ERP Success Factor in Indonesia

BAB 4 STUDI KASUS
Hasil temuan-temuan dari seluruh studi kasus dipaparkan pada bab ini. Selain
itu juga terdapat analisa dan kesimpulan mengenai temuan pada setiap studi
kasus.
Seluruh nama yang bisa langsung digunakan untuk mengidentifikasi orang atau
pun perusahaan yang terlibat dalam studi kasus ini telah diganti dengan kode
yang terdiri dari huruf dan angka. Kode perusahaan terdiri dari 5 digit dengan
pemisahan antar digit sebagai berikut:
Jenis Industri
AA
88
L
Lokasi perusahaan
Nomor urut perusahaan dalam studi
kasus jika terdapat di jenis industri
yang sama
Walaupun kode yang dipakai tidak dapat menunjuk perusahaan secara
langsung, kode dapat digunakan untuk melihat jenis industri suatu perusahaan
bergerak dan lokasinya. Tabel 4.1 menjelaskan arti dari kode-kode yang
digunakan di dalam studi kasus ini.
41
Tabel 4.1. Arti kode-kode untuk mewakili nama perusahaan di dalam studi
kasus
Kode
CG
MI
TC
J
S
Arti
Jenis Industri
Consumer Goods
Manufacturing Industry
Telecommunication Company
Lokasi Perusahaan
Jakarta
Serpong
Dari metodologi, studi kasus ini memerlukan tiga perusahaan dalam studi kasus
utamanya,
dan
satu
perusahaan
untuk
studi
kasus
pilot.
Namun,
keseluruhannya ada 6 perusahaan yang dihubungi, termasuk yang bersedia. Dua
perusahaan yang dimintai informasinya menolak pada taraf pembangunan
kontak. Alasannya sampai tesis ini diketik belum disampaikan secara formal.
4.1 Studi kasus pilot
Studi kasus pilot dilakukan terhadap sebuah perusahaan yang dalam tesis ini
diberi kode CG01J. Perusahaan ini memenuhi seluruh kriteria pemilihan objek
studi umum yang telah ditetapkan sebelumnya. Selain dari kriteria-kriteria itu,
perusahaan ini dipilih karena adanya anggapan bahwa CG01J merupakan objek
yang ideal untuk studi sistem ERP. Profil singkat perusahaan ini disajikan pada
42
Tabel 4.1 di halaman selanjutnya. Atribut-atribut pada profil perusahaan di Tabel
1 ini disesuaikan dari kriteria yang ditetapkan sebelumnya.
Tabel 4.1. Profil perusahaan dalam studi kasus pilot
Atribut
Kode
Lokasi
Jenis industri
Jenis perusahaan
Ukuran perusahaan
Sistem ERP
Modul yang digunakan
Tahapan adopsi
Kriteria
CG01J
Jakarta
Consumer Goods
Swasta, Multinasional
Besar
SAP R/3 (sedang implementasi), BPCS (sistem lama)
12 (SAP R/3), 12 (BPCS)
Dalam tahap implementasi fungsional (SAP)
Studi kasus pilot ini melibatkan seorang narasumber dari perusahaan CG01J.
Peserta diminta untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan pada wawancara dan
dalam kuesioner. Beberapa butir kunci dari profil peserta ini ditampilkan pada
Tabel 4.2.
Tabel 4.2. Profil peserta studi kasus pilot dari perusahaan CG01J
Atribut
Kode
Jabatan
Lama dedikasi
Kriteria
CG01J-WT-1
ERP Project Manager (saat ini), Divisi Logistik (sebelumnya)
12 tahun
43
Dari profil dan pengamatan yang dilakukan pada saat wawancara, narasumber
studi kasus pilot ini dapat diklaim sebagai sumber yang dapat diandalkan dan
dipercaya.
4.1.1
Temuan Studi Kasus Pilot
Berdasarkan jenis sumber bukti (source of evidence), temuan-temuan dalam studi
pilot ini dirangkum sebagai berikut:
•
Wawancara
Enam pertanyaan utama dilontarkan kepada narasumber
/ peserta
wawancara. Wawancara ini bersifat fokus (focused interview) yang dilakukan
selama kurang lebih 40 menit. Hal-hal yang penting dan relevan yang
diperoleh dari wawancara ini adalah sebagai berikut:
1. Perusahaan CG01J sejak tahun 1989 menggunakan sistem ERP dari SSA
dengan nama BPCS1. Sejak awal tahun 2007, sistem SAP mulai dicetuskan
untuk menggantikan sistem BPCS. Sistem lama itu disebutkan kurang
terintegrasi dibandingkan sistem baru dari SAP. Sistem SAP dijadwalkan
akan Go-Live pada kuarter akhir tahun 2008.
2. Proyek implementasi sistem SAP melibatkan sebuah tim proyek internal
dengan struktur tim matriks, yaitu beberapa staf dari setiap divisi ditarik
untuk menjadi anggota tim proyek sistem SAP.
BPCS atau Business Planning and Control System atau dibaca Bee picks, merupakan perangkat
lunak sistem ERP keluaran System Software Associates (SSA) pada tahun 1980an
1
44
3. Peningkatan kinerja yang diharapkan dari sebuah sistem ERP ada 3, yaitu
penghematan biaya (cost savings), penanganan pertumbuhan volume
penjualan
(volume
growth
handling),
dan
peningkatan
kolaborasi
(collaboration enhancement) dengan supplier dan konsumen (retailer).
4. Menurut narasumber, hal-hal yang harus diperhatikan selama proses
implementasi sistem ERP adalah:
Komitmen dari seluruh staf dalam organisasi, dari puncak sampai
bawah (top to bottom)
Persepsi terhadap sistem ERP, apakah dianggap hanya sebuah
proyek IT saja, atau dipandang sebagai proyek bisnis
Konversi master data dari sistem sebelumnya. Disebutkan bahwa
kegagalan implementasi sistem ERP banyak berawal dari kegagalan
dalam konversi data dari sistem sebelumnya ke sistem ERP.
Manajemen perubahan (Change management) terhadap setiap individu
dalam organisasi
5. Payback Period yang ditargetkan adalah 5 tahun. Jumlah investasi untuk
implementasi sistem SAP ini tidak disebutkan secara spesifik, namun
diperkirakan sekitar ratusan juta dolar.
6. Proyek implementasi sistem ERP baru serupa di perusahaan CG01J ini,
menurut narasumber, sudah pernah beberapa kali dilakukan di masa lalu
saat perusahaan mengganti sistem BPCS dengan versi yang lebih baru.
Perbedaan terletak pada scope proyek, yaitu bahwa proyek sistem SAP
saat ini adalah untuk satu kawasan Asia Pasifik dan Afrika, sementara
sistem BPCS dulu merupakan proyek lokal.
45
•
Observasi
Observasi langsung tidak dapat dilakukan karena pada saat studi pilot ini
dilakukan, sistem ERP yang baru dalam perusahaan, yaitu SAP R/3, belum
terlihat
secara
fisik.
Sistem
tersebut
sedang
berada
pada
tahap
pengimplementasian infrastruktur.
