Misalnya, par stock untuk bar brand wine dalam satu hari adalah 6

MODUL PERKULIAHAN
Kewirausahaan II
Menjalankan Usaha
( Bagian 9 )
Fakultas
Program Studi
Ekonomi dan Bisnis
Manajemen
Tatap Muka
15
Kode MK
Disusun Oleh
Kode 90024
Rizal, S.ST., MM
Abstract
Kompetensi
Laporan perkembangan bisnis 9 :
- Pengendalian Biaya 2
Berani memulai untuk usaha sesuai
dengan perencanaan bisnis yang telah
dibuat
Menjalankan Usaha ( bagian 8 )
Studi Kasus : Restoran
F. Par Stocks
Par stock adalah jumlah produk yang anda simpan untuk memenuhi kebutuhan selama
beberapa waktu. Membuat par stock memungkinkan anda mempunyai cukup simpanan
bahan – bahan makanan untuk memenuhi kebutuhan restoran di saat retoran sangat
ramai. Par stock juga dapat digunakan sebagai dasar untuk mengisi PO.
Misalnya, par stock untuk bar brand wine dalam satu hari adalah 6 botol. Maka, pada
awal hari, bartender harus memeriksa bahwa ada enam botol wine di bar. Pada akhir hari
atau pada pagi hari berikutnya sebelum bar dibuka, bartender yang bertugas melakukan
pemeriksaan inventaris untuk bar wine. Misalnya tersisa satu botol, untuk membawa bar
wine ke par, bartender harus memesan lima botol wine lagi ke bagian gudang. Cara kerja
par stock gudang pun sama. Apabila manajer bar memutuskan di gudang harus tersedia
2 karton ( 24 botol ) wine setelah menerima pemesanan mingguan minuman tersebut,
maka jika pada akhir minggu apabila setelah dihitung bar wine tinggal 5 botol, maka
harus dipesan 19 botol lagi untuk memenuhi par stock.
Par stock dapat dibuat untuk semua jenis produk yang digunakan. Par stock dibuat
dengan menetapkan berapa banyak produk akan digunakan pada waktu tertentu pada
volume penjualan tertinggi yang diharapkan. Tambahkan 10 persen sebagai margin
aman. Misalnya, pada hari sibuk dalam satu minggu, bar menggunakan kurang dari 5
botol wine, maka enam botol wine cukup untuk melayani di hari – hari sibuk, maka par
stock harian adalah enam botol wine. Jika pengiriman wine dilakukan seminggu sekali,
dan 21 atau 22 botol wine merupakan jumlah terbanyak yang digunakan pada minggu
sibuk, maka par stock per minggu sebanyak 24 botol dirasakan cukup.
Jangan lakukan overstock ( menyimpan barang jauh melebihi yang dibutuhkan ) inventori
dengan alasan supaya tidak kekurangan di saat – saat sibuk. Modal yang anda
investasikan dalam inventori tidak menghasilkan uang malah menambah biaya
penyimpanan barang. Lakukan par stock tidak terlalu jauh dari kebutuhan yang
sebenarnya akan bahan – bahan tersebut. Pengecualian dapat dilakukan hanya jika anda
dapat membeli produk tersebut dalam jumlah besar dengan pengurangan harga yang
sangat signifikan sehingga anda dapat menghemat biaya anda lebih banyak dari biaya
penyimpanan dan bunga yang mungkin didapatkan dari modal yang ditanam.
2012
2
Kewirausahaan II
Rizal, S.ST., MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
G. Penerimaan
Penerimaan barang harus dilakukan dengan hati – hati. Barang – barang yang telah
dikirim dan dibiarkan tergeletak di belakang pintu membuka peluang untuk pencurian dan
kerusakan. Karyawan bagian pengiriman biasanya menggunakan kesempatan ini (
penerima yang kurang waspada ) untuk mengganti produk yang dipesan dengan produk
yang berkualitas lebih rendah atau rusak atau bahkan mengurangi kuantitasnya.
