BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori – Teori Umum Dalam analisa dan perancangan sistem informasi penulis harus memahami terlebih dahulu pengertian sistem informasi agar dapat melakukannya. Berikut adalah pengertian sistem informasi secara umum: 2.1.1 Data Berdasarkan pendapat Rainer (2011:10) Data adalah deskripsi dasar dari sebuah aktivitas,dan transaksi yang dicatat, diklasifikasi, dan disimpan tetapi belum terorganisir untuk menyampaikan maksud yang spesifik. Sedangkan menurut O’Brien (2010:34), data merupakan bentuk jamak dari datum, data mewakili baik bentuk tunggal maupun jamak. Data adalah fakta atau hasil observasi mentah yang biasanya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis. detilnya, data adalah pengukuran objektif dari attribute dari entitas. Kesimpulannya data dapat disebut juga fakta mentah yang mendeskripsikan suatu kejadian, dan belum memiliki arti bagi user. 2.1.2 Sistem Berikut ini adalah pengertian sistem menurut para ahli. Menurut Satzinger (2005:30) berpendapat bahwa sistem adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan dan berfungsi untuk mencapai sebuah hasil. 7 8 Menurut McLeod (2009:4), sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terintegrasi memiliki maksud dan tujuan yang sama. Menurut Fitzgerald (1981:5) pengertian Sistem adalah kesatuan jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, dan bekerja secara bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan komponen yang terintegrasi dan memiliki maksud dan tujuan yang sama dan mengeluarkan output. 2.1.3 Informasi Informasi merupakan sebuah data yang sudah diproses dan sudah memiliki manfaat bagi penggunanya, itu adalah pandangan umum tentang informasi, berikut ini penulis berikan pengertian informasi menurut para ahli. Menurut Pearlson (2009:13) informasi adalah data yang sudah mengandung maksud dan tujuan untuk user. Menurut Rainer (2011:10) informasi merupakan data yang telah diorganisir sehingga memiliki arti dan nilai bagi pengguna. Kesimpulan yang penulis ambil adalah informasi merupakan pengolahan data yang lebih lanjut dan memiliki nilai dan manfaat tersendiri untuk penggunanya. 9 2.1.4 Sistem Informasi Sistem informasi adalah sebuah sistem diamana informasi yang ada didalamnya diolah dengan baik mulai dari penyimpanan, penyaluran, dan penggunaan dari informasi itu sendiri. Menurut Satzinger (2005:7) berpendapat, merupaka komponen yang saling berhubungan dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai hasil.dari kebutuhan informasi untuk menyelesaikan pekerjaan bisnis. Sedangkan menurut O’Brien (2010:4), sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Kesimpulannya adalah sistem informasi merupakan kolaborasi antara sistem, manusia, komputer serta jaringan komunikasi yang menghasilkan suatu informasi yang berguna bagi user. Menurut O’brien (2010:26) ada 4 konsep dari sistem informasi 1. Technology Untuk memproses informasi dibutuhkan komponen teknologi yang terdiri dari Application hardware, software, data management, dan telecommunication network technology 2. Application dibutuhkan untuk menghubungkan bisnis dengan sistem informasi. 3. Development Pengembangan pengguanaan informasi merupakan salah satu komponen penting dalam sistem informsi, development meliputi merancang komponen dasar sistem informasi 4. Management 10 Memanage sistem informasi dapat meningkatkan kualitas, meningkatkan business value, dan meningkatkan keamanan sistem. Selain itu sistem informasi juga memiliki 3 fungsi utama yaitu : 1. Input “involves capturing and assembling elements that enter the system to beprocessed. For example, raw materials, energy, data, and human effort must be secured and organized for processing” Menangkap dan menumpulkan elemen yang dimasukan kedalam sistem untuk di proses, contohnya bahan baku, energi, data, usaha manusia harus diamankan dan di susun untuk kepentingan proses. 2. Process “involves transformation processes that convert input into output. Examples are manufacturing processes, the human breathing process, or mathematical calculations.” Proses adalah fungsi yang mengkonversi input menjadi sebuah output, contohnya seperti proses manufaktur, proses pernapasan manusia, atau kalkulasi matematis. 