•
Dokumentasi
Dokumen berupa laporan manajemen yang berisi indicator kinerja kunci (Key
Performance Indicator) yang digunakan saat perusahaan CG01J masih
menggunakan sistem BPCS telah diminta. Namun, belum ada konfirmasi
dokumen tersebut dan apakah akan diberikan. Dokumen ini akan
menguatkan evidence pada studi ini.
•
Rekaman arsip (Archival Records)
Kuesioner yang merepresentasikan model awal Ifinedo diberikan kepada
narasumber.
Narasumber
mengisi
kuesioner
tersebut
berdasarkan
pengalamannya dalam menggunakan sistem ERP terdahulu perusahaan,
yaitu BPCS, dan pengetahuannya terhadap sistem ERP baru, yaitu SAP R/3.
Kuesioner ini diisi tanpa adanya informasi yang kurang.
•
Artifak fisik (Physical Artifact)
Tidak ada artifak fisik yang diperlukan pada studi kasus ini.
46
4.1.2
Analisa Temuan Studi Kasus Pilot
Temuan-temuan di atas dikategorikan berdasarkan variabel-variabel pada model
awal. Temuan ini diperoleh dari kuesioner yang diisi oleh narasumber. Berikut
ini, pada Tabel 4.3 adalah penjabaran variabel-variabel pada model awal.
Tabel 4.3. Penjelasan variabel-variabel dalam model awal berdasarkan temuantemuan studi kasus pilot
Kategori variabel
Variabel
Keterangan
Variabel Organisasi
Dukungan manajemen
atas
Manajemen atas mendukung
seluruh kegiatan implementasi
sistem SAP di perusahaan CG01J
Misi dan tujuan proyek jelas
Misi dan tujuan
proyek
Ukuran organisasi
Aspek organisasi
Budaya organisasi
Variabel IT
Posisi kepala IT
Kompetensi staf IT
47
CG01J memiliki 3000+ karyawan di
Indonesia. Perusahaan ini
merupakan perusahaan besar
Dalam tubuh CG01J, tidak ada
divisi tertentu yang dominan.
Semuanya dianggap setara
Pertukaran informasi di CG01J
berjalan lancar. Kolaborasi antar
departemen adalah yang umum
dilaksanakan. Norma dan nilai
tersusun jelas dan dilaksanakan
dengan baik
Kepala departemen sistem ERP
setara dengan manajemen atas
Staf departemen sistem ERP
kompeten dalam melaksanakan
tugas-tugasnya
Tabel 4.3. (Lanjutan)
Kategori variabel
Variabel
Keterangan
Ukuran departemen IT
Departemen yang mengurus
sistem ERP di CG01J berukuran
menengah relative terhadap divisi
lain
Alokasi budget untuk sistem ERP
diperkirakan antara 3-6% dari
budget keseluruhan tiap periode
Sistem ERP lama, BPCS, dianggap
netral. Dalam wawancara, sistem
ini disebutkan kurang terintegrasi
Kualitas sistem ERP (BPCS) di
CG01J adalah baik. Namun, BPCS
ini tidak mudah dipelajari dan
digunakan
Budget departemen IT
Tingkat kepuasan
terhadap sistem lama
Dimensi Sukses ERP
Kualitas sistem
Kualitas informasi
Kualitas
vendor/konsultan
Pengaruh terhadap
individu
Pengaruh terhadap
kerja tim
48
Informasi yang disajikan sistem
ERP dapat diandalkan (reliable), upto-date, berguna, relevan, dan
dapat dimengerti
Vendor/konsultan membantu
CG01J dengan baik. Sedikit
kekurangan adalah pada
dukungan teknis yang diberikan,
namun masih dalam kategori
cukup baik
Sistem ERP dapat membantu
individu dalam meningkatkan
produktivitas, kreatifitas, dan
mempercepat perkerjaan serta
membantu dalam pengambilan
keputusan
Sistem ERP meningkatkan
komunikasi dalam tim sehingga
kerja tim menjadi lebih efisien
Tabel 4.3. (Lanjutan)
Kategori variabel
Variabel
Keterangan
Pengaruh terhadap
organisasi
Dalam organisasi, sistem ERP
membuat koordinasi antar bagianbagian organisasi menjadi lebih
baik. Sistem ERP juga mengurangi
biaya, meningkatkan kefektifan
keputusan, dan meningkatkan
produktivitas keseluruhan
Variabel ini tidak dapat diperoleh.
IT professional tidak dilibatkan
dalam studi kasus pilot ini karena
perusahaan yang dijadikan objek
tidak menggunakan IT
professional sebagai tim proyek
Kedua tingkatan manajemen
berpandangan bahwa sistem ERP
adalah investasi untuk bisnis,
bukan hanya IT
Perspektif Evaluator IT professional dan
manajer bisnis
Manajemen atas dan
manajemen
menengah
Temuan-temuan studi kasus pilot ini juga memberikan sebuah variabel baru.
Variabel baru ini menyangkut konversi data pada sistem ERP.
Menurut narasumber wawancara, konversi data dari sistem lama ke sistem ERP
yang baru merupakan faktor yang penting dalam kesuksesan implementasi
sistem ERP. Konversi data yang dimaksud adalah perubahan data-data yang
direkam sebelumnya menggunakan sistem lama, menjadi data-data yang dapat
dipakai oleh sistem ERP. Contoh data yang dimaksud adalah data konsumen,
data produksi dan sebagainya. Kegagalan dalam menkonversi data akan
menyebabkan kegagalan sistem ERP untuk memberikan fungsi bisnisnya.
49
Pada studi yang dilakukan oleh Akkermans (2002), analisis dan konversi data
(Data analysis and conversion) berada di peringkat 11 dari 22 faktor sukses kritikal
(Critical Success Factor / CSF). Faktor ini juga disebutkan sebagai salah satu
tantangan dalam implementasi sistem ERP oleh studi yang dilakukan Dr. Linda
K. Lau (2003). Kegagalan ini dialami oleh sebuah perusahaan di Amerika Serikat,
yang sebelumnya telah disebutkan pada Bab 1, yaitu Agilent Technologies Inc.
Perusahaan ini gagal pada proses transformasi, terutama saat mengkonversi data
/ informasi dari sistem lama ke sistem ERP dari Oracle. Kegagalan ini
menyebabkan kerugian 175 juta dolar Amerika.
Oleh sebab-sebab di atas, faktor konversi data dipercayai adalah hal yang
penting dalam kesuksesan implementasi sistem ERP di perusahaan. Studi kasus
utama akan melibatkan variabel konversi data. Variabel tersebut berada dalam
kategori Variabel IT (IT-related variables).
4.1.3
Kesimpulan Studi Pilot
Model pengukuran kesuksesan implementasi sistem ERP yang diadopsi dari
studi oleh Ifinedo (2006) dapat memberikan pandangan dengan baik terhadap
variabel-variabel yang dapat menjadi faktor kesuksesan implementasi sistem
ERP di perusahaan-perusahaan di Indonesia. Variabel-variabel yang ada dalam
model dapat mewakili seluruh faktor dalam implementasi sistem ERP di
Indonesia.