Tanggungjawab seorang penerima adaah mengamankan dengan segera pesanan yang
telah dikirim dan memeriksa bahwa barang – barang yang dikirim sesuai dengan yang
dipesan ( seperti dalam kertas pemesanan ) dalam hal kuantitas, harga dan kualitas.
Kuantitas barang yang dikirim harus dihitung dan dibandingkan dengan kuantitas yang
ditulis dalam kertas pemesanan dan invoice pengiriman ( dokumen dari pemasok yang
menjelaskan barang – barang yang dikirim, seperti PO atau kertas pemesanan yang
menjelaskan mengenai barang yang dipesan oleh pembeli ). Kedua dokumen ini harus
disetujui oleh kedua belah pihak, jika tidak baik si penerima maupun si pengirim harus
sepakat dengan kekurangan yang ada, beri catatan, dan tandatangani invoice dan kertas
order tersebut.
Dengan melakukan ini, pemasok memastikan akan mengurangi jumlah penagihan
dengan barang – barang yang tidak dikirim atau tidak diterima oleh si penerima.
Penerima tidak boleh menerima barang – barang yang rusak atau berkualitas rendah dan
mereka juga harus menginformasikan kepada chef jika barang – barang yang diharapkan
tersebut merupakan back ordered dan tidak ada dalam persediaan barang jika
dibutuhkan.
Penerima juga harus membandingkan harga pada lembar pemesanan dengan yang ada
di invoice, bersama – sama dengan pengirim, beri paraf jika ada perbedaan harga –
kecuali, pembeli dan pemasok telah mengadakan negosiasi sebelumnya, dan mereka
telah menyetujui perubahan harga tersebut.
Dalam kasus seperti ini, harga bahkan tidak ditulis dalam kertas pemesanan, dan pembeli
harus mengambil inisiatif untuk memastikan bahwa harga yang telah dinegosiasikan
adalah harga yang akan dibebankan oleh pemasok kepada pembeli.
Tugas yang paling sulit bagi seorang penerima adalah memeriksa kualitas barang –
barang tersebut : barang – barang tersebut harus sesuai dengan spesifikasi, berat sesuai
pesanan, suhu udara pada posisi yang benar ( misalnya produk makanan beku harus
benar – benar beku ), tidak boleh rusak, dan kemasan harus utuh.
Kuantitas, kualitas dan harga harus diperiksa dengan cermat. Jika penerima telah
menandatangani invoice sebagai bukti tanda penerimaan atas barang – barang tersebut,
sudah terlambat untuk memperbaiki perbedaan antara kertas pemesanan dan barang –
barang yang dikirim.
2012
3
Kewirausahaan II
Rizal, S.ST., MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Hal Penting:
Jika usaha anda adalah usaha dalam skala kecil, sangat tidak praktis jika anda atau
penerima harus memeriksa setiap barang. Biaya yang dikeluarkan untuk menimbang
setiap paket dan karton dan memeriksa suhu udara barang – barang di lemari pendingin
melebihi keuntungan yang didapat dari prosedur pengendalian ini.
Dalam menjalankan prosedur pengendalian harus dipertimbangkan rasio biaya /
keuntungan. Jika anda tidak mempunyai waktu untuk memeriksa pesanan dalam jumlah
besar, anda dapat melakukannya secara acak untuk barang – barang yang tidak terlalu
mahal, tetapi berhati – hatilah dengan barang – barang mahal seperti daging dan
makanan laut.
H. Penyimpanan
Ada tiga peraturan penting mengenai penyimpanan makanan :
1. Punya tempat untuk semuanya, dan semuanya diletakkan di tempatnya
2. FIFO ( First in – First out – barang yang pertama kali masuk, pertama kali juga
yang keluar )
3. Selalu terkunci
Setelah barang – barang diterima, secepatnya disimpan di tempat yang sesuai. Siapkan
rak penyimpanan atau lemari pendingin sebelum barang – barang yang dikirim sampai di
tempat. Barang – barang yang telah dikirim dan tidak segera dimasukkan ke dalam
tempat penyimpanan membuka peluang untuk pencurian. Di samping itu, produk segar
yang harus disimpan di tempat pendingin, dan produk bahan – bahan beku akan cepat
rusak jika tidak disimpan di tempat yang benar.
