1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK TERPADU

Perancangan Sistem Informasi Akademik Terpadu Berbasis Web Di Madrasah Ibtidaiyah Cikawung
Kabupaten Tasikmalaya
(Dadang Haryanto – Asep Wildan)
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK TERPADU BERBASIS WEB DI
MADRASAH IBTIDAIYAH CIKAWUNG KABUPATEN TASIKMALAYA
Dadang Haryanto 1, Asep Wildan 2
1) Prodi Sistem Informasi
STMIK DCI
Jl. Letjen Mashudi No. 6 Kota Tasikmalaya
Email : [email protected]
2) Prodi Pendidikan Agam Islam
STAI Tasikmalaya
Jl. Paseh No. 271 Kel. Sambongpari Kec. Mangkubumi Kota Tasikmalaya
E-mail: [email protected]
ABSTRAK
Masalah Sistem Akademik sangatlah penting dan vital prannya bagi suatu
lembaga pendidikan. melalui Sistem Akademik dapat dilihat apakah suatu lembaga
pendidikan tersebut baik atau buruk. Dan pengolahan sistem akademik yang baik harus
ditunjang dengan sebuah sistem informasi yang baik pula. Dalam hal ini sistem informasi
Akademik menjadi perhatian penulis dengan tujuan untuk menciptakan sebuah sistem
yang dapat mempermudah dan mempercepat proses pengolahan nilai akademik.
Dengan menggunakan Sistem Informasi Akademik ini pengguna dapat membuat
pelaporan nilai hasil akademik yang tranparan, tepat dan cepat. Sehingga dapat
menumbuhkan pencitraan positif dimata masyarakat terhadap Madrasah, karena
perubahan dan perbaikan yang dilakukan Madrasah, khususnya dalam hal layanan
akademis dapat di lihat dan di pantau kapan saja oleh orang tua wali dari siswa di
madrasah tersebut.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Akademik, Berbasis Web
I.
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi
membawa banyak perubahan di segala
bidang. Salah satunya adalah pada proses
pengolahan nilai akademik di dunia
pendidikan. Dengan adanya teknologi
informasi dengan segala karakteristiknya
akan
memberkan
sebuah
peluang
terhadap peningkatan kualitas layanan.
Namaun implementasi yang kurang tepat
dan tanpa perancangan yang baik akan
memberikan hasil yang kontra produktif
(tidak menguntungkan). Inti dari teknologi
informasi adalah pengelolaan informasi
dalam sebuah sistem. Keberhasilan dalam
pengelolaan informasi merupakan kunci
dari keberhasilan sebuah implementasi
teknologi informasi dalam sebuah intansi.
Tuntutan akan kualitas sebuah lembaga
pendidikan
dapat
dijawab
dengan
implementasi
pengelolaan
informasi
akademik yang terpadu, tepat dan cepat.
Salah satu kendala terkait informasi
akademik
adalah
kesulitan
dalam
melakukan akses data-data yang di
butuhkan baik oleh perangkat kerja
lembaga pedidikan maupun oleh orang tua
wali siswa. Penyebab utama dari
permasalahan tersebut adalah lemahnya
manajemen pengolahan data-data di
lembaga tersebut. Update dan validasi
data yang kurang, penyampaian data yang
1
Perancangan Sistem Informasi Akademik Terpadu Berbasis Web Di Madrasah Ibtidaiyah Cikawung
Kabupaten Tasikmalaya
(Dadang Haryanto – Asep Wildan)
tidak menarik, dan keterbatasan hak akses
sehingga pencarian sebuah data dapat
menjadi sebuah aktifitas yang menyulitkan.
Mengacu pada hal tersebut diatas, maka
Lembaga Pendidikan Madrasah Ibtidaiyah
Cikawung
memerlukan
sebuah
pengembangan teknologi informasi untuk
membantu dalam kegiatan pengolahan
informasi akademik di lembaga tersebut.