50
Dari informasi yang diperoleh dalam studi pilot ini, model pengukuran
kesuksesan implementasi sistem ERP awal mengalami perubahan. Satu variabel
baru ditambahkan untuk studi selanjutnya, yaitu variabel konversi data dari
sistem lama (Data conversion). Model baru yang disajikan pada Gambar 4.1.
Gambar 4.1. Model uji kesuksesan sistem ERP modifikasi, dengan variabel baru
dicetak tebal
4.1.4
Rekomendasi untuk Studi Kasus Utama
Studi kasus pilot ini memberikan pelajaran untuk studi kasus utama. Beberapa
rekomendasi untuk studi kasus utama adalah sebagai berikut:
51
1. Observasi langsung sedapat mungkin dilakukan terhadap end-user sistem
ERP di perusahaan tujuan (jika memungkinkan) untuk melihat seberapa
efektif penggunaan sistem ERP
2. Dokumen tertulis pendukung akan diminta dari objek studi pada studi kasus
utama untuk mendukung validitas data-data yang diperoleh yang pada
akhirnya akan mengukuhkan hasil dari studi kasus utama
3. Pertanyaan dalam wawancara akan ditambah berdasarkan respon dari
narasumber di studi kasus pilot ini untuk membandingkannya dengan
perusahaan-perusahaan dalam studi kasus utama
4.2 Studi Kasus 1
Studi kasus 1 dilakukan terhadap sebuah perusahaan yang dalam tesis ini diberi
kode MI01S. Perusahaan ini memenuhi seluruh kriteria pemilihan objek studi
umum yang telah ditetapkan sebelumnya. Profil singkat perusahaan ini disajikan
pada Tabel 4.4 di halaman selanjutnya. Atribut-atribut pada profil perusahaan di
Tabel 4.4 ini disesuaikan dari kriteria yang ditetapkan sebelumnya.
Perusahaan
MI01S
adalah
sebuah
perusahaan
swasta
nasional
yang
memproduksi berbagai suplai keperluan kantor seperti kertas, buku, dan
sebagainya. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 1976. Perusahaan ini memiliki
pabrik-pabrik di 7 lokasi di pulau Sumatra dan Jawa.
52
Tabel 4.4. Profil perusahaan dalam studi kasus I
Atribut
Kode
Lokasi
Jenis industri
Jenis perusahaan
Ukuran perusahaan
Sistem ERP
Modul yang digunakan
Tahapan adopsi
Kriteria
MI01S
Serpong, Banten (Kantor pusat)
Manufacturing Company
Swasta, Nasional
Besar
SAP R/3
10 (SAP R/3)
Operational / telah Go-live (sejak 2005)
Studi kasus I melibatkan 2 narasumber dari perusahaan MI01S untuk mengisi
kuesioner. Salah satu dari narasumber tersebut, dengan kode MI01S-WT-1,
kemudian diwawancara. Hal-hal yang ditanyakan disajikan dalam panduan
diskusi pada lampiran A. Beberapa butir kunci dari ketiga profil narasumber
ditampilkan pada Tabel 4.5.
Tabel 4.5. Profil peserta studi kasus I dari perusahaan MI01S
Atribut
Kode
Jabatan
Lama dedikasi
Kriteria
MI01S-WT-1
System Control & Audit / ICAD
2 tahun
Kode
Jabatan
Lama dedikasi
MI01S-KT-2
System Control & Audit / ICAD
2.5 tahun
53
Kedua narasumber adalah karyawan junior. Namun karena keduanya telah
berdedikasi lebih dari 2 tahun di perusahaan MI01S, maka kompetensi individu
dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan yang dilontarkan dalam kuesioner mau
pun wawancara dapat dipercaya dalam hal reliabilitas dan integritasnya. Selain
itu, mereka telah melakukan pekerjaannya di semua pabrik-pabrik milik
perusahaan MI01S ini di seluruh Indonesia sehingga pandangannya terhadap
sistem SAP di MI01S mencakup keseluruhan perusahaan.
Kedua narasumber bekerja pada divisi System Control & Audit / ICAD yang
bertugas mengaudit data-data atau informasi dalam sistem ERP dengan
kenyataan di lapangan, misalnya jumlah stok, barang setengah jadi, atau barang
jadi di pabrik. Dalam kegiatan sehari-harinya, narasumber secara aktif
menggunakan sistem SAP.
4.2.1
Temuan Studi Kasus 1
Berdasarkan kategori sumber bukti (source of evidence), temuan-temuan dalam
studi pilot ini dirangkum sebagai berikut:
•
Wawancara
Wawancara dilakukan terhadap seorang narasumber selama kurang lebih 30
menit. Berikut temuan-temuan penting dan relevan dari wawancara ini:
1. Faktor yang dipandang penting terhadap suksesnya penggunaan sistem
ERP di perusahaan MI01S adalah Sumber Daya Manusia (SDM). Dalam
hal ini, SDM berarti kemampuan pengguna akhir (end-user) dalam
54
menggunakan dan mengerti pentingnya sistem ERP untuk digunakan
dalam kegiatan operasi.
2. Narasumber menyatakan bahwa saat ini, pengguna akhir di perusahaan
MI01S masih kurang mengerti cara penggunaan sistem SAP dan
pentingnya sistem ini dalam operasi sehari-hari walaupun telah melalui
pelatihan-pelatihan. Disebutkan selanjutnya bahwa pengguna akhir yang
dimaksud adalah mereka yang bekerja di pabrik-pabrik di Sumatra dan
beberapa lokasi di pulau Jawa.
3. Di pabrik-pabrik tersebut, sistem ERP hanya digunakan sebagai sebuah
formalitas. Sistem ERP dipakai hanya karena prosedur itu tertulis di
dalam Standard Operating Procedure (SOP).
4. Integritas data, yaitu kecocokan antara data di database sistem ERP dan
data nyata di lapangan, disebutkan kurang baik. Dari audit-audit yang
telah dilakukan selama ini, deviasi data dan kenyataan selalu ditemukan
dengan perbedaan yang cukup signifikan.
5. Dengan sistem ERP dari SAP ini, MI01S menargetkan adanya
peningkatan kinerja pada penghematan biaya (cost savings), penanganan
pertumbuhan
volume
penjualan
(volume
growth
handling),
dan
peningkatan kolaborasi (collaboration enhancement) dengan supplier dan
konsumen (retailer).
55
6. Komitmen manajemen atas di perusahaan MI01S dianggap lemah
terhadap sistem ERP di perusahaannya. Tidak banyak keputusan yang
diambil oleh manajemen atas untuk melakukan perbaikan terhadap
sistem ERP.
7. Yang menjadi kesulitan terbesar dalam mengimplementasikan sistem
ERP di perusahaan MI01S adalah pembuatan desain proses bisnis yang
kompatibel dan sesuai dengan budaya perusahaan. Disebutkan bahwa
proses bisnis yang ada di MI01S ini tidak sepenuhnya cocok untuk
diterapkannya sistem ERP dari SAP itu.
8. Perusahaan MI01S tidak menggunakan konsultan ERP baik dalam
implementasi sistem SAP dan saat berstatus operasional. Pelatihan juga
dilakukan secara internal.
•
Observasi
Observasi langsung dilakukan pada perusahaan MI01S. Observasi ini
dilakukan selama kurang lebih 30 menit masing-masing di bagian rencana
produksi (production planning) dan bagian System Control & Audit / ICAD.
