PERILAKU MANUSIA DALAM ORGANISASI

1
PERILAKU MANUSIA DALAM ORGANISASI
Pengendalian manajemen dilaksanakan dalam suatu organisasi yang mempunyai struktur
organisasi dengan tujuan tertentu, dan pelaksana yang memiliki tujuan pribadi. Komponenkomponen tersebut membentuk sebuah lingkungan yang dinamakan lingkungan pengendalian
manajemen.
Tujuan organisasi merupakan suatu kenyataan yang harus dihadapi pengendalian manajemen,
kenyataan lain yang harus dihadapi pengendalian manajemen adalah motivasi kerja orangorang yang bekerja di organisasi. Motivasi karyawan bekerja di perusahaan bukanlah untuk
mencapai tujuan perusahaan, tetapi untuk memenuhi kebutuhan karyawan itu sendiri.
Manajemen berkewajiban untuk mengusahakan agar dengan mencapai tujuan perusahaan,
tujuan pribadi karyawan yang berkerja di perusahaan juga tercapai.
A. Tujuan (Goals)
Tujuan adalah pernyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh suatu organisasi.
Tujuan merupakan hasil akhir dari proses perencanaan strategis. Perencanaan strategis adalah
proses penentuan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan organisasi.
B. Keselarasan Tujuan (Goal Congruence)
Orang akan bersedia untuk mencapai tujuan organisasi, kalau dengan mencapai tujuan
tersebut tujuan pribadinya juga tercapai. Manajemen harus mengusahakan sebuah sistem
yang mendorong orang untuk mencapai dua tujuan secara sekaligus, yaitu tujuan pribadi
dan tujuan organisasi. Bila kedua jenis tujuan tersebut tercapai maka dikatakan terdapat
keselarasan tujuan (goal congruence).
Baik sistem formal maupun proses informal mempengaruhi perilaku manusia dalam
organisasi, konsekuensinya kedua hal tersebut akan berpengaruh pada tingkat pencapaian
keselarasan tujuan. Sistem pengendalian formal, seperti perencanaan strategis, penyusunan
anggaran, maupun pelaporan. Proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan
budaya organisasi
Endang Sri Utami
Sistem Pengendalian Manajemen
2
C. Faktor-Faktor Informal yang Mempengaruhi Keselarasan Tujuan
Faktor-faktor informal yang mempengaruhi keselarasan tujuan antara lain sebagai berikut:
1. Faktor-faktor eksternal
Faktor faktor ekternal meliputi:
a. norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan di masyarakat, dimana organisasi
menjadi bagiannya. Norma-norma ini mencakup sikap, yang secara kolektif sering
disebut etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas pergawai terhadap organisasi,
keuletan, semangat, dan kebanggaan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan
tugas (bukannya sekedar menjalankan tugas secara tepat waktu).
b. Sikap dan norma yang bersifat spesifik tehadap jenis industrinya. Sebagai contoh,
industri kereta api memiliki norma yang berbeda dengan industri penerbangan.
c. Sikap dan norma pada masing-masing negara. Sejumlah negara seperti Jepang dan
Singapura memiliki reputasi yang baik dalam etos kerja
2. Faktor-faktor internal
Faktor-faktor internal meliputi:
a. Budaya
Budaya di dalam organisasi meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang
dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang secara implisit diterima dan
yang secara eksplisit dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi.
b. Gaya manajemen
Biasanya, sikap-sikap bawahan mencerminkan apa yang mereka anggap sebagai sikap
atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang
menjadi sikap CEO (Chief Executive Officer).
c. Organisasi informal
Adanya hubungan kerja secara informal antara satu bagian dengan bagian lainnya
sehingga setiap orang akan mengerti arah mana yang akan dituju organisasi.
d. Persepsi dan komunikasi
Dalam upaya meraih tujuan organisasi, para manajer operasional harus mengetahui
tujuan dan tindak-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap
informasi dari berbagai jalur, baik jalur formal (seperti anggaran dan dokumendokumen resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti dari bahan-bahan obrolan
yang tak resmi).
Endang Sri Utami
Sistem Pengendalian Manajemen
3
D. Sistem Pengendalian Formal
Sistem pengandilan formal yang mempengaruhi keselarasan tujuan dapat diklasifikasikan ke
dalam dua jenis yaitu:
1. Sistem pengendalian manajemen itu sendiri
2. Aturan-aturan
Aturan-aturan merupakan seperangkat tulisan yang memuat semua jenis instruksi dan
pengendalian, termasuk di dalamnya adalah: instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja,
prosedur standar operasi, panduan-panduan, dan tuntunan-tuntunan etis. Hampir semua
aturan biasanya bersifat jangka panjang; yaitu aturan-aturan tersebut akan selalu ada
sampai aturan-aturan itu dimodifikasi, yang jarang terjadi.
