ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM - Journal

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BERBASIS
WEB PADA UNIVERSITAS KRISTEN INDONESIA TORAJA
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Oktovianus Palute
05.12.1270
kepada
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2010
i
ANALYSIS AND INFORMATION SYSTEM DESIGN BASE ON WEB
IN UNIVERSITAS KRISTEN INDONESIA TORAJA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BERBASIS WEB
PADA UNIVERSITAS KRISTEN INDONESIA TORAJA
Oktovianus Palute
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
In the current intense competition from Universitas Kristen Indonesia Toraja (UKI
Toraja) requires a good strategy to college readiness has toward "World Class University"
which is mandatory in order to face competition services in the field of global education.
One way that is appropriate utilization information technology. Where information
technology is one technology emerging at this time. Facilitate technological progress
access to data and information available quickly, efficiently and accurately.
This research aims to devise and design a web-based information systems. With
this application, this website, so users easily obtain services and information on all
existing activities, particularly within the scope of Universitas Kristen Indonesia Toraja
anywhere anytime on-line. This information system application using the web based
some software in the design of each display is in UKI Toraja website, among others,
Macromedia Dreamweaver MX, Adobe Photoshop CS and Adobe ImageReady CS for
design while using the MySQL database. In this research, several methods in obtaining
the data - ie data of surveys, interviews, and literature. From the data - the data obtained,
will be able to ease the analysis and design every component - the component will be
displayed on the website.
UKI Toraja website to be used as a means of service providers and information
for users with good lecturers, students, staff, alumni and the community who need
information about the UKI Toraja especially in education. With this website can also
assist the process of decision making in improving the performance of each activity within
UKI Toraja and users also get all the information is more accurate because the
information available will be constantly updated and with a level of better data security.
Keywords: Information Systems, Website.
ii
1.
Pendahuluan
1.1
Latar Belakang
Saat ini pengelolaan manajemen perguruan tinggi tidak dapat dilepaskan dari
pemanfaatan teknologi informasi. Mulai dari penanganan masalah administrasi
penerimaan mahasiswa baru pengelolaan data akademik mahasiswa, pelaksanaan
kegiatan perkuliahan, manajemen sumber daya serta proses pengambilan kebijakan
eksekutif, dapat diselesaikan secara efektif dan optimal dengan pemanfaatan sistem
informasi.
Begitu pun di sebuah lembaga pendidikan khususnya Universitas Kristen
Indonesia Toraja (UKI Toraja), pengembangan sistem informasi akademik yang berbasis
website akan sangat membantu dalam pengolahan informasi – informasi mengenai
mahasiswa, dosen, administrasi akademik, proses belajar mengajar, fasilitas kampus,
kegiatan mahasiswa diluar maupun didalam
pada lembaga tersebut. Dengan
pengembangan sistem informasi yang berbasis website pada Universitas Kristen
Indonesia Toraja, merupakan hal yang sangatlah penting karena keberadaan suatu
website sangat membantu dalam penyampaian informasi kegiatan – kegitan kampus
kepada mahasiswa, dosen, karyawan, alumni dan juga kepada masyarakat yang
membutuhkan informasi tentang Universitas Kristen Indonesia Toraja dengan semakin
mudah, cepat, tepat, dan hemat.
1.2
Rumusan Masalah
Dari penjelasan di atas dapat di ambil suatu pokok masalah adalah sebagai
berikut :
1. Bagaimana merancang website UKIT sebagai media informasi, promosi dan
pelayanan yang lebih baik, sehingga dapat memberikan kemudahan dan kepuasan
untuk mendapatkan informasi yang diinginkan baik itu kepada mahasiswa, dosen,
karyawan, alumni bahkan bagi masyarakat luas yang membutuhkan, yang dapat
diakses secara cepat dan biaya yang relatif murah dengan melakukan analisa dan
perancangan yang tepat.
2. Bagaimana mengikuti perkembangan zaman dalam dunia teknologi komputer dan
informasi untuk kemudian di implementasikan dalam membantu efektifitas kinerja
karyawan, dosen maupun mahasiswa untuk kemajuan Universitas Kristen
Indonesia Toraja.
1.3
Batasan Masalah
Ruang lingkup serta pengertian daripada teknologi multimedia sangat luas sesuai
dengan fungsi dan penerapanya pada masing – masing bidang usaha yang berbeda.