Untuk mencapai tujuan tersebut
maka diperlukan sebuah sistem informasi
akademik yang melakukan pengolahan
data-data di lembaga pendidikan tersebut
dan pengolahannya dilakukan dengan
memanfaatkan teknologi informasi. Untuk
itu dibangun Perancangan Sistem Informasi
Akademik Terpadu Berbasis Web Di
Madrasah Ibtidaiyah Cikawung Kabupaten
Tasikmalaya
Pendidikan
sering
diartikan
bermacam-macam. Dalam kehidupan
sehari-hari kata pendidikan diartikan
dengan
lembaga
pendidikan
dan
adakalanya
diartikan
dengan
hasil
pendidikan.
Menurut
Levengeld,
pendidikan adalah mempengaruhi anak
dalam upaya membimbingnya agar
menjadi dewasa. Usaha membimbing
haruslah usaha yang disadari dan
dilaksankan dengan sengaja. Oleh karena
itu pendidikan hanya terdapat dalam
pergaulan yang disengaja antara orang
dewasa dengan anak yang diarahkan
kepada tujuan pendidikan.
Hoogveld
berpendapat
bahwa
pendidikan ialah membantu anak supaya ia
cukup cakap menyelenggarakan tugas
hidupnya atas tanggung jawabnya sendiri.
Menurut Ki Hajar Dewantara, mendidik
ialah menuntun segala kekuatan kodrat
yang ada pada anak-anak agar mereka
sebagai manusia dan sebagai anggota
masyarakat dapta mencapai keselamatan
dan kebahagiaan yang setinggi-tinggnya.
Berdasarkan
pernyataan
yang
didisimpulkan para ahli tersebut maka
dapat disimpulkan bahwa pendidikan
adalah usaha sadar dari orang dewasa
untuk membantu atau membimbing
pertumbuhan dan perkembangan anak/
peserta didik secara teratur dan sistematis
kearah kedewasaan.
II.
2.1.
LANDASAN TEORI
Pengertian Sistem Informasi
Sedangkan Menurut Prof. Dr.
Jogiyanto HM, MBA, Akt. Dalam bukunya
yang berjudul Analisis dan Desain halaman
9, Sistem Informasi adalah suatu sistem
didalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian, mendukung oprasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.
2.2 Pendidikan Dan Akademik
Sebuah lembaga yang bergerak dalam
sebuah pendidikan tak akan lepas dari
peran mereka dalam proses pendidikan
yang dinamakan proses akademik. lalu
yang menjadi pertanyaan, apa sebenarnya
yang dimaksud pendidikan? Dan apa yang
di maksud dengan akademik?.
2.2.2 Akademik
Kata akademik berasal dari bahasa
Yunani yakni academos yang berarti
sebuah taman umum (plasa) di sebelah
barat laut kota Athena. Nama Academos
adalah nama seorang pahlawan yang
terbunuh pada saat perang legendaris
Troya. Pada plasa inilah filosof Socrates
berpidato dan membuka arena perdebatan
tentang berbagai hal. Tempat ini juga
2.2.1 Pendidikan
2
Perancangan Sistem Informasi Akademik Terpadu Berbasis Web Di Madrasah Ibtidaiyah Cikawung
Kabupaten Tasikmalaya
(Dadang Haryanto – Asep Wildan)
menjadi tempat Plato melakukan dialog
dan
mengajarkan
pikiran-pikiran
filosofisnya kepada orang-orang yang
datang. Sesudah itu, kata acadomos
berubah
menjadi
akademik,
yaitu
semacam tempat perguruan.
Para
pengikut perguruan tersebut disebut
academist, sedangkan perguruan semacam
itu disebut academia.Berdasarkan hal ini,
inti dari pengertian akademik adalah
keadaan orang-orang bisa menyampaikan
dan menerima gagasan, pemikiran, ilmu
pengetahuan, dan sekaligus dapat
mengujinya secara jujur, terbuka, dan
leluasa (Fadjar, 2005).
Kegiatan akademik meliputi tugastugas yang dinyatakan dalam program
perkuliahan, seminar, praktikum, kerja
lapangan, penulisan Tugas Akhir, tesis, dan
disertasi. Dalam satu kegiatan akademik
diperhitungkan tidak hanya kegiatan tatap
muka yang terjadwal saja tetapi juga
kegiatan yang direncanakan (terstruktur)
dan yang dilakukan secara mandiri.