3. Output “involves transferring elements that have been produced by a transformation process to their ultimate destination. For example, finished products, human services, and management information must be transmitted to their human users.” Fungsi untuk mentransfer elemen yang sudah di proses ke tujuan aslinya, contohnya seperti produk jadi, service perusahaan, dan manajemen informasi yang harus di kirim kepada user 11 2.1.5 Sistem Informasi Akutansi sistem informasi akutansi ada dipersimpangan antara 2 ilmu yaitu sistem informasi dan akutansi, biasanya sistem informasi akutansi mempelajari kegiatan akutansi yang sudah terkomputerisasi dan terintegrasi dengan sebuah sistem. “An accounting information system is a collection of data and processing procedures that creates needed information for its users” Menurut Hall (2011:p5) sistem informasi akutansi adalah kumpulan data dan prosedur pemerosesan yang menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh user. 2.1.6 Knowledge management Menurut O’brien (2010:15) Knowledge management adalah sistem berbasis knowledge yang digunakan untuk mendukung pembuatan, pengaturan, dan penyebaran knowledge untuk para karyawan dan manager yang ada di seluruh perusahaan. Menurut Pearlson (2009:347) Knowledge management adalah proses menciptakan, menangkap, mengkodifikasi, dan mentransfer knowledge untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. 2.1.7 Customer Relationship Management Menurut O’brien (2010:309) Customer relationship management adalah sistem yang digunakan untuk menjaga hubungan baik perusahaan dengan customer dengan menyediakan gambaran secara menyeluruh tentang customer touch point Menurut Pearlson (2009:p60) Customer relationship management adalah kegiatan management yang dilakukan untuk menjaga customer dan menarik minat customer baru. 12 2.1.8 Software Menurut O’brien (2010:130) sofware adalah istilah umum untuk mendeskripsikan berbagai jenis program yang digunakan untuk mengoperasikan dan mengendalikan komputer dan hardware pendukungnya. Ada beberapa tipe dari software : 1. application software Application software adalah berbagai macam program yang dapat dibagi lagi berdasarkan fungsi dan kategorinya masing-masing. 2.system software Mengandung program yang dapat mengatur dan mendukung fungsi sistem komputer dan aktivitas pemerosesan informasi. Sumber O’brien (2010:133) Gambar 2.1 Tipe Software 2.1.9 Framework untuk perencanaan penelitian Melakukan perencanaan sebelum melakukan penelitian adalah hal yang sangat penting untuk dilakukan karena perencanaan yang matang akan mempengaruhi hasil dari penelitian yang kita lakukan. 13 Menurut Cohen (2007:79) reserach framework terdiri dari : 1. Orienting decision Menentukan batasan-batasan penelitian, orienting decision bersifat strategis, orienting decision mengatur sifat umum dari penelitian sebelum menentukan orienting decision ada beberapa pertanyaan yang harus dipertimbangkan. a. Siapa yang menginginkan penelitian? b. Untuk siapa penelitian dilakukan c. Siapa audience yang sesuai dengan penelitian d. Apa pengaruh yang dimiliki oleh penerima hasil penelitian? e. Apa tujuan umum dari penelitian? f. Apa prioritas dan kendala yang dihadapi dalam penelitian? g. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk meyelesaikan penelitian? h. Siapa yang memiliki penelitian ? i. Siapa yang memiliki data penelitian? j. Masalah etis yang dihadapi pada saat menjalankan penelitian? k. Sumber daya apa yang dibutuhkan penelitian? 2. Research design and methodology Jika orienting decision bersifat strategis maka research design and methodology lebih bersifat methodology membangun taktis, research practicalities design dari and penelitian. Pertanyaan yang harus dipertimbangan dalam menyusun research design and methodology : a. tujuan rinci dari penelitian ? b. apa tujuan umum penelitian dan bagaimana melaksanakannya? c. rincian dari research question? d. apa yang harus difokuskan dalam penelitian guna menjawab research question? e. Metodologi apa yang digunakan dalam penelitian? f. Bagaimana menentukan validity dan reliability ? 14 g. Data yang seperti apa yang dibutuhkan? h. Dari siapa data tersebut di dapatkan? i. Dimana data tersebut dapat di dapatkan? j. Bagaimana cara untuk mengumpulkan data? k. Siapa yang akan menjalankan penelitian? Berikut adalah element dari reserach design Sumber Louis (2007:79) Gambar 2.2 Elemen Research Design 3. Data analysis Peneliti harus memikirkan bagaimana cara untuk menganalisa data yang diperoleh dari proses pengumpulan data, hal ini menjadi sangat penting karena menentukan bentuk dan instrumen penelitian. 4. Presenting and reporting result Selain menentukan cara untuk menganalisa data peneliti juga harus menentukan bentuk dari laporan yang akan dibuat setelah 15 proses analisa data, pemilihan bentuk laporan harus didasarkan pada kepentingan audience, berikut adalah hal-hal yang harus dipertimbangan sebelum menentukan bentuk lapoarn : a. Bagaimana cara menulis dan membuat laporan? b. Kapan laporan akan dibuat? c. Bagaimana cara memperesentasikan hasil penelitian? d. Untuk siapa laporan dibuat? e. Seberapa banyak laporan yang dibutuhkan?. 2.1.10 Metode pengumpulan data Dalam penulisan ilmiah penulis diharuskan dapat menggunakan metode yang sesuai dalam pengumpulan data untuk keperluan penelitian, berikut adalah beberapa jenis metode pengumpulan data menurut Sugiyono : 1. Observasi Menurut Sugiyono (2008:203) metode observasi adalah metode yang cocok digunakan apabila penelitian yang dilakukan berhubungan dengan perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala alam, dan responden yang diamati tidak terlalu besar. 