Ruang Lingkup Proyek

GRUP PROSES
MANAJEMEN PROYEK
Overview
 9 area pengetahuan manajemen
proyek
 Grup proses manajemen proyek
 Tools dan Teknik Manajemen Proyek
Grup Proses
 Dalam Manajemen Proyek terdapat sejumlah
proses yang saling berkaitan
 Tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu
group proses
 Dalam manajemen proyek terdapat 5 group
proses yaitu :
– Inisiasi Proyek
- Kontrol Proyek
– Perencanaan Proyek - Penutupan/akhir
– Eksekusi Proyek
Grup Proses
Iterasi Grup Proses
1. Inisiasi Proyek
 Tahapan Inisiasi proyek adalah tahap awal
suatu proyek yang akan dimulai.
 Pada tahap ini, tim proyek akan mendefinisikan
gambaran proyek secara global (Project
Definition).
 Gambaran global proyek ini meliputi : Ruang
Lingkup Proyek, Tujuan Proyek, Waktu
Pengerjaan Proyek, Biaya Proyek dan
Informasi umum lainnya.
Inisiasi Proyek
 Gambaran global yang telah
dituangkan kedalam dokumen definisi
proyek (Project Definition Document)
akan dijadikan acuan untuk
pembuatan dokumen perencanaan
manajemen proyek (Project
Management Plan).
Tujuan Inisiasi Proyek
 Menentukan tujuan proyek secara terinci.
 Mengidentifikasi faktor-faktor penentu
keberhasilan untuk pelaksanaan proyek.
 Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal,
kebutuhan sumber daya proyek secara garis
besar, asumsi proyek, serta batasan proyek
yang nantinya akan dijadikan acuan untuk
perencanaan manajemen proyek (Project
Management Plan)
 Menentukan kriteria keberhasilan proyek.
Mekanisme Inisiasi Proyek
 Pemilik proyek (project owner) memberi penugasan
(assignment) kepada manajer proyek (project
manager) dan tim proyek (project team).
 Manajer proyek dan tim proyek secara bersamasama membuat definisi proyek (project definition)
dan disetujui oleh pemilik proyek.
 Definisi proyek yang telah dibuat, selanjutnya akan
dijadikan sebagai acuan atau landasan dalam
pembuatan perencanaan manajemen proyek
(project management plan).
Penting dalam Inisiasi Proyek
 Pelaksana project initiation adalah manajer
proyek dan tim proyek.
 Project team assignment merupakan input bagi
project initiation.
 Project team assignment berupa dokumen
resmi yang ditandatangani oleh pemilik proyek.
Dokumen Tahap Inisiasi
Project team assignment bisa dalam bentuk:
 Surat Tugas / Surat Perintah Kerja
 Dokumen Definisi Proyek
2. Perencanaan Proyek
 Tujuan dan ruang lingkup proyek (Scope
Management)
 Waktu Pengerjaan atau jadwal proyek (Time
Management)
 Rencana Anggaran Biaya Proyek (Cost
Management)
 Kualitas Proyek (Quality Management)
 Sumber Daya Proyek (Resource
Management)
2. Perencanaan Proyek
 Manajemen Resiko (Risk Management)
 Perencanaan Komunikasi (Communication
Management)
 Pengadaan (Procurement Management)
 Integrasi (Integration Management)
Skala Proyek
 Skala besar vs Skala kecil
 Tingkat kompleksitas dari sebuah proyek
biasanya berbanding lurus dengan skala
proyek. Semakin besar proyek, biasanya
semakin kompleks pula pekerjaan yang akan
dilakukan. Begitu pula jumlah orang yang
terlibat. Sudah dipastikan akan melibatkan
banyak orang jika proyek tersebut berskala
besar.
Tahap Perencanaan Proyek [1]
 Mendefinisikan ruang lingkup proyek.
 Mendetailkan jadwal pelaksanaan proyek.
 Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan
proyek.
 Menetapkan prosedur dan mekanisme
pengontrolan proyek.
 Menentukan kualifikasi, peran dan tanggung
jawab, serta jumlah personil yang dibutuhkan
untuk melaksanakan proyek.
Tahap Perencanaan Proyek [2]
 Mengidentifikasi resiko-resiko proyek dan
menentukan tindakan penanggulangannya.
 Membuat perencanaan komunikasi selama
pelaksanaan proyek.
 Menentukan dan menyetujui project
baseline yang akan menjadi acuan dalam
pengukuran kinerja proyek.
Dokumen Yang Digunakan





Work Breakdown Structure (WBS)
Penugasan Tim Proyek
Jadwal Proyek
Perencanaan Komunikasi
Perencanaan Manajemen Proyek
3. Eksekusi
 Merupakan tahap pelaksanaan atau realisasi
sebuah proyek sesuai dengan rencana proyek
yang tertuang pada project management plan.
 Semua aktifitas yang dilakukan berdasar pada
perencanaan yang telah ditetapkan pada tahap
perencanaan
Tugas Manajer dan Tim
 melakukan koordinasi pekerjaan
bersama tim proyek,
 mengoptimalkan kinerja tim proyek
serta
 memanfaatkan sumber daya nonpersonil secara efektif dan efisien.
