klik disini - Djamhur Hamid
advertisement
Pendahuluan Administrasi merupakan proses kerjasama kelompok manusia untuk mencapai tujuan. Proses kerjasama tersebut dilakukan melalui mekanisme proses kegiatan yang terintegrasi dalam sebuah organisasi, sehingga partisipasi masing-masing pihak yang terlibat menunjukkan kontribusi yang jelas dalam rangka mencapai tujuan bersama. Secara umum Administrasi dibedakan menjadi dua macam yakni Administrasi Publik dan Administrasi Bisnis. Pada tataran konsep awal, tujuan administrasi publik lebih mengarah pada tercapainya pelayanan masyarakat, sedangkan tujuan administrasi bisnis lebih berfokus pada tercapainya keuntungan perusahaan. Dalam perkembangan selanjutnya tujuan utama administrasi publik maupun administrasi bisnis lebih berorientasi pada tercapainya kepuasan para stakeholders. Orientasi administrasi publik yang semula lebih tertuju pada pelayanan masyarakat, kini bergeser ke arah penerapan good governance agar sustainabilitas pelayanan semakin lebih terjamin di masa yang akan datang. Sebaliknya orientasi tujuan administrasi bisnis bukan lagi mencari keuntungan semata melainkan lebih memperhatikan kepentingan semua pihak demi keberlangsungan hidup dan pertumbuhan perusahaan di masa depan. Buku ini ingin memberikan pedoman bagi para mahasiswa dan cerdik cendikia agar memudahkan mereka dalam melihat ruang lingkup maupun kedalaman konsep administrasi bisnis yang hingga kini masih sering disalahartikan dalam pengertian yang sedemikian sempit di tengah keterpaduan perkembangan lintas disiplin ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin menghasilkan sinergitas keilmuan secara menakjubkan. Setelah membaca buku ini para mahasiswa/cendekiawan diharapkan mampu memahami konsep dasar administrasi bisnis, berbagai fungsi utama bisnis seperti pemasaran, manajemen operasi, akuntansi dan keuangan, penelitian dan pengembangan, sistem informasi, manajemen sumberdaya manusia, kewirausahaan dan sebagainya, serta mampu menganalisa permasalahan praktis maupun strategis agar membuahkan manfaat bagi mahasiswa dalam menentukan pilihan konsentrasi studi yang diinginkan terkait dengan karier mereka di masa depan. Berdasar pengalaman saling berbagi pengetahuan dengan para praktisi maupun teoritisi melalui kegiatan pelatihan yang dilakukan serta pengalaman mengajar selama lebih dari tiga dekade penulis berupaya menuangkan tulisan ini dalam gaya bahasa yang menurut keyakinan penulis mudah untuk difahami pembaca. Bab 1 diawali dengan pembahasan tentang konsep dasar administrasi bisnis dengan berbagai pengertian istilah disertai model yang menggambarkan proses administrasi bisnis. Bab 2 mengupas pemahaman tentang sistem lingkungan bisnis dan berbagai peran stakeholders dalam kegiatan bisnis. Bab 3 membahas peran kepemimpinan dalam menyelaraskan organisasi dan strategi bisnis. Bab 4 membahas tentang Entrepreneurship and ownership Bab 5 membahas tentang etika bisnis Bab 6 membahas struktur organisasi bisnis. Bab 7 membahas peran manajemen dalam mengelola kompleksitas struktur dan alokasi sumberdaya organisasi. Bab 8 membahas peran supervisi dan pembuatan keputusan. Bab 9 membahas tentang manjemen operasi dan persediaan Bab 10 membahas manajemen sumberdaya manusia Bab 11 membahas marketing dan perilaku konsumen Bab 12 membahas sistem informasi dalam organisasi bisnis. Bab 13 membahas tentang manajemen keuangan dan akuntansi. Bab 14. Membahas tentang peran lembaga asuransi dan perbankan. Bab 15 membahas tentang globalisasi dan digitalisasi dalam bisnis. BAB I Pengertian dan Proses Administrasi Bisnis 1. Pengertian Administrasi Bisnis Agar bisa memahami pengertian administrasi bisnis terlebih dahulu kita diskusikan tentang pengertian