2. Wawancara Menurut Sugiyono (2008:410) wawancara adalah proses pertemuan antara 2 orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab, sehingga dapat digambarkan makna suatu topik tertentu. Biasanya wawancara digunakan jika peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menentukan permasalahan yang harus diteliti, tetapi bisa juga digunakan karena peneliti ingin mengetahui informasi yang lebih mendalam dari responden. Sugiyono memaparkan panduan untuk melakukan wawancara pada bukunya (2008:415) yaitu sebagai berikut : 16 a. menetapkan kepada siapa wawancara itu dilakukan b. menyiapkan pokok-pokok masalah yang akan dibicarakan c. mengawali atau membuka alur wawancara d. melangsungkan alur wawancara e. mengonfirmasi ikhtisar hasil wawancara dan mengakhirinya f. menulis hasil wawancara kedalam catatan lapangan g. mengidentifikasi tindak lanjut hasil wawancara yang telah diperoleh. 3. Kuesioner Menurut sugiyono (2008:199) kuesioner adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan tertulis kepada responden untuk dijawab. Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang efisien bila peneliti tau dengan pasti variable yang akan diukur dan tahu apa yang diharapkan dari responden. 2.1.11 Teori Produksi Menurut Miller (2000:295) produksi adalah penggunaan atau pemanfaatan sumber daya yang mengubah suatu komoditi menjadi komoditi yang berbeda, baik dalam pengertian apa, dan dimana atau kapan komoditi-komoditi itu dialokasikan, maupun dalam pengertian apa yang dapat dikerjakan oleh konsumen oleh komoditi itu 2.1.9.1 Faktor Produksi Menurut Sudarman (2004:75), Faktor produksi adalah jenis-jenis sumber daya yang digunakan dalam proses produksi untuk menghasilkan barang atau jasa. Besar kecilnya barang dan jasa dari hasil produksi tersebut merupakan fungsi produksi dari faktor produksi 17 2.2 Teori-teori khusus Teori khusus yang akan dibahas meliputi praktek NIE, value chain dan halhal lainnya yang berkaitan dengan topic IT valuation. 2.2.1 Pengertian NIE Menurut Benson (2004:9) dalam bukunya yang berjudul From business strategy to IT action New Information Economic (NIE) adalah kumpulan dari praktek yang dikordinasi berdasarkan prinsip dan aktivitas menghubungkan yang antara terintegrasi bisnis sehingga dengan secara manajemen efektif IT, dan menghubungkan strategi bisnis perusahaan dengan inisiatif IT. Tujuan utama dari NIE sendiri adalah untuk membantu perusahaan dalam menentukan investasi yang sesuai dengan tujuan strategis dan efektivitas operasional bisnis. 2.2.2 Lima praktek NIE Menurut Benson dalam bukunya yang berjudul From business strategy to IT action (2004:9) praktek NIE (New Information Economics) adalah praktek dasar dari NIE yang digunakan untuk menterjemahkan strategi bisnis perusahaan kedalam sebuah program dan inisiatif IT. 18 Sumber Benson, 2004:9 Gambar 2.3 New Information Economic Practice Ada 5 praktek NIE yaitu : 1. NIE practice 1 : Strategic demand/supply planning Menerjemahkan strategi bisnis kedalam tahapan yang dapat memberikan arahan yang jelas pada IT sehingga sesuai dengan tujuan strategis perusahaan. Manager bisnis dan IT mencapai kesepakatan tentang tujuan perusahaan dan menentukan kegiatan yang dapat dibantu oleh IT. Management strategic intention menghasilkan penggerak untuk IT; strategic IT requirement menghasilkan business strategic “demand” bagi IT; dimana IT strategic plan harus menghasilkan technology solution segabai strategic “supply” . hasilnya adalah sebuah strategic agenda untuk penggunaan IT pada bisnis yang dapat juga diterjemahkan menjadi IT plans dan IT action. 2. NIE practice 2 : Innovation Perubahan pada strategi bisnis yang disesuaikan dengan memaksimalkan kemapuan IT yang dimiliki perushaan. IT biasanya merespon kebutuhan bisnis, tetapi tidak jarang perubahan bisnis didasarkan pada IT. Praktek ini secara explicit menggerakan manajemen bisnis untuk menguak business opportunity yang dimungkinkan oleh IT dan juga menyediakan cara untuk merubah opportunity tersebut kedalam strategi bisnis 19 dan perencanaan taktis. Hasilnya adalah business oportunity yang lebih kuat dan kompetitif. 3. NIE practice 3 : Prioritization Menilai dampak bisnis terhadap inisiatif IT, memberi prioritas pada proyek, dan menetapkan sumberdaya untuk proyek yang bernilai tinggi. Perusahaan harus mengeluarkan dana hanya pada proyek yang secara langsung berhubungan dengan tujuan strategis perushaan. Praktek ini memberi tahu project manager, tentang proyek mana yang paling mendukung strategic intention perusahaan, mengurutkan mereka berdasarkan dampak bisnis diamasa depan. Sebagai hasil, uang yang dikeluarkan pada tempat yang tepat untuk alasan yang benar pula, dengan persetujuan business manager dan IT manager terhadap sebuah keputusan. 