analisis kualitas pelayanan

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
REKAYASA PERANGKAT LUNAK SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
UNTUK MONITORING KINERJA INVESTASI
Sriyanto
Program Studi Teknik Industri UNDIP
E-mail : [email protected]
ABSTRAK
Ketersediaan informasi yang tepat merupakan kunci utama untuk mendukung
proses pengambilan keputusan. Terlebih lagi jika keputusan yang diambil melibatkan
variabel-variabel yang sering berubah menjadikan proses pengambilan keputusan
khususnya bagi pihak manajemen menjadi bertambah kompleks. Semakin tinggi tingkat
manajemen, ruang lingkup masalah yang dihadapi semakin luas, maka makin banyak
informasi yang harus dipertimbangkan, baik dari sumber internal maupun eksternal
perusahaan, kuantitatif maupun kualitatif. Di lain pihak, sistem dan teknologi informasi
sudah jauh berkembang dengan pesat, demikian pula penggunaannya oleh manajer atau
eksekutif. Bukan hanya sekedar menyediakan informasi saja tetapi dapat memberikan
fasilitas berupa dukungan untuk mempermudah dalam pengambilan keputusan seperti
halnya Sistem Informasi Eksekutif (SIE). SIE memungkinkan penyajian informasiinformasi penting yang telah tersaring dan benar-benar dibutuhkan pihak eksekutif, dari
sistem informasi perusahaan.
Dalam penelitian ini pengkajian difokuskan pada rekayasa perangkat lunak SIE
yaitu EyeVent System dengan fungsi utama monitoring kinerja investasi pada suatu
perusahaan modal ventura. Monitoring secara secara ketat dan berkala merupakan bentuk
antisipasi terhadap resiko tinggi dengan masuknya modal ke perusahaan-perusahaan
penerima modal. Rekayasa perangkat lunak SIE dilakukan dengan metoda Structured
Rapid Prototyping dengan melibatkan sejumlah model keputusan yang sesuai. Sistem ini
dapat membantu eksekutif dalam pengambilan keputusan secara efektif dan efisien, baik
dalam perumusan kebijaksanaan pendanaan, penetapan besarnya nilai pencadangan
maupun pengambilan tindakan yang tepat.
Kata kunci: Sistem Informasi Eksekutif, Monitoring, Structured Rapid Prototyping
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Dalam dunia usaha, banyak perkembangan yang dapat dicapai dengan ketersediaan
informasi. Informasi merupakan sumber daya utama perusahaan sebagai pendukung
proses pengambilan keputusan. Terlebih jika keputusan tersebut melibatkan variabelvariabel yang sering berubah, menjadikan proses pengambilan keputusan khususnya bagi
pihak manajemen menjadi bertambah kompleks. Semakin tinggi tingkat manajemen,
ruang lingkup masalah yang dihadapi semakin luas, maka makin banyak informasi yang
harus dipertimbangkan, baik dari sumber internal maupun eksternal perusahaan,
kuantitatif maupun kualitatif. Jelas, di sini dituntut adanya suatu pendekatan yang
sistematis dalam merumuskan suatu prosedur pengambilan keputusan yang dapat berlaku
bagi penyelesaian masalah-masalah yang bersifat temporer dan kurang terstruktur. Dan
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
dengan perkembangan sistem komputer saat ini, memungkinkan sistem komputer
memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan, seperti halnya Sistem Informasi
Eksekutif (Executive Information System, EIS ) [1].
Karakteristik yang dimiliki SIE diantaranya yaitu memungkinkan pihak eksekutif
untuk meninjau, menelusuri dan mengendalikan (tracking and control) informasi saat ini
maupun historis. SIE juga bersifat interaktif dan ini dimaksudkan untuk memudahkan
integrasi antar komponen dalam proses pengambilan keputusan, seperti prosedur,
kebijaksanaan, teknik analitis, pengalaman dan wawasan manajerial yang membentuk