4. Pengendalian Proyek
 (Project Controlling) adalah sebuah kegiatan
pengendalian terhadap aktifitas yang sedang
berjalan selama pelaksanaan proyek.
 Bertujuan untuk memastikan bahwa setiap
aktifitas yang dilakukan sesuai dengan
perencanaan dan memastikan tujuan dari
setiap aktifitas telah tercapai dengan baik
Monitoring [1]
 Segi waktu : Apakah aktifitas tersebut dimulai
dan selesai sesuai dengan yang telah
direncanakan (estimasi awal) dan disepakati?
 Segi biaya dan SDM : Apakah aktifitas
tersebut menggunakan biaya dan SDM sesuai
dengan yang telah direncanakan (estimasi
awal) dan disepakati?
Monitoring [2]
 Perubahan perencanaan selama
pelaksanaan proyek : Apakah perubahan
tersebut merupakan perubahan yang memiliki
prioritas utama? apakah perubahan tersebut
bisa ditangguhkan ? Apakah perubahan
tersebut termasuk kedalam ruang lingkup yang
telah disepakati ?
 Kualitas : Apakah hasil pekerjaan yang
dilakukan telah memenuhi standar kualitas
yang diinginkan ?
Hasil Monitoring
 Semua hasil kegiatan monitoring diatas akan
dituangkan kedalam laporan yang
berisi status dankemajuan proyek.
 Laporan-laporan tersebut sangat berguna
untuk mempertimbangkan rencana kedepan
agar proyek dapat berjalan dengan baik sesuai
dengan harapan pemilik proyek.
5. Penutupan Proyek
 Dalam fase ini, baik pemilik proyek, pelaksana
proyek, dan lain-lain memiliki hak dan
kewajiban sebagai syarat dan prasyarat untuk
melakukan penutupan proyek.
 Di lain pihak, manajemen proyek harus
menyediakan sebuah tatanan yang terstruktur
agar penutupan ini bersifat win-win solution.
Bagaimana?
 Jika terjadi penutupan yang tidak kunjung
datang ?
 Jika memang tidak kunjung henti sampai tidak
dapat terdefinisikan, maka manajemen proyek
bisa dikatakan FAILED.
 Dokumen-dokumen yang telah disepakati
untuk di-deliver akan menjadikan syarat utama
penutupan kontrak.
Tools & Teknik ManPro
 Membantu para manajer proyek dan timnya
dalam berbagai aspek manajemen proyek
 Contoh :
- Project charter, scope statement, WBS
(scope)
- Gantt charts, network diagram, critical path
analysis, critical chain scheduling
- Cost estimation, earned value management
(cost)
Gantt Chart [1]
 Gantt chart adalah bagan balok yang disusun
dengan maksud mengidentifikasi unsur
waktu dan urutan dalam merencanakan
suatu kegiatan yang terdiri dari waktu mulai,
waktu penyelesaian, dan pada saat pelaporan.
 Sebagai alat fundamental dan mudah
diterapkan oleh para manajer proyek untuk
memungkinkan seseorang melihat dengan
mudah waktu dimulai dan selesainya
tugas-tugas dan sub-sub tugas dari
proyek
Gantt Chart [2]
 Semakin banyak tugas-tugas dalam proyek
dan semakin penting urutan antara tugastugas maka semakin besar kecenderungan dan
keinginan untuk memodifikasi Gantt Chart.
 Gantt chart membantu menjawab pertanyaanpertanyaan “what if” saat melihat
kesempatan-kesempatan untuk membuat
perubahan terlebih dahulu terhadap
kebutuhan.
Keuntungan Gantt Chart
 Sederhana, mudah dibuat dan dipahami,
sehingga sangat bermanfaat sebagai alat
komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.
 Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan
dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada
saat pelaporan
 Bila digabungkan dengan metode lain dapat
dipakai pada saat pelaporan
Kelemahan Gantt Chart
 Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan
ketergantungan antara satu kegiatan dan
kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk
mengetahui dampak yang diakibatkan oleh
keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal
keseluruhan proyek.
 Sulit mengadakan penyesuaian atau
perbaikan/pembaharuan bila diperlukan,
karena pada umumnya ini berarti membuat
bagan balok baru.
Diskusi
 Tentukan project yang akan dibuat oleh tim
anda
 Buat proposal sederhana, yang berisi:
- Pembahasan ruang lingkup project, batasan
ruang lingkup project , tujuan poject, estimasi
sumber daya manusia, estimasi dana, estimasi
waktu, kualitas;
- Jabarkan detile pekerjaan dan kegiatan yang
akan dilakukan dalam project Anda;
- Buat Gant Chart untuk memonitoring
berjalannya project dari segi waktu dan biaya;
Inisas kebutuhan
 Kebutuhan SW
1. sw a
2. sw b
 Kebutuhan HW
1.
2.
 Kebutuhan SDM
 Kebutuhan Operasonal