4. NIE practice 4 : Alignment Mengukur dampak bisnis pada kegiatan IT yang sudah ada. Dana yang dihabiskan untuk merawat sistem yang sudah ada adalah dana yang tidak digunakan untuk pengembangan baru. Praktek ini bertujuan untuk menentukan alokasi sumberdaya terhadap IT yang selaras dengan strategic intention perusahaan. Hasil dari praktek ini adalah pendekatan yang masuk akal untuk mengeluarkan dana untuk aktivitas yang sudah ada.(menilai IT yang selaras dengan tujuan bisnis) 5. NIE practice 5 : Performance Measurement Mengukur performa IT yang berhubungan dengan bisnis. Praktek ini memungkinkan IT untuk menentukan apa yang harus diukur, bagaimana cara mengatur IT berdasarkan pengukuran tersebut, dan bagaimana cara untuk mengkomunikasikan performa IT pada manager dengan cara yang mereka pahami. Hasilnya adalah peningkatan performa IT dan meningkatkan komunikasi dengan business management. 20 Selain 5 praktek diatas Robert J. Benson, Thomas L. Bugnitz, dan William B. Walton juga menjelaskan tentang 3 praktek yang dapat mendukung ke 5 praktek NIE tersebut yaitu : 1. IT Impact Management Praktek pendukung ini bertujuan untuk memastikan keberhasilan pengimplementasian praktek NIE dan mencapai peneriaman dan penyelarasan tujuan dari pengendalian pengeluaran dan peningkatan dampak IT pada bottom-line. 2. Portfolios and Portfolios Management Praktek ini bertujuan untuk memastikan bahwa seluruh sumberdaya IT yang dimiliki perusahaan sejalan dengan strategi bisnis perusahaan. 3. Culture Management Tujuan dari praktek ini adalah untuk member pemahaman pada anggota management tentang dampak IT, dan menyesuaikan proses bisnis untuk mendapatkan dampak IT yang maksimal. 2.2.3 Tujuan NIE Setiap praktek dalam NIE mempunyai tujuan yang berbeda-beda seperti yang dikemukakan oleh Benson dalam bukunya yang berjudul From business strategy to IT action (2004:69) adalah sebagai berikut : Tujuan secara keseluruhan : 1. menyediakan pandangan secara menyeluruh tentang pengeluaran IT 2. membangun penganggaran. kerangka untuk perencanaan melalui 21 Tujuan strategic demand/Supply planning and Inovation NIE practice: 1. Mengubungkan dibutuhkan sumberdaya perusahaan yang untuk ada dan mendukung yang strategic intention, 2. Menentukan dasar untuk mengukur portfolio yang ada dan strategic portfolio yang akan datang, 3. Menentukan kosakata yang konsisten untuk IT dan bisnis, 4. Mendeskripsikan diaman sumberdaya IT diterapkan dan menghubungkan IT dengan budget dan proses perencanaan perusahaan, 5. Menyediakan framework untuk mendefinisikan IT requirement, termasuk pembaruan dan pertumbuhan IT, 6. Menentukan hubungan pada pengukuran performa. Tujuan Prioritization NIE practice : 1. Menentukan tujuan strategis bisnis untuk mengalokasikan dan memprioritaskan sumberdaya , 2. Menyediakan prospective untuk kebutuhan investasi dimasa yang akan datang, 3. Menyediakan dasar untuk mengukur resiko dan keuntungan proyek. Tujuan Alginment NIE practice : 1. menentukan dasar untuk melakukan service, quality, reliability, dan risk assesment 2. menentukan informasi dalam beberapa tahun kedepan guna kepentingan penyelarasan, 3. Menggambarkan 100% pengeluaran IT dan menghubungkannya dengan tujuan strategis perusahaan. Tujuan performance measurement NIE practice : 1. Menyediakan framework untuk keperluan pengukuran performa dari 100% pengeluran IT, 22 2. Menghubungkan pengukuran performa dengan perencanaan strategis perusahaan, 3. Menghubungkan bussiness performance yang terpengaruh oleh IT portfolio. 2.2.4 Strategi pembiayaan IT Menurut Benson dalam bukunya yang berjudul From business strategy to IT action (2004:4) strategi pembiayaan IT adalah strategi yang diguankan untuk menentukan cost dan impact yang sesuai untuk perusahaan dalam menentukan right decision/right result. Sumber Benson, 2004, p5 Gambar 2.4 Kemungkinan Pengeluaran Biaya Ada 4 jenis strategi dalam pembiayaan IT yaitu : 1. Reduce cost objective Mengatur kinerja IT agar tetap berjalan sepert biasa tetapi dana pembiayaan IT berkurang. 2. Stable cost objective Dana pembiayaan IT sama seperti sebelumnya (stable) tetapi kinerja IT harus meningkat. 23 3. Sweet spot objective Dana pembiayaan IT berkurang dan kinerja IT meningkat. 4. Higher Growth Pertumbuhan secara besar-besaran mulai dari dana pembiayaan IT sehingga berdampak langsung pada peningkatan kinerja IT. 2.2.3 Portfolio Menurut Benson dalam bukunya yang berjudul From business strategy to IT action (2004:47) Portfolio adalah sekumpulan sumberdaya protfolio manajemen yang digunakan dalam praktek NIE sebagai tools untuk perencanaan dan pengambilan keputusan yang berhubungan dengan investasi dan sumberdaya IT. Portfolio juga berkaitan erat dengan praktek NIE berikut adalah gambar yang menunjukan keterkaitan protfolio dengan NIE 24 Sumber Benson, 2004, p53 Gambar 2.5 Keterkaitan Portfolio Terhadap NIE (2004:53) Ada 4 konsep dari portfolio Menurut Benson (2004:61) yaitu : 1. Konsep 1 : protfolio management diterapkan pada seluruh sumberdaya IT perusahaan. 