Dan pada sistem informasi akademik UKI Toraja ini, pokok permasalahannya dibatasi
1
2
agar terfokus dan dapat memberikan pelayanan informasi dengan benar dan tepat
sasaran. Dalam hal ini penulis akan membahas ruang lingkup mengenai teknologi
informasi dalam skala kecil yang berhubungan dengan bidang informasi UKI Toraja,
adapun masalah yang akan dikaji adalah membahas tentang potensi Universitas Kristen
Indonesia Toraja yang menampilkan profil kampus, staf pengajar, prestasi UKI Toraja,
fasilitas kampus UKI Toraja, berita kegiatan mahasiswa, alumni, informasi program studi,
informasi beasiswa, informasi mata kuliah maupun informasi – informasi yang terkait
dengan lingkungan UKI Toraja.
1.4
Tujuan dan Maksud Penelitian
Tujuan penelitian skripsi yakni memberikan suatu karya mengenai pengembangan
sistem informasi berbasis website pada UKIT, sehingga dapat memberikan dan
mendukung kegiatan pelayanan terhadap mahasiswa, dosen serta karyawan dalam
mengoptimalkan penyampaian informasi di lingkungan UKIT dan bagi masyarakat luas
yang membutuhkan. Sehingga pada akhirnya nanti, sistem informasi berbasis website ini
dapat meningkatkan citra dan efektifitas kinerja dalam UKI toraja sendiri, demi menjadi
Perguruan Tinggi yang potensi dan mutunya dapat bersaing dengan Perguruan Tinggi
lainnya yang ada di Indonesia.
Adapun maksud daripada penelitian ini adalah :
1. Bagi Universitas Kristen Indonesia Toraja :

Dapat memberikan kontribusi yang positif bagi Universitas Kristen Indonesia
Toraja, sehingga diharapkan bisa memiliki keunggulan tersendiri dalam
bersaing khususnya dalam bidang pendidikan.

Meningkatkan pelayanan dalam lingkungan UKI Toraja terutama dalam
memberikan informasi tentang UKI Toraja melalui website.

Dapat membantu meningkatkan citra Universitas Kristen Indonesia Toraja
sehingga dapat dikenal oleh kalangan masyarakat luas.
2. Bagi penulis :

Merupakan salah satu syarat kelulusan untuk menyelesaikan studi sarjana di
STMIK AMIKOM Yogyakarta.

Menambah wawasan bagi penulis dalam bidang teknologi informasi terutama
mengenai perancangan website sebagai media penyampai informasi.
3. Bagi mahasiswa lainnya :
Untuk membantu mahasiswa lainnya yang ingin membuat karya tulis tentang
perancangan website sebagai media informasi.
2.
Landasan Teori
2.1
Konsep Dasar sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang
menekankan pada produsernya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur medefinisikan sistem sebagai
berikut ini. Sistem adalah suatu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Pendekatan sistem
yang merupakan jaringan
kerja dari prosedur
lebih
menekankan urutan-urutan operasi didalam sistem. Pendekatan sistem yang lebih
menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai kumpulan
dari elemen-elemen yang berinteraksi utuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pendekatan
sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah di dalam mempelajari suatu
sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem. Untuk menganalisis dan
merencanakan suatu sistem, analis dan perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu
mengenai komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari
sistem tersebut. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu, ada yang menyebutkan
maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang
menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan
dengan ruang lingkup yang lebih luas sedangakan objectives dihubungkan dengan ruang
lingkup yang lebih sempit.
2.2
Pengertian Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga
informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Informasi (information) dapat
didefinisikan sebagai berikut :
1. Informasi ( information ) adalah data yang telah dibentuk menjadi sesuatu yang
memiliki arti dan berguna bagi manusia.
2. Menurut Leitel dan Davis dalam bukunya “Accounting Information System”
menjelaskan bahwa Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang
lebih berguna dan serta lebih berarti bagi yang menerimanya.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan
bahwa, “Informasi adalah sebagai data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi
sesuai dengan keperluan tertentu”.
3
3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1
Sejarah Berdirinya Universitas Kristen Indonesia Toraja
Universitas Kristen Indonesia Toraja yang disingkat UKIT adalah salah satu
instansi yang bergerak dalam bidang pendidikan yang didirikan sebagai wujud
keterpanggilan dan kepedulian Gereja Toraja untuk turut serta dalam usaha
mencerdaskan kehidupan bangsa khususnya bagi masyrakat Tana Toraja dan bagi
masyarakat Indonesia pada umumnya.