Peraturan pertama, “ Punya tempat untuk semuanya, dan semuanya diletakkan di
tempatnya “. Sesuai slogannya, anda harus mengorganisir tempat penyimpanan menurut
unitnya dengan memberikan nama yang jelas dan barang – barang tersebut disimpan di
unitnya.
Dengan ini tidak hanya barang – barang tersebut mudah dicari tetapi juga dapat
menghindari pemborosan – misalnya, susu, yang terlalu banyak dipesan karena sisa dari
pemakaian susu sebelumnya tidak disimpan kembali di unitnya tetapi disimpan di unit
makanan segar di dalam lemari pendingin sehingga keberadaannya tidak diketahui.
Kelompokkan barang – barang sesuai dengan jenisnya. Semua produk yang dipesan dari
satu pemasok disimpan dalam area yang sama di dalam gudang. Produk – produk dari
susu, daging, unggas dan fresh produce memiliki area sendiri dalam tempat pendingin.
Untuk menghemat waktu anda dan staf, simpan bahan – bahan yang paling sering
digunakan dekat dengan pintu.
2012
4
Kewirausahaan II
Rizal, S.ST., MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Produk yang disimpan di tempat yang benar dan sesuai akan memudahkan anda untuk
melakukan pemeriksaan fisikal inventori dengan cepat dan akurat. Lembaran catatan
inventori seperti contoh 13, dibuat untuk mencatat inventori dan semua item disusun
sesuai dengan lokasi geografis gudang ( atau tempat pendingin ), sehingga orang yang
bertugas mencatat inventori hanya perlu berjalan dan menghitung item yang ada sesuai
dengan apa yang mereka temui.
FIFO yang berarti “ pertama masuk, pertama keluar “ merupakan pepatah yang penting di
bisnis restoran. Untuk meminimalkan kerusakan, adakan perputaran persediaan,
terutama barang – barang yang cepat rusak, sehingga item yang paling lama ( pertama
masuk ) digunakan ( pertama keluar ). Sebelum menggunakan item yang lebih baru.
Dalam praktek, hal ini berarti memindahkan dan menyusun inventori yang telah ada di
depan inventori yang baru datang.
Satu lagi pepatah sederhana yang harus diingat dalam hal penyimpanan adalah “Store
cooked above raw ( simpan makanan yang telah dimasak di atas makanan yang masih
mentah di tempat berbeda ). Pernyataan ini merujuk pada praktek yang aman dalam
menyimpan makanan jadi di laci, di atas laci makanan mentah di dalam lemari pendingin.
Merupakan hal yang umum untuk menutup semua produk yang disimpan.
Semua tempat inventori harus dikunci. Ini merupakan tindakan pencegahan yang penting,
terutama yang berkaitan dengan minuman wine. Kunci gembok yang sederhana akan
menghalangi pencurian yang dilakukan oleh karyawan.
Dalam praktek, mungkin tidak nyaman jika lemari pendingin haru dikunci saat restoran
sedang berfungsi ketika jurumasak datang dan pergi, namun penguncian tetap harus
dilakukan secepatnya akses ke lokasi tersebut ( lemari pendingin ) tidak diperlukan lagi.
I. Perpetual Inventories
Perpetual inventories adalah sistem yang mendokumentasikan perpindahan produk,
masuk dan keluar dari area penyimpanan. Manager, penerima atau pegawai gudang
menggunakan kertas untuk mengambil catatan kapan dan berapa banyak barang yang
dimasukkan dan dikeluarkan dari area gudang tersebut. Lembaran perpetual inventori
seperti dalam contoh 14, dapat dibuat untuk keperluan harian atau mingguan dan
disimpan di dalam ruang penyimpanan yang terkunci. Kadang – kadang kartu inventori
untuk masing – masing item, yang disebut kartu bin digunakan untuk setiap item yang
disimpan di dalam ruang penyimpanan.
Jika kartu tersebut selau diperbaharui, sistem ini mencatat dengan rinci pergerakan
kekayaan restoran dari penerimaan sampai dengan pelayanan, dan dapat menunjukkan
dengan tepat setiap produk yang hilang.