2. Konsep 2 : sumber daya IT dipisahkan menjadi investasi baru dan pengeluaran IT yang sudah ada 25 Sumber Benson, 2004:57 Gambar 2.6 Portfolio Konsep 2 3. Konsep 3 : pengeluaran IT yang sudah ada diklasifikasikan berdasarkan prespektif IT, sehingga berhubungan dengan technology management dalam portfolio Sumber Benson, 2004:59 Gambar 2.7 portfolio konsep 3 4. Konsep 4 : investasi baru diklsifikasikan berdasarkan prespektif bisnis, sama seperti investasi financial. 26 Sumber Benson, 2004:59 Gambar 2.8 Portfolio Konsep 4 Contoh Portfolio Menurut Hudiarto (2012) Mengukur investasi sistem informasi pada kantor pusat bank BUMN menggunakan metode New Information Economics, 35, 1-8. Tabel 2.1 Portfolio 2.2.4 Deliverable Strategy to Bottom-Line Value Chain Menurut Benson dalam bukunya yang berjudul From business strategy to IT action (2004 : 94) deliverable strategy to bottom-line 27 value chain adalah sebuah diagram yang berisi 12 elemen yang menyediakan informasi kontekstual tentang informasi tentang dimana setiap praktek NIE dioprasikan dan dijalankan untuk menetukan hubungan antara proses dan informasi yang berasal dari strategi bisnis dan bottom-line outcomes. Singkatnya Deliverable strategy to bottom-line value chain adalah sebuah diagram berisi 12 elemen yang digunakan perusahaan untuk mengontrol praktek NIE yang sudah dijalankan, apakah investasi IT yang akan dilakukan perusahaan sudah sejalan dengan tujuan strategis perusahaan, dan untuk mengetahui dampak IT terhadap bottom-line. Sumber Benson, 2004, p94 Gambar 2.9 Deliverable Strategy to Bottom-Line Value Chain Berikut adalah penjelasan gambar diatas: 1. Strategic intention Berisi tentang tujuan strategis perusahaan (strategic intention) dan juga misi perusahaan yang digunakan pada seluruh praktek NIE. 2. Assessed portfolio Sebuah portfolio yang berisi informasi tentang alignment, service, quality, technology, dan intensity. Yang berfungsi untuk kegiatan perencanaan dan pengembangan kebutuhan strategis IT. 28 3. Strategic IT agenda Strategic IT agenda mendefinisikan tentang apa yang diharapkan oleh perusahaan dari IT yang mereka miliki agar bisa sejalan dengan tujuan strategis perusahaan. 4. Strategic IT plan Strategic IT plan mendefinisikan tentang apa-apa saja yang harus dilakukan oleh organisasi IT untuk memenuhi kebutuhan dari strategic IT agenda. 5. Strategic IT requirement Strategic IT requirement berisi tentang inisiatif perusahaan untuk 3 sampai 5 tahun kedepan guna memenuhi kebutuhan bisnis dimasa depan, inisiatif tersebut diprioritaskan berdasarkan tujuan bisnis perusahaan. 6. Project Project berisi tentang informasi proyek yang dimiliki perusahaan saat ini. 7. Annual Project plan Berisi tentang project tahunan yang akan dilaksanakan oleh perusahaan pada tahun ini. 8. Annual business plan Berisi tentang rencana tahunan taktis dan operasional untuk seluruh unit bisnis. 9. IT Plan IT plan berisi tentang rencana tahunan taktis dan operasional untuk IT yang dimiliki oleh perusahaan 10. Project budget Berisi tentang alokasi dana untuk pelaksanaan project dalam 1 tahun. 11. Lights-on budget Lights-on budget berisi rincian dana yang digunakan untuk membiayai aktivitas IT yang sudah dioprasikan. 12. Performance measurement Berisi laporan mengenai perusahaan. IT dan penggunaannya dalam 29 Berikut ini adalah table yang menjelaskan tentang deskripsi mengenai 12 element deliverable. Tabel 2.2 Description of the 12 Deliverable Strategic to Bottom-Line Value Chain Strategic Planning Deliverable Name Deliverable Description 1 Business Strategy intention Mission plus weighted strategic intention 2 Assesed portfolio As is alignment, service, quality, technology, use 3 Strategic IT agenda for use of IT Strategic intention to strategic initiatives 4 Strategic IT Plan Strategic intention to strategic initiatives 5 IT Strategic Requierment Initiatives—3 to 5 years horizon—portfolio format 6 Project Real, doable project 7 Annual Project Plan One year annual horizon—with portfolio format Annual Tactical Planning 8 Annual Business Plan Documentation according to company according to company according to company according to company according to company practices 9 Annual IT Plan Documentation practices 10 11 Annual and Capital Documentation ProjectBudgets practices Annual Lights-On Budget Documentation practices 12 Performance Metrics Measurement Documentation practices Sumber benson, 2004, p96 2.2.5 Keterkaitan NIE dan Bottom-Line value chain Menurut Benson dalam bukunya yang berjudul From business strategy to IT action (2004:91) ada 3 point dasar yang wajib dijalankan oleh management perusahaan untuk menghasilkan proses management yang efektif yaitu : 30 1. perusahaan harus menjalankan 12 elemen dalam strategy to bottom-line value chain, 2. managment perusahaan harus menerapkan praktek NIE pada management process yang ada, 3. Perusahaan harus fokus menjalankan strategy bottom-line value chain dan NIE. Dari point-point diatas dapat kita lihat keterkaitan yang sangat erat antara strategy bottom-line