Beberapa jenis aturan seperti berikut ini:
a. Pengendalian fisik
Penjagaan keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruang besi, password computer,
televisi pengawas merupakan bentuk dari pengendalian fisik.
b. Manual
Manual merupakan aturan-aturan tertentu yang harus dijalankan. Dengan berlalunya
waktu beberapa aturan mungkin saja ketinggalan zaman sehingga secara periodik
perlu dievaluasi kembali untuk diadakan perbaikan.
c. Pengamanan sistem
Berbagai pengamanan dirancang ke dalam sistem pemrosesan informasi untuk
menjamin agar informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat dan
untuk mencegah (atau setidaknya meminimalkan) kecurangan.
d. Pengendalian tugas
Pengendalian tugas didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas
tertentu dijalankan secara efektif dan efisien. Kebanyakan tugas-tugas dikendalikan
melalui peraturan-peraturan. Jika sebuah tugas dijalankan menggunakan mesin
otomatis, maka sistem otomatis itu sendiri akan menyediakan pengendalian.
E. Tipe-Tipe Organisasi
Strategi suatu organisasi berpengaruh yang besar terhadap struktur organisasi. Struktur
organisasi akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen. Struktur
organisasi dapat dikelompokkan ke dalam tiga bentuk berikut ini:
Endang Sri Utami
Sistem Pengendalian Manajemen
4
1. Struktur fungsional
Di dalamnya setiap manajer bertanggungjawab atas fungsi-fungsi yang terspesialisasi seperti
produksi atau pemasaran. Alasan struktur organisasi fungsional adalah seorang manajer
membawa pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi
spesifik. Keuntungan dari struktur organisasi fungsional adalah efisiensi.
Kelemahan pada struktur funsional adalah sebagai berikut:
a. Dalam sebuah organisasi fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menentukan
efektivitas manajer fungsional secara terpisah (seperti, manajer produksi dan manajer
pemasaran) karena tiap-tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada hasil
akhir.
b. Jika organisasi terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi yang
melapor ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut, maka
perselisihan antar para manajer dari fungsi-fungsi yang berbeda hanya dapat diselesaikan
di tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkat organisasi yang lebih
rendah.
c. Struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan
produk dan pasar yang beragam.
d. Struktur fungsional cenderung menciptakan “sekat-sekat” bagi tiap-tiap fungsi yang
dimilikinya sedemikian rupa sehingga menghambat kemungkinan diadakannya
koordinasi lintas fungsi di bidang-bidang seperti pengembanga produk baru.
2. Struktur unit-unit bisnis
Di dalamnya para manajer unit-unit bisnis bertanggungjawab atas aktivitas-aktivitas dari
masing-masing unit bisnis, dan unit-unit bisnis berfungsi sebagai bagian yang semiindependen dari perusahaan. Suatu unit bisnis yang juga disebut divisi, bertanggungjawab
atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Unit bisnis
tersebut bertanggungjawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai
fungsi yang terpisah.
Keuntungan struktur unit-unit bisnis adalah sebagai berikut:
a. Struktur ini bisa berfungsi sebagai tempat pelatihan bagi manajemen secar umum
b. Para manajer unit bisnis dapat membuat keputusan-keputusan produksi dan pemasaran
yang lebih baik dibandingkan dengan cara yang diputuskan oleh kantor pusat, karena unit
bisnis lebih dekat dengan pasar dari produk-produknya dibandingkan kantor pusat.
Endang Sri Utami
Sistem Pengendalian Manajemen
5
Kelemahan struktur unit-unit bisnis adalah sebagai berikut:
a. Adanya kemungkinan masing-masing staf unit bisnis menduplikasi sejumlah pekerjaan
yang dalam organisasi fungsional dikerjakan di kantor pusat.
b. Perselisihan yang terjadi di antara spesialis fungsional dalam organisasi fungsional
digantikan dengan perselisihan di antara unit-unit bisnis dalam organisasi unit bisnis.
3. Struktur matriks
Di dalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggungjawab ganda. Di dalam struktur matriks,
manajer suatu proyek selain bertanggungjawab terhadap keberhasilan proyeknyam juga
bertanggungjawab terhadap unit-unit fungsional.
F. Fungsi Controller
Controller adalah orang yang bertanggungjawab dalam merancang dan mengoperasikan
sistem pengendalain manajemen. Di banyak organisasi, jabatan orang ini adalah chief
financial officer (CFO).
Fungsi-fungsi controller adalah sebagai berikut:
1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian.
2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalian pajak) kepada
para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.
3. Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan-laporan ini untuk
manajer, menganalisis program dan propossl-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan
serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.
4. Melakukan supervise audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk
menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan
kecurangan serta menjalankan audit operasional.
5. Mengembangkan personel dalam organisasi pengendalian dan berpartisipasi dalam pendidikan
personel manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.
LATIHAN SOAL
1. Apakah yang dimaksud dengan keselarasan tujuan (goal congruence)?
2. Sebutkan dan jelaskan faktor informal dari ekternal yang mempengaruhi keselarasan
tujuan (goal congruence)!
3. Sebutkan dan jelaskan faktor informal dari internal yang mempengaruhi keselarasan
tujuan (goal congruence)!
Endang Sri Utami
Sistem Pengendalian Manajemen
6
4. Sebutkan dan jelaskan sistem pengendalian formal yang mempengaruhi keselarasan
tujuan (goal congruence)!
5. Sebutkan dan jelaskan bentuk-bentuk struktur organisasi!
6. Sebutkan fungsi-fungsi controller dalam sebuah organisasi!
Endang Sri Utami
Sistem Pengendalian Manajemen