Tahap Perencanaan Proyek

Tahap Perencanaan
Dr. Lily W.
Tahap-Tahap Pengembangan
Tugas Tahap Perencanaan
Tugas Tahap Perencanaan
• Mengembangkan solusi desain dan arsitektur
• Menciptakan spesifikasi fungsional
• Mengembangkan rencana proyek
• Membuat jadwal proyek
• Menyiapkan pengembangan dan pengujian lingkungan.
• Penutup Tahap Perencanaan.
Tahap Perencanaan Proyek melibatkan penciptaan seperangkat
rencana untuk membantu membimbing tim Anda melalui tahap
pelaksanaan dan penutupan proyek.
Rencana yang dibuat pada tahap ini akan membantu Anda untuk
mengatur waktu, biaya, kualitas, perubahan, risiko dan isu-isu.
Perencanaan Proyek SI (Cont.)
• Tahap Perencanaan Proyek mengikuti Tahap Ini
siasi Proyek dan merupakan fase yang paling pen
ting dalam manajemen proyek. Upaya yang dilaku
kan dalam perencanaan dapat menghemat waktu
yang tak terhitung jumlahnya karena kebingungan
dan pekerjaan ulang pada fase berikutnya.
• Ada 10 langkah Perencanaan Proyek yang perlu
diambil untuk menyelesaikan Tahap Perencanaan
Proyek secara efisien. Langkah-langkah dan temp
late yang dibutuhkan untuk melakukan hal terseb
ut, akan ditampilkan dalam diagram berikut.
Proses dasar dari Tahap Peren
canaan Proyek
•
•
•
•
•
•
•
Lingkup Perencanaan.
Mempersiapkan Struktur Perincian Kerja.
Perincian Struktur Organisasi.
Rencana Sumber Daya
Pengembangan Jadwal Proyek.
Perencanaan Anggaran.
Fase Inisiasi Proyek mendefinisikan beberapa hal yang
memfasilitasi. Ini dapat berupa:
- Rencana Pengadaan.
- Perencanaan Komunikasi.
- Perencanaan Kualitas.
- Perencanaan Manajemen Risiko.
- Perencanaan Manajemen Konfigurasi.
Tanggung Jawab Tim Proyek
• Manager Proyek bertanggung jawab untuk mengembang
kan Rencana Proyek sehingga memastikan bahwa semu
a persyaratan/keperluan perencanaan proyek terpenuhi.
• Fungsional/Manajemen personil yang bertanggung jawa
b memastikan bahwa sumber daya yang memadai tersedi
a untuk proyek tersebut.
• Stakeholder kunci harus menyetujui Rencana Proyek se
belum pindah ke tahap berikutnya.
Peralatan Manajemen Proyek
• Mengingat berbagai alat-alat manajemen proyek yang ter
sedia, kunci untuk memilih yang benar adalah pemahama
n bahwa alat-alat yang berbeda dibutuhkan sepanjang ta
hapan yang berbeda dari sebuah siklus hidup proyek.
Rencana Bisnis
• Sebuah rencana bisnis berkisar pada aspek strategis
proyek dan dimaksudkan untuk memungkinkan manaj
er proyek dan tim inti membuat keputusan yang cerda
s dan terdidik setiap sehari dengan membantu mengat
ur dan meletakkan serangkaian sumber daya sepada
n dengan tujuan yang akan dicapai
Rencana Manajemen Risiko Pr
oyek
• Karena semua proyek melibatkan beberapa tingk
at risiko, rencana pengelolaan risiko proyek dip
erlukan untuk menetapkan dan mendokumentasik
an prosedur yang akan digunakan untuk mengelol
a risiko di seluruh kehidupan proyek.
• Prosedur yang digunakan untuk mengelola risiko
didefinisikan pada tahap perencanaan, didokume
ntasikan dalam rencana manajemen risiko proyek
, dan kemudian dilakukan melalui kehidupan proy
ek.
Rencana Manajemen Risiko Pr
oyek
Ada empat tahap perencanaan manaje
men risiko:
• Identifikasi Risiko;
• Kuantifikasi Risiko;
• Respon Risiko;
• Pemantauan Resiko dan Penilaian
Kontrol.
Milestones
• Milestones adalah semacam batas waktu di dalam
proyek untuk tugas tertentu.
• Milestones menjaga proyek sesuai jalur
• Milestones juga baik ketika Anda harus membagi p
ekerjaan untuk anggota tim.
• Tidak sulit sekali untuk membuat milestone. Anda han
ya membagi proyek menjadi bagian-bagian yang haru
s dilakukan dan Anda mengatur batas waktu untuk ma
sing-masing dari mereka. Setelah melakukan hal ini,
mulailah bagian awal: pekerjaan untuk proyek tersebut
.
Gantt Charts
Manfaat bagi manajemen proyek:
• Pemotongan biaya proyek dan mengurangi skala w
aktu
• Koordinasi dan mempercepat perencanaan
• Menghilangkan waktu idle/tunggu
• Memperoleh penjadwalan yang lebih baik dan kontr
ol untuk kegiatan subkontraktor
• Mengembangkan prosedur pemecahan masalah yang
lebih baik
• Pemotongan waktu untuk keputusan rutin, namun me
mungkinkan lebih banyak waktu untuk pengambilan ke
putusan
Contoh PERT dan Gantt Chart
Analisis Risiko
• Selama analisis risiko Anda tidak harus fokus hanya p
ada risiko teknis karena seringkali risiko datang dari b
erbagai tempat yang tidak terduga, seperti organisasi,
masalah tim, masalah kemitraan dll.
• Ini biasanya menghasilkan rencana tindakan untuk me
nghindari resiko atau meminimalkan konsekuensinya.
• Setiap langkah Anda harus ingat bahwa ada dua jenis
risiko:
- pertama, risiko yang Anda sadari, dan
- kedua adalah risiko yang Anda tidak sadari.
• Tugas Anda adalah untuk memastikan bahwa risiko A
nda adalah lebih jauh dari yang tidak dikenal.
Kesimpulan
• Apakah Anda tahu bahwa tahap perencanaan suatu proyek
TI dapat membuat atau menghancurkan proyek itu?
• Mayoritas pekerjaan manajer proyek selama tahap perenca
naan melibatkan penyelesaian tiga inisiasi kegiatan-proyek
kunci dan organisasi, definisi proyek dan perencanaan, dan
review dan persetujuan manajemen.
• Setelah anggota tim proyek menyimpulkan seluruh ke
giatan kunci dari tahap perencanaan, mereka akan me
miliki output yang akan menjadi masukan bagi tahap a
nalisis dari siklus hidup proyek, yakni :
- Kasus bisnis.
- Desain konseptual
- Rencana proyek
Kesimpulan
• Kasus bisnis, desain konseptual, dan rencana proyek
disampaikan kepada manajemen untuk diperiksa. Set
elah persetujuan manajemen diberikan untuk proyek,
dibutuhkan rencana proyek sign-off (mengakhiri). Sign
- off ini menunjukkan bahwa manajemen telah membe
rikan persetujuan kepada proyek untuk melanjutkan.
• Rencana proyek sign-off adalah tonggak yang harus di
penuhi selama tahap perencanaan. Hal ini menunjukk
an bahwa fase perencanaan dari siklus hidup proyek T
I telah selesai. Proyek ini sekarang dapat melanjutkan
ke tahap analisis.