value chain dan NIE, berikut adalah penjabaran secara detail hubungan strategy bottom-line value chain dan NIE. 1. Strategic Deman/Supply Planning Sumber Benson, 2004:172 Gambar 2.10 Strategic Demand/Supply Planning in the Value Chain Ada 2 hubungan dalam perencanaan antara tujuan strategis bisnis dan IT, yang pertama adalah dimana kita akan menempatkan IT strategic, plan, dan action untuk mendukung tujuan strategis bisnis, untuk menjalankan tujuan strategis bisnis dengan merubah proses bisnis untuk mencapai hasil yang dibutuhkan perusahaan. Hubungan tersebuat adalah yang menjadi dasar untuk strategic demand/supply planning. demand akan menunjukan apa yang dibutuhkan bisnis terhadap IT; supply mendefinisikan bagaimana IT dapat 31 memenuhi demand yang ada. Strategic demand/supply planning memastikan supply konsisten dengan demand. 2. Innovation Sumber Benson, 2004:187 Gambar 2.11 Innovation in the Value Chain Hubungan yang ke 2 berhubungan dengan kemampuan IT untuk berinovasi dan berkontribusi terhadap tujuan strategis baru. Hubungan ini menjadi dasar bagi innovation planning. 3. Prioritization Sumber Benson, 2004:143 Gambar 2.12 Prioritization in the Value Chain Praktek NIE prioritization terfokus pada pengukuran value bisnis, berdasarkan dampak IT terhadap bottom-line dari tujuan investasi IT. 32 Inti dari praktek prioritization adalah untuk mengalokasikan sumberdaya hanya untuk project yang memiliki nilai yang tinggi, agar inisiatif IT sejalan dengan tujuan strategis perusahaan. 4. Alignment Sumber Benson, 2004:151 Gambar 2.13 Alignment in the Value Chain Menyelaraskan IT dengan strategi dan operasi bisnis, dengan cara memaksimalkan sumberdaya IT yang ada untuk tujuan meningkatkan performa bisnis. 5. Performance measurement Sumber Benson, 2004:200 Gambar 2.14 Performance Measurement in the Value Chain 33 Mengukur performa IT yang ada diperusahaan, untuk menentukan performa dari IT yang ada dari segi efisiensi biaya, ketersediaan infrastruktur, dan ketepatan jadwal IT, namun perusahaan biasanya menggunakan atribut kecepatan, dan invoasi untuk mendeskripsikan performa IT 2.2.6 dampak pada Bottom-line berdasarkan hubungan sebab akibat Menurut Benson dalam bukunya yang berjudul From business strategy to IT action (2004:36) bottom-line impact sangat dipengaruhi oleh tindakan yang diambil oleh management prusahaan untuk beberapa tahun kedepan (future management action). Dan future management action sangat dipengaruhi oleh strategic intention, strategic intention sendiri adalah keinginan management untuk meningkatkan efektifitas strategi atau kegiatan operasional perusahaan yang akan berdampak pada bottom-line. Sumber Benson, 2004:36 Gambar 2.15 Cause and Effect to the Bottom-Line Menurut Robert J. Benson, Thomas L. Bugnitz, dan William B. Walton (2004:37) ada 2 jenis strategic intention yang pertama efektifitas operasional dan efektifitas strategis, pengertian dari 34 efektifitas operasional sendiri adalah melakukan aktivitas/proses bisnis yang serupa dengan pesaing tetapi dilakukan dengan lebih baik. Sedangkan menurut Benson dalam bukunya yang berjudul From business strategy to IT action (2004:37) efektifitas strategis adalah melakukan aktivitas/proses bisnis yang berbeda dari pesaing. Dari kedua pernyataan diatas dapat kita lihat perbedaan dari efektifitas operasional dan efektifitas strategis, efektifitas operasional lebih bersifat umum karena biasanya proses yang termasuk dalam efektifitas operasional adalah aktivitas-aktivitas yang hampir semua perusahaan melakukannya seperti : proses penjualan, proses produksi, pendistribusian barang/jasa, dan lain-lain. Sedangkan efektifitas strategis lebih bersifat unik tidak semua perusahaan mempunyai aktivitas/proses bisnis tersebut, dan biasanya dijadikan perusahaan untuk meningkatkan nilai dari produk yang dihasilkan seperti : peningkatan kualitas barang/jasa, peningkatan kualitas customer service, menentukan segmen pasar, dan lain-lain. Sumber Benson, 2004:38 Gambar 2.16 contoh Strategic Intention (2004:38) 35 Menurut Robert J. Benson, Thomas L. Bugnitz, dan William B. Walton (2004:39) ada 3 prinsip dampak pada bottom-line (Principles of it’s bottom-line impact) yaitu : Bottom-line principles 1 : dampak IT pada bottom-line bergantung pada kontribusi langsung IT terhadap peningkatan keuntungan. Bottom-line principles 2 : Kontribusi IT secara langsung untuk meningkatkan keuntungan bergantung pada peran IT pada usaha peningkatan efektifitas operasional dan strategis perusahaan. Bottom-line principles 3 : IT dapat meningkatkan efektifitas operasional dan strategis perusahaan dengan cara menjalankan IT sesuai dengan management strategic intention. 