Pendidikan
akademik
adalah
pendidikan tinggi yang diarahkan terutama
pada penguasaan ilmu pengetahuan dan
pengembangannya. Dalam hal ini lembaga
akademik seperti institut dan universitas
merupakan memegang peranan penting
dalam pengendalian mutu pelaksanaan
pendidikan akademik.
berkaitan dengan pendidikan umum yang
nantinya berfungsi untuk mendukung
kegiatan operasional sekolah (Tim Balai
Pustaka, 2008).
Definisi lain menyebutkan bahwa
sistem informasi akademik adalah sebuah
sistem khusus untuk keperluan pengeloaan
data-data akademik dengan penerapan
teknolog komputer baik hardware maupun
software (Taryana, 2007). Sistem informasi
akademik merupakan software ditujukan
untuk staf karyawan administrasi dan
mahasiswa yang ingin menggunakan
informasi tersebut untuk setiap kegiatan
yang berkaitan dengan perkuliahan (Indra,
Cipto, Jefri, dan Minarto, 2001).
Adapun tujuan dari dibuatnya sistem
informasi akademik, antara lain:
1. Efisiensi media dan ruang yang
digunakan untuk penyimpanan data
atau arsip sekolah. Efisiensi ini meliputi
pengurangan jumlah kertas yang
digunakan untuk pencatatan data-data
sekolah, pengurangan ruangan untuk
penyimpanan kertaskertas tersebut,
pengurangan tenaga perawat kertas
dan ruang tersebut, dan sebagainya.
Selain itu, dengan sistem media
elektronis ini, penulisan data secara
berulang kali untuk kepentingan
berbeda maupun sama dapat dihindari
yang berarti menambah faktor efisiensi
di atas.
2. Meningkatkan kemampuan pengelolaan
data akademik. Pengelolaan yang
dimaksud meliputi kelengkapan data,
kerincian data, keamanan data,
kerahasiaan data, cara-cara pemasukan
dan pengambilan data, dan sebagainya.
3. Menjamin
ketelitian,
kebenaran,
hubungan dan kesesuaian data.
4. Kemudahan
pengelolaan
dan
pemanfaatan data. Dengan penerapan
Sistem informasi khusus yang baik dan
2.2.3 Sistem Informasi Akademik
Sistem informasi akademik adalah
aplikasi online yang dapat digunakan untuk
keperluan atau aktivitas akademik
(Development Team SIAK-NG, 2008).
Pengertian lain menyebutkan sistem
informasi akademik adalah sistem yang
saling berkaitan atau berinteraksi yang
melakukan pengumpulan data, memproses
data dan merekam hingga menghasilkan
informasi yang berhubungan atau yang
3
Perancangan Sistem Informasi Akademik Terpadu Berbasis Web Di Madrasah Ibtidaiyah Cikawung
Kabupaten Tasikmalaya
(Dadang Haryanto – Asep Wildan)
tepat, maka pengelolaan data-data
akadmeik dapat menjadi sangat mudah
tanpa harus meninggalkan faktor
keamanannya. Dengan cara ini, pihakpihak yang berkepentingan dan
berwenang terhadap data tinggal
menghidupkan
komputernya,
lalu
menggunakan
program
sistem
informasi yang ada untuk mengelola
data-data tersebut (Taryana, 2007).
III. ANALISIS SISTEM
3.1 Flow Map Manual Sistem Informasi Akademik MI Cikawung
Berikut ini adalah Flow Map manual dri sistem informasi akademik yang sekarang berjalan
di Madrasah Ibtidaiyah Cikawung saat ini.
Gambar 3.1 Flow Map Manual Sistem Informasi Akademik MI Cikawung
IV.
PERANCANGAN SISTEM
Perancangan sistem merupakan
bagian dari metodologi pengembangan
suatu perangkat lunak yang dilakukan
setelah
melalui
tahapan
analisis.
Perancangan sistem juga merupakan suatu
determinasi dari proses dan data yang
dibutuhkan oleh sistem yang baru. Jika
sistem tersebut berbasis komputer maka
perancangan
dapat
memasukkan
4
Perancangan Sistem Informasi Akademik Terpadu Berbasis Web Di Madrasah Ibtidaiyah Cikawung
Kabupaten Tasikmalaya
(Dadang Haryanto – Asep Wildan)
spesifikasi dari tipe perangkat yang
digunakan.