Dimana Universitas Kristen Indonesia Toraja mulai terdaftar di Direktorat
Pendidikan Tinggi sejak tahun 1971 dengan nama Sekolah Tinggi Keguruan dan Ilmu
Pendidikan ( STKIP ) Kristen Makale, yang berdasarkan Surat Keputusan Direktorat
Pendidikan Tinggi, Kepala Dinas Pembinaan Organisasi Perguruan Tinggi Nomor
232/DPT/B/1971
tertanggal
15
September
1971.
Selanjutnya,
seiring
dengan
perkembangan dan kemajuan UKI Toraja dalam dunia pendidikan dan dengan
memegang prinsip dan visi misi hingga tujuan untuk mencapai predikat Perguruan Tinggi
yang lebih tinggi terwujud pada tahun 1992, nama STKIP Kristen Makale berubah bentuk
menjadi Universitas Kristen Indonesia Toraja yang berdasarkan pada surat Keputusan
Direktur Pendidikan Tinggi nomor 237/DIKTI/Kep/1992 tertanggal pada 5 Juni 1992.
3.2
Visi dan Misi
1.
Visi Universitas Kristen Indonesia
Visi Universitas Kristen Indonesia Toraja sebagaimana yang diatur dalam statuta,
yakni :
“ Menjadi Perguruan Tinggi Yang Bermutu Dan Berkarakter Melayani “
Hakikat dasar yang terkandung dalam visi ini adalah keinginan untuk menjadikan
UKI Toraja menjadi perguruan tinggi yang mutunya dapat bersaing dengan mutu
perguruan tinggi lainnya di Indonesia. Kemampuan bersaing yang dimaksud akan
nampak melalui peran yang dimainkan oleh sivitas akademika dalam melaksanakan
tridarmanya dan juga akan nampak melalui kemampuan keluarannya bersaing dengan
keluaran dari perguruan tinggi lain, terutama dalam mendapatkan dan melaksanakan
pekerjaan.
UKI Toraja dalam menyelenggarakan tugas panggilannya, khususnya dalam
membina warga sivitas akademika dan staf administrasi senantiasa mengedepankan
prinsip melayani. Hal ini dimaksudkan agar para sivitas akademika dan keluaran UKI
Toraja dalam melaksanakan tugasnya dimana saja selalu memegang prinsip pelayanan.
Tentu dalam mewujudkan keinginan yang terkandung dalam visi tersebut dibutuhkan
dukungan dan kerjasama dari berbagai pihak, baik pemerintah maupun badan atau
lembaga mitra lainnya.
4
5
2.
Misi Universitas Kristen Indonesia
Misi yang diemban untuk mewujudkan visi, yakni :
1. Membekali warga kampus dengan nilai-nilai spiritual, budaya, moral, dan etika dari
masyarakat yang majemuk.
2. Mendidik mahasiswa agar cakap, kreatif, inovatif dan berwawasan global.
3. Membentuk mahasiswa yang memiliki motivasi dan semangat melayani dalam
membaharui, membangun dan memelihara keutuhan Gereja, Masyarakat dan
Bangsa.
3.3
Analisis Sistem
1.
Defenisi Analisis Sistem
Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari sistem informasi yang
utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan
dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikan.
Sedangkan analisis sistem adalah seorang yang mempunyai kemampuan untuk
menggunakan pengetahuan aplikasi komputernya didalam memecahkan masalahmasalah bisnis, dibawah petunjuk manajer sistem.
2.
Identifikasi Masalah
Sistem informasi yang diterapkan di UKI Toraja saat ini, bila ditinjau dari
mekanisme sistem kerja yang ada kurang optimal, karena proses penyebaran informasi
dan pengolahan informasi kurang efektif dan efisien. Langkah yang pertama yaitu
mengidentifikasi setiap masalah atau kendala pada sistem informasi yang berjalan.
Sesuai dengan judul skripsi ini, maka penelitian dan analisa difokuskan pada sistem
penyebaran informasi dan promosi di UKI Toraja. Masalah-masalah yang menyebabkan
kurangnya informasi tentang lembaga ini harus ditemukan dengan menganalisa langsung
di lapangan. Karena sistem penyebaran informasi dan promosi yang selama ini
digunakan di UKI Toraja
masih menggunakan sistem manual yaitu dengan
memanfaatkan brosur ataupun spanduk. Penggunaan brosur atau spanduk selama ini
dirasa kurang efektif dalam menyebarkan informasi. Hal ini tentu saja merugikan pihak
kampus yang ditandai dengan banyaknya keluhan-keluhan dari petugas terhadap
kesalahan-kesalahan yang sering terjadi. Dan mengingat perkembangan teknologi
informasi saat ini begitu pesat sehingga dibutuhkan teknologi yang dapat mendukung
dan memfasilitasi penyebaran informasi tersebut dengan lebih baik dan tepat sasaran.
