehingga
perlu aplikasi ini disesuaikan dengan Kebutuhan semua Stakeholder Badan
Kepegawaian Daerah.
- Jaringan atau Infrastruktur. Jaringan yang di pakai saat ini tidak sesuai dengan
kondisi teknologi yang saat ini sehingga keberadaan aplikasi yang saat ini masih
bersifat pada jaringan lokal saja dengan Kebutuhan yang saat ini sudah semestinya
menggunakan aplikasi yang webbase. Sehingga memudahkan stakeholder untuk
mengakses data dimana kapan saja tidak terbatas waktu dan ruang.
- Bisnis Proses. Bisnis Proses yang ada pada aplikasi eksisting tidak menunjukan
semua proses yang ada di Badan Kepegawian Daerah namun hanya pada Bidang
tertentu sehingga tidak memungkinkan untuk membuat lagi bisnis proses yang baru
serta menambahkan pada kelemahan – kelemahan pada kondisi eksisting.
Sistem di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi
Sistem yang ada di Badan Kepegawaian masih menggunakan pola kerja yang
tradisional dimana setiap Bidang belum memiliki Standar Operasional dan Prosedur
yang jelas sehingga bentuk dari pelayanan yang ada di Badan Kepegawaian Belum
menggunakan layanan satu pitu. Menurut pengamatan peneliti setiap layanan yang
diberikan oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur masih menerapkan
sistem Man To Man sehingga layanan yang diberikan oleh Badan Kepegawaian
Provinsi Jawa Timur tidak efektif, dengan demikian peneliti mencoba untuk membuat
suatu sistem dimana setiap pelayanan kepegawaian akan ditangani oleh suatu sistem
sehingga Pegawai Negeri Sipil tidak akan mengalami kesulitan dalam pengurusanpengurusan mengenai administrasi pegawai negeri sipil.
Gambar 2 : Alur Kerja di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi
ISBN : 978-602-97491-3-7
C-20-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Juli 2011
Identifikasi Masalah
Dari permasalahan yang telah diterangkan pada Bab I bahwa Badan
Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur merupakan institusi yang bertanggung jawab
dalam hal kepegawaian dimana jumlah dari pegawai yang ada di di Jawa Timur yang
tidak sedikit. Oleh karena itu terdapat beberapa permasalahan yang dihadapi oleh
beberapa bidang yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur setelah
peneliti melakukan berbagai aktifitas.
Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur
Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian yang saat ini digunakan adalah aplikasi
yang digunakan untuk laporan operasional serta update data untuk bisa menjalankan
aplikasi tersebut dibutuhkan :
1. Satu Unit PC Pentium 4 Atau yang lebih tinggi harus diinstal Windows Operating
Sistem dengan Memori 1 Gb.
2. Software RDBMS Microsoft Sql Server untuk Database.
Gambar 3 : Arsitektur Aplikasi Eksisting
Mendeskripsikan Fungsional Sistem.
Kebutuhan Fungsional dari Sistem sangatlah mutlak diperlukan sehingga sistem
tersebut dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan pengguna, sistem fungsional dari
Sistem Informasi Kepegawaian. Kebutuhan Fungsional Sistem disesuaikan dengan
Tugas Pokok dan Fungsi dari semua Bidang yang ada di Badan Kepegawaian Daerah
Provinsi Jawa Timur.
Pemetaan Fungsional Sistem pada Aplikasi Eksisting.
Pada sebagian proyek perangkat lunak, terjadi pemakaian ulang dengan
demikian kebutuhan fungsional masih ada beberapa yang perlu di pakai
ulang,memodifikasi sebagaimana yang dibutuhkan oleh sistem . Pemakaian ulang ini
sangatlah penting untuk pengembangan sistem yang cepat. Pemakaian ulang
mempunyai keuntungan yang besar serta menghindari resiko, serta menghemat biaya
dan waktu.
ISBN : 978-602-97491-3-7
C-20-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Juli 2011
Mendeskripsikan Sistem Yang Akan di Kembangkan.