Tujuan dari perancangan sistem ini
adalah supaya struktur dan operasi yang
dibuat dapat dengan mudah dimengerti
dan prosedurnya dapat mudah diikuti.
Selain itu juga, untuk memenuhi
kebutuhan dari pemakai mengenai
gambaran yang jelas terhadap sistem yang
akan dibuat serta implementasinya.
7. Rancangan proses pengolahan absen
8. Rancangan laporan nilai raport
9. Rancangan laporan absen siswa
10.Rancangan laporan transkip nilai siswa
(leger)
4.2 Prosedur Yang Akan Dikomputerisasi
Berdasarkan analisis masalah, dalam
sistem yang sedang dibahas terdapat
beberapa macam prosedur, prosedurprosedur tersebut terbentuk dari beberapa
proses dalam sistem yang ada dilokasi
penelitian. Adapun prosedur-prosedur
yang
akan
dirancang
dan
diimplementasikan dengan komputer
adalah Prosedur data Madrasah Prosedur
data Pendidik dan tenaga kependidikan,
Prosedur data siswa dan Prosedur data
mata pelajaran, Prosedur data Kelas.
4.1 Kebutuhan Sistem Yang Akan
Dirancang
Perancangan implementasi sistem
informasi
dalam
Sistem
Informasi
Akademik Terpadu Berbasis Web di
Madrasah
Ibtidaiyah
Cikawung
ini
berdasarkan atas analisis yang dilakukan
penulis dengan melakukan studi pustaka
dan wawan cara dengan pendidik dan
tenga kependidikan yang ada di Madrasah
Ibtidaiyah Cikawung.
Rancangan aplikasi yang diajukan
penulis akan digambarkan dengan
menggunakan beberapa alat bantu
deskripsi seperti diagram alir data (Data
Flow Diagram) yang meliputi diagram
konteks dan diagram rinci. Sedangkan
mengenai struktur data digambarkan
dengan memakai rancangan file dan
diagram
hubungan
entitas
(Entity
Relationship Diagram). Rancangan program
yang akan dibuat antara lain:
1. Rancangan penginputan data identitas
madrasah
2. Rancangan penginputan data pendidik
dan tenaga kependidikan
3. Rancangan penginputan data siswa
4. Rancangan pengimputan data mata
pelajaran
5. Rancangan pengimputan data kelas
6. Rancangan proses pengolahan nilai
4.3 Rancangan Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram merupakan alat
bantu
yang
digunakan
untuk
mendeskripsikan sistem secara lengkap
dan jelas, baik sistem yang sudah ada
maupun sistem yang masih dalam
rancangan. Dalam data flow diagram ini
dijelaskan mengenai aliran data, proses
informasi, hasil data dan sumber tujuan
data yang dilakukan oleh sistem. Tingkatan
atau level data flow diagram (DFD) dimulai
dari diagram konteks, yaitu diagram yang
menjelaskan
dan
menggambarkan
mengenai sistem secara umum yang terdiri
dari beberapa eksternal entity (elemenelemen diluar sistem) yang memberikan
input kedalam sistem. Diagram konteks
tersebut akan diuraikan lagi ke dalam
beberapa level diagram yang ada dalam
sistem sehingga menghasilkan uraian
sistem
yang
lebih
terinci.