administrasi. Di Indonesia masih terjadi pembedaan antara pengertian administrasi dalam arti sempit dan dalam arti luas. Pengertian administrasi dalam arti sempit berasal dari bahasa Belanda Administratie yang mengandung arti sebagai kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang mencakup kegiatan-kegiatan yang bersifat clerical work atau pekerjaan juru tulis. Pengertian administrasi secara sempit tersebut telah berkembang sejak jaman penjajahan Belanda sehingga seringkali di Indonesia pengertian administrasi dianggap sama dengan pekerjaan administrasi kantor atau pekerjaan ketatausahaan. Padahal pengertian administration yang berasal dari bahasa Inggris dan Perancis memiliki arti yang sangat luas. Misalnya menurut pendapat White : “Administration is a process common to all group effort, public or private, civil or military, large scale or small scale.” (Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya dilakukan pada semua usaha kelompok, usaha negara atau swasta, usaha sipil atau militer, serta usaha skala besar atau kecil). Simon memberikan definisi sebagai berikut: “Administration as the activities of groups cooperating to accomplish common goals.” (Administrasi sebagai aktivitas kelompok yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama). Selanjutnya Newman, mengemukakan “Administration has been defined as the guidance, leadership and control of the effort of a group of individuals towards some common goal.” (Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan dari usaha-usaha kelompok individu-individu menuju tercapainya tujuan bersama). Secara ringkas bisa disimpulkan bahwa administrasi merupakan proses kerjasama kelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama. Setelah memahami pengertian administrasi, selanjutnya kupasan ini mengarah pada pengertian tentang bisnis. Dalam bahasa sehari-hari istilah bisnis berkaitan dengan kegiatan jual beli barang dan jasa, perniagaan atau perdagangan yang mengarah pada proses pertukaran barang dan jasa antara pihak produsen dengan konsumen ataupun antara pihak penjual dengan pihak pembeli sebagai pemakai akhir. Secara definitif pengertian bisnis dapat dilihat dari pendapat Hughes & Kapoor (1985) yang memberikan pandangan sebagai berikut : Business is the organized effort of individuals to produce and sell for profit, the goods and services that satisfy society’s needs. The general term business refers to all such efforts within a society or within industry (Bisnis merupakan kegiatan para individu yang terorganisir untuk memproduksi dan menjual barang dan jasa untuk mendapatkan keuntungan serta memenuhi kebutuhan masyarakat. Istilah bisnis secara umum berkenaan dengan kegiatan-kegiatan yang ada dalam suatu masyarakat maupun dalam suatu industri). Kegiatan yang terorganisir berarti merupakan kegiatan dari berbagai pihak yang bekerjasama dan melakukan koordinasi agar bisa mencapai sasaran yang diinginkan. Pihak yang terlibat dalam kegiatan bisnis antara lain para karyawan perusahaan, pihak manajer perusahaan, para pemasok bahan baku yang dibutuhkan, para konsumen yang akan membeli barang atau jasa yang dihasilkan, para distributor yang menyampaikannya kepada konsumen, pihak investor yang menyediakan modal, pihak pemerintah yang memfasilitasi berbagai hal yang dibutuhkan perusahaan, serta pihak masyarakat yang ikut memiliki kepentingan dengan kegiatan bisnis tersebut. Berbagai pihak yang memiliki kepentingan terhadap terselenggaranya kegiatan bisnis tesebut sering disebut dengan istilah Stakeholders. Bisnis merupakan kegiatan yang terkait dengan usaha untuk menghasilkan dan mendistribusikan barang dan jasa agar mampu memenuhi kebutuhan seluruh stakeholders. Berdasarkan pengertian tersebut