2.2.7 Strategi dan kategori Investasi Menurut Benson dalam bukunya yang berjudul From business strategy to IT action (2004:139) ada 5 jenis kategori investasi IT dan strategi untuk mengatasinya yaitu : (skala 1-5) Tabel 2.3 Investment Category Investment Category Investment Strategy Abandon Application should be Alignment low Abandon Crisis Application are candidate for Alignment is high (4,5) New investment to improve Quality is low (1,2) Quality, especially with high Alignment (new project) Noncritical stabilize Alignment is moderate. spend as Alignment is moderate (3) Little as possible on maintenance And enhancement Improve only as needed Although alignment is high 36 Alignment is high (4,5) Quality is adequate. Spend Quality is moderate (3) Money only in emergency or As resource are left over Excellent monitor Monitor application for quality Alignment is high (4,5) Issues. Spend money to maintain Quality is high (4,5) Quality levels, but new investment Is likely not necessary. Sumber Benson, 2004:134 Penjelasan dari table diatas : 1. Abandon kondisi dimana IT sudah tidak sejalan dengan tujuan strategis perusahaan, sehingga disarankan untuk meninggalkan IT tersebut. 2. Crisis kondisi dimana IT sangat mendukung tujuan strategis perusahaan tetapi tidak ditunjang dengan kualitas yang baik, maka disarankan untuk mendanai IT tersebut guna memperbaiki kualitasnya. 3. Noncritical stabilize kondisi dimana IT yang ada cukup mendukung tujuan strategis perusahaan diikuti dengan kualitas yang memenuhi standard, jadi pada kondisi ini disarankan untuk mengeluarkan dana seminimal mungkin pada maintenance dan pengembangan IT. 4. Improve only as needed kondisi dimana IT sangat mendukung tujuan strategis perusahaan dan kualitasnya juga memenuhi standard, untuk kondisi ini disarankan untuk tidak banyak mengeluarkan dana untuk IT ini kecuali dalam keadaan darurat atau masih ada dana yang tersisa. 5. Excellent monitor kondisi dimana IT sangat mendukung tujuan strategis perusahaan dan ditunjang dengan kulitas IT yang tinggi, 37 pada kondisi ini disarankan untuk mengeluarkan dana hanya untuk keperluan monitoring dan menjaga kualitas, investasi pada IT baru tidak terlalu dibutuhkan. 2.2.8 Porter’s Five Competitive Forces Model Menurut Pearson (2009:53) Porter’s Five Competitive Forces Model adalah sebuah framework yang menyediakan pandangan klasik kepada manager terhadap kekuatan utama yang membentuk lingkungan yang kompetitif dari sebuah perusahaan. Kelima kekuatan kompetitif ini dapat diaplikasikan agar dapat mempengaruhi satu sama lainnya. Pandangan ini mengingatkan manager bahwa kekuatan kompetitif ini tidak hanya dihasilkan dari tindakan langsung kompetitor. Kekuatan-kekuatan kompetitif tersebut dibagi menjadi lima jenis, di antaranya adalah: 1. Potential Threat of New Entrants Melakukan bisnis di pasar yang dapat menghasilkan keuntungan besar seringkali dapat menjadi lahan bagi pesaing bisnis yang merupakan pendatang baru, oleh karena itu perusahaan saat ini banyak menciptakan penghalang-penghalang bagi pendatang baru tersebut, yaitu dengan membuat atau menawarkan barang maupun jasa yang sulit untuk digantikan oleh pelanggan. Barang atau jasa tersebut biasanya bersifat unik. 2. Bargaining Power of Buyers Pelanggan merupakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan oleh perusahaan, karena bila tidak ada pelanggan yang membeli barang atau jasa yang dijual oleh perusahaan maka tidak akan ada keuntungan yang didapat. Perusahaan diusahakan untuk mempunyai kemampuan dalam menjaga loyalitas pelanggan di antaranya dengan cara menjaga harga barang atau jasa agar sesuai dengan 38 pelanggan sehingga pelanggan dapat setia dengan perusahaan. 3. Bargaining Power of Suppliers Kekuatan yang dimiliki oleh pemasok terkadang dapat mempengaruhi keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan. Hal ini dapat terjadi apabila perusahaan hanya memiliki satu pemasok untuk barang yang diproduksi, bahan baku yang diberikan oleh pemasok tersebut mungkin saja kurang berkualitas sehingga dapat mempengaruhi kualitas produk yang akan dijual oleh perusahaan. Oleh karena itu, sangat baik apabila perusahaan memiliki lebih dari satu pemasok untuk dapat meningkatkan kualitas barang yang dihasilkan. 4. Threat of Substitute Products Potensi akan produk pengganti di dalam sebuah pasar tergantung oleh keinginan pelanggan untuk mengganti produk tersebut, harga dan performa produk pengganti tersebut, dan tingkatan perubahan biaya yang dihadapi oleh pelanggan. Gudang informasi dan kreativitas sangat dibutuhkan untuk mengurangi ancaman dari produk pengganti, karena perusahaan dapat memanfaatkan informasi tersebut untuk membuat produk yang unik sehingga pelanggan tidak merasa perlu untuk berpindah ke produk lain. 5. Industry Competitors Pesaing bisnis perusahaan merupakan ancaman serius bagi perusahaan, karena itu kekuatan suatu perusahaan dapat diukur dari daya saing perusahaan itu sendiri terhadap kompetitor 39 2.2.10 Analisa SWOT Menurut kurtz (2008:45), SWOT analisis adalah suatu alat perencanaan strategik yang penting untuk membantu perencanaan untuk membandingkan kekuatan dan kelemahan internal organisasi dengan kesempatan dan ancaman dari