5
Perancangan Sistem Informasi Akademik Terpadu Berbasis Web Di Madrasah Ibtidaiyah Cikawung
Kabupaten Tasikmalaya
(Dadang Haryanto – Asep Wildan)
4.3.1
Diagram Konteks Sistem Informasi Akademik Terpadu Berbasis Web di
Madrasah Ibtidaiyah Cikawung
Guru Bidang
Nilai Siswa
Format Nilai
Data Madrasah
Data Pendidik dan Tengaga Kependidikan
Data Siswa
Data Mata Pelajaran
PERANCANGAN
Data Kelas
SISTEM INFORMASI
AKADEMIK TERPADU
BERBASIS WEB DI MI
CIKAWUNG
TU/ADMIN
Nilai Raport
Absensi Siswa
Fromat Nilai, Format Absensi
Nilai Siswa
Absensi Siswa
Nilai Raport
Absensi
Leger
Raport Siswa
Kepala
Madrasah
Guru Kelas
Laporan Raport Siswa
Leger
Gambar 4.1 Diagram Konteks
6
Raport Siswa
Siswa
Perancangan Sistem Informasi Akademik Terpadu Berbasis Web Di Madrasah Ibtidaiyah Cikawung
Kabupaten Tasikmalaya
(Dadang Haryanto – Asep Wildan)
4.3.2 DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik Terpadu Berasis Web di Madrasah
Ibtidaiyah Cikawung
ADMIN
Data Madrasah
Data Pendidik dan Tenaga Kependidikan
Data Siswa
Data Mata Pelajaran
Data Kelas
F3
Data Pendidik dn
Tenaga Kependidikan
Edit
tb_siswa
F3
tb_mp
Data Mata Pelajaran
Data Siswa
P2
P2
PENGOLAHAN
PENGOLAHAN
DATA
DATA
Nilai dan Absensi
GURU KELAS
F5
Edit
Edit
Edit
tb_guru
Simpan
F2
Simpan
tb_identitas
Simpan
Data Madrasah
Simpan
Simpan
F1
Edit
P1
P1
MEMASUKAN
MEMASUKAN DATA
DATA
tb_kelas
Data Kelas
Nilai
GURU BIDANG
Format Nilai
Format Nilai dan Format
Absensi
TB. NILAI
F5
Edit
Edit
Simpan
Simpan
F6
TB. ABSENSI
Data
Nilai
Data
Absensi
P2
P2
LAPORAN
LAPORAN
Leger
Raport Siswa
Absensi Siswa
GURU KELAS
Nilai Raport
Absensi
Raport
Absensi
Lap. Raport Siswa
Leger
SISWA
KEPALA
MADRASAH
Gambar 4.2 DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik Terpadu Berasis Web di Madrasah
Ibtidaiyah Cikawung
7
Perancangan Sistem Informasi Akademik Terpadu Berbasis Web Di Madrasah Ibtidaiyah Cikawung
Kabupaten Tasikmalaya
(Dadang Haryanto – Asep Wildan)
4.4
Rancangan ERD (Entity Relationship Diagram)
Diagram hubungan atau Entitas dikenal dengan sebutan Entity Relationship
Diagram (ERD) merupakan suatu model jaringan yang menggambarkan rancangan atau
susunan data store dari sistem lebel pemisah yang tinggi. Diagram E-R ini digunakan
untuk menggambarkan hubungan antar simpanan data yang terdapat pada DFD.
#Id_PTK
#NIS
Nama_PTK
Pendidik
1
mengajar
N
Nama_Siswa
N
Siswa
#Kode_Kelas Nama_Kelas
Menempati
1
kelas
N
Mengambil
N
Mata Pelajaran
#Kode_MP
V.
IMPLEMENTASI PROGRAM
Program yang penulis buat adalah
program mengenai “Sistem Informasi
Akademik Terpadu Berbasis Web di
Madrasah Ibtidailyah Cikawung”, sebelum
mengimplementasi program ini penulis
menguraikan
tentang
penggunaan
perangkat keras (hardware) dan perangkat
lunak (software) yang digunakan oleh
sistem yang dibuat, bahasa pemograman
yang digunakan, sistem operasi (operating
system), perangkat alat bantu yang
mendukung dalam proses pembuatan
sistem ini serta hal-hal yang berhubungan
dengan implementasi program.