administrasi bisnis bisa didefinisikan sebagai proses kerjasama kelompok manusia dalam rangka mencapai tujuan bisnis yakni terpenuhinya kebutuhan seluruh stakeholders perusahaan. Para pemasok sebagai stakeholder perusahaan akan mendapatkan keuntungan dari kegiatan memasok bahan baku perusahaan. Demikian pula para karyawan mendapatkan upah dan gaji sebagai tegen prestasi atas pelaksanaan tugasnya. Para konsumen memperoleh kepuasan atas terpenuhinya kebutuhan barang atau jasa yang dinginkan. Pihak pemerintah ikut mendapatkan keuntungan berupa penerimaan pajak dan tersedianya lapangan kerja yang dibutuhkan masyarakat. Demikian pula pihak manejer, investor, pemilik modal maupun seluruh masyarakat yang berkepentingan dengan kegiatan bisnis tersebut ikut menikmati berupa tercapainya kebutuhan-kebutuhan yang mereka inginkan. Tujuan yang ingin dicapai kegiatan bisnis semakin mengarah pada sasaran yang lebih luas yakni mampu memenuhi kebutuhan atau memberikan kepuasan bagi kepentingan berbagai kalangan dalam masyarakat. Usaha kerjasama kelompok dalam proses administrasi bisnis tidak hanya untuk meraih tujuan kelompok itu sendiri, melainkan mampu memberikan kemaslahatan bagi pihak-pihak lain secara lebih luas. Pada hakekatnya bisa dikatakan bahwa administrasi bisnis adalah proses penyelenggaraan kerjasama kelompok manusia dalam menghasilkan barang dan jasa serta mendistribusikannya agar membawa maslahat bagi umat manusia. 2. Proses Administrasi Bisnis Kemauan kelompok untuk bekerjasama dalam proses administrasi bisnis bukanlah terjadi dengan sendirinya, melainkan digerakkan oleh adanya proses kepemimpinan dan manajemen. Terminologi kepemimpinan dan manajemen merupakan unsur terpenting dalam proses administrasi. Menurut Kotter (1990) kepemimpinan lebih berorientasi pada perubahan organisasi demi kepentingan organisasi jangka panjang, sedangkan manajemen lebih berfokus pada pengelolaan kompleksitas organisasi agar target sasaran jangka pendek bisa dicapai secara tepat. Peran kepemimpinan untuk melakukan perubahan diperlukan agar organisasi tetap eksis dan mampu tumbuh seiring dengan perkembangan lingkungan. Kepemimpinan merupakan upaya untuk menyelaraskan arah pemikiran manusia agar senantiasa tanggap dalam menatap masa depan organisasi. Sebaliknya peran manajemen lebih berfokus pada pengendalian fungsi-fungsi kegiatan rutin dalam organisasi yang sedemikian kompleks, agar fungsifungsi tersebut dapat berjalan sebagaimana mestinya. Kotter(1990) menyatakan bahwa manajemen menekankan pada planning and controlling (perencanaan dan pengawasan), sedangkan kepemimpinan lebih menekankan pada alignment and inspiring people (penyelarasan dan pemberian inspirasi kepada manusia) . Lebih jauh menurut pandangan Tichy kepemimpinan mengarah pada outwardlooking (pandangan keluar) untuk melihat bagaimana posisi organisasi di tengah dinamika lingkungan. Melalui outward looking pemimpin mampu membaca perkembangan lingkungan, sehingga memiliki wawasan yang luas tentang peluang dan tantangan bisnis di masa depan. Sedangkan manajemen lebih mengarah pada inward looking (melihat ke dalam) agar dapat mengawasi pelaksanaan tugas agar terarah pada target sasaran yang telah direncanakan. Melalui inward looking, manajer mampu mencermati kompleksitas organisasi sebagai langkah antisipatif untuk mencegah dan menanggulangi terjadinya penyimpangan. Disamping proses kepemimpinan dan manajemen dalam proses administrasi juga diperlukan proses supervisi dan pembuatan keputusan. Proses supervisi intinya memberikan bimbingan dan konseling kepada para pelaksana, sedangkan esensi dari pembuatan keputusan adalah pemecahan masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan tugas. Untuk mempermudah pemahaman