1. Bagian rencana produksi
Observasi ini dilakukan pada pukul 11:10 sampai 11:40. Selama observasi,
beberapa staf yang menggunakan komputer dengan SAP tampak
melakukannya dengan lancar dan tanpa kesulitan.
56
2. Bagian System Control & Audit / ICAD
Observasi ini dilakukan pada pukul 10:30 sampai 11:00. Seperti di bagian
perencanaan produksi, staf yang menggunakan sistem SAP tidak tampak
mengalami kesulitan.
•
Dokumentasi
Dokumen berupa sampel hasil audit perusahaan MI01S terhadap salah satu
modul sistem ERP yang disebutkan kurang baik oleh narasumber. Dokumen
ini memuat hasil audit pada beberapa tempat di perusahaan MI01S. Tampak
bahwa hasil audit menunjukkan modul tersebut memiliki integritas data yang
buruk, dengan perbedaan antara data di dalam sistem ERP dan data di
lapangan berbeda lebih dari 40%.
•
Rekaman arsip (Archival Records)
Rekaman arsip ini berupa kuesioner. Kuesioner ini berdasrkan Dua orang
narasumber mengisi kuesioner tersebut berdasarkan pengalamannya dalam
menggunakan sistem ERP (SAP R/3). Kuesioner ini diisi tanpa adanya
informasi yang kurang.
4.2.2
Analisa Temuan Studi Kasus 1
Dari temuan-temuan di atas, implementasi sistem ERP di perusahaan MI01S
kurang baik. Tabel 6 menjelaskan temuan tersebut berdasarkan variabel-variabel
dari model yang digunakan.
57
Tabel 4.6. Penjelasan temuan pada studi kasus I berdasarkan variabel-variabel
dalam model
Kategori variabel
Variabel
Keterangan
Variabel Organisasi
Dukungan manajemen
atas
Manajemen atas tidak memberikan
dukungan penuh terhadap sistem
ERP di perusahaan dan
penggunaannya dalam kegiatan
operasi
Misi dan objektif dari sistem ERP
di MI01S ini cukup jelas dan
dilaksanakan dengan cukup baik
Perusahaan MI01S ini
dikategorikan besar, dengan
pabrik tersebar di 7 lokasi di pulau
Sumatra (2 pabrik) dan Jawa (5)
Tidak ada divisi yang dominan,
semua dianggap setara
Pertukaran informasi cukup lancar
di dalam organisasi perusahaan
MI01S. Kolaborasi antar
departemen baik. Norma dan nilai
dalam perusahaan tersusun jelas
Kepala bagian IT di perusahaan
MI01S setara dengan manajemen
atas
Staf yang mengurus sistem ERP di
perusahaan MI01S dinilai cukup
kompeten dalam menjalankan
tugasnya
Misi dan tujuan
Ukuran organisasi
Aspek organisasi
Budaya organisasi
Variabel IT
Posisi kepala IT
Kompetensi staf IT
58
Tabel 4.6. (lanjutan)
Kategori variabel
Variabel
Keterangan
Ukuran departemen IT
Departemen yang mengurus
sistem ERP di perusahaan MI01S
cukup besar (lebih dari menengah)
Budget departemen IT cukup
tinggi, yaitu sekitar 7-10% dari
total budget per periode
Sistem lama sebelum adanya
sistem SAP (sistem manual)
kurang diminati
Konversi data cukup baik,
data/informasi dari sistem lama
(manual) dapat diubah ke sistem
ERP
Kualitas sistem ERP di perusahaan
MI01S cukup baik. Namun
dianggap tidak mudah digunakan
/ dipelajari
Informasi sistem ERP kurang
memiliki keakuratan dengan
kondisi nyata di lapangan
(N/A) Perusahaan MI01S tidak
menggunakan konsultan atau
kontak dengan vendor setelah
implementasi sistem SAP
Sistem ERP kurang meningkatkan
produktivitas individu atau pun
kualitas keputusan / solusi yang
diambil
Budget departemen IT
Tingkat kepuasan
terhadap sistem lama
Konversi data dari
sistem lama
Dimensi Sukses ERP Kualitas sistem
Kualitas informasi
Kualitas
vendor/konsultan
Pengaruh terhadap
individu
59
Tabel 4.6. (lanjutan)
Kategori variabel
Variabel
Keterangan
Pengaruh terhadap
kerja tim
Sistem ERP kurang meningkatkan
produktivitas tim atau pun
keefektifan solusinya
Sistem ERP di perusahaan MI01S
tidak meningkatkan keunggulan
daya saingnya (competitive
advantage) dan kepuasan
pelanggan. Namun komunikasi
dan koordinasi di dalam tubuh
organisasi cukup baik
Staf pengurus sistem ERP menilai
sistem ini sebagai sistem
pendukung bisnis proses.
Manajemen bisnis melihat ERP
sebagai sistem yang mendukung
bisnisnya
Manajemen atas dan menengah
kurang menilai sistem ERP sebagai
sistem untuk peningkatan
bisnisnya
Pengaruh terhadap
organisasi
Perspektif Evaluator
IT professional dan
manajer bisnis
Manajemen atas dan
manajemen
menengah
Sistem ERP di perusahaan MI01S tidak memberikan keuntungan sebuah sistem
ERP secara maksimum. Salah satu faktor yang kurang baik pada perusahaan ini
adalah pada rendahnya komitmen dari manajemen atas terhadap sistem ERP di
dalam perusahaan. Karena kurangnya komitmen yang diperlihatkan manajemen
atas tersebut menyebabkan staf-staf di bawahnya kurang melihat sistem ERP
sebagai alat untuk meningkatkan efisiensi proses bisnisnya.
60
Kurangnya komitmen dan dukungan manajemen atas tampak dari absennya
lembaga
eksternal
perusahaan
yang
biasanya
membantu
mengurusi
implementasi sistem ERP, yaitu lembaga konsultan sistem ERP. Pada studi kasus
pilot di perusahaan CG01J, keberadaan konsultan merupakan faktor yang
penting dalam mengejar kesuksesan implementasi sistem ERP di perusahaan.
Berdasarkan studi kasus oleh Akkermans (2002), penggunaan konsultan (use of
consultant) merupakan salah satu dari 22 faktor kunci kesuksesan sistem ERP.
Selain masalah komitmen manajemen atas, masalah budaya organisasi juga
membawa dampak yang mengurangi keefektifan sistem ERP. Budaya organisasi
yang dimaksud adalah kebiasaan staf di pabrik dalam menjalani kegiatan
operasional sehari-hari. Budaya yang ditinggalkan dari sistem lama (legacy
system) yang cenderung manual ini perlu diubah. Menurut Holland (1999), untuk
berurusan dengan sistem legasi ini, sebelum strategi implementasi sistem ERP
ditentukan, perlu diketahui terlebih dahulu kompleksitas proses bisnis pada
sistem legasi ini dibandingkan dengan pada sistem ERP nanti. Jika diperlukan
perubahan proses bisnis yang banyak, maka akan banyak perubahan budaya
yang harus dilakukan untuk mengakomodir perubahan proses bisnis itu. Dalam
kasus perusahaan MI01S ini, yang melakukan perubahan dari sistem legasi yang
manual ke sistem ERP yang tanpa kertas (paperless), usaha perubahan yang besar
akan dibutuhkan. Untuk itu, sebuah manajemen perubahan (change management)
yang baik harus dilakukan. Manajemen perubahan ini juga merupakan salah
satu faktor kunci / kritikal dalam kesuksesan sistem ERP, menurut studi yang
dilakukan oleh Akkermans (2002).
