pertemuan 13 siklus transaksi bisnis : siklus produksi

Modul Sistem Informasi Akuntansi
PERTEMUAN 13 SIKLUS TRANSAKSI BISNIS : SIKLUS PRODUKSI
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Pada pertemuan ini akan dijelaskan mengenai Pengembangan sistem
informasi akuntansi. Anda harus mampu:
1. Memahami ruang lingkup siklus produksi
B. URAIAN MATERI
1. SIKLUS PRODUKSI
Siklus produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi
pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan
pembuatan produk. Tujuan dari siklus produksi adalah mengotorisasi semua
produksi dan perolehan aktiva tetap dengan baik, menjaga persediaan
barang dalam proses dan aktiva tetap, mencatat siklus produksi yang valid
dan sah, mencatat siklus produksi secara akurat dan melakukan setiap
aktivitas siklus produksi secara efisien dan efektif. (Romney dan Steinbart,
2012).Keberadaan sistem informasi akuntansi sangat penting dalam siklus
produksi.Dengan sistem informasi akuntansi membantu menghasilkan
informasi biaya yang tepat dan waktu kerja yang jelas untuk dijadikan
masukan bagi pembuat keputusan dalam perencanaan produk atau jasa yang
dihasilkan. Informasi tersebut baisanya akan menjelaskan tentang barang
yang akan dihasilkan, berapa harga pokok produk tersebut, dan bagaimana
perencanaan penyerapan dan alokasi sumber daya yang diperlukan, dan yang
sangat penting adalah bagaimana merencanakan dan mengendalikan biaya
produksi serta evaluasi kinerja terhadap produktivitas yang dihasilkan.
Pada saat pengambilan keputusan, biasanya dibutuhkan banyak bahan
informasi secara lebih rinci tentang biaya dibandingkan data yang dibutuhkan
untuk membuat laporan keuangan sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi
yang diterima umum.Jadi, dalam membuat perencanaan desain siklus
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Akuntansi
produksi yang mencakup data tentang biaya dan sumber daya yang tersedia
untuk dijadikan bahan pengambilan keputusan.
Siklus produksi bertujuan agar semua produksi dan perolehan aktiva
tetap diotorisasi dengan baik, persediaan barang dalam proses dan aktiva
tetap dijaga keamannya, semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah
akan dicatat, semua transaksi siklus produksi dicatat dengan akurat, catatan
yang akurat dipelihara dan dilindungi dari kehilanagan, serta aktivitas siklus
produksi dilakukan secara efisien dan efektif.
2. Aktivitas – Aktivitas Siklus Produksi
Peranan akuntan perusahaan dalam kegiatan siklus produksi
umumnya berada pada siklus akuntansi biaya, namun peranan lain tetap
dituntut kepada mereka untuk saling terkoordinasi dengan siklus lain,
terutama dalam memahami proses informasi pada siklus lain, seperti pada
siklus desain produk, siklus perencanaan, serta siklus operasi produksi.
Kegiatan ini dibutuhkan agar sistem informasi akuntansi dapat menghasilkan
informasi penting dan bernilai bagi perusahaan.
Terdapat empat aktivitas dasar dalam siklus produksi, yaitu:
1) Desain Produk
Desain
produk
merupakan
langkah
pertama
dalam
siklus
produksi.Aktivitas ini bertujuan membentuk atau merancang sebuah
produk sesuai dengan pesanan dan memenuhi permintaan dalam hal
kualitas,
ketahanan
fungsi
produk,
dapat
meminimalkan
biaya
produksi.Aktivititas ini menciptakan dua dokumen utama, yaitu daftar
bahan baku yang menyebutkan nomor bahan baku, deskripsi, serta
jumlah masing-masing komponen bahan baku yang digunakan dalam satu
unit produk jadi dan daftar operasi yang menyebutkan kebutuhan tenaga
kerja serta mesin yang diperlukan untuk memproduksi produk tersebut.
Peran akuntan sangat penting dalam aktivitas ini karena 65 hingga
80 persen biaya produk ditentukan pada tahap proses produksi ini. Para
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Akuntansi
akuntan dapat memberikan informasi yang menunjukkan bagaimana
berbagai desain dapat mempengaruhi biaya produksi suatu lini produkproduk yang berkaitan dengan meningkatkan jumlah komponen bersama
yang digunakan dalam masing-masing produk. Dengan memberikan data
mengenai biaya perbaikan dan jaminan yang terkait dengan produk yang
ada, dapat berguna untuk mendesain produk yang lebih baik.
2) Perencanaan dan Penjadwalan
Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan
penjadwalan.Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana
produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan
mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan
persediaan barang jadi.