secara keseluruhan proses administrasi bisnis tersebut bisa dilihat pada gambar sebagai berikut : MODEL PROSES ADMINISTRASI BISNIS Lingkungan bisnis Kepemimpinan & Strategi Bisnis Manajemen Organisasi Bisnis Supervisi dan Pembuatan Keputusan Bisnis Gambar diatas menunjukkan bahwa proses administarsi bisa dibagi menjadi dua macam. Proses yang pertama yakni proses administrasi pada level strategis yang menyangkut penetapan visi, misi, tujuan dan strategi bisnis jangka panjang, dimana faktor kepemimpinan memiliki peranan yang sangat penting. Proses yang kedua merupakan proses administrasi pada level pelaksanaan kegiatan operasional dalam rangka mencapai sasaran jangka pendek, dimana fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorgansasian, penggerakan dan pengawasan sangat diperlukan. Proses administrasi pada level strategis diawali dengan proses merumuskan visi dan misi organisasi. Para eksekutif puncak atau CEO(Chief Executive Officer) harus memiliki impian tentang apa yang ingin dicapai di masa depan. Misalnya untuk apa perusahaan didirikan ? Nilai-nilai apa yag ingin diraih agar keberlangsungan hidup dan pertumbuhan organisasi di masa depan akan bisa dipertahankan dan dikembangkan. Berdasarkan visi dan misi yang telah dirumuskan, kemudian para eksekutif menetapkan strategi dan tujuan organisasi jangka panjang. Hasil proses administrasi pada level strategis ini menjadi pedoman bagi arah organisasi. Ibarat navigator para eksekutif mampu memberikan pencerahan serta menunjukkan secara tepat ke arah mana tujuan yang hendak dicapai organisasi . Kejelasan arah tujuan organisasi membuat seluruh jajaran organisasi merasa tidak terombang-ambing dan bahkan mampu memadukan langkah secara pasti untuk menentukan apa yang akan mereka capai. Proses administrasi pada level strategis ini menjadi landasan bagi proses administrasi pada level operasional. Proses administrasi yang berkaitan dengan permasalahan operasional merupakan tugas yang bersifat rutin yang mengarah pada pencapaian sasaran tujuan jangka pendek. Sasaran jangka pendek ini merupakan penjabaran dari visi, misi dan tujuan organisasi jangka panjang yang kemudian dituangkan dalam bertuk program, anggaran, sistem dan prosedur kerja. Melalui proses ini segala kompleksitas dalam organisasi baik yang menyangkut permasalahan struktur maupun sumberdaya organisasi dapat dikelola dengan baik. Pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab dilakukan sedemikian rupa sehingga mampu memecahkan berbagai permasalahan yang dihadapi dan membuahkan keputusan-keputusan yang mudah untuk diaplikasikan. Proses supervisi dan pembuatan keputusan (decision making) ini merupakan inti dari proses administrasi pada level operasional. Seorang supervisor berupaya memberikan pencerahan, stimuli, bimbingan dan pemberdayaan kepada kelompok agar senantiasa meningkatkan kerjasama dalam penyelesaian tugas mereka. Inti dari pembuatan keputusan adalah problem solving (pemecahan masalah) yang merupakan aktivitas untuk menemukan masalah, mencari altenatif pemecahan dan memutuskan altenatif terbaik dalam pemecahan masalah. Proses pemecahan masalah menjadi ujung dari proses administrasi, dimana proses operasional tersebut telah mampu mencapai sasaran organisasi yag diinginkan. Secara ringkas proses administrasi bisnis diawali dari proses kepemimpinan dalam menentukan visi, misi, strategi dan tujuan jangka panjang organisasi, kemudian proses manajemen dalam mengaplikasikannya ke dalam program, anggaran dan prosedur kerja dan akhirnya proses administrasi membuahkan hasil nyata setelah melalui proses supervisi dan pembuatan keputusan yang mampu menindaklanjuti berbagai solusi yang dicanangkan untuk menghadapi kendala dalam pelaksanaan tugas.