61
4.2.3
Kesimpulan Studi Kasus 1
Perusahaan MI01S kurang dapat merealisasikan potensi keuntungan yang dapat
diberikan oleh sistem ERP yang baik. Hal ini terlihat dari kepuasan pelanggan
yang dinilai kurang, integritas data yang buruk dari beberapa lokasi, dan kurang
signifikannya penghematan biaya (cost savings). Beberapa sebab yang dapat
disimpulkan adalah:
1. Komitmen dan dukungan manajemen atas yang kurang terhadap sistem
ERP
2. Absennya konsultan sistem ERP dalam proses implementasi awal
3. Perubahan budaya dari sistem lama (legacy system) yang kurang
sempurna terhadap pengguna akhir
Kesimpulannya, faktor kesuksesan implementasi sistem ERP untuk studi kasus
ini adalah (1) komitmen dan dukungan manajemen atas, (2) kehadiran konsultan,
dan (3) perubahan dalam organisasi (change management). Faktor kesuksesan no
(1) sesuai dengan preposisi tesis ini.
4.3 Studi Kasus 2
Studi kasus 2 dilakukan terhadap sebuah perusahaan yang dalam tesis ini diberi
kode TC01J. Perusahaan ini memenuhi seluruh kriteria pemilihan objek studi
umum yang telah ditetapkan sebelumnya. Profil singkat perusahaan ini disajikan
pada Tabel 4.7 di halaman selanjutnya. Atribut-atribut pada profil perusahaan di
Tabel 4.7 ini disesuaikan dari kriteria yang ditetapkan sebelumnya.
62
Perusahaan TC01J adalah sebuah perusahaan swasta nasional yang bergerak di
bidang telekomunikasi.
Tabel 4.7. Profil perusahaan dalam studi kasus 2
Atribut
Kode
Lokasi
Jenis industri
Jenis perusahaan
Ukuran perusahaan
Sistem ERP
Modul yang digunakan
Tahapan adopsi
Kriteria
TC01J
Jakarta
Telecommunication
Swasta, Nasional
Besar
Oracle
3
Operational / telah Go-live (sejak 2002)
Studi kasus 2 melibatkan dua orang narasumber dari perusahaan TC01J untuk
mengisi kuesioner dan diwawancara. Beberapa butir profil narasumber
ditampilkan pada Tabel 4.8.
Tabel 4.8. Profil peserta studi kasus I dari perusahaan TC01J
Atribut
Kode
Jabatan
Lama dedikasi
Kriteria
TC01J-D1
Database Administrator
1 tahun
Kode
Jabatan
Lama dedikasi
TC01J-D2
Database Administrator
2 tahun
63
Kedua narasumber bekerja dalam divisi IT Architecture sebagai Database
Administrator (DBA). Narasumber yang diwawancarai dapat dikategorikan
memiliki kredibelitas yang baik dalam memberikan informasi yang berhubungan
dengan topik tesis ini. Mereka bertugas dalam menjaga (maintain) dan
mengembangkan sistem Oracle dan sistem Database lain dalam perusahaan
TC01J. Sistem Database lain yang dimaksud adalah MySQL.
4.3.1
Temuan Studi Kasus 2
Berdasarkan kategori sumber bukti (source of evidence), temuan-temuan dalam
studi pilot ini dirangkum sebagai berikut:
•
Wawancara
Wawancara dilakukan terhadap dua orang narasumber selama masingmasing kurang lebih 20 menit. Berikut temuan-temuan penting dan relevan
dari wawancara ini:
1. Sistem Oracle yang digunakan belum mencakup seluruh bagian
perusahaan TC01J. Bagian customer service dan lain-lain belum dicakup
oleh sistem Oracle, namun masih menggunakan sistem database lama,
seperti MySQL. Artinya, sistem ERP tidak terintegrasi secara sempurna di
dalam perusahaan TC01J.
2. Sistem Oracle yang digunakan adalah versi 9i keluaran tahun 20012.
Berbagai kendala teknis kerap dijumpai terhadap sistem yang ini, seperti
2
Versi terbaru dari sistem Oracle Enterprise Manager ERP Oracle adalah versi 10g, keluaran tahun
2007 [Sumber: http://en.wikipedia.org/wiki/Oracle_Corporation; diakses pada 2 Mei 2008]
64
masalah kurang bersahabatnya (not user-friendly) bagian antarmuka
(interface) dari perangkat lunak Oracle pada saat digunakan, sampai
masalah keterbatasan jumlah data dalam database yang digunakan.
3. Manajemen atas menentukan segala keputusan yang berkaitan dengan
sistem Oracle di dalam perusahaan. Dukungan dan komitmen terhadap
sistem Oracle disebutkan pada taraf menengah. Posisi tertinggi divisi IT
perusahaan TC01J ini adalah pada Vice President (VP). Disebutkan bahwa
komitmen jajaran direksi di atas VP kurang memperlihatkan komitmen
terhadap pengembangan sistem Oracle.
4. Target dari penggunaan sistem Oracle dalam perusahaan TC01J adalah
penghematan
biaya
(Cost
Savings)
dan
peningkatan
kolaborasi
(Collaboration Enchancement) dengan retailer. Narasumber tidak dapat
menyebutkan besarnya peningkatan biaya secara spesifik. Peningkatan
kolaborasi dengan retailer merupakan sistem yang sedang diujicoba
sehingga belum ada hasil yang dapat diungkapkan. Narasumber tidak
mengkonfirmasi adanya ekspektasi terhadap Volume Growth dari
pengimplementasian sistem Oracle.
5. Kesulitan yang banyak ditemui dalam pengoperasian sistem Oracle
adalah kesalahan input data dan kesalahan dalam pembacaan data.
Disebutkan oleh narasumber bahwa kesalahan terjadi karena interface
yang kurang bersahabat. Selain itu, pencarian data kurang efektif
sehingga kadang membutuhkan waktu yang lama untuk memperoleh
informasi yang diinginkan.
65
6. Pengguna
akhir
sistem
Oracle
dalam
perusahaan
TC01J
tidak
mendapatkan pelatihan yang memadai. Narasumber menjelaskan bahwa
pengguna akhir baru mempelajari penggunaan sistem Oracle secara
otodidak (self-educating) atau dengan bantuan pengguna akhir yang telah
menguasai sistem tersebut.
7. Perusahaan TC01J pernah menggunakan bantuan konsultan terhadap
sistem ERP-nya. Konsultan (Magnus Asia) membantu pengujian sistem
keuangan di dalam perusahaan TC01J. Dalam proses implementasi sistem
Oracle, TC01J tidak menggunakan konsultan.
8. Sistem Oracle dipandang sebagai sebuah tool IT untuk meningkatkan
efisiensi bisnis perusahaan TC01J.