Agar dapat mengantisipasi hal tersebut, maka penulis mengembangkan sistem yang
dapat membantu dan mengoptimalkan kinerja daripada UKI Toraja agar lebih baik
6
dengan merancang website UKI Toraja, yang mana dalam website ini terdapat informasiinformasi mengenai kegiatan-kegiatan yang ada di UKI Toraja, misalkan penerimaan
mahasiswa
baru serta informasi-informasi yang berhubungan dengan UKI Toraja.
Sehingga diharapkan dengan sistem informasi ini, maka dapat membantu dan
mengevaluasi serta menganalisa suatu permasalahan.
3.
Analisis Kelemahan Sistem
Tujuan utama dari analisis sistem ini adalah untuk mengevaluasi dan menetukan
permasalahan yang dihadapi. Hal ini bertujuan agar analisis tersebut dapat diketahui
permasalahan yang berkaitan dengan pengembangan sistem informasi yang dirancang,
serta untuk mengetahui kelemahan pada sistem yang lama atau pada sistem yang baru.
Untuk mengidentifikasi masalah, maka kita harus melakukan analisis terhadap
kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan.
Panduan ini dikenal dengan PIECES analysist (Performance, Information, Economic,
Control, Efficiency, Service), dengan analisis ini kita bisa mendapatkan beberapa
masalah dan akhirnya dapat menemukan masalah utamanya. Adapun uraian tentang
identifikasi masalah pada UKI Toraja dengan PIECES adalah sebagai berikut :
Analisis Kinerja ( Performance )
Analisis Kinerja adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja( Hasil
Kerja ) sistem yang baru sehingga menjadi efektif. Kinerja dapat diukur dari
Throughput dan Response time. Throughput adalah jumlah yang dapat dilakukan
oleh sistem tertentu, beberapa pekerjaan yang dapat dilakukan oleh karyawan atau
pada UKI Toraja dalam waktu tertentu dapat dikatakan efisiensi kinerja pegawai.
Response Time adalah rata – rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau
pekerjaan dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tertentu. Seberapa
lama yang dibutuhkan ataupun yang terbuang percuma oleh para karyawan dalam
melakukan pekerjaan atau dapat dikatakan sebagai efektifitas kerja karyawan. Pada
sistem yang lama proses publikasi informasi harus memulai beberapa tahap yang
memakai waktu lama. Banyak waktu yang terbuang saat prapublikasi ( percetakan
dan penyebaran brosur ), belum lagi pada saat itu terjadi kendala – kendala atau
masalah menyangkut tentang penyebaran brosur. Dari uraian diatas dapat
disimpulkan pada tabel di bawah ini :
7
Tabel 3.1 Hasil Analisis Kinerja (Performance)
No
Variabel
1.
Throughput
2.
Response time
Hasil Analisis
Jumlah Throughput pada UKI Toraja yaitu sedikit.
Untuk melakukan publikasi informasi harus melalui
beberapa tahap, yang memakan waktu yang lama.
Pertama harus membuat atau mencetak brosur dan
spanduk, setelah itu dilakukan penyebaran atau
pemasangan brosur dan spanduk tersebut.
Response time pada UKI Toraja yakni lama.
Dimana banyak waktu yang terbuang saat pelaksanaan
prapublikasi (percetakan dan penyebaran brosur),
belum lagi pada saat itu terjadi kendala yang
mengakibatkan penyebaran informasi tertunda bahkan
tidak terlaksanakan.