2012
5
Kewirausahaan II
Rizal, S.ST., MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Sistem perpetual inventory dapat dimasukkan ke dalam komputer dan diintegrasikan
dengan sistem cash dalam operasi ritel skala besar dimana individual item dijual dengan
kondisi yang sama seperti saat dibeli. Menurut pengalaman kami, sistem ini tidak terlalu
efektif untuk usaha yang berhubungan dengan makanan dimana bahan – bahan dibeli
secara individual dan dijual dalam satu kesatuan dalam bentuk makanan. Namun
demikian, seperti integrasi, sistem POS semakin canggih, mungkin dapat dipakai sebagai
alat
pengontrol
inventori
seperti
yang
telah
digunakan
untuk
mencatat
dan
menggolongkan penjualan.
J. Issuing
Issuing procedures mengontrol pergerakan barang dalam suatu operasi. Kertas anda
terus berjalan mulai dari satu titik dengan menggunakan formulir permintaan – formulir
yang digunakan oleh bagian dapur atau bar untuk memesan produk dari tempat
persediaan, dan mencatat pergerakan produk dari storage hingga ke bagian dapur atau
bar, atau antara dapur dan bar.
Sebagai contoh, jika seorang bartender membutuhkan lima botol wine, dia akan mengisi
formulir pemesanan. ( formulir pemesanan diberi nomor urut dan dibuat dalam dua atau
tiga
copy
).
Bartender
menunjukkan
produk
yang
dibutuhkan,
tanggal
dan
menandatangani formulir tersebut. Bartender akan memberikan satu copy kepada
manajer dan atu copy dilampirkan di bar cash – out sheet. ( kadang – kadang lampiran ke
tiga diberikan ke bagian pembukuan ).
Manajer kemudian menuju tempat persediaan minuman dan mengisi formulir pemesanan
dan mengambil lima botol bar wine serta mengirimkannya kepada bartender, yang
kemudian memberikan tanda check di formulir pemesannya. Manajer biasanya akan
menyesuaikan dengan perpetual inventory sheet yang berada di tempat persediaan
minuman wine untuk menunjukkan bahwa lima botol bar wine telah di ambil, dan
kemudian membubuhkan tandatangan pada formulir pemesannya dan dilampirkan
dengan kartu perpetual inventori di dalam ruangan persediaan yang terkunci.
Untuk mencuri sesuatu, bartender harus bekerjasama dengan manajer dan mengubah
dua lampiran formulir pemesanan. Jika mereka melakukan ini, bar par stock atau tempat
persediaan par stock tidak akan seimbang, dan mereka menanggung resiko
perbuatannya diketahui.
Paper trail yang dimulai dari formulir pemesanan pembeli, sampai saat ini dapat
menelusuri perjalanan produk dari awal pemesanan sampai dengan penerimaan di
gudang dan akhirnya bar atau dapur. Dari sini sistem POS mengambil alih, memantau
perjalanan produk dari pramusaji ke pelanggan.
2012
6
Kewirausahaan II
Rizal, S.ST., MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
K. Pengawasan Area Jasa
Pergerakan produk dari bagian dapur ( atau bar ) ke pramusaji dan akhirnya ke
pelanggan merupakan tantangan tersendiri. Makanan dapat dicuri langsung dari dapur
oleh staf, rusak atau gosong ketika dalam proses memasak, tercecer, jatuh atau dicuri
oleh pramusaji. Pramusaji dapat memesan makanan yang salah, mengirim makanan
yang salah, atau membiarkan makanan hingga dingin.
Banyak sekali masalah yang anda hadapi yang menghalangi anda memaksimalkan
keuntungan yang seharusnya di dapat dari bahan – bahan yang telah anda beli yang
hingga saat ini telah anda jaga dengan sangat baik. Terutama pada tahap ini mata
manajemen harus dibuka lebar – lebar, dan sistem pengawasan – pemesanan,
pengambilan, dan proedur POS - harus dipegang dengan teguh.
