MANAJEMEN PROYEK DALAM PRAKTEK
advertisement
INISIASI PROYEK Fase Inisiasi Proyek • Pada fase ini merupakan fase dalam hal studi kelayakan. Salah satunya adalah analisis kebutuhan (requirements analysis). • Pada tahap ini akan membrikan gambaran global suatu proyek. Gambaran global ini biasanya berisi ruang lingkup proyek, tujuan proyek, waktu mengerjakan proyek, biaya proyek dan informasi umum lainnya. • Hasil dari fase ini kemudian disusun dalam bentuk proposal proyek untuk kemudian diajukan ke stakeholder dan dijadikan acuan dalam pembuatan dokumen perencanaan manajemen proyek. Tujuan Inisiasi Proyek 1. menentukan tujuan proyek secara rinci 2. mengidentifikasi factor-faktor penentu keberhasilan untuk pelaksanaan proyek 3. menentukan ruang lingkup proyek, jadwal proyek, kebutuhan sumber daya proyek secara garis besar, asumsi proyek, serta batasanbatasan proyek sebagai acuan dalam membuat perencanaan manajemen proyek. 4. menentukan criteria keberhasilan proyek. Mekanisme Inisiasi Proyek • pemilik proyek memberi penugasan kepada manajer proyek dan tim proyek • manajer proyek dan tim secara bersama-sama membuat definisi proyek dan disetujui oleh pemilik proyek. • definisi proyek yang sudah dibuat, selanjutnya akan dijadikan sebagai acuan atau landasan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek. Studi Kelayakan (Feasibility Study) • Studi kelayakan adalah tindakan yang dilakukan untuk menentukan apakah suatu proyek layak untuk direalisasikan atau tidak. • Proyek tidak layak jika menghasilkan produk atau jasa yang hanya berfungsi satu kali saja, atau jika proyek yang akan dilaksanakan itu tidak memberi manfaat apapun selain hanya menambah panjang birokrasi Studi kelayakan terbagi dalam beberapa aktivitas atau satuan kerja (job) • Wawancara • Kunjungan ke lokasi • Pengumpulan dokumen Umumnya dokumen-dokumen dalam suatu sistem terdiri atas : formulir input, formulir output dan laporan-laporan. Sistematika Laporan • Tujuan studi kelayakan Gambaran atas apa yang hendak dicapai setelah studi kelayakan dilakukan. • Latar belakang Menjelaskan faktor-faktor yang mendorong diadakannya studi kelayakan tersebut. Bisa berupa masalah-masalah yang hendak diatasi ataupun juga pengembangan sistem kepada tingkatan yang lebih baik. • Solusi yang diajukan Hasil dari studi kelayakan berupa solusi yang diajukan kepada klien, untuk mengatasi hal-hal yang disebutkan dalam bagian latar belakang, jika ada solusi alternatif juga dapat diajukan. • Analisis biaya dan manfaat Analisis biaya dan manfaat dapat diajukan untuk mengukur efektifitas solusi yang diajukan serta untuk menunjukkan apakah biaya yang akan digunakan sepadan dengan solusi yang diharapkan. Contoh Surat Tugas Contoh Template Dokumen Pendifinisian Proyek Halaman Judul <Nama Proyek> PENDEFINISAN PROYEK (PROYEK DEFINITION) Daftar Isi Dokumen Kontrol Informasi Global Isi Dokumen Isi Dokumen Isi Dokumen Contoh dan Penjelasan Contoh Surat Tugas