Analisis Informasi ( Information )
Informasi merupakan komoditas yang krusial bagi pemakai akhir. Kemampuan
sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat dapat dievaluasi
untuk menangani masalah dan peluang untuk mengatasi masalah tersebut. Apabila
kemampuan dan kualitas informasi baik, maka instansi akan mendapatkan informasi
yang akurat, tepat waktu, relevan sesuai dengan yang diharapkan. Sehingga dapat
digunakan dalam mendukung keputusan
dan bermanfaat dalam menangani
masalah dan peluang yang ada dari pengamatan yang dilakukan pada instansi UKI
Toraja. Pada sistem lama masih terdapat beberapa situasi yang membutuhkan pada
peningkatan kualitas dan kecepatan penyampaian informasi yang disajikan. Dari
uraian diatas dapat disimpulkan pada tabel di bawah ini :
Tabel 3.2 Hasil Analisis Informasi (Information)
No
1.
Variabel
Akurasi
2.
Relevan
3.
Timeline
Hasil Analisis
Penyampain
Informasi
kurang
akurat.
Dimana
penyebaran
informasi
dengan
brosur,
dalam
penyampaian sering terjadi kesalahan, misalnya brosur
yang disebarkan kepada orang yang sebenarnya tidak
membutuhkan informasi tersebut.
Informasi kurang relevan, karena informasi tersebut bisa
saja
disampaikan
kepada
pihak
yang
tidak
membutuhkannya, sehingga informasi tidak akan
berguna lagi.
Penyampaian informasi pada UKI Toraja ketepatan
waktunya belum maksimal. Karena apabila dalam
penyebaran brosur, spanduk ataupun dengan radio,
membutuhkan waktu yang lama untuk memperbaiki
apabila terjadi kesalahan. Penyebaran brosur, spanduk
sebagai media penyampai informasi hanya digunakan
sekali pakai saja, sehingga sulit untuk memperbaiki
kesalahannya.
8
Analisis Ekonomi ( Economic )
Ekonomis merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Persoalan dasar
bagi kebanyakan manajer atau pimpinan adalah biaya. Berdasarkan penilaian secara
ekonomi, maka sistem lama cepat menyesuaiakan bila terjadi perubahan mendadak
dari pihak manajemen, tetapi jika dinilai dari penggunaan sumber daya tidak efektif,
karena waktu yang dibutuhkan dalam pengolahan data cukup lama, sehingga biaya
yang dikeluarkan akan lebih banyak. Dari uraian diatas dapat disimpulkan pada tabel
di bawah ini :
Tabel 3.3 Hasil Analisis Ekonomi (Economic)
No
Variabel
1.
Biaya
2.
Manfaat
Hasil Analisis
Penyampaian informasi Akademik masih menggunakan
brosur, spanduk dan radio. Dimana saat penyampaian
informasi sangat terjadwal dan membutuhkan biaya
operasional yang besar. Pembuatan brosur dan spanduk
dilakukan berulang-ulang apabila terjadi kesalahan
informasi yang memakan biaya yang besar.
Sepenting apapun informasi tersebut harus mengikuti
jadwal yang ada, sehingga apabila penyampaian
informasi tersebut tidak mengikuti jadwal bisa saja
informasi tersebut tidak bernilai ekonomis lagi dan
manfaat yang didapatkan tidak berguna dan tidak
menguntungkan bagi UKI Toraja.
Analisis Pengendalian ( Control )
Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi
penyalahgunaan atau kesalahan sistem, dan menjamin keamanan data dan
informasi. Dengan adanya kontrol maka tugas – tugas atau kinerja yang mengalami
gangguan dapat diperbaiki. Dari uraian diatas dapat disimpulkan pada tabel di bawah
ini :
Tabel 3.4 Hasil Analisis Pengendalian (Control)
No
Variabel
1.
Pengendalian
2.
Hak Akses
Hasil Analisis
Dengan sistem manual yang diterapkan di UKI Toraja
saat ini, sangat rentan terhadap kesalahan dan
kecurangan, masalah yang sering ditemui pada sistem
lama yakni, kesulitan untuk mengawasi informasi dan
dokumen yang tersebar sehingga kemungkinan
terjadinya kekeliruan dalam penyampaian informasi,
sehingga sulit untuk memperbaiki kesalahan yang
terjadi jika brosur ataupun spanduk sebagai media
informasi sudah tersebar ke penerima informasi.
Penyalahgunaan terhadap sistem sering terjadi, karena
tidak adanya pengawasan dari pihak kampus yang
diberi kepercayaan untuk mengawasi sistem yang
berjalan.