suatu kerangka keputusan yang bersifat fleksibel.
Sehubungan dengan itu, PT Sarana Jabar Ventura (SJV) sebagai suatu perusahaan
modal ventura yaitu suatu bentuk pembiayaan equity yang bersifat sementara (3-5 tahun)
memerlukan suatu bentuk sistem informasi yang tepat bagi pihak eksekutifnya,
khususnya dalam memantau kinerja investasinya[2]. Salah satu tugas SJV ialah
menangani pembiayaan perusahaan-perusahaan penerima modal, dan mengingat sifat
dari penyertaan modal ventura yang beresiko tinggi, maka secara periodik SJV
melakukan penilaian laporan keuangan penerima modal dari berbagai aspek. Tujuannya
selain sebagai sinyal bagi SJV untuk mengambil suatu tindakan (seperti pembinaan
manajemen, pemberian pelatihan atau penanganan khusus) juga untuk mengevaluasi
posisi keuangan terhadap modal yang disertakan.
Dengan beragamnya bidang usaha dan makin banyaknya jumlah penerima modal,
maka diperlukan pendekatan yang sistematis. Pihak eksekutif memerlukan informasi
yang ringkas dan lengkap sehubungan dengan pengambilan keputusan dalam rencanarencana strategis maupun manajerial, seperti peningkatan efektivitas alokasi dana pada
bidang usaha dengan profit margin tinggi. Untuk itu diperlukan suatu alat bantu untuk
menyediakan informasi yang telah tersaring sebagai pendukung proses keputusan
manajemen.
Rumusan Masalah
Dari uraian di atas, yang menjadi pokok permasalahan dalam penelitian ini adalah
bagaimana merekayasa suatu sistem informasi yang efektif bagi pihak eksekutif untuk
mendukung proses keputusan dalam monitoring kinerja investasi sebagai antisipasi
resiko tinggi dengan masuknya modal ke perusahaan penerima modal.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian yang dilakukan adalah:
1. Merancang suatu Sistem Informasi Eksekutif yang mampu menyajikan informasi
secara efektif sebagai pendukung pengambilan keputusan dalam memperbaiki kinerja
investasi.
2. Membangun perangkat lunak SIE dengan model-model keputusan yang sesuai.
Pembatasan Masalah
Batasan masalah dalam penelitian ini adalah:
1. Monitoring hanya dilakukan pada investasi yang sudah berjalan.
2. Rancangan SIE ditujukan untuk bagian Komite Investasi/Direksi.
ISBN : 979-99735-1-1
C-2-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
METODA PENELITIAN
Critical Success Factors
Critical Success Factors (CSF) adalah faktor-faktor kritis yang dipertimbangkan
dalam pencapaian tujuan perusahaan. Sistem informasi eksekutif memungkinkan pihak
eksekutif mengikuti CSF dengan melaporkan informasi tentang CSF. Metoda CSF sesuai
digunakan digunakan untuk menentukan kebutuhan tingkat strategis. Prinsip dari metoda
ini ialah bahwa informasi yang dibutuhkan organisasi ditentukan oleh beberapa faktor
strategis kritis yang diketahui oleh manajemen puncak. Wawancara hanya terpusat pada
identifikasi tujuan dan faktor-faktor keberhasilan yang bersifat kritis saja.
Senn mengklasifikasikan CSFs dalam dua klasifikasi besar yaitu [2]:
1. Faktor pemantauan (Monitoring factors), yang merupakan faktor penentu dalam
perencanaan jangka pendek, dan
2. Faktor pembangun (Building factors), yang merupakan faktor penting dan
berarti jika perencanaan dilakukan untuk jangka panjang.
Stuctured Rapid Prototyping
Stuctured Rapid Prototyping (SRP) adalah suatu metoda pembangunan aplikasi
yang lebih berorientasi pada prinsip-prinsip prototyping dalam menggali informasi yang
dibutuhkan oleh pemakai. Dengan SRP, maka prototipe sistem dapat dibangun melalui
tahapan-tahapan terstruktur secara cepat dan efektif. Dengan pelibatan pemakai dalam
proses ini, maka salah satu tahap kritis prototyping yaitu analisis kebutuhan informasi