Terdapat dua metode perencanaan produksi yang umum
digunakan, yaitu Perencanaan Sumber Daya Produksi (Manufacturing
Resource Planning (MRP)) dan Sistem Produksi Just-In-Time (JIT). MRP
adalah kelanjutan dari perencanaan sumber daya bahan baku yang
mencari keseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan
kebutuhan bahan baku untuk memnuhi perkiraan permintaan penjualan.
Sistem MRP sering disebut sebagai Push Manufacturing, karena
barang diproduksi sebagai ekspektasi atas permintaan pelanggan,
sedangkan Just-In-Time (JIT) adalah meminimalkan atau menekan
persediaan bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi. JIT sering
kali disebut sebagai Pull Manufacturing, karena barang diproduksi sebagai
tanggapan atas permintaan pelanggan. Jadi metode ini hanya berproduksi
apabila ada pesanan dari pelanggan (pesanan jangka pendek)
Jadwal Induk Produksi (Master Production Schedule – MPS)
menspesifikasikan beberapa banyak produk akan diproduksi selama
periode perencanaan dan kapan produksi tersebut harus dilakukan.
Permintaan bahan baku memindahkan pengeluaran jumlah bahan baku
yang dibutuhkan dari gudang ke lokasi pabrik, tempat bahan tersebut
dibutuhkan. Dokumen ini berisi nomor perintah produksi, tanggal
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Akuntansi
pembuatan, dan berdasarkan pada daftar bahan baku, nomor barang
serta jumlah semua bahan baku yang dibutuhkan. Perpindahan
selanjutnya dari bahan baku di sepanjang pabrik akan didokumentasikan
dalam bentuk kartu perpindahan, yang mengidentifikasikan bagianbagian
yang
dipindahkan,
lokasi
perpindahannya
serta
waktu
perpindahan.
Peran akuntan dalam aktivitas ini yaitu memastikan bahwa SIA
mengumpulkan dan melaporkan biaya secara konsisten dengan teknik
perencanaan produksi perusahaan.Para akuntan juga membantu
perusahaan memilih antara MRP atau JIT, untuk melihat manakah yang
lebih tepat untuk perencanaan dan penjadwalan produksi perusahaan.
3) Operasi Produksi
Langkah ketiga dalam siklus produksi adalah produksi actual
produk.Cara aktivitas ini dicapai sangat berbeda diberbagai perusahaan.
Perbedaan tersebut berdasarkan jenis produk yang diproduksi dan tingkat
otomatisasi yang digunakan dalam proses produksi. Penggunaan berbagai
teknologi informasi dalam proses produksi, seperti mesin yang
dikendalikan oleh computer, disebut sebagai Computer Intergrated
Manufacturing (CIM). Metode ini digunakan untuk mengurangi biaya
produksi.Para akuntan tidak diminta untuk menjadi ahli dalam setiap segi
CIM, tetapi mereka harus memahami bagaimana hal tersebut
mempengaruhi SIA.Salah satu pengaruh CIM adalah pergeseran dari
produksi missal ke produksi sesuai pesanan.
Walau sifat proses produksi dan keluasan CIM dapat berbeda
diberbagai perusahaan, namun setiap perusahaan membutuhkan data
mengenai empat segi berikut, yaitu bahan baku yang digunakan, jam
tenaga kerja yang digunakan, operasi mesin yang dilakukan, serta biaya
overhead produksi lainnya yang terjadi selama proses produksi
berlangsung.
4) Akuntansi Biaya
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Akuntansi
Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi
biaya.Sistem informasi akuntansi biaya berfungsi mengumpulkan biaya
berdasarkan klasifikasi, kemudian membebankan biaya tersebut ke
produk tertentu dari unit departemen terkait. Pada tahap ini, dibutuhkan
keseriusan dalam pemberian nomor pada data biaya selama proses
pendataan, sebab sering terjadi kesalahan pengalokasian biaya yang sama
pada produk yang berbeda.
Sebagian besar perusahaan menggunakan perhitungan biaya
pesanan dan proses untuk membebankan biaya produksi. Perhitungan
biaya pesanan membebankan biaya ke bagian produksi tertentu, atau
pekerjaan tertentu dan digunakan ketika produk atau jasa yang dijual
terdiri dari bagian-bagian yang dapat diidentifikasikan secara terpisah.
Sebaliknya, perhitungan biaya proses membebankan biaya ke setiap
proses, dan kemudian menghitung biaya rata-rata untuk semua unit yang
diproduksi. Perhitungan ini digunakan ketika produk atau jasa yang
hampir sama diproduksi dalam jumlah masal dan unit terpisah tidak
dapat dengan mudah diidentifikasi.
Pilihan perhitungan berdasarkan pesanan atau proses hanya
mempengaruhi metode yang digunakan untuk membebankanm biayabiaya tersebut ke produk, bukan pada metode pengumpulan data. Kedua
sistem tersebut membutuhkan akumulasi dan mengenai empat jenis
biaya, yaitu:
Bahan Baku
Ketika produksi dimulai, pengeluaran permintaan bahan baku
memicu debit barang dalam proses untuk bahan baku yang dikirim
ke bagian produksi.