9
Analisis Efisiensi ( Efficiency )
Ekonomis berkaitan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, berbeda
dengan efisiensi yang berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut digunakan
dengan biaya yang minimum. Efisiensi ditetapkan sebagai output yang dibagi oleh
input. Oleh karena itu, masalah efisiensi dan peluang membutuhkan peningkatan
output, pengurangan input , ataupun sebaliknya. Dari uraian diatas dapat disimpulkan
pada tabel di bawah ini :
Tabel 3.5 Hasil Analisis Efisiensi (Efficiency)
No
Variabel
Hasil Analisis
1.
Pemakaian Sumber Daya
2.
Pendayagunaan
3.
Hasil
Pada UKI Toraja, sumber daya yang
digunakan dalam pembuatan informasi
membutuhkan waktu yang cukup lama dan
terkait dengan berbagai pihak dalam
menyampaikan informasi, serta membutuhkan
biaya dan bahan yang cukup besar.
Penggunaan waktu tidak efisien, Apabila
mengalami kesalahan isi informasi dibutuhkan
waktu lama dalam perbaikan kesalahan.
Informasi
yang
disampaikan
dengan
menggunakan
brosur
atau
spanduk,
didalamnya
kapasitas
informasi
yang
diberikan sangatlah terbatas.
Analisis Pelayanan ( Service )
Merupakan peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. Dengan
peningkatan pelayanan yang lebih baik dimaksudkan untuk meningkatkan kepuasan
terhadap para pengguna sistem yang berjalan. Dalam suatu organisasi peningkatan
pelayanan dan keputusan pelanggan merupakan suatu tujuan yang penting. Pada
sistem yang lama pelayanan yang diberikan pada pelanggan dinilai kurang maksimal
karena keterbatasan waktu pelayanan. Sehingga pada saat pelanggan ingin
mengetahui lebih banyak tentang informasi UKI Toraja, maka harus menanyakan
langsung ke bagian informasi atau ke kantor UKI Toraja. Namun dengan sistem yang
diterapkan ini, para pelanggan bisa memanfaatkan sistem ini dengan cara mengirim
email ke UKI Toraja. Dari uraian diatas dapat disimpulkan pada tabel di bawah ini :
Tabel 3.6 Hasil Analisis Pelayanan (Service)
No
Variabel
1.
Ragam Informasi
2.
Prosedur
Hasil Analisis
Ragam informasi pada UKI Toraja begitu banyak,
sehingga apabila ingin mendapatkan informasi yang
lebih lengkap haruslah bertanya kepada bagian yang
bersangkutan.
Pelayanan informasi Akademik yang diberikan pada
UKI Toraja masih kurang maksimal. Karena untuk
mendapatkan sebuah informasi harus melalui beberapa
tahap dan memakan waktu sangat lama. Selain itu
10
belum adanya pegawai khusus yang bertugas
membawahi pelayanan dalam bidang informasi
Akademik, yang membuat kebutuhan informasi
Akademik sulit terpenuhi dan keterlambatan dalam
mendapatkan informasi.
4.
Analisis Kebutuhan Sistem
Dalam mendukung rencana pengembangan suatu sitem informasi, kebutuhan
suatu sistem informasi sangatlah penting, sebab dari informasi kita dapat mengetahui
sistem – sistem mana yang perlu diganti dan sistem – sistem
mana yang perlu
diperhatikan. Sehingga kita dapat mengambil keputusan yang baik untuk pengembangan
selanjutnya.
Informasi adalah hal yang sangat penting dan dibutuhkan oleh setiap instansi
baik itu instansi besar maupun instansi kecil. Untuk memenuhi kebutuhan informasi harus
mampu mendukung kinerja sistem. Informasi yang baik adalah informasi yang dapat
mendukung semua tingkatan manajemen untuk mengambil keputusan.
3.4
Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah suatu proses menterjemahkan kebutuhan pemakai
informasi ke dalam alternatif rancangan sistem yang diajukan kepada pemakai informasi
untuk dipertimbangkan dan diterapkan. Rancangan sistem secara umum dilakukan
dengan tujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pengguna terutama
yang telah dibuat. Rancangan sistem ini mengidentifikasikan komponen – komponen
sistem informasi yang akan dirancang secara rinci. Sedangkan pengertian analisis dan
perancangan sistem menurut MCLeod adalah suatu proses pengidentifikasian proses –
proses dan data yang diperlukan oleh suatu sistem yang baru.
1.
Konsep Perancangan Sistem
Perancangan Sistem ini adalah perancangan sebuah website yang bersifat
informatif dan mudah untuk diakses oleh user khususnya bagi masyarakat luas yang
melakukan kunjungan ke website ini. Serta cepat dan mudah dalam proses pengolahan
data dan informasi oleh administrator.