Jantung dari area depan yang berkaitan dengan pengawasan ialah cash register ( bagian
pembayaran ) atau sistem POS. Cash register yang baik merupakan sesuatu yang
sangat berharga. Tentunya cara tradisional seperti mengambil pesanan dengan tulisan
tangan, sistem guest – check dapat bekerja dengan baik. Tetapi semakin besar dan
berkembang restoran anda, semakin sulit untuk memantau penjualan dan produk.
Jika anda tidak menggunakan jasa keluarga atau teman – teman dekat, anda harus
menginvestasikan uang anda untuk cash – system yang baik. Cash – system yang
sederhana akan mencatat penjualan dan menyusun total penjualan sesuai dengan
pramusaji yang melayaninya. sistem ini mempunyai beragam total pajak untuk
menyederhanakan tax remissions.
Sistem ini juga mempunyai popularity indexes yang memperlihatkan menu makanan yang
paling banyak dijual dibandingkan dengan yang lain. Semua ini merupakan informasi
yang penting. Untuk anda yang membuat anggaran sangat berguna ketika anda
mendesain ulang menu untuk musim yang akan datang.
Namun kegunaan utama cash register adalah mencatat semua produk yang dijual dan
sebaliknya memastikan jumlah uang yang masuk. Pentingnya setiap penjualan
dimasukkan dalam sistem POS tidak perlu dibesar –besarkan.
L. Pengawaan Uang Kas
Penanganan kekayaan uang tunai merupakan tulang punggung dari sistem pengendalian
biaya. Uang tunai, tidak seperti aset lainnya, merupakan sesuatu yang paling jelas dan
aman bagi pencuri untuk mengambilnya. Tidak ada tingkat kedua dalam kejahatan ini.
Tidak ada barang yang harus dijaga, tidak ada kolusi diperlukan antara area belakang
dan area depan. Menangkap seorang karyawan meninggalkan restoran dengan seekor
ayam di dalam jaketnya berarti karyawan tersebut tertangkap basah. Menangkap seorang
karyawan dengan kantong penuh berisi uang sulit untuk dibuktikan.
2012
7
Kewirausahaan II
Rizal, S.ST., MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Manajer atau bagian pembukuan tidak mungkin mencuri dari anda ( walaupun ada
kemungkinan ), dan sebaguian besar pramusaji adalah orang - orang yang jujur. Tetapi
anda akan memiliki banyak pramusaji, dan karena perputaran dalam posisi ini sangat
sering terjadi, resiko pencurian atau penanganan pembayaran yang kurang hati – hati
sangat besar di posisi ini dibandingkan dengan posisi lainnya.
Sistem cash control yang baik menggambarkan dengan jelas rangkaian penyimpanan
uang tunai, dari pertama kali menerima dari pelanggan hingga di masukkan ke bank
account. Cash control dimulai dari pembuatan prosedur penanganan uang kas yang
benar, dan staf di bagian pelayanan harus mengerti betul apa yang diharapkan dari
mereka dalam hal ini. Pelanggaran yang dilakukan oleh staf dalam melaksanakan
prosedur ini dianggap sebagai percobaan pencurian dan kesalahan yang dapat berakibat
pada pemecatan.
Jika traditional guest check item di pergunakan, diman kasir menyelesaikan semua
pembayaran dari pelanggan, pramusaji harus mengerti mengenai hal ini, bahwa semua
transaksi, termasuk pengembalian harus dilakukan oleh kasir. Semua guest – check
harus diberi nomor urut, dan harus dielesaikan dengan kasir pada saat pergantian shift.
Dengan melakukan hal ini, menghalangi staf menerima pembayaran langsung dari
pelanggan, merobek guest – check dan menyimpan uangnya dalam kantongnya sendiri.
Dengan menggunakan sistem POS, pramusaji akan mengumpulkan semua tanda terima
pembayaran. Jika mungkin pramusaji tidak boleh mengakses produk sebelum
memberitahukan mengenai pemesanan. Begitu juga dengan staf bagian produksi tidak
dapat langsung mengakses pelanggan. Dengan demikian, pramusaji tidak mendapatkan
produk tanpa melalui sistem POS begitu juga pramusaji tidak dapat menerima
pembayaran langsung dari pelanggan. Pencurian memerlukan kolusi antara karyawan
bagian depan dengan karyawan bagian belakang, dan jika mereka bekerja sama pada
akhirnya mereka akan tertangkap.