pemakai dapat diterjemahkan dengan baik ke dalam aplikasi sesuai kebutuhan [3].
Tahapan SRP dalam pembangunan sistem adalah sebagai berikut :
1. Perencanaan
Perencanaan di sini meliputi penentuan kebutuhan informasi pemakai.
2. Prototyping
Pada tahap ini dilakukan :
 Analisis awal (rapid analysis), dimana dihasilkan spesifikasi model proses
dan model data serta struktur kontrol dan penyajian aplikasi.
 Identifikasi model-model keputusan (decision rules) yang digunakan.
 Pengembangan prototipe, berupa fungsi dasar aplikasi.
 Penentuan penerimaan prototipe oleh pemakai. Selama prototipe belum
disetujui, dilakukan perbaikan terus-menerus berdasar umpan balik pemakai.
3. Penurunan disain (Design derivation)
Tahap ini merupakan tahap penyusunan dan penyempurnaan spesifikasi sistem
berdasar model prototipe sistem yang telah disetujui pemakai. Dari disain
arsitektur sistem dilakukan disain rinci perangkat lunak dari prototipe yang ada.
4. Penyesuaian performansi (Performance Tuning)
Setelah prototipe dibangun pada sistem target, dilakukan penyesuaian meliputi
penyempurnaan program, optimasi basis data dan pengujian sistem.
5. Implementasi
Pada tahap ini dilakukan instalasi sistem, selanjutnya dilakukan verifikasi akhir.
ISBN : 979-99735-1-1
C-2-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
Rekayasa Perangkat Lunak
Disain Sistem Informasi Eksekutif dikembangkan dengan prototyping, dimana
dengan metoda ini dibuat suatu sistem eksperimen (prototipe) secara cepat untuk
diperlihatkan kepada pemakai sehingga dapat dievaluasi dan ditentukan kebutuhan
informasi lainnya. Prototipe merupakan disain sistem awal namun sudah mampu
menggambarkan bentuk dan kerja sistem. Pengembangan perangkat lunak menggunakan
Rapid Application Development tools. Adapun sebagai sistem manajemen basis datanya
dipilih DBMS open source yaitu MySQL.
HASIL DAN DISKUSI
Identifikasi Kebutuhan Informasi
Identifikasi kebutuhan informasi pemakai sistem merupakan acuan dalam
pengembangan model sistem yang akan dibangun. Identifikasi dilakukan dengan
menggunakan Critical Success Factors (CSF). Dalam kegiatan monitoring ini,
penggunaan metoda ini akan membantu mengidentifikasi faktor-faktor kritis penentu
keberhasilan investasi untuk digunakan dalam perencanaan dan penentuan fokus
penyusunan sistem informasi eksekutif.
Subject
Process : Determine Key Factors
Perusahaan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Peningkatan pendapatan perusahaan penerima modal
Peningkatan efisiensi
Penyelamatan investasi
Pertambahan asset
Peningkatan kemampuan usaha
Perbaikan kondisi manajemen
Kredibilitas manajemen
Subject
Process : Translate Key Factors into Measurable CSFs
Tim
Monitoring
Key Factors :
1. Peningkatan pendapatan
2. Peningkatan efisiensi
3. Penyelamatan investasi
4. Pertambahan asset
5. Peningkatan kemampuan usaha
6. Perbaikan kondisi manajemen
7. Kredibilitas manajemen
ISBN : 979-99735-1-1
C-2-4
Critical Success Factors :
1. Peningkatan profit margin
2. Return On Equity (ROE)
3. Net profit margin
4. Leverage finansial
5. Likuiditas keuangan
6. Rasio Net Asset dan Investasi
7. Return On Asset (ROA)
8. Peningkatan produktivitas
9. Peningkatan jenis/tipe produksi
10. Peningkatan jumlah tenaga kerja
11. Peningkatan alat-alat produksi
12. Kerjasama/kepaduan organisasi
13. Perbaikan administrasi keuangan
14. Perbaikan kualitas hubungan perusahaan penerima dan pemberi modal
15. Ketepatan pembayaran kewajiban
16. Penilaian Reputasi Pengurus
17. Pemenuhan perjanjian
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
CSFs