11
ALUMNI
Data Alumni
Forum
Data Alumni
Forum
Penyampaian Informasi
Meminta Informasi
Penyampaian Informasi
ADMIN
Meminta Informasi
Berita
Profil
Akademik
Artikel
Gallery
Buku Tamu
Alumni
Forum
Berita
Profil
Akademik
Artikel
Gallery
Buku Tamu
Alumni
Forum
Data Dosen
Materi Kuliah
Jadwal
Nilai
Meminta Informasi
DOSEN
Data Dosen
Materi Kuliah
Jadwal
Nilai
Penyampaian Informasi
WEBSITE UKI TORAJA
Penyampaian Informasi
Berita
Profil
Akademik
Artikel
Gallery
Buku Tamu
Berita
Profil
Akademik
Artikel
Gallery
Buku Tamu
USER
Penyampaian Informasi
Meminta Informasi
Data Mahasiswa
Materi Kuliah
Mata Kuliah
Jadwal
Nilai
Data Mahasiswa
Materi Kuliah
Mata Kuliah
Jadwal
Nilai
Meminta Informasi
MAHASISWA
Gambar 3.1 Diagram Konteks Website UKI Toraja
Perancangan proses disajikan dalam bentuk Data Flow Diagram (DFD), Data Flow
Diagaram (diagram arus data) merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi
pada alur data yang dapat digunakan untuk menggambarkan hasil analisa maupun
perancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh sistem kepada pemakai
maupunpembuat program. Diagram ini mengkomunikasikan lingkup kejadian bisnis yang
harus diproses oleh sistem.
Gambar 3.1 menunjukkan bahwa sistem secara umum terdiri dari lima entity serta
suatu proses. Entity tersebut adalah admin, dosen, mahasiswa, alumni dan user.
Prosesnya merupakan proses sistem informasi UKI Toraja berbasis website.
2.
Rancangan Antar Muka
Web Universitas Kristen Indonesia Toraja terdiri dari beberapa halaman yang
saling terhubung satu sama lain, dan hubungan dari satu halaman ke halaman lain ini
disebut link. Link ini dapat memudahkan user untuk dapat berpindah dari satu halaman
ke halaman lain dengan waktu yang cepat tanpa harus mengetikan nama file yang ingin
dibuka di browser web. Berikut ini adalah struktur link web Universitas Kristen Indonesia
Toraja.
4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1
Kegiatan Implementasi Sistem
Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan
dalam rencana implementasi sistem. Kegiatan ini mencakup proses pemograman dan
pengetesan program selama 6 minggu, pemilihan dan pelatihan personil selama 1
minggu dan instalasi hardware dan software selama 1 minggu. Untuk lebih detail
kegiatan implementasi program dapat dilihat pada tabel berikut ini.
Tabel 4.1 Kegiatan Implementasi
WAKTU
KEGIATAN IMPLEMENTASI
Bulan I
I
II
III
Bulan II
IV
I
II
III
Bulan III
IV
I
II
III
1. Pemrograman dan Pengetesan
Program
2. Pemilihan dan Pelatihan Personil
3. Instalasi Hardware dan Software
4.2
Pemrograman dan Implementasi Program
1.
Pemrograman
Proses pemograman merupakan proses implementasi terhadap pembuatan sistem
dengan malakukan pengkodean berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang
telah dibuat sehingga berbentuk sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah
direncanakan. Pengkodean ini dilakukan dengan menggunakan bahasa pemrograman
PHP (Php Hypertext Preposessor), database yang digunakan adalah MySQL dan
webserver yang digunakan adalah Apache.
2.
Implementasi Program
Implementasi program merupakan bentuk program yang dijalankan pada sistem
yang dikembangkan. Proses user merupakan keseluruhan proses yang terjadi di dalam
sistem ini akan tetapi proses ini lebih spesefik digunakan oleh user atau pengguna web,
bukan administrator dimana data – data yang telah diolah oleh administrator kini akan
disajikan kepada pengguna atau user. Secara otomatis pengguna web yang
menggunakan system ini akan langsung di arahakan kepada halaman utama. Disini
disediakan menu – menu untuk berpindah ke halaman yang lain. Selain itu di halaman
utama ini, pengunjung akan mendapatkan informasi berita – berita terbaru mengenai UKI
Toraja atau informasi yang berhubungan dengan seputar pendidikan. Berikut tampilan
halaman utama Sitem Informasi UKI Toraja.