Untuk memesan makanan dari dapur atau bar harus dilakukan melalui sistem POS dan
setiap pramusaji mempunyai akses ke sistem tersebut menggunakan seperti misalnya
password, yang dapat memantau transaksi para pramusaji.
1. Cashing Out
Pada akhir shift pramusaji menggantikan semua penagihan kartu kredit, house
charges dan uang tunai untuk menyamakan dengan yang tertera di sistem POS.
Prosedur ini umumnya di kenal dengan nama chasing out.
Wait staff cash out dengan menandatangani sistem POS di akhir shiftnya
menggunakan password mereka. Manajer menggunakan password mereka.
Manajer menggunakan passwordnya sendiri, melihat / membaca – cetakan dari
sistem POS yang memperlihatkan berapa jumlah yang telah dijual oleh masing –
2012
8
Kewirausahaan II
Rizal, S.ST., MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
masing pramusaji pada saat mereka bertugas. Manajer bersama – sama dengan
pramusaji menghitung uang yang diterima oleh pramusaji. Kadang – kadang
pramusaji menghitung dahulu baru diperiksa oleh manajer.
Penghitungan dicatat di kertas cash out, seperti contoh 15, yang didisain untuk
memperlihatkan jumlah uang yang terhutang dan cara pembayaran yaitu berbagai
macam voucher penagihan, travelers checks dan uang tunai dalam denominasi
uang kertas ddan koin.
Lembar POS dilampirkan dengan lembar cash out, yang ditandatangani oleh
manajer dan pramusaji. Tandatangan menunjukkan bahwa kedua belah pihak
setuju dengan jumlah uang yang terhutang dan yang dibayar. Dan untuk
menghindari penyesuaian cash out, cash out harus dilakukan di lokasi yang aman,
jauh dari pengunjung.
Cash out untuk bartender dilakukan dengan cara yang berbeda. Bartender satu –
satunya pramusaji yang mempunyai akses ke produk yang dijualnya dan kepada
pelanggan
yang
membelinya.
Jika
bartender
tidak
memasukkan
atau
memasukkan data yang salah, kesalahan ini hanya dapat diperiksa dengan
menggunakan pengawasan inventori. Untuk menghindari hal tersebut, uang yang
diterima harus disamakan dengan uang tunai yang seharusnya diterima sesuai
lembar POS.
Bartender tidak boleh mengetahui total yang ada di lembar POS sebelum dia
menyerahkan uang tunai yang diterimanya. Dengan cara ini, jika produk yang
dijual tidak dimasukkan dalam POS tetapi terjual dan uangnya diterima, lembar ini
tetap disimpan oleh manajemen sampai penghitungan inventori melihat
perbedaan yang ada
2. Rekonsiliasi Untuk Penjualan Harian
Rekonsiliasi lembar cash out sebenarnya adalah semua dokumen penerimaan
uang dari semua pramusaji dalam satu hari. Lembar cash out ini harus
dimasukkan dan diringkas ke dalam lembar penjualan harian.
Jika cash out telah selesai, masukkan uang tunai ke tempat yang terkunci. Pada
akhir hari, tentukan uang tunai yang dibutuhkan untuk hari berikutnya dan sisanya
masukkan ke rekening perusahaan di bank.
Untuk keamanan, semakin sedikit uang yang disimpan di restoran semakin baik.
Deposit slip yang telah ditandatangani bank, bersama – sama dengan lembar
cash out dengan POS print out harus dilampirkan dengan lembar ringkasan
penjualan harian.
2012
9
Kewirausahaan II
Rizal, S.ST., MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Ini semua merupakan dokumen yang dapat digunakan untuk memantau
pengawasan atas uang tinai dari pramusaji sampai ke rekening bank.