Setelah melakukan identifikasi kebutuhan dan mendeskripsikan sistem yang
dikenbangkan serta juga menyiapkan pada permasalahan yang dihadapi oleh Badan
Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur pada saat melakukan pelayanan terhadap
Pegawai Negeri Sipil dan masyarakat. Dengan Sumber Daya yang dimiliki oleh Badan
Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur saat ini sistem yang akan dikembangkan
dapat memiliki kemampuan untuk menjalankan proses sesuai dengan kebutuhan yang
dimiliki oleh Sistem Informasi Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur. Sistem yang
dikembangkan oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur sebagai berikut :
a. Sistem harus dapat diakses dimana saja, kapan saja menggunakan Jaringan internet
atau VPN IP agar manajemen maupun Satuan Kerja Perangkat Daerah dapat
mengaksesnya sehingga tudak perlu lagi ke Badan Kepegawaian Daerah Provinsi
Jawa Timur.
b. Front Liner bisa mengakses data dan aplikasi sehingga layanan yang diberikan oleh
Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur dapat berjalan sesuai dengan
prosedur dan standar operasional.
c. Sistem yang akan dikembangkan akan mengacu pada kebijakan masalah
kepegawaian di Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang disesuaikan dengan
kebutuhan fungsional.
d. Sistem yang baru bisa memberikan semua laporan yang dibutuhkan oleh manajemen
Badan Kepegawaian Daerah Provinsi maupun Satuan Kerja Perangkat Daerah yang
sudah distandarkan oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur.
e. Sistem yang akan dikembangkan harus mampu untuk melayani administrasi
Pegawai Negeri Sipil.
f. Sistem yang akan dikembangkan menggunakan opensource baik aplikasi maupun
database disesuaikan dengan Sumber Daya yang dimiliki oleh Badan Kepegawaian
Daerah Provinsi Jawa Timur.
Menyusun SKPL yang Baru.
Setelah melakukan tahap sebelumnya diperoleh informasi dengan melanjutkan
kebutuhan fungsional maka peneliti akan menyusun Spesifikasi Kebutuhan Perangkat
Lunak Sistem Informasi Manajemen Pegawai dengan format IEEE 830-1998 diletakan
pada lampiran tesis ini.
Verifikasi Kebutuhan Sistem
Tahap ini akan dilakukan verifikasi kebutuhan terhadap Spesifikasi Kebutuhan
Perangkat Lunak dimana dokumen hasil evaluasi terhadap semua kegiatan yang telah
ditulis, baik menyangkut evaluasi kebutuhan terhadap Spesifikasi Kebutuhan Prangkat
Lunak berdasarkan bidang – bidang dengan menggunakan metodologi cek list pada
setiap kebutuhan, hasil dari Verifikasi kebutuhan akan penulis tempatkan dilampiran.
Dengan Cara Cek list ini setiap kebutuhan perbidang penulis memberikan hasil analisis
dengan gathering. Setiap kebutuhan akan dijelaskan oleh penulis bahwa kebutuhan
betul-betul diperlukan oleh bidang terkait. Dengan diselesaikan verifikasi bahwa semua
kebutuhan yang ada memang tidak sedikit, serta memerlukan biaya untuk
implementasinya namun perlu ada prioritas – prioritas dalam implementasi kebutuhan
tersebut.
ISBN : 978-602-97491-3-7
C-20-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Juli 2011
SARAN
Agar penyusunan Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Sistem Informasi
Kepegawaian dibuat sesuai dengan kebutuhan bagi pengguna dan stakeholder serta
memudahkan untuk pengembang aplikasi diperlukan verifikasi terhadap penyusunan
Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak sistem yang baru ini. Maka dilakukan tahap
demi tahap sampai dengan sistem atau kenbutuhan yang diusulkan bila terjadi kebijakan
serta kebutuhan yang menyangkut pengembangan aplikasi baik masukan, proses serta
output yang harus dihasilkan oleh SKPL ini. Sedangkan untuk pengembang aplikasi
akan lebih memudahkan dalam pengembangan aplikasi ke depan yang dibutuhkan oleh
pengguna.
DAFTAR PUSTAKA
Dorfman M. (1990), System and Software Requiremens, IEEE Software Society Press,
Los Alamos, California.
Pressman, R.S (1992), Sofware Engineering, A Practitioner’s Approach. Third Edition,
McGrawhills.
Sommervile, I & Sawyer, P (1997), Requirement Engineering : A Good Practise Guide,
John Willey & Son.
Al Fatta, Hanif (2007), Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Andi Ofset, Yogyakarta.
ISBN : 978-602-97491-3-7
C-20-6