MANAJEMEN PROYEK DALAM PRAKTEK

INISIASI PROYEK
Fase Inisiasi Proyek
• Pada fase ini merupakan fase dalam hal studi
kelayakan. Salah satunya adalah analisis
kebutuhan (requirements analysis).
• Pada tahap ini akan membrikan gambaran global
suatu proyek. Gambaran global ini biasanya berisi
ruang lingkup proyek, tujuan proyek, waktu
mengerjakan proyek, biaya proyek dan informasi
umum lainnya.
• Hasil dari fase ini kemudian disusun dalam
bentuk proposal proyek untuk kemudian diajukan
ke stakeholder dan dijadikan acuan dalam
pembuatan dokumen perencanaan manajemen
proyek.
Tujuan Inisiasi Proyek
1. menentukan tujuan proyek secara rinci
2. mengidentifikasi factor-faktor penentu
keberhasilan untuk pelaksanaan proyek
3. menentukan ruang lingkup proyek, jadwal
proyek, kebutuhan sumber daya proyek secara
garis besar, asumsi proyek, serta batasanbatasan proyek sebagai acuan dalam
membuat perencanaan manajemen proyek.
4. menentukan criteria keberhasilan proyek.
Mekanisme Inisiasi Proyek
• pemilik proyek memberi penugasan kepada
manajer proyek dan tim proyek
• manajer proyek dan tim secara bersama-sama
membuat definisi proyek dan disetujui oleh
pemilik proyek.
• definisi proyek yang sudah dibuat, selanjutnya
akan dijadikan sebagai acuan atau landasan
dalam pembuatan perencanaan manajemen
proyek.
Studi Kelayakan (Feasibility Study)
• Studi kelayakan adalah tindakan yang
dilakukan untuk menentukan apakah suatu
proyek layak untuk direalisasikan atau tidak.
• Proyek tidak layak jika menghasilkan produk
atau jasa yang hanya berfungsi satu kali saja,
atau jika proyek yang akan dilaksanakan itu
tidak memberi manfaat apapun selain hanya
menambah panjang birokrasi
Studi kelayakan terbagi dalam beberapa
aktivitas atau satuan kerja (job)
• Wawancara
• Kunjungan ke lokasi
• Pengumpulan dokumen
Umumnya dokumen-dokumen dalam suatu
sistem terdiri atas : formulir input, formulir
output dan laporan-laporan.
Sistematika Laporan
• Tujuan studi kelayakan
Gambaran atas apa yang hendak dicapai setelah studi
kelayakan dilakukan.
• Latar belakang
Menjelaskan faktor-faktor yang mendorong diadakannya studi
kelayakan tersebut. Bisa berupa masalah-masalah yang hendak
diatasi ataupun juga pengembangan sistem kepada tingkatan
yang lebih baik.
• Solusi yang diajukan
Hasil dari studi kelayakan berupa solusi yang diajukan kepada
klien, untuk mengatasi hal-hal yang disebutkan dalam bagian
latar belakang, jika ada solusi alternatif juga dapat diajukan.
• Analisis biaya dan manfaat
Analisis biaya dan manfaat dapat diajukan untuk mengukur
efektifitas solusi yang diajukan serta untuk menunjukkan
apakah biaya yang akan digunakan sepadan dengan solusi yang
diharapkan.
Contoh Surat Tugas
Contoh Template Dokumen
Pendifinisian Proyek
Halaman Judul
<Nama Proyek>
PENDEFINISAN PROYEK
(PROYEK DEFINITION)
Daftar Isi
Dokumen Kontrol
Informasi Global
Isi Dokumen
Isi Dokumen
Isi Dokumen
Contoh dan Penjelasan
Contoh Surat
Tugas