3. Floats
Uang tunai disimpan oleh seorang kasir pada saat ia bertugas. Oleh karenanya,
jumlah uang tunai disesuaikan dengan transaksi yang diperkirakan akan terjadi
pada hari itu, dan untuk kelancaran bisnis sebaiknya diiapkan uang dalam
denominasi kecil, baik uang koin maupun lembaran. Kombinasi uang koin dan
lembaran yang digunakan sama untuk setiap harinya. Hal ini akan mempermudah
kasir dan bartender.
Mereka harus langsung menghitung floats yang mereka terima dan langsung
melaporkan perbedaan kepada manajer. Jika floats kurang dari yang seharusnya
dan kasir atau bartender tersebut tidak melapor maka kekurangan itu menjadi
tanggung jawab mereka. Demikian juga jika pada akhir shift terjadi kekurangan,
sudah menjadi hal umum dalam bisnis, kekurangan tersebut tanggung jawab
pramusaji atau bartender.
Hal Penting :
Hal sederhana untuk menguji kejujuran dan / atau kemampuan karyawan baru
adalah dengan melebihkan jumlah uang sebesar Rp 2000 dalam floatnya dan lihat
apakah dia melaporkan kelebihan tersebut.
M. Prosedur Untuk Mesin Kas
Bartender dan kasir harus diberi pelatihan yang benar mengenai prosedur untuk mesin
kas, eperti juga mereka diberi pelatihan untuk sistem POS. Tanpa pelatihan, seorang
karyawan akan membuat kesalahan yang bukan saja menghabiskan waktu tetapi juga
uang.
Mesin kas harus diatur sama. Uang tunai dalam denominasi kecil biasanya diletakkan di
sebelah kanan. Penting untuk meletakkan masing – masing nominasi lembaran uang
pada tempat yang sama siapapun yang bertugas. Dengan cara ini, jika seorang manajer
atau karyawan lain menggantikan bartender, maka dia secara otomatis mengetahui cara
kerja mesin kas tersebut dan dapat melakukan pengembalian uang dengan cepat dan
akurat.
Jika mesin kas merupakan bagian dari sistem POS, biasanya laci mesin kas tidak akan
terbuka kecuali makanan yang dijual telah dimasukkan ke dalam mesin POS. Pastikan
bartender anda mengerti bahwa dia harus selau menutup laci mesin kas setelah setiap
transaksi.
2012
10
Kewirausahaan II
Rizal, S.ST., MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Praktek ini membantu untuk menghindari penjualan tidak dimasukkan dalam sistem POS
dan pembayaran dilakukan dari laci kas yang terbuka. Memastikan bahwa bartender
selalu membuka laci mesin kas dengan bunyi ring pada setiap penjualan merupakan cost
control yang paling efektif.
Kadang – kadang terjadi seorang pelanggan yang tidak jujur membayar dan mengatakan
“ Tetapi saya memberikan anda uang dua puluh bukan sepuluh “. Untuk mengatasi hal
ini, katakan pada staff anda untuk membiarkan uang yang diberikan oleh pelanggan
berada di atas laci uang sampai pelanggan tersebut menerima kembaliannya. Jika terjadi
kesalahan, lembar uang yang tadi diberikan masih dapat dibedakan dari uang yang telah
berada di dalam mesin kas.
Uang kembalian yang diberikan kepada pelanggan harus selalu di hitung. Jangan
membiarkan staf yang melayani mengansumsikan berapapun jumlah pengembalian
pesanan.
1. Menarik Laci Uang Kas
Pulling the till merupakan teknik umum yang dipakai untuk memastikan bahwa
bartender memasukkan semua penjualan yang dilakukan ke dalam mesin kas.
Pada setiap saat ketika sedang bertugas, uang kas yang berada di dalam mesin
kas harus sama dengan jumlah penjualan ditambah dengan jumlah uang float.
Pulling the till dilakukan dengan cara membaca dari sistem POS untuk melihat
berapa yang telah dimasukkan dalam sistem POS. Kemudian laci dari mesin kas,
dengan seluruh uang tunainya, diambil dari bartender dan digantikan dengan laci
mesin kas yang baru dengan float yang baru., sehingga bartender dapat tepat
melaksanakan tugasnya.
