8. Tahap Perencanaan

Tugas Tahap Perencanaan
 Mengembangkan solusi desain dan arsitektur
 Menciptakan spesifikasi fungsional
 Mengembangkan rencana proyek
 Membuat jadwal proyek
 Menyiapkan pengembangan dan pengujian
lingkungan.
 Penutup Tahap Perencanaan.
Tahap Perencanaan Proyek melibatkan penciptaan seperangkat rencana
untuk membantu membimbing tim Anda melalui tahap pelaksanaan dan
penutupan proyek.
Rencana yang dibuat pada tahap ini akan membantu Anda untuk mengatur
waktu, biaya, kualitas, perubahan, risiko dan isu-isu.

Tahap Perencanaan Proyek mengikuti Tahap Inisiasi
Proyek dan merupakan fase yang paling penting dalam
manajemen proyek. Upaya yang dilakukan dalam
perencanaan dapat menghemat waktu yang tak
terhitung jumlahnya karena kebingungan dan
pekerjaan ulang pada fase berikutnya.

Ada 10 langkah Perencanaan Proyek yang perlu
diambil untuk menyelesaikan Tahap Perencanaan
Proyek secara efisien. Langkah-langkah dan template
yang dibutuhkan untuk melakukan hal tersebut, akan
ditampilkan dalam diagram berikut.







Lingkup Perencanaan.
Mempersiapkan Struktur Perincian Kerja.
Perincian Struktur Organisasi.
Rencana Sumber Daya
Pengembangan Jadwal Proyek.
Perencanaan Anggaran.
Fase Inisiasi Proyek mendefinisikan
beberapa hal yang memfasilitasi. Ini dapat
berupa:
- Rencana Pengadaan.
- Perencanaan Komunikasi.
- Perencanaan Kualitas.
- Perencanaan Manajemen Risiko.
- Perencanaan Manajemen Konfigurasi.



Manager Proyek bertanggung jawab untuk
mengembangkan Rencana Proyek sehingga
memastikan bahwa semua
persyaratan/keperluan perencanaan proyek
terpenuhi.
Fungsional/Manajemen personil yang
bertanggung jawab memastikan bahwa sumber
daya yang memadai tersedia untuk proyek
tersebut.
Stakeholder kunci harus menyetujui Rencana
Proyek sebelum pindah ke tahap berikutnya.

Mengingat berbagai alat-alat manajemen proyek
yang tersedia, kunci untuk memilih yang benar
adalah pemahaman bahwa alat-alat yang berbeda
dibutuhkan sepanjang tahapan yang berbeda dari
sebuah siklus hidup proyek.

Sebuah rencana bisnis berkisar pada aspek
strategis proyek dan dimaksudkan untuk
memungkinkan manajer proyek dan tim inti
membuat keputusan yang cerdas dan terdidik
setiap sehari dengan membantu mengatur dan
meletakkan serangkaian sumber daya
sepadan dengan tujuan yang akan dicapai


Karena semua proyek melibatkan beberapa tingkat
risiko, rencana pengelolaan risiko proyek diperlukan
untuk menetapkan dan mendokumentasikan prosedur
yang akan digunakan untuk mengelola risiko di seluruh
kehidupan proyek.
Prosedur yang digunakan untuk mengelola risiko
didefinisikan pada tahap perencanaan,
didokumentasikan dalam rencana manajemen risiko
proyek, dan kemudian dilakukan melalui kehidupan
proyek.
Ada empat tahap perencanaan manajemen
risiko:
 Identifikasi Risiko;
 Kuantifikasi Risiko;
 Respon Risiko;
 Pemantauan Resiko dan Penilaian
Kontrol.




Milestones adalah semacam batas waktu di
dalam proyek untuk tugas tertentu.
Milestones menjaga proyek sesuai jalur
Milestones juga baik ketika Anda harus
membagi pekerjaan untuk anggota tim.
Tidak sulit sekali untuk membuat milestone. Anda
hanya membagi proyek menjadi bagian-bagian
yang harus dilakukan dan Anda mengatur batas
waktu untuk masing-masing dari mereka. Setelah
melakukan hal ini, mulailah bagian awal: pekerjaan
untuk proyek tersebut.
Manfaat bagi manajemen proyek:
 Pemotongan biaya proyek dan mengurangi
skala waktu
 Koordinasi dan mempercepat perencanaan
 Menghilangkan waktu idle/tunggu
 Memperoleh penjadwalan yang lebih baik dan
kontrol untuk kegiatan subkontraktor
 Mengembangkan prosedur pemecahan masalah
yang lebih baik
 Pemotongan waktu untuk keputusan rutin, namun
memungkinkan lebih banyak waktu untuk
pengambilan keputusan




Selama analisis risiko Anda tidak harus fokus hanya
pada risiko teknis karena seringkali risiko datang dari
berbagai tempat yang tidak terduga, seperti organisasi,
masalah tim, masalah kemitraan dll.
Ini biasanya menghasilkan rencana tindakan untuk
menghindari resiko atau meminimalkan
konsekuensinya.
Setiap langkah Anda harus ingat bahwa ada dua jenis
risiko:
- pertama, risiko yang Anda sadari, dan
- kedua adalah risiko yang Anda tidak sadari.
Tugas Anda adalah untuk memastikan bahwa risiko
Anda adalah lebih jauh dari yang tidak dikenal.



Apakah Anda tahu bahwa tahap perencanaan suatu proyek TI dapat
membuat atau menghancurkan proyek itu?
Mayoritas pekerjaan manajer proyek selama tahap perencanaan
melibatkan penyelesaian tiga inisiasi kegiatan-proyek kunci dan
organisasi, definisi proyek dan perencanaan, dan review dan
persetujuan manajemen.
Setelah anggota tim proyek menyimpulkan seluruh
kegiatan kunci dari tahap perencanaan, mereka
akan memiliki output yang akan menjadi masukan
bagi tahap analisis dari siklus hidup proyek, yakni :
- Kasus bisnis.
- Desain konseptual
- Rencana proyek


Kasus bisnis, desain konseptual, dan rencana
proyek disampaikan kepada manajemen untuk
diperiksa. Setelah persetujuan manajemen
diberikan untuk proyek, dibutuhkan rencana
proyek sign-off (mengakhiri). Sign- off ini
menunjukkan bahwa manajemen telah
memberikan persetujuan kepada proyek untuk
melanjutkan.
Rencana proyek sign-off adalah tonggak yang
harus dipenuhi selama tahap perencanaan. Hal ini
menunjukkan bahwa fase perencanaan dari siklus
hidup proyek TI telah selesai. Proyek ini sekarang
dapat melanjutkan ke tahap analisis.