12
IV
13
Gambar 4.1 Tampilan Halaman Utama Website UKI Toraja
5.
Penutup
5.1
Kesimpulan
Dari hasil pembuatan aplikasi website UKI Toraja dan sebagai akhir dari laporan,
penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :

Aplikasi web merupakan salah satu media yang tepat untuk memberikan informasi
mengenai UKI Toraja kepada mahasiswa, dosen, alumni dan masyarakat umum.

Proses pengolahan data untuk dijadikan sebuah informasi yang masih dilakukan
UKI Toraja dengan cara manual membuat ketidakefisienan dalam menyampaikan
informasi kepada para pengguna informasi tersebut.

Script engine PHP cocok untuk digunakan dalam membangun aplikasi web yang
dinamis dan memiliki database.

Dengan adanya website ini, siapa saja yang hendak mendapatkan informasi
mengenai UKI Toraja, bisa mendapatkan tanpa harus mendatangi sekolah
tersebut, hal ini akan lebih menguntungkan bagi masyarakat maupun mahasiswa,
para alumni UKI Toraja yang berada di luar Kota Tana Toraja.

Sistem yang diusulkan penyusun memiliki beberapa kelebihan yaitu, selain sebagai
media informasi seperti situs web pada umumnya, sistem ini juga dilengkapi
dengan fasilitas upload artikel, yang mana para pengguna bisa mengupload data
berupa artikel untuk di publikasikan dalam website UKI Toraja. Selain dari pada itu,
desain interface yang user friendly dapat mempermudah para pengunjung untuk
mengunjungi dan menjelajahi website UKI Toraja.

Sedangkan kelemahan sistem web ini adalah masih lemahnya aspek keamanan,
pengelolaan halaman situs dan kurang lengkapnya informasi yang tersedia.
5.2
Saran
Berdasarkan analisis dan kesimpulan diatas, dan juga sebagai bahan
pertimbangan bagi pihak UKI Toraja dalam usaha meningkatkan mutu dan kualitas
bersaing, saran yang ingin disampaikan sebagai berikut.

Jika aplikasi yang dibuat penyusun menjadi pilihan solusi alternative bagi UKI
Toraja, promosi kampus maupun penyampaian informasi tentang kampus akan
lebih efektif dan efisien. Informasi kampus pun lebih mudah dan cepat di akses di
mana saja dan kapan saja tanpa ada batasan waktu dan tempat setelah
diterapkannya sistem baru yang memanfaatkan media internet.

Dalam membangun website, selain memperhatikan aspek keefektifan dan
keefisienan, hendaknya dalam membangun website harus menaruh perhatian yang
lebih pada aspek keamanan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
14
15
DAFTAR PUSTAKA
Anshori, F. 2007. Membangun Situs WEB sebagai Media Informasi dan Promosi pada
SMA Negeri 3 Mataram. Yogyakarta: STMIK AMIKOM Yogyakarta
Hariyanto, K. 1999. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta: Andi Offset
Iriansyah, D. 2005. Analisis dan Perancangan Situs WEB SMKN 2 Tasikmalaya dengan
Menggunakan System Template PHP. Yogyakarta: STMIK AMIKOM Yogyakarta
Jogiyanto, HM. 1999. Analsis dan Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori
dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi Offset
Kurniawan, Y. 2002. Aplikasi Web Database dengan PHP dan MySQL. Jakarta: PT. Elex
Media Komputindo
Nugroho, A. 2004. Konsep Pengembangan Sistem Basis Data. Bandung:
Penerbit Informatika
Nurcahyono, N. 2007. PHP dengan Macromedia Dreamweaver MX. Jakarta: Ardana
Media
Sunarfrihantono, B. 2002. PHP dan MySQL Untuk Web. Yogyakarta: Andi Offset
Sutanta, E. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Penerbit Graha Ilmu
Suyanto, M. 2004. Analisis dan Desain Aplikasi Multimedia untuk Pemasaran.
Yogyakarta: Penerbit Andi
Syafrizal, M. 2005. Pengantar Jaringan Komputer. Yogyakarta: Andi Offset
Wahyuni, S. 2007. Analisis dalam Rancangan Website pada SMK Muhammadiyah
Cawas Klaten sebagai Media Informasi. Yogyakarta: STMIK AMIKOM Yogyakarta