Profit margin

Return On Equity (ROE)

Net profit margin

Leverage finansial


Likuiditas keuangan
Rasio Net Asset dan Investasi

Return On Asset (ROA)

Peningkatan produktivitas









Peningkatan jenis/tipe prroduksi
Peningkatan jumlah tenaga kerja
Peningkatan alat-alat produksi
Kerjasama /kepaduan organisasi
Perbaikan administrasi keuangan
Perbaikan kualitas hubungan perusahaan
Ketepatan pembayaran kewajiban
Reputasi pengurus
Pemenuhan perjanjian
Information Systems Needs
Monitoring Gross profit
Monitoring Net profit
Monitoring penjualan
Monitoring ROE
Monitoring ROA
Monitoring Leverage
Monitoring Net profit
Monitoring penjualan
Monitoring Debt
Monitoring Equity
Monitoring Current Ratio
Monitoring Net Asset
Monitoring Investasi
Monitoring Net profit
Monitoring Total Assets
Monitoring omzet
Monitoring volume produksi
Monitoring tipe produksi
Monitoring jumlah tenaga kerja
Monitoring jumlah alat-alat produksi
Monitoring organisasi perusahaan
Monitoring administrasi keuangan
Monitoring komunikasi
Monitoring ketepatan pembayaran kewajiban
Monitoring reputasi pengurus
Monitoring pemenuhan perjanjian
Gambar 1. Proses Identifikasi CSF dan Penentuan Kebutuhan Sistem Informasi.
Spesifikasi Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang dibangun diberi nama EyeVent System dimana arsitektur
sistem dapat digambarkan dalam diagram berikut ini [3] :
Penilaian subjektif
Informasi
mengenai
perusahaan
EV KREDIT
Pengetahuan
mengenai kondisi
kesehatan perusahaan
Informasi
mengenai
perusahaan
Kendali dan
penilaian
subjektif
EV RULES
EV USER
USER
Basis Data
Perusahaan
Data
Keuangan
User Interface
Control
If-Then rules
untuk analisis
perusahaan
Analisis
Laporan
EV DATA
Informasi
keuangan
Pengetahuan
mengenai hubungan
dan rasio keuangan
Informasi
keuangan
Hasil Analisis
Gambar 2. Diagram Arsitektur EyeVent System
ISBN : 979-99735-1-1
C-2-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
Dari basis data perusahaan dapat diketahui informasi kondisi perusahaan penerima
modal. Komponen EV KREDIT memberikan data penerima modal yang mungkin
dianalisa, dengan berbagai kondisi (macet, sakit, kurang sehat, sehat). Kondisi ini
meliputi atribut finansial dan subjektif. Atribut finansial berasal dari basis data finansial
penerima modal. Atribut subjektif dimasukkan oleh Venture Capital Officer berdasar
pengetahuan perorangan maupun Tim Monitoring. Selanjutnya data keuangan yang ada
dianalisis menurut rasio keuangan dalam EV DATA. EV DATA dapat menggambarkan
posisi finansial dari perusahaan yang diamati. EV RULES berisikan kumpulan IFTHEN rules yang digunakan untuk menganalisis kinerja finansial perusahaan pada
suatu periode tertentu. Rules atau aturan-aturan ini didasarkan pada model penilaian PT
Bahana Artha Ventura. Hasil analisis akan disajikan kepada user, yaitu pihak eksekutif
melalui EV USER, yang merupakan kendali antarmuka pemakai yang interaktif dan
user friendly. Pihak eksekutif selanjutnya akan mengolah lebih lanjut informasi tersebut
dan memberikan penilaian atau keputusan subjektif terhadap perusahaan yang diamati.
Fitur Eyevent System
EyeVent System (EVS) sebagai suatu sistem informasi eksekutif memiliki
beberapa kemampuan atau fitur dasar berikut:
 Browse capability, kemampuan ini maksudnya EVS menyediakan suatu cara untuk
mereview suatu file informasi spesifik tunggal tanpa memerlukan penyiapan laporan
formal. Merupakan suatu fasilitas scanning melalui record-record transaksi.
 Format presentasi yang beragam. Berupa kemampuan untuk menyajikan data dalam
bentuk tabel, grafik ataupun teks sehingga tidak hanya memenuhi tampilan yang
disukai pemakai namun juga meningkatkan nilai informasi.
 Kemampuan pemodelan.
Kemampuan pemodelan yang dimiliki sistem informasi eksekutif tidaklah begitu
besar, SIE hanya menampilkan informasi agregat yang telah disaring. Adapun EVS
melibatkan penggunaan model penilaian dari PT Bahana Artha Ventura, dan analisis
keuangan dengan analisis Dupont.
 Fleksibilitas dan kustomisasi, yang dimaksud di sini adalah kemampuan merubah/
mengatur tipe informasi ataupun area bisnis yang ingin dimonitor dengan leluasa.
Selain dengan berbagai format presentasi yang beragam, juga terdapat tool SQL
Command yang dapat digunakan untuk mendapatkan informasi spesifik. EVS juga
fleksibel yaitu dengan dimungkinkannya pengubahan pada aturan penilaian melalui
file-file basis data Aturan Nilai, Skor, BobotNilai, dan Kategori Kesehatan.