9. Secara keseluruhan, sistem ERP di perusahaan TC01J dapat berfungsi dan
beroperasi dengan baik. Akan tetapi, sistem ERP kurang terintegrasi dan
tidak mencakup seluruh perusahaan sehingga tidak memberikan manfaat
yang optimal.
•
Observasi
Observasi langsung tidak dapat dilakukan karena akses untuk ini tidak
diberikan. Selama wawancara dengan narasumber, tidak ada observasi yang
memungkinkan terhadap penggunaan sistem ERP (Oracle) di dalam
perusahaan TC01J.
66
•
Dokumentasi
Tidak ada dokumen yang dapat diberikan oleh narasumber untuk tesis ini.
•
Rekaman arsip (Archival Records)
Rekaman arsip yang diperoleh adalah kuesioner. Kuesioner ini diisi tanpa
adanya informasi yang kurang.
•
Artifak fisik (Physical Artifact)
Tidak ada artifak fisik yang diperlukan pada studi kasus ini.
4.3.2
Analisa Temuan Studi Kasus 2
Dari temuan-temuan di atas, implementasi sistem ERP di perusahaan TC01J
disimpulkan cukup baik. Tabel 4.9 menjelaskan temuan-temuan di atas
berdasarkan variabel-variabel dari model yang digunakan.
Tabel 4.9. Penjelasan temuan pada studi kasus 2 berdasarkan variabel-variabel
dalam model
Kategori variabel
Variabel
Keterangan
Variabel Organisasi
Dukungan manajemen
atas
Dukungan manajemen atas
bertaraf sedang. Keputusankeputusan mengenai sistem ERP
berada pada VP, sementara jajaran
direksi di atasnya tidak banyak
memberikan peran aktif terhadap
sistem ERP
67
Tabel 4.9. (lanjutan)
Kategori variabel
Variabel
Keterangan
Misi dan tujuan
Misi dan tujuan terhadap sistem
ERP dalam perusahaan TC01J
cukup jelas
Ukuran organisasi
Perusahaan TC01J memiliki
ukuran organisasi yang besar dan
dengan cakupan nasional
Aspek organisasi
Ada departemen tertentu yang
memiliki kecenderungan menjadi
dominan dalam perusahaan TC01J
Budaya organisasi
Pertukaran informasi dapat
berjalan dengan baik antar
departemen atau pun level jabatan
Posisi kepala IT
Variabel IT
Kepala IT dalam perusahaan
TC01J berada pada level Vice
President (di bawah Direktur). Ini
merupakan posisi manajemen atas
Kompetensi staf IT
Staf IT cukup kompeten dalam
menjalankan tugas-tugasnya
terhadap sistem ERP
Ukuran departemen IT Departemen IT dalam perusahaan
TC01J relatif besar
Budget departemen IT Budget departemen IT cukup
besar, yaitu berkisar antara 21-40%
dari budget keseluruhan per
periode
Tingkat kepuasan
Sistem lama yang berupa sistem
terhadap sistem lama
database yang terpisah-pisah
kurang efektif
Konversi data dari
Konversi data dilakukan cukup
sistem lama
baik
Dimensi Sukses ERP Kualitas sistem
Sistem ERP dalam perusahaan
TC01J secara keseluruhan
berfungsi dengan baik
68
Tabel 4.9. (lanjutan)
Kategori variabel
Variabel
Keterangan
Kualitas informasi
Informasi yang ada pada sistem
ERP akurat, selalu up-to-date, dan
relevan
Konsultan yang digunakan kurang
memberikan kontribusi yang
signifikan terhadap perusahaan
TC01J
Sistem ERP memberikan dampak
positif terhadap individu dalam
melakukan pekerjaannya
Kerja tim menjadi lebih baik
dengan sistem ERP. Komunikasi
antar anggota tim (departemen)
juga cukup baik
Secara keseluruhan, sistem ERP
memiliki dampak yang cukup baik
terhadap perusahaan TC01J
Implementasi sistem Oracle
dipandang sebagai sistem IT untuk
meningkatkan efisiensi bisnis
Manajemen atas dan manajemen
menengah tidak menganggap
sistem Oracle sebagai alat untuk
meningkatkan daya saingnya
Kualitas
vendor/konsultan
Pengaruh terhadap
individu
Pengaruh terhadap
kerja tim
Pengaruh terhadap
organisasi
Perspektif Evaluator
IT professional dan
manajer bisnis
Manajemen atas dan
manajemen
menengah
Secara keseluruhan, implementasi sistem ERP di perusahaan TC01J adalah cukup
baik. Ini tampak dari berfungsinya sistem ERP. Namun, sistem Oracle yang
digunakan tidak mencakupi seluruh perusahaan. Hal ini menyebabkan kurang
maksimalnya keuntungan yang dapat diberikan oleh sistem ERP.
69
Faktor yang menyebabkan kurangnya keuntungan dari sistem ERP dalam
perusahaan
TC01J
berakar
pada
kurangnya
dukungan
dan
komitmen
manajemen atas di perusahaan ini. Apabila manajemen atas menyadari
bagaimana sebuah sistem ERP yang mencakup seluruh perusahaan dapat
membawa keunggulan daya saing bagi perusahaannya, sistem ERP di
perusahaan TC01J akan lebih baik dengan cakupan total perusahaan.
Selain itu, dengan dukungan manajemen atas yang lebih baik, sistem ERP akan
dapat dikembangkan dengan lebih baik. Dengan begitu, kesulitan dan hambatan
dalam menggunakan versi lama sistem Oracle dapat teratasi dengan
pengembangan sistem ke versi yang lebih baru.
Kurangnya dukungan manajemen atas yang tidak memberikan dampak
maksimal sistem ERP ini sesuai dengan penelitian Somers dan Nelson (2001).
Dalam penelitiannya, dukungan manajemen atas memegang peranan terpenting
dalam kesuksesan implementasi sistem ERP di sebuah perusahaan.
4.3.3
Kesimpulan Studi Kasus 2
Sistem ERP di perusahaan TC01J dapat disebut cukup sukses walaupun
keuntungan yang dapat diperoleh dari sistem ERP yang dimilikinya kurang
maksimal. Faktor yang paling menonjol di sini adalah pada dukungan / peranan
manajemen atas dalam memberikan dukungan dan komitmennya pada
pengimplementasian
dan
pengembangan
70
sistem
ERP.
Tampak
bahwa
manajemen atas mempengaruhi banyak faktor-faktor lain yang pada akhirnya
menentukan kesuksesan sistem ERP.
4.4 Studi Kasus 3
Perusahaan CG02J merupakan objek studi pada studi kasus ketiga dalam tesis
ini. Perusahaan ini telah memenuhi seluruh kriteria pemilihan objek studi umum
yang telah ditetapkan sebelumnya. Profil singkat perusahaan ini disajikan pada
Tabel 4.10 di halaman selanjutnya. Atribut-atribut dalam profil perusahaan di
Tabel 4.10 ini disesuaikan dari kriteria yang ditetapkan sebelumnya.
Perusahaan CG02J merupakan perusahaan swasta nasional yang berada di
industri barang-barang konsumen (Consumer goods).