Kemudian uang tunai yang berada di dalam laci mesin kas tersebut dibandingkan
dengan print out yang ada di sistem POS ditambah dengan float. Jika jumlah uang
tidak sesuai, kemungkinan besar bartender tidak memasukkan beberapa
penjualan dalam usahanya untuk menyimpan uang dari sebagian penjualan untuk
dirinya sendiri.
2. Peninjau / Pengintai
Para peninjau profesional yang disebut spotters yang sangat mengenal prosedur
kas yang digunakan dalam usaha anda,dapat direkrut untuk memastikan
bartender memasukkan semua penjualan ke dalam mesin kas. Spotters berlagak
seperti seorang pelanggan dan memperhatikan cara kerja para staf bagian
pelayanan. Tentunya, karyawan yang tidak jujur akan berperilaku sangat baik di
saat manajer berada di dekatnya, namun manajer tidak mungkin selalu
memperhatikan.
Spotters,
biasanya
melihat
sebenarnya.
2012
11
Kewirausahaan II
Rizal, S.ST., MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
cara
kerja
karyawan
yang
Spotters dapat digunakan untuk mengamati karyawan secara acak atau untuk
mengamati karyawan tertentu. Mereka tidak saja hanya dapat menemukan
pencuri tetapi juga memperhatikan bagaimana karyawan yang rajin, efisien atau
ramah. Mereka biasanya memberi laporan tertulis, dan dapat dijadikan saksi di
pengadilan jika suatu situasi mengarah pada pengadilan untuk pencurian atau
pengaduan mengenai pemecatan yang tidak sesuai prosedur.
Biasanya pengetahuan yang dimiliki oleh spotters cukup untuk mendeteksi
semuanya, namun pencuri yang agresif biasanya cukup jujur.
3. Skims
Skims dapat dilakukan ketika volume penjualan sangat tinggi sehingga kas yang
dipegang oleh pramusaji menjadi banyak. Jumah uang tunai yang terlalu banyak
terbuka untuk perampokan. Untuk menghindari kejadian tersebut, pindahkan uang
tunai tersebut dari laci mein kas atau dari pramusaji saat shift masih berlangsung
dan berikan tanda terima kepada pramusaji untuk diambil kembali saat cashing
out.
4. Uang Palsu
Semua staf yang bekerja dan berhubungan dengan uang tunai harus diberikan
pelatihan dasar untuk mengenal uang palsu. Dengan menggunakan scanner dan
pencetak kertas yang berkualitas tinggi, seorang amatiran dapat mencetak uang
palsu. Uang palsu sangat umum sekarang ini sehingga banyak dari bisnis skala
kecil yang menolak menerima uang kertas seratus atau bahkan lima puluh ribu
rupiah.
Para karyawan harus dilatih untuk merasakan perbedaan dari kualitas kertas.
Toko alat – alat tulis / kantor menjual pena pendeteksi uang palsu ( counterfeit felt
pens ) yang tidak terlalu mahal, yang digunakan oleh kasir untuk mendeteksi uang
kertas palsu. Buat garis miring pada salah satu permukaan uang kertas. Jika uang
palsu, dibawah felt line akan muncul titik – titik.
Jika anda membutuhkan pelatihan dari pihak ketiga untuk para staf anda,
umumnya, kepolisian atau lembaga keuangan lokal mengadakan seminar atau
memberi video untuk mengenali uang kertas palsu. Tentunya, pelatihan ini hanya
dikhususkan bagi karyawan bagian depan, karena tidak ada gunanya jika uang
palsu baru diketahui oleh manajer pada saat cash out, karena orang yang
melakukan hal itu telah lama pergi meninggalkan lokasi.
2012
12
Kewirausahaan II
Rizal, S.ST., MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Cooper, Brian - Floody, Brian – McNeil, Gina 1999, Start and Run a Restaurant Business,
International Self – Counsel Press Ltd, Bandung.
Marsum Wojowarsito A. 1999. Rumah Makan Dan Segala Permasalahannya. Jogjakarta :
Andi
2012
13
Kewirausahaan II
Rizal, S.ST., MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id