 Pengaksesan data dari sumber yang beragam. EVS dalam hal ini mampu mengakses
data (drilling down) dari berbagai bagian seperti data administrasi berupa data
umum/profil, data transaksi, akta transfer maupun laporan kewajiban, ataupun dari
basis data VCO mengenai data budget, status report maupun data proyeksi.
Pengembangan Dialog (User Interface)
Program Sistem Informasi Eksekutif ini mempunyai dua jenis kontrol program
yaitu pull down menu dan push/speed button yang terdiri dari tombol kendali program,
kendali basis data dan kendali keluaran.
ISBN : 979-99735-1-1
C-2-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
Berikut ini tampilan dari program :
Gambar 3. Tampilan Form Utama
Dari Gambar 3, tampak speed button untuk mempermudah penggunaan perintahperintah yang sering digunakan, yaitu (dari kiri ke kanan) :
 Peta PPU, digunakan untuk melihat informasi jumlah penerima modal maupun dana
yang dialokasikan tiap kota atau daerah.
 Peta Investasi, digunakan untuk melihat peta investasi berdasarkan kondisi
kesehatan, bidang usaha dan lokasi.
 Evaluasi Investasi, digunakan untuk melihat kinerja investasi, yang ditunjukkan oleh
Return on Equity, Return on Total Assets atau Return on Net Assets [4]. Di sini
juga dapat dilihat kinerja investasi tiap kota dan tiap bidang usaha.
 Performansi Perusahaan, digunakan untuk mengevaluasi kinerja perusahaan penerima modal berdasar pencapaian target anggaran. Dengan evaluasi ini dapat diambil
keputusan mengenai penjadwalan ulang atau divestasi.
 SQL Command, digunakan untuk mendapatkan informasi secara leluasa sesuai yang
diinginkan dengan memberikan perintah SQL (Structured Query Language).
 Proyeksi Keuangan, digunakan untuk melihat data proyeksi cash flow.
 Laporan, yaitu untuk menghasilkan laporan-laporan dengan cepat seperti laporan
kondisi investasi, laporan keuangan, laporan kunjungan, dan laporan kinerja.
ISBN : 979-99735-1-1
C-2-7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
Gambar 4. Peta PPU
Gambar 5. Peta Investasi per Lokasi dan Bidang Usaha berdasar Jumlah Investasi
ISBN : 979-99735-1-1
C-2-8
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
Gambar 6. Evaluasi Investasi Modal SJV
Gambar 7. Form Analisis Kondisi PPU
Gambar 8. Performansi Perusahaan Berdasar
Realisasi Anggaran
ISBN : 979-99735-1-1
C-2-9
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
KESIMPULAN
Dari pembahasan yang telah diuraikan di bab-bab sebelumnya, dapat diambil
beberapa kesimpulan sebagai berikut, yaitu :
1. Dengan adanya sistem monitoring ini maka gejala penyimpangan akan lebih mudah
diketahui dan dapat diantisipasi sedini mungkin.
2. Perangkat lunak yang dirancang mampu memanfaatkan model-model keputusan
yang sesuai, sehingga pihak eksekutif dapat melakukan analisa dan menilai kinerja
investasi secara lebih efisien dan efektif
3. Sistem yang dirancang memberikan dukungan informasi dalam pengambilan
keputusan eksekutif khususnya untuk memperbaiki kinerja investasi dan
meningkatkan efektivitas penyertaan modal pada bidang-bidang usaha dengan
margin yang tinggi.
DAFTAR PUSTAKA
Mallach, G. Efrem, Understanding Decision Support Systems and Expert Systems,
Richard D. Irwin Inc. : 1994.
Sriyanto, Perancangan Prototipe Sistem Informasi Eksekutif untuk Monitoring
Kesehatan Perusahaan Pasangan Usaha PT Sarana Jabar Ventura, Teknik
Industri ITB, Bandung : 1998.
Robert R. Trippi; Turban, Efraim, Investment Management : Decision Support and
Expert System, Boyd & Fraser Publishing Company, Boston : 1990.
Robert C. Higgins, Analysis for Financial Management, Second Edition, Richard D.
Irwin Inc. : 1989.
Terry S. Maness; James W. Henderson, Financial Analysis & Forecasting : A
Software System, Prentice-Hall Inc., New Jersey : 1991.
Turban, Efraim, Decision Support Systems and Expert Systems : Management
Support Systems, Fourth Edition, Prentice-Hall International, Inc., New Jersey :
1995.
Erich A. Helfert, Techniques of Financial Analysis : A Practical Guide to Managing
and Measuring Business Performance, Eigth Edition, Richard D. Irwin, Inc. :
1994.
Woelfel, Charles J. (Alih bahasa : Susanto Limin), Memantau Kesehatan Perusahaan
Melalui Laporan Keuangan, Abdi Tandur, Jakarta : 1995.
ISBN : 979-99735-1-1
C-2-10
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
ISBN : 979-99735-1-1
C-2-11
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006
ISBN : 979-99735-1-1
C-2-12