Tabel 4.10. Profil perusahaan dalam studi kasus 3
Atribut
Kode
Lokasi
Jenis industri
Jenis perusahaan
Ukuran perusahaan
Sistem ERP
Jumlah SDM
Modul yang digunakan
Tahapan adopsi
Kriteria
CG02J
Jakarta
Consumer Goods
Swasta, Nasional
Besar
SAP R/3
± 4000
12
Operational / telah Go-live (sejak 2005)
71
Studi kasus 3 melibatkan dua orang narasumber dari perusahaan CG02J untuk
mengisi kuesioner dan diwawancara. Butir-butir profil kedua narasumber
disajikan pada Tabel 4.11.
Tabel 4.11. Profil peserta studi kasus 3 dari perusahaan CG02J
Atribut
Kode
Jabatan
Lama dedikasi
Kriteria
CG02J-SS1
ITE / SAP Support
2 tahun
Kode
Jabatan
Lama dedikasi
CG02J-SS2
ITE / SAP Support
1.5 tahun
Kedua narasumber merupakan staf dalam divisi SAP Support yang memiliki
tugas dalam deployment, maintenance dan pengembangan sistem SAP, serta
pelatihan terhadap pengguna akhir sistem SAP dalam perusahaan. Narasumber
1 dan narasumber 2 telah berdedikasi dalam bagian ini selama masing-masing 2
tahun dan 1.5 tahun. Dalam wawancara, kedua narasumber dinilai cukup
kompeten dan paham terhadap masalah sistem ERP di perusahaannya karena
mampu menjawab semua pertanyaan dengan lancar, tegas dan secara detil.
72
4.4.1
Temuan Studi Kasus 3
Berdasarkan kategori sumber bukti (source of evidence), temuan-temuan dalam
studi pilot ini dirangkum sebagai berikut:
•
Wawancara
Wawancara dilakukan terhadap dua orang narasumber selama masingmasing kurang lebih 20 menit. Berikut temuan-temuan yang dapat
digarisbawahi dan relevan dari wawancara ini:
1. Manajemen tingkat atas dari perusahaan CG02J berperan aktif dalam halhal yang berkaitan dengan sistem SAP. Menurut narasumber, jajaran
direksi sangat antusias dalam implementasi sistem SAP. Segala inisiatif
implementasi dan pengembangan sistem SAP diawali dari direksi. Hal
tersebut mengungkapkan bahwa manajemen tingkat atas sangat
mendukung sistem ERP dalam perusahaan CG02J ini.
2. Kesulitan yang tampak pada implementasi dan operasi sistem SAP dalam
perusahaan CG02J adalah pada pengguna akhir. Disebutkan bahwa
pengguna akhir masih sering melakukan kesalahan pada saat data entry
dan saat pengguna informasi dari sistem SAP.
3. Peningkatan kinerja perusahaan yang ditargetkan perusahaan CG02J ada
empat, yaitu:
a. Cost savings
Penghematan biaya yang ditargetkan adalah sebesar 10-20% per
tahunnya. Angka ini adalah perbandingan dengan waktu sebelum
73
penggunaan sistem SAP. CG02J mengharapkan akan dapat
meningkatkan angka ini setelah sistem SAP diimplementasikan
pada seluruh sister company.
b. Collaboration enchancement
Peningkatan kolaborasi yang telah dijalankan adalah dengan para
supplier. Selama 2 tahun terakhir, supplier mengirimkan bill
dengan menghubungkan sistem komputer supplier dengan sistem
SAP dari CG02J. Sampai saat ini, kolaborasi berjalan dengan baik
dan memberikan peningkatan efisiensi dalam proses procurement.
c. Volume growth
Sistem SAP dalam perusahaan ini juga diharapkan mampu
menangani peningkatan kapasitas produksi akibat pertumbuhan
pasar di masa depan.
4. Menurut narasumber, faktor-faktor yang paling berpengaruh dalam
implementasi sistem ERP dalam perusahaan CG02J adalah:
a. pelatihan terhadap (calon) pengguna akhir sistem SAP
b. komitmen dari jajaran direksi (manajemen atas) perusahaan
c. komunikasi antar-departemen (antar-divisi) yang mengoperasikan
modul-modul yang berbeda
5. Perusahaan CG02J tidak lagi menggunakan jasa konsultan dalam
menangani sistem SAP-nya. Jasa konsultan pernah diandalkan pada saat
sistem SAP masih dalam tahap implementasi awal (sebelum Go-Live).
74
Konsultan yang sempat mendampingi CG02J adalah Soltius Consulting.
Menurut narasumber 1, konsultan tidak mampu memberikan bantuan
yang signifikan terhadap perusahaan. Banyak permasalahan yang tidak
mampu diselesaikan dengan baik, bahkan banyak kesalahan (error) dalam
sistem SAP yang dikembangkannnya. Setelah Go-Live, jasa konsultan
tidak
lagi
digunakan.
Seluruh
pemeliharaan
(maintenance)
dan
pengembangan (development) sistem SAP dilakukan oleh divisi SAP
Support.
6. Proses pengimplementasian sistem ERP selalu berawal dari inisiatif
manajemen atas / jajaran direksi. Mereka telah memiliki visi dan misi
untuk memasang sistem ERP di seluruh perusahaan, termasuk pabrikpabrik di seluruh Indonesia dan beberapa perusahaan saudara dalam
satu grup (sister companies), pada jangka waktu tertentu di masa depan.
Disebutkan bahwa direksi CG02J mengharapkan sistem ERP dapat
mencakup seluruh perusahaan-perusahaan di grup. Sebagai tim proyek
adalah dari divisi SAP Support yang merupakan bagian internal dari
perusahaan CG02J. Tim proyek ini diturunkan langsung ke lapangan
tempat sistem ERP akan dipasang. Setelah implementasi mencapai tahap
akhir, tim proyek ini, didukung divisi SAP Support, mengadakan
pelatihan terhadap pabrik yang baru memasang sistem ERP itu untuk
memastikan penggunaan sistem secara benar.
7. Secara keseluruhan, sistem SAP berjalan dengan baik dan mampu
memberikan
keuntungan
bagi
perusahaan
CG02J.
Narasumber
mengklaim implementasi sistem SAP di perusahaannya adalah sukses.
75
•
Observasi
Observasi langsung sempat dilakukan di perusahaan CG02J. Observasi ini
dilakukan selama kurang lebih 30 menit. Dalam observasi, dua orang
pengguna akhir sistem SAP di bagian warehouse menggunakan interface SAP
untuk melakukan input data. Tampak hal tersebut dilakukan dengan lancar.
Pengamatan lainnya menemukan bahwa untuk beberapa tujuan, kertas masih
digunakan untuk mencetak informasi dari sistem. Tujuan yang dimaksudnya
seperti untuk pengecekan ulang (re-check) inventory. Ini memperlihatkan
sistem ERP tidak sepenuhnya paperless di perusahaan CG02J.
•
Dokumentasi
Tidak ada dokumen dalam studi kasus ini. Narasumber tidak bersedia
menyediakan dokumen karena bersifat konfidensial.