eksternal. Step-step yang dilakukan untuk menyusun analisa SWOT menurut Menurut kurtz (2008, p46) Sumber Kurtz(2008:46) Gambar 2.18 Langkah-langkah SWOT Menurut Bernard (2005, p118) SWOT adalah aktivitas dasar yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam mengembangkan strategic plan, SWOT terdiri dari : 1. Strength Kekuatan yang dimiliki oleh perusahaan itu sendiri, biasanya strength berasal dari internal perusahaan itu sendiri 2. Weakness Kelemahan yang dimiliki perusahaan biasanya terjadi akibat kurangnya inovasi yang dilakukan perusahaan, dan kelemahan berasal dari internal perusahaan itu sendiri 3. Opportunity Peluang datang dari luar perusahaan, maka dari itu peluang bersifat external 4. Threat 40 Ancaman bersal dari luar perusahaan seperti ancaman competitor, produk pengganti, dan lain-lain, maka dari itu threat bersifat external Sumber Bernard (2005:118) Gambar 2.19 SWOT 2.2.11 Analisa PEST Menurut Peppard (2002,:70) PEST adalah analisa yang dilakukan pada lingkungan external makro yang dapat mempengaruhi perusahaan. PEST sangat penting bagi perusahaan sebagai bahan pertimbangan dalam melakukan proses marketing terhadap suatu lingkungan. Analisa PEST terdiri dari Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi komponen tersebut berfungsi untuk menggambarkan lingkungan kerja dari faktor lingkungan makro dalam proses pengamatan lingkungan. 41 Sumber http://pestleanalysis.com/what-is-pest-analysis/ Gambar 2.20 PEST 1. Politik Berkaitan dengan ketetapan dan kebijakan pemerintah serta legal issue yang dimiliki perusahaan 2. Ekonomi Berkaitan dengan pertumbuhan ekonomi internal dan external perusahaan. 3. Sosial Berkaitan dengan lingkungan sosial, komunitas sosial, kesejahteraan pekerja, kesehatan pekerja, dan lain-lain. 4. Teknologi Berkaitan dengan perkembangan teknologi didalam perusahaan. 42 2.2.12 Matrix EFAS Menurut Rangkuti (2006:22), sebelum membuat matrik EFAS (External Factors Analysis Summary), kita perlu mengetahui terlebih dahulu faktor strategi eksternal. Berikut ini adalah cara-cara penentuan faktor strategi eksternal (EFAS) Tabel 2.4 Matrik EFAS (External Strategy Factor Analysis Summary) FAKTOR STRATEGI BOBOT RATING EKSTERNAL BABOT*RATIN G CATATA N Peluang Total Peluang Ancaman Total Ancaman Total EFAS Penjelasan : 1. Menginput nilai peluang dan ancaman dalam kolom 1. 2. Memberikan nilai bobot dalam kolom 2, mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Jumlah semua bobot tidak boleh lebih dari 1,00. 3. Menentukan rating dalam kolom 3, yang mempunyai skala mulai dari 4 (outstanding) sampai 1 (poor) berdasarkan kondisi dari perusahaan. Pemberian nilai rating untuk peluang 1 berarti sdikit peluang dan 4 berarti banyak peluang, sedangkan untuk ancaman 1 berarti banyak ancaman dan 4 berarti sedikit ancaman. 4. Mengalikan bobot kolom 2 dengan rating di kolom 3, kemudian hasil pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya mulai dari 4,0 sampai 1,0 pada kolom 4. 5. Pada kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktor-faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotannya dihitung. 43 Menjumlahkan skor pembobotan (kolom 4), untuk memperoleh total nilai bagi perusahaan yang menunjukan bagaimana perusahaan bereaksi terhadap faktor-faktor strategi eksternalnya dan juga dapat digunakan untuk perbandingan dengan perusahaan pesaing. 2.2.13 IFAS Menurut Rangkuti (2006:24), faktor-faktor strategis internal suatu perusahaan sangat dibuthukan, untuk menyusun matrix IFAS (Interval Strategic Factors Analysis Summary) untuk merumuskan faktor-faktor strategis internal tersebut dalam kerangka kekuatan (Strength) dan kelemahan (Weakness) perusahaan. Table 2.5 MATRIKS IFAS (Interval Strategic Factors Analysis Summary) FAKTOR STRATEGI BOBOT RATING BABOT*RATING CATATAN INTERNAL Kekuatan Total Peluang Kelemahan Total Kelemahan Total IFAS Penjelasan : 1. Menginput nilai kekuatan dan kelemahan dalam kolom 1. 2. Memberikan nilai bobot dalam kolom 2, mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Jumlah semua bobot tersebut tidak boleh lebih dari 1,00. 3. memberikan rating dalam kolom 3, yang mempunyai skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan kondisi perusahaan tersebut. Pemberian nilai rating untuk kekuatan 1 berarti kekuatan kecil dan 4 berarti kekuatan besar, sedangkan untuk ancaman 1 berarti kelemahan besar dan 4 berarti kelemahan kecil. 44 4. Mengalikan bobot kolom 2 dengan rating di kolom 3, kemudian hasilnya pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya mulai dari 4,0 sampai 1,0 pada kolom 4. 5. Pada kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktor-faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotannya dihitung. 6. Menjumlahkan skor pembobotan (kolom 4), untuk memperoleh total nilai bagi perusahaan yang menunjukan bagaimana perusahaan bereaksi terhadap faktor-faktor strategi internalnya dan juga dapat digunakan untuk perbandingan dengan perusahaan pesaing.