Tenaga Kerja Langsung (Direct Labor)
Kartu kerja adalah sebuah dokumen kertas yang digunakan
untuk mengumpulkan data mengenai aktivitas pekerja. Dokumen
ini mencatat jumlah waktu yang digunakan seorang pekerja untuk
setiap tugas pekerjaan tertentu. Para pekerja memasukkan data
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Akuntansi
ini dengan menggunakan terminal online di setiap bengkel kerja
pabrik.
Mesin dan Peralatan
Ketika
perusahaan
mengimplementasikan
CIM
untuk
mengotomatisasi proses produksi, proporsi yang lebih besar dari
biaya produksi berhubungan dengan mesin dan peralatan yang
digunakan untuk membuat produk tersebut.
Overhead Pabrik
Semua biaya produksi yang tidak secara ekonomis layak
untuk ditelusuri secara langsung ke pekerjaan atau proses
tertentu.
Untuk Aktiva Tetap, SIA juga dapat mengumpulkan informasi
tentang gedung, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam siklus
produksi. Aktiva tetap harus diberi kode garis untuk memungkinkan
pembaruan yang cepat dan periodik atas database aktiva tetap.
Informasi minimum yang seharusnya dijaga mengenai aktiva tetapnya
yaitu Nomor Identifikasi, Nomor Seri, Lokasi, Biaya, Tanggal
Perolehan, Nama dan Alamat pemasok, Umur yang diharapkan, Nilai
sisa yang diharapkan, Metode Penyusutan, Beban Penyusutan ke
tanggal Perbaikan, dan Kinerja Service Pemeliharaan.
Pada awalnya desain produk akan membuat desain seperti apa
produk yang akan dijual. Kemudian ia akan membuat daftar bahan
baku apa saja yang dibutuhkan untuk membuat produk tersebut dan
memberikan daftar bahan baku kepada bagian perencanaan. Bagian
perencanaan akan mengajukan pembelian bahan baku yang nantinya
akan masuk kedalam siklus pengeluaran. Lalu bahan baku tersebut
akan diberikan keada operasi produksi, dan akan diproses yang
menghasilkan barang dalam proses. Barang dalam proses tersebut
serta biaya-biaya yang dikeluarkan seperti biaya pembelian bahan
baku serta bahan bakunya akan dicatat oleh bagian akuntansi biaya.
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Akuntansi
Selanjutnya barang dalam proses akan masuk kembali ke bagian
perencanaan untuk diproses kembali kedalam bagian operasi
produksi. Setelah menjadi barang jadi, produk tersebut akan dicatat
oleh akuntansi biaya sebagai barang siap dijual yang akan dimasukkan
ke dalam gudang untuk dijual dan dipasarkan. Seluruh biaya yang
dikeluarkan selama proses produksi akan dicatat oleh akuntansi biaya
dan akan dilaporkan kepada jajaran pimpinan perusahaan.
3. Pengendalian Siklus Produksi
Sistem Informasi Akuntansi yang didesain dengan tepat dapat
memberikan pengendalian yang berarti bagi pelaksanaan siklus produksi.
Pengendalian yang terkait dalam siklus produksi meliputi kegiatan adanya
otorisasi yang jelas terhadap perolehan aktiva tetap dan produk yang
dihasilkan, perlindungan terhadap persediaan barang dalam proses dan
aktiva tetap, pencatatan terhadaptransaksi siklus produksi yang dilakukan
secara valid. Adanya perlindungan dan pemeliharaan dari pencurian terhadap
catatan penting siklus produksi, serta yang terpenting adalah siklus produksi
dapat dilakukan secara efektif dan selektif.
Berdasarkan kegiatan siklus produksi tersebut , berikur ini merupakan
bentuk pengendalian yang dilakukan dalam siklus produksi:
1) Pengendalian Desain Produk
Desain produk yang dibuat tanpa menggunakan perencanaan yang
matang dapat mendatangkan kerugian bagi perusahaan. Penggunaan
bahan baku khusus utnuk produk yang sama dapat meningkatkan biaya
pembelian dan pemeliharaan bahan baku. Ancaman ini harus
diperhatikan secara serius dengan cara menganalisis setiap informasi
tentang tingginya biaya terhadap desain produk yang dihasilkan.
Meskipun menggunakan bahan khusus dalam desain produk, dan apabila
mengalami kegagalan, maka dapat diperbaiki dengan data yang akurat
melalui jaminan biaya dan perbaikan.