Berikut ini adalah uraian mengenai
kebutuhan-kebutuhan yang berhubungan
dengan implememtasi program yang
penulis buat, diantaranya adalah sebagai
berikut:
Nama_MP
Dalam mengimplementasi program
yang penulis buat, maka mengunakan
perangkat keras dan perangkat lunak
antara lain:
a. Perangkat keras yang digunakan:
1. Prosesor Intel Core I3 3,3 GHz
2. 2 Gb RAM
3. Harddisk 500 Gb
4. VGA Card Gforce 740
5. Monitor GTC LCD 19”
6. Printer Canon IP 2700
b. Perangkat lunak yang digunakan:
1. Proses pembuatan aplikasi (coding)
dengan
menggunakan
bahasa
pemerograman PHP
2. Pembuatan struktur tabel basisdata
dengan menggunakan MySQl
3. Menggunakan Microsoft Office 2013
sebagai alat bantu pengolahan kata
dalam pembuatan laporan Proyek
Perangkat Lunak;
4. Menggunakan Microsoft Visio 2013
sebagai alat bantu dalam mendesain
rancangan-rancangan DFD, ERD,
5.1 Perangkat Keras (Hardware) dan
Perangkat
Lunak
(Software)
yang
Digunakan
8
Perancangan Sistem Informasi Akademik Terpadu Berbasis Web Di Madrasah Ibtidaiyah Cikawung
Kabupaten Tasikmalaya
(Dadang Haryanto – Asep Wildan)
rancangan form
laporan-laporan.
dan
rancangan
perancangan aplikasi yang akan dibuat,
maka berikut ini adalah beberapa tampilan
form yang merupakan interaksi program
dari “Sistem Informasi Akademik Terpadu
Berbasis Web di Madrasah Ibtidaiyah
Cikawung”, adalah sebagai berikut:
5.2.
Tampilan Form yang Dibuat
Setelah
melakukan
proses
identifikasi data, analisis sistem serta
1. Form Login
Gambar 5.1 Form Login
2. From Utama
Gambar 5.2 Form Utama
3. Form Data Pendidik dan Tenaga Kependidikan
Gambar 5.3 Form Data Pendidik dan Tenaga Kependidikan
9
Perancangan Sistem Informasi Akademik Terpadu Berbasis Web Di Madrasah Ibtidaiyah Cikawung
Kabupaten Tasikmalaya
(Dadang Haryanto – Asep Wildan)
4. Form Proses Absensi
Gambar 5.4 Form Proses Absensi
5.3
Tampilan Laporan yang di Implementasikan
Berikut ini adalah tampilan laporan-laporan yang diimplementasikan dalam
pembuatan sistem yang penulis buat, adalah sebagai berikut:
1. Laporan Absensi Siswa
VI.
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil analisis dan
perancangan yang dilakukan penulis
terhadap sistem informasi akademik yang
sedang berjalan pada saat ini maupun yang
penulis kembangkan, maka penulis dapat
menyimpulkan bahwa:
1. Pengelolaan data-data baik data baru
maupun data-data transaksi yang
dilakukan dengan proses bantuan
komputer lebih mudah dan praktis
apabila dibandingkan dengan cara
manual, karena disamping kecepatan
dalam proses yang bisa menekan
tingkat biaya yang dikeluarkan, juga
proses yang dilakukan dengan bantuan
komputer dapat memperkecil tingkat
kesalahan yang disebabkan oleh
kelalaian manusia dalam pencatatan
data.
2. Penyajian data yang dibutuhkan sistem
yang dilakukan oleh sistem bantuan
komputer akan lebih baik daripada
sistem manual karena disamping
kecepatan penyampaian informasi yang
dibutuhkan, juga informasi
disampaikan lebih akurat.
yang
VII. DAFTAR PUSTAKA
Antoni, Harianto dan Novi Safriadi.2012.
Rancang
Bangun
Sistem
Informasi
Administrasi Informatika.Jurnal ELKHA
Vol.4, No. 2, Oktober 2012.
Binarso, Yusi Ardi, Eko Adi Sarwoko dan
Nurdi Bahtiar.2012. Pembangunan Sistem
Informasi
Berbasis
Web.jurnal
of
informatics and teknologi vol 1, tahun
2012.
Constantianus, Fredderick dan Bernard
Renaldy Suteja. 2005.Analisa dan Desain
Sistem Bimbingan Tugas Akhir Berbasis
Web. Jurnal Informatika UKM, Vol. I, No. 2,
Desember 2005.
Jogiyanto. 2005.Analisis & Desain Sistem
Informasi: Pendekatan Terstruktur teori
dan praktik aplikasi bisnis.Yogyakarta: Andi
10