•
Rekaman arsip (Archival Records)
Rekaman arsip ini berupa kuesioner. Kuesioner ini diisi oleh kedua
narasumber
yang
mengisinya
berdasarkan
pengalamannya
dalam
berhadapan dengan sistem SAP. Kuesioner ini diisi secara lengkap tanpa
adanya informasi yang kurang.
•
Artifak fisik (Physical Artifact)
Tidak ada artifak fisik yang diperlukan pada studi kasus ini.
76
4.4.2
Analisa Temuan Studi Kasus 3
Temuan-temuan di atas menyimpulkan bahwa implementasi sistem ERP di
perusahaan CG02J ini secara keseluruhan adalah sukses. Tabel 4.12 menjelaskan
temuan
tersebut
berdasarkan
variabel-variabel
dari
model
kesuksesan
implementasi sistem ERP.
Tabel 4.12. Penjelasan temuan pada studi kasus 3 berdasarkan variabel-variabel
dalam model
Kategori variabel
Variabel
Keterangan
Variabel Organisasi
Dukungan manajemen
atas
Jajaran direksi memiliki komitmen
dan dukungan penuh terhadap
sistem ERP di perusahaannya.
Manajemen atas memiliki inisiatif
dan antusiasme terhadap
implementasi dan pengembangan
sistem ERP
Misi dan tujuan dibuat dan
dilaksanakan dengan baik oleh
jajaran direksi
Perusahaan CG02J memiliki
ukuran organisasi yang besar
dengan kurang lebih 4000
karyawan
Tidak ada divisi yang terlalu
dominan dalam perusahaan
CG02J. Semua divisi menjalankan
fungsinya masing-masing dan
kolaborasi antar divisi /
departemen berjalan dengan baik
Misi dan tujuan
Ukuran organisasi
Aspek organisasi
77
Tabel 4.12. (lanjutan)
Kategori variabel
Variabel IT
Variabel
Keterangan
Budaya organisasi
Pertukaran informasi dapat
berjalan dengan baik antar divisi /
departemen dan antar posisi staf
dalam hierarki organsisasi
Kepala divisi SAP Support tidak
sejajar dengan direksi
Staf SAP Support cukup kompeten
dalam menangani masalahmasalah sistem SAP
Divisi SAP Support cukup besar
disbanding divisi lainnya dalam
hal jumlah sumber daya manusia
Budget divisi SAP Support cukup
besar, yaitu berada pada kisaran
21-40% dari total budget per
tahunnya selama 3 tahun terakhir
(sejak 2005)
Sistem lama masih menggunakan
cara manual dan sistem komputer
yang tidak terintegrasi. Namun
sistem ini cukup memberikan
fungsinya dengan baik
Konversi data dari sistem lama
tidak sempurna karena tidak
semua data dikonversi dengan
baik ke sistem SAP yang baru
Kualitas sistem SAP di perusahaan
CG02J adalah baik
Informasi dari sistem SAP secara
keseluruhan adalah baik. Integritas
data juga tanpa masalah
Posisi kepala IT
Kompetensi staf IT
Ukuran departemen IT
Budget departemen IT
Tingkat kepuasan
terhadap sistem lama
Konversi data dari
sistem lama
Dimensi Sukses ERP Kualitas sistem
Kualitas informasi
78
Tabel 4.12. (lanjutan)
Kategori variabel
Variabel
Keterangan
Kualitas
vendor/konsultan
Konsultan pada saat implementasi
sistem SAP ini tidak dianggap baik
karena banyak kesalahan yang
timbul pada sistem. Jasa konsultan
tidak lagi digunakan semenjak
sistem SAP telah Go-Live tahun
2005
Terhadap individu, sistem SAP
memberikan dampak positif yang
baik
Sistem SAP memberikan dampak
positif yang baik terhadap kerja
tim
Secara keseluruhan, sistem SAP
memberikan dampak yang sangat
baik terhadap perusahaan CG02J
Proyek implementasi sistem SAP
dianggap sebagai proyek bisnis
Manajemen atas dan manajemen
tengah menganggap sistem SAP
sebagai alat untuk meningkatkan
daya saingnya di pasar
Pengaruh terhadap
individu
Pengaruh terhadap
kerja tim
Pengaruh terhadap
organisasi
Perspektif Evaluator
IT professional dan
manajer bisnis
Manajemen atas dan
manajemen
menengah
Sistem ERP dalam perusahaan CG02J, yaitu SAP R/3 terimplementasikan dan
beroperasi dengan baik dan mampu membawa perusahaan ke berbagai
keuntungan yang positif. Faktor kesuksesan yang menonjol adalah dukungan
dan komitmen dari manajemen atas, dan kompetensi staf IT (dalam hal ini staf
divisi SAP Support). Kedua faktor ini memberikan dampak positif terhadap
79
kesuksesan implementasi sistem SAP di CG02J. Selain itu, kerjasama antar
departemen / divisi juga menjadi bagian penting dalam kesuksesan sistem SAP.
Faktor dukungan dan komitmen manajemen atas dan faktor kompetensi tim
proyek sistem ERP bersesuaian dengan daftar faktor kesuksesan implementasi
sistem ERP yang dibuat oleh Somers dan Nelson (2001) dan digunakan dalam
penelitian Akkermans dan van Helden (2002). Kedua faktor tersebut merupakan
dua faktor teratas atau paling kritis dalam kesuksesan implementasi sistem ERP.
Faktor lain yang juga ada dalam daftar Somers dan Nelson adalah faktor
komunikasi antar-departemen / divisi (interdepartemental communication) yang
ada pada peringkat 6 dalam daftar tersebut. Faktor ini memiliki peran penting
dalam kesuksesan implementasi sistem ERP dalam perusahaan CG02J.
Dalam masalah penggunaan konsultan, perusahaan CG02J mampu membawa
sistem SAP-nya ke arah kesuksesan tanpa bantuan signifikan dari konsultan
eksternal. Hal ini sejalan dengan hasil penelitian Somers dan Nelson. Dalam
daftar kunci sukses implementasi sistem ERP yang dibuatnya, penggunaan
konsultan merupakan faktor yang terakhir (peringkat 22). Temuan dari
perusahaan CG02J mengkonfirmasi bahwa penggunaan konsultan bukanlah
faktor yang terpenting dalam kesuksesan sistem ERP.
80
4.4.3
Kesimpulan Studi Kasus 3
Perusahaan CG02J telah mengimplementasi sistem ERP dari SAP dengan baik.
Selama kurang lebih 3 tahun, sistem SAP yang diinstal mampu memberikan
keuntungan yang cukup signifikan bagi perusahaan CG02J, antara lain dengan
cost savings.
Faktor-faktor yang menjadi variabel kesuksesan sistem ERP dalam perusahaan
CG02J adalah sebagai berikut:
1. Dukungan dan komitmen manajemen atas terhadap sistem ERP (sesuai
dengan proposisi #1)
2. Tim proyek implementasi sistem ERP yang kompeten
3. Komunikasi antar-departemen yang baik (sesuai dengan proposisi #2)
Dapat disimpulkan juga bahwa penggunaan konsultan dalam penanganan
implementasi dan pengoperasian sistem ERP tidaklah signifikan. Tim IT yang
menangani sistem ERP lebih memiliki peranan penting dalam kesuksesan sistem
ERP.
81