2) Pengendalian Perencanaan
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Akuntansi
Ancaman yang biasanya muncul pada perencanaan siklus produksi
adalah kelebihan produksi atau kekurangan produksi.Kelebihan produksi
dapat berakibat pada tingginya biaya penyimpanan. Dan apabila
kekurangan produksi, maka dapat berdampak kepada kekecewaan
pelanggan yang pada akhirnya akan berpengaruh terhadap arus kas
perusahaan.
Untuk
mengatasi
ancaman
tersebut
adalah
perusahaan
melakukan perencanaan produk yang lebih baik lagi dan tepat sesuai
dengan evaluasi yang berulang-ulang terhadap analisis daya beli
pasar.Kemudian bersikap selektif dalam menentukan perolehan aktiva
tetap serta pengendalian pemakaian pemakaian anggaran secara ketat.
3) Pengendalian Operasi Produksi
Pada perusahaan manufaktur, aktivitas produksi dalam siklus
produksi dapat menimbulkan pencurian terhadap persediaan perusahaan
dan kehilangan aktiva tetap.Adanya selisih antara persediaan yang
disimpan di gudang dengan yang ada di filekomputer dapat mengganggu
kelancaran produksi. Demikian pula dengan kehilangan aktiva tetap yang
akan mengakibatkan terjadinya selisih pencatatan aktiva tetap tersebut.
Tindakan yang dilakukan adalah membatasi akses langsung ke
penyimpanan persediaan dan ke aktiva tetap. Lakukan pencatatan yang
teratur dan cermat setiap perpindahan persediaan selama proses
produksi. Lakukan pengidentifikasian setiap aktiva tetap yang dimiliki dan
selidiki kembali setiap transaksi yang berhubungan dengan penutupan
penyudutan aktiva tetap.
Menjaga persediaan agar tetap aman adalah melakukan
pemisahan tanggung jawab yang tegas kepada setiap petugas yang
terlibat.Mereka tidak boleh memberikan otoritas rangkap setiap
pengeluaran persediaan.Untuk menjamin keamanan aktiva tetap, lakukan
penjaminan asuransi untuk menghindari terjadinya resiko yang lebih
besar.
4) Pengendalian Akuntansi Biaya
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Akuntansi
Pengendalian terhadap akuntansi biaya disebabkan karena
terdapat ancaman dalam pencatatan.Kesalahan pencatatan terjadi ketika
memasukkan data saat dilakukannya analisis pembiayaan.Kesalahan ini
berakibat pada data biaya yang tidak akurat, biaya produksi yang tinggi,
serta terjadinya pemborosan anggaran.
Prosedur pengendalian yang dilakukan adalah dengan mengedit
entri data yang akurat, yaitu mengotomatisasikan pengumpulan data
atau melalui terminal on-line.Hanya karyawan tertentu saja yang dapat
menggunakan database dan karyawan tersebut harus memiliki ID atau
Password. Melakukan update data setiap saat dari data yang tercantum
dengan menggunakan metode fisik secara periodik.
5) Pengendalian Ancaman Umum
Pengendalian terhadap ancaman umum dalam siklus produksi
ditimbulkan oleh kehilangan data dan kinerja yang tidak baik.Kehilangan
data merupakan ancaman yang harus diantisipasi sejak dini.Penyebabnya
bisa dari kelalaian pegawai atau bisa juga karena sistem jaringan yang
rusak.Untuk mengatasinya, siapkan file data cadangan setiap selesai
meng-update data, misalnya data produksi yang dalam pekerjaan atau file
persediaan.Siapkan salinan data dan simpan pada tempat yang aman,
batasi akses ke data biaya supaya tidak mudah diubah oleh pihak yang
tidak berkepentingan.
Kinerja yang tidak baik dapat mengakibatkan tidak efisiennya
pekerjaan atau kecelakaan kerja. Pegawai yang bertanggung jawab
dengan tugasnya sesuai dengan hak-hak yang diterimanya akan
mengurangi perusahaan dari pemborosan biaya operasional. Kegiatan
produksi harus diawasi dengan ketat untuk mengurangi penyimpangan
dari standar yang ditetapkan.Sistem informasi akuntansi memiliki peran
untuk mengendalikan kinerja ini dengan memberikan informasi kinerja
produksi.
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
Modul Sistem Informasi Akuntansi
C. LATIHAN SOAL / TUGAS
4. Jelaskan yang dimaksud dengan Produksi !
5. Jelaskan aktivitas – aktivitas dari siklus Produksi !
6. Sebutkan ancaman – ancama dari siklus Produksi!
D. DAFTAR PUSTAKA
Referensi buku:
1. TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi – Konsep dan Penerapan, penerbit Andi, 2015.
2. Marshall B. romney dan paul john steinbart, Accounting Information System, edisi
sembilan buku satu, penerbit salemba empat
3. James A hall , Accounting Information System , penerbit salemba empat
4. MULYADI. 2010. SISTEM AKUNTANSI. JAKARTA : SALEMBA EMPAT.
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang